Stappenplan FLEXYS Kaart en debiteuronderhoud...Lodder Applicaties B.V. 6 Kaart- en...

Kaart- en debiteuronderhoud

Flexys 5

Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

versie 5.3

1

Kaart- en debiteuronderhoud Flexys 5

Lodder Applicaties B.V.

2Kaart- en debiteuronderhoud

31Stap 1: Definiëren van diverse coderingen

92Stap 2: Definiëren van diverse FLEXYS 5 instellingen

113Stap 3: Aanmaken van blokkeercodes -COMSYS 5-

124Stap 4: Invoeren Debiteurgroepen

135Stap 5: Invoeren Kaartsoort

156Stap 6: Invoeren Standaarddebiteur

177Stap 7: Invoeren van Debiteuren

278Stap 8: Invoeren van kaartgegevens


2


1Kaart- en debiteuronderhoud

Tijdens de invoer van de debiteuren kaartgegevens wordt diverse malen de mogelijkheidgeboden om de stamgegevens te koppelen aan bepaalde codes. Hierbij kan in debetreffende velden veelal een keuze worden gemaakt uit zogenaamde selectievensters.Binnen een aantal van deze selectievensters worden de gegevens gepresenteerd zoals zedoor u zelf in een tabel zijn aangelegd.

We beginnen dit stappenplan dan ook met het aanleggen van deze door u zelf teonderhouden tabellen zodat u hiervan straks direct bij de invoer van de kaart- endebiteurgegevens gebruik kunt maken.

U kunt deze tabellen overigens altijd ook op een later tijdstip nog uitbreiden ofveranderen. Omdat we ons hier met name richten op de debiteuren en de kaarten, een bestand datuitsluitend binnen de pakketten FLEXYS en COMSYS wordt gebruikt, besteden we in ditstappenplan met name aandacht aan de binnen FLEXYS relevante velden.

Het pakket FLEXYS is verkrijgbaar in een Junior- en een Senioruitvoering. Daar waar dehandelingen specifiek zijn afgestemd op een bepaalde uitvoering van het pakket hebbenwij dit zoveel mogelijk aangegeven. Deze stappen zijn te herkennen aan de toevoeging Senior.

Daar waar velden slechts eenmalig dienen te worden gevuld om een startsituatie tecreëren hebben wij in dit stappenplan de aanduiding Initieel opgenomen.

Achter de diverse stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient teworden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingendienen te worden verricht.

In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjeskunt u herkennen aan het volgende symbool:

Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:


3


1.1Stap 1: Definiëren van diverse coderingen

[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Selectiecodes] Initieel

Na het maken van deze menukeuze treft u een aantal tabbladen aan.

Op het tweede tabblad vindt u de zogenaamde selectiecodes. Deze coderingen wordenmet name gebruikt als -de naam zegt het al- selectiefilters. Aan de hand van deze codeswordt dus als het ware een filter gelegd over een grote hoeveelheid data zodat u deze datagericht kunt benaderen, bijvoorbeeld wanneer u slechts een gedeelte van de in destatistiek opgeslagen informatie wenst te raadplegen. Met deze selectiecodes kunt u dusuw Crediteuren en uw Debiteuren in voor u interessante groepen indelen.

Afbeelding 1

- Beweeg de muis naar de betreffende tabel.

- Druk in de kolom [Afkorting] op [Insert].

- Voer de gewenste afkorting -dit mag ook een nummer zijn- en de omschrijving in.

- Na invoer van alle gewenste codes klikt u op [OK].


4


[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad[Vertegenwoordigers]

Op een volgend tabblad treft u de vertegenwoordigerscodes aan. De invoer hiervan gebeurtop dezelfde manier als bij de selectiecodes. Aan iedere debiteur kunt u straks bij deinvoer maximaal twee vertegenwoordigers koppelen. Ook deze code wordt voornamelijkgebruikt als zogenaamd selectiefilter.

