Toolkit Zorg met ICT Stappenplan

december 2012 – Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg, Vilans, TNO & ActiZ

2 www.kcwz.nl

Inhoud

De Toolkit Zorg met ICT is opgebouwd als een stappenplan, met daarin verschillende

stappen die doorlopen worden bij aanschaf en implementatie van domotica. Hieronder zijn

de hoofdstappen weergegeven.

Stappenplan Toolkit Zorg met ICT

Stap 0: Planvoorbereiding

Stap 1: (Zorg)dienst ontwerpen

Stap 2: (Zorg)dienst uitwerken

Stap 3: Functies technologie uitwerken

Stap 4: Afronden (maatschappelijke) business case en besluitvorming

Stap 5: Voorbereiden en uitvoeren implementatie

Stap 6: Realisatie

Stap 7: Gebruiksfase

3 www.kcwz.nl

Stap 0: Planvoorbereiding

Aanschaf en implementatie van domotica in de zorg start met een goede voorbereiding. Het

begint met een visie van de organisatie op het gebruik van technologie in de zorg en het

besluit om een project te starten waarin aanschaf en implementatie worden voorbereid en

uitgevoerd.

Voor een goede planvoorbereiding zijn de volgende substappen van belang:

Missie van de organisatie en een visie op de rol die ICT kan spelen voor zorg en

arbeid

Identificatie van belangrijke stakeholders, onder andere zorgkantoor

Besluit tot de start van het project door de Raad van Bestuur

Opdracht formuleren

Benoemen projectleider, inrichten projectorganisatie

Opstellen globaal Plan van Aanpak

Goedkeuring globaal Plan van Aanpak en projectbegroting door Raad van Bestuur

Missie en visie

Voor de start van een project Zorg met ICT is het van belang om vanuit de organisatie een

visie te vormen op de inzet van domotica in de zorg. Deze visie is het vertrekpunt en het

mandaat voor de inzet van technologie vanuit de organisatie en vanuit de zorg die zij wil

leveren.

De visie van de organisatie bevat minimaal drie aspecten:

De belangrijkste waarden en doelstellingen van de organisatie bij de inzet van

domotica

De rol van technologie in de innovatiestrategie van de organisatie

De doelgroepen voor wie de organisatie technologie wil inzetten

Waarden en doelstellingen van de organisatie bij de inzet van domotica

Technologie en domotica kunnen bijdragen aan diverse waarden en doelstellingen. Dit

kunnen waarden en doelstellingen vanuit de kern van de organisatie zijn en

maatschappelijke ontwikkelingen waar de organisatie bij wil aansluiten, of beide. Zorg dat u

bij aanvang van het project een gezamenlijk beeld hebt van waarden en doelstellingen

waaraan u wilt dat de technologie bijdraagt. Hiermee zorgt u dat er een duidelijk

gemeenschappelijk gedragen doel is en dat het draagvlak voor het project beter geborgd is.

Voorbeelden van waarden waaraan technologie (domotica) een bijdrage kan leveren (niet

uitputtend):

4 www.kcwz.nl

Veiligheid

Doelmatigheid

Zo lang mogelijk thuis wonen

Zelfredzaamheid

Participatie en zeggenschap

Kwaliteit van zorg

Betaalbaarheid van zorg

Toegankelijkheid van zorg

Geïntegreerde wijkzorg, decentralisatie zorg en preventie

Aantrekkelijk werkgeverschap

Rol van technologie in de innovatiestrategie van de organisatie

Zorg dat bij aanvang van het project helder is in hoeverre de organisatie innovatief wil zijn

met de inzet van technologie. Wil de organisatie met de inzet van domotica ook een bijdrage

leveren aan haar innovatiestrategie: bijvoorbeeld door een 'innovator' te zijn en nieuwe

toepassingen helpen ontwikkelen? Wil de organisatie voorop lopen door te experimenteren

met nieuwe technologie die op de markt komt ('early adopter')?

Een andere strategie kan zijn om te willen horen bij de 'early majority' en ontwikkelingen toe

te passen zodra die zich ergens in de praktijk hebben bewezen. Of kijkt de organisatie liever

de kat uit de boom en past ze alleen technologie toe die reeds breed in de praktijk heeft

bewezen onmisbaar te zijn voor kwalitatief goede en doelmatige zorg?

