Stageverslag2

Stagiaire: Leen Liefsoens Stagecoördinator: Mieke Martens Stagebegeleider: Marc Goovaerts

STAGE Universiteitsbibliotheek

maandag 7 februari 2005 - vrijdag 11 februari 2005 maandag 21 februari 2005 - vrijdag 25 februari 2005

STAGEVERSLAG

Graduaat Bibliotheekwezen 2004 - 2005

Stageverslag Leen Liefsoens 2005 2

Stage Universiteitsbibliotheek Limburgs Universitair Centrum Stagiaire: Leen Liefsoens Stagecoördinator: Mieke Martens Stagebegeleider: Marc Goovaerts Periode: maandag 07 februari 2005 - vrijdag 11 februari 2005 maandag 21 februari 2005 - vrijdag 25 februari 2005 Stageplaats: Limburgs Universitair Centrum Universiteitsbibliotheek Universitaire Campus Gebouw D 3590 Diepenbeek Tel. 011 26 81 23 Hoofdbibliothecaris: Prof. Dr. Leo Egghe Onderwijsinstelling: C.V.O. Vrije Leergangen Limburg Halmstraat 6 3600 Genk Tel. 089 38 34 22 E-mail: [email protected] Directie: Mieke Indesteege en Vera Withofs


INHOUDSOPGAVE Pagina Inhoudsopgave 3 Voorwoord 5

1. Het Limburgs Universitair Centrum 6 Opdrachtverklaring 6 Ontstaansgeschiedenis 7

1.1 Onderwijs aan het LUC 8 Opleidingen 8 Transnationale Universiteit Limburg 9 Open Universiteit 10 Seniorenuniversiteit: Wetenschappelijke Leergangen voor

Senioren 10 1.2 Onderzoek aan het LUC 11

Onderzoeksexpertise stevig verankerd in de onderzoeksinstituten 11

1.3 Organisatie van het LUC 12 Centrale beleids- en overlegorganen 12 Plaats van de universiteitsbibliotheek binnen het LUC 12

2. Welkom bij de universiteitsbibliotheek van het LUC 13 3. De collectie van de universiteitsbibliotheek 14

3.1 Fysieke collectie 14 Monografieën 14 Tijdschriften 14 Collectie Amerikaanse ambassade 14 Eindverhandelingen 14 Jaarverslagen, gidsen en brochures 14

3.2 Catalogi 15 Hoofdcatalogus 15 Antilope 15 De Collectieve Catalogus van België 16 Bronco 16 Andere bibliotheken 16

3.3 Elektronische bronnen 16 4. Het onthaal en de begeleiding van de gebruikers 18

4.1 Toegang tot de universiteitsbibliotheek 18 Openingsuren 18 Lezerskaart 18

4.2 Consultatie en leen 18 4.3 Interbibliothecair leenverkeer 19 4.4 Aanwinstenlijsten en SDI-dienst 20

Aanwinstenlijsten 20 SDI-dienst 20

4.5 Dienst online searches 20 4.6 Andere faciliteiten 20

Fotokopiëren 20 Afdrukken, opslaan en e-mail 20 Telefax 21 (Boeken)tassenrekken 21 Zitplaatsen 21 Vergader- en leslokaal 21 Campusboekhandel 21


4.7 Informatievaardigheden 22 Informatievaardigheden op Blackboard 22 Advies en informatie aan stafleden en studenten

in verband met elektronische informatiebronnen 22 4.8 Toezicht en tucht 23

5. Het personeel van de universiteitsbibliotheek 24 6. Bibliotheektechnische werkzaamheden 25

6.1 Bibliotheekbeheersysteem 25 6.2 Besteladministratie 25 6.3 Tijdschriftenadministratie 25 6.4 Beheer elektronische bronnen 26 6.5 Catalografie 26 6.6 Inbindingen en restauratie 27 6.7 Rekkenwerk 27 6.8 Baliewerk 27 6.9 Overige administratie 27 6.10 Repository 28 6.11 Knipselkrant LUC 28 6.12 Interbibliothecaire dienst 29 6.13 Inventaris en jaarverslag 29

7. Relaties en samenwerkingsverbanden 30 7.1 Anet 30 7.2 Conferentie van universitaire hoofdbibliothecarissen 30 7.3 Vlaams Overlegorgaan inzake Wetenschappelijk Bibliotheekwerk 30 7.4 ELEKTRON 30 7.5 GAS en GGS Informatie- en Bibliotheekwetenschap 31 7.6 tUL en de universiteitsbibliotheken LUC en UM 31 7.7 Limburgse Associatie 31 7.8 ODINAFRICA 31

8. Profiel van de hoofdbibliothecaris 32 9. Mijn ervaringen in de universiteitsbibliotheek 34 10. Besluit 36 11. OdinPubAfrica Training Course 38

11.1 ODINAFRICA 38 11.2 ODINPUBAFRICA 39 11.3 ODINPUBAFRICA Training Course 40 11.4 Besluit 43 11.5 Summary 44

Bijlagen 45

Bijlage 1: Organogram LUC 45 Bijlage 2: Overzicht van de hoofdrubrieken 47 Bijlage 3: OdinPubAfrica training course 21-25 Feb 2005 48 Bijlage 4: Afrikaanse bibliothecarissen studeren week lang aan het LUC 49

Bronnenlijst 50


VOORWOORD Binnen mijn vierjarige opleiding “Graduaat Bibliotheekwezen” aan het C.V.O. Vrije Leergangen Limburg in Genk, volg ik naast de theoretische cursussen een traject van drie stages. De eerste stage in dit traject heb ik gelopen in de Openbare Bibliotheek van Houthalen-Helchteren. Voor de tweede stage werd verwacht dat we een stageplaats uitzochten binnen het wetenschappelijk veld. De universiteit in Limburg geeft plaats aan 2500 studenten en aan zeven onderzoeksinstituten. Hierbij is het Limburgs Universitair Centrum (LUC) één van de grootste wetenschappelijke instellingen in Limburg. Het leek mij dan ook een goede keuze om stage te lopen in de universiteitsbibliotheek van het LUC om zo ervaring op te doen in een bibliotheek met wetenschappelijke literatuur en informatiebronnen. Dit stageverslag geeft de werking van deze universiteitsbibliotheek weer, samen met de stagewerkzaamheden die ik er heb verricht. Allereerst geef ik een korte introductie over het LUC zelf omdat mijn stagebibliotheek een ondersteunende dienst is binnen het LUC. In hoofdstuk twee tot en met zeven worden het aanbod, de faciliteiten, de werking, het personeel en de externe relaties van de universiteitsbibliotheek weergegeven. De LUC-bibliotheek wordt met vaste hand geleidt door Prof. Dr. Leo Egghe, een profiel van de hoofdbibliothecaris kan dan ook worden gevonden in hoofdstuk acht. Dit deel van mijn stageverslag eindigt met mijn ervaringen in de universiteitsbibliotheek. Het besluit wordt gevormd door enkele samenvattende opmerkingen. Mijn dank gaat uit naar hoofdbibliothecaris Prof. Dr. Leo Egghe, mijn stagebegeleider Marc Goovaerts en het hele team van de universiteitsbibliotheek. Dankzij de open houding en de geduldige uitleg van alle personeelsleden kon ik kennismaken met de werking van de LUC-bibliotheek. De begeleiding verliep uitstekend, waardoor ik alle mogelijkheden kreeg om nieuwe ervaringen op te doen. In het tweede deel van mijn stage kreeg ik de kans om een cursusweek mee te volgen binnen het project ODINPUBAFRICA. In het laatste hoofdstuk van mijn stageverslag worden de activiteiten die in die week plaats vonden weergegeven. Daarnaast worden de doelen, werking en realisaties van ODINAFRICA en ODINPUBAFRICA op een rijtje gezet. Aan deze training namen acht Afrikaanse informatie-managers deel. Vanuit de LUC-bibliotheek werd de begeleiding gevormd door Marc Goovaerts en Annie Kuppens. Tevens werden twee presentaties verzorgd door Pauline Simpson, hoofd van de informatiedienst van het Southampton Oceanography Centre. Het was een leerzame en plezierige week, waarin ik heb kennis gemaakt met een nieuwe wereld. Ik wil dan ook alle mensen bedanken die ik tijdens deze training ontmoet heb. Het was een ervaring om nooit te vergeten! Het hele stagetraject binnen de opleiding wordt gecoördineerd door Mieke Martens. De afgelopen twee jaar heeft zij mij begeleid met het zoeken naar geschikte stageplaatsen, het uitvoeren van de stages en het schrijven van de stageverslagen. Ook dit jaar wil ik haar bedanken voor de goede begeleiding en plezierige samenwerking! Genk / Diepenbeek, april 2005 Leen Liefsoens


1. HET LIMBURGS UNIVERSITAIR CENTRUM Limburger, wereldburger. Voor wie hier in gelooft, is het Limburgs Universitair Centrum een absolute must. Eén campus voor ongeveer 2500 studenten. Hier voel je je onmiddellijk thuis. [BRON 2] Opdrachtverklaring [BRON 1]

Het Limburgs Universitair Centrum (LUC) is een autonome en openbare universiteit. Hier gelden de beginselen van de academische en wetenschappelijke vrijheid, met oog voor ethische normen, maar zonder ideologisch onderscheid. Het LUC onderscheidt zich door dynamisch en interactief onderwijs in kleinere groepen. Het onderwijs is gericht op een zo volledig mogelijke vorming. Zo omvat het programma in de wetenschappen naast de fundamentele aspecten van de basisvakken, een aantal vakken uit de humane wetenschappen. Binnen de medische opleiding wordt bijzondere aandacht besteed aan het sociale aspect van de geneeskunde en aan de menselijke aspecten van de relatie arts-patiënt. Ook de toegepaste economen en de handelsingenieurs worden geconfronteerd met andere disciplines die zoveel mogelijk binnen de economische opleiding wordt geïntegreerd. Studenten van het LUC krijgen dus niet enkel een vakopleiding. De ontwikkeling van taal-, communicatie en relatievaardigheden is een onderdeel van het studiepakket. Hoofddoel is dat de student algemene oplossingsmethoden leert die hij of zij later zelf kan overdragen op andere probleemdomeinen. Bij de uitbouw van het LUC werd ernaar gestreefd het universitair onderwijs grondig te vernieuwen. Dit voorbeeld is door veel universiteiten nagevolgd. Naast de hoorcolleges, die voor het volledige studiejaar worden gegeven, wordt voor moeilijke gedeelten van de leerstof en voor oefeningen gewerkt in kleine groepjes (12 tot 24 studenten). De bachelorjaren worden ingedeeld in lesperiodes van 5, 7 of 10 weken, telkens gevolgd door een studieperiode en een examenperiode. Het niveau van het LUC is afgestemd op internationaal aanvaarde normen. Voor de studierichtingen, waarin alleen de bachelorjaren worden verzorgd, wordt een vlotte overgang gegarandeerd naar de Masteropleidingen van alle andere (Vlaamse) universiteiten. Het onderzoeksbeleid heeft geleid tot een aantal toonaangevende onderzoeksgroepen die competitief zijn in het verwerven van externe financiering. Honderden nieuwe onderzoekers werden opgeleid, waarvan velen aan het LUC hun doctoraatsproefschrift voorbereid en verdedigd hebben. In het kader van de Limburgse reconversie werden een aantal onderzoeksinstituten uitgebouwd met uitstekende contacten met het bedrijfsleven. Zij vormen een krachtig instrument voor technologietransfer naar het bedrijfsleven, en ondersteunen het opstarten van nieuwe bedrijven op het wetenschapspark in toekomstgerichte sectoren zoals bijvoorbeeld de nieuwe media en de materiaalwetenschappen. De universiteit heeft een krachtig internationaliseringbeleid gevoerd, zij heeft netwerken opgebouwd in Vlaanderen, in de EU-regio, in Europa. Met deze netwerken wordt aan studenten en onderzoekers een venster op de wereld geboden.


