www.crayon.com • infonl@crayon.comIJsbaanpad 9 - 11 • 1076 CV Amsterdam • 020 262 6511

TESTIMONIAL “DE SAMENWERKING VERLIEP SOEPEL EN GAF ONS VEEL HOUVAST.”Na een Microsoft audit besefte PWN al snel dat het noodzaak was om beter in controle te komen over hun software assets. Contractmanager Jan Maarten de Jong en Assetmanager Jolanda Doorn vertellen hoe de samenwerking met Crayon tot stand is gekomen en wat het implementeren van SAM voor PWN heeft betekend.

Hoe is de samenwerking tussen PWN en Crayon tot stand gekomen?Jan Maarten: “Naar mijn idee is software bij dienstverleners een onderwerp waar weinig aandacht aan wordt geschonken. Ruim vier jaar geleden waren mijn collega - toen verantwoordelijk voor het beheren van de assets - en ik als contractmanager slechts een stel goedwillende amateurs als het om Software Asset Management gaat. In onze functies liepen we daardoor telkens tegen licentie gerelateerde vragen aan; hoe om te gaan met een licentieverlenging bijvoorbeeld. Interesse in SAM en de motivatie om meer kennis op te doen was er zeker en daarom hebben wij destijds een SAM-training gevolgd.

Begin 2015 is vervolgens een samenwerking tussen PWN en Crayon tot stand gekomen na een Microsoft audit. We realiseerden ons dat het bij PWN hoog tijd werd voor een stukje professionalisering op SAM-gebied. Wij hebben vervolgens met behulp van Crayon een SAM programma opgesteld dat uitgevoerd werd via Crayons’ zelf ontworpen Software Infinity Program.”

Hoe verliep de samenwerking met Crayon?Jan Maarten: “Ons SAM-team is van goede wil, maar we hebben wel ondervonden dat we zonder externe SAM partij die ons bij de les houdt, de aandacht zien verslappen. De samenwerking verliep soepel en gaf ons veel houvast. Met de input van ervaren consultants, kwamen alle tools, documentatie en overige materialen die via het Software Infinity Program beschikbaar werden gesteld tot leven. Doordat Crayon een duidelijke structuur middels het inplannen van maandelijkse meetings en tussentijds update calls bood, werd de voortgang nauwkeurig bewaakt en risico’s ten aanzien van de voortgang tijdig gesignaleerd. Deze gestructureerde aanpak in combinatie met het Software Infinity Program zorgde voor een succesvolle implementatie van SAM.”

Software Infinity ProgramHet Software Infinity Program is speciaal voor uw organisatie opgezet om kostbare tijd te besparen. Het programma

stelt documentatie en trainingsmateriaal over beleid, procedures en processen beschikbaar dat is gebaseerd op best

practices. Dit zorgt ervoor dat u op een gestructureerde, overzichtelijke manier het SAM programma kan uitvoeren en

onderhouden. Een ware one stop shop voor alle stakeholders in uw organisatie.

Heeft PWN tips voor organisaties die met SAM starten?Jolanda: “SAM implementeren in een organisatie is een traject van de lange adem. SAM snel opzetten en direct loslaten is voor de lange termijn zinloos, want dan verwatert het. Het kost minimaal drie jaar om een goede SAM-organisatie neer te zetten. Het begint bij mensen verantwoordelijk maken die er enthousiast van worden om SAM op te zetten. Daarnaast moet men bese�en dat het tijd kost om de gehele organisatie te laten meebewegen en te laten begrijpen dat SAM van toegevoegde waarde is. Dat is de grootste uitdaging. Mijn tip is dus, maak de toegevoegde waarde zichtbaar. Op SAM-gebied gebeurt er veel op de achtergrond. Om het te laten leven bij het management, maken wij bijvoorbeeld structureel een verslag waarin we benoemen wat we hebben gedaan, welke controles er plaatsvonden en hoeveel wij hebben bespaard.”

Jan Maarten: “Wat ik daaraan nog wil toevoegen is, denk niet dat je het alleen kan. Dat heb ik zo vaak gedacht de afgelopen jaren; we zijn een team, we zijn gemotiveerd en opgeleid en denken er dus voldoende van af te weten, maar telkens als Crayon weer langskwam, dacht ik - wat fijn dat we Crayon hebben en dat ze ons weer bij de les houden en adviseren. Door geen externe partij bij de implementatie te betrekken, verzand je in de waan van de dag.”

Wat heeft het Crayon Software Infinity Program PWN opgeleverd? Jan Maarten: “In de staande organisatie hadden wij al contract- en asset management, maar er waren veel grijze gebieden op SAM vlak. Dankzij Crayon kregen wij inzicht in wat we aan software assets in huis hebben, wat ermee in de organisatie gebeurt en wat vervolgens de gevolgen zijn voor het aankopen van licenties.”

Jolanda: “Toen onze samenwerking startte weet ik nog dat wij voor relatief dure document management software 150 extra licenties moesten aanscha�en. Binnenkort moeten we deze licenties weer verlengen en met de kennis die ik nu dankzij Crayon heb opgedaan weet ik dat ik het aantal nu kan verlagen, omdat niet iedereen deze dure applicaties nodig heeft. Zonder het Software Infinity Program zou ik daar geen inzicht in hebben gehad. Als er een project start kan ik nu adviseren wat voor assets beschikbaar zijn en wat er nog aangeschaft moet worden. Onlangs hebben wij weer een audit van Microsoft gehad. Omdat wij onze software assets nu op orde hebben, heeft het mij dit keer slechts een dag tijd gekost. We besparen dus ontzettend veel tijd en kosten.”

Waar ligt volgens PWN de kracht van Crayon? Jan Maarten: “Bij Crayon werken deskundige vakmensen. Ze houden ons niet alleen bij de les, ook weten zij exact de volgende stap te formuleren en uit te voeren.”

www.crayon.com • infonl@crayon.comIJsbaanpad 9 - 11 • 1076 CV Amsterdam • 020 262 6511

Over PWNPWN werd opgericht in 1920 en bestaat uit 625 medewerkers. De organisatie beheert 7400 hectare duingebied en levert drinkwater aan ruim 780.000 huishoudens, bedrijven en instellingen in de provincie Noord-Holland.

Over CrayonCrayon Benelux is onderdeel van Crayon Group en heeft meer dan 1.400 medewerkers en 7.000 opdrachtgevers

wereldwijd. Wij streven ernaar om opdrachtgevers in staat te stellen de waarde van software investeringen te

optimaliseren met behulp van SAM Tools en SAM best practices.