Doelgroepen

Net als bij alle technologie geldt ook voor domotica dat zij op maat moet worden ingezet. De

waarde die met technologiefuncties kan worden toegevoegd is verschillend voor

verschillende doelgroepen en woonsituaties. Heeft u al een specifieke doelgroep op het oog

of wilt u nog verschillende mogelijkheden openlaten en verkennen binnen het project.

Visie aanscherpen

De visie kan in de loop van het traject worden aangescherpt en aangevuld maar dient als

basis voor het besluit voor de start van het project.

Besluit

De organisatie neemt het besluit om een project te starten waarin de mogelijkheden worden

verkend en uitgewerkt om technologie in te zetten in het zorgproces.

Omdat in deze fase nog geen zekerheid bestaat over de haalbaarheid en de te verwachten

meerwaarde, worden 1 of meerdere go / no go momenten gepland. Minimaal is er 1 go /no

go moment na het afronden van de business case. Er kan ook al eerder een go / no go

moment worden afgesproken, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van de contouren van de

business case.

5 www.kcwz.nl

In deze fase stelt u een aantal zaken vast:

Opdracht aan de projectleider

Projectleider en projectteam

Projectorganisatie

Tijdstip waarop belangrijke tussenbesluiten en uiteindelijk de go / no go beslissing

wordt genomen

6 www.kcwz.nl

Stap 1: (Zorg)dienst ontwerpen

Na het besluit een project te starten is de eerste stap het concretiseren van de zorgdienst

die u met behulp van technologie wilt gaan ontwikkelen en aanbieden.

Misschien is de richting al bepaald bij de besluitvorming om een project te starten. Het kan

ook zijn dat er nog diverse mogelijkheden open liggen en dat de projectleider de opdracht

heeft gekregen om te verkennen wat de meest interessante innovatie is voor de organisatie.

In beide gevallen is het van belang om in deze stap van het project vast te stellen:

wat voor een soort dienst u gaat ontwikkelen;

wat de contouren zijn van de (maatschappelijke) business case die daaraan ten

grondslag ligt.

Deze stap is de eerste concretisering van het project en hieruit volgt meestal ook al een

beeld van welke mensen in de organisatie in de toekomst te maken zullen krijgen met het

project. Misschien wilt u in de volgende fasen een beroep doen op kennis en tijd van

betrokkenen. Daarom is het in deze stap al van belang om te starten met een

communicatieplan voor interne (en eventueel ook al externe) communicatie die in de

volgende stappen verder zal worden uitgewerkt en toegepast.

Welke zorgdienst gaat u ontwikkelen?

Voor het bepalen welke zorgdienst u gaat ontwikkelen zijn de volgende vragen van belang:

Wat biedt u nu aan welzijn, zorg, verpleging, behandeling en wat wilt u in de

toekomst bieden? Hoe kan technologie dit ondersteunen, vervangen, aanvullen?

Welke ondersteuning voor welke medewerkers wordt aangeboden (arbeid

verlichtende en/of arbeidsbesparende maatregelen)?

Wat zijn te verwachten resultaten van de aan te bieden (zorg)dienst?

Aan welke categorie van ICT-functies (toepassingen van ICT) denkt u?

De Handreiking Toezichthoudende domotica (pdf, 2 mb) biedt ondersteuning bij ethische en

juridische vragen rond bewegingsvrijheid, veiligheid, privacy. En wat betekent het voor de

zorgrelatie als de zorgverlener meer op afstand komt te staan?

Zinvolle domoticatoepassingen

De waarde die met technologiefuncties kan worden toegevoegd is verschillend voor

verschillende doelgroepen en woonsituaties en kan daarin nog variëren per individuele

cliënt. In deze toolkit maken we onderscheid naar domoticatoepassingen die zinvol zijn in de

volgende situaties:

7 www.kcwz.nl

domotica voor zelfstandig wonende ouderen in de wijk

domotica voor Kleinschalig wonen voor mensen met dementie

domotica voor gebruik in zwevende zorgwoningen

domotica voor bestaande woonzorgcentra

domotica voor bestaande verpleeghuizen

domotica voor chronisch zieken

Tip: gebruik de Domotica functiewijzers in Stap 3 om een concreter beeld te krijgen van de

soorten functies die bij de categorieën horen.

