Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer...In een digitale wereld is proactief optreden...

Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer

Optimaal digitaal

www.felixarchief.be03 338 94 11

Techn

isch rapport over effi

ciënt in

formatiebeh

eerO

ptimaal digitaal

FelixArchief

Oudeleeuwenrui 29, BE - 2000 Antwerpen

Tel. + 32 (0)3 338 94 11

Fax + 32 (0)3 338 94 10

E-mail: [email protected]

Website: http://www.felixarchief.be

© Stadsarchief Antwerpen, 2010

Coördinatie en eindredactie: Katrijn Cools en Elly van Oyen

Teksten: Filip Boudrez, Kim Bourry, Katrijn Cools, Wendy Smeulders, Elly van Oyen, Roeland Verhaert,

Willem Vanneste, Vania Vande Voorde, Max Verbraeken

Opmaak en drukwerk: Grafisch Centrum stad Antwerpen, Elke Hufkens, GC 63838

Verantwoordelijke uitgever: Inge Schoups, Oudeleeuwenrui 29, 2000 Antwerpen

Wettelijk depotnummer: D/2010/0306/155

Rapporten van het stadsarchief Antwerpen

Reeds verschenen

1. Kabinetsarchieven van de Antwerpse burgemeesters en schepenen: waarde en ordeningsplan,

Jan Anckaer, Maarten De Baer, Werner Pottier, Inge Schoups, Willem Vanneste, 2002, 50 p.

2. Auteursrechten audiovisuele archieven. Film en geluidsarchieven, Ann Leysen, 2003, 88 p.

3. Krachtlijnen conserveringsbeleid. Geluidsarchieven, Liesbeth Baaten, 2003, 47 p.

4. E-mailarchieven. E-mails: hoe bewaren en goed archiveren, Filip Boudrez, 2003, 64 p.

5. Digitaal archiefbeheer in de praktijk, Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, 2004, 100 p.

6. Klasseren en archiveren. Handboek klassement en archiefbeheer in de stad Antwerpen,

Willem Vanneste en Roeland Verhaert (red.), 2004, 97 p.

7. Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Els Michielsen, 2004, 68 p.

8. Rapport. E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, Filip Boudrez, 2006, 68 p.


Optimaal digitaal

Stadsarchief Antwerpen 2010Stadsarchief Antwerpen 2010

4

Optimaal digitaal: Inleiding

Inleiding 7

Eén backoffice gebouw voor de hele stad 7 Eennieuwelocatie,eenuitgelezenkansvoorinnovatie 7

Impact van de nieuwe werkwijze op het documenten informatiebeheer 9

Missie en doelstellingen ontwikkeld voor het stadsarchief 9 Missie:naareenefficiënt,proactiefentoekomstgerichtinformatiebeheer 9 Doelstelling1:Optimaaldigitaal 11 Doelstelling2:Informatiedelen 11 Doelstelling3:Alleafgeslotendossierseenbestemminggeven 12 Doelstelling4:Deproactieveondersteuning 12

Het project Den Bell in het stadsarchief 13

OptimaalDigitaal 14

Een kader scheppen 15 1.Draagvlakbijdirectieenleidinggevenden 15 2.Samenwerking 16

Opleiding en communicatie 20 1.Opleiding 20 2.Communicatie 27

Projectdoelstellingen 33

Digitaal werken: unieke, volledige dossiers in centrale digitale klassementen 33 1.Hetconcept‘uniekeenvolledigedigitaledossiers’ 33 2.Hetcentraledigitaleklassement 35 3.Valideren,uitrollenenimplementerenvandeklassementsstructuur 45 4.Opruimenvanoudeklassementenenverdereafstemmingen 46 5.Digitaleinstrumenten 48 6.Decontinuïteitverzekeren 52

Digitalisering 52 1.Digitaliseringupfront 53 2.Digitaliserenopdewerkvloer 53 3.ScanningOnDemand 53

Opruimen van klassementen op de werkvloer 55 1.Opruimdagen 55 2.Dynamischeklassementen 58 3.Bibliotheken 59

Leegmaken van archiefruimten 59 1.Voorbereiding 60 2.Eersteinventarisatieofidentificatie 63 3.Vernietigen,beschrijvenenverpakken 67 4.Afsluitenvaneenlocatie 77

De klassementen in Den Bell 78 1.Opbouwvandearchiefkelder 78 2.Semi-dynamischearchievenverhuisklaarmaken 80 3.Beheervandearchiefkelder 82

5

Detoekomstendecontinuïteit 85

Proactief werken met informatiebeheersplannen en informatiebeheerders 85 1.Verschilmetselectielijsten 85 2.Hetnutvaneeninformatiebeheersplan 86 3.Nadelenvaneeninformatiebeheersplan 87 4.Opstellenvaneeninformatiebeheersplan 87 5.Veldenineeninformatiebeheersplan 88 6.Bestemmingsaanvragenopbasisvaninformatiebeheersplannen 89

Andere toekomstgerichte actiepunten 91

Conclusie 91

Besluit 93

Bijlagen 95

Projectorganisatie Documents@Stad 95

Tabel Project in cijfers 107

Projectorganisatie Documents@OCMW 108

Terminologie en overzicht van de instrumenten voor het informatiebeheer 114

Voorbeeld van een afsluitstaat 118

6


7

Inleiding

Eén backoffice gebouw voor de hele stad

In2002beslistdestadAntwerpenomzoveelmogelijkstadsdienstengezamenlijktehuisvesteninééngebouw.DekeuzevaltopdevoormaligekantorenvanAlcatel,beterbekendals‘DenBell’.Dezebeslissingtotcentralisatieisgestoeldopverschillendeargumenten.Eéngebouwzorgtvooreenduidelijkherkenningspuntvoor zowelburgeralsambtenaar.Daar-naast betekent de ruimtelijke concentratie van de backofficediensten een verhoging vaninhoudelijkefficiëntbestuur,eenintensifiëringvandeinternecommunicatie,debevorderingvandeintermenselijkecontactenendeverhogingvandecohesieenteamspiritvandewerknemers.Denormenencultuur,eigenaaniederebedrijfseenheid,zullennaarelkaartoegroeien.De meeste diensten zijn op dat moment inefficiënt gehuisvest in gebouwen die vaak aanrestauratietoezijnenwaarvandekostenaanonderhoud,energieenrenovatiehoogoplopen.Doordeverschillendebedrijfseenhedeninééngebouwtehuisvesten,moetendepersoneelsledenzichookminderverplaatsen.Dit zorgtvoor tijdswinst,maarookvooreen lagerenergieverlies(communicatie,vervoer).

Eennieuwelocatie,eenuitgelezenkansvoorinnovatieEennieuwelocatie,eenuitgelezenkansvoorinnovatie

DefilosofievoorderestauratieenverbouwingvanDenBellvolgteenaantalvooropgesteldeprin-cipesenvereistenvaneenmodernekantoorruimte.Debruikbareoppervlaktevan28.600m²voorca.2.000personeelsledenwordtingedeeldvolgenshetprincipevanwerkplekdelenwerkplekdelen.Uitgaandevandevaststellingdateengewonekantoorruimtemeteenvasteplaatsvooriederewerknemerzeldentenvollebenutwordt,kieststadAntwerpenvoorDenBellvoorbasiswerkplekkenentaak-gerichtewerkplekken.

Detaakgerichtewerkplekkenzijnuitgerustinfunctie van de activiteiten: geconcentreerd(in stilte) werken, informatie opzoeken,vergaderen, informeel overleggen of brain-stormenmetcollega’s.Doordeomgevingintedelenenaantepassenaandeverschillendetaken,kunnendewerknemershunwerkdagfunctionelerinvullenenhuntakenefficiënteruitvoeren. Medewerkers die aan eenzelfdeproces werken, zitten samen in een team-zone.Datiseenruimtediebasiswerkplekkenen taakgerichte werkplekken combineert.

Collega’s zitten inelkaarsnabijheid,en tochheeft ieder zijneigen idealewerkomgeving.Voorprojectmedewerkerswordenindeteamzonesspecialeprojectruimtenvoorzien.De klassieke werkplek bestaat dus niet meer in Den Bell. Verschillende collega’s delen basis-werkplekkenbinneneen teamzone.Bij teamledendieafwezig zijn (ziekte,vakantie, loopbaan-vermindering,invergaderingofopverplaatsing),komtdewerkplekvrijenkunnenanderecollega’sdewerkplekgebruiken.Niemandheeftnogeeneigenbureau,maarerzaluiteraardvooriedereenaltijdeenwerkplekzijn.

Medewerkers kiezen een werkplek in functie van hun taken op dat moment.

8


In theorie kan er overal gewerkt worden, maar in de praktijk zal een stadsmedewerker steedssamenzittenmetdecollega’swaarhijofzijhetvaakstmeesamenwerkt.Werkplekdelengebeurtbinnendeeigenteamzone.DiezonesbevindenzichopeenvastelocatieinDenBell.

Dezeprincipesvanwerkplekdelen,taakgerichteorganisatieenefficiëntplaatsgebruikhebbeneenaantalgevolgen:1. Het ‘clean desk’ beleidHet ‘clean desk’ beleid.Ditwerkplekdelenimpliceertdatwiehetgebouwverlaatofnaareen

anderewerkplekverhuistvooreenlangereperiode,zijnlaatstewerkplekvolledigopgeruimdachterlaatzodatzevrijkomtvooreencollega.

2. Taakgerichteenwerkplekuitkiezen,vereistdatpersoneelsledengeenstapelspapiermoetenverhuizenendatzeoveral aan de informatie kunnenoveral aan de informatie kunnendienodigisomhuntakenuittevoeren.Dossierskunnendusnietlangerwordenbewaardinpersoonlijkeschuivenofopbureaus.

3. Debeschikbareruimteoptimaalinvullenmetwerkplekkenenderuimtenodigvooropslagvandossiers,documenten,voorraden en archief zo klein mogelijk te houdenvoorraden en archief zo klein mogelijk te houden.

Basiswerkplek volgens het principe clean desk

9

Impact van de nieuwe werkwijze op het documenten informatiebeheer

Denieuwewerkomgevingenwerkmethodeshebbenonvermijdelijkeenimpactopdewijzewaarophetinformatie-endocumentbeheerisgeorganiseerd:• klemtoonopdigitaalwerken;• optimaledigitalebeschikbaarheidvanentoegangtotalleinformatie;• zeerbeperktpapierencentraalklassementopdewerkvloer;taakgerichtgeplaatstenberekend

aratovan2strekkendemeterpermedewerker;• beperkteruimtevoorsemi-dynamischearchieveninhetgebouw;• versneldeoverbrengingvandocumentennaarhetstadsarchief;• digitaledienstverleningvanuithetstadsarchief.

Naast de nieuwe werkwijze in het nieuwe gebouw, houdt de verhuis op zich ook een aantalconsequentiesin.41locaties,waarheelwatdocumentenwordenbewaard,wordenverlaten.Omditterealiseren,moethetstadsarchiefdeaanwezigearchieveninkaartbrengen,analysereneneenbestemminggeven:• aangevenwatvernietigdkanworden;• aangevenwatnogactiefisenmeeverhuistnaarhetnieuwegebouw;• afgeslotendossiersoverdragennaarhetstadsarchief.

Missie en doelstellingen ontwikkeld voor het stadsarchief

Eenbelangrijkstartpuntvoorhetprojectishetbepalenvandebeginpositieenhetvooropstellenvanprioriteiten.Reedsvroeginhetprojectwordenookdegevolgenvandegeplandeactiesvoordewerkingvanhetstadsarchiefbekeken,zodatanticipatiemogelijk is.Hetstadsarchiefkanzovoldoendetijdvoorzienvoordenodigevoorbereidendeacties.

Missie:naareenefficiënt,proactiefentoekomstgerichtinformatiebeheerMissie:naareenefficiënt,proactiefentoekomstgerichtinformatiebeheer

Een efficiënt informatiebeheer vereist een bewuster omgaan met informatie. De kennis vandepersoneelsledenoverdepraktischekantvanhunwerkprocessenwordtmeeverwerkt indeinformatiebeheersplannen,waarinookselectie-enordeningsvoorschriftenwordenopgenomen.Zoweetdewerkvloerhoeenwelkedocumentenbewaardmoetenworden,envoorhoelang.Opdezemanierkanerheelwatplaatsbespaardworden,zowelindekastalsopdeserver.Vooreengoedebedrijfsvoeringishetbelangrijkdatdedossiersenreeksen:• volledigzijn:zebevattenallestukkendienodigzijnbijdewerkprocessenvandedienst.Alle

documentendiebetrekkinghebbenopdezelfdezaakwordensamenennietlangerverspreidbewaard.

• kwalitatief zijn: ze bevatten de juiste documenten. Overbodige documenten wordensystematischvernietigdenvervuilendedossiersniet.

• goedgestructureerdzijn:zezijnoverzichtelijkgeordendenhebbeneenduidelijkherkenbarestructuurdieopdewerkprocessenisafgestemd.

• opeengoedewijzewordenbeheerd:erzijnduidelijkeafsprakenenverantwoordelijkhedenvoorhetbeheervastgelegd.

10


Eenactiefenefficiëntinformatiebeheerbiedtnogmeervoordelen:• het rationaliseren van de informatiestromen. Goede afspraken over wie verantwoordelijk

isvoorwelke informatie,resulteert indevormingvanminderschaduwdossiers.Er ismeerduidelijkheidrondwatbewaardmoetwordenenwatwanneerkanvernietigdworden.

• eenbetereopvolgingvandossiers.Erisslechtsééndossier,waarinalledocumentenzitten.Debestaandearchiefachterstandenwordenopgeruimdenballastwordtvernietigduitdedigitaleklassementen,zodatenkeldenoodzakelijkedossiersoverblijven.Dezezijnoverzichtelijkenbeterterugtevinden.

• toekomstgericht het ontstaan van informatiepuinhopen voorkomen: deze nemen te veelplaatsinbeslagenhetopzoekenvandocumentenvraagt(te)veeltijd.Hetrelaterenvandedocumentenaanhun respectievelijkeprocessenenanalysevanworkflowsgeefteenbeterinzichtopadministratievebewaartermijnenenopdewijzewaaropdossiersdigitaalkunnengevormdworden.

Ookdigitalebeheerssystemenwordenmeeonderdeloepgenomen.Vooraleernieuweapplicatiesingebruikwordengenomen,speelthet stadsarchiefeenbelangrijke rol indebepalingvandevereisten,bijvoorbeeld:welkedocumentenwordenopgenomen,hoewordenzegeorganiseerd,welkegegevenswordenbijkomendgeregistreerd,hoekanergezochtworden,hoeenwanneerkanergearchiveerdworden? Ineendigitalewereld isproactiefoptredeneennoodzaakomdatretroactievereddings-ofarchiveringsoperatiesvaakomslachtigzijn,veeltijdinbeslagnemenofzelfsonmogelijkzijn.

Deomschakelingnaareenactiefenefficiëntinformatiebeheerstartbijhetverwervenvaninzichtinhetdocumentbeheerenhaargebruikers.Opbasishiervanishetmogelijkproactiefnatedenkenenrichtlijnenteformulerenoverdeinhoudendeorganisatiewijzevandossiers.Dossiervorming,-beheerenarchiveringwordenopelkaarafgestemdzodatzeéénprocesvormen.Zijwordeninfunctievandewerkprocessenuitgetekend.Archiverenisdannietloutereenkwestiebijhetafron-denvaneendossierofwanneerplaatsgebrekdreigt,maareenproces ingebed indeeigenlijkewerkprocessen.Metdezetoekomstgerichteaanpakverhoogtdekwaliteitvandeinformatiehuis-houdingbijdestadsadministratieenwordenknelpuntenvermeden.Eenandervoordeelvandezeaanpakisdatdeadministratiegearchiveerdedossiersgemakkelijkeropnieuwkanopzoeken,watbijhetversnellenvanhetarchiveringsmomentfrequenterzalvoorkomen.

Met deze missie en de bestaande situatie in het achterhoofd formuleert het projectteam viergrotedoelstellingen,gekoppeldaaneenreeksactiepunten.

Doelstelling1:optimaaldigitaalwerken;Doelstelling2:werkplekdelenbetekentookinformatiedelen;Doelstelling3:alleafgeslotendossierseenbestemminggeven.

Kritischesuccesfactorenzijndereorganisatieenaanpassingenvandewerkmethodeseninstru-mentendiehetstadsarchieftotvoorditprojectterbeschikkinghad.Daarom:

Doelstelling4:eenproactieveondersteuningvanhetinformatiebeheer.

11

Hetscheppenvaneenkader,opleidingencommunicatiezijnactiepuntendiebijalledoelstellingennodig zijn.Geenenkeleactie isdoeltreffendals zeniet voldoendeondersteundwordtdoordejuistekennis,vaardighedeneninformatie.Dejuistepersonenbijelkaarbrengen,samenwerkenengerichtcommunicerenzijnaldusonontbeerlijk.

Doelstelling1:OptimaaldigitaalDoelstelling1:Optimaaldigitaal

DoelstellingEenbelangrijkedoelstellingomdenieuwemaniervanwerkenterealiserenendustekunnenstrevennaarwaarmogelijk,enkeldigitaledossiervorming,ishetoptimaliserenvanhetdigitaalwerken.

ActiepuntenNadatdenodige IT-infrastructuurdoordetelematicapartnervandestad isvoorzien,moethetprojectteamindeeersteplaatsdebestaandedigitaleklassementenstructurerenencentraliseren.Per bedrijfseenheid komt er één centrale schijf waar iedereen op werkt. De bestaande klasse-mentenopgemeenschappelijkeservers,lossedragers(usb-sticks,cd-roms)enpersoonlijkehardeschijvenwordenopgeruimd.Opdezemanierzijnpersoneelsledenmindergebondenaaneenvastewerkplek.Zehebbenopverschillendeplaatsentoegangtothetnetwerk,endustothundossiers.

InDenBellisdoordachtomgaanmetruimtehetcredo.Ditgeldtnietalleenvoorpapier,ookdecapaciteitvandeserversisnietoneindig.Daarommoetendestadsdienstenstrevennaarwerkenmetuniekedossiers,enwaarmogelijk,naardigitaledossiers.Ditlaatstewilhetstadsarchiefener-zijdsingoedebanenleidendoormeetebekijkenhoededossierskunnenwordenopgebouwdenanderzijdsdoorordeningsvoorschriftenoptenemenininformatiebeheersplannen.

Ineentweedefasebekijkendeprojectmedewerkerswaarpapierendocumentengedigitaliseerdkunnenwordenzodatdestadsdienstenookzodigitaalmogelijkkunnenwerken.

‘De reflex hebben om te zeggen: ‘stuur je me dat document even ‘De reflex hebben om te zeggen: ‘stuur je me dat document even door’ in plaats van ‘druk je dat even af’, was niet vanzelfsprekend.’door’ in plaats van ‘druk je dat even af’, was niet vanzelfsprekend.’

Doelstelling2:InformatiedelenDoelstelling2:Informatiedelen

DoelstellingEenefficiëntebedrijfsvoeringwaarbijdebedrijfsprocessenopeendoelmatigeenklantvriendelijkewijzeverlopen,vraagtdat samenwerken,doelgerichtheid,verantwoordingenklantgerichtheidcentraalstaan.Omdittebereikenmoetenpersoneelsledenzowelbinnendeeigenafdeling,alstussendeverschillendebedrijfseenheden,allenuttigeinformatiedelen.Bijafwezigheidvaneenpersoneelslid,moetencollega’seenklantofanderecollegaverderkunnenhelpenenhebbenzedusopelkmomenttoegangnodigtothetvolledigedossier.

ActiepuntenOpnieuw is het streven naar digitale en unieke dossiers een goede manier om dit te vereen-voudigen. Bij het opstellen van de nieuwe centrale klassementen wordt uitgeklaard wie toe-gang moet hebben tot welke informatie. Het uitgangspunt is om iedereen leesrechten toe tekennen,mitsbeperkingenvoorbedrijfskritischeenprivacygevoeligeinformatie.Zowordtdubbele

12


opslagvermeden,watopzijnbeurtzorgtvoorplaatswinst.Deklassementenzijngestructureerdopgebouwd,zodatgebruikersgemakkelijkensneldejuistedocumentenkunnenterugvinden.Erwordenookinternafsprakengemaaktoverhoeenwatgeklasseerdwordt,zodatdossiersuniformwordenopgebouwd.

Doelstelling3:AlleafgeslotendossierseenbestemminggevenDoelstelling3:Alleafgeslotendossierseenbestemminggeven

DoelstellingDestadsadministratieheeftdoorheendejareneenachterstandopgelopenindeverwerkingvanstatische archieven. In de gebouwen treft het stadsarchief in alle hoeken, zolders en kelders,kastenenrekkenmetarchiefaan.Dezearchiefruimtenzulleninsamenwerkingmetdebetrokkendienstendoorhetstadsarchiefwordenverwerkt.Deteverlatenlocatiesmoetenimmersvolledigleegwordenachtergelaten.Hetstreefdoelisomdelocatiesdriewekenvoordeeffectieveverhuistekunnenopleveren.

ActiepuntenDe archiefruimten worden geanalyseerd en het projectteam zet een systeem op voor de ver-werkingervan.Omdedienstenverhuisklaartemaken,moetnietenkelhetstatischearchiefwor-denopgeruimd.Ookbureaus,kastenenschuivenopdewerkvloerzelfmoetenwordenaangepakt.OmtevisualiserenhoeveelruimteinDenBellbeschikbaarzalzijn,krijgendedienstenvooriederverhuizendpersoneelslidvierverhuisdozen.Daarinmoethethelegroepsklassementpassen.Eengoeduitgekiendestructuurvoorhetnieuwecentraleklassementmetduidelijkerichtlijnenisdusonontbeerlijk.

Doelstelling4:DeproactieveondersteuningDoelstelling4:Deproactieveondersteuning

DoelstellingHetrealiserenvandeveranderingeninhetdocumentbeheerbijdestadsdienstenzorgtervoordatdeondersteunenderolvanhetstadsarchieftoeneemt.Indeprocessenwaarsnellertotarchiveringwordtovergegaan,zullengearchiveerdedossiersachteraffrequenterdoordeadministratiewordengeconsulteerd.Indiegevallenwaarbijdegearchiveerdedossiers(zoweloppapieralsdigitaal)zichnietmeerbijdedienstenzullenbevinden,maaralnaarhetstadsarchiefwordenovergebracht,zaleenefficiëntedienstverleningvoorhetraadplegenvanreedsgearchiveerdedossiersnodigzijn.

ActiepuntenDekeuzevaltoptweenieuwefaciliteiten,namelijkderechtstreeksetoegangviahetintranettotdedigitalearchieveninhetdigitaledepotenhetaanleverenvandigitalekopieënvanpapierendossiers(scanningOnDemand).Ditvereist:• deontwikkelingenbouwvanhetdigitaledepot;• hetuitbouwenvandescanstudioenhetopzettenvaneenworkflow;• beschikkenovereengeautomatiseerdarchiefbeheerssysteemzodatdeopnamevanarchieven

enhetbeschikbaarstellenzoefficiëntmogelijkverlopen;• beschikkenoverdenodigeopslagcapaciteitvoordedigitaleengedigitaliseerdedossiers;• aanpassingvandewerkingvandecelArchieftoezicht:

• ondersteunenenadviserenvanhetdocumentbeheerbijdediensten;• opvolgenvanveranderingenindeprocesmodellering.

13

Het project Den Bell in het stadsarchief

Hetstadsarchiefneemtin2006viadeoprichtingvandewerkgroepArchiveringenDigitaliseringen het project Documents@Stad het engagement op zich om de hierboven beschreven doel-stellingenaantepakken.Deopzetisomditprojectgefaseerdoptezettenendoortevoeren.Voorhetprojectkrijgtdewerkgroepeentijdelijkkadertoegewezenenwordteensamenwerkingopgezetmetdetelematicapartnervandestad.Hetverloopendeconcreteuitvoeringvanhetproject,datdenaamDocuments@Staddraagt,wordtuitgebreiderbeschrevenindebijlagenvanditrapport.

14


15

OptimaalDigitaal

Een kader scheppen

Deviergroteopgesomdedoelstellingenaanpakken,kanhetstadsarchiefuiteraardnietalleen.Heeldezeoperatie vraagteen sterke samenwerkingvanverschillendegroepen.Eenbelangrijkactiepuntisdushetanalyserenwelkdraagvlakenwelkepartnersnodigzijn,enwelkerollenhetstadsarchiefmoetdefiniërenomdeactieszosuccesvolendoeltreffendmogelijktemaken.Diecontactenkunnenverschillendedoelendienen:eendraagvlakcreëren,informatieverzamelenenverspreiden,visiesopelkaarafstemmen,overlegopzettenoftrekkrachtenzoekenomzodehelewerkvloermeetekrijgen.Gaandewegwordtduidelijkdatdezelaatstefunctieeenzeerbepalendelementisinhetwelslagenvanhetheleproject.

1.Draagvlakbijdirectieenleidinggevenden1.Draagvlakbijdirectieenleidinggevenden

Bijdeopstartvanhetprocesbijeenbedrijfseenheidwordttelkensgekozenomeersteendraagvlaktecreërenbijdebetrokkendirecteurenleidinggevenden.Tijdenseenkortepresentatie,opbijvoor-beeldeendirectievergadering,stelthetstadsarchiefhetprojectenhetgeplandeverloopervanvoor.Opdezemanierwetenzijwatervanhunpersoneelverwachtwordt,welketijdsinzethiervoornodigisenprobeerthetstadsarchiefookhetnodigeengagementlostekrijgen.Hetiscruciaaldatzijdenieuwemaniervanwerkenmeedragenzodatdemedewerkersopdewerkvloerpositiefbeïnvloedkunnenworden.Zokaneraleendeelvandemogelijkeweerstandwordenopgevangen.Tijdensditoverlegkunnengemaakteinschattingenafgetoetstwordenenreedsdeeerstemogelijkeprobleempuntenkenbaarwordengemaakt.

Vervolgens vraagt het stadsarchief aan de leidinggevenden en proceseigenaars om per procesof taak een informatiebeheerderinformatiebeheerder aan te duiden. Deze persoon is verantwoordelijk voor hetinformatiebeheerbinnenzijnofhaarproces.Hetisbelangrijkdatdeleidinggevendesterkachterde taak van de informatiebeheerder staat. Deze persoon moet de nodige tijd krijgen om dezenietteonderschattentaakuittevoerenenvooralookhetmandaatkrijgenomcollega’saantespreken.Indepraktijkgebeurtditnietoveral,watdevoortgangtochbemoeilijkt.

Tijdens de open uitbouw van nieuwe klassementen, de verwerking van de archieven, deopruimacties enzovoort, koppelt het stadsarchief regelmatig terug naar directie en leiding-gevenden.Opdezeoverlegmomentenbespreekthet stadsarchiefde standvan zaken, kaart zeknelpuntenaanenneemtzenieuwe initiatieven.Aangezienhetstadsarchiefhetprojectgaan-dewegbijstuurtenaldoendevaaknieuweinformatieopduikt,isditzekernodig.Zo‘ontdekt’hetstadsarchiefregelmatignieuwearchiefruimtendiededienstvergetenis,ofstaatdedienstplotsvooreeninternereorganisatie,waardooreenextrastukklassementingebouwdmoetworden.

Ookdekeuzetotomschakelingnaareenwerkingmetvolledigdigitaledossiersofdeopstartvaneendigitaliseringsproject,startidealitersteedsmetdeinputengoedkeuringvandedirectie.

16

Optimaal digitaal: Optimaal digitaal

2.Samenwerking2.Samenwerking

Voorditproject issamenwerkinguitermatebelangrijk.HetbetreftvooreerstdesamenwerkingmetalleandereprojectgroependievoorDenBellwarenopgericht.Vervolgensgaatditookoverdeversterkingenuitbreidingvandebestaandepartners,netwerkenencontactpersonen:1. DigipolisAntwerpen,detelematicapartnervandestadAntwerpen2. dearchiefverantwoordelijkewordtinformatiebeheerder3. deLAN-beheerders

2.1. Projectgroepen en centrale projectteam Den Bell

Voor de realisatie van het grootscheepse project van de verhuis, richt het Management Teamverschillendewerkgroepenop.Inonderstaandschemawordenzeallenopgesomd,deafkortingentussenhaakjeszijndesigelsvandebedrijfseenhedendiedewerkgroepentrekken.

Zezijnoptedeleninviergroepen:• Deeerstegroepisgerichtopalleswattemakenheeftmethetnieuwegebouwendeomgeving

(uitwerking van allerhande voorzieningen, toegankelijkheid, enz.). Het stadsarchief geeftadviesaandewerkgroepPlug&Playoverdeuitrustingvandewerkplekken,voornamelijkwatbetreftdeklasseersystemen;aandewerkgroepInterneLogistiekoverdeinrichtingvandearchiefkelderendevoorzieningenvoorvernietigingvanarchiefdocumenten.

• Detweedegroepspitstzichtoeop interneveranderingenorganisatie.Hiertoebehoortdewerkgroep Archiveren & Digitaliseren waarvoor het stadsarchief de eindverantwoordelijk-heiddraagt.Daarnaastzijnerwerkgroepenvoormobiliteit,werkplekdelen,dienstverlening,communicatieenvorming.Vooralopvlakvanhetveranderingstrajectwerkthetstadsarchiefsamenmetdewerkgroepenwerkplekdelen,communicatieenvorming.

Plug&Play(PO) Mobiliteit(SW)

Toegankelijkheid(PO) Werkplekdelen(PM)

Internelogistiek(OCMW) Archiveren&digitaliseren(BZ/SA)

Socialeeconomie(WNE) Dienstverlening(DL)

OmgevingDenBell(SW) Communicatie(MC)

ICT(Digipolis) Vorming(PM)

Stuurgroep

Beleidsgroep

Taskforce(PO+BZ)

Internewerkgroepen

Gebouw(PO) Organisatie(PM) FysiekeVerhuis(OCMW) Financiën(FI)

17

• De werkgroep Fysieke Verhuis maakt een stappenplan en concreet draaiboek op voor deverhuisvandesemi-dynamischearchievennaardearchiefkeldervanDenBell,dedynamischearchievennaardekastenopdewerkvloerenhetICT-materiaal.Tweesubwerkgroependiependeverhuisvoorbereidingenverderuit:éénvoordesemi-dynamischearchievenendeanderevoordedynamischearchieven.Hetstadsarchiefneemtookaandezetweesubwerkgroepenactief deel omwille van haar verhuiservaring in de zomer van 2006 van haar eigen 16 kmarchieven. Het stadsarchief bepleit voor de verhuis van de semi-dynamische archievendezelfdebasisinstrumententegebruikendiein2006reedshunkrachthaddenbewezen,metnameformaatplaatsing,eeninventarisnummervooriederdossier,eendoosnummeropiedereverpakkingeneenplaatsingsnummeromhetrekindekeldereenduidigtebenoemen.

• DewerkgroepFinanciën.

Centraal zorgtde InterneTaskforceInterneTaskforce voordealgemenecoördinatieenopvolgingvande internewerkgroepen.Daarnaast zorgenzij voorde terugkoppelingmetde stuurgroepenbeleidsgroepen voor de rapportering aan het managementteam en het College. Zowel de bedrijfseenheidpatrimoniumonderhoud (PO) als bestuurszaken (BZ) trekken deze InterneTaskforce. De eer-ste vanuit haar verantwoordelijkheid voor de realisatie van de hardware, het gebouw en haarinrichting. De tweede vanuit haar verantwoordelijkheid voor de organisatie van de stedelijkeadministratie.

Naarmate de voorbereidingen voor de verhuis concrete vormen aannemen, smelten de werk-groepen werkplekdelen, communicatie en vorming samen tot één projectteam voor hetveranderingstraject,enkrijgtdenaam Projectteam Den Bell Projectteam Den Bell.Ditteamcoördineertdeverande-ringscoördinatorenenheeftals taakdeorganisatorischeveranderingenvoorzowelburgersalswerknemerszolichtverteerbaarmogelijktemaken.

Debelangrijkstefunctiesindezewerkgroepenzijn:• De verhuisbeheerdersDe verhuisbeheerders

InfunctievanderealisatievanhetglobaleprojectDenBellwordtperbedrijfseenheideenverhuisbeheerder aangesteldvoordelogistiekeondersteuningbijhethelegebeuren.EnkelevanhundoelstellingensluitenaanbijdezevanhetprojectDocuments@Stad.Verhuisbeheerdersmoetenhundienstverhuisklaarmakentegendevooropgesteldeverhuisdatum.Ditwilondermeerzeggen:hetcentraleklassementpastbinnendetweemeterlimiet,desemi-dynamischearchievenzijnopgelijstenverpaktendeteverlatenlocatiewordtleegachtergelaten.Indepraktijkzijndezepersonenpartnersbijdegroteactiesvanhetstadsarchiefenhelpenzeoporganisatorischvlakbijhetplannenvanoverlegenopleidingen.Doordatdezepersonenhuneigenbedrijfseenheidheelgoedkennen,wetenzijwelkepersonendeprojectconsulentenaanmoetensprekenenmeemoetenbetrekken.Deverhuisbeheerdersvolgenookarchiefvernietigingenen-overdrachtenopenbegeleidendeverwerkingvanhetsemi-dynamischearchiefvoordekeldervanDenBell.Zehoudenverderdevoortgangvoorhetbehalenvandetweemeterlimietvoorhetcentraleklassementstrengindegaten.

• De veranderingscoördinatorDe veranderingscoördinatorDaarnaastduidendebedrijfseenhedenveranderingscoördinatorenaan.Indemeestegevallengaatditomdezelfdepersoonalsdeverhuisbeheerder.Zehebbendetaakomcollega’sklaartestomenvoordenieuwemaniervanwerken.Deoverstapnaarhetprincipevaneencleandesk

18


enwerkplekdelenisnietevident,enomdezetebegeleiden,krijgendeveranderingscoördi-natorenopleiding.Metdenodigebagageorganiserenzestaf-enthemadagenofzelfsspeelseactieszoalswedstrijden.Ookarchiveren,klasserenenopruimenkomendaarbijaanbodendebegeleidendeconsulentvanhetstadsarchiefprobeerthiersteedsbijaanwezigtezijn.Opzulkedagenkanerimmersopeenludiekeeninformelemanieraandedoelstellingengewerktworden,wateenpositieveinvloedheeftophetengagement.

Dezeverhuisbeheerdersenveranderingscoördinatorennemenmeestalookdeelaandeopleidinginformatiebeheerder,envervulleneencoördinerendefunctieoverdeinformatiebeheerdersvanhunbedrijfseenheid.Vooralbijgrootschaligeprojecten,zoalsbijvoorbeelddeomschakelingnaardigitalepersoneelsdossiers,isditergnuttig.

De eigen werkgroep Archivering en Digitalisering Archivering en Digitalisering gaat van start op 23 november 2006 en issamengestelduitmedewerkersvanhetstadsarchiefenvertegenwoordigersvandiverseanderespelers binnen het gehele Bell-verhaal. Er zijn vertegenwoordigers van enkele grote archief-vormers,zoalsstadsontwikkeling(SW),vertegenwoordigersvanandereinternewerkgroepen,vandeInterneTaskforce,vandestadssecretarisenvanDigipolisAntwerpen.DewerkgroepisalshetwaredereflectiekamervoorhetprojectDocuments@Stad.Vanaf maart 2007 komt de werkgroep maandelijks samen. Belangrijkste onderwerpen zijn hetbepalenvandetevolgenaanpak,demethodologieenhetinstrumentariumdathetprojectteamvan Documents@Stad uitwerkt. Naarmate het project vorm krijgt, vermindert de vergader-frequentie tot driemaandelijks vanaf 2008. De vergaderingen zijn vanaf dan voornamelijk [email protected] 2009 komt de werkgroep nog tweemaal samen in een uitgebreide samenstelling. Ook deverhuisbeheerders en de veranderingscoördinatoren zijn dan uitgenodigd. Op de agendastaan nu hoofdzakelijk de nieuwe digitale klassementen en de concrete verhuisvoorbereidin-gen van semi-dynamische en dynamische archieven. Aangezien steeds meer rechtstreeks aanInterneTaskforceenManagementTeamwordtgerapporteerd,komtdewerkgroepgedurendedelaatstefasevanhetprojectverdernietmeersamen.

2.2. Digipolis AntwerpenDigipolisAntwerpen,hettelematicabedrijfvandestad,iseenbelangrijkeexternepartner.DigipoliszorgtvoordenoodzakelijkeIT-infrastructuuromdenieuwemaniervanklasserenenarchiverenteondersteunen.Erg belangrijkwasookhet EnterpriseArchitecture-projectdatbijDigipoliswerdopgestart.Ditprojectbeoogtdedigitaleinformatiehuishoudingvandestadtestroomlijnenenteoptimaliseren.Via dit kader komt de nodige ondersteuning bij de opbouw en uitrol van de nieuwe mappen-structurenenbijdebepalingenuitvoeringvanarchiveringsstrategieënvoorapplicaties.

2.3. De informatiebeheerderEencruciaalpuntinhetveranderingsprocesishetinovereenstemmingbrengenvanhetpapierenendigitaleklassement.Tussenbeidebestaattevaakeenscheidingwaardoordubbeleopslagendusinefficiëntinformatiebeheer,veelvoorkomen.Dezescheidingwordtookweerspiegeldindebevoegdheidsverdelingen.Eenarchiefverantwoordelijkebeheerthetpapierenklassementendemappenverantwoordelijken verzorgen het digitale klassement. Als de opsplitsing tussen beideklassementen weggewerkt wordt, is het ook logisch dat er maar één verantwoordelijke is: deinformatiebeheerder.

19

Inhetkadervanditprojectmaakthetstadsarchiefeenprofielvoordezenieuwefunctieop,brengtzehettakenpakketinkaartenbreidtditverderuit.Deinformatiebeheerdershebbenvoorheeninhuntakenpakketnietaltijdtemakenmetinformatiebeheer,daaromkiesthetstadsarchiefervooromeenopleidingtevoorzienvooriedereendiedezefunctiekrijgttoegewezen(zieverder).

De informatiebeheerders worden bij aanvang van het project bij een bedrijfseenheid aange-stelddoordeleidinggevenden.Hetstadsarchiefraadtdaarbijaaniemandteselecterendieeengrondigekennisheeftvandewerkprocedures,vandeverschillendedocumentenendossiersenvandestructuurvandeklassementenopdeafdeling.Hijofzijmoetactiefkunnenmeedenkenaanoplossingenomoptimaaldigitaaltewerken.Daarnaastmoetdezepersooncollega’skunnenmotiverenencoacheninhetklasseren.Per taak of proces wordt één informatiebeheerder aangesteld. Dit zorgt ervoor dat het aantalinformatiebeheerdersperbedrijfseenheid relatiefhoog ligt.Opgeregelde tijdstippenplanthetstadsarchiefeenoverlegmetdeinformatiebeheerdersvanéénbedrijfseenheidendebegeleidendeconsulentvanhetstadsarchief.Ditkannaaraanleidingvanspecifiekeproblemen,nieuwebeslis-singen, de opstart van een bepaalde actie, enzovoort. Het is niet altijd eenvoudig om alleinformatiebeheerdersvaneenbedrijfseenheidtebereikenviazo’ninformatiebeheerdersoverleg.Decoördinerendefunctiediedeverhuisbeheerderofverandercoördinatorvaakopneemt,vangtditwelgedeeltelijkop.

Inde loopvanhetprojectontstaatereensterkesamenwerkingtussenhetstadsarchiefendeinformatiebeheerders.Zezijndeantennesvanwatleeftopdewerkvloer.Naastdezewisselwerkingmethetstadsarchief isde informatiebeheerderookhetaanspreekpuntvoorcollega’svoorallevragenmetbetrekkingtothetpapierenendigitaleklassement.Hijofzijbrengtnieuwecollega’sop de hoogte van de interne en algemene afspraken over klasseren. De informatiebeheerderneemtdegesignaleerdeproblemenenvoorstellenverderop.Defunctievaninformatiebeheerderzaldusnieteindigenwanneerdeverhuisrondis,huninzetzalmeedecontinuïteitvandenieuwemaniervanwerkenondersteunen.