Ontstaansgeschiedenis [BRON 1] Ruim dertig jaar geleden, meer precies op 3 september 1973, werd de universitaire campus in Diepenbeek in gebruik genomen. Het Limburgs Universitair Centrum (LUC) startte zijn kandidaatsjaar met 322 studenten voor 6 studierichtingen: wiskunde, natuurkunde, scheikunde, biologie, tandheelkunde en geneeskunde. Het personeel bestond toen uit 24 leden van het academisch personeel en 32 leden van het administratief en technisch personeel. Nu telt LUC/tUL 2549 studenten, 365 leden van het academisch personeel (professoren, assistenten en navorsers) en 223 administratief en technische personeelsleden. Bij de start van het LUC werd ook de Economische Hogeschool Limburg (opgericht in 1968-1969) op de Campus gevestigd. Nadien werden op de Campus ook de volgende instellingen gevestigd:

1977 Het dr. L.Willemsinsituut, nu Biomedisch Onderzoeksinsituut DWI (afdeling van het LUC)

1978 Het Limburgs Centrum voor Moderne Leermiddelen (tot 1990) 1981 De Katholieke Industriële Hogeschool Limburg (KIHL), nu Katholieke

Hogeschool Limburg, departement Industriële wetenschappen 1983 Het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie (tot 1987) 1986 Het Wetenschappelijk en Technisch Centrum van de Metaalverwerkende

Nijverheid en de IMEC spin-off cel 1987 Het Provinciaal Hoger Architectuurinstituut, nu Provinciale Hogeschool

Limburg, departement architectuur 1990 Het Instituut voor Materiaalonderzoek (afdeling van het LUC) 1991 Het Wetenschapspark 1995 Het Expertisecentrum voor Digitale Media (afdeling van het LUC) 1998 Hogeschool Limburg

Vanaf het academiejaar 1991-92 werd de Economische Hogeschool Limburg jaar per jaar geïntegreerd in het LUC als Faculteit Toegepaste Economische Wetenschappen. In 1992 startte het LUC samen met de Universiteit Maastricht de studierichting Kennistechnologie, de eerste grensoverschrijdende universitaire opleiding in Europa. Sinds 26 september 2001 zijn 215 nieuwe eerstejaars gestart aan de tUL, de nieuwe transnationale universiteit Limburg, een samenwerkingsverband tussen het LUC en de Universiteit Maastricht. Samen met de studenten die een richting van LUC of universiteit Maastricht volgden die door de tUL wordt overgenomen, telt de nieuwe universiteit 419 studenten.


1.1 Onderwijs aan het LUC "Het onderwijs- en examensysteem in onze studierichting zorgt ervoor dat de grote hoeveelheid leerstof in drie stukken wordt aangeboden en beter ‘verteerbaar’ is. Maar ook de studiesfeer aan het LUC is erg goed. Zo kregen we een tweedejaars toegewezen die ons van bij het begin met raad en daad bijstond. Naast de theoretische hoorcolleges hebben we ook veel oefensessies en labo's in kleine groepen. Die oefensessies zijn een toepassing van de theorie en zorgen ervoor dat je je leerstof regelmatig instudeert. In het tweede jaar doen we ‘echt’ veldwerk en gaan we op meerdaagse excursie naar Normandië.” Getuigenis Nele Verhuizen, studente Biologie. [BRON 1] Opleidingen [BRON 1] [BRON 2]

Aan het LUC kan je verschillende opleidingen volgen aan 3 faculteiten en 2 “schools” en zo je bachelor of master behalen: Faculteit: Toegepaste Economische Wetenschappen Opleidingen en Diploma’s: Bachelor en Master Handelsingenieur

Bachelor en Master Handelsingenieur in de beleidsinformatica Bachelor en Master in de Toegepaste economische wetenschappen

Faculteit: Wetenschappen

Opleiding: Chemie Diploma’s: Bachelor in de Chemie

Master in de Biomedische Wetenschappen: Bio-elektronica en Nanotechnologie Master in applied Statistics Master in de Chemie Master in de Biochemie / Biotechnologie Master in de Bio-ingenieurs wetenschappen Scheikundig Ingenieur

Opleiding: Biologie Diploma’s: Bachelor in de Biologie

Master in de Biomedische Wetenschappen Master in Statistiek Master in Biochemie Master in Biotechnologie Master in Biomolecular Sciences Master in Environmental Sciences Master in Biologie

Opleiding: Wiskunde Diploma’s: Bachelor in Wiskunde Master in Wiskunde Wiskundig Ingenieur Master Applied Statistics Master na Master - 1jaar Master in Biostatistics


Opleiding: Fysica Diploma’s: Bachelor in de Fysca

Master in de Fysca Natuurkundig Ingenieur Bio-elektronica en nano-technologie

Faculteit: Geneeskunde

Opleiding en Diploma: Bachelorprogramma Arts School voor Informatietechnologie

Opleiding: Informatica - Kennistechnologie - Informatica-ICT Diploma’s: Bachelor in Informatica

Master in Informatica Bachelor in Kennistechnologie Master in Kennistechnologie Master in Statistiek

School voor Levenswetenschappen

Opleiding: Biomedische wetenschappen Diploma’s: Bachelor in de Biomedische Wetenschappen

Master in de Biomedische Wetenschappen Master na Master in de Biomedische Wetenschappen

Opleiding: Verkeerskunde

Diploma’s: Bachelor in de Verkeerskunde Master in de Verkeerskunde - Major Verkeersveiligheid Master in Verkeerskunde - Major Mobiliteitsmanagement

Naast deze basisopleidingen biedt het LUC aan haar studenten nog verscheidene voortgezette opleidingen. Transnationale Universiteit Limburg [BRON 3]

Samen met de Universiteit Maastricht werkt het LUC aan de geleidelijke uitbouw van één transnationale voorziening voor hoger onderwijs en onderzoek, die beantwoordt aan de kennisbehoeften van de EU-regio. Kwalitatief en innoverend onderwijs en internationaal competitief onderzoek zijn daarbij een absolute must. UM en LUC zijn ervan overtuigd dat zij deze doelstellingen het best kunnen bereiken door hun krachten te bundelen. De transnationale Universiteit Limburg (tUL) bouwt haar onderwijs- en onderzoeksactiviteiten uit in twee kennisgebieden, de Levenswetenschappen en de Informatietechnologie. Daarvoor werden twee gelijknamige Schools in het leven geroepen (zie hierboven).


Open Universiteit [BRON 1] [BRON 3]

De Open Universiteit is een Nederlandse rijksinstelling die universitair afstandsonderwijs verzorgt. Dankzij een samenwerkingsverband met de Vlaamse universiteiten, kunnen Vlamingen, onder dezelfde voorwaarden als de Nederlanders inschrijven.

Open Universiteit biedt cursussen en diploma-programma's aan in afstandsonderwijs binnen 6 leerstofgebieden: managementwetenschappen, natuurwetenschappen, informatica, cultuurwetenschappen, psychologie en rechtswetenschappen.

Studeren aan de Open Universiteit kan vanuit verschillende motieven. Wie een diploma wil halen, kan een diplomaprogramma volgen. Vanaf september 2002 zijn aan de Open Universiteit de Bachelor/Masteropleidingen gestart. De universitaire Bachelor duurt voltijds 3 jaar (42 modules/126 studiepunten), de Masteropleiding duurt 1 jaar (14 modules/42 studiepunten) en in sommige gevallen 2 jaar (informatica, 28 modules/84 studiepunten). Daarnaast is het ook mogelijk om losse cursussen te volgen; uit interesse, vanwege bijscholing of up-to-date houden van eigen kennis. Voor elke losse cursus die je succesvol afrondt, ontvang je een certificaat.

Studeren aan de Open Universiteit is studeren op eigen tempo. Je bent dus niet gebonden aan vaste tijden en plaatsen van hoorcolleges of werkgroepen. Je ontvangt het studiemateriaal thuis en bestudeert het in je eigen vrije tijd of werktijd. Dit betekent dat je een studie gemakkelijk kunt combineren met je dagelijkse activiteiten. Ook een tijdelijke onderbreking van je studies is mogelijk, zonder verlies van behaalde studiepunten.

In totaal studeren er in Nederland en Vlaanderen samen, zo'n 21.000 studenten aan de Open Universiteit. In het studiecentrum Diepenbeek zijn ongeveer 400 studenten ingeschreven.

Seniorenuniversiteit: Wetenschappelijke Leergangen voor Senioren (WLS) [BRON 1] Het LUC richt ook cursussen voor senioren in. Senioren kunnen kiezen voor een uitgebreid programma in de mensen natuurwetenschappen. De cyclussen waarvoor kan worden ingeschreven bestaan uit verschillende lezingen over tal van onderwerpen binnen deze wetenschappen. Het bijwonen van afzonderlijke lezingen is ook mogelijk. Daarbij wordt er ook een jaarlijks reisprogramma opgesteld waarbij de senioren op excursie gaan.


1.2 Onderzoek aan het LUC Onderzoekexpertise stevig verankerd in de onderzoeksinstituten [BRON 1] [BRON 3]

Onderzoek binnen het LUC is georganiseerd in zes departementen:

Bedrijfskunde Economie-Rechten Mens, Maatschappij en Communicatie Medische Basiswetenschappen Scheikunde, Biologie en Geologie Wiskunde, Natuurkunde en Informatica

In deze departementen zijn verschillende onderzoeksgroepen ondergebracht. Ieder onderzoeksgroep doet onderzoek binnen een eigen discipline. Het onderzoeksbeleid van de universiteit is erop gericht de expertise te concentreren. Concreet resultaat hiervan is de oprichting van zeven interdisciplinaire instituten waar fundamenteel en toegepast onderzoek elkaar aanvullen. Heel wat van de onderzoeksgroepen uit bovenstaande departementen hebben zich interdisciplinair gegroepeerd in deze onderzoeksinstituten:

SEIN (Gedragswetenschappen) Instituut voor Mobiliteit (IMOB) Instituut voor Materiaalonderzoek (IMO) Expertisecentrum Digital Media (EDM) Biomedisch Onderzoeksinstituut (BIOMED) Centrum voor Statistiek (censtat) Centrum voor Milieukunde (CMK) De meeste onderzoeksinstituten zijn ook actief in het academisch onderwijs, organiseren voortgezette en / of postacademische opleidingen. Zij vormen kernpunten bij de uitbouw van de masteropleidingen. De instituten omvatten 75% van het academisch personeel van het LUC. In de experimentele disciplines verwerven zij belangrijke financiële middelen. De vorming van onderzoekers door middel van een doctoraat is een van de pijlers van het wetenschappelijk werk aan de universiteit. Het LUC stimuleert afgestudeerden dan ook om aan een doctoraatsproject te beginnen.


1.3 Organisatie van het LUC Een universiteit is een kennisinstelling die haar opdracht van academisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en dienstverlening enkel kan waarmaken indien ze als instelling over kwalitatief goed en gemotiveerd personeel beschikt. Tevredenheid en mensvriendelijkheid zijn elementen die bijdragen tot kwaliteit. [BRON 3] Centrale beleids- en overlegorganen [BRON 1]

Het algemeen beleidsorgaan van het Limburgs Universitair Centrum is de Raad van Bestuur. De samenstelling en de bevoegdheden werden omschreven in de oprichtingswet (28 mei 1971) en gewijzigd in het Decreet betreffende het Limburgs Universitair Centrum en de Hoge Raad voor het Hoger Onderwijs in Limburg (goedgekeurd door het Vlaams Parlement op 29.04.2004). De programmering en de verzorging van het onderwijs en het onderzoek aan het LUC gebeurt onder de hoge leiding van de Raad van Bestuur, en is toevertrouwd aan faculteiten enerzijds en departementen anderzijds.

Het dagelijks beleid van het Centrum is toevertrouwd aan het Bestuurscollege. Eén van de vertegenwoordigers van elke universitaire geleding, leden van de Raad van Bestuur, zetelt eveneens in het Vast Bureau.