(Maatschappelijke) business case

Het vaststellen van de zorgdienst gaat onherroepelijk samen met de vraag voor welke

diensten de kosten van de innovatie zullen opwegen tegen de baten. Het is in deze fase

onmogelijk om daar al een scherp beeld van te krijgen maar de contouren van de business

case moeten al wel duidelijk zijn: waar zitten de belangrijkste baten en de belangrijkste

kosten van het project en kan worden aangenomen dat deze in redelijke verhouding met

elkaar zijn.

In sommige gevallen kunt u gebruik maken van financieringsregelingen vanuit de overheid.

Bijvoorbeeld de beleidsregel zorginfrastructuur die vanuit het zorgkantoor wordt

uitgevoerd of de beleidsregel Prestatiebeschrijvingen en tarieven extramurale zorg waar

zorg op afstand en farmaceutische telezorg in is opgenomen.

Het gaat hier niet alleen om financiële kosten en baten. Baten kunnen bijvoorbeeld ook zijn

dat de innovatie bijdraagt aan de kwaliteit van zorg, aan de doelstelling van de organisatie of

aan maatschappelijke doelstelling. Leg deze contouren van de

(maatschappelijke) business case (mBC) en interne business case (BC) vast zodat er een

gezamenlijk beeld bestaat van de reden dat het project wordt uitgevoerd.

Digitale business case tool

TNO heeft gebruiksvriendelijke, digitale businesscase tools ontwikkeld voor de

eerstelijnszorg en de langdurende zorg. Met deze webtools kunnen zorgverleners en hun

adviseurs de effecten van nieuwe samenwerkingsvormen vooraf inschatten en

onderbouwen. Hierdoor wordt duidelijker wat investeren in samenwerking oplevert in

kwaliteit, geld en werkplezier. De tools zijn ontwikkeld in opdracht van ZonMw.

De tools zijn kosteloos beschikbaar op www.businesscase-

eerstelijn.nl en www.businesscase-longtermcare.com (engelstalig). In een kort

instructiefilmpje wordt uitgelegd hoe de tool werkt en hoe de verschillende variabelen

kunnen worden ingevuld. Er is ook een folder met informatie over de business case tools

(pdf, 93kb).

8 www.kcwz.nl

Voorbeeld van een uitgewerkte maatschappelijke business case

Het eerste voorbeelddocument bevat een uitgewerkte kosten-baten analyse vanuit

maatschappelijk oogpunt voor het project 'Derde generatie domotica/zorg op afstand' onder

het programma Slimme Zorg van de Provincie Noord-Brabant. Het is gebaseerd op de

structuur en methode voor het opstellen van een maatschappelijke business case die in 2009

is ontwikkeld door Ernst&Young binnen het Transitieprogramma Langdurende Zorg. Deze

opzet voor een maatschappelijke Businesscase is ook toegepast bij de 13 initiatieven van

het project Kleinschalig Wonen met Domotica, van VWS, uitgevoerd door Syntens.

>> Download document 'Maatschappelijke kosten-baten analyse voor implementatie van

het UAS bewakingssysteem bij een zorgorganisatie' (pdf, 638 kb)

Het tweede voorbeelddocument bevat een voorbeeld casus over een innovatief

zorgarrangement gepast in de structuur van een maatschappelijke Business Case (mBC). De

casus behandelt 'Zorg op afstand' voor een chronisch zieke cliënt met AWBZ indicatie. De

casus en de inpassing in de structuur van een mBC zijn tot stand gekomen in samenwerking

met de deelnemers uit de thuiszorg tijdens workshops gehouden in het kader van het

Branche Innovatie Contract (BIC), zoals dat voor de periode 2011-2012 gesloten is tussen

ActiZ en TNO.

>> Download mBC Casus Dementie Concept dd 26 november 2012 (pdf, 612 kb)

9 www.kcwz.nl

Stap 2: (Zorg)dienst uitwerken

In stap 1 heeft u bepaald wat voor soort dienst u gaat ontwikkelen en wat de contouren zijn

van de (maatschappelijke) business case die daaraan ten grondslag ligt. In stap 2 werkt u dat

verder uit tot een omschreven (zorg)dienst.