2.4. De LAN-beheerdersOptimaaldigitaalwerkenvereisteensterketechnischeonderbouwenroeptookveeltechnischevragenopbijdegebruikers.Denieuwedigitalemappenstructurenhebbendaarenboveneengroteimpactopdeservers.LokaleICT-medewerkersbijdebedrijfseenhedenzijnheteersteaanspreek-puntvoordegebruikersenzezijngoedopdehoogtevandeinternewerkingenbijzonderhedenvanhunbedrijfseenheid.Bijdeopmaakvandemappenstructurendoethetstadsarchiefberoepophenomhetopzettenvanderechtenstructuurvoortebereiden.LAN-beheerderswordenookmeebetrokkenbijdeuitwerkingvandigitaliseringsprojecten.ZevolgendeuitrolvandeKlasseerToolboxenRecordsManagement-Tool,tweeapplicatiesvoorhetstadsarchief,openleverensteedsadviesovertechnischeaspectenbijeenaantalvoorstellen.

20


Opleiding en communicatie

1.Opleiding1.Opleiding

1.1. Opleiding informatiebeheerderDenieuwaangesteldeinformatiebeheerdershebbenvoorheeninhuntakenpakketnietspecifiekte maken met klasseren en archiveren. Slechts enkelen zijn al archiefverantwoordelijke ofarchiefmedewerker. Daarom, en ook omdat het takenpakket van de informatiebeheerder sterkverschiltvandatvandearchiefverantwoordelijkeof-medewerker,kiesthetstadsarchiefomalleinformatiebeheerdersopteleidenbijdeopstartvanhetheleverandertrajectineenbedrijfseen-heid.Opdiemanierverkrijgendezepersonenalleneengoedebasiskennisdienodig isvoordeopbouwenuitrolvandenieuwemappenstructuren.

Deopleidinginformatiebeheerduurteenheledagenbevatnaasteenflinkedosistheorieoverdigitaal klasseren ook een reeks praktische oefeningen. Wanneer enkele informatiebeheerdersvaneenzelfdebedrijfseenheidgegroepeerdeenopleidingvolgen,wordtergetrachtde inhoudzogoedmogelijkaftestemmenopdeeigenheidvandezebedrijfseenheid.Daarnaastwordtdeinhoudvandeopleidinggaandewegookbijgeschaafd.Aldoendewordtduidelijkwelkevaardig-hedenonontbeerlijkzijnendussterkeraanboddienentekomenindeopleiding.

Opleidingen informatiebeheerder worden gegeven aan de pc.

21

Inhoudstafelvandeopleidinginformatiebeheerder

InleidingVoorstellingvanhetprojectDocuments@StadenhaardoelstellingenDerolvandeinformatiebeheerder

Klassement opbouwenIndelingsprincipesAlgemenestructuurklassementenstadDossier-enreeksvormingHetUniekeDossierRubriceringInformatiedelenenafschermingStappenplanimplementatienieuwklassement

Klassement onderhoudenMappenmakenenbestandsnamentoekennenVersiebeheerOnderscheidarchiefendocumentatieOmgaanmethybridedossiers

Tips om optimaal digitaal te werkenE-mailsklasserenmetdeKlasseerToolboxRichtlijnen‘Welkee-mailsklasseren?’GebruikcopyPathDemoveManagerRedigereninMSWordMogelijkhedenindeWindowsverkenner(extrainformatieoverbestanden,snelkoppelingen)

De consulenten van het stadsarchief geven de opleiding informatiebeheerder zelf. Bij de startstemthetstadsarchiefdeinhoudafmetdevormingsverantwoordelijke.Aangezienerveelconcretetoepassingenaanbodkomen,gevendeprojectconsulentendeopleidingineencomputerlokaalinhetstadsarchief.Zokunnenmaximaal8personenpersessiedeelnemen.Eenkleinegroepheeftalsvoordeeldatpersoonlijkebegeleidingbijdeoefeningenmogelijkis.

22


AlgemeneleerdoelstellingenDeinformatiebeheerder…

…kaneenklassementbeheren…kanderichtlijnenvanhetstadsarchiefaanzijnofhaarcollega’sdoorgeven

ConcreteleerdoelstellingenInleidingDeinformatiebeheerder…

…kenthetprojectDocuments@Stadenhaardoelstellingen…weetwatzijnofhaarrolisalsinformatiebeheerder

KlassementDeinformatiebeheerder…

…weethoeeenklassementwordtopgebouwd…kentbegrippenzoalsreeks-endossiervormingenkanzetoepassen…kentdeprincipesvanhetUniekeDossierenkanzetoepassen…kentbegrippenzoalsschaduwdossiersenbewaarniveaus…kaneenklassementonderhoudenenbeheren…kentderegelsvoorgoedendigitaalklasseren…begrijptwaaromhetstadspersoneelbepaalderegelsmoetvolgen…kanzelfderegelsvoorgoedendigitaalklasserenaancollega’suitleggen…kanafsprakenmakenoverversiebeheerenhoebestandsnamentoekennen…weetwanneerinformatievertrouwelijkisenwanneerniet…kanarchiefonderscheidenvandocumentatie…weethoedeklassementsstructuurvandestadenzijnbedrijfseenheidinelkaarzit…kanpapierendigitaalklassementopelkaarafstemmen…kanderegelsvoordigitaalklasserentoepassen…kanmappenineencentraaldigitaalklassementaanmakenenbeheren…kanafsprakenoverversiebeheerentoekennenvanbestandsnamentoepassen…kanallefunctionaliteitenvandeKlasseerToolboxgebruiken…weethoeenwanneercopyPathendemoveManagertegebruiken…kentdemogelijkhedenvandeWindowsverkenner…weetvoorheteigenproceswelkedigitaleinformatieindiversesystemenbeschikbaaris

1.2. Infosessies voor alle medewerkersZodra de nieuwe mappenstructuur opgesteld en klaar is om in gebruik te nemen, geven deprojectconsulenten een opleiding met de richtlijnen voor dit nieuwe klassement aan allepersoneelsledenvandebetrokkendienst.Omwille vandegroteomvang inaantal,wordendeinfosessiesvoorrelatiefgrotegroepengeorganiseerd(15tot20personen).Deconsulentenvragensteedsaandeinformatiebeheerdersomookaanwezigtezijntijdensdeinfosessieomantwoordtekunnenbiedenopzeerspecifiekevragen,bijvoorbeeldoverdeplaatsingvanbepaaldedocumen-tenineendossier.Hunaanwezigheidiswenselijk,maarnietverplicht.Dedeelnemerswordenuitgenodigdviae-mail.Dezebevateenkortebeschrijvingvanhetgroteverhaal van Den Bell en de link met het anders gaan werken wordt gelegd. Voor velen is dit

23

de eerste concrete kennismaking met het project. Langs deze weg kan het stadsarchief hunnieuwsgierigheidwekkenenhetbelangvandeopleidingaantonen.

Terinleidingwordtindeinfosessiehetprojectendetiminggeschetst.Daarnakomendeprincipesvanhetnieuweklassementaanbod,alsookderichtlijnenvoordeoverzetvandebestandenvanhetoudenaarhetnieuweklassement.Opheteindedemonstrerendearchiefconsulentennogeenaantaltipsomoptimaaldigitaaltewerken.Decursistenkrijgentijdomdittijdensdeinfosessieinteoefenen.Perinfosessievoorziethetstadsarchiefeenhalvedag.

Inhoudstafelvandeinfosessie• WatdoetDocuments@Stadvoorje?• Watdoetjeinformatiebeheerdervoorje?• Hoeisdemappenstructuuropgebouwd?• Hoegebruikjedemappenstructuur?• Hoewordtdeoverzetgeorganiseerd?• Watklasseerjeenwatniet?• Metwelkeinstrumentenkunjeoptimaaldigitaalwerken?• Demonstratie van de KlasseerToolbox met moveManager en copyPath, de functie

redigereninWordentipsoverdeVerkenner.

Waarmogelijkgaandeopleidingendoorineenlokaalwaarvoldoendecomputersofaansluitingenterbeschikkingzijn,zodateenaantalnieuwighedenmeteenkunnenwordeningeoefend.Wanneeropleidingennietaaneencomputeroflaptopkunnenplaatsvinden,wordenenkeleoefeningenviae-mailbezorgdaandecursistenomdezenadesessieuittevoeren.Eenvoorbeeldhiervanzijnopdrachtenome-mailsteklasseren.

Infosessie bij de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud

24


Ookdeinfosessieswordengegevendoordeconsulentenvanhetstadsarchief.Wanneermogelijk,is dit de begeleidende consulent omdat deze de medewerkers zo ook beter kan leren kennenenomdathijofzijdewerkingvandedienstkent.Ineenaantalgevallenwerdeendeelvandelessengegevendoordeverhuiscoördinatorofeeninformatiebeheerdermetcoördinerendefunctieomwillevanhetgroteaantalopteleidenpersonen.Ditwasbijvoorbeeldhetgevalbijcultuur,jeugd&sport(20infosessies).Daartoewordtdezepersoonvoorbereidenondersteunddoorhetstadsarchief,meteentestsessieeninhoudelijkoverlegoverdeopleiding.

AlgemeneleerdoelstellingenDecursistkanwerkeninhetklassementvolgensderichtlijnenvooreenoptimaalinformatiebeheer

ConcreteleerdoelstellingenInleidingDecursist…

…kenthetprojectDocuments@Stadenhaardoelstellingen…weetwatzijnofhaarrolisbinnenhetklassement

KlassementDecursist…

…weethoeeenklassementisopgebouwd…kentbegrippenzoalsreeks-endossiervormingenkanzetoepassen…kentdeprincipesvanhetUniekeDossierenkanzetoepassen…kentderegelsvoorgoedendigitaalklasseren…begrijptwaaromhetstadspersoneelbepaalderegelsmoetvolgen…kanarchiefonderscheidenvandocumentatie…weethoedeklassementsstructuurvandestadenzijnbedrijfseenheidineenzit…kanpapierendigitaalklassementopelkaarafstemmen…kanderegelsvoordigitaalklasserentoepassen…volgtafsprakenoverversiebeheerentoekennenvanbestandsnamen…kanallefunctionaliteitenvandeKlasseerToolboxgebruiken…weethoejehetafdrukkenvandocumentenkuntvermijden…weetwatjemoetklasserenenwatniet…weetwanneer,wie,hoejemailskanklasseren

Gecombineerd met de infosessie stellen de consulenten aan de diensten steeds voor om eenopruimdag te organiseren. Dit kan in kleine groepen of voor de hele bedrijfseenheid zodra delaatsteopleidingisgegeven.

25

‘Ik wou vooral praktische tips krijgen die gemakkelijk toe te passen ‘Ik wou vooral praktische tips krijgen die gemakkelijk toe te passen zijn. Verder wou ik de juiste richtlijnen leren kennen zodat ik niet zijn. Verder wou ik de juiste richtlijnen leren kennen zodat ik niet meer verkeerd zou klasseren. Die verwachting werd ingelost. Het was meer verkeerd zou klasseren. Die verwachting werd ingelost. Het was een heel nuttige en overzichtelijke les die goed gegeven was. Dat de een heel nuttige en overzichtelijke les die goed gegeven was. Dat de opleiding een halve dag in beslag nam vond ik geen bezwaar, zo is er opleiding een halve dag in beslag nam vond ik geen bezwaar, zo is er tenminste tijd om uitgebreid op vragen en problemen in te gaan.’tenminste tijd om uitgebreid op vragen en problemen in te gaan.’

1.3. Opvolgingscursussen voor informatiebeheerdersNa het hele veranderproces staat het informatiebeheer niet stil. Taken, en dus ook dossiers,wijzigen en de opgestelde klassementen moeten onderhouden worden. Om dit op te vangen,voorzien de projectconsulenten nog een tweede opleiding voor de informatiebeheerders. Hethoofdonderdeel gaat over het inoefenen van een applicatie, de RecordsManagementToolbox,diehenhierbijkanbijstaan.Metdezetoolkunnendeinformatiebeheerdershetstukjecentraaldigitaalklassementdatonderhunverantwoordelijkheidvalt,monitoren.Deconsulententoneneen aantal functionaliteiten die de informatiebeheerder zelf kan gebruiken om fouten uit hetklassementtehalen,maarookhoedeinformatiebeheerdermetderesultateneendigitaleopruim-dagkanorganiseren.Inhettweededeelvandeopleidingkomthetgebruikvaninformatiebeheersplannenaanbod.DezekunnenviadeRecordsManagementToolboxwordengeraadpleegd.Dedeelnemerslerenhoezedeverschillendevoorschriftenmoetenlezen,enwatzeermeemoetendoen.

LeerdoelstellingenInformatiebeheersplanDeinformatiebeheerder…

…weetwateeninformatiebeheersplanisenwaarvoorhetdient…kentdeverschillendeonderdelenvaneeninformatiebeheersplan…kandeinformatieuiteeninformatiebeheersplaninterpreteren…heeftoogvoordegegevensindigitaleinformatiesystemen…kandeordeningsvoorschriftentoepassenenuitleggenaancollega’s…kandeselectievoorschriftentoepassenenuitleggenaancollega’s…kentdeprocedurevoorhetvernietigenvanarchiefdocumenten…kentdeprocedurevoorhetoverdragenvanarchiefdocumenten…weethoeomtegaanmethybridedossiers(papierendigitaal)…vindtoplossingenvoorproblemenindepraktijk…leertbijuitdeervaringenvananderen

De consulenten van het stadsarchief kunnen pas op het einde van project starten met deorganisatievandezeopleiding,maarde inhoudervan isergbelangrijkbijdeoverstapnaarderegulierewerkingvandeinformatiebeheerders.

26


Sinds2008organiseerthetstadsarchiefjaarlijksdeDagvanInformatiebeheerder.Bedoelingvanditevenement isomde informatiebeheerdersopdehoogte tebrengenvandevoortgangvanhetprojectDocuments@Stadenhenenkeleinspirerendevoorbeeldentegevenvanhoezijhuntaakkunnenoppakken.Bedoelingishenopdezedagtemotivereneninspirerenomhuntaakalsinformatiebeheerdertenvolleoptenemen.Daarnaastishetookeenmomentomhenmetelkaarincontacttebrengenenominformeelervaringenuittewisselen.AlsdankvoorhuninzetinhetkadervanhetprojectDenBellbiedthetstadsarchiefhenookeentraktatie.

HetconceptvoordeDagvandeInformatiebeheerderisopgebouwduitdrieonderdelen.Teneersteiserhetformelestukvanhetprogramma:hetoverlopenvandestandvanzakenvanhetprojectenenkelepresentatiesvanvoorbeeldcases.Daarnakomter ietsuitdepraktijkvan informatie-beheeraanbod.In2008gafhetstadsarchiefdeinformatiebeheerderseenblikachterdeschermenvanhetstadsarchiefmeteenrondleiding.In2009kwameraleenvoorproefjevantweenieuwefunctionaliteiteninontwikkeling:hetdigitaledepotenscanningOnDemandwerdenvoorgesteldaandehandvaneenfilmpje.Totsloteindigtdedagmeteenreceptiezodaterbijeenglaseneenhapjenogervaringenkunnenuitgewisseldworden.

1.4. Opleiding voor consulenten van het stadsarchiefDeconsulentenvanhetstadsarchiefvolgdenopeigen initiatief in2007deopleiding ‘Omgaanmetweerstand’.Pasin2009werddoorhetprojectteamDeBellstadsbreeddeopleiding‘Omgaanmetveranderingen’voorzien.Tijdensdezeopleidingwordteentheoretischkaderaangereiktenwordenenkeleconcretecasussenbesproken.Zowelvoordeconsulentenvanhetstadsarchiefalsvoordeanderecursistenkwamdezeopleidingeerderlaat.

Demonstratie nieuwe instrumenten tijdens de Dag van de Informatiebeheerder

27

‘Je mag niet vergeten dat je mensen gewoonten die ze soms al tien ‘Je mag niet vergeten dat je mensen gewoonten die ze soms al tien jaar hebben, ineens moet gaan afleren. Dat is niet eenvoudig…jaar hebben, ineens moet gaan afleren. Dat is niet eenvoudig… Om die weerstand tegen te gaan, moet je met goede Om die weerstand tegen te gaan, moet je met goede argumenten over de brug komen. Voor mij zijn geld en ruimte argumenten over de brug komen. Voor mij zijn geld en ruimte besparen de belangrijkste redenen om op deze manier te besparen de belangrijkste redenen om op deze manier te werken. Ook heel handig: als je met een centraal en uniform werken. Ook heel handig: als je met een centraal en uniform klassement werkt, is informatie altijd raadpleegbaar. Ook klassement werkt, is informatie altijd raadpleegbaar. Ook bij afwezigheid van een collega: Je kan altijd verder.’bij afwezigheid van een collega: Je kan altijd verder.’

In 2009 is er binnen het projectteam een grote personeelswissel. Zes nieuwe consulentenvervoegenhetteam,tweepersonengaanweg.Eeninterneopleidingmoetditopvangen.Voort-aan werkt het stadsarchief ook met het principe van peterschap. De zes consulenten wordenopgedeeldingroepjesenkrijgenelkeenpeterofmetertoegewezen.Diepeterofmeteriséénvandedriepersonendiereedsinvastdienstverbandvoordeafdelingarchieftoezichtwerkenendiedeeigenopgebouwdekennisdoorgeeft.

1.5. HandleidingenNaast het geven van opleidingen ondersteunt het stadsarchief de stadsdiensten ook via depublicatie van handleidingen op het intranet. Er is een algemene handleiding over klasserenen archiveren, uitgewerkt onder de vorm van vraag en antwoord. Er worden ook een aantalspecifiekehandleidingenuitgewerkt,ondermeeroverdoordeeigenapplicaties(KlasseerToolbox,RecordsManagementToolbox)envoorhetscannenmetdemultifunctional.

Bijdeeersteopstartvaneendigitaliseringsactiestellendeprojectconsulentenvastdathetgebodenadviesookvooranderedienstennuttigkanzijn,daarombundelenzederichtlijnenenkrijgenzeeenplaatsophetintranet.Bijdelanceringervanwordtaandegeïnteresseerdeinformatiebeheerderseenworkshopgegevenzodateventueleknelpuntenbesprokenkunnenworden.

2.Communicatie2.Communicatie

Ditprojectstreeftnaareenmeerdigitaalklimaatopdewerkvloerendaarbuiten.Hetspreektdanook voor zich dat de gebruikte communicatiemiddelen bij voorkeur digitaal zijn. De voordelenhiervanzijndatopregelmatigetijdstippeneendoelgerichtecommunicatiemogelijkis.Dedoelgroepvandecommunicatiebetreftenerzijdsdeverhuizendebackofficemedewerkersdiedagelijksmetcomputerswerken.Anderzijdsrichtdecommunicatiezichopdepartnersvanhetprojectzoalsdeinformatiebeheerder,deverhuiscoördinatorendeICT-beheerder.Hierbijmaaktdecommunicatiedeskundigegebruikvantopdowncommunicatie.Communicatiedienietalleenbelangrijkisvoordepartnersmaarookvoordecollega’sopdewerkvloer,kanverspreidwordenviadeeigencommunicatiekanalen.Degevoerdecommunicatieiservooralopgerichtomweerstandenteoverwinnen,teinformeren,tesensibiliseren,testimulerenofprikkelenentebevestigenoftebinden.

28


PrODuCt DOELgrOEP DOELStELLIng

ArchivANT informatiebeheerderverandercoördinatorverhuisbeheerderprocesverantwoordelijkeICT-er

informerendsensibiliserendprikkelendbindend

Interne nieuwsbrief bedrijfseenheid informerendsensibiliserendprikkelend

Bureau-onderlegger stadAntwerpen informerendsensibiliserendprikkelend

Dag van de Informatiebeheerder

informatiebeheerder informerendbindend

Intranet bedrijfseenheidinformatiebeheerder

informerend

Lokale acties bedrijfseenheid prikkelendsensibiliserend

Communitysite verhuizendediensten informerendsensibiliserendprikkelendbindend

2.1. ArchivANTArchivANTiseenbestaandeinternedigitalenieuwsbriefvandeafdelingArchieftoezicht.ZijzijntrekkervanhetprojectDocuments@Stad.Vanafdestartvanditprojectbelichtdenieuwsbriefvoornamelijkhetprojectenhaaractiviteiten.DelijstabonneesbevatvoortaanookallepersonendiebetrokkenzijnbijdeverhuisnaarDenBell.IndatopzichtwordennaastdeinformatiebeheerdersvandestadAntwerpenenOCMWookdeverhuisbeheerders,verandercoördinatoren,deICT-endeprocesverantwoordelijkenopgenomeninhetadressenbestand.

ArchivANT is het belangrijkste communicatiemiddel om informatie over te brengen naar dedoelgroep.Dieinformatiebetreft:• Evolutievanhetproject• Berichtenoverwerkingvanhetproject• Handleidingen• Praktischeinformatie• Iemandaanhetwoord• Woordjeuitlegoverspecifiekevakterminologie• Tipsrondefficiëntinformatiebeheer

Isdeinformatieooknuttigvoordecollega’sopdewerkvloer,danverschijntditberichtookindeinternenieuwsbriefvandedienst(en).

2.2. Interne nieuwsbrievenStadAntwerpenbestaatuitverschillendebedrijfseenheden.Elkvanhenheefteeneigeninternenieuwsbriefeneeneigenintranetsite.Omnogbetertoegangtekrijgentotdeverhuizendemedewerkers,wordendecommunicatiever-antwoordelijkenvandebedrijfseenhedenzelfaangeschreven.Zij zorgendatboodschappen totopdewerkvloerrakenviadeeigeninternenieuwsbrief.Hierdoorwordtdebetrokkenheidbijhetprojectvergroot.

29

Deinformatieverspreidviadeinternenieuwsbrieven,handeltover:• bedrijfsgebondeninformatie• tipsrondefficiëntinformatiebeheer• aankondigingenvanopruimdagen,infosessiesofopleidingen• ludiekeweetjesoverdebedrijfseenhedenzelfmetbetrekkingtotinformatiebeheer

2.3. Bureau-onderleggerHetbeeldvaneenmeerdigi-talewerkomgevingmoetdoorheel de stadsadministratieopgenomen worden. Nietalleen dienen ze zich bewustte worden van de voordelenvan een digitaal klassement,een centraal klassementbevordert ook de efficiëntieop de werkvloer. Een extrastimulans creëren die dichtaanleuntbijdedagelijksewer-komgevingvandestadsadmi-nistratie,waseenuitdaging.

Ideeënzoalseenmuismatofusb-stickkwamentersprake.Maarhaaldenhetnietvandebureau-onderlegger. Ook al brengt het project de boodschap om meer digitaal te werken en minderpapiertecreëren,hetprojectteamkiesttochvooreenpapierendrager.Redenenhiervoorzijnhetdagelijksgebruikendelagekostprijs.EenmuismatzouoverbodigblijkenbijdeverhuisnaarDenBellaangezienerdaarvolgenshetprincipe‘cleandesk’wordtgewerkt.Bovendienisergekozenomdeonderleggertevoorzienvanslechts12pagina’s;1voorelkemaand.HetversterktdedoelstellingdieDocuments@Stadwiloverbrengenaandeverhuizendebedrijfs-eenheden:Latenwesamendepapierbergverminderen.

Erwas reedseen traditieom jaarlijkseenbureau-onderlegger teverspreiden, vandaardathetstadsarchiefgemakkelijkkaninpikken.Erisimmersvraagnaarendeinformatiebereiktzoiedereendieaaneenbureauwerkt.Deonderlegger, ietsuitdeoudemaniervanwerkenomdenieuwemaniervanwerkentepromoten,krijgteenbedrukkingmethintsentipsvooreenefficiëntendigitaal informatiebeheer. In de aanloop naar de verhuis wordt de stadsadministratie hieraantelkensherinnerd.Eensdedienstenverhuizen,kunnendeonderleggersdepapiermandinenisdedienstklaarominDenBellanderstegaanklasserenenarchiveren.

Ontwerp bureau-onderlegger

30


2.4. Dag van de InformatiebeheerderInformatiebeheerders vormen een belangrijke schakel tussen de projectmedewerkers en decollega’sopdewerkvloer.Nietalleendecommunicatie tussende informatiebeheerderenzijncollega’sindeeigenbedrijfseenheidisvanbelang,ookdietussendeinformatiebeheerderszouoptimaalmoetenzijn.Ditbedrijfsoverschrijdendinitiatiefzetzowelformelealsminderformeleactiviteitenophetprogramma.

Dedagvandeinformatiebeheerderiseenuitgelezenkansomelkaarwatbetertelerenkennenenomonderlingervaringenuittewisselen.Voordeelvoorhetprojectisdatdeinternecommunicatieversterktwordtendatermisschienveelvoorkomendeproblemenofobstakelsnaarbovenkunnenkomen.Zowetendeprojectconsulentenmeteenwateventuelezwakteszijn inhunaanpakenwaar ze in de verdere samenwerking met de informatiebeheerders de nodige aandacht aanmoetenschenken.

2.5. Intranet Een belangrijke digitale communicatiedrager is het intranet. Niet alleen bestaat er een over-koepelendeintranetpaginavoorheelstadAntwerpen,ookdemeestebedrijfseenhedenhebbener één. Op het intranet wordt alle informatie gebundeld die voor iedereen binnen het bedrijfbedoeld is. Aankondigingen en algemene boodschappen maken deel uit van de berichtenlijstdiegepubliceerdwordt.Communicatieviaintranetpagina’sisvoornamelijkéénrichtingsverkeer.Bij het hele verandertraject heeft stad Antwerpen vanzelfsprekend te maken met vele vragen,onduidelijkhedenmaarookweerstandenvanuitallehoekenvandebackofficeadministratie.Omdittestroomlijnenenhiervooreenplatformaantebiedenisereencommunitysiteontwikkeld.Bedoelingisdatalleinformatie–ludiekofinformatief,specifiekofalgemeen–kanverschijnenenmeteenookreactieskanuitlokkenperitem.Geziendelangeperiodevanhetheleprojectisergeopteerdomeeneigenrubriekophetintranetvan het stadsarchief te plaatsen gevuld met items specifiek voor de betrokken diensten. Nietalleenisditeenverzamelingvanlosseinstructies,handleidingenenrapportenvanuithetstads-archiefzelf,bovendienwordthet intranetaangevuldmetdocumentendieenkelvoorhetBell-projectwordenopgemaakt.

Sfeerbeeld van de Dag van de Informatiebeheerder Voordracht tijdens de Dag van Informatiebeheerder

31

Nadeel hiervan is dat vele documenten op verschillende plaatsen binnen het intranet kunnenteruggevondenworden.Eenaanpassingvanhetintranetvanhetstadsarchiefisnoodzakelijkomstructuurinaldezelossedocumententekrijgen.Demeestelossedocumentenkrijgeneenplaatsineenalgemenehandleiding.Dehandleidingisopgebouwdvolgensdelogicaenchronologischevolgordevan‘watisarchief’,naar‘hoestartjealsinformatiebeheerder’tot‘tipsvooropdewerk-vloer’.Deze‘stap-voor-stap’handleidingkrijgtdevormvan‘vraagenantwoord’.Indeinhouds-tafel kandewebsitebezoekerdirect klikkenopdevragen.Deopkuisvande lossedocumentenresulteertineenduidelijkoverzichteneenverminderdklikpatroontegenoverdevorigeversievandeintranetsite.

Specifiekehandleidingen,gebruikersjablonenwordenapartopdeintranetpaginageplaatstzodatdezedirectgevondenkunnenworden.Eenverwijzingnaardezeapartedocumentenkomtookindealgemenehandleiding.Hetsjabloonvoorhetopstellenvaneenreeksenpaspoortkanzovanhetintranetgepluktengebruiktworden.

2.6. Ondersteuning acties georganiseerd door de diensten Deverandercoördinatorenverhuisbeheerdervandebedrijfseenheidnemenzelfookinitiatievenomdenieuwemaniervanwerkenkenbaartemaken.Vanuithetprojectjuichendearchiefconsu-lentendittoe.Dekrachtvaneeninterneactieondersteuntimmersdewerkingeninspanningenvandeconsulentenvanhetproject.Zoziendecollega’sopdewerkvloerookdatdedirectiezichachterheelhetprojectzet.

Deprojectconsulentenvervullenbijdezeactieseenondersteunenderol.Opdergelijkeinitiatievenheerstereenopensfeerenkomendeconsulenteneenaantalknelpuntenterore.VoorbeeldenvanactiesgeorganiseerddoordedienstenzelfzijnLavitaèBELLa(districts-enloketwerking)enWash&Go(bestuurszaken).

2.7. Het overkoepelende Bell-projectHetoverkoepelendeBellteam lanceert zoals reedsaangehaaldeencommunitysitewaarophetprojectteam van het stadsarchief verschillende items van Documents@Stad kan belichten.Zij zorgen er ook voor dat het projectteam af en toe artikels kan publiceren in het algemenepersoneelsblad van stad Antwerpen ‘Antenne’ en de digitale versie ervan, ‘Antenneke’. Zoverscheenerbijvoorbeeldeenartikelronddeopleidingendiehetstadsarchieforganiseertvoorallestartendeinformatiebeheerders.

32


33

Projectdoelstellingen

Digitaal werken: unieke, volledige dossiers in centrale digitale klassementen

Tweepijlersvormendebasisvanhetdigitaalgaanwerken:• eenuniekenvolledigdossier,bijvoorkeurdigitaal;• eencentraleplaatsvoorhetuniekedossier:hetcentraledigitaleklassement.

1.Hetconcept‘uniekeenvolledigedigitaledossiers’1.Hetconcept‘uniekeenvolledigedigitaledossiers’

Eenadministratiediehaarwerkzaamhedencorrectwiluitvoeren,dientoveralledocumententebeschikkendieeenbepaaldezaakaangaan.

1.1. Vaststellingen

‘In het digitaal klassement van personeelsmanagement vonden ‘In het digitaal klassement van personeelsmanagement vonden we dikwijls vijf keer hetzelfde document terug. Daarom stelden we dikwijls vijf keer hetzelfde document terug. Daarom stelden we met het stadsarchief een mappenstructuur op. Dat gebeurde we met het stadsarchief een mappenstructuur op. Dat gebeurde volgens onze taken bij personeelsmanagement. Vroeger volgens onze taken bij personeelsmanagement. Vroeger was dat vaak op basis van de namen van collega’s. Nu krijgt was dat vaak op basis van de namen van collega’s. Nu krijgt ieder document een unieke en logische locatie op de server. ieder document een unieke en logische locatie op de server. Hierdoor winnen we plaats en tijd om iets terug te vinden.’Hierdoor winnen we plaats en tijd om iets terug te vinden.’

UitdecontactenmetdedienstenenviadediverseICT-enandereprojectenvanstadsdienstendiehetstadsarchiefinhetverledenmeeopvolgde,bleekdaternietsteedsopeenuniformemaniermetdocumentenwerdomgegaan.Dienstenhaddensomsmoeiteomallenuttigeenrelevanteinformatie terugtevinden.Eengebrekkige informatiehuishoudingmaaktedatdeze informatiesomsonvindbaarbleefofdathetwerkprocesonnodigvertragingopliep.Ditkwamdebedrijfs-voeringniettengoede.Zokonnietaltijdwordenvoldaanaandeverplichtingenmetbetrekkingtotopenbaarheid,ofslaagdenzeernietinproceduresbinnenwettelijkvoorzienetermijnenaftehandelen.

Het afleveren van stedenbouwkundige vergunningen is een voorbeeld van een proces waarbijeengebrekkigeinformatiehuishoudinghettijdigafhandelenvanaanvragenhypothekeerde.Hetwasnietaltijdevenduidelijkwaarbelangrijkedocumentenzoalsadviezenvandebrandweerzichbevonden.Informatieovereerderverleendevergunningenkonzichopmeerdantienverschillendelocatiesbevinden.Kortom,hetdocumentbeheerbinnenditproceswasonvoldoendeafgestemdopheteigenlijkewerkproces.

Digitalisering was vaak enkel een oplossing voor het overbruggen van tijd en afstand, maarzelden een oplossing voor het plaatsprobleem. Integendeel zelfs, maar al te vaak leidde een

34

Optimaal digitaal: Projectdoelstellingen

ondoordachteaanpaktotmeerarchief.EenvoorbeeldhiervanishetpostbedelingssysteemVIP14(VerwerkingInkomendePost)waarbijmisschienweldeprimairedoelstellingwordtgehaaldomdepostsnelbijdebehandelendeambtenaartekrijgen,maarwaarbijervierkeermeerarchiefwordtgeproduceerd.

Erwerdonnodigveelenonnodiglangarchiefbijgehouden.Ondoordachtdocumentbeheerleidtimmers tot ongestructureerd, ongeschoond en ongeselecteerd archief. De archiefconsulentenzagenregelmatigkasten,keldersenserversvollopenmetdergelijkarchief.Hetretroactiefordenenis een arbeidsintensieve opdracht die de diensten niet meer konden opbrengen, voornamelijkomdat er al een grote achterstand was en de huidige werknemers dit archief ook niet meerkenden.Ondertussenmoestensteedsnieuweruimtenwordengezochtofhardeschijvenwordenbijgeplaatstomdedossierstekunnenblijvenstockeren.

Eengebrekaansamenhangindeinformatiehuishoudingvandestadleiddetotdubbeleopslagvaninformatieendecreatievanschaduwdossiers.Dienstenenafdelingen,maarookpersoneels-ledenbinneneenzelfdeteam,wistenvaakonvoldoendevanelkaarwatzebewaren.Gegevensdieelderszijnterugtevinden,werdenvaakintegraalovergenomen,afgedruktengeklasseerdterwijleensimpeleverwijzing,eensamenvattingofeenoverzichtbladmetenkeldereferentieszoudenkunnenvolstaan.ZowistenbijvoorbeelddeverschillendeafdelingenvandedienstOpenbaarDomeinnietvanelkaarwiewatklasseerdeenbewaardeenhieldenzebijgevolgvaakelkinhuneigenklassementdezelfdedocumentenbij.EenandervoorbeeldwarencollegebesluitendiearchiefconsulentenopdiverseplaatseninextensoenvaakinveelvoudtegenkwamenterwijlzeevengoedraadpleegbaarzijnineendigitaalinformatiesysteemzoalsNotulus.

1.2. Gewenste situatieZoalsindemissiebeschreven,ishetvooreengoededossiervormingnodigdatdossiers:• volledigzijn;• kwalitatiefzijn;• goedgestructureerdzijn.

Datwilzeggendatalledocumentenmetbetrekkingtoteenbepaaldezaak1alseenlogischgeheelwordenbeschouwdenbinnenéénarchiveringssysteemwordenbewaard.Eendergelijke’zaak’isbijvoorbeeldeenaanvraagvooreenbouwvergunningvooreenspecifiekhuis,ofdebevorderingvaneenbepaaldpersoneelslid.Alledocumentendiebijbehandelingvaneendergelijkezaakgevormdworden,horendanooksamen inééndossier.Wanneereenover-heidbijvoorbeeldmoetverantwoordenwaaromeenbepaaldebouwvergunninggeweigerdwordt,moetzealledocumentenkunnenvoorleggendietotdiebeslissinghebbengeleid.Hierbij inbe-grependeinternee-mailsenverslagenvanoverleg.Zijkunnenimmersbepalendefactorenzijngeweest.Alledocumentendienendanookopéénplaatsgeklasseerdteworden,zodaterslechtsééndossierbestaat:hetuniekedossier,datalledocumentenbevat.Ookalleberichten,hoevluchtigzeookzijn,horendusthuisinditdossier.Denkdaarbijindeeersteplaatsaane-mail,maareigenlijkookaansmsentwitter.

1 1 Eenzaakiseengeheelvanhandelingendiewordenuitgevoerdbinneneenbepaaldetijdspannerondéénbepaaldgeval.Eendossier isdandebundelvanalleontvangenofzelfopgesteldedocumentenbijdeafhandelingvanéénzaak.Archiefdocumentenontstaanaltijdalsgevolgvaneenbepaaldehandelingoftaakdiedeadministratieuitvoert.

35

Vooralvoore-mailisditprobleemnijpendinAntwerpen.PST-bestandenvanmeerderegigabyteszijngeenuitzondering.Zestaanechterallemaaloppersoonlijkeschijvenvandepc’somdatdecapaciteitvandepostbussenopdemailserverbeperktis.Datwilzeggendateenheelgrootdeelvandeadministratievecommunicatieontoegankelijkisvooranderecollega’senbewaardwordtzonderback-up.Ditheeftzeerlastigegevolgenwanneerzo’nschijfcrashtofeencollegaafwezigis.Daaromwerktehetstadsarchiefvoore-maileenuitgebreidestrategieuit,omervoortezorgendatdepersoneelsledenhune-mailsindedossiersklasserenzodatdiedossiersvolledigzijn.DezestrategieisgebaseerdopdebevindingenvanhetDAVID-projectenhettechnischrapporte-mail-archiverendathieroververscheen2.Destrategiekomteropneerdate-mailsen/ofbijlagenmetarchiefwaardeuithete-mailsysteemworden geëxporteerd en zaaksgewijs in de overeenstemmende dossiermap van het digitaleklassementwordengeklasseerd.Standaardverlooptditviahetmenu‘opslaanals’3.HetstadsarchiefontwikkeldeeenpluginvoorOutlook,deKlasseerToolboxdieervoorzorgtdatditeenvoudigerkanverlopen.Dezekomtverdernogaanbod.Demedewerkersvandestadontvangenookrichtlijnenoverwelkee-mailszemoetenklasserenenwelkezekunnenvernietigen.beelding:

Metbehulpvandezerichtlijneneninstrumentenisdegebruikerinhoudelijkentechnischinstaatomvolledige,kwalitatieveengestructureerdedossiersoptebouwen.

2.Hetcentraledigitaleklassement2.Hetcentraledigitaleklassement

Uniekedossiersdienenookeenuniekeplaatstekrijgen.Hiervoorishetcentraleklassementhetuitgangspunt.Ineenklassiekepapierenadministratiebestaan(meestal)centraleklassementen.Vaakzorgteensecretariaatvaneenafdelingvoordeopslag,hetklasserenendebewaringvandedocumentenindatcentraleklassement,tegelijkmethetbehandelenvandebriefwisseling.IndeAntwerpseadministratie(zoalsindemeestehedendaagseadministraties)wordtdelaatste15jaarveruithetgrootstedeelvandedocumentendigitaalaangemaakt.Parallelmetdieevolutieverschuiftde rol vanhet centrale klassementende secretariaatswerking steedsmeernaardeachtergrond.Debriefwisselingwordtnietlangercentraalverstuurd,maariederverzendtzelfzijne-mailsenzorgtzelfvoordebewaring.Geleidelijkaanverwatertdanookhetcentralepapierenklassement.Demeestepersoneelsledenzijnnietvertrouwdmetklasserenenzoekendaardoorindividueelnaaroplossingen–ennietalleenvoordee-mails.Zebouweneigenklassementen,oppapierinhunpersoonlijkekast,ofdigitaal,ineenmaponderhuneigennaamopdecentraleserver,ineenmapophunlokalepc,ofinhunmailbox.

2 2 F.Boudrez,E-mails:hoeklasserenengoedarchiveren?,TechnischrapportStadsarchiefAntwerpen,Antwerpen,2006.3 3 Deconcreteaanpakvindjeterugin:F.Boudrez,W.VannesteenR.Verhaert,Beslissingstabelvoorhetklasserenvan

emails,in:Wieklasseert,dievindt.Hedendaagsdocument-enarchiefbeheerinbesturenenorganisaties,Politeia,2008,I,43-48.