De rector wordt op het academisch vlak geadviseerd door het Academisch Beleidsoverleg, dat een coördinerende rol in het academisch beleid vervult.

Plaats van de universiteitsbibliotheek binnen het LUC [BRON 4]

De Universiteitsbibliotheek wordt geleid door de hoofdbibliothecaris, Prof. Dr. Leo Egghe. Hij wordt bijgestaan door de bibliotheekbeleidscommissie met als voorzitter de vice-rector, Prof. Dr. Mieke Van Haegendoren. De bibliotheekbeleidscommissie bestaat uit 12 leden, vertegenwoordigd uit de verschillende departementen en het rectoraat. De bibliotheekbeleidscommissie komt ongeveer drie keer per jaar bijeen om te vergaderen over organisatorische en financiële bibliotheekzaken. Tussendoor is er occasioneel overleg tussen de hoofdbibliothecaris, Prof. Dr. Leo Egghe en de vice-rector Prof. Dr. Mieke Van Haegendoren over de dagelijkse gang van zaken in de universiteitsbibliotheek. In bijlage zijn de twee organogrammen van het LUC weergegeven waarin de bibliotheek is opgenomen. Deze organogrammen dateren van 1 april 2004; er zijn ondertussen verschuivingen geweest van beleidspersonen maar de structuur is hetzelfde gebleven1.

1 Zie Bijlage 1: Organogram LUC.


2. WELKOM BIJ DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK VAN HET LUC [BRON 5] De Universiteitsbibliotheek is ontstaan in 1968 als bibliotheek van de toenmalige Economische Hogeschool Limburg (EHL), actief binnen de Vereniging Wetenschappelijk Onderwijs Limburg (VWOL). Later, in 1973 werd het ook de bibliotheek van het LUC en werd de naam “Bibliotheek LUC-VWOL”. Van meet af aan is er geopteerd voor één bibliotheek. Pas in 1990 is de daadwerkelijke integratie van de EHL in het LUC gestart en de vruchten van het gemeenschappelijke bibliotheek-, documentatie- en informatiebeleid, worden nu meer dan ooit geplukt. Door de integratie van de EHL in het LUC in 1990 veranderde de naam in “Universiteitsbibliotheek LUC”, mede door de automatisering die op 1 februari 1989 startte en – qua reconversie – in 1992 beëindigd werd. De universiteitsbibliotheek maakt deel uit van het bibliotheeknetwerk Anet waarin naast het LUC ook de bibliotheek van de universiteit Antwerpen participeert. De universiteitsbibliotheek bevat een 60.000-tal boeken en een 400-tal lopende tijdschriften, maar via het netwerk hebben de gebruikers toegang tot meer dan 1.000.000 volumes!


3. DE COLLECTIES VAN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK 3.1 Fysieke collectie [BRON 5] [BRON 6] De universiteitsbibliotheek heeft ongeveer 60.000 werken fysiek beschikbaar. De collectie monografieën bestaat grotendeels uit handboeken, achtergrondinformatie en onderzoeksliteratuur. De naslagwerken en encyclopedieën staan centraal opgesteld in de bibliotheek, het is nog maar een kleine collectie omdat meer en meer van deze werken elektronische beschikbaar zijn. Tachtig procent van deze wetenschappelijke literatuur is Engelstalig. De fysieke tijdschriftencollectie bestaat uit ongeveer 400 vakbladen. Deze collectie neemt gestaag in aantal af door de opkomst van de digitale tijdschriftenbronnen. Vanwege de aard van de opleidingen aan het LUC zijn de volgende collectie zeer goed vertegenwoordigd in de universiteitsbibliotheek, zowel op onderwijs- als op researchgebied: naslagwerken en woordenboeken, economie, recht, pedagogiek, wiskunde, natuurkunde, scheikunde, biologie, geneeskunde, bedrijfswetenschappen en informatica. De boeken en tijdschriften staan opgesteld volgens een internationaal classificatiesysteem, de Universele Decimale Classificatie (UDC). Hoe langer de onderwerpscode, hoe specifieker het onderwerp naar waar ze verwijst. In bijlage is een verkorte UDC-lijst weergegeven, die een overzicht geeft van de hoofdrubrieken in de universiteitsbibliotheek.2 Tijdschriften, bibliografieën, woordenboeken, atlassen, algemene en vakencyclopedieën en andere referentiewerken, juridische verzamelingen en losbladige werken worden niet uitgeleend. De universiteitsbibliotheek heeft ook een speciale collectie van de Amerikaanse ambassade. Deze collectie is niet geïntegreerd in de collectie van de universiteitsbibliotheek zelf, maar apart opgesteld. De eindverhandelingen binnen het LUC worden ook ontsloten door de universiteitsbibliotheek. Tot nu toe vormen de eindverhandelingen een deel van de fysieke collectie, maar deze zullen voortaan ook elektronisch bewaard en toegankelijk worden gemaakt. Het laatste deel van de fysieke collectie van de universiteitsbibliotheek wordt gevormd door de jaarverslagen van het LUC inclusief de jaarverslagen van het onderwijs en de onderzoeksgroepen. Bij deze collectie horen ook de gidsen en brochures die door het LUC of de afdelingen en onderzoeksgroepen worden uitgegeven en aanverwante externe brochures. Er is een daling van het aantal ontleningen door studenten. Dit is wellicht te wijten aan het feit dat hoe langer hoe meer informatie elektronisch en via het web beschikbaar is. Er is geen beveiliging in de bibliotheek. Het vervangen van gestolen boeken is volgens de statistieken nog steeds goedkoper dan het aanschaffen van een duur beveiligingssysteem.

2 Zie Bijlage 2: Overzicht van de hoofdrubrieken.


3.2 Catalogi [BRON 1] [BRON 5] Hoofdcatalogus

De catalogus, telt ruim een miljoen titels en omvat naast het bezit van de universiteitsbibliotheek van het LUC de collecties van de volgende bibliotheken: Universiteitsbibliotheken Universiteit Antwerpen (UA) Hogeschoolbibliotheken Handelshogeschool Antwerpen (HHA) Hogeschool Antwerpen (HA) Hogeschool Limburg (HL) Lessius Hogeschool (LH) Karel de Grote Hogeschool (KdGH) Plantijnhogeschool (PH) Stad Antwerpen

Stadsbibliotheek Antwerpen (SBA) Stadsarchief (SA) Museum Plantin-Moretus (MPM) Havenbedrijf (AHB) Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven (AMVC)

Andere bibliotheken Orde van Advocaten te Antwerpen (ADVO-A) Theologisch en Pastoraal Centrum (BSA) Koninklijke Apothekersvereniging van Antwerpen (KAVA) Koninklijk Museum voor Schone Kunsten – Antwerpen (KMSKA) Nationaal Centrum voor Jeugdliteratuur – Villa Kakelbont (NCJ) Deze bibliotheken maken deel uit van het netwerk Anet. Tenslotte vind je in deze catalogus ook alle tijdschriften aanwezig in Belgische wetenschappelijke bibliotheken. Antilope

Antilope is een gemeenschappelijke tijdschriftencatalogus van 180 bibliotheken, waaronder de Koninklijke Bibliotheek, de universiteitsbibliotheken en speciale bibliotheken in België. Verder zijn ook de tijdschriften van enkele grote buitenlandse bibliotheken opgenomen in deze databank, zodat je vrijwel elke titel die je zoekt zult terugvinden in Antilope. De buitenlandse leveranciers zijn ondermeer:

• British Library Document Supply Centre (BLDSC) • Bibliotheek van de Landbouwuniversiteit Wageningen (BLUW) • Institut National pour l’Information Scientifique et Technique (INIST) • Koninklijke Nederlandse Academie voor Wetenshappen (KNAW) • Technische Universiteit Delft (TUD)

Ook enkele Duitse bibliotheken zijn leverancier. Je kunt in Antilope geen artikelen opzoeken, enkel de titels van de tijdschriften.


De Collectieve Catalogus van België De Collectieve Catalogus van België (CCB) bevat alle titels van monografieën van de catalogi van de meeste academische, wetenschappelijke en speciale bibliotheken in België. De databank bevat meer dan 4,4 miljoen beschrijvingen van 37 bibliotheken. Bronco

Bronco staat voor Bibliografisch Repertorium van Online Contents en bevat de elektronische inhoudsopgaven van zo’n 17.000 tijdschriften. Voor de meeste tijdschriften zijn de titelbeschrijvingen beschikbaar vanaf 1993. Behalve de gegevens per artikel (auteur, titel en tijdschriftennummer) kun je ook terugvinden welke bibliotheken het tijdschrift in hun bezit hebben. De data worden dagelijks aangeleverd door de firma Swets & Zeitlinger in Nederland. Bronco is vooral geschikt om na te gaan waar de tekst van elders gevonden referenties (bijvoorbeeld via ondervraging van een bibliografische databank) te bekomen is. Zoeken op onderwerp kun je enkel via titelwoorden. Andere bibliotheken

Via de website van de universiteitsbibliotheek zijn catalogi van verschillende andere bibliotheken, waaronder deze van de universiteitsbibliotheken van Maastricht, Leuven en Gent beschikbaar. Via Maastricht bereik je ook de catalogi van een aantal andere Nederlandse universiteitsbibliotheken. 3.3 Elektronische bronnen [BRON 1] [BRON 5] De website van de universiteitsbibliotheek, ondergebracht op het adres www.luc.ac.be/bibliotheek, geeft niet alleen toegang tot de catalogi, het is een portalpagina die toegang geeft tot een veelvoud van e-bronnen. Via de AtoZ-List kan je op de campus ongeveer 13.000 e-journals raadplegen die full-text artikelen bevatten uit de volgende collecties:

• Academic Search Elite • BioMed Central • Blackwell Synergy • Business Source Premier • Communication & Mass Media Complete • Directory of Open Access Journals • EBSCOhost EJS • Free Medical Journals • IOP Historic Archive • Kluwer Online • Regional Business News • ScienceDirect Web Editions • SpringerLINK • Wiley Interscience

Op artikelniveau kan je zoeken via TOC-Premier, een databank met ongeveer 27.000 tijdschriften.


Verder bevat de website van de universiteitsbibliotheek een omvangrijke e-bronnen-databank met bibliografische databanken, zoekmachines, naslagwerken, woordenboeken, gidsen, nieuws en kranten, websites op onderwerp en andere online informatiebronnen. De online beschikbare bibliografische databanken en e-journals groeien explosief. Vanaf de website van de universiteitsbibliotheek zijn buiten de AtoZ-list nog raadpleegbaar: - de volgende secundaire databanken:

• Web of Knowledge: Web of Sciense (citatiebestanden), Current Contents Connect, INSPEC Information Service for Physics Electronics and Computing (fysica, engineering) en Journal Citation Reports

• Belgische Bibliografie • Beilstein Abstracts (scheikunde) • ECONLIT Economic Literature • EBSCOhost: Academic Search Elite, Business Source Premier, ERIC Education

Resources Information (educatie) en Modern Language Abstracts • INVERT Index van de Nederlandstalige Verpleegkundige Tijdschriftenliteratuur • MathDI Mathematics Didactics Database • MathSciNet • Medline/PubMed • Sociological Abstracts • Wilson Art Index • Zentralblatt Math

- Eprint servers via: • ARC Archival Research Catalog • ArXiv (psychologie, wiskunde, informatica en biologie) • Citebase • Citeseer • OAIster

De wetenschappelijke publicaties van onderzoekers aan het LUC worden ontsloten via de Academische Bibliografie. De inhoud wordt samengesteld op basis van de jaarlijkse onderzoeksrapporten van de universiteit. De bibliografie kan op auteursnaam worden bevraagd. De databank Mediargus geeft toegang tot de artikelen van Vlaamse kranten en tijdschriften. Deze databank Mediargus maakt het mogelijk om beter op te volgen wat er in de pers over LUC, tUL en alles wat er rond leeft verschijnt. De universiteitsbibliotheek heeft de taak op zich genomen om de Knipselkrant LUC up-to-date te houden. Elke week worden de relevante artikelen opgenomen in de Knipselkrant LUC. Deze artikelen kunnen worden geraadpleegd via de website van de universiteitsbibliotheek. Via een alerteringsdienst houdt de universiteitsbibliotheek zijn gebruikers op de hoogte van wat in de pers over het LUC/tUL verschijnt. De gebruikers kunnen inschrijven op deze wekelijkse e-mail met een persoverzicht van de voorbije week. De elektronische bronnen, waarop het LUC toegangsrechten heeft, kunnen overal op de campus worden geraadpleegd.