Afbeelding 2


5


[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Mailingcodes]

Op dit tabblad kunt u de mailingcodes ingeven. De invoer hiervan gebeurt op dezelfdemanier als bij de selectie- en vertegenwoordigerscodes. Aan iedere debiteur kunt u straksbij de invoer maximaal drie mailingcodes koppelen. Deze codes worden gebruikt voorspecifieke selecties uit het debiteurenbestand ten behoeve van mailings en/of anderecorrespondentie.

Afbeelding 3


6


[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Overige codes]

Invoeren doet u ook hier op dezelfde manier als hierboven beschreven.

Afbeelding 4

De verzendcode wordt voornamelijk als filter gebruikt bij het afdrukken van externedocumenten, zoals facturen, aanmaningen en dergelijke.

De rayoncode heeft voornamelijk een functie als filter bij de diverse overzichten die vanuitde statistiek kunnen worden afgedrukt.


7


[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad[Krediettermijnen]

De hier ingevulde waarden kunnen straks bij het aanmaken van debiteuren wordengekozen.Bij doorboeken naar de financiële administratie worden de betaaltermijnenvanzelfsprekend meegenomen. U kunt hier net zoveel betaaltermijnen aanmaken als uzelf wenst.

Afbeelding 5


8


[Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen]tabblad [Administratiekosten] Senior

Indien u op de factuur administratiekosten in rekening wenst te brengen, dan kunt u datop dit tabblad aangeven. De hier te vullen tabel kan later worden opgeroepen in eenzogenaamd selectievenster bij invoer van de debiteurgegevens. In het veld [Bedrag] voertu het in rekening te brengen bedrag aan administratiekosten in. Het veld [Grenswaarde]heeft betrekking op het totale factuurbedrag of -volume waaronder de administratiekostenin rekening dienen te worden gebracht.

Wanneer u tevens beschik t over de senioruitvoering van FINSYS kunt u gebruikmaken van kostenplaatsen. Wanneer dit in uw administratie is ingesteld, kunt u opdit tabblad ook een kostenplaats meegeven, waarop de boek ing van deadministratiekosten wordt geregistreerd. Zie voor een verdere uitleg over hetgebruik van kostenplaatsen het stappenplan "FINSYS - Stambestandenfinanciële administratie".

Het grootboekrekeningnummer waarop de opbrengsten van de doorberekendeadministratiekosten worden geboekt, wordt ingevoerd bij [Overige functies][Instellingen] [Toekennen grootboekrekeningen] in het veld"Administratiekosten".

U kunt hier maximaal 9 verschillende administratiecodes aanmaken.

Afbeelding 6

De overige tabbladen laten we even voor wat ze zijn, daar deze in het licht van ditstappenplan niet direct relevant zijn. Uitzondering hierop vormt wellicht het tabblad [Lengte]. Echter de hier in te vullen waarden worden veelal bij installatie direct alvastgelegd en zijn ook niet zonder consequentie zomaar te wijzigen.


9


1.2Stap 2: Definiëren van diverse FLEXYS 5 instellingen

[Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] Initieel/Senior

Ook na het maken van deze menukeuze treft u een aantal tabbladen aan.We gaan er vanuit dat de meeste instellingen onder deze keuze bij installatie reeds zijngedaan. Twee tabbladen lichten we er even uit omdat we de daar in te vullen keuzesstraks weer tegenkomen bij het invoeren van de debiteuren:

[Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [Bonus] Senior

Binnen FLEXYS 5 kan gebruik gemaakt worden van een zogenaamdbonuspuntensysteem. Deze bonuspunten -een alternatief voor zegeltjes- kunnen wordengekoppeld aan het afgenomen volume of het afgenomen bedrag.

Afbeelding 7

Vanuit de statistiek kan dan een bonuslijst worden afgedrukt per debiteur of debiteur-kaartcombinatie. Na uitgifte kunnen deze punten binnen het pakket FLEXYS van hetaldus ontstane tegoed worden afgeboekt.


