www.berbercommunicatie.nl

Tien tips voor cultuur-

communicatie

Berber van Oyen

4 november 2010

Even voorstellen

• Berber van Oyen, Communicatiekunde RuG• Sinds twee jaar zelfstandig communicatieadviseur en

theatermarketeer• Daarvoor o.m. Hoofd Marketing De Harmonie en

communicatieadviseur EURO RSCG Bikker• Opdrachtgevers o.a. Provincie Overijssel, Stichting

Oostelijke Schouwburgen, Achmea

10 tips voorcultuurcommunicatie

Weet wie je bentWeet wie je bent

1. Weet wie je bent

• Een festival of evenement moet voortkomen uit je eigen kracht en passie

• Waar sta je voor? Waar kennen mensen je van? • Wat is je ‘drive’ en wat wil je bereiken?• Heb je een ‘elevator pitch’ van wat jouw evenement is?

Een elevator pitch is een uitgebalanceerde, duidelijke en geoefende beschrijving van je bedrijf of bedrijfsactiviteiten.

En deze is zo compact en helder dat zelfs een 14-jarige, na jouw verhaal gehoord te hebben, precies begrijpt wat je doet.

Een elevator pitch vertelt wat je doet en voor wie je dat doet. Het beschrijft hoe je jouw waarde, voordeel en kwaliteit aan jouw

prospects/klanten levert.

Weet voor wie je het doetWeet voor wie je het doet

2. Weet voor wie je het doet

• Breng meteen in kaart voor wie je evenement/festival is• Maak het zo concreet mogelijk en bedenk er

‘ijkpersonen’ bij• Heb je al een band met (een deel van) deze mensen?• Waar kun je ze vinden en hoe kun je ze bereiken?• Is het evenement/festival voor al jouw doelgroepen

interessant?• Bedenk een boodschap, doel en aanpak per doelgroep

Man/vrouw?

Leeftijd?

Gezinssituatie?

Inkomen/opleiding?

Baan?

Woonplaats/wijk?Vrijetijdsbesteding?

Mediagebruik?

Weet wat je wilt bereikenWeet wat je wilt bereiken

3. Weet wat je wilt bereiken

• Wat is of zijn je doelstelling(en)?– Wil je je gezelschap/organisatie of jezelf als maker op

de kaart zetten? – Wil je geld verdienen (kaartverkoop genereren)?– Wil je een bepaald statement maken?

• Maak je doelstellingen SMART:S = Specifiek; de doelstelling moet eenduidig zijnM = Meetbaar; onder welke voorwaarden is het doel bereiktA = Acceptabel; voor doelgroep en/of managementR = Realistisch; de doelstelling moet haalbaar zijnT = Tijdgebonden; wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn

Kies de juiste dag & locatieKies de juiste dag & locatie

4. Kies de juiste dag en plaats

• Inventariseer wat de ‘concurrentie’ doet• Wanneer zijn vergelijkbare gezelschappen actief en

waarmee?• En wat gebeurt er nog meer (in de regio) op de data die

je in gedachten hebt?• Zit er een ‘gat’ in de evenementenkalender waar je in

kunt springen?• Denk goed na over de locatie. Past deze bij de inhoud

en uitstraling van je evenement/festival?• Is het een goede locatie voor jouw bezoekers?

Aantrekkelijk en bereikbaar?

Schrijf een heldere strategieSchrijf een heldere strategie

5. Schrijf een heldere strategie

• De strategie geeft antwoord op de vragen:– Wat willen wij bereiken?– Wie zijn daarbij betrokken?– Langs welke weg willen we ons doel bereiken?

• Analyseer situatie, feiten, doelgroepen en doelstellingen > Wat is de rode draad? De unieke insteek? De verbindende factor? En hoe kun je mensen bereiken met wat jij gaat doen?

• Vaak helpt een solo brainstorm op papier• Uit de strategie vloeien creatief concept, aanpak en

middelen ‘logisch’ voort• Begin NOOIT met het bedenken van de middelen!