Om tot een omschreven (zorg)dienst te komen, gaat u de volgende activiteiten

verrichten:

1. Een ontwerp maken voor de (zorg)dienst

Het gaat om een nauwkeurige beschrijving van de doelstelling van de dienst en de wijze

waarop daaraan vorm gegeven wordt.

2. Randvoorwaarden vaststellen voor het aanbieden van de (zorg)dienst

Denk hierbij onder meer aan voorwaarden te stellen aan:

de deskundigheid van betrokkenen (cliënt, mantelzorger, zorgmedewerker)

te stellen aan bereikbaarheid en opvolging van signalen

te stellen aan de in te zetten technologie

3. Maken van een risicoanalyse voor de dienst en het opstellen van maatregelen voor het

beheersen van die risico's

Bij ontwerp en uitwerking van de (zorg)dienst is het van belang tijdig mogelijke risico's bij

uitvoering van de zorgdienst te voorzien. Op basis van de beschrijving van het zorgproces

worden met behulp van een risicomanagement methodiek:

risicofactoren in kaart gebracht op basis van de stappen in het zorgproces;

waarschijnlijkheid en ernst van mogelijke risico's per factor ingeschat;

kans ingeschat dat de faalwijze tijdig kan worden opgemerkt;

maatregelen geïnventariseerd ter beperking van de risico's;

benodigde maatregelen vastgesteld en ingevoerd;

effecten geëvalueerd van de getroffen maatregelen.

In de download wordt een beschikbare methodiek voor risicoanalyse (pdf, 314 kb)

beschreven en toegelicht aan de hand van een voorbeeld over personenalarmering met

beeldverbinding.

4. Het aanvullen van de maatschappelijke business case met onder meer een analyse van

financiële risico's en de maatregelen voor het beheersen van die risico's

10 www.kcwz.nl

5. Het beschrijven van de contouren van de beheersorganisatie voor de (zorg)dienst

Ga na of voor de nieuwe (zorg)dienst een afzonderlijke beheersorganisatie nodig is, of dat

deze kan worden geïncorporeerd binnen de bestaande organisatie en formatie.

6. Communicatie intern

Informeren van (toekomstige) betrokkenen binnen de organisatie.

7. Communicatie extern

Overleg met onder meer het zorgkantoor en andere relevante stakeholders.

8. Het raadplegen van vertegenwoordigers van cliënten

11 www.kcwz.nl

Stap 3: Functies technologie uitwerken

In deze stap werkt u het plan voor het inzetten van technologie concreter uit. Bovendien

verkrijgt u inzicht in de kosten en financieringsmogelijkheden.

Leidend in deze stap is de zorgdienst die u wilt ontwikkelen en de toepassingen van

technologie (ICT) die u daarbij gaat inzetten. In de stappen 1 en 2 heeft u dit in hoofdlijnen

uitgewerkt. In deze stap staat het opstellen van het functioneel Programma van Eisen

centraal.

De substappen zijn:

3.1 Opstellen van het functioneel Programma van Eisen (PvE)

U vindt hier algemene informatie over het functioneel Programma van Eisen. In de

functiewijzers (zie hieronder) vindt u meer inhoudelijke informatie per doelgroep.

3.2 Offertetraject en keuzeproces system integrator

3.3 Overleg met zorgkantoor en andere stakeholders en aanvragen financiering (voor

zover relevant)

Functiewijzers

Als handreiking bij het ontwikkelen van een functioneel Programma van Eisen zijn

verschillende functiewijzers ontwikkeld. Een functiewijzer ondersteunt zorgorganisaties en

eventueel betrokken woningcorporaties die domotica willen implementeren. Het is een

hulpmiddel bij het maken van een functioneel Programma van Eisen voor domotica, een

essentiële stap in het begin van het traject.

De volgende functiewijzers zijn beschikbaar:

Domotica/zorg op afstand voor zelfstandig wonende ouderen (versie oktober 2013)

Domotica/zorg op afstand voor thuiswonende mensen met

dementie (versie oktober 2013): integraal opgenomen in de functiewijzer voor

zelfstandig wonende ouderen, maar ernaast nog in een aparte functiewijzer. Als u

zich richt op specifiek deze doelgroep is het een aanbeveling uit te gaan van deze

specifieke functiewijzer.