10


[Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [Codes]

Afbeelding 8

De [lay-outcode] wordt gebruikt om per debiteur aan te kunnen geven wat voor typefactuur deze dient te ontvangen. U kunt hierbij denken aan een onderscheid tussengespecificeerde facturen, verdichte facturen, facturen met of zonder kilometerstand enz. Inde juniorversie heeft u de beschikking over één mogelijke lay-out, in de seniorversie heeftu de keuze uit maximaal negen lay-outs.

Senior

De lay-outs worden altijd voor u op maat ontworpen. Dit wordt bij installatie van hetpakket door onze installateurs in overleg met u gedaan. Mocht u op een andermoment een aanpassing in een lay-out willen doorvoeren, kunt u dit aan onzeafdeling Ondersteuning voorleggen.

De invoer van deze codes gebeurt op dezelfde wijze als bij de selectiecodes zie-Stap 1-.

Binnen de seniorversie van het pakket kan gebruik gemaakt worden van demogelijkheid om de tank ingen te laten specificeren op het afschrift van de bank ofgiro. Hiervoor is vast lay-outcode 9 gereserveerd.Op het afschrift zijn 3 regels van elk 30 posities beschikbaar voor extra informatie.In de meest uitgebreide modus worden deze benut voor het vermelden van devolgende informatie per tank ing: dag/maand/bonnummer/product/volume ennettobedrag (incl. B.T.W.).

De [frequentiecode] wordt gebruikt binnen FLEXYS om onderscheid aan te kunnenbrengen op debiteurniveau in de frequentie waarmee dient te worden gefactureerd. Dezecode wordt dan ook gebruikt als filter bij het zogenaamde afzonderen van tank ingen.Afzonderen wil zoveel zeggen als het tijdelijk parkeren van tankgegevens aan de zijlijn omlater tijdens een volgende factureer-batch alsnog te worden verwerkt.

Voor de beschrijving van de werkwijze met betrekk ing tot de facturering vangegevens met behulp van FLEXYS is een apart stappenplan beschikbaar. Hierin wordt uitgebreid op het gebruik van deze code ingegaan.


11


1.3Stap 3: Aanmaken van blokkeercodes -COMSYS 5-

[Overige functies] [Instellingen] [Stoplijst blokkeercodes]

Binnen het kaartnummerbestand kunt u straks binnen een selectievenster kiezen uitdiverse blokkeercodes. Ook deze codes kunt u zelf in een tabel onderhouden.De invoer van deze tabel gebeurt op dezelfde manier als hierboven beschreven voor deandere tabellen.

Afbeelding 9

Deze keuze is vooralsnog uitsluitend ondergebracht in het pakket COMSYS 5.


12


1.4Stap 4: Invoeren Debiteurgroepen

[Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteurgroepen] [Muteren]

Debiteurgroepen worden binnen FLEXYS en FAKSYS gebruikt in de prijs- enkortingssfeer. Gebruik van debiteurgroepen maakt het mogelijk om in één keer een kortingin te voeren voor alle debiteuren die aan de betreffende groep zijn gekoppeld. Voordeelhiervan is dat niet bij iedere individuele debiteur een aparte korting behoeft te wordeningegeven. Vooral bij een eventuele wijziging van de (groeps)korting levert dit veel gemakop.

Afbeelding 10

Het invoeren van een debiteurengroep gaat als volgt:

- Klik op de knop [Nieuw]; het debiteurgroepsnummer zal nu automatisch met 1worden opgehoogd.

- Voer de [Naam] van de debiteurgroep in het betreffende veld in.

- Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan teklikken.

De groepscode kan dus niet worden gebruik t als alternatief voor de selectiecode ofde frequentiecode.


13


1.5Stap 5: Invoeren Kaartsoort

[Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren] Initieel

De meeste gebruikers zullen in de praktijk slechts gebruik maken van één lokalekaartsoort. In dat geval behoeft dan ook slechts één kaartsoort te worden gedefinieerd inhet pakket. Gewoonlijk gebeurt dit reeds tijdens de installatie. Mocht dit het geval zijn,dan kunt u deze stap gevoeglijk overslaan. Het is echter mogelijk om de gegevens vanverschillende lokale kaartsoorten te factureren binnen FLEXYS.