4. HET ONTHAAL EN DE BEGELEIDING VAN DE GEBRUIKERS [BRON 1] [BRON 5]

4.1 Toegang tot de universiteitsbibliotheek Openingsuren

De universiteitsbibliotheek heeft ruime openingsuren. Tijdens het academiejaar (vanaf de laatste week van september) is de universiteitsbibliotheek op de volgende tijdstippen open:

maandag tot en met vrijdag van 8.45 uur tot 22 uur, vrijdag van 8.45 uur tot 17.30 uur, zaterdag van 9 uur tot 17 uur.

Gedurende de verlofperiodes: maandag tot en met vrijdag van 10 uur tot 12 uur en van 14 uur tot 16 uur, zaterdag gesloten. In september: maandag tot en met vrijdag van 10 uur tot 17 uur, zaterdag van 9 uur tot 17 uur. De openstelling ’s avonds tussen 17 uur en 22 uur en op zaterdag gebeurt door jobstudenten die daarvoor speciaal onderricht krijgen. Het gebruik van de bibliotheek in de avonduren is zeer hoog. In de loop van de avond daalt het aantal gebruikers. Eén van de redenen hiervoor is dat de bibliotheek in de avonduren louter een studeerfunctie heeft. Het hoge aantal studenten in de bibliotheek valt te verklaren door de didactische aanpak in het LUC (meer zelfstudie en groepswerk – dit laatste enkel in de vergaderzaal wegens de vereiste stilte in de bibliotheek). Lezerskaart

Om van de diensten van de universiteitsbibliotheek gebruik te kunnen maken is een lezerskaart nodig. Voor studenten doet de studentenkaart dienst als lezerskaart. Voor personeelsleden is dit de personeelskaart. Deze worden bij het begin van het academiejaar telkens hernieuwd. tUL-studenten en –personeelsleden krijgen automatisch een studentenkaart, respectievelijk een personeelskaart. Medewerkers en studenten van de Universiteit Maastricht (UM), Provinciale Hogeschool Limburg en Hogeschool Limburg kunnen gratis een lezerskaart aanvragen. Voor personen, vreemd aan de campus, kost een lezerskaart € 10 per jaar. 4.2 Consultatie en leen De toegang tot de universiteitsbibliotheek en consultatie van de collectie vereisen geen verdere formaliteit. Lezers worden gevraagd de geconsulteerde werken niet terug in het rek te plaatsen, maar op de tafels neer te leggen. Uitlenen van werken kun je aan de balie met je lezerskaart, studentenkaart of personeelskaart. Elk ontleend boek dient ingeleverd te worden bij de bediende aan de balie.


De uitleen voor studenten en externen is beperkt tot vier boeken gedurende vier weken. Bij uitzondering kan uitleen op langere termijn worden toegestaan en wel onder de volgende voorwaarden:

• er moet een bijzondere reden zijn, • de werken moeten op eenvoudige aanvraag onmiddellijk worden teruggebracht

bij reservatie, • de hoofdbibliothecaris bepaalt de langere termijn.

Personeelsleden van het LUC genieten van een uitleenmogelijkheid op lange termijn, dit wil zeggen voor een heel academiejaar. Zij kunnen meer dan vier boeken lenen. Materialen die reeds zijn uitgeleend, kunnen worden gereserveerd via de catalogus. Via de catalogus kan de gebruiker zijn of haar persoonlijke leeninformatie bekijken. De gebruiker kan zo zijn identiteitsgegevens controleren, nagaan of er gereserveerde werken voor hem opzij gezet werden en welke werken hij geleend heeft. In de universiteitsbibliotheek zijn er 9 computers beschikbaar voor raadpleging van de catalogi, elektronische databanken en tijdschriftencollecties, alsook voor het bevragen van wetenschappelijke informatie De beveiligde Windows-omgeving die voor de bibliotheek-computers gecreëerd werd, zorgt ervoor dat zij enkel voor hun hoofdbestemming worden gebruikt, dat wil zeggen het ontsluiten van alle wetenschappelijke informatie en alle vormen van dienstverlening, beschikbaar aan het LUC. Het aanbieden van internet is geen specifieke taak van de bibliotheek. Het LUC heeft een aantal internet-hoeken ingericht op de campus. Dit biedt de mogelijkheid om de eigen computers meer op de bibliothecaire bronnen af te stemmen. 4.3 Interbibliothecair leenverkeer Werken die niet in de bibliotheek aanwezig zijn kunnen elders worden aangevraagd. Wanneer de gebruiker een document heeft opgezocht in de hoofdcatalogus, Antilope, de CCB of Bronco en het blijkt niet in de universiteitsbibliotheek van het LUC aanwezig te zijn, dan kan de gebruiker dit materiaal met een druk op de bestelknop aanvragen in een andere bibliotheek. De gebruiker moet zich eerst registreren en kan dan een online formulier invullen. Ook gedrukte formulieren zijn beschikbaar aan de balie, al waar de ingevulde formulieren ook kunnen worden afgegeven. Wanneer de aangevraagde materialen zijn binnengekomen wordt de gebruiker hiervan, meestal via e-mail, door de bibliotheek verwittigd. Voor medewerkers van het LUC variëren de prijzen van minimaal € 7 tot € 20 per voldane aanvraag, afhankelijk van de leverancier. Studenten genieten een korting van 50%, terwijl externen 165% van de prijs moet betalen. Voor interbibliothecair uitgeleende boeken gelden strikte leenperiodes. De verstrekkende bibliotheek behoudt zich het recht om werken reeds vroeger terug te vragen, indien het door één van hun eigen lezers gereserveerd werd. De geleverde fotokopieën blijven echter ten allen tijde eigendom van de aanvrager. Voor korte fragmenten uit boeken is dan ook een fotokopie-aanvraag aan te raden. Dit is steeds het geval voor tijdschriftartikelen. Een gebruiker die de leenperiode van een interbibliothecair uitgeleend boek overschrijdt wordt onmiddellijk uitgesloten uit de hele interbibliothecaire service voor de periode tot 1 maand nadat het laatste interbibliothecair ontleende werk is teruggebracht. Hier wordt streng op toegezien om de “goede naam” van de LUC-bibliotheek bij de leverende bibliotheek niet in het gedrang te brengen.


4.4 Aanwinstenlijsten en SDI-dienst Aanwinstenlijsten

Maandelijks wordt een lijst aangemaakt van de aanwinsten. Er worden twee soorten lijsten beschikbaar gesteld:

• De lijst van de aanwinsten van alle bibliotheken van Anet. De gedrukte lijst ligt ter inzage in de bibliotheek.

• De lijst van de werken die door het LUC werden aangekocht. Deze lijsten zijn online te raadplegen op de website van de universiteitsbibliotheek. Personen die beschikken over een e-mailadres kunnen gepersonaliseerde aanwinstenlijsten ontvangen via de SDI-service. SDI-dienst

Selective Dissemination of Information (SDI) is een dienst die de gebruiker automatisch, via elektronische post, attendeert op nieuwe publicaties. Gebruikers kunnen aangeven over welke onderwerpen ze op de hoogte willen worden gehouden, maar ze kunnen ook naargelang de databank vragen om geattendeerd te worden op werken van bepaalde auteurs, delen van een bepaalde serie of titel van een tijdschrift. De beschrijvingen van de nieuwe publicaties vindt de gebruiker dan enkele dagen later in zijn elektronische postbus. Er kan een attenderingsprofiel worden opgesteld op de nieuwe aanwinsten van de bibliotheken van Anet. Daarnaast is het eveneens mogelijk de literatuur op artikelniveau te volgen via de alerteringsdiensten van TOC-Premier. Sinds 2003 is het ook mogelijk om alerteringsprofielen zelf op te stellen voor de databanken Current Contents en EBSCOhost. Iedereen die beschikt over een e-mailadres kan gratis gebruik maken van deze dienst. 4.5 Dienst online searches Wanneer de gebruiker geen antwoord vindt op zijn informatievraag bij zijn opzoeking in de elektronische informatiebronnen, dan bestaat er ook de mogelijkheid om door de universiteitsbibliotheek een online opzoeking in externe databanken te laten uitvoeren. De universiteitsbibliotheek is aangesloten op DIALOG, een hostorganisatie in Palo Alto (Californië), die enkele honderden, voornamelijk bibliografische bestanden toegankelijk maakt. Bij een online literatuuropzoeking wordt een deel van de kosten doorgerekend aan de gebruiker. 4.6 Andere faciliteiten Fotokopiëren

Er zijn twee fotokopieermachines beschikbaar in de universiteitsbibliotheek. Het fotokopiëren gebeurt met een kopieerkaart die kan worden gekocht op de agora aan een automaat. Afdrukken, opslaan en e-mail

Resultaten van opzoekingen op CD-ROM’s en op het internet kunnen worden afgedrukt via de fotokopieermachine, mits betaling met een kopieerkaart. Dezelfde resultaten kunnen ook worden opgeslagen op een diskette. Alle opzoekingresultaten uit de publiekscatalogus kan de gebruiker naar zijn of haar e-mailadres sturen.


Telefax Faxen is mogelijk via een telefaxapparaat in een apart lokaal in de universiteitsbibliotheek. De normale telefoontarieven zijn van toepassing. (Boeken)tassenrekken

Vóór de gebruiker de universiteitsbibliotheek mag betreden, wordt hij verzocht zijn (boeken)tas in de daartoe bestemde rekken te plaatsen. Met een hang- of fietsslot kan de gebruiker zijn tas zelf beveiligen door deze aan de beschikbare beugel te ketenen. Benodigde documenten alsook waarvolle en persoonlijke spullen kunnen worden meegenomen in de bibliotheek. De rekken worden in het oog gehouden via twee camera’s. Deze camera’s zijn er gekomen na vele klachten over tassenroof. De opname’s van deze camera’s worden een week bewaard. Sinds de camera’s aanwezig zijn, zijn de klachten sterk afgenomen. Zitplaatsen

De universiteitsbibliotheek is een stilteruimte en studeerruimte. De bibliotheek beschikt over een 150-tal zitplaatsen om te studeren in de bibliotheekdocumenten of meegebrachte werken. Uit een enquête, verricht door de bibliotheek, blijkt dat deze functie ‘stille studeerruimte’ in de bibliotheek zeer op prijs gesteld wordt bij stafleden, zij geven dan ook aan dat deze functie behouden moet blijven. Vergader- en leslokaal

Een vergaderlokaal, ook als leslokaal bruikbaar, is beschikbaar in de universiteitsbibliotheek, na reservatie aan de informatiebalie. Campusboekhandel

Recht tegenover de universiteitsbibliotheek bevindt zich de campusboekhandel. Dit initiatief werd mogelijk gemaakt door een overeenkomst tussen het LUC en de boekhandels ‘Wouters’ uit Leuven en ‘Standaard’ uit Hasselt. Naast de verkoop van cursussen kunnen de studenten en personeelsleden er ook terecht voor kranten (alle strekkingen en ook buitenlandse), magazines, gelegenheidskaartjes, bureaumateriaal en woordenboeken. Verder kan er ieder boek worden besteld. Een “ter inzage” dienst toont recente boeken van wetenschappelijke aard. De stafleden kunnen deze boeken voor de universiteitsbibliotheek aankopen. Zij moeten dit enkel melden aan de verantwoordelijke van de boekhandel en het betreffende formulier aan het secretariaat afgeven. Regelmatig worden er thematische tentoonstellingen georganiseerd. De openingsuren van de campusboekhandel zijn: van maandag tot donderdag tussen 10 uur en 15 uur, vrijdag tussen 10 uur en 15 uur en tussen18 uur en 20.30 uur, zaterdag tussen 8.30 uur en 15 uur.