Domotica voor dementiezorg: kleinschalig groepswonen voor mensen met

dementie, bestaande verpleeghuizen PG en bestaande zorgcentra bij transformatie

volledig zorgcentrum naar zwaardere PG-zorg (versie 2.1 maart 2015)

Domotica voor bestaande woonzorgcentra: transformatie naar kern PG met

zwevende zorgwoningen voor PG-zorg als satellieten (versie 1.2 december 2013)

Domotica voor (bestaande) verpleeghuizen somatiek en bestaande zorgcentra bij

transformatie volledig zorgcentrum naar zwaardere somatische zorg (versie 1.0

oktober 2013)

12 www.kcwz.nl

3.1 Opstellen van het functioneel programma van eisen

Een belangrijke (sub)stap in het traject van aanschaf en implementatie van domotica is het

opstellen van een functioneel Programma van Eisen (PvE).

Wat is een functioneel Programma van Eisen?

Een functioneel programma van eisen (PvE) beschrijft de domoticafuncties die uw

organisatie wenst te gaan gebruiken en de belangrijkste eisen aan de invulling van deze

functies.

Het belang van een functioneel Programma van Eisen

Een goed functioneel Programma van Eisen is essentieel voor een succesvol traject van

aanschaf en implementatie van domotica/zorg op afstand. Het functioneel PvE is voor u de

basis voor het aanvragen van offertes. Door de gewenste functies vooraf heel specifiek vast

te stellen en te beschrijven zorgt u ervoor dat de leverancier (system integrator) de diverse

gewenste domoticafuncties als één werkend totaalpakket aan u oplevert.

Welke functies voor uw organisatie wenselijk zijn, is afhankelijk van de cliëntendoelgroep die

u wilt bedienen, de woonsituatie en de gewenste manier van zorgverlenen. De kernvraag

daarbij is: welke meerwaarde willen wij behalen voor de cliënt en de organisatie en welke

functies horen daar precies bij. Stel dit vast in samenwerking met een multidisciplinair team

van belanghebbenden. Een goed en gedragen functioneel PvE zorgt ervoor dat de

implementatie is gebaseerd op de juiste uitgangspunten voor de organisatie.

Het voorkomt of voorkomt verkleint het risico op aanschaf van technologie die bij nader

inzien niet de juiste functionaliteiten biedt of met een vormgeving die minder past in de

praktijk van de werkvloer.

Het opstellen van een Functioneel Programma van Eisen

Het opstellen van een functioneel programma van eisen doorloopt een aantal stappen. De

stappen zijn verder uitgewerkt in de functiewijzers die te vinden zijn onder Stap 3.

In het kort komt het op het volgende neer:

1. Stel een multidisciplinaire werkgroep samen, bestaande uit een brede

vertegenwoordiging van belanghebbenden.

2. Laat de werkgroep zich verdiepen in de mogelijkheden die er zijn om zorgvragen te

ondersteunen met domoticafuncties.

Gebruik hiertoe de functiewijzer die van toepassing is op uw situatie.

3. Stel met de werkgroep vast welke functies gewenst zijn.

4. Breng samen met het team prioriteiten aan in de gewenste functies en maak

eventueel een onderscheid in de functies die u wilt op nemen in een

standaardpakket en optionele functies.

13 www.kcwz.nl

3.2 Offertetraject en keuzeproces system integrator

Aan de hand van het functioneel Programma van Eisen kan worden overgegaan op het

offertetraject en de keuze van een system integrator.

Dit proces bestaat uit de volgende onderdelen:

Offerte aanvraag

Offerte beoordeling

Aanscherpen technische specificaties en onderhandelen over kosten en afspraken

Definitieve offerte met een gekozen leverancier

Offerte aanvraag

Vraag niet slechts 1 offerte aan maar vergelijk offertes van meerdere system integrators

(bijvoorbeeld 2 of 3). Het functioneel Programma van Eisen is een onderdeel van uw

offerteaanvraag en is voor u de leidraad voor de gesprekken met deze aanbieders. De

system integrator doet u een voorstel voor een combinatie van technische oplossingen

waarmee uw functioneel Programma van Eisen kan worden ingevuld.