Afbeelding 11

- Klik op de knop [Nieuw] rechts in het scherm.

Het kaartsoortnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. Een andere,waarschijnlijk prak tischer manier om kaartsoorten aan te maken is om direct hetgewenste nummer in het veld [Nummer] in te toetsen zonder eerst op [Nieuw] tedrukken. U geeft hier namelijk het eerste deel van de zogenaamde PAN in. DePAN is het volledige kaartnummer, inclusief bijvoorbeeld uitgevernummer/ISO-code, k lantnummer en/of stationsnummer. Dit eerste gedeelte van het volledigekaartnummer is voor alle kaarten van de betreffende kaartsoort gelijk en wordt hierin het veld [Nummer] bij de kaartsoorten ingevuld.

- Voer de naam van de organisatie van uitgifte in; als u meerdere kaartsoorten uitgeeft en factureert doet u er verstandig aan om eennaam te kiezen die correspondeert met het type kaart, bijvoorbeeld CCV-kaart ofBeta-kaart.


14


- Voer de aan de organisatie gekoppelde applicatiecode in; deze code wordt metname op de Fuel POS automaat gehanteerd voor de autorisatie van deverschillende kaartsoorten.

- Eventueel vinkt u het boxje bij [Luhncode doorsturen bij exporteren] aan of uit,afhankelijk van het feit of het controlegetal wel of niet meegestuurd dient te wordennaar de automaat bij het verzenden van de zogenaamde stoplijst.

Op het tabblad [Stations] geeft u aan op welke van uw stations de betreffende kaartsoortwordt geaccepteerd. Dit doet u door het boxje voor het betreffende station aan of uit tevinken.

Deze optie is alleen van toepassing in combinatie met COMSYS 5. Bovendienkunnen meerdere kaartsoorten met dezelfde applicatiecode alleen op dezelfdereeks stations worden geaccepteerd. Dit omdat acceptatie van een kaartsoort opde Fuel POS op applicatiecode wordt geregistreerd.

Afbeelding 12

- Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan teklikken.

In geval van twijfel over de inhoud van de automaat- of uitgevergerelateerde veldendoet u er verstandig aan eerst even navraag te doen bij de automaatleverancier ofbij de mensen van onze Installatie- en Ondersteuningsafdeling.

U zou wellicht verwachten nu de kaartgegevens in te moeten voeren. Omdat echterkaarten aan debiteuren gekoppeld dienen te worden, gaan we er in dit stappenplan -omwille van de volgorde van invoer- vanuit dat eerst de debiteurgegevens nog in hetpakket ingevoerd dienen te worden.


15


1.6Stap 6: Invoeren Standaarddebiteur

[Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren]

De verschillende tabbladen in dit scherm zullen een voor een worden doorgenomen in -Stap 7-.Om de invoer van nieuwe debiteuren te vergemakkelijken, hebben wij de mogelijkheid tothet aanmaken van een zogenaamde standaarddebiteur binnen het debiteurenbestandtoegevoegd. Wanneer u een standaarddebiteur in het debiteurenbestand heeft aangemaakt, zullen bijhet toevoegen van een nieuwe debiteur alle instellingen van de standaarddebiteurautomatisch bij de nieuwe debiteur worden ingevuld. U kunt deze natuurlijk altijd nog naareigen inzicht aanpassen.

Afbeelding 13

Een standaarddebiteur maakt u als volgt aan:

- Voer bij het veld [Nummer] debiteurnummer [0] in.

- Geef bij de [Zoeknaam] de tekst [DEFAULT] of [DEBITEUR] in.


16


- In het veld [Naam] dient u ook een tekst in te vullen. Wij adviseren hierbij een tekstte gebruiken waarbij het voor u duidelijk is dat dit de standaarddebiteur betreft.Bijvoorbeeld [Default-instellingen] of [Standaarddebiteur].