E-mails in de verkenner

36


Zoontstaantalvankleinelokaleklassementjes,oppapierzowelalsdigitaal.Doorditverspreidbewarenishetvaakmoeilijkomdenodigeinformatievlotterugtevinden.Dossierszijnversnipperd,onvolledig,ontoegankelijk(wantopdec-schijfvaneencomputer),enhebbenprivacybeperkingen(wanteendeelstaatnogindepersoonlijkemailboxvaneenpersoneelslid).Ditzorgtvoortijd-verlies(wegenshetzoekennaardejuistedocumenten),verwarring,enonduidelijkhedenbijdebehandelingvandossiers.Omdittevermijdeneninformatiedelenmogelijktemaken,kiezendeprojectconsulentenvoordeimplementatievaneencentraalklassement.Omdat het grootste deel van de documenten nu digitaal ontstaat, en digitaal werken encommunicerentalvanvoordelenhebbentenopzichtevanpapier,iserbijdestadAntwerpenvoorgekozenomdigitaaltewerken.Bijgevolgdientookditcentraleklassementdigitaaltezijn.

EencentraaldigitaalklassementkrijgtdaneenplaatsopeengemeenschappelijkeserverwaardedocumentenendossiersvandehelestadAntwerpenwordenopgeslagen.Elkpersoneelslidheeftvolgensdevereistenvoorzijnfunctietoegangtot(delenvan)ditklassementendienterzijndocumenteninteklasseren.Concreetgaathetomeenmappenstructuurmeteenbijhorenderechtenstructuurdieeenbepaaldelogicavolgt.

Defunctieendeinhoudvanhetcentraledigitaleklassementwordenbestafgestemdmetanderesystemenzoalshetintranet,docushare,FTP-servers,contentmanagementsystemen,enzovoort.De finaliteit van deze systemen is weliswaar meer gericht op publicatie en verspreiding vaninformatie,maarzebevatteneveneensveeldocumenten.Hetisbijgevolgaangewezendatvoordezedocumentenéénduidelijkebewaarplaatsalsprimairegegevensbronwordtvastgelegd,vanwaaruitdedocumentenvervolgenswordengearchiveerd.Doorgaansisdithetcentraledigitaleklassement,wanthierzijndedossiersvolledig(er).

2.1. Centrale digitale klassementen op fileservers: enkele basisprincipes

uitgangspunten:• Fileservers• Strakkeinstructiesoverdenaamgeving• Inoverlegmetdegebruikers• Eenvoudigenherkenbaar

AangeziendestadsdienstenwerkenineenWindowsomgeving,stelthetstadsarchiefeenmappen-structuuropwaaringenavigeerdwordtviahetprogrammaWindowsverkenner.Hetiseenbewus-tekeuzeommeteenzolaagmogelijkedrempeltewerken.

Dearchiefconsulentenkiezenerookvooromeenaantalregelsvoornaamgevingvanbestands-enmapnamenintevoeren.DaarvoorhanteerthetdeinternationalestandaardISO9660.Dezelegteenaantalbeperkingenopinhetgebruikvansoortenaantalkarakters.Inoorsprongisdezenormbedoeldvoorhet schrijvenvancd-roms.Debeperkingenbevorderenhet terugvindenenuitwisselenvandedocumenten.

37

Enkeleregelsdiehetstadsarchiefintroduceert:• Vermijdspatiesindemapnamen,gebruiktervervanginghetunderscore-teken(_)ofschrijf

dewoordenaanelkaar Niet:BurgerlijkeStand Wel:BurgerlijkeStandofBurgerlijke_Stand• Gebruikenkeldevolgendekarakters:0-9,a-z,A-Zenhetunderscoreteken(_)• GebruikdevolgendekaraktersNIET:spatie\/:*?“<>|!%&‘–;=()• Gebruikvoormapnamenmaximaaldertigkarakters• Gebruikvoorbestandsnamenmaximaalzestigkarakters• Ontwikkeleenstructuurdienietdiepergaatdan8niveaus

tip:Een praktisch voordeel van deze regels is dat gebruikers binnen een netwerk kunnenverwijzennaardocumentenopeenserver.Zokanuineene-mailenkeleenverwijzingnaarhet documentopnemen, inplaatsvanhetdocument inbijlage toe tevoegen (natuurlijkopvoorwaardedatdeontvangervandee-mailtoegangheefttothetnetwerk).Hetmaaktsamenwerkeneenvoudigerenhoudtdeaangroeivandee-mailpostvakkenbinnendeperken.

Gebruikdenotatie:file://gevolgddoordeverwijzingnaardelocatievanhetdocumentdieukopieertuitdeadresbalkvanuwVerkenner.Bijvoorbeeld:file://G:\1_01_Overlegorganen\1_01_01_Directiecomite\2009\20090112_agenda.doc

‘Inmiddels heb ik samen met het stadsarchief een nieuwe en ‘Inmiddels heb ik samen met het stadsarchief een nieuwe en logische structuur voor het digitale klassement uitgetekend. logische structuur voor het digitale klassement uitgetekend. Van collega’s krijg ik overwegend positieve feedback, al zeggen Van collega’s krijg ik overwegend positieve feedback, al zeggen ze het ook als ze het met een bepaalde keuze niet helemaal ze het ook als ze het met een bepaalde keuze niet helemaal eens zijn. Ik probeer iets te doen met die kritiek en blijf open eens zijn. Ik probeer iets te doen met die kritiek en blijf open staan voor wijzigingen. Dat vergroot de kans op slagen.’staan voor wijzigingen. Dat vergroot de kans op slagen.’

Eenvolgendevereisteisdateenklassementgedragenmoetwordendoordiegebruikers.Idealiterhebben zij er mee over nagedacht en er ook hun inbreng in gehad. De informatiebeheerderspeelthiereenbijzonderbelangrijkerol.Ditisimmersdetussenpersoontussenbedrijfseenheid(gebruikers)enstadsarchief.Hijofzijsteltdeklassementenmeeop,legtzevooraandecollega’s,noteert en behandelt hun opmerkingen en zoekt samen met het stadsarchief naar de besteoplossing.

Tenslotte,iseenvoudeenbelangrijkevereiste.Hoeoverzichtelijkerhetklassementenhoeminderdegebruikermoetnadenkenbijhetklasseren,hoesnellerhijervangebruikzal(blijven)maken.

38


De indeling van dergelijke mappenstructuur volgt de logica van algemeen (hoofdmap) naarbijzonder (document). Doel is ervoor te zorgen dat zelfs een leek, bijvoorbeeld een nieuwpersoneelslid,gemakkelijkdocumententerugvindtdoortebladerenindemappenstructuur:• hoofdmap:bijvoorbeelddetaakoffunctie;• submap (vergelijkbaar met de papieren omslag van papieren klassement): de zaken of

onderwerpen;• documenten(Word,Excel,Visio,e-mailberichten,…):destukkenvanhetdossier.

BijdestadAntwerpenbestaanerbijhetbeginvanhetprojecttwaalfgroteafdelingen,bedrijfs-eenheden genaamd. Het gaat om cultuur, sport & jeugd (CS); districts-en loketwerking (DL);financiën (FI); sociale zaken (SZ); integrale veiligheid (IV); lerende stad (LS); marketing &communicatie(MC);personeelsmanagement(PM);patrimoniumonderhoud(PO);stads-enbuurt-onderhoud(SB);stadsontwikkeling(SW);bestuurszaken(BZ)4. Ineersteinstantieiserbeslotenom een centraal digitaal klassement op te stellen per bedrijfseenheid. Dat wil dus zeggen:12 klassementen. Telkens van nul vertrekken vraagt een grote inspanning en dit komt ook deuniformiteit niet ten goede. Daarom hebben de projectconsulenten eerst een hoofdstructuuropgestelddievoor iedereengelijkzouzijn.Ditkanerbijvoorbeeldvoorzorgendatpersoneels-ledendievanbedrijfseenheidveranderen,snelhunwegvindeninhetklassementomdatdebasisvooriedereengelijkis.

In die hoofdstructuur maken ze een opdeling in 5 grote basisonderdelen, standaard door elkebedrijfseenheidtegebruiken:0. Wetgevingenbesluitvorming

Ditdeelisbedoeldvoordocumentatieenwet-enregelgevingdiesnelteruggevondenmoetkunnenworden.Hetisgeenplaatsvoorarchiefdossiers.Dedienstenkrijgenveelvrijheidomdezemappen intevullen.Erwordtvanuitgegaandathierenkeldocumentatie in terechtkomt,dieoplangetermijnnietbewaardmoetworden.

1. InterneorganisatieDitzijndetakendiedeorganisatie(inditgevaldebedrijfseenheid)uitvoertomhaareigenwerking te ondersteunen. Denk dan bijvoorbeeld aan beleid, interne en externe overleg-organen,financiën,personeel,patrimonium,ict,internecommunicatie.Voorditonderdeelheefthetstadsarchiefindeloopvanhetprojectookeendieperestructuuruitgewerkttotophetderdeniveau.Hiervankanzominmogelijkwordenafgeweken,opnieuwomdeuniformi-teitinhetklasserenvangelijkaardigedocumentenaantemoedigen.

2. PrimaireprocessenNaastdeinterneorganisatiezijnerdeprimaireprocessenoftaken.Ditzijndetakenwaarvoordebedrijfseenheidwordtopgericht.VoorbeeldenvoorhetbeleidsdomeinJeugdzijndetaken:verstrekkenvansubsidies,terbeschikkingstellenvanmateriaaleninfrastructuur,multikanaledienstverlening, eigen aanbod van activiteiten, regie en coördinatie jeugdwerking in destad.Omdathierelkzijnspecialiteitheeft,metbijzonderewerkingenregelgeving,moetditonderdeelvooriederebedrijfseenheidafzonderlijkopgebouwdworden.

4 4 Opheteindevanhetprojectwarendoorverschillendehervormingenvolgendebedrijfseenhedenovergebleven:cultuur, sport & jeugd (CS); districts-en loketwerking (DL); financiën (FI); samen leven (SL); actieve stad (ACT);marketing & communicatie (MC); personeelsmanagement (PM); patrimoniumonderhoud (PO); stads- en buurt-onderhoud(SB);stadsontwikkeling(SW);bestuurszaken(BZ).Uitdeoorspronkelijkebedrijfseenhedenontstondenookdrieextraverzelfstandigdeeenheden:stedelijkonderwijs(SO),kinderopvang(KOP),stadsplanning(agSTAN).

39

3. ProjectenOmdiverse redenenbesluithet stadsarchiefookomprojectwerkingaf te zonderenvandegewonetaakuitvoering.Projectenzijnnamelijkafgelijndegehelen,meteenduidelijkbegin-eneindpunt.Vaakhebbenzeookeigen,apartaangeworvenpersoneel,eeneigenbegrotingeneenduidelijkomlijnddoel.Naafloopkunnendezeprojectdossiersalseengeheelgearchiveerdworden. Het eigen project Documents@Stad krijgt zo bijvoorbeeld ook een eigen, apartelocatieindemappenstructuur.

4. VzwBijveelbedrijfseenhedenbestaanerooknevenorganisatiesvoorhetuitvoerenvanbepaaldetaken.Inhoofdzaakgaathethierom(stedelijke)vzw’s.Dezeorganisatiesmoeten(deels)eenaparte structuur krijgen, vooralomdat zeondereenanderwettelijk statuut vallen. Er zijnandereregelsvantoepassing.Zovoerenvzw’seenandersoortboekhoudingdandegemeenteennemenzepersoneelaanopeenanderemanier.Zehebbenookeigenbeleidsorganen.Dedocumentenvandeinterneorganisatievaneenvzwwordenbijgevolgineenapartemappen-structuurondergebracht.Zozijnzesteedsgescheidenvandeanderedocumentenvandestad.

2.2. Opbouwen van een centraal digitaal klassement

2.2.1 Opbouw klassement interne organisatie2.2.1 Opbouw klassement interne organisatieBinnenhetprojectblijktalsneldathetopbouwenvaneenuniformklassementvoordeel1.Interneorganisatievandebedrijfseenhedeneenquickwinzouzijn.Dewerkingvandezeondersteunendetakenisooktamelijkgestan-daardiseerd.Zobeschiktelkeorganisatieoverbijvoorbeeldpersoneelenfinanciën.Daardoorbestaaterookalenigeliteratuur5overhetthema, wat het opstellen van dergelijk klassement gemakkelijkermaakt.Omdatdewerkingzouniformblijkt,kunnendearchiefconsu-lentenhierookinstructiesvoorzienwaarbijzepermapomschrijvenwateringeklasseerddientteworden.Daaromwordtditeeneerstewerkdomeinvanhetproject.Omditterealiseren, bezoeken de projectconsulenten enkele stafdiensten vandeverschillendebedrijfseenheden.Zij zijndiegenendiedezeonder-steunendetakenmeestaluitvoeren.Opbasisvanonderzoekbijeenviertal stafdiensten bouwen de archiefconsulenten een grootstegemenedelervandezeklassementenopmetalsresultaateenuniformondersteunendklassement.

2.2.2 Opbouw klassement primaire taken2.2.2 Opbouw klassement primaire takenWaarervoorondersteunendeklassementenalvoorbeeldenenliteratuurbestaan,dientervoordeprimaireofkerntakenveelmeerpionierswerkverrichtteworden.Hetprojectneemtalsuitgangspuntomdeklassementenoptebouwendeprocesmodelleringvandetakenvandestedelijkediensten.Waarditontbreektofnietvoldoet,wordtuitgewekennaaranderemethodes.

5 5 Deprojectconsulentenraadplegenondermeerderesultatenvaneenaantalselectieoperatiesvanhetstadsarchiefuithet verledeneneen rapportover theaterarchieven, zie: ElsMichielsen;Rapport Theaterarchievenachterdeschermen.Tussenbewarenenvernietigen,StadsarchiefAntwerpen,2004.

Voorbeeld van de mappen-structuur van de bedrijfseenheid bestuurszaken

40


Uitgangspunt: de procesmodelleringUitgangspunt: de procesmodelleringOmdatdocumentenendossiersgevormdwordenactiviteitenentaken,isheteengoedideeomzeterangschikkenaandehandvandietaken.Zowordtdecontexthetzuiversteweergegeven.Dezeactiviteitenzijnrelatiefstabielbijeengemeenteofstad.Detaken(inditgevaldetakenvaneenbedrijfseenheid)alsbasisnemenvoorhetklassement,is bijgevolg een goed uitgangspunt. Een probleem daarbij is dat die taken veelal niet goedgedefinieerdofzelfsbekendzijn.Personeelsledenzienvaakslechtshuneigenwerkzaamheden,enniethetgroterekader.Zekunnendanooknietgoeduitdrukkenwelketakenzeexactuitvoeren.Ditkandeelswordenopgevangendooreeninstrumentdatbijdestadgebruiktwordtsinds2003,metnamedeprocesmodellering.Procesmodellering iseenwerkinstrumentdatdewerkprocessen inkaartbrengt.Het is ineersteinstantiegeïmplementeerdbijdestadAntwerpenomdewerklastteberekenenenomhetbenodigdepersoneelomalleuittevoerentakeninkaarttebrengen.Hetvoordeelisdatdedocumentvormingaandezewerkprocessengekoppeldkanwordenenerzoeenklassementopgesteldkanworden.Bijdestartvanhetprojectzijnerzo’n120processendiebetrekkinghebbenopdienstendiever-huizennaarDenBell.Zezijnhetrichtpuntbijdeaanvangvanhetproject.Opbasisvanditaantalmakendeconsulentenvanhetstadsarchiefookeenwerkinschatting.Eenopmerkingbijdezemethode isdatbepaaldewerkprocessenmeer resultaatopleverendanandere.ZogebruikenbijvoorbeeldaldeAntwerpsebibliothekendezelfdeprocesmodellering.Datwilzeggendateenklassementopstellenvoordebibliotheken,ineenseenklassementoplevertvoor28diensten.

Veelprocesmodelleringenblijkenuitstekendgeschiktomalsbasistegebruikenvooreennieuwklassement. Andere komen niet in aanmerking omdat ze geen weerspiegeling zijn van dewerkzaamhedenvandepersoneelsleden.Vaaksommenzeenkeleenaantalalgemenehandelin-genop,diegeenbetrekkinghebbenopeenspecifieketaak.

Zo zijn de werkprocessen van de bedrijfseenheid sociale zaken in zeer algemene termengedefinieerd.Depersoneelsledenkunnenzichnietherkennenindeopgesomdetakenenerkunnenookgeendocumentenaangekoppeldworden.Dezeprocesmodelleringblijktdusongeschiktvoorhetopstellenvaneenklassement.

Voorbeeld van een uitgetekend werkproces van de stedelijke musea

41

VoorbeeldDewerkprocessenvandebedrijfseenheidsocialezakentonengeenconcretetaken.1. Beleidsvorming2. Informerenensensibiliseren3. Ondersteunensociaalweefsel4. Regie5. Handhaving,inspectieentoezicht6. Gevensubsidies7. Vergunningenenattesten8. Trajectbegeleiding9. Bemiddeling10.Beheerenuitbouwcentra11.Educatie

AlternatievenAlternatievenWanneerpersoneelsledenhunwerkzaamhedennietherkennenindeprocesmodellering,wanneerereenreorganisatiebezigis,ofwanneerdeprocesmodelleringgeenduidelijkebandheeftmetde documenten die worden gevormd, kunnen de projectconsulenten ze niet als uitgangspuntnemen.Indiegevallenmoetenzeopzoeknaareenalternatief.

• Uitgaan van een bestaand klassement: Uitgaan van een bestaand klassement: eeneerste mogelijkheid is zich baseren op debestaande mappenstructuren. Vaak hebbendienstenreedsinterneeninspanninggeleverdomhundocumentengoedteordenenenhebbenzedaarvoorzelfeenstructuuropgebouwd.Doormiddel van de RecordsManagementToolbox(zie verder) kunnen deze mappenstructurengeregistreerd en overgezet worden in eentekst- of Excelbestand. Dit bestand kan dangemakkelijkwordenbewerktengebruiktvooroverlegendiscussieoverhetontwerpvandenieuwemappenstructuur.

• Functionele classificatie:Functionele classificatie:eenindelingvolgenstaakdomeinen,takenenhandelingeniseenderdevertrekbasisvoorhetopbouwenvanklassementen.Dezefunctioneleclassificatievoorgemeentenismomenteelinvolleontwikkelingenbestaatnognietingepubliceerdevorm.Ze isdebasisvoordeselectielijstenvoorgemeentearchiefdiedeVVBADopstelt.Ze isdusnognietvolledigenomvatnognietalletaakdomeinenvandegemeentelijkeadministratie.Daarbij komt dat de organisatorische indelingen van de stad (bedrijfseenheden, diensten,vzw’senautonomegemeentebedrijven)vaakdwarsdoordetakenvandefunctioneleclas-sificatieheenlopen.Zegaanintegendeorganisatorischerealiteit,waardoorzeindepraktijkvaakmoeilijkeropteleggenzijn.

Registratie van de bestaande mappenstructuur van de bedrijfseenheid financiën, gebruikt als basis voor een nieuw ontwerp

42


tip:Defunctioneleclassificatiebiedtanderzijdsweleenhouvastwanneerstatischedossiersgeordendmoetenworden.Zowordendedossiersvanfinanciëndieovergedragenzijnaanhetstadsarchief,ingedeeldvolgensdetakenvandezeclassificatie,inplaatsvanvolgensdeprocesmodellering.Ditomdatdezetakentochsoliderenoverzichtelijkerzijndandeprocesmodelleringdievaakaangepastisaanconcreteentijdelijkenoden.

Zie bijvoorbeeld het archievenoverzicht van het stads-archief:http://www.felixarchief.be>archievenoverzicht>archievenvandestadAntwerpen>Internewerkingvandestad>Financiën.

VergelijkditmetdewerkprocessenvandebedrijfseenheidFinanciënFI1:uitgavenFI2:begrotingFI3:afsluitingdienstjaarFI5:niet-fiscaleontvangstenFI6:financiëlestromenenliquiditeitenFI7:beheerstamgegevensFI8:verzekeringenFI9:uitbetalinglonenenweddesFI10:belastingenFI11:adviesprocesFI12:controlesboekhouding

Wanneerdeprocesmodelleringvaneenbedrijfseenheidniethelptbijhetopstellenvaneennieuwklassementenookdefunctioneleclassificatieofanderetaakbeschrijvingennietvoorhandenzijn,zijnernog twee andere mogelijkheden: twee andere mogelijkheden:denodigeinformatiehalenuitgesprekkenmetdewerk-nemersenleidinggevendenenindelingenmakenperdienstofafdeling.

• Gesprekken met de werknemers: Gesprekken met de werknemers: Somsnemendeprojectconsulenteninterviewsafvandepersoneelsleden.Vaakkunnendearchiefconsulentenlangsdezewegtewetenkomenwelketakendebedrijfseenheideffectiefuitvoertenzoeenklassementopbouwen.Ookwanneerdeprocesmodelleringwelvoldoetenalsleidraadwordtgebruikt,wordtersteedsvoorgekozenomdeze teevaluerenenaan te vullenaandehandvangesprekkenen suggesties vandegebruikers.

43

• Indeling per dienst/volgens het organogram: Indeling per dienst/volgens het organogram: Bijenkelebedrijfseenhedeniserovergegaantoteenindelingperdienstofafdeling.Hetkomteropneerdatereenmapperdienstwordtgemaakt.Ditisnietideaalomdatdetakendiededienstuitvoertmeestaldienstoverschrijdendzijn,ennietstoppenbijdeeigendienst.Maarindedriejaartijddathetprojectgeduurdheeft,zijnerverschillendebedrijfseenhedenovergegaantotreorganisaties.Zofuserendebedrijfseenhedenintegraleveiligheidensocialezakenenvormenzedenieuwebedrijfseenheidsamenleven.Dezereorganisatieverlooptonge-veergelijktijdigmetdegeplandeimplementatievaneennieuwklassement.Datzorgtervoordatdedienstenzelfnietmeerwetenwelketakenzezullenuitvoeren.Dearchiefconsulentenslagenerdusnietineenklassementoptestellenaandehandvanprocesmodellenofgesprek-ken.Uiteindelijkkiezenzedantochvoorhetopstellenvaneenklassementvolgenshetnieuweorganogramvandebedrijfseenheid.Hieroverkunnenzeopdevalreepbeschikken.Uiteindelijkisditklassementeenhalfjaarnadatumreedsaanherzieningtoegebleken,omdatpaslaterduidelijkgewordeniswelkedocumentenergevormdwordenenhoediezichtotdetakenenafdelingenverhouden.

2.2.3 Bijzondere klassementen2.2.3 Bijzondere klassementenVoorhetopbouwenvaneenklassement voor een vzwklassement voor een vzwishetzoalsreedsvermeldeennoodzaakdatdeondersteunendetakenvandevzwafgezonderdwordenvandeondersteunendetaken(interneorganisatie)vandebedrijfseenheidendestad.Deprimairetakenvaneenvzwhoevendaarentegennietaltijdineenafzonderlijkestructuurtewordenondergebracht.Eenvzw ismeestalopgerichtomeen reguliere taakvandegemeenteofstadvlotterensnelleruittevoeren.ZoheeftdestadAntwerpenvzw’svoorhetverdelenvansportsubsidies,voorhetmakenvanculturelepromotie,voorhetuitbatenvancultuurcentra,enzo-voort.Ditzijnechterallemaaltakendiedestadookzaluitvoerenindienergeenvzwisendiedestadinhetverledenookuitvoerdezondervzw.Dezevzw’szijnmeestalnauwverbondenaaneenbedrijfseenheid.Daaromwordendeprimairetakenvandezevzw’ssomsookonderdeprimairetaken inhetklassementondergebracht.De taakuitvoering looptmetanderewoordengewoondoor,methetverschildatzenuuitgevoerdwordenviaeenvzw.Heelwatactiviteitenontstaanookviaprojecten,gefinancierdviaeenvzw,bijvoorbeeldspeel-pleinwerking.Dezewordenopgestart,maarveranderennadienineenregulieretaak,geheelofgedeeltelijkbetaalddooreenvzw.Ditsoortvantakenisopgenomeninhetreguliereklassement.Somswerkenderegulieredienstenendevzwookgezamenlijkaanhetzelfdedossier,ofvoerteenpersoneelslid,datopdeloonlijststaatvandevzw,ookeenandereprimairetaakuit,zonderverdercontacttehebbenmetdievzw.Degrenstussendeprimairetakenisdusnietsteedsevenduidelijk.

Eenapartprobleemdatzichsteldebijhetvastleggenvaneenklassementvoorvzw’s,isdatzijeenzekereautonomiehebben.Destadheeftmetdemeestevzw’sweliswaareenbeheersovereenkomstafgeslotenenzezijnookformeelbetrokkenindearchiefzorgvandestad6.Tochleeftbijhensterkhetgevoelvanautonomie.Sommigenbeschikkenovereeneigenserverennetwerken/ofwerkennietineenWindows-omgeving.Ditkanweleensvoormoeilijkhedenzorgen.Zoschermensom-migevzw’shungegevensafdoorhetweigerenvantoegangtothunmappenstructuur.Anderenweigerenomarchievenovertedragenofomzichteconformerenaandeindelingvandestedelijkemappenstructuur.Ennoganderenweigerenhelemaalommeetewerken.Enkellangeensomsmoeizameonderhandelingenkunnenditsoortproblemenoplossen.

6 6 Collegebesluitvan1augustus1996metbetrekkingtotdearchiefzorg(jaarnummer10458).

44


Somskomenernogandere vormen van autonomieandere vormen van autonomievoor.Denkaanautonomegemeentebedrijven,internverzelfstandigdeagentschappen,externverzelfstandigdeagentschappenenzovoort.Voorditsoortdienstenstelthetstadsarchiefgewoonlijkeenvolledigapartestructuurop.Hetverschilmetvzw’sisdatdielaatstengewoonlijkeen(relatief)kleindeelvandetakenvaneenbedrijfs-eenheiduitvoeren,ennognauwsamenwerkenmetdebedrijfseenheid.Voordebovengenoem-de soorten van autonomie geldt dit niet. Zij hebben gewoonlijk een volledig afgesloten eigenwerking,enkrijgendanookeenheeleigenklassement.

2.3. Het vastleggen van de lees- en schrijfrechtenEen heel bijzondere en onderschatte problematiek bij de implementatie van de eerste nieuweklassementen,ishetvastleggenvandetoegangsrechten.Hoewelinformatiedelenhetuitgangs-puntis,blijktertocheenenormeterughoudendheidtezijn.Deeneafdelingwenstgeentoegangtot haar documenten te geven aan de andere. Soms leidt dit tot bizarre situaties, waarbij deafdelingXdeadministratieveenafdelingYdetechnischeafhandelingvanhetzelfdedossierdoet,enzetochweigerenomelkaartoegangtegeven.Ditzorgtvoordubbeledossiervorming,metallerisico’senproblemendiedaarbijhoren.

Uiteindelijkiservoorgekozenomeenalgemenegedragslijnuittezetten,waarbijinformatiedelenvooropwordtgesteld.Slechtsenkeleuitzonderingenwordentoegestaan:• schade aan personen:schade aan personen: informatie die een oordeel over iemand bevat, bijvoorbeeld

waarderingenof tuchtdossiersenpersoonlijke informatie, zoalsadres, telefoonnummerengegevensdieonderhetmedischgeheimvallen;

• schade aan de stad:schade aan de stad: vertrouwelijke informatie, meestal nog niet besliste voorstellen enbijhorendediscussies,waarvanhetrisicobestaatdatzedoorderdentegendestadofhaarvertegenwoordigerszoukunnenwordengebruikt;

• economische belangen: economische belangen: informatiedieindienalgemeenbekend,deeconomischebelangenvandestadofvanderdenkanschaden;

• gerechtelijke procedures:gerechtelijke procedures: informatie met betrekking tot gerechtelijke procedures ofstrafrechterlijkefeiten.

De maximale toegang tot informatie impliceert dat elke stadsmedewerker overal leesrechtenkrijgttenzijéénvanvoornoemdeuitzonderingsgrondengeldt.Dematewaarinmedewerkersookderechtenkrijgenom informatieaantepassenofaantevullen,dientelkbedrijfvoorzichtebepalen.Hierbijmoetrekeningwordengehoudenmetdeefficiëntievanbedrijfsvoeringeneenoptimaleinformatiedeling.

Ondanksdezerichtlijnzijnernogsteedsbijzonderveeldiscussies,dieinsommigegevallentotheelwatvertragingleiden.Hetwantrouwentenaanzienvanhetmaximaaldelenvaninformatieisbijeenaantalafdelingenheelgroot.Omhieraantegemoet tekomen,wordtsamenmetdeinformaticapartnerdemogelijkheidvoorzienomdelenvandigitaleklassemententeauditen.Voorwelbepaaldedelenvanhetdigitaleklassementwordenlogbestandenvanbeheersapplicatiesen–toolsgeturfd.Dezeloggegevenswordenineenaudittrailgecentraliseerd.Uitdezeaudittrailskanachterafwordenachterhaaldwiewelkedocumentenheeftbekekenofgemanipuleerd.

45

3.Valideren,uitrollenenimplementerenvandeklassementsstructuur3.Valideren,uitrollenenimplementerenvandeklassementsstructuur

3.1. ValideringNahetopstellenvaneenstructuurvooreenbedrijfseenheid inonderlingoverlegmetdeaan-gestelde informatiebeheerders, dient de mappenstructuur een formeel fiat te krijgen van dedirectiecomités en bedrijfsdirecteuren. De reden hiervoor is dat een mappenstructuur die nietgedragenwordtdoordeleidinggevenden,ooknietmakkelijkzijnwegzalvindennaardewerk-nemeropdewerkvloer.Deveranderingindocumentbeheervoeltbijdegebruikersrelatiefgrootaan.Veelmensenhebbenimmersindeloopderjarenzelfeenoplossinggezochtengevondenvoorhunpersoonlijkedocumenten.Zeklasserendezezelfineeneigenklassement,waar–volgenssommigen–niemandzakenmeeheeft.Dezeautonomiedoorbreken,iseengroteuitdaging.Eenandereveelgehoordekritiekvooreencentraalklassement,ishetgebrekaantijd.Omditteover-winnen,isdesteunvandedirectieabsoluutnodig.Alsexternedienstishetnamelijkonmogelijkomtestellendatpersoneelsledenvaneenafdelingtijdmoetenmakenvooreennieuwklassement.Datisdetaakvandedirectie.

3.2. Uitrollen: project Directory structurenEensdebedrijfseenheidbepaaldheeftwelkegebruikersgroepenwelkerechtenmoetenkrijgen,dienen het klassement en de rechtenstructuur nog klaargezet te worden. Hiervoor voorzietDigipolis,deinformaticapartnervandestad,eensjabloonwaarmeeeennieuwemappenstructuurmetbijhorenderechtenkanwordenopgezet.Bijditproceswordennogtalvancontrolesuitgevoerdomervoortezorgendatderechtenstructuurconsequentisopgebouwd.Omdeimplementatievande12mappenstructurenmogelijktemaken,wordteentijdelijkprojectopgezetbinnenDigipolisAntwerpen.De mappenstructuren met bijbehorende rechten worden leeg klaargezet. Er komt geengeautomatiseerdemigratievanoudenaarnieuwestructuur.Devoornaamsteredenhiervoor isdathetooknodigisomdeoudebestaandestructurenopteruimen.Daarbijmoetendebestandenvolgenseennieuwelogicawordenverplaatst.Ditproceskannietgeautomatiseerdverlopen.

3.3. Implementatie: informeren en opleiden gebruikers nieuwe structuurWanneer de nieuwe mappenstructuur dan klaar staat, neemt de bedrijfseenheid het nieuweklassementingebruik.Datwilzeggendatdegebruikersinstructiesdienentekrijgenover:• vormenprincipesvandenieuwestructuur;• klasserenvane-mails,metinbegripvandevraagwelkee-mailsgeklasseerdmoetenworden;• tipsvooroptimaaldigitaalwerken,omtevermijdendatdedigitalechaostegrootwordt.Het

gaathierbijdanomzakenalshetversturenvanlinksnaardocumenteninplaatsvanbijlagenofomhetgebruikvandefunctieredigeren(wijzigingenbijhouden);

• opruimen van oude mappenstructuren. Hierbij is er ook aandacht voor de basisprincipesvan selectie. Wat kan de dienst zonder toelating vernietigen (dubbels, voorbereidendekladversies,…)? Waar kan de administratie terugvinden wat vernietigd mag worden(informatiebeheersplannen)enhoekanzijdetoelatingvragen?

Allepersoneelsleden(diegebruikmakenvaneencomputer)vaneenbedrijfseenheidkrijgeneeninfosessie.Hierbijwordtookhetstartseingegevenvoorhetoverzettenvandedocumentenvandeoudenaardenieuwemappenstructuur.In principe staat elke medewerker in voor het verplaatsen van zijn eigen dossiers. Dit wordtgecoördineerddoordeinformatiebeheerder.Ineenaantalgevallenishetdeinformatiebeheerderdiedeheleoverzetuitvoert.

46


Bijhetstartseinvoordeoverzet,wordthetoudeklassementbevroren.Hetisnietdebedoelingdatdaarinnogverderwordtgewerkt.Basisprincipevandeopruimactie isookdatalledossiersovergezetdienenteworden,tenzijertoelatingtotvernietigingis.Archiveren(overbrengennaarhetstadsarchief)vandigitalebestandenwordtnietvanuitdeoudestructuurgedaan.Deredenhiervoor is dat deze structuren meestal ongeordend zijn en geen duidelijke contextinformatieweergeven.Er isdanookbeslotenomalle tebewarendossiersover tezettennaardenieuwestructuurenpasvandaaruittearchiveren.Overigensmoetennietenkeldeoudestructurenopgeruimdenovergezetwordennaarhetnieuweklassementopdecentraleserver,deinstructiesgeldenookvoorc-schijven(schijvenvandelokalepc),outlookbestandenopdee-mailserver,h-schijven(persoonlijkeruimtenopdegemeenschap-pelijkeserver),lossehardeschijven,cd-romsenzelfsdecentraleservers.Dezelaatstenwordenpasaangepaktnadatdedienstdiezegebruikt,effectiefverhuistnaarDenBell.Dedienstendienietophetstedelijkenetwerkaangeslotenzijn,hebbenzemeestalnogingebruik.Deverbindingmetdatnetwerkbestaatwel,maarisvaakergtraag.Daaromwordtmethetmigrerenvanbestandengewachttotdiedienstenrechtstreeksopdecentraleserverkunnenwerken.

4.Opruimenvanoudeklassementenenverdereafstemmingen4.Opruimenvanoudeklassementenenverdereafstemmingen

4.1. Vernietigen van oude mappenstructuur en alle overgebleven informatieIndeloopvanhetprojectstelthetstadsarchiefeendeadlinevan2maandenvoorhetoverzettenvandedatanaardenieuwestructuur.Nadieperiodecontroleerthetstadsarchiefofalledossiersinderdaadzijnovergezet.Watoverblijft,bestaatdannoguitrommel,dubbels,documentatieenslechtewerkversiesdievernietigdwordendoordeinformatiebeheerders.

4.2. Vergelijken van overgezette informatie, controle op dubbelsNadatalleoudeklassementenopgeruimdengecentraliseerdzijn,ishettijdomcontrolesuittevoerenopditnieuweklassement.Aangeziendedossiersvanuiteengrootaantalverschillendeplaatsen (decentraleservers,c-schijven)afkomstigzijnendoorverschillendepersonenwordenverplaatst,ishetlogischdatdenieuwemappenstructurenveeldubbelsbevatten.Deopsporingvan dubbels gebeurt met een aantal programma’s zoals de RecordsManagementToolbox (zieverder).Deresultatensturendearchiefconsulentendoornaardebetrokkenafdelingen,metdevraagomdedubbelsopteruimen.

Overzetten van documenten naar één centraal klassement

47

Eénvanderedenenvandeaanwezigheidvanhetgroteaantaldubbels,isookhetsamenwerkenvanverschillendeafdelingeninhetnieuweklassement(vooralvoorhetonderdeelinterneorganisatie).Bijvoorbeeld:destafdienstvandedienstbegraafplaatsenisgehuisvestinhetkasteelSchoonselhof.De dienst begraafplaatsen maakt deel uit van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud, dieeveneenseencentralestafdienstheeftenineenlocatieophetbedrijventerreinKielsbroekgeves-tigdis.Beidestafdienstenbeschikkenovereenpersoneelsverantwoordelijke,diezijndocumenten,bijvoorbeeldmetbetrekkingtoteenbepaaldpersoneelslid,klasseertopeeneigenaparteserver.DeverantwoordelijkevanSchoonselhof isondergeschiktaandievanKielsbroek.Wanneerbeidensamengaanwerkenineencentraaldigitaalklassement,zettenzeelkhundecentraalpersoneelsdos-sierovernaardecentraleserver.Opdatmomentblijktwelkeinformatiedubbelbewaardwordt.Eendeelzalkunnenwordenvernietigd,enwatoverblijftvandetweedossierswordtsamengevoegdtoteenuniekdossier,toegankelijkvoorallepersoneelsverantwoordelijkenvandebedrijfseenheid.

4.3. Afstemmen papieren met het centrale digitale klassement

Een bijzonder aandachtspunt bij het opruimen van de klassementen is het vergelijken van depapieren en centrale digitale klassementen. Een uniek dossier wil immers zeggen dat alledocumentenvanhetdossierzichopéénplaatsbevinden,waarbijhetdigitaaldossierprimeert.Nietalledocumentenkunnenuitsluitenddigitaalwordenbewaard.Inbepaaldegevallenzijnerformele vormvereisten opgenomen in wet- en regelgeving waaraan de documenten dienen tevoldoen, zoals een geschreven handtekening. Daarnaast is het ook niet de bedoeling om allebestaande papieren dossiers onmiddellijk in te scannen. Dit zou immers te veel tijd in beslagnemen.Algemeenwordtuitgegaanvaneen80%-regel:bestaat80%digitaal,danwordtdeoverige20%ingescand,is80%oppapier,danwordthetoverigedeelafgedrukt.Wanneerhetpapierwordtingescand,wildatnognietzeggendatallepapiervernietigdmagworden(bijvoorbeelddestukkenmethandtekening).Soms,bijvaakgebruiktedossiers,ishetaantebevelenomallestukkenintescannen,zodatdediensthelemaaldigitaalkanwerken.Papierenstukkendiebewaardmoetenworden,wordenveiligweggeborgeninhetsemi-dynamischearchief.Zewordendanuitsluitendomjuridischeredenennogoppapierbewaard,maarindepraktijkwordenzenietmeergebruikt.

Overeenstemmende nummering bij hybride dossiers

48


Erblijftduseengedeeltepapierenklassementbestaan,devoorwaardeisdanweldatditafgestemdmoetwordenmethetcentraledigitaleklassement.Dathoudtindatdedienstervooralvoormoetzorgendatdegebruikteindelingenencodesovereenstemmen.

4.4. Archiveren archiefwaardige digitale documenten vanuit nieuwe structuurOverdrachten van digitale bestanden zijn niet prioritair in het project. Eerst moeten er goedenieuwemappenstructurenopgesteldwordenenmoetalleswattebewarenis,overgezetworden.Pasvanuitdenieuwestructuurkangearchiveerdworden.Indekomendejarenkaneropgroteschaalgestartwordenmethetarchiverenvandedigitalearchieven.Er worden wel een aantal uitzonderingen gemaakt. Enkele digitale bestanden worden tochreedsovergenomen, vooralbijhybridedossiers. In sommigegevallenwordtnamelijkbeslotenomhetpapierendocumenttearchiveren,maarblijkterookeengrootaantal–aanvullende–digitalebestandentezijn.Indiegevallenwordenookdedigitalebestandenovergenomen.Dezebestandenkrijgendanaparteinventarisnummers,diegekoppeldwordenaandebeschrijvingenvandepapierendossiers.Zozaldetoekomstigegebruikervaneendossieraandehandvandeinventarisnummerskunnenziendateendossierzoweldigitaalalsoppapierbestaat.