Offerte beoordeling

Vergelijk het aanbod en ga na of deze technische oplossingen daadwerkelijk mogelijk maken

wat u van plan bent. Ga ook na of datgene wat er geboden wordt niet te geavanceerd is voor

wat u er mee wil. Wees kritisch en alert. Door heel goed in gesprek te gaan en aanvullende

schriftelijke informatie aan te vragen, voorkomt u miscommunicatie. Stel ook vragen over de

openheid en toekomstbestendigheid van het systeem en over de uitwisselbaarheid en

verplaatsbaarheid van het systeem.

Aanscherpen technische specificaties

Het Nationaal Instituut ICT in de Zorg (Nictiz) heeft samen met Novay, ActiZ en Vilans, een

whitepaper geschreven dat een dienstenmodel bevat voor Zorg op Afstand. Deze

whitepaper geeft inzicht in de mogelijkheden van ICT-platformen voor welzijn en zorg op

afstand. De diensten voor eindgebruikers zijn verdeeld in vier categorieën:

gemaksdiensten

welzijnsdiensten

veiligheid- en bewakingdiensten

behandeling- en verzorgingsdiensten

In het gelaagde model bevinden zich op het niveau daaronder de meer technische functies

en de netwerkfuncties.

Organisaties die betrokken zijn bij de oriëntatie op een ICT-oplossing voor zorg op afstand

kunnen het hier beschreven model gebruiken als praktisch handvat voor bijvoorbeeld:

14 www.kcwz.nl

de discussie om te bepalen hoe men welzijn en zorg op afstand wil inzetten;

de basis voor het opstellen van use cases voor het gebruik van welzijn en zorg op

afstand;

de basis voor een pakket van eisen;

de aansluiting met andere organisaties en hun informatiesystemen.

>> Download whitepaper 'Praktisch model voor ICT-platformen bij welzijn en zorg op

afstand' (pdf, 700 kb)

Let op: een goed inkooptraject vormt een belangrijke basis voor het succes van het

implementatietraject en de uiteindelijke tevredenheid van de organisatie en medewerkers

met de technologie. Besteed veel aandacht aan deze stap.

3.3 Overleg zorgkantoor en andere stakeholders, aanvragen financiering

Of een gekozen ICT-toepassing te realiseren is, hangt natuurlijk ook af van de bekostiging

ervan.

Parallel aan het offertetraject zoekt u daarom naar financieringsmogelijkheden. In sommige

gevallen kunt u gebruik maken van financieringsregelingen vanuit de overheid. Bijvoorbeeld

de Regeling Zorginfrastructuur die vanuit het zorgkantoor wordt uitgevoerd. Ga hiervoor in

een vroeg stadium in gesprek met het zorgkantoor. In deze stap heeft u zich een concreet

beeld gevormd van de zorgdienst en de technologie die de organisatie wil gaan

implementeren en de bijbehorende kosten. Een goed moment om de concrete

mogelijkheden voor financiering verder in beeld te brengen.

15 www.kcwz.nl

Stap 4: Afronden (maatschappelijke)

businesscase en besluitvorming

In deze stap neemt de Raad van Bestuur een besluit over het al dan niet voortzetten van het

project, dus van de implementatie van Zorg met ICT.

Om deze besluitvorming te ondersteunen, verricht u eerst de volgende activiteiten:

1. Afronden (maatschappelijke) business case

De (maatschappelijke) business case waar u in Stap 1 aan bent begonnen, rondt u af.

2. Risicoanalyse

U maakt een risicoanalyse voor de implementatie van ICT (domotica). Het gaat hier

niet alleen om de financiële risico's die verbonden zijn aan de implementatie, maar

ook de veiligheidsrisico's die het toepassen van de gekozen technologie met zich mee

kan brengen.

3. Risicobeheersing

U stelt een plan op om de risico's uit de risicoanalyse te beheersen.

Communicatie intern

Na het besluit van de Raad van Bestuur (go/no go), communiceert u de beslissing van de

Raad van Bestuur in de organisatie.

Communicatie extern

Dit kan ook een goed moment zijn om de beslissing van de Raad van Bestuur buiten de

organisatie te communiceren.

16 www.kcwz.nl

Stap 5: Voorbereiden en uitvoeren

implementatie

In deze stap bereidt u de implementatie van de gekozen toepassing van zorg met ICT voor.