4.7 Informatievaardigheden Informatievaardigheden op Blackboard

De groei van informatiebronnen en –kanalen is in een stroomversnelling geraakt. Enerzijds heeft de universiteitsbibliotheek haar aanbod aan elektronische bronnen in enkele jaren tijd enorm zien toenemen, anderzijds is het internet door velen ontdekt als dé plaats waar informatie gezocht wordt. De Googles en Yahoo’s van deze virtuele wereld worden door iedereen, studenten en docenten, veelvuldig geraadpleegd. Daarbij mag niet over het hoofd worden gezien dat in enkele jaren tijd via de universiteitsbibliotheek een enorme stroom aan wetenschappelijke informatie elektronisch beschikbaar is geworden. Nu zijn er bijvoorbeeld meer dan 13.000 tijdschriften elektronisch beschikbaar. In 2000 waren er dat slechts ongeveer 150. Om deze te ontsluiten beschikt de universiteitsbibliotheek over bibliografische databanken en andere zoeksystemen, waarvoor zekere basisvaardigheden vereist zijn. Daarom werd het informatie- en cursuspakket ‘Informatievaardigheden’ in de Blackboard omgeving ontwikkeld. De universiteitsbibliotheek wenst met dit basispakket het omgaan met de beschikbare bronnen in het ruimer kader van een kritische benadering van deze bronnen te plaatsen. Studenten leren hiermee wegwijs te raken in het bronnenaanbod aan het LUC en kunnen hun informatievaardigheden verbeteren. Docenten kunnen er gebruik van maken in hun cursus of er naar verwijzen. Advies en informatie aan stafleden en studenten in verband met elektronische

informatiebronnen De bibliotheek richt ook presentaties in voor de studenten en stafleden waarbij er dieper wordt ingegaan op de elektronische informatiebronnen. Er worden demonstraties gegeven voor de onderzoeksgroepen, info-sessies literatuurstudie in functie van de eindverhandeling voor studenten economie en bedrijfskunde en info-sessies voor de studenten aan de Open Universiteit. De sessies worden ingericht als introducties, praktijksessies of algemene presentaties. Elke sessie is aangepast aan de doelgroepen en studie-onderwerpen.


4.8 Toezicht en tucht Gebruikers kunnen informatie over de universiteitsbibliotheek terugvinden in “de gids van de universiteitsbibliotheek LUC”, waarin het reglement is opgenomen. Deze gids is beschikbaar in een papieren versie, maar is ook toegankelijk op de website van de universiteitsbibliotheek. De homepage van de universiteitsbibliotheek bevat verder een uitgebreide informatie over de bibliotheek. De hoofdbibliothecaris, bijgestaan door diens medewerkers, let op de toepassing van het reglement. Dit reglement kan door de bibliotheekbeleidscommissie, onder het voorzitterschap van de vice-rector, worden gewijzigd. In de universiteitsbibliotheek wordt niet luidop gesproken en dient iedere activiteit vermeden te worden die de goede werking van de bibliotheek of werkzaamheden van de bezoekers kan storen. Er kan worden gestudeerd aan de daartoe voorziene tafels in de bibliotheek alsook in de afgescheiden ruimten. Boekentassen, voedingswaren en dranken mogen niet in de bibliotheek worden meegenomen. Boekentassen kunnen in de daartoe voorziene rekken worden opgeborgen. Het meubilair mag niet worden verplaatst. De bediening van verlichting en verwarming geschiedt uitsluitend door het personeel. Alle sancties worden uitgesproken door de hoofdbibliothecaris, nadat de lezer gehoord is. De lezer kan in beroep gaan bij de bibliotheekbeleidscommissie. Alle sancties worden medegedeeld aan het Vast Bureau van het LUC. Ook de terugvordering in recht wordt beslist door de bevoegde Raad van Bestuur.


5. HET PERSONEEL VAN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK [BRON 4] [BRON 5] Werkzaamheden

Prof. Dr. Leo Egghe Hoofdbibliothecaris

Marc Goovaerts Informatietechnologie

Annie Kuppens Interbiliothecaire dienst Online dienst Repository

Hertha Govaert Catalografie Inbindingen Informatie- en leenbalie

Mercedes Casas Catalografie Inbindingen Informatie- en leenbalie Rekkenwerk Contacten jobstudenten

Marc Pannekoeke Administratie Bestellingen

Chris Bleus Tijdschriftenadministratie Administratie Informatie- en leenbalie Rekkenwerk

Joke Vanderhallen Bestellingen Knipselkrant Repository Informatie-en leenbalie Rekkenwerk

Leen Braeken Informatie- en leenbalie Rekkenwerk Het onderhoud van de universiteitsbibliotheek wordt verzekerd door de dienst Materiële Voorzieningen en neemt 2 uur per dag in beslag. Zoals hierboven is aangegeven, heeft ieder personeelslid binnen de universiteitsbibliotheek zijn eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Buiten deze interne taken participeert ieder personeelslid ook in externe relaties en samenwerkingsverbanden van de bibliotheek. Hierover in hoofdstuk 7 meer. Daarnaast volgen de personeelsleden uiteenlopende vorming met betrekking tot hun eigen werkzaamheden. De avond- en zaterdagopenstelling worden verzorgd door jobstudenten. Studenten kunnen zich zelf aanmelden. Mercedes Casas onderhoudt de contacten met de jobstudenten. Vier jobstudenten verzorgen de avondopenstelling, ieder student heeft zijn vaste dag. Drie jobstudenten verzorgen via een beurt-rol de zaterdagopenstelling. In de vakantieperiode worden nog een aantal extra jobstudenten aangetrokken voor hulp bij bibliotheektechnische werkzaamheden.


6. BIBLIOTHEEKTECHNISCHE WERZAAMHEDEN 6.1 Bibliotheekbeheersysteem [BRON 7] De universiteitsbibliotheek maakt gebruik van Brocade, de bibliotheeksoftware die door de Universiteit van Antwerpen (UA) vanaf 1998 werd ontwikkeld en die vanaf 2000 door het Centrum voor Informatica van de provincies Antwerpen en Limburg (CIPAL) wordt verspreid en ondersteund. De Brocade-toepassing is een geheel van software componenten dat bibliotheken toelaat:

• bibliografische en documentaire databanken aan te maken en te ontsluiten, • administratieve taken te automatiseren (catalografie, leen, besteladministratie,

tijdschriftenadministratie), • elektronische diensten aan eindgebruikers aan te bieden (publiekscatalogus,

attenderingsservice, en documentaanvragen) Brocade is dus een zeer compleet pakket en wordt gebruikt voor vele bibliotheektechnische werkzaamheden binnen de universiteitsbibliotheek van het LUC. 6.2 Besteladministratie De collectievorming voor de universiteitsbibliotheek wordt verzorgd door het onderwijs zelf. Iedere faculteit, school en onderzoeksinstituut stelt ieder jaar zijn eigen boekenbudget samen. De universiteitsbibliotheek ondersteunt de collectievorming, beheert de budgetten en verzorgt de besteladministratie. Docenten en medewerkers bestellen boeken bestemd voor de bibliotheek aan de hand van een bestelbon. Ook via e-mail kunnen zij hun bestellingen doorgeven aan de bibliotheek. Marc Pannekoeke controleert de binnenkomende bestellingen. De boeken worden besteld bij de boekhandelaren Wouters en Transmedia. De boekhandels worden geselecteerd op basis van een jaarlijks terugkomende evaluatie. Zo is bijvoorbeeld Proxis als leverancier afgevoerd vanwege kosten leveringsproblemen. Het kredietbeheer en de financiële administratie worden beheerd op een aparte computer via de software Fimax. Hier is bewust gekozen om deze administratie buiten het Brocade-systeem te houden om technische problemen door overbelasting te voorkomen. In Brocade worden de nieuwe bestellingen wel onmiddellijk opgenomen, nog voordat de materialen ter plaatse zijn, zo kunnen docenten en medewerkers het verloop van hun bestelling volgen. Nieuwe aanwinsten worden dan in de publiekscatalogus aangegeven met ‘in bestelling’. 6.3 Tijdschriftenadministratie Het LUC heeft abonnementen lopen op een 400-tal tijdschriften (papieren versie). De administratie voor deze abonnementen wordt bijgehouden via Brocade. Brocade heeft een uitgebreid programma voor de tijdschriftenadministratie met automatische rappellering. Naast Brocade wordt er nog gewerkt met een cardex. Wanneer het bibliotheekbeheersysteem uitvalt of er fouten worden ontdekt, wordt deze cardex gebruikt als controle-systeem. De leverancier van de tijdschriften is Ebsco. De financiële afhandeling van de tijdschriftenabonnementen (zowel voor de papieren als de elektronische tijdschriften) gebeurt door Marc Pannekoeke. Hij handelt ook de bestellingen en annuleringen van deze abonnementen af.


6.4 Beheer elektronische bronnen Marc Goovaerts, stafmedewerker informatietechnologie binnen de universiteits-bibliotheek, beheert de website van de bibliotheek. Het aankopen van de databanken gebeurt via consortia. Het project ELEKTRON van het VOWB is een voorbeeld van zo’n consortium. Ook is in samenwerking met de Universiteit van Maastricht een consortium met uitgeverij Wiley opgestart. Daarnaast kon het LUC in 2003 instappen in het UKB Nederland (samenwerkende wetenschappelijke bibliotheken) consortium met Kluwer Academic Publishers. De databanken die door deze consortia worden aangeboden in de universiteitsbibliotheek van het LUC beheren de uitgevers zelf. Toch kan ook de bibliotheek zelf wat functies aanpassen. De lay-out van de zoekpagina’s binnen de databanken kunnen worden aangepast aan de lay-out van het LUC. Daarnaast zijn er een aantal software-programma’s waarbij vooral de e-journals kunnen worden ontsloten. Een voorbeeld hiervan is de AtoZ-list. Dit is de software die het LUC gebruikt om al zijn e-journals in onder te brengen. Vanuit 1 zoek-interface kan worden gezocht in 13.000 tijdschrift-titels. Dit is veel gebruiksvriendelijker dan wanneer er in alle aparte databanken van de uitgevers moet worden gezocht . Via Ebsco Administrator kan de bibliotheek de e-journals en de databanken van de leverancier Ebsco beheren. Ebsco levert een goede service bij het aanbieden van elektronische tijdschriften. Vanuit deze beheerfuncties kunnen ook de jaarlijkse statistieken worden opgevraagd zodat de bibliotheek het gebruik van de elektronische bronnen in kaart kan brengen. Naast de AtoZlist heeft de universiteitsbibliotheek toegang tot de TOC-Premier: een databank met zoeksysteem voor het ontsluiten van tijdschriften op artikelniveau, met uitgebreide full-text linking mogelijkheden. Marc Goovaerts heeft ook de e-bronnen-databank samengesteld en verzorgt de demonstraties, presentaties, introducties en praktijksessie voor studenten en stafleden waarbij ze advies en informatie krijgen over de elektronische informatie-bronnen. 6.5 Catalografie Wanneer de bestellingen binnen komen worden ze eerst gecontroleerd door Marc Pannekoeke en wordt in Brocade aangegeven dat de materialen ‘in verwerking’ zijn. De materialen worden voorzien van stempels van de universiteitsbibliotheek. Daarna gaan de boeken naar de dienst catalografie. De catalografie wordt verzorgd door Hertha Govaert en Mercedes Casas. De materialen worden ingevoerd in Brocade en krijgen nu ook een plaatsingskenmerk. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de Universele Decimale Classificatie (UDC). Daarnaast worden er trefwoorden toegekend aan het materiaal. De universiteitsbibliotheek maakt gebruik van een thesaurus om de collectie te ontsluiten. Deze thesaurus is als ontsluiting belangrijker dan de UDC-code, omdat de gebruikers meer hebben aan trefwoorden voor hun opzoekwerk dan aan ingewikkelde UDC-codes. Omdat het LUC een deel vormt van het Anet kan er bij de catalografie gebruik worden gemaakt van titelbeschrijvingen die al aanwezig zijn binnen het netwerk. Deze titelbeschrijvingen bevatten de algemene gegevens van het materiaal zoals titel, auteur, uitgever en druk. De lokale gegevens, de trefwoorden en de plaatsingscode, kunnen er dan worden ‘aangehangen’. Als laatste wordt er een uniek nummer aan het materiaal toegekend. Dit nummer wordt ingescand en zo bij alle gegevens van het materiaal bijgevoegd. Deze zebra, samen met de plaatsingscode, worden op het materiaal aangebracht. Hierna is het materiaal klaar om in de collectie te worden opgenomen. In de publiekscatalogus verdwijnt de term ‘in verwerking’ en wordt vervangen door de lokale gegevens van het materiaal. Zo weet de docent of medewerker die het materiaal heeft besteld, dat zijn bestelling is verwerkt.


