Subsidieaanvraag Draaiboek in 10 fases

SUBSIDIEAANVRAAG DRAAIBOEK

“in 10 Fases hulp en tips van uw ”

Sjouke van der Schaaf Kempenaersplein 8 - 8442 DV HEERENVEEN

Mobiel 0620138201 - Fax 0847581304 K.v.K. Noord Nederland nr. 01124025

Skype: sjouke.van.der.schaaf Email:[email protected]

Website:businessinnovator.nl

Heerenveen 2012 Dit is een publicatie van Businessinnovator.nl. Delen uit deze uitgave mogen gebruikt worden voor persoonlijk gebruik, zoals studie, hobby en werk. Verveelvoudiging en openbaarmaking op welke wijze dan ook en/of overname van informatie uit dit draaiboek voor commerciële (met winstoogmerk) publicaties zonder voorafgaande toestemming van Businessinnovator.nl vallen onder wet van auteursrechten(copyrights van de vervaardiger, dus verboden en juridisch strafbaar). Voor niet-commerciële publicaties kun je passages overnemen met bronvermelding.

2

Heerenveen, Juni 2009 Draaiboek (Checklist) Subsidies Subsidies worden vaak vergeten, maar zijn een zeer goede mogelijkheid voor ondernemers om projecten financieel sluitend te krijgen. De overheid stelt deze subsidies beschikbaar om specifieke maatschappelijke doestellingen te realiseren, zoals duurzaam ondernemen, innovatie, onderzoek, milieu, cultuur en werkgelegenheid. Naast subsidies zijn er ook honderden fondsen in Nederland die financiële ondersteuning bieden. In tegenstelling tot subsidies worden fondsen niet door de overheid maar door private instellingen beheerd. Fondsen zijn vooral bestemd voor projecten in de non-profit sector of projecten met een groot maatschappelijk impact. Denk daarbij aan cultuur, gezondheid, zorg, sport en milieu. Een voordeel van private fondsen is dat zij in het algemeen meer bewegingsvrijheid hebben dan de subsidieverstrekkers van de overheid. Dat komt omdat fondsen hun eigen doelstellingen bepalen en binnen ruimere kaders zelf mogen beslissen wie in aanmerking komt voor een bijdrage. Het Subsidietraject in 10 fases

Fase 1 Daadwerkelijke omschrijving project (en); Fase 2 Doelstellingen projecten bepalen; Fase 3 Inventariseren subsidie en fondsen mogelijkheden; Fase 4 Wel (of geen) subsidieadviseur(subsidioloog); Fase 5 Contact leggen met subsidie/fonds verstrekker; Fase 6 Aanvraagvoorwaarden bestuderen; Fase 7 Aanvraagformulier indienen; Fase 8 Goed- afkeuring aanvraag Fase 9 Uitvoering project; Fase 10 Evaluatie.

Draaiboek(Checklist ) Voor elke fase in het subsidietraject zijn er belangrijke do’s en don’ts die je in de gaten moet houden. In de checklist behandelen we de meest cruciale factoren per fase:


3

Fase 1 Daadwerkelijke Concrete omschrijving project (en) Probeer zo bondig mogelijk een heldere omschrijving van het project te geven; Wat worden de activiteiten en waarom; Wie is de doelgroep; Bij een samenwerkingsverband is het essentieel om de rol van elke betrokken

partij toe te lichten; Wat is de begroting en wie financiert welk deel; Wie wordt verantwoordelijk voor de aanvraag*.

* Hiermee wordt bedoeld wie hoofdaansprakelijk is voor de uitvoering van het project en welke partij de subsidie daadwerkelijk zal ontvangen in geval van een samenwerking. Fase 2 Doelstellingen projecten bepalen

Bepaal de doelstellingen van het project; Voorbeeld 1 :Het bouwen van een industrieterrein is geen doel op zich. Als de projectontwikkelaar voor de bouw hiervan nuttige aanvullende activiteiten ontwikkelt, zijn die specifieke activiteiten wel subsidiabel. Zoals het gebruiken van duurzame en milieu vriendelijke materialen, creëren van extra werkgelegenheid en de additionele veiligheidsmaatregelen voor de bouwvakkers en ander personeel. Voorbeeld 2 :Het bouwen van een sportaccommodatie is ook geen doel op zich. Wel de beoogde resultaten die de sportaccommodatie teweeg brengt. Zoals het bevorderen van de gezondheid van de plaatselijke jeugd, naschoolse activiteiten en integratie van bevolkingsgroepen d.m.v. speciale activiteiten. Bovendien kan net als bij voorbeeld 1 gekeken worden naar subsidies die voor dezelfde doelstellingen van toepassing zijn. Omdat sportaccommodaties vaak non-profit organisaties zijn, zijn ook fondsen interessant om te onderzoeken.