5.Digitaleinstrumenten5.Digitaleinstrumenten

Dagelijks werken met digitale informatie vraagt ook dat eindgebruikers kunnen beschikkenoverdenodigedigitaletools.Indeloopvanhetprojectwordtcontinuingespeeldopdenieuwebehoeftenvandeeindgebruikers,deinformatiebeheerdersendeICT-ers.Vooreenefficiëntdigitaaldocumentbeheerbeschikkenzijvoortaanover:• deKlasseerToolbox• deRecordsManagementToolbox

Dezevullendebestaandeinstrumentenvanhetstadsarchiefaan,zoals:• formulierbestemmingsaanvragen;• formulieruitleningen;• hetarchievenoverzichtwaarmeedeovergedragenarchievenkunnengeraadpleegdworden.Dezeinstrumentenzijnbeschikbaarvoordeeindgebruikersopdewebsitevanhetstadsarchief.

Erkenningsdossier voor een jeugdvereniging, dat deels digitaal, deels op papier ter beschikking wordt gesteld.

49

5.1. De KlasseerToolbox

‘Op het bedrijvenloket werken we met een centrale inbox. ‘Op het bedrijvenloket werken we met een centrale inbox. Zonder KlasseerTool zou die dus makkelijk vollopen. Dankzij de Zonder KlasseerTool zou die dus makkelijk vollopen. Dankzij de KlasseerTool is het niet meer nodig om mappen te maken in Outlook KlasseerTool is het niet meer nodig om mappen te maken in Outlook en kunnen we mails van klanten veel sneller terugvinden.’en kunnen we mails van klanten veel sneller terugvinden.’

Uniekeenvolledigedossiersdienendee-mailsenhunbijlagenoverdezaakofhetonderwerptebevatten.Erisbijgevolgeenfunctionelevereisteome-mailsen/ofhunbijlagenvanuithete-mail-systeemindedossier-ofonderwerpsmapteklasseren.TerondersteuningvandezehandelingenwordtvoorhetstadsarchiefAntwerpen in2003en2004deKlasseerToolontwikkeld.Dit iseenpluginvoorMSOutlookwaarmeeeene-mail,eenselectievane-mailsenvolledigeOutlookfolderskunnenwordengeklasseerd.DaarnaastvoorzietdeKlasseerToolookenkelefunctionaliteitenomdeomvangvaneenmailboxondercontroletehelpenhouden:aansporentotklasseren,archiverenvanagenda’s,automatischverwijderenvan(antwoordenop)vergaderverzoeken,enzovoort.Aan-gezienvooralbijlagenvane-mailseengrootbeslagopdebeschikbaremailboxcapaciteitleggen,wordthiervoorookeeninstrumentontwikkeld.MetdecopyPath-functieindeWindowsverkennerkunnengemakkelijklinksnaarreedsgeklasseerdedigitaledocumentenwordendoorgemaild.

HetprojectDocuments@StadbiedtdeopportuniteitomdeKlasseerToolstadsbreedenversnelduitterollen.LerenwerkenmetdeKlasseerToolvormteenbelangrijkonderdeelindeinformatie-sessiesvooreindgebruikers.

Het toenemend belang van het klasseren van digitale informatie leidt eveneens tot verdereontwikkeling en verfijning van de KlasseerTool. De klasseerplugin voor MS Outlook wordt uit-gebreidmeteenextra functieomdigitaleaantekeningenbije-mailstoetevoegen indevormvanannotaties.Zokanwordenvermedendate-mailswordenafgedruktenkelenalleenommetde hand notities toe te voegen. Om een bedrijfseenheidoverschrijdende samenwerking en uit-wisseling van digitale informatie te bevorderen ondergaat ook de copyPath-functie een kleinewijziging:indelinkswordendegemaptedrivelettersvoornetwerkverbindingenvoortaanvervan-gendoorhetUNC-path.Opdiemanierwordenuniekeadressenalslinkdoorgestuurd.

Omdeoverzettingvanoudenaarnieuwecentraledigitaleklassemententeondersteunen,bouwtde consulent met een specialisatie voor digitale archieven, ook een volledige nieuwe tool: demoveManager. Bij het overzetten van mappen naar het nieuwe centrale digitale klassementdreigteentechnischprobleem:bijhetverslepenofknippenvanmappenwordendeouderechtennaarhetnieuwecentraledigitaleklassementovergezet.Hierdoorontstaaninconsistentiesinderechtenstructuurendebeveiliging.Ditprobleemsteltzichnietwanneeroudemappenwordengekopieerd,geplaktenvervolgensophunoudelocatiewordengewist.Hetsequentieelenrepetitiefuitvoerenvandezehandelingenisnietgebruiksvriendelijkzodathetaangewezenisomhiervooreengeautomatiseerdeoplossingaantebieden.DezeoplossinggroeituittotdemoveManager.Debasisfunctievandezetooliseengeautomatiseerdekopieer-plak-verwijdervoorgeselecteerdemappenenbestanden.DaarnaastbiedtdemoveManagerookenkelefunctionaliteitenomtijdensdezeoperatiedocumentnamen(semi-)geautomatiseerdaantepassen.

50


Het gebruik van de moveManager blijft niet beperkt tot de periode waarin de oude mappen-structuurnaarhetnieuwecentraledigitaleklassementwordtovergezet.MetdemoveManagerkunneneindgebruikersookgescandedocumentensnelenefficiëntoverbrengenvandeoutfoldervandescannernaardedossier-ofonderwerpsmapwaarindedocumententhuishoren.DeKlasseerToolgroeitzouittoteenwareKlasseerToolbox.DeKlasseerToolboxomvatvoortaanvolgendeinstrumenten:• deklasseerpluginvoorMSOutlook• decopyPath-uitbreidingindeWindowsVerkenner• demoveManager-uitbreidingindeWindowsVerkennerVoordeKlasseerToolboxiseennieuwesetupontwikkelddievoortaanvooriedereeindgebruikerinhetsoftwareportaalbeschikbaaris.

5.2. De RecordsManagementToolboxTijdensdeeerstemaandenvanhetprojectDocuments@Stadwordtalheelsnelduidelijkdatereengroeiendenood is aanondersteuningenautomatiseringvan zowelhetaanmakenalshetonderhouden van de centrale digitale klassementen. Inzake het aanmaken kan het bestaandeinstrumentariumvanDigipolisnietbeantwoordenaanenkelefunctionelebehoeften,zoals:• hetaanmakenvannieuweprojectdossiers (inclusief subfolders, templates)metbijhorende

rechtenstructuuropbasisvaneentemplate;• hetrecursiefaanmakenvannieuweprojectdossiersopbasisvaneenlijst;• hetfijnmazigertoekennenvanrechtendandestandaardlees-enschrijfrechtendieDigipolis

voorziet;• hettoevoegenvannieuweonderdelenaaneenbestaanddigitaalklassement.

Het aanpassen van het instrumentarium van Digipolis is geen optie. In plaats daarvan wordteentoolgemaaktdieookbeschikbaar isvoor informatiebeheerdersenICT-ers.DestandaardenvanDigipolisdienenalsuitgangspunt.Ookophetvlakvanhetbeherenvanbestaandecentraledigitaleklassementen,ishetmeerdanaangewezenomdetakenvandeinformatiebeheerdersopgeautomatiseerdewijzeteondersteunen.

Functionaliteitenvoorhetaanmakenenhetbeherenvancentraledigitaleklassementen indeRecordsManagementToolboxzijn:• voorhetaanmaken:

• beschikbaarstellenvanklassementtemplatesvoorderubrieken0.Wetgeving,1.Interne organisatie,3.Projecten• klaarzettenvaneennieuwdigitaalklassement,metofzonderbijhorenderechtenstructuur• (recursief)aanmakenvannieuwedossiersopbasisvaneendossiertemplate• registrerenvaneenmappenstructuurineentekstbestandofrekenwerkblad,metdeoptie omookdebijhorenderechtenstructuurtedocumenteren• analyseren van de rechtenstructuur die van toepassing is op één map (top-down en bottom-up)

• voorhetbeheren:• zoekennaarmappenouder/jongerdaneenopgegevendatum• zoekennaardubbelsenidentiekedocumenten• vergelijkenvantweemappen• berekenenvandeomvangvanmappen• berekenenvandepathlengtevanmappenendocumenten

51

• uitvoerenvanaudits: -nalevenvanderegelsenafsprakeninzakemap-endocumentnamen -zoekennaarlegeentegrotemappen -zoekennaarniet-ondersteundebestandsformaten• aanpassenvanmap-endocumentnamen

De RecordsManagementToolbox is beschikbaar voor informatiebeheerders en ICT-ers. LerenwerkenmetdeRecordsManamentToolboxiseensubstantieelonderdeelvandeopleidingenvoorinformatiebeheerdersdiehetstadsarchiefaanbiedt.

Aangeziendezetoolvoorelkeinformatiebeheerderbeschikbaaris,kiesthetstadsarchieferookvooromviadezetoolinformatiebeheersplannenbeschikbaartestellen.Deinformatiebeheerderkan een werkproces, een archiefvormer of een informatiesysteem als uitgangspunt kiezen enhiervooreenactueelinformatiebeheersplansamenstellen.HetinformatiebeheersplanwordtalseenrapportbinnendeRecordsManagementToolboxgepresenteerd.DeinformatiebeheerderkanvervolgensvanuitdeRecordsManagementToolboxmeteeneenbestemmingsaanvraagindienen.Omdatarchiefdocumentenveelsnellerwordenovergebrachtnaarhetstadsarchief,wordttenslottein de RecordsManagementToolbox ook een zoekfunctie voor archieven ingebouwd. Vanuit hetzoekresultaatkanmeteeneenscanningOnDemandaanvraagwordengeïnitieerd.

5.3. SchijfcapaciteitDigitaalwerkenendigitaalklasserenvraagtnaastpraktischetoolsookdebeschikbaarheidvanvoldoendeschijfcapaciteitvoordecentraledigitaleklassementen.Demeestebedrijfseenhedenkampenmetchronischtekortaanschijfcapaciteit.Binnenhetprojectisditdanookeenpermanentaandachtspunt.Enerzijdsbiedthetprojectdeopportuniteitomoudedigitaleklassementengrondigaantepakken:• verwijderenvandubbels;• effectiefvernietigenvantevernietigendigitaledocumenten;• overbrengen van te archiveren digitale documenten naar het digitale depot van het

stadsarchief.Enkeldedigitaledossiersdiededienstennognodighebben,wordenovergezetnaarhetnieuwecentraledigitaleklassement.Dezeoperatiemaaktheelwatschijfruimtevrij.Bijeenaantalbedrijfs-eenhedenduurthetechterniet langvooraleerdevrijgekomenschijfruimtealweer inbeslag isgenomen.Veeldigitaledocumentenblijkeneroplokalehardeschijven,externehardeschijvenofalsfileservergeconfigureerdepc’s te staan.Ookde toenemendedigitaliseringvanpapierendocumentenleidttoteenknikindegroeicurvevanhetdigitalevolume.

InoverlegmetdeICT-ersvandestadenmetDigipolisAntwerpenwordtdebestaandeprocedurevoor diskuitbreidingen aangepast. Voortaan is bij elke aanvraag tot diskuitbreiding een voor-afgaandadviesvanhetstadsarchiefvereist.Enkelbijpositiefadvieswordtdeaanvraaguitgevoerd.Voorditadviesvoerthetstadsarchiefeenauditophetcentraledigitaleklassementvandedienstuit. Deze doorlichting gebeurt op basis van een audit met de RecordsManagementToolbox envandelogbestandendiedoorDigipolisbeschikbaarwordengesteld.Hetstadsarchiefgeefteenpositiefadvieswanneeraandevolgendevoorwaardenisvoldaan:• Destructuurendemap-endocumentnamenvoldoenaanderegelsendeafspraken.• Hetaantaldubbelsligtbinneneenaanvaardbaremarge.• Debestemmingenzoalsvoorgeschreveninhetinformatiebeheersplanzijnnageleefd.

52


5.4. Digitaal depotDigitaalwerkenendigitaalklasserenbetekentookdaterdigitaalwordtgearchiveerd.Digitaledossiersdienietmeernodigzijnopdewerkvloereneenbewaartermijnlangerdan10jaarhebben,komeninaanmerkingvooropnameinhetdigitaledepotvandestad.Bijhetopruimenvandigitaleklassementenwordenveelarchiefwaardigedigitaledossiersovergedragennaarhetstadsarchiefenopgenomeninhetdigitaledepot.

Hetstadsarchiefstartteal in2006metdeontwikkelingvaneendigitaaldepot.VoortbouwendopdebewaarstrategieendeopslagmethodediebinnenDAVIDwerdenuitgewerkt,werdstelsel-matigeendigitaaldepotuitgebouwd.Vanbijaanvangiserbewustgekozenvooreenmaximaleintegratievanhetdigitaledepotinhetarchiefbeheerssysteemvanhetstadsarchief(MACZ).

HetdigitaledepotspeeltookeenheelbelangrijkeondersteunenderolinhetprocesscanningOn-Demand. Ingescande inventarisnummers worden eerst opgenomen in het digitale depot en vandaaruitverderbeschikbaargesteld.Eengelijkaardigerolkrijgthetdigitaledepotookvoordetalrijkedigitaleinformatiesystemendienietvoldoeninzakebetrouwbaardocumentbeheer:dezesystemenkunnenhunarchiefwaardigeinformatiesneltoevertrouwenaanhetdigitaledepot,datzouitgroeittoteendigitaleauthentiekegegevensbronbinnendeEnterpriseArchitecturevandestad.

6.Decontinuïteitverzekeren6.Decontinuïteitverzekeren

Hetuitzuiverenvandedossiers,verdereafsprakenmakentussendeverschillendeafdelingen,enhetonderhoudenvandemappenstructuur,blijkteencontinuproces.Eenregelmatigeopvolgingmetcontrolesenoverlegmetdeinformatiebeheerdersisabsoluutnoodzakelijk. Indienditnietgebeurt,verwaterthetgebruikvandestructuuropnieuw.Dithoudtookindathetnetwerkvaninformatiebeheerdersgoedmoetwordenonderhouden.Veelinformatiebeheerdersbeschouwenhuntaakalsafgerondnadeingebruiknamevanhetnieuweklassement.Denazorgwordtechteronderschat,maarisbroodnodig.Hetstadsarchiefstartnadeafrondingvanhetprojectmetsystematischeinspectiesvandearchief-vorming,waarbijstandaardeenauditvanhetdigitaleklassementwordtuitgevoerd.

Digitalisering

Hetdigitaliserenvandewerkprocessenenhetnastrevenvan‘maximaaldigitaal’werkenhoudtookindatdestadsmedewerkersnogzoweinigmogelijkmetpapierendocumentenwerken.Omditmogelijktemakenzijner3soortenacties:• Digitalisering upfront: Digitalisering upfront: zoveelmogelijkinformatiealindigitalevormaangeleverdkrijgen• Digitaliseren op de werkvloer:Digitaliseren op de werkvloer:hetdigitaliserenvanpapierendocumentendoordeeindgebruiker• ScanningOnDemand:ScanningOnDemand: een digitaliseringsdienst van het stadsarchief waarbij de papieren

archiefdocumentenwordengedigitaliseerdvoorraadplegingsdoeleinden

Samen methet vermijdenvaneenverdereaangroei vanpapierenarchiefdocumentenmoetendezeactieservoorzorgendaterzoveelmogelijkdigitaalwordtgewerktengeklasseerd.

53

1.Digitaliseringupfront1.Digitaliseringupfront

Samenmetde stadsdienstengaathet stadsarchiefnawaarde stadsdienstende instroomvanpapierendocumentenzoveelmogelijkkunnenvermijden.Waarmogelijk,wordtovergeschakeldnaardigitaleinformatieuitwisseling.Concretevoorbeeldenhiervanzijnhetontvangenvandigitalerekeninguittrekselsenhetinternrondsturenvandocumenten.

2.Digitaliserenopdewerkvloer2.Digitaliserenopdewerkvloer

Aangezien niet alle stromen van inkomende papieren documenten naar digitale gegevens-uitwisseling kunnen worden afgeleid, ontvangen de stedelijke diensten nog steeds papierendocumenten. Deze papieren documenten scannen de gebruikers zoveel mogelijk in en waarmogelijk,vervangenzedepapierendocumentendoordescans.Ditdigitaliseringsproceswordthoofdzakelijk binnen de werkprocessen van de archiefvormers uitgevoerd. Het stadsarchiefadviseerteindgebruikershierbijopdiversevlakken:• Welkedocumentenzijndemoeitewaardomintescannenenwelkeniet?• Hoewordendescansbestopgeslagen?• Watdientermetdeoorspronkelijkepapierendocumententegebeuren?

Deafsprakendiehieromtrentwordengemaakt,nemendeprojectconsulentenzoveelmogelijkinhetinformatiebeheersplanop.

Het digitaliseren op de werkvloer gebeurt in de praktijk met behulp van de multifunctionals.SamenmetDigipoliswordtgekekennaardeconfiguratievandezetoestellenzodathetscanproceszo gebruiksvriendelijk mogelijk verloopt en zodat meteen met de correcte instellingen voorarchiveringwordtgescand.Voordit laatstewordtdePDF/Aalsstandaardvastgelegd.Descansklasserendepersoneelsledenvandestadzaaksgewijs.OmditlaatstetefaciliterenontwikkeldehetstadsarchiefdemoveManager.Erwordtook,insamenwerkingDigipolis,eenhandleidingvoorhetbedienenvandemultifunctionalsopgesteld.

3.ScanningOnDemand3.ScanningOnDemand

Hetorganiserenvaneendigitaliseringservicevoordeinterneraadplegingvanarchievenbehoorttotdeopteleverenresultatenvanhetproject.DezeservicekrijgtdenaamscanningOnDemandmee en houdt voornamelijk in dat overgebrachte papieren archiefdocumenten voor interneraadpleging eerst worden gedigitaliseerd en vanuit het digitale depot raadpleegbaar wordengesteld.

DescanningOnDemandservicevervangtdeinterneuitleningenvanarchiefdocumenten.Hiermeewordtvermedendat:• plaatsgebrekontstaatopdewerkplekkenvandestadsmedewerkers;• dossiersvoortdurendfysiekoverenweerwordengebrachttussenhetstadsarchiefenDenBell;• gearchiveerdedossiersnietmeer terugkerennaarhet stadsarchiefofachterafnogworden

aangevuld.

54


3.1. Inrichting en implementatie

Voordeaankoopende inrichtingvaneenscanstudio inhet stadsarchiefwordteen infrastruc-tuurproject met Digipolis uitgevoerd. Volgende scanners koopt het stadsarchief aan: eenA0-scanner,eenboekscanner,eendiascannereneenA3-doorvoerscanner.VervolgenswordthetscanningOnDemandproces ingebed inde internewerkprocessenvanhet stadsarchief.Hiervoorvolgteenafstemmingvanhetprocesmetdeandereinterneprocessenzoalshetophalenenhetterugplaatsen van archiefdocumenten en met de andere digitaliseringsprocessen binnen hetstadsarchief.Debewakingvandezeprocessenenhetvastleggenvanstandaardengebeurtbinneneenstuurgroep‘digitalisering’.

KortsamengevatverloopthetwerkprocesscanningOnDemandalsvolgt:• Destadsmedewerkerzoektviadewebsitevanhetstadsarchiefeeninventarisnummeropen

dienteendigitaliseringsaanvraagin.• Demagazijnmedewerker-ophalerbrengtdearchiefdocumentennaardescanstudio.• De scanoperator digitaliseert de archiefdocumenten. Tijdens de kwaliteitscontrole kent hij

beschrijvendedocumentnamentoe.• Vanafgewerkteaanvragenworden:

• descansgeautomatiseerdopgenomeninhetdigitaledepot.• depapierenarchiefdocumententeruggebrachtnaarhunbewaarplaatsinhetarchiefdepot.

• Destadsmedewerkerontvangtnasuccesvolleuploadinhetdigitaledepoteengeautomati-seerdee-mailmetrechtstreekselinknaarhetinventarisnummer.

Vooreenconsistenteoutputvanhetscanningsproceswordenenkelestandaardenenbijhorendepresetsvastgelegd.Omhetdigitaliseringsproceszoefficiëntmogelijktelatenverlopeneneenzohoogmogelijkren-dementtehalen,zoekthetstadsarchiefopdiversevlakkennaarbijkomendeautomatisering.ZokrijgthetarchiefbeheerssysteemMACZClienteenuitbreidingmetvolgendefuncties:• HetopvolgenenbeherenvandeaanvragenscanningOnDemand• Hettoekennenvanbetekenisvolledocumentnamen• Hetopvolgenvandeautomatischeverwerkingvangescandeinventarisnummers(postProcessing).

Inrichting van de scanstudio in het stadsarchief

55

Hier en daar botst het project ook op enkele technische kwesties. Het gebruiksvriendelijk stit-chen van plannen, kaarten en plattegronden groter dan A0-formaat kan pas opgelost wordenmetdeaankoopvanspecialestitch-software.Deoutputvanelkescannerverschiltookopeenaantalfundamentelepunten.Voorhetefficiëntstitchenwordenplannen,kaartenenplattegron-denbest inTIFF-formaatopgeslagen, terwijldevastgesteldeoutputvanhet scanprocesPDF/Ais.DesoftwarevandeA3-doorvoerscannerlevertniet-valideerbarePDF/A-documentenaf.Debij-geleverdesoftwarevandeverschillendescanners isniet in staatomdescansopeencorrectewijzezichtbaarenonzichtbaartewatermerken.Omdezeopenstaandetechnischepuntenoptelossen,ontwikkelthetstadsarchiefeennieuwcomputerprogramma:deMACZ-postProcessor.Ditprogrammagaatmeteenintestellenintervalnawelkeinventarisnummersvollediggedigitali-seerdzijn.Descansvandezeinventarisnummerswordenvervolgensvolledigautomatisch:• Zichtbaarenonzichtbaargewatermerkt:opdescanswordthet inventarisnummervanhet

dossier vermeld zodat het altijd duidelijk is tot welk dossier het document behoort. Hetonzichtbarewatermerkdientomgemakkelijk tekunnencontrolerenofeengedigitaliseerddossiernietopnieuwvooropnameinhetdigitaledepotwordtaangeboden.

• OmgezetnaarPDF/A-formaat.• Opgeladennaarhetdigitaledepot.

Van zodra het digitale inventarisnummer correct is opgeladen in het digitale depot, wordtautomatischeenmailverstuurdnaardestadsmedewerkerdiedeaanvraagindiende.Dezemailbevat een rechtstreekse link naar het digitale inventarisnummer. Een snelkoppeling naar dezelocatiewordtalsbijlagebijdemailgevoegdzodatdeontvangerdezesnelkoppelingkanklassereninzijndigitaledossier.

3.2. RollenBijhetprocesscanningOnDemandzijndiverserollenbetrokken:• Scaninstellers:instellenenbeherenvandepresetsvandescansoftware• Scanoperatoren:uitvoerenvandeaanvragenscanningOnDemand• Magazijnmedewerkers:ophalenenterugplaatsenvandepapierenarchiefdocumentenVoordediverserollenwordenspecifiekeopleidingenenhandleidingenvoorzien.

Opruimen van klassementen op de werkvloer

1.Opruimdagen1.Opruimdagen

Omdeverwerkingvandeklassementenindekasten,rekken,schuivenenbureausopdewerkvloeringangtezettenentestimuleren,moedigendeprojectconsulentendedienstenaanomopruimdagenteorganiseren.Dezewordenindematevanhetmogelijkebijgewoonddoorconsulentenvanhetstadsarchief.Opzo’ndag(ofeenhalvedag)werkendeconsulenteningroepaanhetverhuisklaarmakenvaneenafdeling.HetstreefdoelvoorDenBellligtimmersopeengemiddeldevan2lopendemeterruimteperpersoonvoorhetcentraleklassement.Omdittehalen,brengthetprojectteamvoorafinkaartwatdeomvangisvanalhetpapier.Hierdoorkomenallerleionbekendekastenenvergetenhoekenmetpapiernaarboven,bijvoorbeeldingangenenvergaderzalen.Voor de personeelsleden starten met opruimen, geeft de consulent van het stadsarchief eenkortetoelichtingoverwaterdienttegebeurenenwelkedocumentenzekerwegkunnen.Voor-beeldenhiervanzijnafdrukkenvandigitalebestanden,verouderdedocumentatie,dubbelsenverouderdesyllabivangevolgdeopleidingen.Indiendedienstreedsovereeninformatiebeheers-planbeschikt,geeftdearchiefconsulenthiervoorafeentoelichtingbijenwordenderichtlijnengevolgdbijhetopruimen.

56


‘Ik maakte nooit tijd om m’n klassement op te ruimen. Iets ‘Ik maakte nooit tijd om m’n klassement op te ruimen. Iets weggooien doe ik niet gemakkelijk. De handleiding van een weggooien doe ik niet gemakkelijk. De handleiding van een typemachine hield ik zelfs bij. Stom natuurlijk, want we werken typemachine hield ik zelfs bij. Stom natuurlijk, want we werken allemaal met computers. Maar omdat we in Den Bell met een allemaal met computers. Maar omdat we in Den Bell met een clean desk werken en gemiddeld twee meter per persoon hebben clean desk werken en gemiddeld twee meter per persoon hebben voor ons klassement, werd een opruimdag georganiseerd.’voor ons klassement, werd een opruimdag georganiseerd.’

Dedienstzorgtvoorcentraleinzamelpunten:• kastenvoorhetcentrale,actieveklassement:hetdynamischeklassement• papiercontainersmetgleufvoorvertrouwelijktevernietigenpapier• papiermandenvoorniet-vertrouwelijktevernietigenpapierenkarton• inzamelpuntvooronbekendedocumentenendossiers• inzamelpuntvoorstatischarchief• inzamelpuntvoordebibliotheek• inzamelpuntvooroverbodigkantoormateriaalenvoorraad• kastenvoortijdelijkegroeperingvansemi-dynamischearchieven

Tijdens een opruimdag krijgen persoonlijke klassementen een nieuwe bestemming.

57

Indepraktijkmaakthetprojectteamgeenonderscheidmeertussenvertrouwelijkenniet-vertrou-welijkpapier.Alleswordtindecontainersmetgleufvoorvertrouwelijkedocumentenafgevoerd.Ditistijdsbesparendenomwillevandebepalingeninhetcontractmetdearchiefvernietigings-firma,geenmeerkostvoordestad.Ookdetevernietigendiskettesencd-romswordencentraalingezameldenvernietigd.

Deconsulentvanhetstadsarchiefbekijktenverwerktdestapelsbijdeinzamelpuntenvoorstatischarchiefenvooronbekendedocumentenendossiers.Ookwatopzijwordtgezetomtoetevoegenaanhetsemi-dynamischeklassementinDenBellstemtdeconsulentverderaf.

Opruimdagen blijken erg doeltreffend te zijn. Ze brengen teamgeest op gang, waardoor hetopruimeneenaangenameretaakwordt,enmakenpersoneelsledenbewustvanwatzeallemaalbijhouden.Eenopruimdagisookeenideaalmomentomdemogelijkhedenvandigitaledossier-vormingtebesprekenmetdegebruikers,zezienimmersdepraktijkvanhetpapier,envooraldenadelenervan.

tip:Maakvaneenopruimdageenludiekeactie,bijvoorbeeldeenwedstrijd.Watvoorvelenalseenlastigkarweitjewordtbeschouwd,wordtinéénklapaangenamer.Maakbijvoorbeeldscorebladenmetdevoortgangvanelkeafdelingenhangzeop indeeetzaalofopeenandereplaatswaarveelpersoneelsledenlangskomen.Decompetitiegeestzalhetopruim-virussnellerdoenverspreiden.

Te vernietigen dossiers verdwijnen in de papiercontainer.

58


‘Omdat er maar 2 meter per persoon verhuisd mag worden naar ‘Omdat er maar 2 meter per persoon verhuisd mag worden naar de werkvloer merken we onze kasten met kleur. Elke kast wordt de werkvloer merken we onze kasten met kleur. Elke kast wordt onderverdeeld in 3 zones: Groen: 1 m/persoon - Oranje: 1 m/persoon - onderverdeeld in 3 zones: Groen: 1 m/persoon - Oranje: 1 m/persoon - Rood: de rest. Bedoeling is dat na de opruimdagen enkel nog dossiers Rood: de rest. Bedoeling is dat na de opruimdagen enkel nog dossiers staan in de groene zones, en als het niet anders kan ook in de oranje staan in de groene zones, en als het niet anders kan ook in de oranje zones. De rode zones moeten helemaal leeg zijn. Een stand van zones. De rode zones moeten helemaal leeg zijn. Een stand van zaken wakkerde de competitie aan en stimuleerde de opruimsfeer.’zaken wakkerde de competitie aan en stimuleerde de opruimsfeer.’

2.Dynamischeklassementen2.Dynamischeklassementen

Deactievedossiersendocumentendiegecentraliseerdwordentijdensdeopruimdagen,vormenhetnieuwecentraleklassementvaneendienst.Deopbouwvanzo’ndynamischklassementstemtdedienstzoveelmogelijkafopdestructuurvanhuncentraledigitaleklassement.Personeels-ledenhoudendossiersendocumentendusnietlangerbijinpersoonlijkeschuivenenkasten.

Ditcentralepapierenklassementmoetbinnendetweemeterlimietpassen,daarombekijkthetstadsarchief samen met de diensten in welke mate het mogelijk is om meer digitaal te gaanwerken.Omdevoortgangvandeuitzuiveringvandedynamischeklassementenop te volgen,zodatdezedossiersbinnendebeschikbareruimtezoudenpassenophunnieuweplaats inDenBell,bezoekendeconsulentenvanhetstadsarchiefregelmatigdeverschillendestadsdienstenengevenzeadvies.

In Den Bell komen de dynamische klassementen in hangkasten terecht.

59

3.Bibliotheken3.Bibliotheken

Tijdens een opruimdag is er ook een verzamelpunt voor boeken, naslagwerken, tijdschriften,cd-romsenanderedocumentatie.Hetstadsarchiefneemtindeverwerkingervangeenvoortrek-kersrol,dezeistoebedeeldaaneenwerkgroepbijdebedrijfseenheidcultuur,jeugd&sport.ZijhebbendeopdrachteencentralevakbibliotheekinterichteninDenBell,omdatzijhiervooroverdenodigekennisenervaringbeschikken.Zebrengenaldusinkaartwelkeboeken,abonnemen-tenentijdschriftenvoorkomenbijmeerderestadsdienstenenkunnenopbasisdaarvanheelwatplaatsuitsparen.Erzijnimmersveeldubbelsinomloop.Verouderdewerkengaandoornaardeerfgoedbibliotheek,dieophunbeurtbekijkenofzedezewensenoptenemeninhuncollectie.

Het stadsarchief verwijst dus hoofdzakelijk door wanneer het over het opruimen van vak-bibliothekengaat.Welgevendeconsulentenadvieswanneerdienstenvragenhebbenoverdebeslissing om de werken te plaatsen in een kleine vakbibliotheek voor de eigen afdeling of indecentralevakbibliotheekvancultuur,jeugd&sport.Deeigenvakbibliotheekmoetmeeindebeschikbaretweemeterpassen,maarheeftalsvoordeeldatdewerkenvlotensnelraadpleegbaarzijn.Deomvangvandeeigenvakbibliothekennemendearchiefconsulentenmeeopindebereke-ningenvoorhetstreefdoelvoorhetklassementopdewerkvloer.

Leegmaken van archiefruimten

Eenmodernenefficiëntinformatiebeheermoethetontstaanvaninformatiepuinhopenvermijden.Inhetverledenwashetaltevaakzodateenondoordachtdocumentbeheerzorgdedatdocumen-tenonnodig langbewaardwerden.Het resultaatwasdatallebeschikbare ruimtenvolgestoptzatenmetweinigtoegankelijkarchief.Omnadeverhuismeteenschoneleitekunnenstarten,moetenookdie‘puinhopenvanhetverleden’opgeruimdworden.

Doorheen de tijd zijn kelders, zolders en andere opslagruimten ingenomen door archief en rommel.

60


Hetleegmakenvanarchiefruimtenbestaatuiteenaantalstappen:• Voorbereidingenenplaatsbezoek• Eeneersteinventarisatieofidentificatievanwateraanwezigis• Bepalenvandebestemmingvanhetarchief(selectie)• Verwerkenvanhetarchief(overdrachtenenvernietiging)

De opname van archief in het stadsarchief gebeurt pas wanneer het in goede, geordende entoegankelijkestaatgebrachtis.Standaardisdeproceduredatdestadsdienstenzelfinstaanvoorhetoplijstenvandereeksen,hetuitvoerenvandeselectiesenhetbeschrijvenenverpakken.Hetstadsarchiefbepaaltdebestemmingenvanhetarchiefenzorgtvoordeverdereinhoudelijkeenmateriëleverwerkingzodrahetarchiefisovergedragenzodathetarchiefraadpleegbaarisvoorstadsdienstenenburgers.Voorde stadsdienstendiemoetenverhuizennaarDenBellgaathetomzoeengrotehoeveel-heden,datdewerklastomditinordetebrengentegendeverhuisdatumtegrootzouzijn.Daaromwordterbinnenhetprojectvoldoendepersoneelscapaciteitvoorzienzodatprojectmedewerkersdearchiefruimtenkunnenleegmaken.Omdezegrotehoeveelhedenarchiefopeenefficiëntemanierteverwerkenisereenduidelijkeenheldereprocedurenodig.Degehanteerdeprocedurevindtuteruginhetschemahiernaast.

1.Voorbereiding1.Voorbereiding

1.1. Maken van een inschattingOmopeengoede,efficiëntemanier tekunnenwerken, ishetbelangrijk tewetenwaaruaanbegint.Daaromishetnuttigeenoverzichttemakenvandeopteruimenlocatiesendaarbijeeninschattingtemakenvandehoeveelheidteverwerkenarchiefenvanhetwerkvolume.Indeprak-tijkblijkthetnietaltijdeenvoudigomeennauwkeurigeschattingtemaken.Tijdenshetprojectzorgeneenaantalveranderingenervoordatheteindresultaatergafwijktvandeinitiëleschatting.Regelmatigevalueren,dehaalbaarheidvandegeformuleerdedoelstellingenaftoetsen,enwaarnodigbijsturen,iseennoodzaak.

Hetprojectteamwordtgeconfronteerdmet:• Locatieswaardearchievenzoversnipperdzijnoververschillenderuimten,dathetmoeilijkis

omeendegelijkeinschattingtemaken.• Late ontdekkingen: ruimten, kasten, dozen,… die bij het maken van de inschatting niet

bekendzijn.• Aanvullingenvanstatischearchievendienogopdewerkvloerstaan.• Veranderingenindelocatiesdieverhuizen.

Hetresultaatisdatheteffectiefteverwerkenarchiefeenstukhogerligtdanwatoorspronkelijkingeschatwerd.

1.2. Planning en opvolgingAan de hand van de verzamelde gegevens kan een planning opgemaakt worden. Omdat hetmoeilijk is om precieze inschattingen te maken van de hoeveelheid archief en van de vereisteinspanningen,ishetvanbelangomprioriteitentestellen.

61

Eenarchiefruimtemoetleeggemaaktworden

Deconsulentbezoektdeplaats,doethetvoorbereidendewerk,

maaktafsprakenterplaatse

Deconsulent/stadsdienstidentificeertdereekseninhetreeksenrapport

Deconsulentbepaaltdebestemmingenineenbestemmingsaanvraag

Dearchivariskeurtdebestemmingsaanvraaggoed

Hetarchiefmagvernietigdworden

Hetarchiefwordtvernietigdviahetarchiefvernietigingsbedrijf

Hetarchiefmoetbijdedienstbewaardblijven

Destadsdienstmaakthetarchiefklaarvoorhetsemidynamischarchief

Hetarchiefmagovergedragenworden

Deconsulentmaaktopdrachtenklaarvoordearchiefploeg

Dearchiefploegbeschrijft,verpaktenverwerkthetarchieflogistiekvolgensdeopdracht

Hetarchiefwordtvervoerdnaarhetstadsarchief

Dearchiefploegplaatsthetarchiefindebewaarplaatsen

vultdelogistiekegegevensaan

Dedepotbeheerderverwerktdelogistiekegegevensinhet

archiefbeheerssysteem

Deconsulentverwerktdebeschrijvingeninhetarchiefbeheerssysteem

Schema van de procedure die het projectteam hanteert bij het verwerken van archieven.

62


Eeneersteonderscheidwordtgemaakttussenprioritaireenniet-prioritairelocatiesnaargelangdelocatiesaldannietvolledigdoordestadverlatenworden.Onderdeprioritairelocatieskrijgenlocaties die vroeger verlaten worden en locaties met grote hoeveelheden statisch archief eenhogereprioriteit.Omalledeadlinestehalen,moetendegesteldeprioriteitenvannabijopgevolgdworden.Hetisaanteradenomdevooruitgangopregelmatigebasisteevalueren.Opdezemanierkuntukortopdebalspelenenkandecapaciteitopeenbepaaldelocatieverhoogdwordenofkandeplanningofdemanieromdearchieventeverwerken,wordenbijgestuurd.

1.3. Plaats van verwerkingHet verwerken van de archieven gebeurt bestop de locatie zelf. Wanneer de archiefruimtezelfnietgeschikt isvoordeverwerkingvandestatische archieven, wordt naar een anderewerkplaats gezocht binnen het gebouw. Zoverloopthettransportvanhetarchiefsteedsopeenveiligeengoedverpaktemanierenwordtvermedendathetstadsarchiefdetoevloedvanonverwerktearchievennietaankan.Uitzonderlijk brengen de projectconsulententoch onverwerkt archief over naar hetstadsarchief.Indemeestegevallengaathetom:• Kleine archieven, waarvoor het niet de

moeite isomalhet logistiekmateriaalterplaatse te brengen. De selectie van dezekleine archieven wordt gewoonlijk wel terplaatsegedaan.

• Aangetaste archieven (water, schimmel)wordenopeenveiligemanierineenafgeslo-ten container in het stadsarchief bewaardenpasnadegepastebehandelingverwerkt.

1.4. Rol van de informatiebeheerders en de verhuisbeheerderDeinformatiebeheerdersendeverhuisbeheerderspelenbijhetleegmakenvandearchiefruimtevooraleenondersteunenderolvoordeprojectconsulentenendearchiefploeg.Teneerstezorgenzeervoordatdeprojectmedewerkersopeenveiligeencomfortabelemanierkunnenwerken.Deinformatiebeheerdersendeverhuisbeheerder:• tonen inwelke ruimte(n)destatischearchievenzichbevindenenzorgendatdezevoorde

projectmedewerkerstoegankelijkzijn;• zorgenvooreencomfortabeleruimteomintewerken:veilig,gezond,metgenoegruimte,

bijvoorkeurmeteennetwerkaansluiting.Alsditnietindearchiefruimtenzelfkan,moeteenandereruimteomtewerkenwordenvoorzien;

• zijnhetaanspreekpuntvoorallerleipraktischezaken.Daarnaastverstrekkende informatiebeheerders, indiennodig, inhoudelijke informatieoverhetstatischarchiefofwordterdoorverwezennaardejuistecollega’s.