Hoe deze voorbereiding aanpakt, is mede afhankelijk van de gekozen toepassing van

technologie.

Meestal verricht u de volgende activiteiten:

1. Definitieve afspraken maken met de system integrator

2. Opstellen implementatieplan

3. Realiseren van een testopstelling

4. Informeren en werven van cliënten en/of bewoners

1. Definitieve afspraken maken met de system integrator

Met de system integrator maakt u definitieve afspraken over:

de technische invulling

Service Level Agreement

Een Service Level Agreement (SLA) is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbieder

en een afnemer van bepaalde diensten en/of producten. In een SLA staan, naast de

beschrijving van de te leveren diensten, ook de rechten en de plichten van zowel de

aanbieder als de afnemer ten aanzien van het overeengekomen kwaliteitsniveau (service

level) van de te leveren diensten en/of producten (services).

Een SLA kan de status van een contract hebben, maar dat hoeft niet. Een SLA heeft de status

die de gebruikers er zelf aan toekennen. Dit betekent dat een SLA bijvoorbeeld tussen

organisaties gebruikt kan worden als een formeel contract, met alle bijbehorende juridische

eigenschappen. Daarentegen kan een SLA ook gebruikt worden om binnen 1 organisatie

afspraken te documenteren, zonder dat daar een bijzondere status aan gekoppeld wordt.

In het laatste geval kan de SLA eenvoudiger van opzet zijn en kunt u volstaan met een

beschrijving van de te leveren diensten en een klein aantal administratieve aspecten, zoals

geldigheidsduur, rapportage, werkoverleg en doorberekening van kosten. Met behulp van

een SLA bereikt u dus dat bij afnemer en aanbieder eenzelfde beeld ontstaat over de te

leveren producten en diensten.

2. Opstellen implementatieplan

In het implementatieplan werkt u tenminste de volgende punten uit:

Plan voor inbedding van de toepassing van de technologie in de zorg- en

werkprocessen

17 www.kcwz.nl

Beschrijving van de beheersorganisatie

Uitwerking van de maatregelen die u neemt om de in Stap 4 geanalyseerde risico's

te beheersen

Communicatieplan intern en extern

3. Realiseren van een testopstelling

Voor het vaststellen van de juiste werking van de technologie en diensten realiseert u een

testopstelling. Indien nodig past u de werking van de technologie en diensten aan. De

testopstelling kan ook worden gebruikt voor scholing van medewerkers

(zie Stap 6).

4. Informeren en werven van cliënten en/of bewoners

18 www.kcwz.nl

Stap 6: Realisatie

In deze stap gaat u de (zorg)dienst en technologie daadwerkelijk implementeren.

U verricht of begeleidt de volgende activiteiten:

1. Technische realisatie door installateur en system integrator

2. Scholing van de zorgmedewerkers

3. Aanwijzen bewoners (indien van toepassing)

4. Opnemen domotica in het zorgplan van de bewoners

5. Vrijgave en acceptatie technologie

Na installatie vindt controle plaats op juiste werking van de technologie en wordt de

technologie ingesteld conform de eisen opgenomen in het zorgplan van de bewoner.

6. Scholing van de bewoners

19 www.kcwz.nl

Stap 7: Gebruiksfase

De technologie wordt in de praktijk gebruikt.

Regelmatig vindt evaluatie plaats van het gebruik. Zo nodig worden er aanpassingen

aangebracht:

in instellingen van technologie;

in keuze van technologie, wanneer de toegepaste technologie voor de

cliënt/bewoner niet de juiste keuze blijkt te zijn.

De resultaten van de aanpassingen moeten worden doorgevoerd in het zorgplan van de

cliënt/bewoner.

Het is van belang om ervoor te zorgen dat nieuwe zorgmedewerkers op de hoogte worden

gebracht van de in/door de organisatie toegepaste technologie, van het toepassingsbeleid

en van de werking ervan (instructie/training). Aanbevolen wordt om zorgmedewerkers

geregeld een 'opfriscursus' aan te bieden.

De Deming cycle (plan, do, check, act) wordt in principe gevolgd.

Meer informatie

- Lees verder in het KCWZ-dossier Woonzorgtechnologie