- Geef vervolgens op de diverse tabbladen aan welke standaardcodes er bij hetaanmaken van een nieuwe debiteur moeten worden ingevuld. Met name de tabbladen met de [Algemene gegevens], [Debiteurcodes] encodes met betrekking tot de facturering zijn hierbij interessant. De overigegegevens zijn meer debiteurafhankelijk. De diverse velden worden nader toegelichtin -Stap 7-.

- Sla de gegevens van de standaarddebiteur op door middel van de knop [Opslaan].


17


1.7Stap 7: Invoeren van Debiteuren

[Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens]

Na het maken van deze keuze vindt u wederom een aantal verschillende tabbladen in uwscherm. Deze zullen wij een voor een doornemen. Wisselen tussen de diverse tabbladenkunt u overigens met behulp van de toetsencombinatie [Ctrl] [ ] of [Ctrl] [ ].

Afbeelding 14

[Algemene gegevens]De meeste velden op dit tabblad spreken voor zich. U kunt deze dan ook zonder meerinvullen.Het is overigens niet verplicht om alle velden in te vullen. U zult echter altijd minimaal eennaam en een zoeknaam moeten invullen.


18


[Zoeknaam] In dit veld wordt de verkorte debiteurnaam ingevoerd. Dit veld wordt tevens gebruikt om dedebiteurgegevens alfabetisch te rangschikken. Als u zoekt in het veld [Debiteurnummer]zal er dus worden gezocht aan de hand van deze zogenaamde zoeknaam. De zoeknaamhoeft overigens niet per se (gedeeltelijk) gelijk te zijn aan de debiteurennaam.

[E-mailadres]De betekenis van dit veld spreekt voor zich. Als u hier een geldig e-mailadres invult ziet urechts onderin het scherm de knop [E-mail] oplichten.Wanneer u deze knop aanklikt, zal uw e-mailpakket -veelal Outlook Express- wordengeopend en zal het e-mailadres van de debiteur alvast worden ingevuld.

[T.a.v.]Dit veld wordt gebruikt als bestemmingsveld. U kunt hierin de naam van een vastcontactpersoon of afdeling opnemen aan wie u uw correspondentie wenst te richten. De aanduiding "Ter attentie van" kunt u wel of niet in dit veld opnemen. Doet u dit niet,dan zullen ze ook niet in het document in de adressering worden geplaatst.

[Debiteurgroep]Dit veld wordt gebruikt binnen FLEXYS in de kortingensfeer, zie -Stap 4-. In dit veld kunt uzoeken op naam binnen de eerder aangemaakte debiteurgroepen.

[Eigen gebruik] SeniorBinnen de Senior-versie is het mogelijk om tankingen via de eigen lokale pas als eigenverbruik direct naar een kostenrekening te laten boeken, al dan niet met verrekening vanBTW. Standaard staat de optie [Eigen gebruik] op "Niet van toepassing". Indien over heteigen gebruik BTW gerekend moet worden, kiest u hier voor "Met inkoop-BTW". Als hetdebiteurnummer wel bedoeld is voor eigen gebruik, maar waar er geen BTW-boeking hoeftte worden opgenomen, kiest u voor "Exclusief BTW". Als er sprake is van eigen gebruik,dan worden automatisch de velden [Grootboeknummer] en eventueel [Kostenplaats]geactiveerd en moeten deze verplicht worden ingevuld.

Om met kostenplaatsen te kunnen werken dient u in het bezit zijn van FINSYS 5en dient u zelf nog wel een kostenplaatsenmethode in te stellen. Zie hetstappenplan "FINSYS Stambestanden financiële administratie" voor meerinformatie over het inrichten van kostenplaatsen.

[Landcode]Het veld [Landcode] dient om het BTW-nummer en rekeningnummers op geldigheid tekunnen controleren. Voor Nederland bijvoorbeeld de befaamde elfproef.