Verwerking van archieven op locatie

63

2.Eersteinventarisatieofidentificatie2.Eersteinventarisatieofidentificatie

Indearchiefruimtenzitheelwatarchiefdatvernietigdmagworden,eendeelmoetnogdoordedienstzelfbewaardblijven,watoverblijftispermanenttebewarenenhoortdusthuisinhetstads-archief.Eerstenvooralisduseengoedeselectievanhetarchiefnodig.Hetselecterengebeurtintweestappen.Voorelkvandestappeniseenwerkinstrumentbeschikbaar:• Identificerenvandereeksen,methetreeksenpaspoort• Bepalenvandebestemming,metdebestemmingsaanvraag

2.1. Het reeksenpaspoortBij de identificatie van archief wordt gebruik gemaakt van het reeksenpaspoort. Het reeksen-paspoortiseenExcelsjabloonwaarindereeksenopgelijstworden.Hetreeksenpaspoortbevatdevolgendebeschrijvingsvelden:• Beschrijving (verplicht)• Beginjaar(verplicht)• Eindjaar(alleen verplicht als eindjaar verschilt van beginjaar)• Datumdetail(toelichting bij de jaartallen, bv. periode 1957-1960 ontbreekt)• Opmerkingen:inditveldkanextratoelichtinggegevenworden• Archiefvormer• Proces:inditveldkanaangegevenwordeninhetkadervanwelkproces(uitdeprocesmodel-

lering)dereeksgevormdwerd.• Plaats• Omvang

Inhetreeksenpaspoortisnogeentweedewerkbladvoorzienvoordegegevensvandecontact-persoonterplaatse.Dezepersoonishetcontactpuntvoorextrainformatieoverdereeksenen/ofomeenaantalpraktischezakenteregelenbijoverdrachtenenvernietigingen.

Opbasisvaneengoedingevuldreeksenpaspoortkunnendeselectiebeslissingengenomenworden.Hetreeksenpaspoortkanopgemaaktwordendoor:• Stadsdiensten:Stadsdiensten:Hetvoordeelhiervanisdatdebelastingvoorhetstadsarchiefmindergroot

isenerismindercapaciteitnodigbinnenhetproject.Nadeelisdathetprojectafhankelijkisvandesnelheidwaarmeededienstenhetreeksenpaspoortaanleveren.Bovendienvereisthetvlotengoedinvullenvanreeksenpaspoortenenigeoefening.Indepraktijkblijktdaterinveelgevallenverduidelijkingvandestadsdienstennodigisvooraleerereenselectiebeslissinggenomenkanworden.Ditzorgtvooreenextravertraging.Ditiseennadeelineenprojectmeteenstriktetimingenditresulteertookregelmatigvoorproblemenomvoldoendeopdrachtentevoorzienvoordeploegdiedeeffectieveverwerking,naselectie,verzorgt.

• Consulenten van het stadsarchief: Consulenten van het stadsarchief: Het voordeel is dat de consulenten opgeleid zijn omreeksenpaspoortenoptemakenennaeentijdjegenoegervaringhebbenopgedaanomsnelgoedereeksenpaspoortenoptestellen.Indienertekortenaanopdrachtendreigenvoordearchiefploeg,kanerextraaandachtbesteedwordenaandeopmaakvanreeksenpaspoorten.Opdezemanierkandeplanningbeterindehandgehoudenworden.Hetgevolgisweldaterextracapaciteitmoetwordenvoorzieninhetprojectteam.

64


tip:Noteer bij het oplijsten van de reeksen goed waar de reeksen zich bevinden (welk rek,welkeplaatsinhetrek).Ofnummereventueelalledozenopvoorhand.Zokunnendereek-senbijdeverdereverwerkingvanhetarchiefsnelteruggevondenworden.Indefasevanhetoplijstenzorgtditvoorwatextrawerk,maarindeheleprocedurevanhetverwerkenvanhetarchiefkanditaanzienlijketijdswinstopleveren,zekerwanneererverschillendepersonen bij de verwerking van het archief betrokken zijn en/of wanneer het om eenchaotischarchiefgaat(vb.alsdeverschillendereeksendoorelkaarzitten).

Nummering van de rekken in een archiefruimte is handig om bestemde dossiers achteraf gemakkelijk terug te vinden.

65

2.2. BestemmingsaanvraagOpbasisvangoedingevuldereeksenpaspoortenkuntudebestemmingenbepalenvandereeksen.Hetstadsarchiefonderscheidtviermogelijkebestemmingen:• Overdragen(O):dereekskanovergedragenwordenaanhetstadsarchief.• Vernietigen(V):dereekskanvernietigdwordenviahetarchiefvernietigingsbedrijf.• Bewaren(B):dereeksmoetnogbewaardwordeninhetsemi-dynamischearchief.• Selectie(S):iseencombinatievandevoorgaande.

De bestemmingen worden vergezeld van een motivatie. Die motivatie bestaat uit eenomschrijvingwaaromeenbepaaldereeksovergedragen,vernietigdofbewaardmoetblijven.Indemeestegevallenwordthierbijverwezennaardebestemmingeninbestaandeselectielijsteneninformatiebeheersplannen.

Devolgendeveldenwordeningevuldinhetreeksenpaspoortofrechtstreeksinhetbeheerssysteem:• Bestemming• Motivering• Status(inbehandeling,tergoedkeuring,goedgekeurd,…)

Wanneerhetreeksenpaspoortalsbestemmingsdossier is ingevoerdinhetarchiefbeheerssysteemendebestemmingenzijnbepaaldengemotiveerd,wordthetdossiertergoedkeuringvoorgelegdaandestadsarchivaris.Zodradestadsarchivarisdebestemmingengoedkeurt,kanhetarchiefverderverwerktworden7.

7 7 Destadsarchivariskanautonoombeslissenoveroverdragenenbewaren.ZijkandebeslissingenvoorvernietigingennemenomwillevanhetmachtigingsbesluitvandeAlgemeenRijksarchivaris.

Een bestemmingsaanvraag in MACZ

66


3.Vernietigen,beschrijvenenverpakken3.Vernietigen,beschrijvenenverpakken

Alle documenten voor de beschrijving en de logistieke verwerking van archief zijn gebundeldindebulkinvoer statischarchief (overdrachtslijst).Het iseenExcelsjabloondatbestaatuitvijftabbladen:• Opdracht• ISADG(zieookinbijlage)• Inventarisnummers• Koppelingstabel• Plaatsingsnummers• Dezegegevenskunnenopgeautomatiseerdewijzeopgeladenwordeninhetarchiefbeheerssysteem

MACZ.MACZiseenrelationeledatabank,waarindebovenstaandetabbladenmetinhoudelijkeenlogistiekegegevens(metuitzonderingvan‘Opdracht’)aanelkaargekoppeldworden.

3.1. Inzet van de archiefploeg

3.1.1 Organisatie en takenpakket3.1.1 Organisatie en takenpakketDearchiefploegstaatinvoordemateriëleenlogistiekeverwerkingvandestatischearchievenbijdeverhuizendestadsdiensten.Dearchiefploegbestaatuiteenaantalpolyvalentevakmannen/vrouwenonderleidingvaneenploegleider.

Detakenvande ploegleider ploegleider:• Aansturenvandeploeg• Bijwonenvanvergaderingenoverlegmetdeconsulenten• Afsprakenmakenmetconsulentenarchiefploegoverhetverwerkenvandearchieven.Ditkan

verschillennaargelanghetsoortarchief:dossiers,foto’s,cd’s,plannen,boeken,beschadigdarchief,…

• Opvolgenvandevooruitgangvandeploeg(en)opverschillendelocaties.• Opvolgendatervoldoendeopdrachtenklaarstaan• Organiserenvanpraktischezakenzoals:

• Zorgendatverpakkingsmateriaaltijdigwordtbesteldenbeschikbaaris• Vervoervanarchieven• Vervoervanmaterialen• Organiseren van ophalingen door de archiefvernietigingsfirma waartoe de stad een contractheeftafgesloten• Contact met informatiebeheerder in verband met: de werkplek voor de archiefploeg, afsprakenvervoer,toegangtothetgebouw,enzovoort• Materiaal voor het inrichten van tijdelijke werkplekken, zoals extra tafels, stoelen, computers,elektriciteit,netwerk,…• Het opmaken van handige werkdocumenten zoals in te vullen plaatsingslijsten, uurregistratielijsten

• Finaliserenvandelogistiekelijsten,controlerenvandelijstenzoalsontbrekendeendubbelenummerslatennakijken

• Bijstadsdienstendiezelfaanhetwerkgaan:opleidingoververpakkengeven

Detakenvoordemedewerkersvandearchiefploegarchiefploeg:• Klaarzettenvanmaterialenomovertebrengennaardelocaties• Fysiekinrichtenvandewerkpleknaargelangdeworkflowvandeverwerking:eenplaatsvoor

hetnummeren,voorhetschonen,voorhetbeschrijvenaaneencomputer,enalslaatstevoor

67

hetverpakken,ookhetvoorzienvaneencomputervoorhetvoorbereidenvandekoppelings-tabel.Dezewerkverdelingenvolgordekanverschillennaargelangdewerkdrukpertaak.Deploegprobeertdezeineersteinstantieinteschatten,evalueertditnaeenpaardagenenpastaanzodaterzoefficiëntmogelijkkangewerktworden

• Beschrijven,nummeren,schonenenverpakkenvanarchiefstukken• Archievenklaarzettenvoorophalingdoordearchiefvernietigingsfirma• Verpaktearchieveninrolcontainersklaarzettenvoorvervoer• Actief ondersteunen van het vervoer van archieven en materialen zoals aanduiden wat er

magvervoerdworden,ofallesisopgeladenennietsteveel,toeziendatervoorzichtigwordtomgegaanmethetarchiefenlangswaarhetarchiefkangeladenengelostworden,enhetfysiekhelpenverhuizen

• Nadeoverdrachtallearchieven inde containersplaatsen,etiketterenenplaatsingslijsteninvullen

• Bijstadsdienstendiezelfaanhetwerkgaan,opleidingverpakkengeven

3.1.2 Verwerkingssnelheid3.1.2 VerwerkingssnelheidHetisnieteenvoudigomnauwkeurigeinschattingentemakenvandeverwerkingssnelheidvandearchiefploeg.Veelhangtimmersafvandeopdracht(vergezeldvangoedelijsten,alleenver-pakkenofooknummerenenbeschrijven)endeaardvanhetarchief.Grote,gestructureerdereek-senwordensnellerverwerktdanwanordelijkarchiefdatbestaatuitlossestukken.Desnelheidvanvernietigenschommelttussende30en60meterperpersoonperdag.Desnelheidvanverwerkenvarieertvan(eenkleine)halvemetertot4meterperpersoonperdag.Wathiervolgtiseenvoor-zichtigepogingomeenformuleoptestellenvoorhetverwerkenvanarchief.

Omteberekenenhoeveeltijdunodigheeftvoorhetverwerkenvanovertedragenarchief,moeturekeninghoudenmettweefactoren:• Omvang:Omvang:voorhandelingenzoalshetschonenvanhetarchief,plooienenmanipulerenvan

dozen is omvang de bepalende factor. Schonen is daarbij de belangrijkste. Uitgaande van

Verpakking van archieven door een archiefmedewerker

68


reguliereadministratievedossierskanuongeveer4m/persoon/dagrekenen.Naarmatede‘vervuiling’vandedossiersmetplastiekmapjes,paperclipsendergelijkegroterofkleineris,moetudeverwerkingssnelheidaanpassen.Eenbelangrijkevertragendefactor istevensdematewaarinunogmoetselecterenindedossiers.Alsubijvoorbeelddedossiersbladperbladmoetdoornemen,danzaldeverwerkingssnelheidzakkentotpakweg0,5m/persoon/dagofzelfsminder.

• Aantal eenheden:Aantal eenheden:voorelkdossierofbestanddeelmoetuzorgendathetineengoedeomslagzit, er het inventarisnummer op noteren, de inventarislijsten nakijken en logistieke gege-vensregistreren.Ofzo’ndossiernuééncentimeteroftiencentimeterdik is,debenodigdeverwerkingstijdvoordezehandelingenblijftdezelfde.Standaardkanuhierbijuitgaanvanhetverwerkenvanongeveer200nummersperpersoonperdag.Alnaargelangudeinventaris-nummersnogindividueelmoetverpakken,daaltofstijgtditaantal.Moetdearchiefploegnogzakeninhoudelijknakijkenenuitzoekentijdenshetverwerken,danzalhetaantalnummersdalen.Zekeralsutijdenshetverwerkenooknogdearchievenmoetbeschrijvenennummerenzaldeverwerkingssnelheidopmerkelijkafnemen.

Standaard kan u voor een inschatting van de verwerkingssnelheid uitgaan van volgendeformule:aantalmandagen=aantalmeters+aantalinventarisnummers 4 200

Hourekeningmetdevoornoemdefactorenenpaszonodigdefracties4en200aan.Idealitervoertuhiervoorenkeletestenuitophetmateriaalomzodoendeeenaccurateinschattingtekrijgen.

Alsubijvoorbeeldeenarchiefhebtdat50strekkendemeterisenintotaaleen4000dossiersbevat,komtutotvolgenderekensom:50/4+4000/200=12,5+20=32,5mandagen.Blijktdatdedossiersnauwelijksmoetenwordengeschoondendatditwerkdubbelzosnelgaat,danwintu6,25manda-gen.Alsubijvoorbeelddedossierbeschrijvingennogverdermoetaanvullenwaardoorunietmeerdan100nummerskanverwerkenperdag,danzalu20mandagenextramoetenrekenen.

3.1.3 Voordelen3.1.3 VoordelenDeverwerkingvanhetarchiefdooreenploegvanprojectmedewerkersheefteenaantalvoordelentegenoverdeverwerkingdoormedewerkersvandestadsdiensten:• Snelheid:Snelheid:Dearchiefploegheeftarchiefverwerkingalskerntaak.Alshetverwerkenvanarchief

eenroutineactiviteitwordt,stijgthetrendement.• Kwaliteit:Kwaliteit:Dearchiefploegisopgeleidendoettijdenshetprojectgenoegervaringopomhet

archiefopeenkwaliteitsvollemanierteverwerken.Dearchiefploegweethoezeommoetgaanmetspecialeformatenentypesvanarchiefbestanddelen.Wanneerdeverwerkingdeverant-woordelijkheidisvandestadsdiensten,moetdekwaliteitdoorhetstadsarchiefnauwkeurigopgevolgdworden.Bijfoutenmoetendestadsdienstendelenopnieuwverwerkenofmoethetstadsarchiefdesituatierechttrekken,wattijdverliesbetekent.

• Het projectteam heeft controle over de vooruitgang: Het projectteam heeft controle over de vooruitgang: Wanneer de verwerking van dearchievendoordestadsdienstenzelfwordtuitgevoerd,heefthetprojectteamgeencontroleoverdevooruitgang.Ofdeadlinesaldannietgehaaldworden,isafhankelijkvandestadsdien-sten.Werkenmeteeneigenarchiefploegzorgtvoormeercontroleoverdevooruitgangendemogelijkheidtottijdigbijsturen,wanneerdeadlinesnietgehaalddreigenteworden.

69

• Continuïteit in de dienstverlening bij de stadsdiensten:Continuïteit in de dienstverlening bij de stadsdiensten:Deverwerkingvanarchieveniseenarbeidsintensieveopdracht.Ditvergteenaanzienlijkeinzetvandestadsdiensten,zekervoordienstenmeteenomvangrijkstatischarchief.Aangezienerdeadlineszijn,dreigtdedagelijksewerkingvandestadsdienstenerondertelijden.Meteenarchiefploegwordtditvermeden.

3.2. Verwerking van het archief ter plaatseNadatdebestemmingvanhetarchiefbepaaldis,kanhetarchiefverwerktworden.Ditwilzeggendathetkanklaargemaaktwordenvooroverdrachtofhetkanvernietigdworden.Eerstmaaktdeconsulentopdrachtenklaarvoordearchiefploegzodatdezeweetwatermethetarchiefmoetgebeuren. Daarna gaat de archiefploeg aan het werk met het beschrijven en de materiële enlogistiekeverwerking.Meestalgebeurtditindezevolgorde,maarhetkanookomgekeerd.Daarnakanhetverwerktearchiefovergedragenwordennaarhetstadsarchief.Deeffectievevernietigingenvindeninprincipepasplaatsnahetverwerkenvanhetovertedragenarchief.Ditomtevermijdendatarchiefverkeerdelijkvernietigdwordt.

3.2.1 Opdrachten3.2.1 OpdrachtenVoor een goede coördinatie tussen de consulenten, die de reeksenpaspoorten opmaken, debestemmingsaanvragenbehandeleneneendeelvanhetarchiefbeschrijven,endearchiefploeg,dieingrotematedeverdereverwerkingvanhetarchiefvoorhunrekeningnemen,gebruikthetprojectteameensysteemvanopdrachten.

Dearchiefploegmoetwetenwaarhetteverwerkenarchiefzichbevindtenwaterpreciesmethetarchiefmoetgedaanworden.Deconsulentenschrijvendaarvooropdrachteninhetwerkblad‘Opdracht’vandebulkinvoerstatischarchief.Deconsulentomschrijftdereeks(inhoud,datering,omvang),delocatieendeopdracht(zietabelopdevolgendeblz).Bovendienwordtervermeldwiedecontactpersonenterplaatsezijn.Belangrijk isdatdeconsulentdeopdrachtvoldoendenauwkeurigomschrijft.Indienditniethetgevalis,looptuhetrisicodatdeopdrachtnietcorrectwordtuitgevoerdofdatdearchiefploeglangmoetzoekenvooraleerzedereekskunnenidenti-ficeren. Inbeidegevallenzorgtdit voor tijdsverlies.Bij voorkeur zijndearchiefconsulentenbijdeopstartvaneennieuwelocatiedeeerstedagenbeschikbaarofzelfaanwezig,omeenaantalvragenenproblemenoptelossen;bijvoorbeeld:Horendezedozenerookbij?Moetendezefoldersmeeverpaktworden?Mogendefoto’sindedossiersblijvenofmoetenzeapartverpaktworden?Erkloptietsnietmetdenummering?

De archiefploeg verwerkt de opdrachten van de consulenten.

70


OPDrACHtArCHIEfPLOEg1 KB09/359

rEEKS:ErKEnnIngSDOSSIErSVAnjEugDVErEnIgIngEn

Adres Noordersingel28,2140Borgerhout-Antwerpen

Contactpersoon + tel

RuudMartens,032172456SammyJanssens,032172459

Bevatten dossiersmetaanvragentoterkenningpervereniging

Datering 1996-2007

Inschrijvingsnummer 453

Locatie JD_K8,JD_K18_R2,JD_K20-K21

Omvang 149dozen

Overdrachtslijst ZietabbladISADG

Opdracht - omschrijving Deerkenningsdossierszijngeordendperdistrictenperjaar.Opdracht:Schonen,verpakken,nummerenenbeschrijven(1pervereniging).Reeks:ErkenningsdossiersvanjeugdverenigingenSubreeks:NaamDistrictBeschrijving:Naamvandevereniging+Dateren.

3.2.2 Vernietigen3.2.2 VernietigenOokvoorvernietigingiseenprocedurevoorzien,zodatarchievenopeenveiligemaniervernietigdworden.Tevernietigenarchiefwordtnietmeegegevenmetdegemeentelijkepapierophalingofdepapierslagvandeplaatselijkejeugdbeweging:• archiefdocumentenbevattenimmersvertrouwelijkeenprivacygevoeligegegevens• overheidsarchiefmagnietinhandenvanonbevoegdenvallen.Hetisonvervreemdbaar:het

kannooiteigendomwordenvaniemandandersdanvandeoverheid.

DestadAntwerpenheefteencontractafgeslotenmeteenfirma,gespecialiseerdindevernietigingvanarchieven.Devernietiginggebeurtondereenaantalstrengevoorwaarden:• Deophalingvandecontainersdienttegebeurenbijmiddelvanafgeslotenvrachtwagensof

afgeslotencontainers(meteengleuf),geleverddoordedienstverlener.• Devernietigingvindtplaatsbinnende48uurnaophaling.• Devernietiginggebeurtdoorversnippering,dedocumentenmogeningeengevalinomloop

komen.• Devernietigingdientzotegebeurendateropgeenenkelemanier informatiekanworden

ontleend.

Hetarchiefwordt vernietigdopbasis vandegoedgekeurdebestemmingsaanvraag.Dearchief-ploegzethettevernietigenarchiefklaar.Ditgebeurtinafgeslotencontainers,diegeleverdenleeggemaakt worden door het vernietigingsbedrijf. De containers voor de vernietiging wordenenkelopvraagvanhetstadsarchiefgeleverd.Wanneerhetomgrotehoeveelhedenarchiefgaat,kanerookgewerktwordenmetdirectebelading.Hetarchiefwordtdanopeenafgeslotenplaatsverzameldenwordtmeteenindevrachtwagenvanhetvernietigingsbedrijfgeladen.

71

tip:Om de vernietiging op een vlotte manier te laten verlopen, is het nuttig dat een con-sulentofiemandvandearchiefploegvoorafalletevernietigendozen,aandehandvandegoedgekeurdebestemmingsaanvraag,voorzietvanhetrodeopschrift’V’.Opdezemanierkunnen de vernietigingen aan een hoog tempo plaatsvinden en worden fouten bij devernietigingvermeden.

3.2.3 Beschrijven3.2.3 BeschrijvenNadatdeselectieszijnuitgevoerd,kunnendearchiefreeksendiepermanenttebewarenzijnver-derverwerktworden.Dereeksenmoetenbeschrevenenverpaktworden.Hetstadsarchiefkiestervoorzoveelmogelijktebeschrijventotophetniveauvanhetbestanddeel,ditwilzeggentotophetniveauvanhetindividueledossierofstuk.Inbepaaldegevallenwordtbeschreventotopreeksniveau,maardatiseerderuitzonderlijk.HetarchiefwordtbeschreveninhettabbladISADGvandebulkinvoerstatischarchief.DebeschrijvingengebeurenconformderichtlijnenvanISAD(G).Develdeninhettabbladzijnzoaangepastdatdearchiefconsulentenzeinbulkkunneninvoereninhetarchiefbeheerssysteemvanhetstadsarchief8.Standaardbevatditbladvolgendevelden:

8 8 Debulkinvoerstatischarchiefkanookgebruiktwordenvoordebeschrijvingvanarchievenwanneerdienietineenarchiefbeheerssysteemwordenopgeladen.

Consulenten beschrijven de archieven ter plaatse.

72


VELDnAAMBuLKInVOEr OMSCHrIjVIng ISAD

Sorteerkolom VeiligheidskolomomdeoorspronkelijkevolgordeterugopteroepeninExcel

Inschrijvingsnummer Offonds,eerstedeelvanhetinventarisnummer

Archiefnummer Volgnummer,tweededeelvanhetinventarisnummer

OudNr OudNummer

3.1Identificatie

Titel Hetbenoemenvandebeschrijvingseenheid 3.1.2Titel

BeginDatum 3.1.3Datering

Einddatum 3.1.3Datering

DatumDetail Naderedatumomschrijving 3.1.3Datering

Beschrijvingsniveau Ordeningsniveau:archief,deelarchief,reeks,bestanddeel 3.1.4Beschrijvingsniveau

3.2Context

Actor Naamvandearchiefvormer,auteur,verzamelaar 3.2.1Naamvandearchiefvormer

Relatie Rolofdefunctievandeactor:dusarchiefvormer,verzamelaarofauteur

3.2.1Naamvandearchiefvormer

Werkproces Verwijzingnaarhetwerkproceswaaruithetbestanddeelvoortvloeit

3.2.2Institutionelegeschiedenis

3.3Inhoudenstructuur

BereikInhoud Globaleinformatieoverredactionelevormenenonderwerpendieerinvoorkomen

3.3.1Bereikeninhoud

3.4Voorwaardenraadplegingengebruik

Openbaar Ishetarchiefstukopenbaar?Jaofnee. 3.4.1Voorwaardenvoorraadpleging

OpenbaarVanaf Datumvanopenbaarheid 3.4.1Voorwaardenvoorraadpleging

De velden die in het vetvet genoteerd staan, zijn verplichte velden. Naast deze standaardveldenkunnen ook nog andere velden toegevoegd worden aan het tabblad ISADG (bijvoorbeeldGeschiedenisArchief)9.

Zowel archiefconsulenten als medewerkers van de archiefploeg kunnen beschrijvingen maken.Algemeenkunnendebeschrijvingenalsvolgtwordenverdeeld:• Consulentenbeschrijvenreeksenenlossebestanddelendiegeenreeksvormen.• De archiefploeg voert de ‘routinematige’ beschrijvingen uit zoals de beschrijving van de

bestanddelendie zichondereenbepaalde reeksbevinden, zoals inhet voorbeeld vaneenopdrachtonder3.2.1.

9 9 HandleidingArchiefbeschrijvenmetMACZ-ClientvolgensISAD(G).(Interndocument)

73

De verdeling van de beschrijvingen kan ook gebeuren aan de hand van de werklast van deconsulentenenarchiefploeg.Alsdeconsulentenopeengegevenmomentmoeilijkhedenhebbenomgenoegopdrachtentevoorzien,kanditgecorrigeerdwordendooropdatmomentdearchief-ploegmeertelatenbeschrijven.Omgekeerdbeschrijvendeconsulentenmeerwanneerdearchief-ploegeengroteachterstandheeft.

3.2.4 Materiële verwerking en logistiek3.2.4 Materiële verwerking en logistiekOmdebeschikbareruimtezoefficiëntmogelijktebenutten,werkthetstadsarchiefmetformaat-plaatsing.Ditiseenplaatsingssysteemwaarbijdebestanddelenfysiekgeordendwordenvolgenshetformaat.Ditheeftalsconsequentiedatdefysiekeeenheidvaneenarchiefopgehevenwordt:de verschillende formaten uit één archief komen samen met dezelfde formaten uit een anderarchief.Defysiekeordeningwordtvollediglosgekoppeldvandeintellectueleordening.Dezemaniervanwerkenvereisteengoeddepotbeheereneennauwgezettelogistiekeadministratie.Wanneereenarchiefals fysiekeeenheidwordtgerangschikt,volstaathetgewoonlijk tewetenwaarhetarchiefgeplaatst isomallebestanddelenterugtevinden.Bij formaatplaatsingmoetvoorelkindividueelbestanddeeldeplaatsgedefinieerdworden,maarkaniedereenelkindividueelbestanddeelonmiddellijkpreciesterugvinden.

De bestanddelen worden geschoond, verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozenvolgensformaatenkrijgenhetcorrecteinventarisnummeropgeschreven.Voor de logistieke administratie vult de archiefploeg op locatie twee werkbladen van de bulk-invoerstatischarchiefin:• Inventarisnummers:inditwerkbladkomendegegevensovereenbepaaldinventarisnummer.

Het werkblad bevat het inventarisnummer (Inschrijvingsnummer en Archiefnummer),gegevensoverdestatusvanhetinventarisnummer(StatusInventarisnummer):bijvoorbeeldop_komst,aanwezig,niet_opvraagbaar.Verderzijnereenaantalveldenoverdeaardvanhetbestanddeel:Omvang(informatieoveromvang:bijvoorbeeldA0,2delen,…),Medium(drager),GrootFormaat(indienja,danisermeerdanéénpersoonnodigomhetarchiefdocumentveiligtehanteren),OpenbaarVanaf(datumvanafwanneerhetbestanddeelopenbaaris.Hetveldopenbaarheidwordtingevulddoordearchiefconsulenten).

• Tenslotte is er een veld Opmerkingen, waarin een aantal logistieke (geen inhoudelijke)opmerkingen kunnen geplaatst worden over het inventarisnummer. Deze velden wordenalleeningevuldindienhetgaatombijzonderheden.HetveldMediumwordtnietingevuldalshetompapiergaat.

• Koppelingstabel: in deze tabel zijn er velden voorzien voor het inventarisnummer(Inschrijvingsnummer en Archiefnummer), samen met het type van de doos (DoosType)10eneentijdelijkdoosnummer(Potloodnummer).Erisookeenveldvoorhetdefinitievedoos-nummer(DoosNummer).Aangezieniederedoosinhetstadsarchiefeenunieknummerkrijgt,kanhetdefinitievedoosnummerpasbijplaatsingindearchiefcontaineringevuldworden.Dezetabeldientomderelatievastteleggentussenhetinventarisnummerenhetdoosnummer.

1010 Inhetstadsarchiefwordteenonderscheidgemaakttussen4formaatgroepen:-grijs:verpakkingseenhedenkleinerdan28cm,-oranje:verpakkingseenhedenmeteenhoogtetussen28en34cm-groen:verpakkingseenhedenmeteenhoogtegroterdan34cmofbijzonderearchiefbestanddelen,-wit:verpakkingseenhedenmeteenbuitengewoonformaatdieliggendbewaardworden,meestalkwetsbareenomvangrijkestukken(charters,plans,bevolkingsregisters…).

74


3.2.5 Vervoer naar het archief3.2.5 Vervoer naar het archiefEenshetarchiefbeschrevenenverpaktis,kandeoverdrachtnaarhetstadsarchiefplaatsvinden.Het stadsarchief wil de archiefbestanddelen voldoende beschermen om beschadiging te ver-mijden.Ditiséénvandevoornaamsteredenenwaaromhetarchiefbijvoorkeurterplaatsewordtverwerkt.Hetarchiefisdanalverpaktinstevigearchiefdozen.Ombeschadigingennogmeertevoorkomen,werkthetstadsarchiefmetrolcontainerswaarindedozengoedenstabiel kunnengestapeld worden en veilig in en uit de vrachtwagen te laden zijn. De rolcontainers wordenomzwachteldmetplasticfoliezodatderisico’sopbeschadigingtoteenminimumbeperktzijn.

Wanneer de beslissing valt om toch een bepaaldelading archief onverwerkt naar het archiefgebouwover te brengen, dient vooraf alle archief tijdelijkverpakttewordenindozen,omallesonbeschadigden in de juiste volgorde over te brengen naar hetstadsarchief.

3.3. Verdere verwerking op het archief

3.3.1 Plaatsen in de archiefbewaarplaats3.3.1 Plaatsen in de archiefbewaarplaatsIn het stadsarchief worden de dozen in de archief-rekken geplaatst. De dozen sluiten aan bij deaangroeipunten.Dit zijndeplaatsen,per formaat,waar de archiefrekken kunnen aangevuld wordenin volgorde van aankomst op het stadsarchief. Dedozenkrijgendaneenunieknummer.De gegevens worden aangevuld in de bulkinvoerstatisch archief. In het tabblad koppelingstabelworden de inventarisnummers gekoppeld aan decorrecte archiefdoos. In het tabblad ‘Plaatsings-

Toekennen van een inventarisnummer

Verpakte archieven staan klaar voor transport.

75

nummers’wordthetdoosnummergekoppeldaandeplaatswaardedooszichbevindt.Hettabblad‘Plaatsingsnummers’bevatdevolgendevelden:• DoosNummer• DoosType• Plaatsingsnummer• Status• Opmerkingen

3.3.2 Verwerken van logistiek in het archiefbeheerssysteem3.3.2 Verwerken van logistiek in het archiefbeheerssysteemZodra de archiefploeg de dozen in het archief heeft geplaatst, verwittigt ze de betrokkenconsulent.Diekijktdebulkinvoernaopdeopenbaarheid.Indieneenstuknietopenbaaris,wordtditaangevuldinhettabbladInventarisnummers.De depotbeheerder laadt tenslotte, na een finale controle, de logistieke gegevens (Inventaris-nummers,Plaatsingsnummers,Koppelingslijst)opinhetbeheersysteem.Zowordtduidelijkwelkebestanddelennognietgekoppeldzijnaandozen. Inprincipezijnvanafditmomentdestukkenopvraagbaarindeleeszaal.

3.3.3 Verwerken van de beschrijvingen in het archiefbeheerssysteem3.3.3 Verwerken van de beschrijvingen in het archiefbeheerssysteemDebeschrijvingenvandearchiefbestanddelenendereeksenophetlaagsteniveaugebeurenterplaatse. De ordening en het structureren van de reeksen vindt plaats in het stadsarchief. HetresultaatiseenhiërarchischestructuurconformISAD(G):• Hetarchiefwordtgeordendvanalgemeennaarbijzonder.• Debeschrijvingenbevattenenkeldegegevensdierelevantzijnvoorhetbeschrijvingsniveau.• Deniveauswordenaanelkaargekoppeldzodatereenduidelijkehiërarchieis.• Informatiewordtnietherhaaldoplagereniveaus.

Alsdebeschrijvingengoedgestructureerdzijn,kunnenzealsISAD-fichesopgeladenwordeninhetarchievenoverzicht inhetarchiefbeheerssysteemvanhetstadsarchief (MACZ).Het stadsarchiefcreëertgeenafzonderlijkeinventarissenperoverdracht,maarplaatstallesinéénglobalestructuur.StadsarchiefStadsarchiefishethoogsteniveau,metdaaronder:• AncienRégimearchiefvandestadAntwerpen• ArchievenvandestadAntwerpen• Privatearchieven• Verzamelingen• Andereoverheden

Archieven van de stad AntwerpenArchieven van de stad Antwerpenbestaatuitvolgendeonderdelen:• Bestuurvandestad• Internewerkingvandestad• Publieketaken• GemeentenvoorhunaanhechtingbijoffusiemetAntwerpen• Archievenvanstedelijkevzw’s,intercommunalesenmaatschappijenzoals

huisvestingsmaatschappijen• GemeentelijkAutonoomHavenbedrijfAntwerpen• ModernArchief.Planarchief

76


Het stadsarchief maakt een onderscheid tussen de ondersteunende en primaire taken van destad.DeondersteunendetakenkomenterechtonderdeInternewerkingvandestad,bijvoorbeeldfinancieelbeheer,personeelsbeheer,archiefbeheer.DeprimairetakenzijndePublieketakenvandestad.Ook het archief van de stedelijke vzw’s krijgt een afzonderlijke plaats. Een uitzondering wordtgemaakt wanneer het gaat om een reguliere taak van de stad die (tijdelijk) door een vzw uit-gevoerdwordt.DankrijgendezebestanddelentocheenplaatsonderPublieketaken.

EensdeISAD-fichesopgeladenengepubliceerdzijn,zijnzeraadpleegbaaropdewebsitevanhetstadsarchief.

Een voorbeeld van een gestructureerde ISAD

Het archievenoverzicht

77

3.3.4 Timing verwerken overdrachten3.3.4 Timing verwerken overdrachtenVoor de verwerking van nieuw binnengekomen archieven hanteert het stadsarchief een na testreventiming.Dezeisalsvolgt:• Week0:dearchievenwordenovergedragennaarhetstadsarchief.• Week 1: de archieven zijn in het magazijn geplaatst en de logistieke gegevens zijn in het

archiefbeheerssysteemverwerkt.• Week2:deinhoudelijkebeschrijvingen,ISAD-fichesofdetailtoegang,zijnklaarennagekeken

doordeverantwoordelijkevoordepubliekedienstverleningendearchiefverwerking.• Week3:deinhoudelijkebeschrijvingenzijninhetarchiefbeheerssysteemopgeladen.

Dit is op zich een strakke en ambitieuze timing. Hierop is in de meeste gevallen een toleran-tie toegelaten tot maximum twee maanden na overdracht. Indien de verwerking niet binnendietweemaandenafgerondwordt,danbeschouwthetprojectteamditalseenproblematischeachterstandenwordteroverlegd.Voorarchievenmeteenhogeraadplegingsfrequentie,zoalsdebouwdossiers,geldtdezetolerantieniet.

4.Afsluitenvaneenlocatie4.Afsluitenvaneenlocatie

Hetuitvoerenvaneenformeleafsluitingvaneenlocatiezorgtervoordatallepartijenduidelijkwetenwathunverantwoordelijkhedenzijnenvermijdtdaterconflictenopduikenopdeverhuisdag.

Een locatie kan afgesloten worden van zodra de consulent van het stadsarchief de locatie alsafgewerktbeschouwt.Concreetwilditzeggendat:• alleovertedragenarchievenzijnverwerkt;• alle te vernietigen archieven zijn vernietigd of een aanduiding gekregen hebben dat ze

vernietigdmogenworden;• overdrachten en vernietigingen die de dienst tegenhoudt, beschouwt het stadsarchief als

semi-dynamischarchief.

Bijdeformeleafsluitingwordteenrondganggeorganiseerdopdelocatiemet:• debegeleidendeconsulentvanhetstadsarchief• deverhuisbeheerdervandelocatie• eenvertegenwoordigervandewerkgroepfysiekeverhuis• (informatiebeheerders)Tijdens de rondgang bekijkt dit groepje of alle aanwezige archieven tot het semi-dynamischearchiefbehorenenwordeneventueleknelpuntenopgelijst.

Naderondgangmaakthetstadsarchiefeenafsluitstaat(zieookinbijlage)opmetdaarin:• Beschrijvingvandelocatie• Cijfermateriaaloverdewerkzaamhedenvanhetstadsarchiefopdelocatie• EventuelewerkpuntendieaangepaktmoetenwordenvoordeverhuisNa goedkeuring van de verantwoordelijken, stuurt de stadsarchivaris de afsluitstaat naar deleidinggevendeofhetdirectiecomitévandedienst.Indiendaarnanogstatischarchiefopduikt,wordthetmeegenomenmetdesemi-dynamischearchieven.

78


De klassementen in Den Bell

Hetopgelegdestreefdoelvantweelopendemeterperpersoonhalen,isvoorsommigedienstennietrealiseerbaarbinnendekortetijdspannevandeverhuisvoorbereidingen.Uiteraardprimeertdegoedewerkingvandediensten.Daaromisdemogelijkheidvaneentussenniveaugecreëerd:indearchiefkeldervanDenBellkunnendossierswordengeplaatstdie(nog)nietmoetenwordenovergedragenaanhetstadsarchief.Opdezemanierkomtereenoplossingvoordeveledossiersdienognietvolledigafgeslotenzijn,ofwaardedienstnogregelmatigberoepopdoet.Zekrijgendenaamsemi-dynamischeklassementen.

Depapierendossiersuitdeklassementenopdewerkvloerevaluerendearchiefconsulentenop:• Frequentie en snelheid van raadpleging:Frequentie en snelheid van raadpleging:Hoevaakenhoesnelhebbendepersoneelsledende

dossiersfysieknodig?Moetenzebijvoorbeeldeenklantaandetelefoonmeteenkunnenver-derhelpen,dankunnendedossiersbeterbinnenhandbereikstaan.Wanneerderesponstijdlangeris,krijgendedossierseenplaatsindearchiefkelder.

• Omvang:Omvang: Passen de dossiers binnen de toegekende klassementsruimte in Den Bell? Is hethaalbaaromdedossierstedigitaliserenbinnendebeschikbaretijd?

• Bewaartermijn:Bewaartermijn:Moetendedossiersoplangetermijnwordenbijgehouden?Voordossiersdiebijvoorbeeldtochnavijfjaarvernietigdmogenworden,weegtdetijdenwerklastomzeintescannen,nietop.

• Aard van de dossiers:Aard van de dossiers: Gaat het om documenten die wettelijk op papier moeten wordenbewaard?

Deafwegingvandezeverschillendeelementenbeslistwaardedossierseenplaatskrijgen.Eenbelangrijk aandachtspunt hierbij is dat voor geparkeerde dossiers in de archiefkelder de uit-drukkelijkeeisgeldtdatzenietverdermogenaangroeien.Duswanneerhetvooreenbepaaldereeksdossiersonmogelijkofnietnuttigisomzeretroactieftedigitaliseren,moetendearchiefcon-sulentensamenmetdestadsdienstwelnaareenoplossingzoekenvoordetoekomst.Eenvoorbeeldhiervanzijndecentralepersoneelsdossiers.Doordegroteomvangvandezereeksenhetjuridischbelangvaneenaantaldocumenten,ishetnietopportuunomzeretroactieftedigitaliseren.Dedossierskrijgeneenplaatsindearchiefkelder,maarbijdeverhuisschakeltdebedrijfseenheidpersoneelsmanagementovernaareendigitaledossiervorming.Deaangroeivandepersoneelsdossiersindearchiefkelderisvanafdanbevroren.