Fase 3 Inventariseren subsidie en fondsen mogelijkheden

Zoek aan de hand van je doelstelling van het project naar de juiste subsidies/fondsen; Je kunt hiervoor meerdere bronnen raadplegen. De overheid heeft op subsidieshop.nl een handige en gratis zoekmachine, om op basis van projectcriteria naar subsidies te zoeken. Senter en Syntens zijn twee andere instanties die een overzicht hebben van nationale subsidies.

Er zijn diverse commerciële databanken. Zij bieden meer dienstverlening zoals bijvoorbeeld begeleiding en geven meer informatie per subsidieregeling of fonds. Je moet daarentegen wel een betaalde licentie afsluiten om toegang te krijgen tot de databanken. Het is verstandig in dezen ook uw subsidieadviseur (subsidioloog) in te schakelen. Hij is op de hoogte van hun doen en laten.


4

Je kunt er in dit stadium al voor kiezen om een gespecialiseerde subsidieadviseur(subsidioloog) te laten zoeken naar de juiste regeling. Kijk bij fase 4 welke afwegingen dan een rol spelen.

Om zelf de geschikte regeling te zoeken moet je direct met een paar belangrijke criteria rekening houden. Het kan namelijk voorkomen dat een regeling prima past bij jouw projectdoelstelling en toch kan je er geen aanspraak op maken. Kijk daarom goed naar de volgende criteria:

Zit je in de juiste regio/provincie;

Val je binnen de doelgroep (non-profit/profit/publieke organisatie of juist individu);

Zit je in de juiste branche;

Moet er sprake zijn van een samenwerking;

Is er een minimale bijdrage die niet overeenkomt met de financiële behoefte;

Wat zijn de voorwaarden m.b.t. de projectduur.

Je kunt op 5 verschillende niveaus zoeken naar subsidies:

Eu; EEG;

Landelijke regelingen; EEG land

Regionale regelingen;

Lokale regelingen;

Publieke Fondsen. Als het een maatschappelijk project betreft dat een prominente rol speelt voor de stad of regio, zijn er veelal op regionaal en soms lokaal niveau overgebleven subsidiepotjes. Het kan nooit kwaad om hier expliciet naar te vragen bij bijvoorbeeld de gemeente of provincie. Benadruk daarbij natuurlijk wel duidelijk de toegevoegde maatschappelijke waarde. Een voordeel van overgebleven gelden is, dat de subsidieregels soepeler kunnen worden gehanteerd en er relatief snel geld beschikbaar kan komen. Houd er rekening mee dat niet alles subsidiabel is. Voor sommige projecten zijn nu eenmaal geen regelingen beschikbaar. Wees in zo’n geval creatief. Er is namelijk geen enkele regeling die voor 100% (85% is mogelijk)zal aansluiten bij de doelstellingen van een project. Probeer dan een realistische brug te slaan tussen jouw doelstellingen en de maatschappelijke doelstelling die een regeling wil stimuleren. Door de nadruk te leggen op de maatschappelijke behoeften waarbinnen de projecten en regelingen kunnen voorzien, het meestal een motivering voor de subsidieverstrekker om alsnog positief te beslissen een subsidie te verlenen.


5

Fase 4 Wel of geen subsidieadviseur(subsidioloog)Wel is wenselijk!

Veel organisaties hebben een directe voorkeur voor een externe subsidieadviseur(subsidioloog) om de aanvraag te begeleiden. Dat is een goede keuze. De adviseur(subsidioloog) heeft veel ervaring en kent de meest geschikte regelingen. Hierdoor is de kans op een succesvolle aanvraag absoluut groter en kan met de aanvraag sneller een start worden gemaakt.

Uiteraard is het de vrije keus aan de aanvrager van het subsidietraject. Bij een zelfstandige subsidie keuze geeft de subsidieadviseur u de mogelijkheid te kiezen.(Een subsidie keuze rapport tegen een vast bedrag € 250,- excl.btw)

De voordelen en kosten van een subsidieadviseur(subsidioloog) zetten we op een rijtje.

De kennis over subsidies is aanwezig, bovendien weet hij van de hoed en de rand, hij maakt een subsidie keuzerapport voor U;

U bent wel afhankelijk van een externe partij, maar beschouw de relatie als die van een accountant, hij zet de puntjes op de i, wanneer het om de keuze uit subsidieregelingen en afhandeling ervan gaat;

De kosten voor een subsidieadviseur(subsidioloog) mogen bekostigd worden uit de subsidie of fondsinkomsten, maar dit is geen regel.