[BTW-nummer]Het hier in te vullen BTW-nummer kan op de factuur worden vermeld. De eerderingegeven [Landcode] wordt gebruikt om het BTW-nummer op geldigheid te kunnencontroleren.

[Valuta]Indien de hier ingevulde valuta voor de debiteur afwijkt van de valuta waarin deadministratie plaatsvindt, zal op een factuur een omrekening plaatsvinden aan de handvan de hier ingevulde valuta.


19


[Krediettermijn]Hier selecteert u een van de krediettermijnen die u onder -Stap 1- heeft gedefinieerd. Bijhet journaliseren van een factuur wordt in de openstaande posten bij de factuur tevens eenvervaldatum opgetekend. Deze vervaldatum is de factuurdatum verhoogd met het aantaldagen van de krediettermijn.

De vervaldatum van een factuur is weer bepalend voor diverse zaken metbetrekk ing tot debiteurenbeheer in FINSYS 5, bijvoorbeeld het afdrukken vanaanmaningen.


20


[Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Debiteurcodes]

Op het tabblad [Debiteurcodes] spreken de meeste velden voor zich. U maakt hier veelalgebruik van de eerder in dit stappenplan gevulde coderingen. De functionaliteit hiervan isin -Stap 1- al uitgelegd.

Afbeelding 15

Het veld [Verbergen] dient om de debiteur te onderdrukken in diverse overzichten. Ditbereikt u door het veld op [Ja] te zetten. Debiteuren kunnen niet worden verwijderd zolanger nog gegevens in de statistiek of in het grootboek aanwezig zijn die naar de betreffendedebiteur verwijzen.


21


Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Aantekeningen]

Anders dan de algemene aantekenfunctie (F4) kunt u op het tabblad [Aantekeningen]vrije tekst invoeren die gekoppeld is aan een individuele debiteur. Meer informatie over dealgemene aantekenfunctie vindt u in het stappenplan "Beschrijving windows-functies".De tekst die u koppelt aan een individuele debiteur is bedoeld voor intern gebruik en wordtniet gebruikt voor externe rapportages.

Afbeelding 16


22


Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Facturering Flexys]

Afbeelding 17

Van dit tabblad lichten we een aantal velden toe:

[Factuurlay-out]Hier selecteert u de lay-outcode die u onder -Stap 2- zelf heeft gedefinieerd.In de Senior-versie heeft u hier dus ook code 9 ter beschikking.

Indien u de debiteur helemaal geen factuur wenst te sturen, k iest u voor lay-outcode 0. Ook deze code is binnen het pakket gereserveerd.

[Prijsberekening] SeniorOok dit veld wordt uitsluitend gebruikt in de Senior-versie.Standaard wordt bij de berekening van de factuurbedragen uitgegaan van de pompprijs.In de Senior-versie kan de pompprijs eventueel worden vervangen door een in het literprijzenbestandin te geven datum-gerelateerde adviesprijs.De keuze Pompprijs of L.A.P. houdt bij facturering rekening met de laagste waarde.Indien de pompprijs lager uitvalt dan de landelijke adviesprijs minus eventuele korting, danwordt op de factuur alsnog met de pompprijs gerekend.Door middel van de keuze L.A.P. evt. -/- korting wordt in de factuur altijd gerekend met deadviesprijs, ongeacht de pompprijs.


23


[Splitscode] SeniorBinnen de Senior-versie kan gebruik gemaakt worden van deze mogelijkheid. Standaardzullen de tankingen van alle passen van één debiteur op één factuur worden vermeld. In delay-out wordt dan per pas veelal een subtotaal opgenomen. Met behulp van de splitscode is het mogelijk om van iedere pas een individuele factuur afte drukken zonder dat u hiervoor aparte debiteuren hoeft aan te maken. Bijkomendvoordeel hiervan is, dat deze facturen dus ook binnen de openstaande posten allemaal opdezelfde debiteur zijn terug te vinden (tenzij de debiteur vanuit FLEXYS wordtgeïncasseerd natuurlijk). Nadeel is dus, dat er meer facturen worden afgedrukt.