1.Opbouwvandearchiefkelder1.Opbouwvandearchiefkelder

VolgendopdekeuzeomdekeldervanDenBelltegebruikenvoorsemi-dynamischeklassementen,iservoorgekozenomdeorganisatieenhetbeheervanditarchiefdepotaanhetstadsarchieftoetewijzen.

Het stadsarchiefbepleit sterkde keuzevooreen centraaldepotbeheer.Ditwil zeggendathetbeheerinhandenligtvaneenaantaldepotbeheerdersdiezorgenvoorhetophalenvanarchievendieeendienstnodigheeftenvoordeterugplaatsingervan.Daarnaastwakenzijeroverdatallesnetjes op zijn plaats staat (recollement) en herverpakken ze archieven indien nodig. Ook hetbijplaatsenvannieuwearchievenofzorgenvoordevernietigingvanarchievenbehoorttothuntakenpakket.

79

Indearchiefkelderisereencapaciteitvan7,19km.Helaasiserbijdeinrichtingvandekelderonvoldoenderekeninggehoudenmetdespecifiekearchiefbestemmingenzijnerallerleibuizenaangebracht,bestemdvoordeafvoervanregenwater,sanitairenzovoort.Waardezebuizenbovenarchiefrekkenlopen,isereenreëelrisicooplekken.Aangezienarchievenmeestaluniekeendusonvervangbaredocumentenzijn,moetditwordenvermeden.Ditbetekentdatermomenteelvande7,19kmaanbeschikbarelegplanken,slechts5,35kmingebruikzijn.

Iederrekkrijgteenuniekplaatsingsnummer.Bijvoorbeeld72-05-02.72geeftderuimteaan,05derijen02hetrek.Dearchiefkelderbestaatuittweegroteruimten.Iniedereruimteisereencentralemiddengangmetlinksenrechtstelkenseen‘blok’archiefrekken.Iederblok,tweeperruimte,dusvierintotaal,krijgteennummer:71,72,73en74.Dezenummeringvolgtdezelfdelogicaalsinhetstadsarchief.Inhetstadsarchiefzijnerzesverdiepingen.DearchiefkelderinDenBellisalshetwaredezevendeverdiepingvanhetstadsarchief.

Derekkenzijnvanhetzelfdetypealsinhetstadsarchief.Delegbordenzijnverstelbaar.Derekkenzijn39,5cmdiep.Eenkleinehoeveelheidis44,5cmdiep(voorgrotereformaten).

Om de ruimte in de archiefkelder optimaal te benutten, kiest het projectteam net als in hetstadsarchiefvoorformaatplaatsing.Nieuwearchievenwordenbijgeplaatstophetaangroeipuntwaarvaneréénperformaatis.DeverhuizendebedrijfseenhedenkrijgenviadewerkgroepFysiekeVerhuis hierovereen uitgebreidebriefingover de werkwijze, zodat ze kunnen starten met hetverhuisklaarmakenvandesemi-dynamischearchieven.

De inrichting van de kelder in Den Bell als archiefdepot

80


2.Semi-dynamischearchievenverhuisklaarmaken2.Semi-dynamischearchievenverhuisklaarmaken

Verhuisklaarmaken,datbetekent:• iederdossiereenunieknummertoekennen• iederdossiereenbasisbeschrijvingtoekennen• iedereverpakkingseenheid(doos)eenunieknummertoekennen• dedossierscorrectindedozenverpakken• oplijstenwelkedossiersinwelkedozenterechtkomen• lijstenaanstadsarchiefbezorgen

Een door het stadsarchief ter beschikking gesteld Excelsjabloon, met de naam bulkinvoersemi-dynamisch archief, helpt de diensten met het verhuisklaar maken. Deze bulkinvoersemi-dynamischarchiefbevatvierwerkbladen:omdedossierstebeschrijven,omdelogistiekegegevensoptelijsten,omdecontactgegevensintevulleneneenhelppaginametuitleg.

2.1. Ieder dossier een uniek nummer toekennenIederdossierkrijgteenarchiefnummer.Bijvoorkeurgebeurtditmetnatuurlijkegetallen.Indiendedossiersreedséénofanderedossiernummerhebben,magditovergenomenworden.Omiederdossiereenechtuniekinventarisnummertebezorgen,zethetstadsarchiefachterafeeninschrijvingsnummervóórhetarchiefnummer.Voorhetarchiefnummer2komtbijvoorbeeldhetinschrijvingsnummer3050testaan,waardoorhetdossierhetuniekeinventarisnummer3050#2toegekendkrijgt.Opdezemaniervormthetgeenenkelprobleemdatmeerderedienstenhundossiersbeginnentenummerenbij1.Hetinschrijvingsnummerzorgtervoordatelkdossiertocheenuniekenummeringkrijgt.

2.2. Ieder dossier een basisbeschrijving toekennenAaniedergenummerddossiermoetindebulkinvoersemi-dynamischarchiefeenbasisbeschrijvinggekoppeld worden. Deze beschrijving is erg belangrijk aangezien het op basis van dezebeschrijvingenisdatdedienstenhundossierslaterterugmoetenaanvragenbijdedepotbeheer-ders.Demedewerkersvandedienstenmoeteninstaatzijnomvanophunbureautegrasduinenindebeschrijvingen,zohetinventarisnummertevindenvanhetdossierdatzenodighebbenenditinventarisnummertebezorgenaandedepotbeheerderdiehetdossiergaatophalen.

In de bulkinvoer semi-dynamisch archief stelt het stadsarchief een aantal basiskolommen terbeschikking:• Archiefnummer• Titel• Beginjaar• Eindjaar• Datumdetail• Opmerking• Vernietigenvanaf

Dedienstenhebbendekeuzeomextrakolommenbijtevoegenofkolommenwegtelaten.

81

Eenbelangrijkekeuzevoordedienstenligterinopwelkniveauzehundossierszullennummerenenbeschrijven.Hoemeerindetaildedienstnummertenbeschrijft,hoemeervoorbereidendwerkeris,maarhoegedetailleerderengerichterdedienstzalkunnenopvragen.

Vaakkunnenbestaandeopschriftenopdozenenkaftenofindatabankenwordenovergenomen.Indeanderegevallenmoetdestadsdienstdedossiersafzonderlijknakijken.Hiergeldthetadviesdatvoordossiersdiededienstenzeldenzullenopvragen,zebeternietteveeltijdspenderenaanhetuitwerkenvannauwkeurigebeschrijvingen.Ofomgekeerd:voordossiersdiezesnelwillenkunnenopvragen,kunnenzebestgoedebeschrijvingenvoorzien.

Bijvoorbeeld:Bijdepersoneelsdossiersiserdekeuzetusseneenbeschrijvingennummeringopnaam(dusperdossier),bv.nr.52=“JanAerts”ofhetgroeperenvanmeerderedossiersperdoos,bv.nr.52“AbbeloostotAndriessen”.HetdossiervanJanAertsbevindtzichdanergensindiedoos.

2.3. Iedere verpakkingseenheid (doos) een uniek nummer toekennenOmdebeschikbareplaatsindearchiefkelderzogoedmogelijktebenutten,heefthetprojectookhiergekozenvoorformaatplaatsing.Ditwilzeggendatalledozenmetdezelfdehoogtebijelkaarwordengeplaatst.

Hetprojectwerktmetvierformaten:

KLEur HOOgtEDOOS

Wit <15cm Platformaat

Grijs 15-28cm Standaardarchiefdoos

Oranje 28-34cm Grootformaat

groen >34cm Zeergrootformaat,verhuisdoos

Hetstandaardformaatkomtveruithetmeestevoor(95%).DemeestepapierendocumentenzijntegenwoordigopA4formaat.Groteregisterskomennogmaarzeldenvoor.

Iederedoos krijgt eenetiketmeteenkleureneenvoorgedruktdoorlopendnummer.De kleurbepaalthetformaat,hetnummerzorgtvooreenuniekeidentificatievandedoos.

Het stadsarchief verspreidt deze etiketten met doosnummers. Zo kan het projectteam goedopvolgen welke dozen aan welke bedrijfseenheid toebehoren en om welke omvang het gaat.Hetdoosnummerisookeenbelangrijkverhuisinstrument.Hetlaattoeeenvoudige,eenduidigeinstructiestegevenaandeverhuizers:“Verhuisnudozengrijsmetnummers450000totenmet450050.”

2.4. De dossiers correct in de dozen verpakkenDegenummerdeenbeschrevendossiersmoetenookcorrectverpaktwordenindegenummerdearchiefdozen.Dedozenmoetenstevigzijnenbijvoorkeurzuurvrij.Dedozenmogenniettevolgeladenwordenomtevermijdendatzenietofmaarzeerniptinhetrekpassen.Bijhetverpakkenhoudendeconsulentenvanhetstadsarchiefeenoogjeinhetzeilengevenzewaarnodigtips.

82


2.5. Oplijsten welke dossiers in welke doos terechtkomenTenslottemoetdedienstoplijstenwelkarchiefnummerinwelkedoosterechtkomt.Ditgebeurtookindebulkinvoersemi-dynamischarchief.

Omheeldewerkwijzetevereenvoudigenishetsomstoegelatenomopdoosniveautenummerenentebeschrijven.Hetdoosnummerwordtdanmeteenookalsarchiefnummergebruikt.

2.6. Lijst aan stadsarchief bezorgenVervolgenswordendezelijstendoorgestuurdnaarhetstadsarchief,waardeprojectconsulentendeinhoudcontrolerenoponregelmatigheden.Zekennenaandelijsteeninschrijvingsnummertoeomdearchiefnummersuniektemakenenregistrerenwelkeinventarisnummersaanwelkediensttoebehorenenwiedecontactpersoonis.

De logistieke gegevens (welk inventarisnummer zit in welke doos?) wordt opgeladen in hetbeheerssysteem MACZ. Deze info wordt daarop weggehaald uit de bulkinvoer semi-dynamischarchief.

Delijstbezorgthetstadsarchiefdaarnaterugaandedienstdiezeeenplaatsgeeftinhetcentraleklassementzodatiedereendiedossiersnodigheeftindelijsthetcorrecteinventarisnummerkanopzoeken.

3.Beheervandearchiefkelder3.Beheervandearchiefkelder

ZodradedienstenhunnieuwewerkplekinDenBellingebruiknemen,kunnenzeookhundossiersindekeldervanDenBellterugopvragen.Deophalingenwordenuitgevoerddoorenkeledepot-beheerders,opgeleidenaangestuurddoorhetstadsarchief.Devoordelenvanditcentraalaangestuurdedepotbeheerliggenopverschillendepunten:• Deophalingengebeurendoordedepotbeheerders,dedienstengaandusnietzelfhunarchief-

stukkenuitderekkenhalenenterugplaatsen.Opdezemanierwordtvoorkomendatderekkenoptermijnveranderenineenchaosofdaterdozenverdwijnen.

• Doordebeperkteengecontroleerdetoegangmeteenbadge isookhetprobleemvanzeergevoeligedossiersopgelost.Dossierskunnenenkelopgevraagdwordendoordeeigenaars.Daarnaastwerkendedepotbeheerdersenkelmetdeinventarisnummersenwetenzedusnietwaterexactindedozenzit.

• Deaangroeienafbouwkunneninkaartwordengebracht.• Dedepotbeheerderskunnenbijkomendetakenuitvoeren,zoalsvernietigingen,digitaliseren

vanbepaaldestukkenofdossiersvoorbereidenvooroverdrachtaanhetstadsarchief(schonen,zuurvrijverpakken).

• Het stadsarchief krijgt een goed beeld van welke reeksen in de toekomst over zullen wor-dengedragenenkandaarbijbeschikkenoverdebeschrijvingen.Deoverdrachtenzullenindetoekomstdussnellerkunnenwordenuitgevoerd.

HetisdebedoelingdatdeomvangvandearchiefkelderinDenBellgestaagafneemt.Tochkannietvoorkomenwordendatdienstennogdossierswillentoevoegen.Ditkunnendossierszijndiedestadsdienstenvoorhunverhuisnietmeerverwerktkrijgen,maarhetkanookomvolledignieuwereeksen gaan. Daarom stelt het stadsarchief een regel op dat iedere aanvraag tot toevoeginggepaardmoetgaanvaneenmotivatiewaaromdereeksnogoppapierdienttewordenbewaard.Hetstadsarchiefevalueertdeaanvraagenbespreekteventueledigitalemogelijkheden.

83

Wanneerdepapierenstukkentochnaardekelderkunnen,geldtverderdezelfdeprocedurealsvoordeverhuis:dedienstlijstdedossiersopmetnummersenbeschrijvingen.Dedepotbeheer-dersverzorgendanhetlogistiekegedeeltevanverpakking,etiketteringenplaatsing.

Eentweedeactiedieondernomenwordtomdeomvangvanhetarchiefdepotteverminderen,ishetinkaartbrengenvandebewaartermijnenvandeaanwezigereeksen.Ditkanaandehandvandebeschrijvingenendateringen.Vooreenaantalreeksenwordtditalvanbijdestartmeeopgenomenindebulkinvoersemi-dynamischarchief(veldvernietigenvanaf),bijvoorbeeldvoordefacturenvandebedrijfseenheidfinanciëndie30jaarbewaardmoetenworden.Anderereeksenmoetdedienstbijvoorbeeldna5jaaroverdragenaanhetstadsarchief.Doordezegegevensmeeoptenemeninhetarchiefbeheerssysteemkrijgthetstadsarchiefeengoedoverzichtvandever-wachteevolutie.

Bij het aanmaken van de plaatsingsnummers, doosnummers en inventarisnummers zorgen deprojectmedewerkerservoordatzesteedsverschillendzijnvandiegenendie inhetstadsarchiefbestaan.Zokanerlater,indiengewenst,eenvolledigeintegratieplaatsvindentussenhetstads-archiefendearchiefkeldervanDenBell.

84


85

Detoekomstendecontinuïteit

Proactief werken met informatiebeheersplannen en informatiebeheerders

Proactief werken in een modern informatiebeheer betekent dat er vooraf nagedacht wordtoverwatermetdocumentenmoetgebeuren.De levensloopvandocumenten start zodraeendocumentwordtopgemaaktofontvangenenloopttotophetmomentdathetvernietigdwordtofopvraagbaar is inhetstadsarchief.Doorvoorafnatedenkenoverhoe,waarenhoelangdedocumenten bewaard moeten worden, kan u komen tot een veel efficiënter informatiebeheerenwordeninformatiepuinhopenvermeden.Informatiebeheersplannen(IBP)zijndaarbijnuttigeinstrumenten.

Het informatiebeheersplanwordt, integenstellingtotselectielijsten,opmaatgemaaktvandedocumentvorming van een specifieke administratie. Daardoor is het hét werkingstrument bijuitstekvooreenefficiëntdocument-endossierbeheer.

1.Verschilmetselectielijsten1.Verschilmetselectielijsten

Selectielijstenzijnoverzichtenvandesoortenarchiefstukkendiedooreenadministratiegevormdworden,metaanduidingvandedefinitievebestemmingvandestukken:vernietigenofperma-nentbewaren.Het zijn vaakalgemene lijstendiegeldenvoorgelijksoortigeadministraties. InhetgevalvandegemeentenwordenerbijvoorbeeldlijstenopgesteldvoordocumentenvanalleVlaamsegemeenteadministraties11.Selectielijstenhebbenzoweleenretroactiefalseenproactiefdoel.Retroactiefkanuzegebruikenomgemakkelijkerselectiebeslissingentenemeninstatischarchief.Proactiefkunnenzegebruiktwordenomvoorafeenonderscheidtemakenindebehande-lingvanpermanentenoptermijntevernietigenarchief12.Hetzijnechtergeenhapklarewerkinstrumenten.Zemoetennogsteedsvertaaldwordennaareenconcreteadministratie.

Informatiebeheersplannenzijndergelijkevertalingen.• Zegevenexplicietaanwatdedefinitievebestemmingvandewerkdocumentenen-dossiers

is en wat vervolgens de consequenties voor de bewaring ervan zijn. De informatie uit deselectielijstenishierimmersinverwerkt.

• Ze geven – in tegenstelling tot de meeste selectielijsten – exacte vernietigings- en over-drachtstermijnenaanvoorspecifiekereeksenvandocumenten.Selectielijstengevengewoon-lijkenkeleenadviestermijn.

• Selectielijstenhoudenminderrekeningmetschaduwarchief.Informatiebeheersplannendoenditwel.Bijhetopstellenvaninformatiebeheersplannenmoetuitdrukkelijkwordennagekekenwaardetebewarenversievanbepaaldedocumentenzichbevindt.Bijvoorbeeld:watishetuniekepersoneelsdossier,enwatiseendubbel?

1111 Ziebijvoorbeeld:G.Maréchal,Bewaringenvernietigingvangemeentearchieven: richtlijnenadvies. (3delen),Brussel,1985-1993;enVVBADvzw,ClassificatieenselectienaarfunctiesvanVlaamsegemeentearchieven.Voor-schriftenenadvies.Deel1.Bestuurvandegemeente;Deel2.Internetaken,Berchem,2009.

1212 Meerinfooverselectielijstenenhunvoor-ennadelen,zie:R.Verhaert,Selectielijsten,in:Wieklasseert,dievindt.Hedendaagsdocument-enarchiefbeheerinbesturenenorganisaties,Politeia,2008,Instrumenten,3-18.

86

Optimaal digitaal: De toekomst en de continuïteit

• Informatiebeheersplannen geven ook aan hoe de informatie moet worden geordend. Zehebben een logische structuur, idealiter aangepast aan de werkprocessen en organisatie-structuurvandedienst.Selectielijstenhoudengeenrekeningmetdeorganisatiestructuur.

• Zeduidenookaanwelke informatieoppapierbestaat,welkedigitaalenwatdegewenstesituatieis.

• Nietenkelarchiefindestrictezinvanhetwoord,maaralleinformatieisopgenomenindeinformatiebeheersplannen.Vooreeneindgebruikerishetimmersooknodigomtewetenwaarzichbepaaldedocumentatiebevindt.Documentatiewordtnietopgenomeninselectielijsten.

• In tegenstelling tot selectielijsten zijn ze onmiddellijk en perfect interpreteerbaar door dearchiefvormerszelf.

2.Hetnutvaneeninformatiebeheersplan2.Hetnutvaneeninformatiebeheersplan

Doordeinvoeringvandeopenbaarheidvanbestuursdocumenten(grondwetswijzigingvan1993)moet de plaatselijke overheid binnen een redelijke termijn elk bestuursstuk ter beschikkingkunnenstellenvandeburger.Sindsdienbehorendeinformatieplichtendebeschikbaarstellingvandocumentenaanpubliektotdetakenvandeadministratie.Eengoedezorgbijhetaanmakenenbeherenvandedocumentenisnoodzakelijkomaandezeplichttekunnenvoldoen.Deopmaakvandeinformatiebeheersplannenisvooralgerichtopeenverbeteringvandeordeningvandedossiersenophetverschaffenvaninzichtindeinformatiestroomomzodewerkprocessenvlotter te laten verlopen. Dat heeft een positief effect op de interne werking maar ook op desamenwerkingtussendedienstenonderling.

De implementatie van de plannen moet resulteren in een verbetering van het beheer van deinformatieopdewerkvloer.In‘WieKlasseert,dievindt’somtdestadsarchivarisvolgendevoor-delenop:• “Erzal inzichtzijn indeaanwezige informatiestroom:wiebewaartwatenwaarwordtdat

bewaard?• Bijhetordenenvandedocumentenkanudelogischestructuurvanhetinformatiebeheers-

planvolgen.• Iedere medewerker weet waar de door hem afgehandelde stukken en dossiers moeten

terechtkomen.• Elkeanderemedewerkerweethetstukofdossiermoeiteloosterugtevinden.• Hetisbelangrijkdatdocumentenvanafhunontstaanopeengoedemanierbeheerdworden

doordeadministratiezodatzeopelkmomentsnelteruggevondenworden.• Hettoezichtopdearchievenzalverbeteren.Hetplandientnamelijkookalshulpmiddelvoor

dearchivarisbijhettoezichtopdearchiefdocumenten.• De vernietiging en archivering van de dossiers zal hierdoor efficiënter verlopen. Tijdige

vernietigingvanarchiefstukkendiedaarvoor inaanmerkingkomen,heeft als voordeeldatarchiefruimteopdewerkvloeruitgespaardwordt.

• Bovendien blijven de dossiers beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevondenwordenenwordtvermedendatbelangrijkedocumentenverlorengaan.”13

1313 I.Schoups,Hetinformatiebeheersplan,in:Wieklasseert,dievindt.Hedendaagsdocument-enarchiefbeheerinbesturenenorganisaties,Politeia,2008,Organisatie,10-11.

87

3.nadelenvaneeninformatiebeheersplan3.nadelenvaneeninformatiebeheersplan

Devoornaamstenadelenvaninformatiebeheersplannenzijndevolgende:• Hetopstellenervaniszeerarbeidsintensiefenvergteenzeernauwesamenwerkingmetde

eindgebruiker,deleidinggevenden,deinformatiebeheerders,deICT-ers,enzovoort.• Informatiebeheersplannenverouderenzeersnel.Administratiesevolueren.Zereorganiseren

regelmatigenveranderendaarbijhunwerking–enhundocumentvorming.Daarnaastwijzigtook de wet-en regelgeving voortdurend. Een continue opvolging is dan ook noodzakelijk.Hierkomtookhetbelangvandeinformatiebeheerdersterkaandeoppervlakte.Hijofzijisnamelijkdeaangewezenpersoonomveranderingenindedocumentvormingoptemerkenentesignaleren,zodatdeinformatiebeheersplannenup-to-dateblijven.Hetzijnproactieve instrumenten,bedoeldvoorgebruik indedynamische fasevanarchief-vorming,nietvoorretroactieveselectievanstatischarchief.

4.Opstellenvaneeninformatiebeheersplan4.Opstellenvaneeninformatiebeheersplan

Tijdensdeeerstetweejarenvanhetprojectspenderendeconsulentenvanhetprojectheelwattijdaanhetopstellenvaninformatiebeheersplannen,enbestedenzedemeesteaandachtaandegrotearchiefvormers,zijndedebedrijfseenhedenpersoneelsmanagement,financiën,stadsontwikkelingenaaneenalgemeeninformatiebeheersplanvoordestafdienstenvandebedrijfseenheden14.Debedoelingisom:• dediensteneengoedwerkinstrumenttegevenzodatzegemakkelijkselectieskunnenmaken

enzesteedswetenwelkedocumentenbelangrijkzijn.Zokunnenzeookmakkelijkopruimenbijhetoverzettenvanoudenaarnieuweklassementen;

• viadeinformatiebeheersplannenookdeselectievanstatischeensemi-dynamischearchievenvlottertedoenverlopen.

Het opstellen van een informatiebeheersplan is niet eenvoudig en is een arbeidsintensieveopdracht.Hetvereisteengoedekennis vandeadministratievewerkingendocumentvorming.Tijdens het project wordt vooral van onder naar boven gewerkt. Eerst identificeren de archief-consulentendedocumenten,daarnakoppelenzedieaantaken.Zokrijgendezeeenlogischeenhiërarchischestructuur.

Denodigeinformatievoordeinformatiebeheersplannenverzamelendearchiefconsulentenvia:• interviews met het personeel op de werkvloer. Tijdens het project verlopen de interviews

meestalparallelmetdezevoorhetopstellenvanmappenstructuren.Viadeinterviewskunnenconsulenten,insamenwerkingmetdediensten,dedocumentvormingbijeendienstinkaartbrengen.Dezedocumentenkunnendangekoppeldwordenaantaken.

• bestaandeselectielijsten:selectielijstenvoorgemeentenenOCMW’szijnopgemaaktvoorallegemeentenenalleOCMW’s.Zezijn,zoalsreedsvermeld,nietaangepastaandeorganisatievaneenspecifiekestadofgemeente.Maarzezijnweleengoedvertrekpunt.

• vroegerebestemmingsaanvragen:heelwatdienstenhebbeninhetverledenalvragengesteldaanhetstadsarchiefoverdebestemmingvandocumenten.Dezegegevenszijnbewaardinhetarchiefbeheerssysteemenkunnenookhelpenbijdeopmaakvaneeninformatiebeheersplan.

1414 Destafdienstenvandeverschillendebedrijfseenhedenzijnongeveeropeengelijkaardigemaniergeorganiseerdenmakendezelfdedocumentenaan.Daaromisbeslistomééninformatiebeheersplantemakenvoorallestafdiensten.

88


Bij het opstellen van deze informatiebeheersplannen komen enkele aandachtspunten meteennaarboven:• Erwordtsneltedetaillistischgewerkt.Ditheeftweinigzin.Individueledocumentendienen

beternietalsbasisvoorhetinformatiebeheersplan.Zijveranderentesnel.Hetisaanteradenomvooraldesoortendossiersenreeksentedefiniëren.

• Deplannenmoetenduidelijkbegrijpbaarzijnvoordedienst.Destructuurmoetstabielzijn.Eenstabiele structuur zorgtervoordatu informatiebeheersplannennietvoortdurendaanmoetpassen.Tijdenshetprojectisgeblekendathetkoppelenaanprocesbeschrijvingenuitdeprocesmodelleringvaakinstabieleinformatiebeheersplannenopleverde(ziekader).

In de eerste fase van het project koppelen de archiefconsulenten de documentenconsequentaandeprocessenwaardoorzegevormdwerden.Zozoudendewerknemersinformatiebeheersplannenkunnenraadplegenopbasisvanhunprocesmodellering.Watuiteraardnuttigzouzijnomdatzedanzeernauwzoudenaansluitenbijhunwerking.Dezeprocesbeschrijvingenuitdeprocesmodelleringevoluerenechterzeersnel (in2008–tij-densdeuitvoeringvanhetprojectherzagdestadereenaantal,diedateerdenuit2005-2006). Daardoor moesten de projectconsulenten dossiers aan meerdere werkprocessenkoppelen.Zodefinieerdendearchiefconsulentenbijfinanciënuiteindelijk54(onderdelenvan)werkprocessenwaaraandocumentengekoppeldwerden.Dathieldechterindathetstadsarchief bij elke herziening van het werkproces, het IBP opnieuw zou moeten aan-passen,metinvoeringvanverwijzingennaarvoorgaandeprocessen.Uiteindelijkbesloothetstadsarchiefomdeinformatiebeheersplannennietmeertestructurerenopbasisvande(instabiele)werkprocessen,maareenandereindelingtegebruikendiemeerstandvastigwas.Zogebruiktenzebijfinanciënuiteindelijkdetakenenhandelingenuitdeselectielijs-tenvandeVVBADomdeinformatiebeheersplannentestructureren.

5.Veldenineeninformatiebeheersplan5.Veldenineeninformatiebeheersplan

De verschillende velden in een rapport

De verschillende velden in RecordsManagement Toolbox

89

ruBrIEK Volgnummer:alseenbeschrijvingonderdeelisvaneenanderebeschrijving,wordtdatdooreenmeervoudignummeraangegeven.Bv.3.3.Examenantwoordeniseendeelbeschrijvingvan3.Dossiersinzakeaanwervingviaselectieproeven.

ID Identiteitsnummeruitonzedatabank

BESCHrIjVIng Titelvandereeksofhetbestanddeel

BEgInjAAr Datumwaaropdereeksofhetbestanddeelisgestart1/1/8888:destartdatumisonbekendofnietingevuld

EInDjAAr Datumwaaropdereeksofhetbestanddeelisafgesloten.Inprincipewordeninhetinformatiebeheerplanalleenlopendereeksenenbestanddelenbeschreven.31/12/9999:dereeksofhetbestanddeelislopend

DAtuMOMSCHrIjVIng ToelichtingbijdedatadieindeveldenBeginJaaren/ofEindjaarzijningevuld

BESCHrIjVIngSnIVEAu Aanduidingvanwatheteenbeschrijvingis:eenreeks(eengeheelvangelijksoortigedocumentenofdossiers)ofeenbestanddeel(dossier)

BErEIKInHOuD Toelichtingbijdeinhoudofdeontstaanscontextvandereeksofhetbestanddeel

BEStEMMIng Aanduidingwatermetdereeksofhetbestanddeelmoetgebeurenalsdebewaartermijnbijdearchiefvormerverstrekenis:-A:archiveren(permanentbewaren)-V:vernietigen-S:selecteren,eendeelmoetpermanentwordenbewaard,eendeelmoetwordenvernietigd

uItVOErIngStErMIjn Aanduidinghoeveeljaardereeksofhetbestanddeeldoordearchiefvormermoetwordenbewaard.Alsdebewaartermijnnietmeteengetalkanwordenuitgedruktdoordathijafhankelijkisvanexternefactoren,zoalsdebewaartermijnvandedossiersinzakedeaanwervingvanselectieproevenafhankelijkisvanheteindevandewervingsreserve,zieSelectieOmschrijving.

SELECtIEOMSCHrIjVIng ToelichtingbijdeinformatieindeveldenBestemmingenUitvoeringstermijn.Bevatinformatieoverdeselectieen/ofwieverantwoordelijkisvoordebewaringen/ofdebewaartermijn.

OrDEnIng Aanduidinghoedereeksofhetbestanddeelwordtbewaard(ASIS)ofmoetwordenbewaard(TOBE).

InfOrMAtIESyStEMEn Aanduidingofdereeksofhetbestanddeeldigitaalen/ofoppapieren/ofineendatabasewordtbewaard.EventuelerichtlijnendaaromtrentwordeninhetveldOrdeningopgenomen.

WErKPrOCESSEn Aanduidingvanuitwelkwerkprocesdereeksofhetbestanddeelwordtgeproduceerd.

ArCHIEfVOrMErS Aanduidingdoorwelkebedrijfseenhedenofafdelingendereeksofhetbestanddeelwordtgeproduceerd.Alsermeerdanéénarchiefvormeris,wordtinhetveldSelectieOmschrijvingaangegevenwieverantwoordelijkisvoordebewaring.

6.Bestemmingsaanvragenopbasisvaninformatiebeheersplannen6.Bestemmingsaanvragenopbasisvaninformatiebeheersplannen

Metinformatiebeheersplannenisdeselectievanarchiefeenstukmakkelijkerdanmetselectie-lijsten.DeIBP’szijnspecifiekopgesteldvoordestadsdiensten.Hetisvooriedereenduidelijkhoelangendoorwieeenbepaalddocumentbijgehoudenmoetworden,enwatdaarnadedefinitievebestemmingis.

DestadAntwerpenheefteengedeeltelijkautomatisatieopgezetvoordeselectieaanvragenaandehandvaninformatiebeheersplannen. IndeRecordsManagementToolbox iseenfunctie inge-bouwdwaarbijde stadsdiensten rechtstreekseenbestemmingsaanvraag15 kunnen indienenbijhetstadsarchief.

1515 Eenbestemmingsaanvraagiseenaanvraagaandestadsarchivarisomdebestemmingtekennenvaneenbepaalddocument:bewarenofvernietigen.

90


Dedienstopenteerstenvooralhetjuisteinformatiebeheersplan.InditIBPduidtdeaanvragerdereeksenaandiehijofzijwiloverdragenofvernietigen.Alvorens de bestemmingsaanvraag te verzenden, vult de aanvrager nog de jaartallen aanwaaroverhetgaatenvulthijofzijdecontactgegevensinzodathetstadsarchiefdeaanvragerkancontacteren.

Eensverzonden,verlooptdebestemmingsaanvraagautomatischviahetarchiefbeheerssysteemvanhetstadsarchief.Aangeziendezereeksenaleengeregistreerdebestemminghebben,kunnendebestemmingsaanvragensnelverwerktengoedgekeurdworden.Informatiebeheersplannen zijn een goed instrument om proactief te werken. Om retroactiefarchief te selecteren zijn de IBP’s minder handig. De informatiebeheersplannen zijn aange-pastaandehuidigedocumentvorming,nietaandesituatiejarengeleden.Bijhetretroactiefselecteren:• zijnheelwatdocumentennietterugtevindenindeIBP’s• bestaat het risico dat er documenten conform het IBP vernietigd worden, terwijl de voor-

schriften voor oudere documenten niet gelden. Het informatiebeheersplan schrijft eenbestemmingvoordehuidigedocumentvormingvoor.Ineenaantalgevallenkanervooroude-redocumenteneenanderebestemminggelden.

Voorhetretroactiefopruimenvanarchief,werkthetstadsarchiefopeenanderemanier.

Het informatiebeheersplan

Invullen van jaartallen en contactgegevens

91

Andere toekomstgerichte actiepunten

Naasthetverzekerenvandecontinuïteitdoorhetopstellenvaninformatiebeheersplannen,zijnernogandereactiepuntendiedewerkingmoetenverankeren:• opleiding en ondersteuning van informatiebeheerders: zij blijven de spilfiguren in het

informatiebeheeropdewerkvloer;• uitvoeren van inspecties: de archiefconsulenten inspecteren op systematische wijze de

gecreëerdeinstrumenten,metnamemappenstructuren,IBP’senhetinformatiebeheerinhetalgemeen,bijdestadsdiensten;

• deraadplegingvanhetdigitaledepotverderontwikkelenzodatdienstenhungearchiveerdedossiers snel en digitaal kunnen opvragen. De scanstudio zorgt voor het digitaliseren vanaangevraagdepapierenstukken.

Conclusie

Voorhetopstellenvangoedeinformatiebeheersplannenzijnereenaantalzakenvanbelang:• Zemoetenopgebouwdwordenaandehandvanrelatiefstabieletaken,nietaandehandvan

procesbeschrijvingenuitdeprocesmodelleringdieslechtseentijdelijknuthebben.• Ze worden best opgesteld op basis van (soorten) dossiers, niet op basis van individuele

documenten.Dielaatstewisselenheelsnel.Ditresulteertintedetaillistischeplannen,dieheelsnelaangepastmoetenwordenomzeactueeltehouden.

• Ze zijn een goed proactief werkinstrument, maar om retroactief archieven te selecterenzijn ze moeilijker hanteerbaar. Indien opruimen van statische archieven de belangrijkstebekommernisis,zijnIBP’sniethetbestewerkinstrument.

• HetopstellenvanIBP’sistijdrovendwerk.Ermoetgenoegtijdvoorzienwordenomditgoedaantepakken.Hetisnietaangewezenomdittedoenindeperiodevaneenverhuis,waarbijerveelstatischarchiefmoetwordenopgeruimdendetijdbeginttedringen.

• Goedeinformatiebeheerdersencontactpersonenzijnonontbeerlijk.Erisookopregelmatigebasiseenoverlegnodigmetdeinformatiebeheerdersvaneendienst,zodatallenopdezelfdelijnzitten.

Indepraktijkblijktdathetinformatiebeheersplanvoordiedienstenwaarvooreréénbestaat,eenzeernuttigwerkinstrumentis.Debedrijfseenheidfinanciënwerkterconsequentmee.Dedienstennemenspontaancontactopwanneerer ietsnietmeerklopt.Alsdeinformatiebeheersplannenopeengoedemanierzijnopgesteldensystematischwordengebruikt,zorgtditvooreenbeterinformatiebeheer.

Naasthetopstellenendecontroleophetgebruikvandeinformatiebeheersplannen,moethetstadsarchiefblijvendaandachtbestedenaandegoedesamenwerkingmetdeinformatiebeheer-ders.Totslotverbindtheterzichooktoedatdeterugstroomvangearchiveerdedossiersnaardestadsdienstendigitaalverloopt.

92


93

Besluit

DeverhuisnaarDenBellenhetprojectDocuments@Stadbetekenteenbelangrijkeomwentelingvoor het documenten archiefbeheer bij de stad Antwerpen. Niet alleen zijn de papierenachterstandenweggewerktmaarvooralisdeomkeergemaaktnaareendigitaaleneenintegraaldocumentbeheer.Ditdocumentbeheer laat toeomdebedrijfsinformatiegoed te structureren,digitaalteklasserenenverdertebeheren.

Voordestadsdienstenbetekentditvooraldeoverstapnaarhetcentraaldigitaalklasseren.Hetstadspersoneelwerktevaakalweldigitaalmaarhetklasserenenarchiverengebeurdevoordientochnoghoofdzakelijkoppapier.Hetprojectheeftervoorgezorgddatdemedewerkersvoortaandigitale dossiers vormen binnen centrale digitale klassementen. Het digitale dossier is nu hetuitgangspunt,hetpapierendossierdeuitzondering.Deinvoeringvandenieuwecentraledigitaleklassementenhebbeneennieuwemaniervanwerkenondersteund.Viavormingenhetnetwerkvaninformatiebeheerderslerendestadsmedewerkersomdigitaalteklasserenendigitaledossierstevormen.Ditheeftbijdestadsdienstenzekergeleidtoteenbeterebewustwordingvanhetbelangvanhundocumentenvoordebedrijfsvoering.

OokvoorhetstadsarchiefbetekendehetprojectDocuments@Stadeenbelangrijkestapvooruit.Inhaarbeleidginghetallangeruitvanhetrecordscontinuüm,hetprincipedathetarchiefbeheerdevolledigelevenscyclusvandearchiefdocumentenmoetomvatten.Metditprojecthebbendearchiefconsulentenechtereengrotestapgezetinhetconcreetrealiserenvanditprincipe.Erisnueenmethodologieeninstrumentariumuitgewerktwaarmeehetstadsarchiefdedocumentenvanaf hun ontstaan tot hun finale bestemming, vernietiging of lange termijn bewaring, kanopvolgenenbeheren.Meer dan ooit heeft het stadsarchief nu een impact op het beheer van de archieven die nogbijdestadsdienstenzitten.Ditbrengteenextraverantwoordelijkheidmeeomditoptevolgenenvooralgoedteondersteunen.Eengoedeaansturingvandearchiefvormingzorgtvoorbeterensnellergearchiveerdedossiers.Metanderewoorden,hetprojectheeftdeafstandtussenhetstadsarchiefenstadsdiensteneenheelstukkleinergemaaktenvanhetstadsarchiefeennogmeeruitgesprokenondersteunendedienstgemaakt.

Voordetoekomstishetbelangrijkomdezewerkingvoorttezettenenverderuittebouwen.Ditbetekenthetonderhoudenvanhetnetwerkvaninformatiebeheerders,klassementenopvolgen,informatiebeheersplannenverderuitwerken,toezienopeencorrectetoepassingvandeprincipes,maar vooral zoveel mogelijk nieuwe principes van digitaal werken te introduceren. Het stads-archiefmoetmeerdanooitvernieuwendzijnenvoortdurendopzoekgaannaarnieuwemethodeseninstrumentendiedecourantewerkingeninformatiebeheervandedienstenkunnenverbeteren.

94


95

Bijlagen

Projectorganisatie Documents@Stad

OpstartvanhetprojectOpstartvanhetproject

Indezomervan2006neemthetmanagementteameenaantalbesluiten invoorbereidingvandecentralisatievandebackofficediensteninDenBell.EénvandiebesluitenisdeoprichtingvaneenwerkgroepArchiveringenDigitalisering.Hetmanagementteamiserzichgoedvanbewustdatalszedebeschikbarevierkantemetersefficiëntwillenbenutten,klassementen,archiveringendigitaliseringeenbelangrijkerolspelen.Deverhuisiseenankerpuntomhetdocumentbeheerbinnen de administratie aan te pakken zodat dit met minder papier en vooral efficiënter enoptimaaldigitaalzalverlopen.