Bepaal je promotiebudgetBepaal je promotiebudget

6. Bepaal je promotiebudget

• Hoogte vaststellen o.b.v. wat er beschikbaar is, percentage van totaalbegroting (bv. 10%) of o.b.v. van wat er nodig is, voorvloeiend uit je communicatieplan

• Bij laag budget: welke communicatieadviseurs, tekstschrijvers, webbouwers en fotografen zitten er in je netwerk? Willen ze sponsoren/vrijwillig meewerken?

• Drukwerk kan wellicht bij drukker in de buurt voor schappelijke prijs (sponsoring) of via internetdrukker

• Beknibbel niet op de basis: een goede vormgeving, heldere teksten en je belangrijkste medium/middelen (bv. website en programmabrochure)

• Vraag aanvullende subsidie aan voor marketing/pr

Haal de banden aan met de pers

Haal de banden aan met de pers

7. Haal de banden aan met de pers

• Breng in kaart wat wordt gelezen en bekeken door je (verschillende) doelgroep(en) EN met wie je al een band hebt (wie besteedde er in het verleden aandacht aan je)

• Stel een perslijst samen met naam medium, contactperso(o)n(en), algemeen en persoonlijk e-mailadres, postadres en telefoonnummers

• Maak deellijsten op onderwerp, doelgroep, regio• Maak persoonlijk kennis met je ‘key media’ en kijk wat

jullie voor elkaar kunnen betekenen (content, sponsoring, special)

• Betrek lokale en regionale omroepen voor aankondigingen, interviews en registraties

Betrek je fansBetrek je fans

8. Betrek je fans

• Als je al langer bestaat: heb je Vrienden en/of donateurs, wie waren je eerdere bezoekers en heb je hier gegevens van (of kun je die achterhalen)?

• Als je net bestaat: wie voelt zich verbonden met het evenement/het festival (familie en vrienden organi-satoren en artiesten, buren locatie, etc.)?

• Zorg dat je de ‘inner circle’ betrekt bij (een deel van) je plannen en vroegtijdig (en regelmatig) op de hoogte houdt

• Nodig ze uit voor ‘sneak previews’, try-outs en premières

• Organiseer een speciaal arrangement, meet & greet

Kies de juiste middelenKies de juiste middelen

9. Kies de juiste middelen

• Op basis van strategie, doelgroepen en budget kies je de juiste middelen

• Kies 1 of enkele centrale media• Een goede website mag tegenwoordig niet ontbreken• Deze moet:

– Goed vindbaar zijn (logische naam, Google)– Er aantrekkelijk en professioneel uitzien– Een goede structuur en/of zoekfunctie hebben– Regelmatig worden geactualiseerd– Evt. bezoekdrempels verlagen– Laat er eens een buitenstaander naar kijken!

9. Kies de juiste middelen

• Maak een goede mix tussen on- en offline en tussen betaalde promotie en free publicity

• Probeer een originele insteek te vinden van vertrouwde middelen (zoals affiches en flyers) en combineer dit met verrassende, nieuwe middelen (originele mailing, verrassingsoptredens, …)

• Zorg dat alles verwijst naar je website en dat daar altijd de benodigde (extra) informatie te vinden is

• Collectieve/overkoepelende campagne? Lever steeds actuele en complete informatie aan!

Doseer je communicatieDoseer je communicatie

10. Doseer je communicatie

• Geef niet meteen al je informatie weg, maar houd nieuws achter de hand

• Bouw op van meer algemeen naar steeds specifieker en kies je boodschap per medium en doelgroep

Aankondiging evenement vanaf 6 maanden van te vorenMailing naar fans idemUitnodiging première 6 weken van te vorenBinnenverspreiding 3/4 weken van te vorenDriehoek/sandwichborden 2 weken van te vorenAds/banners 2 maand tot vlak van te voren

Contact-gegevens

Tot slot

• Vragen?• Meer weten?

Contactgegevens:Berber van OyenDe Oper 18, 8494 PK Nes06 245 141 00berber@berbercommunicatie.nl

twitter.com/berbervonl.linkedin.com/in/berbervanoyen