[Administratiekosten-code] SeniorIn dit veld -dat eveneens uitsluitend in de Senior-versie kan worden gebruikt- voert u deonder -Stap 1- aangemaakte en eventueel op deze debiteur betrekking hebbendeadministratiekostencode in.

U voert hier dus niet het administratiekostenbedrag in.

[Kredietlimiet]Het veld kredietlimiet heeft binnen FLEXYS niet direct betekenis, dat wil zeggen: er isgeen functionaliteit aan gekoppeld. Als u factureert, heeft men immers al getankt!

[Bonuspunten per debiteur]Wanneer u gebruik maakt van een bonussysteem, zie -Stap 2-, worden de bonuspuntenstandaard per kaart bijgehouden. Wanneer u de bonuspunten op debiteurniveau wenst bijte houden, kunt u dat hier aangeven.


24


Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Incasso en betaling]

Afbeelding 18

[BIC] [IBAN]De velden [BIC] en [IBAN] zijn bestemd voor toekomstig gebruik in het internationaalbetalingsverkeer. U kunt hier de Bank Identifier Code en het International Bank AccountNumber (internationaal rekeningnummer) per rekening van de debiteur invullen. Hetinvoeren van deze gegevens is overigens niet verplicht.

Mocht u een debiteur willen incasseren, kunt u bij [Incasseren vanaf] aangeven vanafwelke rekening van de debiteur u dit wenst te doen. U kunt vanzelfsprekend uitsluitendincasseren als er een giro en/of bankrekening is ingevuld bij [Rekening 1] en/of[Rekening 2] op dit tabblad. Pas nadat u gekozen heeft van welke rekening u de debiteurwenst te incasseren, kunt u (optioneel) aangeven bij [Incassotermijn] of deze debiteureen extra krediettermijn krijgt. De daadwerkelijk toe te passen extra krediettermijn voordeze debiteur heeft u eerder op het tabblad [Facturering Flexys] ingevuld. Bij[Incasseren op] geeft u aan op welke van uw rekeningen u de incasso wenst teincasseren.

Incasso van de FAKSYS-facturen vindt plaats in het pakket FINSYS 5.


25


Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Contactpersonen]

Hier kunt u de contactpersonen bij een debiteur ingeven. In de omschrijving van hettabblad staat tussen ( ) aangegeven hoeveel contactpersonen er reeds gekoppeld zijn aande debiteur. Met de extra bladerknoppen bladert u door de contactpersonen en met de [Nieuw]- of [Verwijderen]-knop voegt u nieuwe contactpersonen toe of verwijdert u deze.Per contactpersoon kunt u een e-mailadres vastleggen en door middel van de [E-Mail]-knop kunt u uw standaard e-mail programma gebruiken om de contactpersoon een e-mailte sturen.

Afbeelding 19


26


[Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Kaarten]

De relevante kaartgegevens van de betreffende debiteur worden hier getoond.

Afbeelding 20

In dit scherm kunt u de mogelijkheden van het raadpleeggrid (sorteren, filteren,etc.) gebruiken.


27


1.8Stap 8: Invoeren van kaartgegevens

[Stambestanden] [Kaarten] [Kaartnummers] ]Muteren]

Door u uitgegeven kaarten dienen altijd aan het pakket bekend te zijn gemaakt alvorensde via deze kaarten verrichte transacties kunnen worden gefactureerd.Vergeet u een kaart nadat u deze heeft uitgegeven in het pakket in te voeren -en wordener tijdens het rangschikken tankingen op deze kaart aangetroffen- dan zal het pakkethiervan een melding geven. Op dat moment kan de kaart overigens alsnog in het bestand worden ingevoerd entoegekend aan een debiteur. Zie voor de verdere verwerking het stappenplan met betrekking tot de facturering.