Indebesluitenzijnvolgendeconcreteopdrachtenvoordewerkgroepterugtevinden:• “Ineeneerstefasezullenderichtlijnenvooreenefficiëntklassementenarchiefopgetekend

worden,omzeaanheteindvanhetjaarviaopleidingsmodulesaantebiedenaandearchief-verantwoordelijken.Tegen2007zalopdiemaniereeneenduidigemethodiekbeschikbaarenuitvoerbaarzijn.Ondertussenkanhetprojectverderuitgetekendworden.”(ManTeam,20juni2006)

• “Hetwegwerkenvan7kmarchiefachterstandenbijdebedrijfseenheden,enhetvoorbereidenvanhetefficiëntdocumentbeheerinAlcatel.”(ManTeam,22augustus2006)

• “VoorverhuisdoethetstadsarchiefdeacceptatievanwatmeekanalsarchiefnaardenBell;doelmoetzijneenkleinerpapierenklassementenhetcleandesk-principe:dossierswordennooitinpersoonlijkeschuivenofopeigenbureaubewaardmaarwelineenarchief.”(ManTeam,19september2006)

Gevolggevendaandeopdrachtvanhetmanagementteamneemthetstadsarchiefhetengage-mentopomdezewerkgroepArchiveringenDigitaliseringvormtegevenenhetprojectverderuittewerken.Deeerstestappenindittrajectzijnhetuitwerkenvaneenplanvanaanpakenhetbepalenvaneentijdelijkkaderomditprojecttekunnenrealiseren.DitresulteertenerzijdsindeconceptnotaDocuments@Stadenanderzijdsindevastleggingvaneentijdelijkprojectkader.

Documents@Stadisnietenkeldetitelvandeconceptnotamaarookdeprojectnaam.Debewusteconceptnota beschrijft het plan van aanpak en de methodiek die leidend zijn voor de verdereuitwerkingvanhetproject.

De situatie in het stadsarchief voor de start van het project: Op18augustus2006washetnieuwegebouwvoorhetstadsarchief,hetFelixArchief,netingewijd.Inditgebouwwaserruimtevoorzienvoor32kmarchief,waarvaner16reedsingenomen waren door de bestaande archieven. De toezichtswerking ten opzichte vandeadministratiewasomwillevandeverhuisvoorbereidingin2005en2006opeenlaagpitjegezet,enmoestterugwordenopgestart.Opdatmomentbeschiktehetstadsarchiefook niet echt over de instrumenten om grote hoeveelheden archief snel inhoudelijk teverwerken.Delogistiekeverwerkingwastijdensdeverhuisperiodeweloppuntgesteld.

96

Optimaal digitaal: Bijlagen

PlanvanaanpakPlanvanaanpak

De conceptnota schuift een efficiënter informatiebeheer als dé doelstelling naar voor. HetefficiënterorganiserenvanhetinformatiebeheerbijdestadAntwerpenmoeteenbeterebedrijfs-voeringbijdedienstenrealiseren.

Dezedoelstellingvertaalthetprojectnaareenplanvanaanpakdatsterkfocustopeenzogenaamdintegraaldocumentbeheer.Andersdanvoorheenishetdebedoelingomproactiefnatedenkenenrichtlijnenteformulerenoverdeinhoudendeorganisatiewijzevandossiers.Dossiervorming,-beheerenarchiveringafstellenopelkaar zodat zeéénprocesvormen in functievandewerk-processen.Archiverenisdannietloutereenkwestiebijhetafrondenvaneendossierofwanneerplaatsgebrekdreigt,maareenprocesingebedindeeigenlijkewerkprocessen.Metdezetoekomst-gerichteaanpakverhoogtdekwaliteitvandeinformatiehuishoudingbijdestadsadministratie.

Hoewelhetverwerkenvandeachterstandenaanonverwerktearchievenquaomvangenwerklasteenbelangrijkonderdeelvandeopdrachtis,iserbijaanvangvanhetprojectduidelijkvoorgekozenomprioriteittegevenaaneenproactievewerking.Ditvanuitdefilosofieomnieuweachterstandentevermijden.Hetplanvanaanpakweerspiegeltditduidelijk.

Nieuwbijdevoorgesteldeaanpakisdatzeexplicietuitgaatvanhetwerkproces.Perwerkprocesanalyseren,evaluerenenreorganiserendearchiefconsulentendedocumentvorming.Devoorge-steldemethodiekvoorzietinvolgendestappen:• Analysevandedocumentvorming• Evaluatieenwaarderingvandedocumentenindeinformatiesystemen• Waarderenenvastleggenselectiebeslissingen• Bepalenvanhetnieuwe‘digitaalgaanwerken’inDenBell• Uitvoerenselectiebeslissing• Implementatievanhet‘digitaalgaanwerken’

Opbasisvandeconceptnotalegthetprojectvervolgensmijlpalenvoorhetprojectvast.Zemaakteeneersteplanningeneenvoorsteltotbegrotingop,eenzogenaamdePAFofProject-Actie-Fiche.DemijlpalenenbijhorendeplanninguitdezePAFvormendebasisvoordeprojectwerking.Ineeneerstevoorbereidendefasezijndemijlpalen1tot5voorzienomhetproject,dewerkingervanenhetbenodigdeinstrumentariumvormtegeven.Hetbepalenvanhetarchiveringsbeleidbinnenhetconceptvanhet“andersgaanwerken”geldtdaarbijalseenopdrachtdieoverdeheleduurvanhetprojectdoorloopt.Deanderemijlpalenzoudennormaal inde loopvanheteerstehalfjaartotjaarmoetenzijnafgerond.Indepraktijkblijktechterdathoewelgrotendeelsopgezetindateersteprojectjaarzakenzoalsdemethodiek,instrumentarium,opleidingenencommunicatienooitechthelemaalafterondenzijn.Indeloopvanhetprojectwordendezezakenimmersvoort-durendverderbijgestuurdenaangepastwaarnodig.

Mijlpalen PAF1. Uitwerkenmethodiekenplanvanaanpak2. Bepalenarchiveringsbeleidbinnenconceptvanandersgaanwerken3. Uitwerkeninstrumentarium4. Uitwerkenopleidingen5. Organisatiecommunicatiekanalen

97

6. Eerste fase invoeren nieuwe werkwijze: processen personeelsmanagement (PM), financiën(FI), stadsontwikkeling (SW), patrimoniumonderhoud (PO), stadssecretaris en strategischcoördinator(S&SC)

6.1 Analysesituatieasis 6.2 Bepalenarchiefwaardedocumenten 6.3 Uitwerkentobesituatie 6.4 Implementatietobesituatie7. Tweedefaseinvoerennieuwewerkwijze:resterendeprocessendienaardenBellverhuizen 7.1 Analysesituatieasis 7.2 Bepalenarchiefwaardedocumenten 7.3 Uitwerkentobesituatie 7.4 Implementatietobesituatie8. Digitaletoegangtotgearchiveerdedossiers9. Overdracht,vernietigingendigitaliseringpapierenarchieven

Het invoerenvanhet integraaldocumentbeheer,deproactievewerkingdie toteenefficiënterdocumentbeheerbijdedienstenmoetleiden,zitvervatindemijlpalen6en7“invoerennieuwewerkwijze”.Deopdelinginfase1en2weerspiegeltdematewaarindewerkprocessenvaneenbedrijfseenheidalsprioritairtebehandelenaanzienwordenofniet.Defocusligtindeeerstefasevooralopdewerkprocessenvanbedrijfseenhedendieveelarchiefproduceren.Ditzijnpersoneels-management(PM),financiën(FI),stadsontwikkeling(SW)enpatrimoniumonderhoud(PO).Enigeuitzonderingvormendedienstenvandestadssecretarisendestrategischecoördinatordievanuithunleidenderolhetvoorbeeldwillengevenendaaromaansluitenbijdeeerstefase.

Dezemijlpalenomvattentelkenseenaantalactiviteitenbijeenhelereekswerkprocessen.Aan-vankelijkonderscheidthetprojectvolgendeactiviteitenoftussenstappen:• Hetanalyserenvandedocumentvormingasis• Hetbepalenvandearchiefwaardevandedocumenten• Hetuitwerkenvaneentobesituatievoordedocumentvorming• Hetimplementerenvandezetobesituatie

Naarmate het project vordert, is het duidelijk dat deze mijlpalen te algemeen en omvangrijkwerden gedefinieerd. Ze zijn niet SMART genoeg en vragen een nadere uitwerking in aparte,meerconcretedoelstellingen.Indeloopvanhetprojectwordenzestelselmatigverderopgedeeldinduidelijkomschrevenenmeetbaremijlpalen.Zo isereenopdeling indealgemenemijlpaal‘Invoerennieuwewerkwijze”zodatperbedrijfseenheideenplanningkanbepaaldworden:• opstellenvaninformatiebeheersplannen• mappenstructurenuitwerken• mappenstructurenimplementeren• informatiebeheerdersopleiden• medewerkersopleiden• faciliterenopruimdagen(infunctievandetweemeterdoelstelling)

Volgensmijlpaal8wilhetprojectvoorzien ineendigitale toegangtotgearchiveerdedossiers.ConcreetvulthetstadsarchiefdezeinalshetopzettenvaneenscanningOnDemandservicevoordestadsdiensten.Alseendiensteengearchiveerddossierterugnodigheeft,leverthetstadsarchiefditviadezeservicedigitaalaan.Dezemijlpaal isgelinktaanhetuitwerkenvaneenraadpleeg-functievoorhetdigitaledepot,maarditvaltopzichbuitenhetproject.

98


De laatste mijlpaal verbergt de in omvang en qua werklast grootste opdracht, met name hetverwerkenvandepapierenarchieven.Bijaanvangisdeomvangvanhetnogteverwerkenarchiefbijdedienstengeschatopeentotaalvanongeveer7strekkendekilometer. Indeloopvanhetprojectblijktditeenschromelijkeonderschattingtezijn.Opheteindevanderitresulteertditineentotaalvan12kilometer.Denoodaanpersonelemiddelenomeendergelijkehoeveelheidteverwerkenisin2006eenbelangrijkeredengeweestomeenbijzondertijdelijkkadervoorditprojecttevoorzien.In eerste instantie omvat deze mijlpaal ook het digitaliseren van bepaalde reeksen dossiers.Alsechterblijktdatergeenbudgetisomdituittebesteden,moethetstadsarchiefzichopditvlakbeperkentothetverschaffenvanrichtlijnenenbegeleidenvandienstendiezelfwensentedigitaliseren.Digitaliserenvangrotevolumesziternietdirectin.

Zoalsvoorgaandealaangeeft, isdevoorgesteldebegrotingeenprobleem.Buitendepersonelemiddelen,goedgekeurdinnovember2006,wordtindebegrotingvoor2007immersgeenbudgetvoorzien voor dit project. Onze voorstellen om budget te voorzien voor digitalisering, digitali-seringsapparatuur, archiefbeheerssoftware, drukwerk en zuurvrij verpakkingsmateriaal kunnenenkelviaeenbegrotingswijziging.Beleidsmatigishiervoorechtergeensteunenvoor2007moethetprojecthetstellenzonderextraprojectmiddelen.Pasviademeerjarenbegroting2008-2012,dezogenaamdeDOEF,krijgthetextraprojectmiddelenvoordejaren2008en2009.Bijhettoekennenvandemiddelensneuvelthetgevraagdebudgetvoorbulkdigitalisering,maarblijkterwelbudgetovervoordigitaliseringsapparatuur,zuurvrijeverpakkingsmaterialen,communicatieproductenenadministratievekosten.

PersoneelsinvullingPersoneelsinvulling

Collegeengemeenteraadkeuren inhetnajaar2006deoprichtingvaneentijdelijkkadergoed(collegebesluit 12758 van 20 oktober 2006 en gemeenteraadsbesluit 2522 van 20 november2006).Indeinleidingbijdebesluitenkandirectaldeconcreteaanleidingvoorenopdrachtvanhettijdelijkkaderteruggevondenworden:“Inhetkadervanditprojectdatdebehandelingvan7kmarchievenopde41teontruimenlocatiesendeinstallatiesvaneendigitaledocumenten-structuurop1432werkplekken,ineentijdsbestekvan2,5jaarbetreft,dientervoorzientewordenindevolgendepersoneelsleden”.

Hettijdelijkkadervoorzietintotaal15voltijdsemedewerkersenisalsvolgtsamengesteld:• 1projectleider:plantencoördineerthetproject• 2archiefconsulenten:bepalenvandebestemmingvandearchieven• 1deskundigecommunicatie:geeftopleidingenleidtopleidersopenverzorgtdecommunicatie• 1deskundigeinformatica:biedtondersteuningbijdeuitrolvancentraledigitaleklassementen,

digitaliseringenendigitalearchivering• 2administratieveassistenten:administratieveverwerkingenterbeschikkingstellenvande

overgedragenarchieven• Dearchiefploeg

• 1ploegleider:geeftleidingaandearchiefploeg• 7polyvalentevakmannen:materiëleverwerkingvandearchieven

Het budget voor de financiering van dit kader, bijna 600.000 Euro per jaar, is te voorzien viaeen voorafname op het globale personeelskrediet. Zodoende betalen alle bedrijfseenhedenmeevoorditkader.Dit iseen logischekeuzeaangezienditkaderopdrachtenzaluitvoerendie

99

de bedrijfseenheden normaal gezien zelf moeten of hadden moeten doen. Het verwerken vanpapierenarchieveniseenimplicieteenpermanenteopdrachtvoorallestadsdiensten.Hetstads-archiefstuurthenhierbijaanengeefthenhierinadvies.

Bij de invulling van het kader wordt gekozen om als projectleider geen externe en nieuwemedewerkeraantestellenmaariemanduithetregulierekader,metnameuitdeafdelingArchief-toezicht.Ditvanuitdegedachtedathetbelangrijkisdatdeprojectleideroverdenodigeexpertiseen ervaring beschikt om het project vorm te geven. Bovendien is er op die manier de nodigeruimteomeenextraarchiefconsulentaantewerven.Nadeelisdanweerdathierdoorhetstukprojectmanagementonvoldoendewordtingevuld.Deprojectleiderisnietdeenigemedewerkeruithetregulierekaderditaanhetprojectmeewerkt.AllemedewerkersvandeafdelingArchieftoezicht,inclusiefdestadsarchivaris,nemenactiefdeelaanhetproject.Alnaargelangdefaseinhetproject,deenealwatintensieverdandeandere.

Bijdestartvanhetprojectheefthetstadsarchief4personeelsledenindienst,diedeelstakeninhetkadervanarchieftoezichtuitvoeren:• De stadsarchivaris, die hoofdzakelijk het archiveringsbeleid bepaalt, en beslist over

bewaringofvernietigingvanarchieven.• 2consulentendiehetarchiveringsbeleiduitwerkenbijdedienstenendebeslissingen

vandestadsarchivarisvoorbereiden.• 1consulentdiedearchiveringvandigitalebestandenuitwerkt.

Tijdenshetprojectisereenzekerverloopvanmedewerkers.Gezienhettijdelijkestatuutvandecontracten, isditnietverwonderlijk.EentriestmomentishetonverwachteoverlijdenvanGuyPossemiers,éénvandemedewerkersvandearchiefploeg,innovember2008.

Eind2008wordtduidelijkdatdeopdrachtonderschatwerd.Erisnoodaaneenverlengingvanhetprojectenaanextrapersoneelscapaciteit.Ineersteinstantiekomenernieuwearchiefconsulentenindiensttervervangingvandeeersteconsulentendieondertusseneindecontractzijnenanderejobshebbengevonden.Daarnaastkrijgenverschillendemedewerkerseenverlengingvanhuncon-tract.Hierdoorisdenodigeprojectcapaciteittotenmetmaart2010meteenkleineuitlopertotjuniverzekerd.

Invulling projectteam• WillemVanneste–consulentarchieftoezicht:projectleider• StephanieWaeyenbergh–consulentproject1/1/2007-31/12/2008• SoizikVanHuele–consulentproject16/2/2007-15/2/2009• AnneliesO–consulentproject16/3/2007-15/3/2009• MarijnSmets–consulentproject1/11/2008-30/6/2010• KatrijnCools–consulentproject16/2/2009-15/2/2010• TannekeKindt–consulentproject16/2/2009-15/2/2010• JeroenPoppe–consulentproject16/2/2009-15/2/2010• MerelMaes–consulentproject1/3/2009-28/2/2010• AnkeJanssens–consulentproject1/3/2009-28/2/2010• KimBourry–consulentproject16/3/2009-15/3/2010

100


• MatthiasVandermaesen–consulentinformatica1/9/2007-15/6/2008• SandraLaMela–deskundigecommunicatie16/8/2007-10/5/2008• EllyvanOyen–deskundigecommunicatie16/7/2008-31/3/2010• SarahSmekens–administratiefassistent16/8/2007-18/8/2008• TwanLeidelmeijer–administratiefassistent1/9/2007-30/6/2008• LiesbetWante–administratiefassistent1/9/2008-30/6/2010• GeertDieltiens–administratiefassistent16/9/2008-30/6/2010• WendySmeulders–ploegleider1/10/2008-31/3/2010• VanessaToetenel–medewerkerarchiefploeg1/5/2007-31/3/2010• GuyPossemiers–medewerkerarchiefploeg18/6/2007-15/11/2008• GaledElAissati–medewerkerarchiefploeg16/8/2007-15/8/2009• SajadOmidi–medewerkerarchiefploeg1/10/2007-31/3/2010• NancyCoomans–medewerkerarchiefploeg1/10/2007-2/7/2008• SofieBorgmans–medewerkerarchiefploeg16/11/2007-31/3/2010• FionaRobertson–medewerkerarchiefploeg16/7/2008-30/6/2010• IngridLannoy–medewerkerarchiefploeg1/9/2008-31/3/2010

Medewerkers uit het regulier kader die actief aan het project hebben meegewerkt• IngeSchoups–stadsarchivaris:algemenesturingvanhetproject• FilipBoudrez–consulentarchieftoezicht:digitalearchiveringeninstrumentarium• Roeland Verhaert – consulent archieftoezicht: aansturing consulenten en inhoudelijke

ondersteuning• MaxVerbraeken–consulentdepotbeheer:werkgroepfysiekeverhuis

VerloopvanhetprojectVerloopvanhetproject

Quatimingvoorziethetbesluitdeperiodevan1januari2007totenmet30juni2009.DeverhuisvandedienstennaarDenBell isgeplandvoorhetnajaar2009envoorjaar2010.Dedienstenmoetenklaarzijnvoorhetanderswerkenvoordeeffectieveverhuis.Ditbetekentdatdeoprui-mingvanhunarchievenendereorganisatievanhundocumentbeheertegendanklaarmoetenzijn.Vandaarligtdeeinddatumopjuni2009.Samenmetdeopleveringvanhetnieuwegebouwmoetendedienstenookorganisatorischzijn“opgeleverd”.Alsduurtijdvoorziethetprojecteenperiodevan2,5jaarvanjanuari2007totjuni2009.Dewerk-zaamhedengebeurenimmersinvoorbereidingvandeverhuisvandeverschillendediensten.

De eerste maanden van het project ligt de focus op het uitwerken van de werkwijze en hetbenodigde instrumentarium.Gedurendeheteerste jaarbesteedthetprojecthierveeltijdaan.Eenvolledignieuwewerkwijzeoppotenzetten,vraagtnueenmaalhetnodigedenkwerk,overlegenafstemming.Hetinstrumentariummoetwordenuitgewerkt,getestenbijgestuurd.Tijdenshetverdereverloopvanhetprojectblijfthetbijsturenvandewerkwijzeenverderuitwerkenvanhetinstrumentariumeenconstante.Echthelemaalafisditeigenlijknooit.

In maart-april 2007 starten de eerste analyses van de documentvorming bij de diensten. Dewerkprocessenvandebedrijfseenhedendieveelarchiefproduceren,zoalsbijvoorbeeldfinanciënen personeelsmanagement, worden eerst aangesproken. De projectconsulenten bezoekende diensten, interviewen proceseigenaars en bekijken de archiefruimten. De informatie die zehierbijverzamelenverwerkenzeinISAD,ISAARenISDF-fichesendientalsbasisvoordeinforma-tiebeheersplannen.Bijdezebezoekenblijktookdenoodaanopgeleideenformeelaangestelde

101

contactpersonen.Deproceseigenaarsenanderegesprekspartnerskennendematerieniet,wetennietwaarhetstadsarchiefnaartoewilenkunnenenmogenvaakookgeentijdmakenomdeeltenemenaanhetoverleg.Daaromwordtookbeslotenominformatiebeheerderstelatenaanstellen.

Begin september 2007 keurt het managementteam de aanduiding van informatiebeheerdersgoed.Hiermeegaatdewerkingrondinformatiebeheerdersvanstart,metineersteinstantiedeorganisatievanopleidingen.Eind2007gevendearchiefconsulentendeeersteopleidingenvoorinformatiebeheerders.Zodradeinformatiebeheerderszijnopgeleid,startendeprojectconsulentenmethetimplementerenvandenieuwemaniervanklasserenenarchiveren.Inconcretobetekentdithetuitwerkenvandenieuwemappenstructuurvoordebedrijfseenheidendeimplementatieervan.Vervolgenskomthetopleidenvanallemedewerkersendeoverzetvandeoudenaardenieuwestructuuraanbod.Een moeilijk punt in deze periode is dat de projectmedewerkers meestal de eersten zijn diemedewerkersopdewerkvloerconfronterenmetdeverhuisnaarDenBellendeveranderingendie daarmee gepaard gaan. De projectconsulenten krijgen dus vaak de eerste weerstanden teverwerkenenhetstadspersoneelspreekthenaanopzakendienietdirecttothunopdrachtbeho-ren.Ongewildennoodgedwongenkomteenstukvanhetveranderingsmanagementbijdecon-sulententerecht.HetprojectteamDenBellishierwelvooropgericht,maardezezitnogineenvoorbereidendefaseenzalpasvolopoperationeelwordenvanafoktober2008.Daarnaastmerkendeprojectconsulentendatdemeestedienstennognietmetdeverhuisbezigzijn.Hetlijktnogteverafendestadsmedewerkersvoelennoggeendrukomvoorttemakenmetdevoorbereidingen.Indezelfdeperiodewordtookbeslotenomeenvaststramienteontwikkelenvoorallemappen-structurenbijallebedrijfseenheden.Ditopstellenvergtookbehoorlijkwattijdenonderzoek.Hetmoetimmersbruikbaarzijnvoor12bedrijfseenheden.

Voorgaande zaken maken dat het traject van analyse tot een geïmplementeerde nieuwe map-penstructuurvoordeeerstebedrijfseenhedeneenveellangeredoorlooptijdkentdanaanvankelijkvoorzien.Deeersteimplementatiebijfinanciënvindtpasplaatsinmei2008,anderhalfjaarnadeopstartvanhetproject.Bedrijfseenhedenzoalspatrimoniumonderhoudenstadsontwikkelingzullenzelfspasinhetvoorjaarvan2009voltooidgeraken.Indetweedehelftvan2008startendearchiefconsulentenalwelbijdevolgendebedrijfseenheden,maarhetisduidelijkdatereentijdsprobleemis.Deprojectconsulentenkunnenbinnendenogresterendetijdvanhuntweejarigcontractonmogelijkallebedrijfseenhedendienogopdeplanningstaan,totheteindebegeleiden.

Indezomervan2007komendeeerstemedewerkersvoordearchiefploegindienstenstartdeverwerkingvandearchieven.Inoktoberisdearchiefploegnagenoegvolledig.Aanvankelijkisdeverwerkingssnelheidnogbeperkt.Dieeerstemaandenkunnenbeschouwdwordenalseeninloop-tijdnodigomdemedewerkersop te leiden,deploeg teorganisereneneen zekere routine tecreëren.Pastegenheteindevanhetjaardraaitdearchiefploegopsnelheid.Zewerkttegelijkoptweetotdrielocatiesinkleinegroepjes.

Alsnelontstaatereenzekerespanningtussendenoodaanopdrachtenvoordeploegendetijddiedearchiefconsulentennodighebbenomdezeopdrachtenvoortebereiden.Dezelaatstezijnindeeersteplaatsbezigmetinformatiebeheersplannenenmappenstructurenvoordediensten.Devoorbereidingenopvolgingvandeopdrachtenkomteralshetwarebovenop.Indezeaanvangs-faseishiereigenlijkteweinigprioriteitaangegeven.Opdiemanierwordtdecapaciteitvandeploegonvoldoendebenutenverliezenzijgeregeldtijddooronduidelijkeinstructiesdienogteveel

102


ruimtelatenvoor interpretatie. Indieperiodekrijgenmeestaleerstdegrotereeksenvoorrangvanuithetideedatdezerelatiefweinigvoorbereidingvandeconsulentvragenenveelwerkvoordearchiefploegopleveren.Heteerstejaarverwerkthetproject–vernietigingennietmeegerekend-slechtsenkelehonderdenmeterspapierenarchief.In2008isdateenkleineduizendmeter.Naarschattingisereendrie-duizendmeterteverwerken.Hetisdanookduidelijkdatditbinnendevoorzienetijdnogmoeilijkafgerondkanworden.Opvijfachtstevandetijd isdeprojectcapaciteitnogmaarnetoveréénderdevanhetteverwerkenvolume.Bovendienkomenernognieuwearchievennaarbovennaar-matededienstenbezochtengebouwendoorlopenworden.Ookdelijstmetteverlatengebouwenblijktniethelemaalstabieltezijn.

Zoalsaluitbovenstaandeblijkt,isdesituatieeind2008nietgoed.Aanhettempoendemanierwaarophetprojectbezig is,kunnennooitdevoorzienedoelstellingenmetdenogbeschikbareprojectcapaciteit gehaald worden. Deze vaststelling leidt eind 2008 tot een ingrijpen op tweevlakken. Enerzijds wordt het management gevraagd om extra projectcapaciteit te voorzien enanderzijdsherziethetstadsarchiefdeprojectwerking.Devraagomextraprojectcapaciteitvaltopzichnietgoedbijhetmanagementmaarwordtuit-eindelijkwelgoedgekeurd.Voordeduurvanéénjaarwordennieuweconsulentenaangeworvenenerisruimteomdecontractenvandeandereprojectmedewerkerswaarnodigteverlengen.

Deherzieningvandeprojectwerkingfocustzichindeeersteplaatsophethelderkrijgenvanwatnujuistdeopdrachtis.Watzijndeprojectdoelstellingenenwathoortdaarniettussen?Omdathetprojectaanvankelijkeenglobaleaanpak,eensoorttotaalpakketvoorogenhad,werdeneenaantalregulieretakenmeegenomenbinnenhetproject.Ditweegtechtertezwaaropdeproject-capaciteit. Als gevolg hiervan lichten de consulenten het opmaken van de informatiebeheers-plannenuitdeprojectwerking.Hetbepalenvanhetarchiefbeleidisimmerseenregulieretaak.Nietdatde informatiebeheersplannennietbelangrijk zijn,maar ze zijneenopdrachtvoorhetregulierekader.Debelangrijksteprojectdoelstellingenzijnhet implementerenvandemappen-structurenenhetverwerkenvandestatischearchieven.Daarnaaststaandeprojectconsulentennoginvoorhetopleidenvandemedewerkersenhetbegeleidenvanopruimdagenen-actieszodatdedienstenhuntweemeternormopeenverantwoordewijzekunnenbehalen.Samenmethetscherpstellenvandedoelstellingenwordenconcretemijlpalenvastgelegd.Elkedoelstellingvertaalthetprojectnaareenterealiserenproductzoalsbijvoorbeeldmappenstructuuren-beveiliginggeïmplementeerd.Perproductkrijgtelkebedrijfseenheideentebehalenmijlpaalmeteenconcretedeadline.Zodoendescherptdeplanningaanenisvooriedereenduidelijktegenwanneerwatinordemoetzijn.

VervolgprojectVervolgproject

Metdeindiensttredingvan7nieuweconsulenteninfebruari-maart2009gaatdenieuwefaseinhetprojectvolopvanstart.Ookderegulierewerkingvandeafdelingarchieftoezichtkomtbijnavolledigtendienstetestaanvanhetproject.Omdenieuweprojectconsulentensneltekunneninzettenisimmerseengoedebegeleidingnodig.Uitdetweevoorbijejarenisookgeblekendathetnodigisdatderegulierepersoneelsledenallemaalopdehoogtezijnvandewerkingvanhetproject.Bijhetvertrekvan2vande3projectconsulenteneind2008isimmersgeblekendatzijheelveelconcretekennismetzichmeenamen.Daaromvormendearchiefconsulenten3teamsmettelkenseenvastpersoneelslidaanhethoofddiezijnteamaanstuurt.Denieuweconsulentenkrijgeneersteenstoomcursusgerichtopdeuit

103

tevoerentaken.Dezestoomcursuszorgtookvooreenmomentvanreflectie.Hetzorgternamelijkvoor dat het instrumentarium op punt gesteld kan worden. Een deel ballast wordt overboordgegooideneenaantalnieuwewerkinstrumentenwordeningevoerdomdeleemtestevullen.Zokomterbijvoorbeeldeenvastformuliervoorhetgevenvanwerkopdrachtenaandearchiefploeg.Dit zorgtervoordatde instructiesvolledigencorrect zijnendeprojectmedewerkersgeen tijdverliezenomdatnietduidelijkiswatermoetgebeuren.

Na de stoomcursus wordt de eindspurt ingezet. De consulenten krijgen vaste, zeer duidelijkafgelijnde korte taken die zij ten uitvoer moeten brengen. Mappenstructuren, opleidingengeven,reeksenpaspoortenopstellenenwerkopdrachtenklaarzettenvoordearchiefploegzijnhuntaken.Rapporteren,plannen,reeksenpaspoortenmeteenbestemmingsvoorstelvoorleggenaande stadsarchivaris, moeilijkheden oplossen en dergelijke taken, komen terecht bij de regulieremedewerkersvanarchieftoezicht.Opdezemanier,metvastomlijndetakeneneengoedeorgani-satie,kenthettweededeelvanhetprojecteenvliegendestart.Hierzietueenduidelijkverschilmetdeeerste fasevanhetproject.Toenmoestendeproject-consulentennogzelfmeedewerkwijzeenhetinstrumentariumuitwerken.Ditkosttijdwaardoorhetlangerduurdevoorhetprojecttotconcreteresultatenkwam.Inditvervolgtrajectisduidelijkdathetreedsvoorhandenzijnvanwerkwijzeeninstrumentarium,dedirecteaansturingmetzeerconcreteopdrachten,maaktdatdeinschakelingvannieuwemedewerkersheelvlotensnelkangebeuren.

EénvandenieuweconsulentenkomtindienstvanhetOCMW.BijdezestapthetOCMWmeeinin de nieuwe werking. Een aantal van hun centrale backoffice diensten verhuizen immers ookmee.ZijzijnalwelvaninhetbeginbetrokkenbijdewerkgroepArchivering&Digitaliseringmaaraanvankelijkishunmedewerkingnogaarzelendenontbrekendenodigepersonelemiddelenomechtvolopmeeopdetreintestappen.Pasinhetnajaar2008nemenzeechthetbesluitomervolopmeeintestappenenookpersonelemiddelenvrijtemaken.MeerdetailoverhetprojectDocuments@OCMWvindtuverderop.

Eenandereconsulentwordtnietmeeingeschakeldindeprojectwerkingmaarmoetzichvolledigconcentrerenophetdigitaliseren.Zijnvoornaamsteopdracht isdewerkingvande scanstudioendescanningOnDemandserviceoppotenzetten. In2008wasdenodigescanapparatuurvooreenvolwaardigescanstudiozoalseenbulkscannereneenA0-scanneraangekocht.Nuishetech-ter kwestie deze apparatuur operationeel te maken, scanprocedures uit te werken, presets tebepalen,handleidingenoptestellen,scanoperatorenopteleidenendergelijkemeer.Apparatuuraankopeniséénzaak,zeinstelleneneenefficiëntdigitaliseringsprocesuitwerken,iseenandereenvooralnietteonderschattenzaak.Totinhetkleinstedetailmoetuimmersvastleggenhoeietsmoetgebeuren.Metallemogelijkvariatiesenspecialegevallenmoetrekeningwordengehouden.UiteindelijkheeftdezemedewerkergedurendeeenjaarongeveerdriekwartvanzijntijdbesteedaanhetvanAtotZorganiserenvandescanstudioendedigitaliseringsprocedures.

Somsontstaanerwelevenproblemenenvertragingen.Zobesluitentweegrotebedrijfseenhedenbegin2009,ophetmomentdathetprojecterwilstarten,omsamentesmelten.Daardoorishetplotsonmogelijkomeenmappenstructuuroptestellenomdatdewerkinghelemaalverandert.Daaropspeelthetproject indoor ineerste instantiealle inspanningenteconcentrerenophetverwerkenvandearchieven,dooreerstallereeksenpaspoortenoptestellen,bestemmingentebepalenenwerkopdrachtenklaartezetten.Wanneerdatteneindeis,isookdereorganisatievan

104


diebedrijfseenheidvergenoeggevorderdomeennieuwemappenstructuurtekunnenopstellen.Albijalslagendeprojectconsulentenertochinomopééndienstnaalledienstennogvoorzever-huizenvaneennieuwecentraleendigitalemappenstructuurtevoorzien.EnkelbijhetAutonoomGemeentebedrijf Kinderopvang lukt dit niet omdat zij zelf nog zodanig aan het reorganiserenwarendatzepasnadeverhuisdenodigetijdvondenomerwerkvantemaken.

Andereonverwachteproblemenzijnhetblijvendopduikenvannieuweteverwerkenarchieven.Zokomterbijvoorbeeldin2009nogeenomvangrijkplanarchiefbovenwater.Omditverwerkttekrijgen,iserdenoodzaakeenstrikteplanninguittedokteren.Gedurendeeenkorteperiodezethetprojectzoveelmogelijkmedewerkersvanhetprojectteaminopdezetaak.Hetisbandwerktegendeklok,maarhetprojectteamslaagterinomallesineenmaandtijdteverwerken.Dergelijke zaken leren dat mits een goede organisatie en een strakke timing ogenschijnlijkonoverkomelijkeopdrachtentochsnelenefficiëntafgewerktkunnenworden.Zodoendeslaagthetprojecterinomsneleengrootdeelvandeachterstandwegtewerken.Bij het bepalen van de prioriteiten voor de archiefverwerking houden de archiefconsulentenrekeningmetdematewaarindestadeengebouwverlaat.Alsdehuuraflooptofhetgebouwsnelnaontruimingmoetwordenverkocht, isdebehandelingvandearchievendiedaarnogzitten,prioritair.Dezelocatiespakkendeconsulenteneerstaanaangeziendearchievenbestnogvoordediensteffectiefverhuist,verwerktzijn.Archiefoplocatiesdiedestadnietverlaat,zoalsbij-voorbeeldhetstadhuis,isdanniet-prioritair.Dezearchievenschuivenindeplanningnaarachter.OpeenlocatiealsdeDesguinlei33waargrotearchiefvormerszoalsstadsontwikkeling(o.a.ste-denbouwkundigevergunningen,openbaardomein)enpatrimoniumonderhoud(o.a.gebouwen)gevestigdzijn,werktquasicontinueenploegterplaatseomdatdaareenenormehoeveelheidteverwerkenarchiefstaat.Dezelocatieismaarniptoptijdklaar.

Uiteindelijklukthetomallearchievenmetdebeschikbareprojectcapaciteitteverwerken.Beginjuni2010isdelaatstelocatie,hetstadhuis,volledigafgewerktenrestenernogenkeldelaatstedetailsenlosseeindjes.

Onverpakte plannen op rol Verwerking van de planarchieven

105

Ondertussenisop31maart2010hetprojectformeelafgesloten.Afgezienvandelaatstestukjesarchief die nog te verwerken zijn en een enkele mappenstructuur, zijn dan alle projectdoel-stellingenbehaald.Hetprojectteamwordtopdatmomentalsdusdanigontbonden.Erblijvennog wel enkele medewerkers van wie het contract nog niet is afgelopen, aan de slag met deverwerkingvandelaatstemetersarchief.Enkelemedewerkerskrijgendekansomovertestappennaarhetregulierekader.

ProjectincijfersProjectincijfers

Intotaalkrijgtmeerdan16kmpapiereennieuwebestemming(voorgedetailleerdecijfers,zietabel).Dearchiefploegverpakt3kmstatischearchieveninzuurvrijemappenendozenvooropna-me inhetstadsarchief.Ditkomtovereenmet221.961nieuwe inventarisnummers.Debedrijfs-eenhedenpatrimoniumontwikkelingenstadsontwikkelingzijndearchiefvormersvanzo’n150.000inventarisnummers,ditomwillevandegroteoverdrachtvandeplanarchievenenbouwdossiers.Dedienstenzelfzorgenindeaanloopnaardeverhuisvoordeverpakkingenoplijstingvanruim5kmpapier.DezedozenkrijgeneenplaatsindearchiefkeldervanDenBell.Inditdepotzijnnu198.186 inventarisnummersopvraagbaar.Opdewerkvloer is er ruimtevoor4 kmdynamischeklassementen,maardezewordtgelukkignietvolledigbenut.

Deverschillendestadsdienstenenhetstadsarchieforganiserensamen165opruimdagen.Doorhetopruimenvandestatischearchievenendewerkklassementenopdewerkvloerkan3,5kmpapiervernietigdwordendooreenarchiefvernietigingsfirma.Ditkomtovereenmet220ton.

De planarchieven zijn beschreven, verpakt en staan klaar om over te brengen naar het stadsarchief.

106


Debeschikbarecijferstonenaandathetnieteenvoudigisombijaanvangeengoedeschattingtemaken.Opdatmomentishetimmersnognietvolledigduidelijkwatdebestemmingisvanalledossiers.Dearchiefconsulentenkennennognietallearchiefruimtenenookopdewerkvloerduikennogregelmatigstatischearchievenop.

Het stadsarchief beschikt ook over enkele cijfers van de centrale digitale klassementen. Doorde centralisatie van lokale servers, persoonlijke schijven en allerhande losse dragers op ééngemeenschappelijk fileserver, groeit deze tijdens de periode van 3 jaar aan met 147%. Ditpercentagestemtovereenmet2570gigabyte.Slechts220gigabyteaandigitalearchievenvindenhunwegnaarhetdigitaledepotvanhetstadsarchief.Defocusopdepapierenarchievenishierdeoorzaakvan.

De consulenten van het stadsarchief geven opleidingen informatiebeheer aan 352 personen,waarvan52werknemersvanhetOCMW.Vandeomenbij2.000personendieverhuizennaarDenBell,wonener1.479deinfosessiebijomzichdenieuwemaniervanwerkeneigentemaken.Nietiedereenneemtdeel,hiervoorzijntweeverklaringen:informatiebeheerderszijnnietverplichtomookdeinfosessiebijtewonenenonvermijdelijkzijneraltijdeenaantalpersonenafwezig.

Overzicht van de bestemmingen van het papierbij de verschillende stadsdiensten (totaal: 16026m)

Vernietigd: 3653m

Stadsarchief: 3058m

Archiefdepot Den Bell: 5290m

Dynamische klassementen Den Bell : 4022m (max)

107

Tabel Project in cijfers

Bed

rijf

seen

hede

nB

ZIA

/IF

CSD

LFI

SBSW

SL

AC

TS/

SCPO

WnE

PMM

CO

CMW

Tota

alSi

tuat

ie v

oor

verh

uis

Aan

talv

erh

uiz

ende

per

son

eels

lede

n48

1915

338

121

9137

931

547

1216

240

134

128

324

2.01

1Aa

nta

lmet

ers

tati

sch

arc

hie

fbij

aanv

ang

102

100

283

362.

259

952.

532

892

735

251.

517

501.

287

284

1.59

111

.788

Stat

isch

arc

hief

naa

r SA

(pa

pier

)G

esch

atte

aan

talm

eter

ove

rte

dra

gen

9553

122

3635

315

2.00

011

070

1645

060

687

262

562

4.89

1Aa

nta

lmet

ern

ah

erve

rpak

kin

g64

3596

2933

313

1299

146

9122

352

3540

014

50

3058

Aan

tal i

nven

tari

snu

mm

ers

4909

1897

6314

3065

8083

982

1136

5013

182

3577

874

3526

413

3716

396

1243

10

2219

61Ve

rnie

tigi

ngen

Aa

nta

lmet

erv

ern

ieti

gd12

928

109

3022

010

550

038

365

240

500

368

515

811

33.