Deze moeten in de totale begroting opgevoerd en verrekend worden. De provisie voor een subsidieadviseur(subsidioloog) ligt vaak rond de 5%-15% van het subsidiebedrag. Met grote subsidiebudgetten kunnen over de kosten afspraken worden gemaakt met de adviseur(subsidioloog

De adviseur(subsidioloog) bespaart U veel tijd in het aanvraagtraject. De uitvoering en de administratie komt volledig bij de uitvoerder te liggen, uiteraard in samenwerking met uw eigen accountant.

Een adviseur(subsidioloog) is meestal marketing, economisch, fiscaal en juridisch onderlegd en kan veel bijdragen tot een optimale bedrijfsvoering en doelmatige efficiënte besteding van de beschikbaar gestelde subsidies.

Fase 5 Contact leggen met subsidie/fonds verstrekker

Het is vaak verstandig om voorafgaand aan de aanvraag eerst contact op te nemen met de subsidieverstrekker of het fonds. Probeer te peilen welke slagingskans je hebt en of ze specifieke/officieuze wensen hebben voor een betere behandeling van de aanvraag. Het kan voorkomen dat de instantie persoonlijk contact pas na de officiële aanvraag op prijs stelt. Kijk daarom voordat je contact opneemt eerst welke informatie, werkwijze al op internet verstrekt wordt.


6

Fase 6 Aanvraagvoorwaarden bestuderen

Doe nooit zomaar een aanvraag. Bekijk goed alle aanvullende voorwaarden. In fase 3 worden er al een paar genoemd. Per regeling worden vaak extra eisen gesteld aan het verlenen van een subsidie of een fonds. Dit zijn de meest voorkomende eisen:

Welke specifieke kosten worden door de subsidie gedekt;

Minimaal/maximaal aantal medewerkers;

Minimale/maximale omzet;

Accountverklaring vooraf en achteraf vereist?;

Minimale projectduur;

Verklaring van andere partijen voor aanvullende financiering;

Sommige subsidies mogen niet gecumuleerd (gestapeld) worden, check dit!;

Is een voorschot mogelijk;

Wat zijn de administratieve eisen;

Wat is de maximale bijdrage;

Wat zijn de openingsdata en sluitingsdata voor de aanvraag periode;

Hoeveel aanvragen worden toegelaten;

Hoeveel zijn er reeds ingediend en is er nog voldoende budget. Fase 7 Aanvraagformulier indienen

De regels voor het aanvragen verschillen soms per formulier en instantie. Het advies is dan ook om nauwlettend eerst alles te lezen en dan pas in te vullen en de informatie bij te sluiten die gevraagd wordt;

Een incompleet vragenformulier wordt vaak niet behandeld en geeft een slechte eerste indruk;

In geval van twijfels over hoe je met het vragenformulier moet omgaan, is het natuurlijk geen probleem en zelfs aan te raden direct contact op te nemen met de opsteller van het formulier;

Als op de formulieren sluitingsdata genoemd staan is het absoluut aan te raden je daar aan te houden. Buiten deze sluitingsdata worden aanvragen nooit geaccepteerd.


7

Fase 8 Goed- afkeuring aanvraag (bij afkeuring altijd onderbouwing vragen!)

Je hebt een goedkeuring gekregen, gefeliciteerd! Je kunt aan de slag. Let erop dat je, je wel aan de afgesproken regels houdt. Je kunt achteraf niet je eigen wending geven aan het project of afwijken van de doelstellingen. Over het algemeen wordt je hier streng op gecontroleerd. Daarbij let men op de daadwerkelijk gemaakte kosten en de gerealiseerde doelstellingen;

Je hebt een verzoek tot aanpassing gekregen. Niets aan de hand. Lees goed het verzoek door en welke aanpassingen ze exact vragen. Bij twijfel direct contact opnemen. Zie het verzoek tot aanpassing nooit als een afwijzing of mission impossible. Ze vonden de aanvraag realistisch en interessant, maar je krijgt de kans om de puntjes op de i te zetten;

Je hebt een afwijzing gekregen. Heel vervelend, maar dat is ook een kans om in een nieuwe ronde een toewijzing te krijgen. Kijk altijd goed op welke punten de aanvraag is afgewezen en gebruik dat voor een nieuwe aanvraag. Dat vergroot zeker je kansen. Als de afwijzing niet voldoende duidelijk is, is het altijd verstandig om een toelichting te vragen. Met deze toelichting kun je er achterkomen wat er bij jouw aanvraag ontbrak, en wat een nieuwe aanvraag dus succesvol kan maken. Soms heeft een afwijzing ook te maken met een maximum budget of een maximum aantal toewijzingen.