6.6 Inbindingen en restauratie [BRON 4] Het inbinden van tijdschriftjaargangen en het restaureren van materialen gebeurt door de beschutte werkplaats AMIVAL uit Turnhout. 6.7 Rekkenwerk Onder rekkenwerk verstaan we het terugplaatsen van teruggebrachte en geconsulteerde materialen en het plaatsen van nieuwe materialen. De gebruikers worden geacht de geconsulteerde materialen niet zelf terug te plaatsen in de rekken. Deze materialen worden door een personeelslid van de bibliotheek eerst geteld. Deze cijfergegevens worden opgenomen in de statistieken, die in het jaarverslag een beeld geven over het gebruik van de collectie. 6.8 Baliewerk De uitleenbalie doet tevens dienst als infobalie. De personeelsleden hebben een beurtrol voor de bezetting van de balie. Aan de balie wordt ook de postbedeling verzorgd, de tijdschriftenadministratie en het verwerken van rappels en reserveringen. Dit zijn werkzaamheden die dagelijks terugkomen. De rappeladministratie en de reserveringen lopen ook via Brocade. Brocade verwerkt de rappels en reserveringen automatisch. Ieder dag worden de rappels en reserveringsberichten (die de gebruiker er op attenderen dat het materiaal dat hij gereserveerd heeft terug binnen is) uitgeprint en verstuurd naar de gebruikers. 6.9 Overige administratie [BRON 4] De universiteitsbibliotheek heeft ook een eigen werkingsbudget. Met dit budget wordt de eigen werking van de bibliotheek gefinancierd. Een deel ervan gaat naar Anet, het netwerk waarin de universiteitsbibliotheek participeert. Daarbuiten worden met dit budget boeken gekocht gericht op bibliotheekwetenschappen. Ook het bureelmateriaal en de uitrusting van de bibliotheek worden met dit budget betaald. Marc Pannekoeke verzorgt deze bestellingen en beheert dit budget. Daarbuiten ondersteunt hij als administratieve kracht de hoofdbibliothecaris bij zijn onderzoek en bij het opmaken van het jaarverslag, statistieken en begrotingen. Tenslotte verzorgt hij ook de diensten verlofregeling. De lonen van het bibliotheekpersoneel worden centraal beheerd door de personeelsdienst van het LUC.


6.10 Repository Letterlijk vertaald betekend een Repository een bewaarplaats. Een Repository is een internet-werkomgeving waarin zowel leermiddelen als wetenschappelijke output (artikelen; rapporten; datasets; video; audio) via één ingang benaderbaar, doorzoekbaar en toegankelijk zijn. Typisch kenmerk is dat een gebruiker slechts een reguliere internetbrowser nodig heeft om met de Repository te kunnen werken. In een Repository is rechtenbeheer mogelijk, zodat niet automatisch iedereen recht heeft op toegang tot de totale inhoud van de Repository. Impliciet is een Repository ook bedoeld voor de conservering van documenten op de lange termijn. [BRON 11] Met een Repository kan een instelling als een universiteit opboksen tegen de macht van de uitgeverijen. Het LUC financiert zijn onderzoekers. Onderzoekers publiceren hun onderzoeksresultaten in vakbladen bij diverse uitgeverijen. Het LUC moet dan ‘opnieuw’ betalen om het origineel gepubliceerde artikel terug in eigen bezit te krijgen. Door het opstellen van een Repository kan een universiteit de eigen output van zijn onderzoekers bij zich houden. Een artikel wordt in een post-review pre-print versie opgenomen in een Repository. Dat wil zeggen dat het artikel wel al goedgekeurd is door een reviewer, maar nog niet is gepubliceerd in een tijdschrift. Dit om wettelijk in orde te zijn wat betreft de auteursrechten. Het LUC is volop bezig met het samenstellen van een Repository voor de output van de eigen onderzoeksinstituten. In 2004 zijn de voorbereidingen getroffen door het opstellen van een beleidsplan en het uitkiezen van een goed software-programma. Dspace is een softwarepakket voor zelfarchivering dat automatisch het OAI-protocol (OAI staat voor Open Archives Initiative) ondersteund, ontwikkeld aan het Massachussetts Institute of Technology in Cambridge. Het OAI-protocol is een standaard dat ontwikkeld is voor het uitwisselen van beschrijvingen. Dit jaar worden de verschillende artikelen van de onderzoeksinstituten bijeengebracht en ingevoerd in Dspace. Dit samenbrengen en invoeren van gegevens gebeurt nu nog door het bibliotheekpersoneel. Marc Goovaerts, Annie Kuppens en Joke Vanderhallen houden zich hiermee bezig. De gegevens van de artikelen worden ingevoerd en het post-review pre-print artikel wordt gesubmit. In de toekomst is het de bedoeling dat de auteurs (onderzoekers) dit allemaal zelf gaan doen en dat het bibliotheekpersoneel enkel ondersteuning biedt en de Repository beheerd. Uiteindelijk zal dan de hele output van het LUC op één plaats samengebracht, toegankelijk en raadpleegbaar zijn. Nu zijn alle artikelen nog verspreid over de verschillende onderzoeksinstituten, al dan niet toegankelijk op de eigen website van het instituut. 6.11 Knipselkrant LUC De knipselkrant wordt aangemaakt via Mediargus. Elke week stelt Joke Vanderhallen deze knipselkrant samen. Zij zoekt in Mediargus naar artikelen op de trefwoorden LUC en Limburgs Universitair Centrum. Zo worden alle artikelen verzameld die in de brede zin te maken hebben met het LUC. Deze artikelen worden samengebracht en toegankelijk gemaakt voor studenten en personeel. Wie dit wil kan deze knipselkrant elke week via e-mail ontvangen door gebruik te maken van de alerteringsdienst van de universiteitsbibliotheek. Daarnaast is de knipselkrant raadpleegbaar via de website van de universiteitsbibliotheek.


6.12 Interbibliothecaire dienst De interbibliothecaire dienst wordt verzorgd door Annie Kuppens. Het interbibliothecair leenverkeer verloopt elektronisch tussen de zogenaamde IMPALA-bibliotheken. IMPALA staat voor Instant Mailing Procedure for Automated Lending Activities. De hoofdleveranciers voor uitgaande IBL-aanvragen van de LUC-bibliotheek zijn de Universiteit van Antwerpen, de Universiteit van Luik, De Katholieke Universiteit van Leuven, de Rijksuniversiteit van Gent, de FUNDP (Universiteit van Namen) en de Koninklijke Bibliotheek van België. Ook buiten België worden materialen aangevraagd: Nederland is de grootste leverancier, gevolgd door Duitsland via Subito, een document-aanleverdienst voor internationale bibliotheken waarop de grote Duitse bibliotheken zijn aangesloten en Engeland met het Britisch Library Document Supply Centre (BLDSC). Annie Kuppens probeert de aanvragen die van studenten en personeel binnenkomen zo snel mogelijk af te handelen. Zo moet de aanvrager niet lang wachten op de documenten. Deze snelle service geldt ook in de omgekeerde richting, voor de inkomende aanvragen. Bibliotheken die materialen van de universiteitsbibliotheek van het LUC aanvragen, krijgen deze zo snel mogelijk opgestuurd, via post maar nu meer en meer ook via e-mail, zeker voor tijdschriftartikelen. Van het gevraagde, leverbare materiaal wordt bijna 100% door de LUC-bibliotheek geleverd. Grootste aanvrager aan de LUC-bibliotheek is de Universiteit van Antwerpen, dit is logisch omdat de LUC-bibliotheek is aangesloten bij Anet. Er is een daling vastgesteld in het globaal aantal interbibliothecaire aanvragen, waarschijnlijk is dit te wijten aan het beschikbaar zijn van zeer veel full-text elektronische tijdschriften in Vlaanderen. De Interbibliothecaire dienst handelt ook aanvragen af die binnenkomen via het ontwikkelingsproject ODINAFRICA. 6.13 Inventaris en jaarverslag Ieder jaar wordt er een inventaris gemaakt van de collectie van de universiteits-bibliotheek. Deze inventaris is mede belangrijk voor het opstellen van het jaarverslag. Het jaarverslag geeft een cijfermatig beeld weer van het gebruik van de bibliotheek. Door deze statistieken over de jaren heen te analyseren, krijgt de hoofdbibliothecaris een duidelijk overzicht van de werking van de bibliotheek en de evolutie van verschillende bibliotheekgerichte activiteiten kan hierdoor worden gevolgd.


7. RELATIES EN SAMENWERKINGSVERBANDEN [BRON 4] 7.1 Anet [BRON 7] Anet is de naam van het bibliotheeknetwerk dat groeide vanuit de Universiteit Antwerpen en dat sinds geruime tijd de automatisering van een aantal bibliotheken verzorgt. In Anet participeren universiteitsbibliotheken, zoals het LUC, de hogeschoolbibliotheek, maar ook de openbare bibliotheek van Antwerpen en enkele andere wetenschappelijke bibliotheken. Deze bibliotheken maken nu gebruik van gezamenlijke catalogi. Maar er zijn ook belangrijke databanken en projecten in de schoot van dit samenwerkingsverband tot stand gekomen: Zebra, Antilope, Impala, VirLib, Bronco, CCB en de academische bibliografie. Anet biedt dan ook de mogelijkheid tot interbibliothecaire leen van boeken en het aanvragen van kopieën van tijdschriftartikelen in talrijke andere wetenschappelijke bibliotheken. Voor het LUC participeren Prof. Dr. Leo Egghe en Marc Goovaerts. Maar ook de catalografen Hertha Govaert en Mercedes Casas doen mee aan het gezamenlijk overleg binnen Anet. En de Anet-gebruikersdag wordt dan ook door verschillende medewerkers van de LUC-bibliotheek bijgewoond. 7.2 Conferentie van universitaire hoofdbibliothecarissen Prof. Dr. Leo Egghe participeert in de conferentie van universitaire hoofd-bilbiothecarissen. Alle partijen binnen deze conferentie komen regelmatig samen om te vergaderen over aandachtspunten als herziening statuten, leenrecht, copyright, collectievorming en consortia op het federaal niveau, CCB en de promotie van de universiteitsbibliotheken. 7.3 Vlaams Overlegorgaan inzake Wetenschappelijk Bibliotheekwerk

[BRON 8] Het Vlaams Overlegorgaan inzake Wetenschappelijk Bibliotheeknetwerk (VOWB) zorgt voor coördinatie in het wetenschappelijk bibliotheekwerk in Vlaanderen via studiewerk en projecten, die informatie en inzichten moeten opleveren voor samenwerking in en tussen de verschillende bibliotheektypes. Enkele voorname criteria voor studie- en projectwerk zijn:

• samenwerking, uniformsering of schaalvergroting, • technologische vernieuwing, • ondersteuning van wetenschapsbeoefening, • internationalisering van de wetenschappelijke informatie- voorziening in

Vlaanderen. Het VOWB doet ook aan de belangenbehartiging van het wetenschappelijk bibliotheekwerk door informatieverstrekking en directe participatie in allerlei vormen van overleg. Voor het LUC participeert Prof. Dr. Leo Egghe in het VOWB 7.4 ELEKTRON [BRON 8] Elektron is opgericht door de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) om de consortiagelden van de Vlaamse overheid te beheren. Elektron heeft tot doel te bepalen welke consortia er elk jaar zullen gevormd en worden aangekocht en hoe de totale consortiumprijzen zullen worden verdeeld onder de partners (dezelfde als in het VOWB).