Kaarten worden altijd gekoppeld aan een kaartsoort. Kaartsoort en kaartnummer tezamenvormen het zogenaamde PAN-nummer (PAN=Personal Account Number). Dit PAN-nummer is in feite het volledige kaartnummer. Zie ook -Stap 5-.

Wanneer u kaarten invoert van dezelfde kaartsoort -hetgeen in veruit de meeste gevallenzo zal zijn- dan kunt u na selectie van de kaartsoort volstaan met het invoeren van hetkaartnummer. Het veld PAN-nummer zal dan automatisch worden gevuld.

Het invoeren van kaarten -oftewel het koppelen van kaarten aan debiteuren- gaat als volgt:

Afbeelding 21


28


- Klik de knop [Nieuw] aan, of voer direct het kaartnummer in, in het veld[Kaartnummer].

- Geef in het veld [Debiteurnummer] aan, aan wie u de kaart heeft uitgegeven.

In dit veld is de alfabetische zoekfunctie actief.

- Voer eventueel het kenteken in, in het betreffende veld; dit veld kan desgewenst alsvariabele in de factuur lay-out worden opgenomen.

- Voer eventueel een opmerking en een chauffeursnaam in bij [Opmerking] en[Chauffeur]. Ook deze velden kunnen eventueel als variabele in de factuur wordenopgenomen.

- Het veld [Pincode] heeft uitsluitend een referentiële betekenis.

- Geef in het veld [Bonus] aan of op basis van de via deze kaart verkochtetransacties bonuspunten dienen te worden gereserveerd, zie -Stap 2-.

In het veld [Geblokkeerd] kan eventueel worden aangegeven dat een kaart dient teworden geblokkeerd. Doordat u hier weer gebruik maakt van een selectievenster wordttevens de reden van blokkering vastgelegd. Deze codes heeft u zelf eerder ingevoerd bij -Stap 3-. Wanneer een kaart van niet geblokkeerd naar geblokkerd gaat, wordt dezeblokkade voorzien van een blokkeerdatum. Dit is de datum (en tijd) van het momentwaarop de kaart wordt gemuteerd.

Indien het pakket FLEXYS 5 geïntegreerd wordt gebruik t met het pakketCOMSYS 5 dan wordt dit veld tevens gebruik t voor het aanmaken van dezogenaamde black list of stoplijst. Bij niet-geïntegreerd gebruik heeft dit velduitsluitend een referentiële waarde.

Het veld [Volumelimiet] biedt bij het inlezen van tankingbestanden en bij het invoerenvan bonnen een controlemogelijkheid op het afgenomen volume per kaart per transactie.Er verschijnt in beide gevallen een verslag op het beeldscherm van tankingen welke deingestelde volumelimiet te boven gaan. Uiteraard is het volume dan al met de lokaal kaartdoor de klant afgenomen, maar wanneer u bijvoorbeeld dagelijks de tankingbestandeninleest, heeft u wel sneller inzicht in de tankinformatie.

Bij [Overige Functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [OverigeInstellingen] kan het veld [Standaard volumelimiet] worden ingevuld datstandaard gehanteerd wordt bij het aanmaken van een nieuwe kaart.

Het veld [Aanmaakdatum] wordt automatisch gevuld met de datum van invoer van denieuwe kaart.Aan de hand van het aantal jaren dat is ingevuld onder [Overige Functies] [Instellingen][FLEXYS 5 instellingen] op het tabblad [Overige instellingen] in het veld[Geldigheidsduur kaarten] zal nu automatisch het veld [Einddatum] worden gevuld.Beide data zijn overigens eventueel te wijzigen. U kunt hiertoe ofwel direct de datum inhet betreffende veld invoeren ofwel een datum selecteren uit het scherm dat zich opent alsu het icoontje naast het invoerveld aanklikt.

Stappenplan FLEXYS Kaart en debiteuronderhoud...Lodder Applicaties B.V. 6 Kaart- en...

Documents

Transcript of Stappenplan FLEXYS Kaart en debiteuronderhoud...Lodder Applicaties B.V. 6 Kaart- en...