656

Den

Bel

lAa

nta

lmet

erin

arc

hie

fdep

ot59

4078

2619

6420

1018

562

160

454

2653

029

468

5290

Aan

tali

nven

tari

snu

mm

ers

ina

rch

iefd

epot

3923

499

668

3200

2694

122

796

333

2853

820

940

5888

284

2332

933

994

0720

1670

Theo

reti

sch

ekl

asse

men

tsru

imte

op

de

wer

kvlo

er(

2m/p

p)96

3830

676

242

182

758

630

9424

324

8026

825

664

84.

022

Dig

itaa

lAa

ngr

oeid

igit

ale

klas

sem

ent

bijo

vers

tap

nie

uw

ece

ntr

ale

klas

sem

ente

n(

%)

147

zie

BZ

208

205

146

202

245

109

227

zie

BZ

36zi

eAC

T23

818

0n

.n.

147

Aan

groe

i dig

ital

ekl

asse

men

tbi

jove

rsta

pop

nie

uw

ece

ntr

ale

klas

sem

ente

n(

GB

)33

7zi

e B

Z31

031

512

310

963

823

915

6zi

eB

Z16

1zi

eAC

T59

124

n.n

.25

70

Om

van

gdi

gita

leo

verd

rach

ten

(G

B)

naa

rdi

gita

led

epot

SA

750

250

00

855

51

105

72

022

0

Verh

uisv

oorb

erei

ding

enAa

nta

l opr

uim

dage

n8

16

1614

810

163

86

220

839

165

Aan

talo

pgel

eide

info

rmat

iebe

hee

rder

s30

052

352

Aan

talp

erso

nen

inin

fose

ssie

1.18

829

11.

479

Geb

ruik

te a

fkor

ting

enAC

TAc

tiev

est

ad,

beva

tle

ren

des

tad

enk

inde

ropv

ang

BZ

Bes

tuu

rsza

ken

DL

Dis

tric

ts-e

nlo

ketw

erki

ng

CSCu

ltu

ur,

spo

rte

nje

ugd

FIFi

nan

ciën

GB

Gig

abyt

eIA

/IF

On

afh

anke

lijke

die

nst

enin

tern

eau

dit

enin

spec

tie

fin

anci

ënM

CM

arke

tin

gen

com

mu

nic

atie

PM

Pers

onee

lsm

anag

emen

tPO

Patr

imon

ium

onde

rhou

dS/

SCSt

adss

ecre

tari

sen

str

ateg

isch

coö

rdin

ator

SASt

adsa

rch

ief

SBSt

ads-

en

bu

urt

onde

rhou

dSL

Sam

enle

ven

,s

amen

smel

tin

gva

nin

tegr

ale

veili

ghei

den

soc

iale

zak

en.D

eze

kolo

mb

evat

ook

geg

even

sva

nd

evz

w’s

Cis

o,P

WA

enR

ecyc

lan

t.SW

Stad

son

twik

kelin

g,d

eze

cijfe

rsb

evat

ten

ook

de

gege

ven

sva

nh

eta

uto

nom

ege

mee

nte

bedr

ijfs

tads

plan

nin

g.W

nE

Wer

ken

eco

nom

ieO

pmer

king

enAl

gem

een

De

cijfe

rsv

and

eom

van

gva

np

apie

r(b

ijaa

nvan

g,v

ern

ieti

gd,

over

te

drag

en)

zijn

ste

eds

bijb

enad

erin

g.

De

opde

ling

tuss

enP

Oe

nS

Ww

asm

oeili

jkt

em

aken

om

dat

zein

één

geb

ouw

geh

uis

vest

war

ene

nd

eke

lder

gem

een

sch

appe

lijk

gebr

uik

tw

erd.

Hee

lwat

do

ssie

rsb

leke

nv

an‘

nie

man

d’t

ezi

jn.

Voor

de

opde

ling

wer

dee

nv

erde

elsl

eute

lgeb

ruik

tvo

lgen

sde

hoe

veel

hei

ddi

ew

erd

over

gedr

agen

naa

rh

ets

tads

arch

ief.

Stat

isch

arc

hie

fnaa

rSA

(pa

pier

)D

eom

van

gva

no

verg

edra

gen

arc

hie

ven

van

de

bedr

ijfse

enh

eden

SW

en

PO

bev

atte

no

okd

epl

anar

chie

ven

.Vo

ord

edo

zen

van

afw

ijken

dfo

rmaa

t(b

ijvoo

rbee

ld

opr

ol)

wer

doo

km

ete

eno

mva

ng

van

0,1

2m/d

oos

gere

ken

d.St

atis

che

arch

ieve

nv

anh

etO

CMW

wer

den

ove

rged

rage

nn

aar

hu

ne

igen

arc

hie

f,n

iet

naa

rh

ets

tads

arch

ief.

Vern

ieti

gin

gen

De

cijfe

rsb

evat

ten

naa

std

eve

rnie

tigi

nge

nv

ans

tati

sch

ear

chie

ven

ook

de

vern

ieti

gin

gen

van

pap

ier

opd

ew

erkv

loer

.D

igit

aal

Enke

leb

edri

jfse

enh

eden

wer

ken

op

deze

lfde

ser

verp

arti

tie,

er

zijn

du

sge

ena

fzon

derl

ijke

cijfe

rsb

esch

ikba

ar.

Verh

uis

voor

bere

idin

gen

De

cijfe

rsv

and

epe

rson

end

iee

enin

fose

ssie

en

/ofe

eno

plei

din

gvo

orin

form

atie

beh

eerd

ers

volg

den

,ku

nn

enn

iet

opge

deel

dw

orde

np

erb

edri

jfse

enh

eid.

108


Projectorganisatie Documents@OCMW

In2007wordtookbeslistdatdecentraleadministratievanhetAntwerpseOCMWzalverhuizennaarDenBell,waarhetvoortaansamenmetdeverschillendebedrijfseenhedenvandestadzalgehuisvest worden. Daarvoor wordt er in samenwerking met de stad Antwerpen een verhuis-beweginginganggezetvoorde300medewerkersvanhetOCMWenhunarchieven.DedecentraledienstenvanhetOCMWblijvenophunvertrouwdestek.

Hetspreektvoorzichdatdeverhuisvaneenheleadministratieeenenormevoorbereidingvergt.Hetconcreetorganiserenvanwie,watenwanneermoetverhuizen, isdaarvaneenbelangrijkonderdeel,maarbovendienhoudtditookindatdemedewerkersklaargestoomdmoetenwordenvoorhetwerken indenieuweomgeving.DeprincipesvancleandeskenpaperlesswerkendieinDenBellvankrachtzullenzijn,zijnopdatmomentvoordemedewerkersvanhetOCMWnogongekendebegrippen.Omdemedewerkershierinteintroducerenwordener20infosessies(zowelvoor leidinggevenden, als voor medewerkers) georganiseerd. Tegelijk wordt hen het geplandeverloopvandeverhuismeegegevenenalleinteressanteinformatieoverhetnieuwegebouwendeomgeving.Eenteamvan7medewerkersheeftdehandenvolmethetvoorbereidenvandeverhuis.GelukkigkonhetOCMWrekenenopdeknowhow,richtlijnenenhulpvandestadenhetstadsarchief.

InformatiebeheerInformatiebeheer

Hetklaarstomenvandearchievenvoordeverhuisgebeurtmetvallenenopstaan.IntegenstellingtotdestadheefthetOCMWvooreenheelkortetermijngekozenvoordeuitbouwenimplemen-tatievanderichtlijnenvoorinformatiebeheer.Opampereenjaartijdmoethetvollediginforma-tiebeheerenhetdynamischeensemi-dynamischearchiefvandeverhuizendedienstenvanhetOCMWonderhandengenomenworden.Daarbijkomendrieaspectenaanbod:• hetidentificerenvanreeksen,hetbepalenvandebestemmingeninpakkenvanhetpapieren

archief;• hetordenenvandedigitaledocumentenendezeopeenmeerefficiëntemanierbewaren;• hetverminderenvanpapierendocumentstromenendievervangendoordigitalealternatieven.

Omditterealiseren,zettentweearchiefmedewerkers,onderbegeleidingvanhetstadsarchief,hunschoudersonderditproject.Eenmedewerkerspitstzichtoeophetopruimenvandepapierenarchieven,terwijlzijncollegadedigitalemappenstructurenonderhandenneemt.

Deallergrootsteinspanningenleverenechterdemensenopdewerkvloerzelf.Zijmoetenbovenophunregulierewerkeenhoopbijkomendetakenopzichnemenentegelijkopeenanderemaniermethundocumentenlerenomgaan.Hettijdsgebrekdathierdoorbijhenontstaat,blijktmeteenookhetgrootsteknelpunttezijnindeloopvanhetproject.

Omdesamenwerkingtussendearchiefmedewerkersendemensenopdewerkvloertevergemak-kelijken,wordenperdepartementeenaantalinformatiebeheerdersaangeduid.VoorhetOCMWzijnditer55.Dezepersonenkrijgendeopdrachtdehervormingvanhetinformatiebeheervoorhundienstmeeuittewerkenenoptevolgen.Samenmetdeinformatiebeheerderskandetheorieoverhetinformatiebeheerenhetklaarmakenvandearchievenvoordeverhuisomgezetwordenindepraktijk.Bovendienfungerenzijookalsaanspreekpuntvoorhuncollega’s.

109

Dankzij de opleidingen, opgesteld door het stadsarchief, kunnen de informatiebeheerdersgewapendaanhuntaakbeginnen.ZevenopleidingenwordenspecifiekvoorhetOCMWgeorgani-seerdenditvoor52cursisten.

HetpapierenarchiefHetpapierenarchief

Doorhetinvoerenvanhetprincipevan‘paperless’werkeninDenBell,moetendepapierenarchievenmetveelaandachtklaargemaaktworden.Omhetoptimaaldigitaalwerkenaantemoedigenendepapierbergteverkleinen,isdekastruimteinDenBellimmersbeperktgehoudentoteengemid-deldevan2lopendemeterpermedewerker.Ditvormtdanookdeidealeredenomhetpapierenklassementvandeverhuizendedienstengrondigonderdeloeptenemen.Debureauszijnimmersgevuld met heel wat papier, al dan niet gestructureerd opgeborgen. Bovendien is er nog nietgrondignagegaanofaldezedocumentennoodzakelijkoppapierbewaardmoetenworden.Hetwordtdetaakvandearchiefmedewerkersom,samenmetdemedewerkersopdewerkvloer,dewaardevollearchievenhieruitteselecterenendepapierbergtereducerendoormeertedigitalise-ren.Omditterealiseren,organiserendedienstenopruimdagen,waarbijallemedewerkershelpenopruimen. In totaal vindener39opruimdagenplaats.Bovendien hebbeneenaantaldienstenregelmatigtussenhetgewonewerkdoor,hunarchievenverhuisklaargemaakt.

Tijdens zo’n eerste opruimdag wordt het kaf van het koren gescheiden. Alle overbodige docu-menten, zoals kladpapier, voorbijgestreefde documentatie, afdrukken van digitale informatie,dubbels,voorlopigeversies,….wordenindevuilbakgegooid,zodaterenkelnogwaardevolarchiefoverblijft.Dearchiefmedewerkerszorgenvooreenkortebeschrijvingvandezearchievenzodatzekunnenbepalenwatermeemoetgebeuren.Hetbepalenvandebestemminggebeurt inverschillendestappen,zezijnterugtevindeninhetschemaopdevolgendebladzijde.

Infunctievandeverhuisligtdeconcentratieopdearchievendienogdoordemedewerkerswordengebruikt.Dezekrijgeneenindelingvolgensdefrequentievangebruik:• Hetarchiefdatslechtsafentoegeconsulteerdmoetworden,wordtvolgensderichtlijnenvan

hetstadsarchiefingepaktomhetoptebergenindearchiefkeldervanDenBell.• Dedocumentendiedagdagelijkswordengebruikt,krijgendebestemmingwerkvloer,daar-

bij rekeninghoudendmetdebeperktekastruimtediedaarvoor inDenBellvoorzien is.Ditdreigendeplaatsgebrekmotiveertdemedewerkersomnategaanofdepapierendocumentennietdigitaalbewaardkunnenworden.Waardithetgevalblijkttezijn–endatisbestvaak,worden de documenten ingescand en andere niet langer afgedrukt. Deze ingrepen zorgenervoordatdeteverhuizenarchievennaardewerkvloerdelimietvanhetgemiddeldevan2meterperpersoonnietoverschrijden.

110


Dehierbovenbeschrevenbestemmingwordttijdenseentweede,ensomsmeerdere,opruimdag(en)voorbereidenuitgevoerd.Dearchiefmedewerkersbegeleidendezeopruimdagen,waarbijzezoveelmogelijkdevragendiebijhetopruimenopborrelen,beantwoorden.Voorhetcorrectinpakken,nummerenenbeschrijvenvanarchieven,zoweldezemetbestemmingwerkvloeralskelderDenBell,krijgendemedewerkersrichtlijnenvandeverhuiscoördinatorvanhetOCMW.

Om de medewerkers op de hoogte te brengen van deze manier van werken wordt er via ver-schillendekanalengecommuniceerd.Bovenstaandewerkwijzewordtdoordecommunicatiedienstviamailnaaralleverhuizendemedewerkersgestuurdenophetintranetgeplaatst.

Indeloopvanhetprojectisdewerkwijzeaangepast.Aanvankelijkishetdebedoelingtebeschrijvenwatindebureausaanwezigisenopbasisdaarvandebestemmingtebepalen.Ditblijktalgauweentearbeidsintensiefenvooraltijdrovendwerktezijn.Daarerbovendienveel‘rommel’indekastenzit,wordterbeslistdemedewerkerseerstdeopdrachttegevendeoverbodigedocumentenwegtegooien,zodatdearchiefmedewerkerssnellerhetechtearchiefonderdeloepkunnennemen.

Daarnaastzijnerenkeleklassiekeproblemen,zoalstijdgebrek,dievoorhinderzorgen,waardoordearchiefmedewerkersdegestructureerdemaniervanwerkennietaltijdkunnentoepassen.Zezijnerniet ingeslaagdde reeksendocumentendienaardewerkvloerverhuizen,voldoende tebeschrijven.Enkeldegrotereeksenkrijgeneenbeschrijving.Ditheeftalsgevolgdaterteweinig

zeerfrequentgebruik werkvloerDenBellregelmatigconsulteren kelderDenBell

Dearchiefmedewerkersbepalenopbasisvanofficiëleselectielijsten:• ofhetarchiefvernietigdkanworden• ofpermanentbewaardmoetblijven.

Het document blijft tot het einde van de TAVbewaardinhetarchiefvanhetOCMW.

Heeftdeadministratiehetarchiefstuknognodig?

Isdetermijnvanadministratieveverantwoordelijkheid(TAV)verlopen?

Nee

Ja

Ja

Nee

111

informatiewordtverzameldoverdedocumentenomeen informatiebeheersplan(ofeenaanzetdaartoe)optestellen.Aangezienhetverhuisklaarmakenvandearchievenprioritairis,isditgeenprobleem.Binnenhetkadervanhetopbouwenvaneenbeleidrondinformatiebeheerisheteigen-lijkweleengemistekans.Hetopstellenvaninformatiebeheersplannenmoetindetoekomstzekergebeuren.

TotslotmoetendedocumentendiepermanentbewaardmoetenwordeneninhetarchiefvanhetOCMWzijnondergebracht,nognagekeken,geschoondenbeschrevenworden.Doordatdeverhuispragmatischwordtaangepakt,isereenhoopwerkvoordearchiefmedewerkersachtergebleven.Naastdeproblemenvoordearchiefmedewerkers,ishetooknieteenvoudigvoorhetpersoneelopdewerkvloeromhunregulierewerktecombinerenmeteendergelijkeopruimactie.Boven-dienishetvoordearchiefmedewerkerssomsmoeilijkomhenteovertuigenvanhetbelangvanhet tijdig opruimen. Het organiseren van opruimdagen is niet altijd voldoende om de mede-werkersookeffectiefgrondighunklassementtelatenaanpakken.Ondanksdeaanmoedigingenenwaarschuwingenvandearchiefmedewerkersenverhuiscoördinator,zijneenaantaldienstentelaatgestart.Ditheefttotgevolgdatbepaaldedelenvanhetarchiefniettijdigverhuisklaarzijn.Dankzijdeflexibiliteitenorganisatievandeverhuiscoördinatorenenhetstadsarchief,gerakendezedelenmetlatereverhuisbewegingentochophunbestemming.Hethardnekkiguitstellenvanhetopruimenblijftgelukkigbeperkttotenkeleuitzonderingen.

CentraaldigitaalklassementCentraaldigitaalklassement

‘Hoe we de digitale opruiming aanpakten? Eerst gingen we zelf met ‘Hoe we de digitale opruiming aanpakten? Eerst gingen we zelf met de KlasseerTool aan de slag om alles op te ruimen. Daarna maakte de KlasseerTool aan de slag om alles op te ruimen. Daarna maakte de ICT-cel lijsten van alle lege en dubbele mappen, mappen met de ICT-cel lijsten van alle lege en dubbele mappen, mappen met foutieve namen, enzovoort. Per document of per map zochten we foutieve namen, enzovoort. Per document of per map zochten we de eigenaar en vroegen hem om deze op te ruimen. Het klassement de eigenaar en vroegen hem om deze op te ruimen. Het klassement dat van niemand is, bekeken we met de afdelingschef. Er stonden dat van niemand is, bekeken we met de afdelingschef. Er stonden ook veel documenten op persoonlijke schijven. Die staken we ook ook veel documenten op persoonlijke schijven. Die staken we ook in het centrale klassement waardoor de grootte ervan toenam.’in het centrale klassement waardoor de grootte ervan toenam.’

DeverhuisnaarDenBellismeerdangewooneenfysiekeverhuisvanhetenegebouwnaarhetandere.HetwerkeninDenBellvergteennieuwementaliteiteneenanderemaniervanomgaanmetinformatie.Voortaanmoetendedienstenwerkenmeteengemeenschappelijk,taakgerichtklassement waarin unieke, volledige dossiers terug te vinden zijn en waarin collega’s op eengemakkelijkemanierinformatiekunnenuitwisselen.Dezeprincipes,dieplaatsbesparendzijnendeefficiëntievandeadministratieverhogen,lijkenvanzelfsprekendmaarwordennoglangnietoveraltoegepast.Hoewelerperdepartementreedseencentraleopslagopeengemeenschappelijkeschijfvoorzienis, wordt deze niet efficiënt gebruikt. De bestaande structuur van de mappen is gebaseerd ophetorganogram,watneerkomtopeenmappenstructuurperdienst,somsgewoonbestaandeuiteenmappermedewerker.Daardoorslaanveelmedewerkersinformatiedubbelopenverlooptdeinformatie-uitwisselingtussendedienstennietoptimaal.Bovendienwordendocumentennogtevaakopgeslagenoppersoonlijkeschijvenenineenmailbox.

112


Nietopalledienstenwordtopdezemaniermetinformatieomgegaan,maarhetontbreektaaneenalgemenewerkwijzeenaanconcreterichtlijnenvoordemedewerkers.Deovergangnaareennieuwegemeenschappelijkemappenstructuurperdepartementisdanookeengroteaanpassing.

Omdenieuwemappenstructurenoptestellen,wordtperdepartementeenwerkgroepopgerichtbestaande uit de informatiebeheerders van dat departement, de coördinator van het projectbinnenhetOCMWendearchiefmedewerker.Dezewerkgroepentekenentijdensdevergaderin-gen de grote lijnen van de structuur uit volgens de vooropgestelde principes. De informatie-beheerdersvragenengevendaarbijfeedbackaanhuncollega’sopdewerkvloerenwerkenzelfde substructuren verder uit. De archiefmedewerker controleert en corrigeert, en voegt boven-diendeverschillendedelenvandemappenstructurensamentoteengeheel.Totslotbeslissendewerkgroepenookoverdesecurityopdemappenstructuren.Dezerechtenstructuuriszoopeneneenvoudigmogelijkopgesteld.Dit hele proces gaat vaak gepaard met moeilijke en lange discussies. Afhankelijk van hetdepartementduurthetopstellenvandenieuwestructuurzo’ntweetotdriemaandenenmoetdewerkgroepeenzestalkeervergaderen.Deinformatiebeheerdershebbenhierbijdanookveelwerkverzet.

Daarmeeishetgrootstewerkechternognietachterderug,integendeel.Ervoorzorgendatallemedewerkersdenieuwestructuuropeencorrectewijzegebruiken,isdevolgendeuitdaging.Perdepartementorganiseertdearchiefmedewerkervoordemedewerkers infosessiesmetvoorstel-lingvandenieuwemappenstructuureneenreeksconcreterichtlijnenentipsvoorhetgebruikvandestructuur.Zelichtdaarbijooktoewaaromeenefficiënt(er)informatiebeheernoodzakelijkisenwelkealgemeneprincipesdaarbijinhetachterhoofdgehoudenmoetenworden.VoorhetOCMWwordener32infosessiesgegeven,waarbij291medewerkersaanwezigzijn.

Met het in gebruik nemen van de nieuwe mappenstructuur krijgen de medewerkers tweeopdrachten:hetcorrecttoepassenvanderegelsopnieuwedocumentenenerzijdsenhetover-zettenvandocumentenvandeoudelocatiesnaardenieuwestructuuranderzijds.Dewegzoekenindenieuwestructuur,deopkuisvandeoudelocaties,…enditbovenophetregulierewerk.Hetspreektvoorzichdatditoverzettenvandocumentengeensimpeleklusisendathetprojectopditpuntproblemenondervindt.Detijdsdrukisheelgrootaangezienhetdebedoelingisdestructurenenkelemaandenvoordeverhuisreedsingebruiktenemenendeoverzetvandocumententegendantekunnenbeëindigen.Detijdsdruk,interneveranderingenenhetfeitdatdestructurenvaneenpaardepartementenopeenongunstigogenblikgeïmplementeerdzijn,zorgenervoordateenaantaldeadlinesniethaalbaarzijn.Hetfeitdatinformatiebeheernietaltijdalsprioritairwordtbeschouwdendevaststellingdatmensengraagvasthoudenaanhungewoonten,zorgenervoordatproblemenenweerstandinherentzijnaaneendergelijkproject.

Deze mappenstructuren vergen een blijvende aandacht en controle. Binnen het OCMW is deopvolgingvanhetgebruik vandemappenstructurenals volgtgeorganiseerd.Dearchiefmede-werkercontroleerthetgebruikvandestructurenenbundeltdefouten ineenoverzichtdatzevervolgensbespreektmetdeinformatiebeheerders.Dezebekijkenditmethuncollega’senzorgenvoor correctie van de structuur. De informatiebeheerders blijven dus een heel belangrijke rolspelen.Deopvolgingperdepartementgebeurtnuongeveeromdetweemaanden.Ditisnodigomtijdigopfoutentewijzen,derichtlijneninherinneringtebrengenennieuweproblemeninverbandmet informatiebeheerop te lossen.Het ismogelijkdatde frequentievandezeopvol-

113

gingindetoekomstzalverminderen,maarhetisevidentdatineendynamischeadministratie,meteventueelnieuwetakenennieuwemedewerkers,demappenstructurenblijvenlevenendeopvolgingdaarvannoodzakelijkblijft.Omde‘geest’vandemappenstructuurenderichtlijnenhieroveractueeltehouden,volgenooknieuwemedewerkersvanhetOCMWereeninfosessieover.

Alleinformatieoverdemappenstructuurmetderichtlijnen,tips,deinfosessie…wordtgebundeldopgeslagenperdepartement,zodatallemedewerkersdezesteedskunnenconsulteren.Boven-dienverspreidtdecommunicatiedienstafentoeeenmailwaarinderichtlijnen(ofeendeelervan)wordenherhaald.BovendienkomterookeenpaginaoverinformatiebeheerophetintranetvanhetOCMW.

nogmeerdigitaalwerkennogmeerdigitaalwerken

Heteinddoelvanhetheleprojectiservoorzorgendatdeinformatieopeenefficiënteen,waarhetkan,digitalemanierwordtgebruiktenbijgehouden.DitlaatsteaspectvanhetprojectisbijhetOCMWnietkunnenopstartenvoordeverhuisnaarDenBell.Hetopstellenvandenieuwemappenstructuren en het opruimen van het papieren klassement nemen alle beschikbare tijdinbeslag.AangezienhetgebruikvanpapierenhetdumpenvaneenpapierenklassementindekeldervanDenBellsterkwordtontmoedigd,betekentditdaterdringendmeerdigitaalgewerktmoetworden.Pasnadeverhuisstartenopverschillendedienstendeelprojectenopomdepapier-stroomteverminderen.

BesluitBesluit

Ondanks de moeilijkheden zijn de archieven en klassementen van het OCMW op een jaar tijdverhuisklaargeraaktenzijnopalledepartementenvanhetOCMWnieuwemappenstructureningebruikgenomen.Erisechternogveelwerkvoordeboegomalleaspectenvanhetnieuweinformatiebeheeroverdehelelijntoetepassenenoptevolgen.HetprojectteamvanhetOCMWisallemedewerkersenverantwoordelijkenergdankbaarvoorhunenormeinzetenhetreedsverzettewerk.

114


Terminologie en overzicht van de instrumenten voor het informatiebeheer

Indezebijlagevindtueenoverzichtvaneenaantaltermen,computerprogramma’sensjablonen,gebruiktdoorhetstadsarchiefendestadAntwerpen.Vooranderebegrippenkanuterecht in;W.VannesteenR.Verhaert,Kernbegrippenendefinities,in:Wieklasseert,dievindt.Hedendaagsdocument-enarchiefbeheerinbesturenenorganisaties,Politeia,2010,Bijlage2,3-17.

1.terminologie1.terminologie

• Bedrijfseenheid: Bedrijfseenheid: destedelijkeadministratievanAntwerpen isonderverdeeld ineentientalgrote blokken, bedrijfseenheden genaamd. Elk van hen concentreert zich op een bepaaldwerkdomein. Bijvoorbeeld: cultuur, sport & jeugd, financiën, personeelsmanagement,patrimoniumonderhoud, bestuurszaken, districts-en loketwerking,… Elke bedrijfseenheidbestaatuit150tot600personen.Zezijnverderonderverdeeldindiensten.

• Bestemmingsaanvraag: Bestemmingsaanvraag: vraag van een stadsdienst gericht aan de stadsarchivaris (alsgemachtigdevandeAlgemeenRijksarchivaris)omdeuiteindelijkebestemmingtekennenvaneendossierofreeksdossiers:vernietigen,overdragenofzelfnogbewaren.Instrumentenomdezeaanvraagtedoenzijneenformulierophetintranetvanhetstadsarchief,ofeenexcel-sjabloon,genaamdReeksenpaspoort.Deresultatenvaneenbestemmingsaanvraagwordenmeeopgenomeninhetarchiefbeheerssysteem,MACZ.

• DAVID:DAVID: project van het stadsarchief Antwerpen, de Katholieke Universiteit Leuven en hetInterdisciplinairCentrumvoorRechtenInformatica(ICRI)uitdeperiode2000-2004,waarindeprincipesronddigitalearchiveringwerdenvastgelegd.DezeprincipeswordennuverderuitgebouwddoorvzweDAVID.Zieookwww.expertisecentrumdavid.be

• Procesmodellering:Procesmodellering:Ditiseenwerkinstrumentdatdewerkprocesseninkaartbrengt.HetisineersteinstantiegeïmplementeerdbijdestadAntwerpenomdewerklastteberekenenenomhetbenodigdepersoneelomalletakenuittevoeren,inkaarttebrengen.

• ScanningOnDemand:ScanningOnDemand: service van het stadsarchief, waarbij papieren archieven die zijnovergedragennaarhetstadsarchief,opvraagvanstadsdienstenwordengescand.Somsheefteenstadsdienstoudedossiers immersterugnodig.Dezeservicevervangthetuitlenenvanpapierendossiers,waarbijhetrisicoopverliesgrootis.

2.Computerprogramma’svanhetstadsarchief2.Computerprogramma’svanhetstadsarchief

• CopyPath:CopyPath: onderdeel van de KlasseerToolbox, uitbreiding voor Windows Verkenner (zieverder).Hetzorgtervoordatjegemakkelijklinksnaarreedsgeklasseerdedocumentenkuntkopiëren.Dezelinkskunnendandoorgestuurdwordennaarcollega’sinplaatsvanbijlagendoortesturen.

• Klasseerplugin: Klasseerplugin: onderdeelvandeKlasseerToolbox.DitiseenpluginvoorhetprogrammaMSOutlook, die ervoor zorgt dat e-mails gemakkelijker kunnen worden geklasseerd en dat denodigemetadatawordengeregistreerd.

115

• KlasseerToolbox:KlasseerToolbox:instrument,ontwikkeldvoorhetstadsarchiefAntwerpen,dataandeamb-tenarenvandestadAntwerpenwordtbezorgdomeenaantalklasseerfunctiesgemakkelijkertemaken.Hetbestaatuitverschillendeprogramma’s:• deklasseerpluginvoorMSOutlook• decopyPath-uitbreidingindeWindowsVerkenner• demoveManager-uitbreidingindeWindowsVerkenner

• MACZ (Client):MACZ (Client):archiefbeheerssysteemvanhetstadsarchiefAntwerpen.Erbestaan2versies,eenvoorhetbeheervandestatischearchievendiezichinhetstadsarchiefbevinden,eneenvoorhetbeheervandesemi-dynamischearchievenindekeldervandenBell.

• MoveManager: MoveManager: onderdeelvandeKlasseerToolbox,uitbreidingvoorWindowsVerkenner.Dientvoorhetoverzettenvandocumentenvanoudeklassementennaarnieuwe.Hetzorgtervoordatrechtenvandeoudemappenstructuurnietwordenovergenomenbijhetoverplaatsenvandedocumenten.

• RecordsManagementToolbox:RecordsManagementToolbox: programma ontwikkeld voor het stadsarchief Antwerpen,ombepaalde takenvanhetdigitaledocumentbeheergemakkelijker te latenverlopen.Hetgaathierondermeeromhetopbouwenvancentraledigitaleklassementen,hetzoekenvandubbelsindieklassementen,hetvoerenvanaudits,hetraadplegenvaninformatiebeheers-plannen,enz.

116


3.Sjablonen3.Sjablonen

• Bulkinvoer statische archieven:Bulkinvoer statische archieven: sjabloon in Excel waarin de beschrijvingen van statischearchieven die worden overgebracht naar het stadsarchief, worden gemaakt. Deze beschrij-vingen,volgensdeinternationalestandaardISAD(G),kunnendaninbulkopgeladenwordeninhetarchiefbeheerssysteemvanhetstadsarchief,MACZClient.Voorbeeld:

Inve

ntar

is

num

mer

Tite

lB

egin

Dat

umEi

nd D

atum

Dat

um

Det

ail

Bes

chri

jvin

gs

nive

auAc

tor_

1Re

lati

e_1

Ber

eiki

nhou

dO

penb

aar

D

ossi

ers

over

dis

trib

utie

br

iefw

isse

ling

1/01

/199

931

/12/

2006

RE

EKS

269

Arch

iefv

orm

er

J

493#

1D

ossi

ero

ver

der

eorg

anis

atie

en

invo

erin

gva

nni

euw

esi

gels

01/0

1/20

0331

/12/

2004

Bes

tand

deel

Bev

ato

oks

ubdo

ssie

rs

per

bedr

ijfse

enhe

id,

subd

ossi

ero

ver

de

toew

ijzin

gva

nde

b r

iefw

isse

ling.

J

Klan

ttev

rede

nhei

dsm

etin

gen

rond

pos

tbed

elin

g01

/01/

1999

31/1

2/20

05

Reek

s26

9Ar

chie

fvor

mer

Nie

tal

led

ossi

ers

beva

tten

de

resu

ltat

enJ

493#

2N

ulm

etin

gen

199

901

/01/

1999

31-1

2-99

Bes

tand

deel

J

493#

320

0001

/01/

2000

31-1

2-00

Bes

tand

deel

J

493#

420

0201

/01/

2002

31-1

2-02

Bes

tand

deel

J

493#

520

0501

/01/

2005

31-1

2-05

Bes

tand

deel

J

Verg

ader

vers

lage

n D

istr

ibut

iedi

enst

01/0

1/19

9931

/12/

2006

Re

eks

269

Arch

iefv

orm

er

J

493#

619

9901

/01/

1999

31-1

2-99

Bes

tand

deel

J

493#

720

0001

/01/

2000

31-1

2-00

Bes

tand

deel

J

493#

820

0101

/01/

2001

31-1

2-01

Bes

tand

deel

J

117

• Bulkinvoer semi-dynamische archieven:Bulkinvoer semi-dynamische archieven: sjabloon in Excel waarin de stadsdiensten hundossiers,dienaarhetsemi-dynamischarchiefindearchiefruimtevanDenBellwordenover-gebracht,beschrijven.Voorbeeld:

Archiefnummer

Titel BeginJaar

EindJaar

Datum Omschrijving

Opmerking

2535 1-4607094-58,SendL.,gezins-enbejaardenhelpster

1960 1992

2536 1-3201172-54,SilkensP.,werktuigkundige

1961 1992

2537 1-3203063-05,SimonsB.,politieagentbrigadier

1970 1992

2538 1-3209292-26,SlootmaekersP.,brigadier(b.b.)

1967 1992

2539 1-3206151-86,SmetE.,sassenier

1990 1992

2540 1-3210182-43,SmetsH.,brandweerman

1988 1992

2541 1-3612242-38,SmoutP.,k.a.houtbewerker

1986 1992

2542 1-3204201-76,SnoeckxM.,assistent-dienstleider

1982 1992

2543 1-3208311-15,StaesJ.,inspecteur

1981 1992

2544 1-3210261-25,SterckxL.,helper-motorist

1978 1992

2545 1-3205261-69,StevenyeJ.,slepersloods

1977 1992

• Reeksenpaspoort:Reeksenpaspoort: Excelsjabloondathet stadsarchief terbeschikking steltaandedienstenomeenbestemmingsaanvraagmeeuittevoeren.Dedienstenbeschrijvenhierindereeksenwaarvanzedebestemmingwillenkennen.Voorbeeld:

Beschrijving Begin Jaar

Eind Jaar

Datum Omschrijving

Opmerking Archief Vormer

Proces (Werkproces)

Plaats Omvang

Mandaten 1970 2007 1971ontbreekt

destukkenhebbenwaterschade

FI FI1 03-21-07 5meter

Grootboekenvandeontvanger

1980 2007 Destukkenvan2005tot2007zijninhetkantoorvandeontvanger

FI FI4 KelderK2;Kantoorvandeontvanger

20meter

Grootboekenvanhetsecretariaat

1980 2003 FI FI3 100meter

Inkomendefacturen

1982 2006 FI FI2 100meter

Uitgaandefacturen

1982 2006 FI FI1 75meter

118


Voorbeeld van een afsluitstaat

Proficiatjullie statisch archief is opgeruimd!

AandebedrijfsdirecteurAandestadsontvanger/financieelbeheerder

Degeleverdeinspanningenvandevoorbijemaandenmaakteniedereenervanbewustdatjullieverhuisheeldichtbijkomt.Devoorbereidingenervanwerpendanookéénvanhunvruchtenaf.Ofhetnuinjulliekelder,ofopdewerkvloerwas,samenmetonzeconsulentenisergewerktopallelocatiesmetstatischarchief.Op3 december 2009 hebben wij de locatie van de bedrijfseenheid Financiën bezocht samen met de verhuis-coördinatorenverhuisbeheerder.

Uitderondgangvandezelocatie,kunnenwijvolgendevaststellen:

Ubentverhuisklaarvooruwstatischarchief.Erwerdenenkelnogvolgendeopmerkingengenoteerd:1. DearchievenvandeafrekeningvanklerktotmeesteraanR.Bekaertwordennogovergenomendoorhet

stadsarchief.2. Dearchievenvandejaarrekeningvandebijzondereontvangervanbelastingen(1991-1995)wordennog

overgenomendoorhetstadsarchief.

Enkelecijfers:• 574beslissingenwerdengenomen,waarvan:130overdrachtenvanarchiefnaarstadsarchief:ditkomt

overeenmet6396inventarisnummers;alleinventarisnummerszijnbeschikbaarviawww.felixarchief.be;• 255vernietigingen,ditkomtovereenmet11350kg;• 23gedeeltelijkevernietigingen,gedeeltelijkoverdragen;• 166reeksenmeetenemennaardekeldersvandenBell,omdatdezenogeenadministratieve

waardehebben;• weorganiseerdensamen14opruimdagen.

Ik wil jullie en alle betrokken informatiebeheerders bedanken voor de inzet en de samenwerking met hetstadsarchiefenonzeprojectmedewerkers.Samenmogenwijtrotszijnophetresultaat.

Ookal rondenwemetdit schrijveneendeelvanonzesamenwerkingaf,weblijvengarantstaanvooreenbelangrijkeondersteuningnaaraljulliediensten.Jullievragenrondarchief,documentbeheerofinformatiebeheerzullenwijsteedsmetadviesen/ofbegeleidingbehandelen.

TotbinnenkortinDenBell!

IngeSchoupsBestuurscoördinator–stadsarchivarisBZ/SA

FelixArchief

Oudeleeuwenrui 29, BE - 2000 Antwerpen

Tel. + 32 (0)3 338 94 11

Fax + 32 (0)3 338 94 10

E-mail: [email protected]

Website: http://www.felixarchief.be

© Stadsarchief Antwerpen, 2010

Coördinatie en eindredactie: Katrijn Cools en Elly van Oyen

Teksten: Filip Boudrez, Kim Bourry, Katrijn Cools, Wendy Smeulders, Elly van Oyen, Roeland Verhaert,

Willem Vanneste, Vania Vande Voorde, Max Verbraeken

Opmaak en drukwerk: Grafisch Centrum stad Antwerpen, Elke Hufkens, GC 63838

Verantwoordelijke uitgever: Inge Schoups, Oudeleeuwenrui 29, 2000 Antwerpen

Wettelijk depotnummer: D/2010/0306/155

Rapporten van het stadsarchief Antwerpen

Reeds verschenen

1. Kabinetsarchieven van de Antwerpse burgemeesters en schepenen: waarde en ordeningsplan,

Jan Anckaer, Maarten De Baer, Werner Pottier, Inge Schoups, Willem Vanneste, 2002, 50 p.

2. Auteursrechten audiovisuele archieven. Film en geluidsarchieven, Ann Leysen, 2003, 88 p.

3. Krachtlijnen conserveringsbeleid. Geluidsarchieven, Liesbeth Baaten, 2003, 47 p.

4. E-mailarchieven. E-mails: hoe bewaren en goed archiveren, Filip Boudrez, 2003, 64 p.

5. Digitaal archiefbeheer in de praktijk, Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, 2004, 100 p.

6. Klasseren en archiveren. Handboek klassement en archiefbeheer in de stad Antwerpen,

Willem Vanneste en Roeland Verhaert (red.), 2004, 97 p.

7. Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Els Michielsen, 2004, 68 p.

8. Rapport. E-mails: hoe klasseren en goed archiveren, Filip Boudrez, 2006, 68 p.


Optimaal digitaal

www.felixarchief.be03 338 94 11

Techn

isch rapport over effi

ciënt in

formatiebeh

eerO

ptimaal digitaal

Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer...In een digitale wereld is proactief optreden...

Documents

Transcript of Technisch rapport over efficiënt informatiebeheer...In een digitale wereld is proactief optreden...