7.5 GAS en GGS Informatie- en Bibliotheekwetenschap [BRON 9] Informatie- en Bibliotheekwetenschap is een postuniversitaire studie aan de universiteit van Antwerpen. Deze studie is een ‘stapel-opleiding’ en bestaat uit een eerste voltijdse jaar studie ‘Gediplomeerde Aanvullende Studie Documentatie- en Bibliotheekwetenschap (GAS)’, gevolgd door een daarop aansluitend programma ‘Gediplomeerde Gespecialiseerde Studie Informatie- en Bibliotheekwetenschap (GGS)’, eveneens een één jaar voltijdse studie. Prof. Dr. Leo Egghe is aan deze studie verbonden als gasthoogleraar en hij neemt deel aan de vergaderingen als waarnemer in de stuurgroep en als lid van de curriculumcommissie. 7.6 tUL en de universiteitsbibliotheken LUC en UM [BRON 10] Binnen het samenwerkingsverband tUL tussen het LUC en de Universiteit van Maastricht werken ook de bibliotheken van beide universiteiten samen. De dienstverlening van beide bibliotheken worden op elkaar afgestemd en de toegang tot elektronische bestanden bij beide instellingen geregeld. De tUL-studenten en tUL-medewerkers hebben beide bibliotheken gratis tot hun beschikking. 7.7 Limburgse Associatie [BRON 1] De associatie tussen LUC en de Limburgse hogescholen Provinciale Hogeschool Limburg (PHL) en Hogeschool Limburg (HL) heeft als doel tot een betere samenwerking te komen. Daarbij staat de verbetering van de dienstverlening aan de gebruikers centraal. De studenten van de drie instellingen kunnen gebruik maken van elkaars bibliotheek. Zij kunnen ter plaatse de werken, tijdschriften en elektronische bronnen raadplegen. Zij kunnen ook gratis lid worden van de andere bibliotheken in de associatie, met de daaraan verbonden voordelen. De derde Limburgse hogeschool, de Katholieke Hogeschool Limburg, participeert niet in deze Limburgse Associatie. 7.8 ODINAFRICA Het project OdinAfrica, Ocean Data and Information Network for Africa, is de opvolger van het ontwikkelingsproject RECOSCIX-WIO, Regional Coöperation in Scientific Information Exchange - Western Indian Ocean, dat door het LUC als ‘eigen initiatief’ uitgevoerd werd in de periode 1991-1999. OdinAfrica wordt door IOC-UNESCO, Intergovernmental Oceanographic Commission – United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, uitgevoerd onder andere met de financiële steun van de Vlaamse regering. Het project staat in voor de literatuurvoorziening voor en communicatie tussen mariene wetenschappers in Afrika, alsook voor de opslag van mariene-wetenschappelijke data. Prof. Dr. Leo Egghe en Marc Goovaerts zijn in dit project adviseurs. OdinAfrica wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 11 van dit stage-verslag.


8. PROFIEL VAN DE HOOFDBIBLIOTHECARIS De universiteitsbibliotheek van het LUC wordt geleid door Prof. Dr. Leo Egghe. Tijdens een interessant gesprek heb ik met hem kennis gemaakt en een beeld gekregen van zijn werkzaamheden en aandachtspunten. Prof. Dr. Leo Egghe is een geëngageerd persoon en heeft buiten zijn bibliotheekwerkzaamheden nog andere verplichten. Hij doet onderzoek in de bibliometrie en is hoogleraar aan de Antwerpse Universiteit. Daarnaast participeert hij in de vele externe relaties die de universiteitsbibliotheek heeft en bovendien heeft hij veel contacten met andere Belgische en buitenlandse universiteiten. Het onderzoeksproject Bibliometrie omvat de volgende activiteiten [BRON 4]:

• Studie van relatieve impactfactoren. • De distributie van de auteurs-rangorde in artikelen met meerdere auteurs. • Drie-dimensionele informetrie. • Relaties tussen size-frequency en rank-frequency functies. • Eigenschappen van size-frequency functies die een machtsfunctie zijn en hun

relaties met self-similar fractalen. • Zipfiaanse en Lotkaiaanse concentratrietheorie. • Studie van het “Maximum Entropy Principle” en het “Principe of Least Effort”. • Rank- en size-frequency functies voor N-grammen en N-woord-zinnen.

Belangrijk binnen de bibliometrie is het onderzoek naar citaten en referenties bij wetenschappelijke publicaties. De bibliometrie heeft verschillende sub-divisies zoals informetrie. Dit houdt het meten in van alle aspecten van de informatie. Daarnaast is er ook webometrie, het meten van de aspecten van het wereldwijde web, wat nu meer en meer in beeld komt. Binnen dit onderzoek heeft Prof. Dr. Egghe al heel wat artikelen internationaal gepubliceerd. Bovendien geeft hij regelmatig voordrachten waarin hij zijn onderzoeksresultaten nader toelicht. Binnen zijn onderzoek heeft Prof. Dr. Egghe een boek geschreven met de titel Introductie tot Informetrics : Quantitatieve Methods in Library, Documentation and Information Science, uitgegeven bij Elsevier Science Publishers. Informatie- en Bibliotheekwetenschap is een postuniversitaire studie aan de universiteit van Antwerpen. Deze studie is een ‘stapel-opleiding’ en bestaat uit een eerste voltijdse jaar studie ‘Gediplomeerde Aanvullende Studie Documentatie- en Bibliotheekwetenschap (GAS)’, gevolgd door een daarop aansluitend programma ‘Gediplomeerde Gespecialiseerde Studie Informatie- en Bibliotheekwetenschap (GGS)’, eveneens een één jaar voltijdse studie. [BRON 9] Prof. Dr. Leo Egghe is aan deze studie verbonden als gasthoogleraar en hij neemt deel aan de vergaderingen als waarnemer in de stuurgroep en als lid van de curriculumcommissie. Hij geeft de vakken: Kwantitatieve Methoden in de Informatiesector en Documentaire Systemen Retrieval. Informatie- en Bibliotheekwetenschap is een exacte studie meer en meer gericht op de Informatie- en Communicatie Technologie. Toch zijn er maar weinig ICT-ers en wiskundigen die binnenstromen, drie kwart van de studenten hebben een humane studie als vooropleiding gehad. Aanvullend kunnen volgende activiteiten van Prof. Dr. Egghe nog vermeld worden [BRON 4]:

• lid Vlaams Overlegorgaan inzake Wetenschappelijke Bibliotheekwerk (VOWB) v.z.w.,

• lid ELEKTRON v.z.w., • lid van de “Advisory Committee of Chinese Scientometric Indicators : Statistics

for Articles and Citations”, • Plaatsvervangend lid VLIR-Werkgroep Ontwikkelingssamenwerking,


• L. Egghe gaf op 27 februari 2003 een voordracht in de VLIR-workshop: Identifying Solutions by Cooperation (KUL, Louvain Institute for Ireland and Europe), titel: Quantitative aspects of the management of information,

• L. Egghe gaf op 27 februari 2003 een voordracht voor de “Nederlandse Informatie Gemeenschap” in de Jaarbeurs in Utrecht, titel: Informetric aspects of the Internet and other social networks,

• L. Egghe gaf in 2003 advies inzak de doctoraatswerkzaamheden van A. Akakandelwa (Universiteit van Lusaka, Zambia) en van Liang Liming (Henan Normal University, China),

• L. Egghe nam in de periode 17-20 juni 2003 deel aan de LIBER-conferentie in de Nationale Bibliotheek in Rome.

Prof. Dr. Leo Egghe heeft een wiskundige achtergrond, dit komt tot uiting in het jaarverslag, dat cijfermatig is opgesteld. Door deze statistieken over de jaren heen te analyseren, krijgt de hoofdbibliothecaris een duidelijk overzicht van de werking van de bibliotheek en de evolutie van verschillende bibliotheekgerichte activiteiten kan hierdoor worden gevolgd. De aandachtspunten van Prof. Dr. Leo Egghe gaan uit naar de algemene werking van de bibliotheek. Hij is gesteld op orde, tucht en properheid in de bibliotheek. Hij wil de universiteitsbibliotheek profileren als een ordelijke bibliotheek waar studenten in alle stilte kunnen studeren. Hij ziet de evolutie van het gebruik van een laptop kritisch aan. Zijn mening is dat de klemtoon te fel gelegd wordt op het leermiddel en niet meer op het doel. Anders gezegd: het leermiddel wordt boven het doel gesteld. Laptops zijn wel toegelaten in de universiteitsbibliotheek, maar het accent wordt gelegd op individueel werk. De hoofdbibliothecaris is er zich van bewust dat groepswerk belangrijk is binnen het onderwijs. Maar groepswerk verstoort de rustige werking van de bibliotheek en groepen kunnen daarom in aparte ruimten hun werk maken. Deze ruimten zijn beschikbaar op de campus, waarbij de studenten ook gebruik kunnen maken van de elektronische bronnen die over de hele campus toegankelijk zijn. De universiteitsbibliotheek is ook zo ingericht dat studenten alleen rustig kunnen studeren. Door de opstelling van de tafels wordt het werken in groep ontmoedigd. De 9 computers zijn opgesteld in een doorloopruimte en in zicht van de balie, waardoor de studenten niet in verleiding komen om de computers voor andere doeleinden te gebruiken dan het opzoeken van wetenschappelijke informatie. Er is ook veilige Windows-omgeving gecreëerd, waardoor het enkel mogelijk is om de elektronische bronnen te raadplegen. De sociale controle is groot, zowel bij het gebruik van de computers als bij het in stilte studeren. Studenten appreciëren de werking van de bibliotheek en manen hun medestudenten aan om zich aan de regels te houden. Volgens de hoofdbibliothecaris is de algemene problematiek bij het runnen van een goed georganiseerde bibliotheek het rommelige internet. Met de opkomst van internet en e-mail is het persoonlijk contact geminderd. Eén op één relaties zijn dan ook belangrijk voor de hoofdbibliothecaris. Naar het personeel toe is Dr. Prof. Leo Egghe veeleisend. Daardoor is alles goed georganiseerd en weten de personeelsleden precies wat ze aan de hoofdbibliothecaris hebben. De hoofdbibliothecaris is van mening dat je zaken kunt managen, maar personeel niet. Er is openheid en discussie mogelijk, maar de uiteindelijke beslissingen moeten genomen worden door de hoofdbibliothecaris zelf. Alle personeelsleden hebben hun eigen verantwoordelijkheden en moeten hun taken goed uitvoeren. De hoofdbibliothecaris houdt geen dagelijkse controle. Hij geeft zijn personeel de vrijheid om hun taken zelfstandig uit te voeren. Systematische fouten zijn wel onaanvaardbaar. Je kan Prof. Dr. Leo Egghe dan ook bestempelen als streng, maar rechtvaardig. Het hele team draagt de bibliotheek.