Fase 9 Uitvoering project

Je kunt nu op basis van de projectplannen die je bij de aanvraag hebt ingediend het project gaan uitvoeren. Die projectplannen zijn daadwerkelijk bedoeld om als leidraad te dienen voor de uitvoering. De vooraf opgestelde doelstellingen, planning en budgetten uit het projectplan worden ook gebruikt om achteraf de resultaten te toetsen;

Als je te maken krijgt met tussentijdse correctie op het project is dat geen groot probleem. Als dat logische en realistische verbeteringen zijn, kan dat zelfs een extra positieve wending geven. Voordat je echter de definitieve beslissing neemt om dergelijk fasen te nemen, moet je eerst contact opnemen met de subsidie- of fondsverstrekker. Vaak is dit ook een vereiste die is vastgelegd in de overeenkomst. Zij moeten namelijk bepalen of de correctie noodzakelijk is en geen afbreuk doet aan de afgesproken doelstellingen. Bovendien kan een bijsturing betekenen dat er extra kosten moeten worden gemaakt. Onderbouw daarom goed waarom je deze beslissing genomen hebt en in welke mate het nog tegemoet komt aan de doelstelling van de subsidieregeling. Overleg vooraf welke ruimte je krijgt om kleinschalige correcties toe te passen, ook als je ze niet direct verwacht;

Meestal worden alle afspraken op verzoek van de subsidieverstrekker voorafgaand en tijdens het project vastgelegd. Als dit niet voldoende gebeurt vraag er dan zelf om, zodat je vervelende discussies over gemaakte afspraken kan voorkomen;

Leg bovendien alle activiteiten en kosten goed vast in een overzichtelijke administratie. Het overgrote deel van de subsidieverstrekkers geeft duidelijk aan welke eisen ze hieraan stellen.


8

Fase 10 Evaluatie Bij de evaluatie zal voornamelijk gekeken worden naar de financiële

verslaggeving en gerealiseerde doelstellingen. Het is daarom goed om vooraf doelstellingen overeen te laten komen die haalbaar én meetbaar zijn. Ook moet de administratie inzichtelijk zijn. Op verzoek van de subsidieverstrekker moet een toelichting altijd gegeven kunnen worden over alle uitgaven;

Indien je hieraan kan voldoen zal het project meestal als een succes beschouwd worden. Als de doelstellingen ondanks alle inspanningen niet gehaald worden, is het voor iedereen interessant om te onderzoeken waarom dat zo is. Dit betekent niet dat de subsidies teruggevorderd kunnen worden;

Terugvordering kan wel plaatsvinden als de administratie niet goed onderbouwd kan worden en er onverklaarbare uitgaven gedaan zijn. Ook als er teveel is afgeweken van de doelstellingen kan een verstrekker tot terugvordering overgaan. Daarom is in geval van tussentijdse correcties, overleg met de subsidieverstrekker erg belangrijk.

Subsidiesoorten Er zijn verschillende soorten subsidies, elke vorm kent ook zijn eigen voorwaarden. Dit zijn de meest voorkomende:

1. Subsidie; 2. Krediet/lening; 3. Fiscale voordelen; 4. Borgstellingen; 5. Fondsen (Private middelen).

Algehele tendens en onderzoekmogelijkheden. Er is een duidelijke verruiming zichtbaar in subsidieland. Dit vooral vanwege de economische crisis van dit jaar en de “komende jaren”. Vroeger konden organisaties op basis van ondernemingsactiviteiten jaarlijkse subsidies krijgen. Die tijd is helaas voorbij. De overheid vraagt nu voor ieder afzonderlijk project een nieuwe aanvraag. Dat betekent extra werk, maar ook meer controle. Voordeel is dat het geld nu minder snel aan de verkeerde zaken wordt besteed. Het belangrijkste van de subsidie aanvraag is om de doelstellingen te bepalen. Het bouwen of organiseren van iets is geen doel op zich. Wel het resultaat ervan. Bovendien kunnen in één project meerdere subsidiemogelijkheden gevonden worden. Onderzoek wel of de subsidies gecumuleerd mogen worden. Het is moeilijk om met verschillende subsidies een project 100% te financieren. Maar tot 85% behoort zeker tot de mogelijkheid! Er zijn in Nederland wel enorm veel subsidies en fondsen te vinden, ruim 2500. Ook blijkt elk jaar weer dat heel veel subsidiemogelijkheden door het bedrijfsleven niet optimaal benut worden. Hierdoor blijven er onbedoeld vele honderden miljoenen liggen. Waarom geen gebruikmaken van uw subsidierecht!

Subsidieaanvraag Draaiboek in 10 fases

Documents

Transcript of Subsidieaanvraag Draaiboek in 10 fases