Studiedag virtuele studiezaal archieven en gemeenten digitaal den bosch
Click here to load reader
-
Upload
erfgoedhuis-zuid-holland -
Category
Technology
-
view
472 -
download
0
Transcript of Studiedag virtuele studiezaal archieven en gemeenten digitaal den bosch
Archieven en gemeenten: samen digitaal?
Stand van zaken in ‘s-Hertogenbosch
Rolf Hage
8 november 2010
2
1 Kennismaking met ‘s-Hertogenbosch
• Hoofdstad van Noord-Brabant
• 138.000 inwoners
• Veel historie en belangstelling daarvoor: ca 30
organisaties
• Boschlogie, vele activiteiten en publicaties
• Veel toerisme: 5,5 milj dagtoeristen: Binnendieze,
St Jan, vesting, Jeroen Bosch
3
2 Kennismaking met de gemeente
• 1500 ambtenaren
• Stadskantoor uit 2001 met flexibele werkplekken
• DMS 6 jaar geleden deels mislukt: archivistisch
onjuist en te top-down
• Sterke afdeling DZ, ICT architectuur: Front - Mid -
Back office, RMA en e-depot
• Alle archiveringsystemen via centraal punt
• Zaakgericht werken, ‘yammeren’
4
3 Kennismaking met Stadsarchief
• 100% gemeente; onderdeel sector bestuurszaken
• Budget: € 1,8 milj per jaar, 10% bezuinigen
• 17 professionals (ca 15 fte), 30 vrijwilligers
• Veel activiteiten, goed bekend in de stad (85%)
• Veel samenwerken met scholen, musea en
andere culturele instellingen, Tijdreiziger
• Archiefinspectie in opbouw
• Herhuisvesting in 2015 met Stadsbibliotheek
5
4 Stadsarchief digitaal (1)
Bijna alles binnen gemeentelijk netwerk:
• Financiën, personeel, intranet, e-mail
• Website www.stadsarchief.nl
• Atlantis met alle bekende bronnen, veel in
aantocht
• Huisstijl verplicht
• Straks met Atlantis 5.0 Oracle ook thuis in
productieomgeving werken
6
5 Stadsarchief digitaal (2)
Paar zaken niet binnen netwerk:
• Diverse stand alones in studiezaal
• Eigen aansluiting op internet
• Wifi in studiezaal
• Veel plannen, 23 archiefdingen
• Websites buiten netwerk beheren: Bossche
Bladen, Bossche biografieën, grafzerken St Jan,
Bossche Encyclopedie
7
6 Voordelen binnen gemeente
• Alle PC’s en ondersteuning via gemeente
• Lage kosten € 15.000 per jaar
• Alle upgrades en updates inbegrepen
• Alle managementprogrammatuur
financiën, personeel, communicatie + hulp
• Alle bescherming centraal (firewalls, antivirus)
• Aansluiting straks op RMA (korte lijnen)
• Inspectie
8
7 Nadelen binnen gemeente
• 2 aanspreekpunten: Communicatie: website, rest: Automatiseringsbeheer
• Afhankelijkheid van goedkeuring anderen, achterste mem
• Complexe programmatuur lastig
• Onduidelijke doorbelastingen
• Huisstijl eisen
• Sociale media: afhoudend
• Trage besluitvorming
9
8 Voordelen buiten gemeente
• Vrije besteding
• Snel reageren
• Snel aanpassen en veranderen
• Eigen stijl gebruiken
• Zelf koppelingen aanbrengen
10
9 Nadelen buiten gemeente
• Kosten: advies, upgrades en updates; maar ook
extra personeel dan wel uitbesteding noodzakelijk
• Geen ‘fringe benefits’, zoals juridische en
personele ondersteuning
• Veel programmatuur zelf inrichten
• Kwetsbaarheid tav hackers
11
10 Toekomst: herhuisvesting met Bieb
Het gebouw illustreert een nieuwe visie:
- Ontmoeting, kennis en beleving centraal
- Grote rol voor historie van Bosschenaren en
voor toeristen (Historisch Bezoekers Centrum)
- Koppelen aan andere gebouwen en infocentra in
de stad
- SA en Bieb blijven herkenbaar vanwege hun
eigen achtergrond en expertise; wel veel
samenwerking in de programmering en beheer
- Digitale stad in digitaal stadslandschap bouwen
12
11 Toekomst: herhuisvesting met Bieb
Vragen:
- Hoe creëren we een moderne ICT-omgeving voor
onze programmering en externe activiteiten?
- Hoe benaderen we onze steeds
individualistischer werkende klanten?
- Hoe kantelen we naar prosumer werken?
- Hoe gaan wij actief digitaal acquireren?
- Hoe realiseren wij relaties met en binnen
community's?
- Hoe flexibel en dynamisch richten wij dit in?
13
12 Toekomst: herhuisvesting met Bieb
Discussie: zelfstandigheid?
- Worden -digitale- doelen beter bereikt door
zelfstandigheid of niet?
- Wat wil en vindt de klant?
- En wat houdt zelfstandigheid in?
- Welke criteria gelden?
- Welke relatie met de Bieb?
- Wat wil gemeentelijke organisatie, wat wil
wethouder, de raad?
14
Conclusie
Vooralsnog: lichte voorkeur om binnen de
gemeente te blijven:
• Publieke domein
• Groter netwerk, minder kwetsbaar
• Inspectie
Maar dan willen we wel:
• Meer vrijheid, sneller kunnen handelen
• Kosten kunnen opbrengen