9. MIJN ERVARINGEN IN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK In de eerste week van mijn stage heb ik kennisgemaakt met het dagelijks gebeuren in een universiteitsbibliotheek. Mijn stagebegeleider Marc Goovaerts had een stageprogramma opgesteld. Hierdoor heb ik ieder dagdeel met een ander personeelslid meegelopen en kennisgemaakt met alle werkzaamheden binnen de universiteitsbibliotheek. Door mijn werkzaamheden in een hogeschoolbibliotheek kwamen heel wat taken mij bekend voor. Toch waren een aantal werkzaamheden totaal nieuw voor me, het interessants daarvan was het fenomeen Repository. Uitgebreid heb ik kennisgemaakt met het bibliotheeksysteem Brocade dat de rode draad vormt bij alle toepassingen binnen de universiteitsbibliotheek. Doordat Brocade een totaal pakket is, worden alle taken uitgevoerd aan de hand van dit beheerssysteem. In vergelijking met het beheerssysteem PICA, waarmee we werken in de hogeschool bibliotheek, komt Brocade me completer over. Toch kwamen in mijn contacten met de personeelsleden naar voren dat Brocade niet altijd gebruiksvriendelijk is. Vanwege mijn ervaring met computertoepassingen, was ik snel eigen met het gebruik van Brocade en de andere toepassingen die ze in de universiteitsbibliotheek gebruiken. De gang van de materialen van binnenkomst tot plaatsing is mij bekend door mijn ervaring in de hogeschoolbibliotheek. Het onderwijs vormt de collectie en de bibliotheek heeft hierin een ondersteunende rol. Ik heb de verschillende stappen gevolgd en zelf enkele boeken bij binnenkomst verwerkt. Daarnaast heb ik meegeholpen met het verwerken van binnenkomende tijdschriften. Ook de tijdschriftenadministratie loopt via Brocade. Er wordt nog een cardex bijgehouden, ter controle wanneer er iets misloopt met het systeem. De interbibliothecaire dienst van de universiteitsbibliotheek is zeer goed uitgebouwd. Annie Kuppens is zeer gemotiveerd om alle aanvragen zo snel mogelijk af te handelen. Daarnaast heeft zij veel persoonlijk contact met studenten en onderzoekers die op zoek zijn naar literatuur voor studie of onderzoek. Ook in het contact met mij kwam ze enthousiast over en bovendien mocht ik van haar zelf een paar aanvragen verwerken. Via Marc Goovaerts, de informatie-specialist binnen de universiteitsbibliotheek, heb ik veel geleerd over de enorme hoeveelheid elektronische bronnen die de bibliotheek aan zijn gebruikers aanbiedt. Een gedegen kennis is nodig om deze informatie te beheren. Ik heb een kijkje mogen nemen achter de schermen van Ebsco en de AtoZ-list waarmee de 13.000 elektronische tijdschriften worden ontsloten. Daarnaast heeft hij me uitleg gegeven over Repositories. Ik heb mee geholpen met het bijeenzoeken en ingeven van documenten van onderzoekers aan het LUC. De Repository van het LUC is nog in een begin fase. In de toekomst zal alle output van het LUC worden ontsloten via dit elektronisch archief. Ook het baliewerk in de universiteitsbibliotheek heb ik me eigen gemaakt. Het verwerken van de reserveringen en de rappels neemt in de LUC-bibliotheek veel minder tijd in beslag dan in de hogeschoolbibliotheek waar ik werk. Het Brocade beheerssysteem zorgt ervoor dat de rappels en reserveringen automatisch worden verwerkt. Enkel de brieven gericht aan de gebruikers moeten worden uitgeprint en via de post verstuurd. Ondanks de opkomst van e-mail, gebeurt de communicatie van de universiteitsbibliotheek met de gebruikers en de leveranciers nog steeds via de post. Het traditioneel versturen via de post blijft toch betrouwbaarder dan de communicatie via internet.


Tijdens mijn eerste stageweek heb ik de kans gekregen om enkele gebruikers te helpen met hun zoekvragen. Dit verliep heel goed. Hierbij heb ik gebruik gemaakt van de hoofdcatalogus van de universiteitsbibliotheek en hun de verschillende stappen van het vinden van informatie in de bibliotheek uitgelegd. Bij één student kon ik ook zelfs mijn eigen ervaring aanspreken. Ik heb haar het adres gegeven van een instelling die gerelateerd was aan haar zoekvraag. Hierdoor kreeg ze de kans om eerste-lijn-informatie te bemachtigen. Mijn tweede stageweek stond helemaal in het teken van het project OdinPubAfrica. Ik had dan ook alleen de eerste week om alle werkzaamheden binnen de universiteitsbibliotheek te verkennen. Ondanks het drukke werkschema heb ik voldoende informatie kunnen vergaren om te verwerken in dit stageverslag. Het vooropgestelde takenpakket en de leerdoelen voor deze week zijn gerealiseerd. Ik heb een duidelijk beeld gekregen van de werking van de universiteitsbibliotheek van het LUC.


10. BESLUIT Bewust heb ik gekozen om stage te lopen in een universiteitsbibliotheek. Persoonlijk werk ik in een hogeschoolbibliotheek en mijn verwachtingen waren dan ook hoog gespannen. Mijn idee was dat ik extra ervaring zou kunnen opdoen in een gerelateerde bibliotheek. Daarbij leek een stage in een bibliotheek verbonden aan een grote instelling een goed plan. Mijn verwachtingen zijn ruimschoots uitgekomen. Het waren twee drukke maar vooral zeer leerzame weken. Omdat ik in mijn eigen bibliotheek verantwoordelijk ben voor het aanbieden van elektronische informatie, was ik natuurlijk zeer geïnteresseerd in de grote hoeveelheid elektronische bronnen die de universiteitsbibliotheek van het LUC voor zijn studenten en personeel ontsluit. Tijdens mijn stage kwam duidelijk naar voren dat we in de bibliotheek waar ik werk nog maar in het prille stadium zijn van het aanbieden van elektronische informatie. De gebruikers van de LUC-bibliotheek hebben toegang tot 13.000 online tijdschriften en een heuse e-bronnen-databank. Ik heb kennisgemaakt met het aanbod van grote uitgevers en leveranciers zoals Ebsco, Wiley en Kluwer. Daardoor ben ik er van overtuigd geraakt dat je als bibliotheek in de ideale situatie een personeelslid in dienst hebt met een informatica-achtergrond. Het beheren en ontsluiten van deze databanken vergt de nodige kennis. Het bibliotheekbeheersysteem Brocade was ook nieuw voor mij. Opvallend waren de vele mogelijkheden die zo’n systeem biedt. Het lijkt mij handig dat alle toepassingen binnen de bibliotheek met dit systeem kunnen worden beheerd: besteladministratie, tijdschriftenadministratie, catalografie, leenregistratie, kortom de hele bibliotheekwerking. In de bibliotheek waar ik werk, wordt gewerkt met allemaal aparte programma's voor de verschillende toepassingen. De reden hiervoor is dat binnen de HSZuyd voor alle toepassingen is gezocht naar de beste programma's. Toch blijkt nu dat elk programma zijn tekortkomingen kent. Overigens gaf het personeel van de LUC-bibliotheek aan dat ook het werken met Brocade soms zijn problemen oplevert. Het was dan ook een terechte opmerking die Marc Goovaerts tijdens mijn stage maakte: alle beheerssystemen hebben problemen met gebruiksvriendelijkheid, daarom kan je het best kiezen voor een systeem dat stabiel is en niet de hele tijd uitvalt. Brocade heeft deze eigenschap. Uit al de taken die ik heb mogen uitvoeren of waar ik mee heb kennisgemaakt tijdens mijn stage, was het opbouwen van een Repository het interessants. Het concept Repository was voor mij totaal nieuw en ik heb er in die twee weken heel veel over geleerd. Ik ben van mening dat één van de belangrijkste taken van een bibliotheek is, het verzamelen en toegankelijk maken van informatie. Het opbouwen van een Repository past helemaal in deze visie. Ik ben er van overtuigd geraakt dat Repositories een belangrijke plaats innemen in de werking van bibliotheken die verbonden zijn aan een onderzoeksinstelling. Via Repositories kunnen bibliotheken de eigen output van de eigen instelling beheren, bewaren en toegankelijk maken. Het contact met het personeel van de LUC-bibliotheek liep prima. Ze waren heel behulpzaam en bereid om alles tot in de puntjes uit te leggen. Door mijn ervaring en het feit dat ik heel goed met computers kan omgaan, hadden de personeelsleden al vlug het vertrouwen in mij zodat ik heel veel taken zelf mocht uitvoeren. De eerste week van mijn stage is dan ook omgevlogen. Tijdens deze week heb ik met alle verschillende personeelsleden van de bibliotheek mogen meelopen om zo kennis te maken met hun verantwoordelijkheden binnen de universiteitsbibliotheek.


De personeelsleden binnen de LUC-bibliotheek zorgen voor een snelle en kwaliteitvolle service voor 'klanten'. Zo is de interbibliothecaire dienst een goed draaiend bedrijfje waarbij zo snel mogelijk de gevraagde documenten worden geleverd, niet alleen voor de eigen gebruikers, maar ook voor de externe bibliotheken die documenten aanvragen aan het LUC. Daarnaast wordt er veel aandacht besteedt aan het instrueren van de gebruikers bij het opzoeken van informatie in de elektronische bronnen. Dit gebeurt door het geven van presentaties, introducties, infosessies en praktijksessies aan de onderzoeksgroepen en de studenten. Daarnaast heeft de bibliotheek een uitgebreide module opgesteld die de gebruikers via Blackboard kunnen doorlopen. Het pakket 'Informatievaardigheden' geeft de gebruiker de nodige hulpmiddelen en handige tips om in het chaotische wereldwijde web van informatie de voor hun relevante informatie op te slurpen. Prof. Dr. Egghe vindt het belangrijk dat er orde en rust in de bibliotheek heerst. De LUC-bibliotheek is een echte studeerruimte en uit de reacties van de studenten blijkt dat zij dit erg appreciëren. De bibliotheek waar ik werk doet ook dienst als ontmoetingsruimte. Ook door het vele groepswerk is het bij ons onmogelijk om in stilte te studeren. Daar hebben we al klachten over gehad. De behoefte van studenten om te kunnen studeren in een stille ruimte is dus niet plaatsgebonden. Mijn mening is dat binnen een bibliotheek of toch zeker binnen een school ruimten moeten zijn waar studenten in alle rust kunnen studeren, andere ruimten waar ze groepswerk kunnen verrichten en kunnen discussiëren en ruimten waar ze kunnen vertoeven om tussen de lessen door lekker kunnen ontspannen. In het LUC hebben de studenten deze verschillende ruimten tot hun beschikking. In de bibliotheek kan rustig gestudeerd worden. In aparte lokalen kan groepswerk worden verricht en hebben de studenten toegang tot de elektronische bronnen van de bibliotheek. Daarnaast heeft het LUC enkele internethoeken ingericht op de campus waar studenten ontspannen hun e-mail kunnen checken. In de school waar de bibliotheek aan verbonden is waar ik werk hebben ze die mogelijkheden helaas minder. Ik heb door deze stage veel geleerd over de werking van een universiteitsbibliotheek en sta er versteld van hoeveel verschillende aspecten daarbij aan bod komen. Een goed draaiend team waarbij de verschillende personeelsleden hun eigen taken met veel verantwoordelijkheid tot een goed einde brengen is een must. In de LUC-bibliotheek heb ik ervaren dat een drukke universiteitsbibliotheek prima kan draaien met een team van gemotiveerde verantwoordelijke personeelsleden.


11. ODINPUBAFRICA TRAINING COURSE 11.1 ODINAFRICA [BRON 12] Door de inspanningen van verschillende mariene instituten en instellingen in Afrika, en ondersteund door UNESCO-IOC en Vlaanderen is er een opvallende helderheid te melden in de vermeende troebele Afrikaanse ‘marinewetenschappelijke wateren’. Het project OdinAfrica, Ocean Data & Information Network Africa, heeft als doel mariene data- en informatiecentra te ontwikkelen in de Afrikaanse kustgebieden en data en informatie toegankelijk te maken voor wetenschappers en andere experts. [BRON 13] Zoals eerder aangegeven in dit stageverslag is het project OdinAfrica ontstaan uit het voorgaande project RECOSCIX-WIO, Regional Cooperation in Scientific Informatie Exchange – Western Indian Ocean. Prof. Dr. Leo Egghe heeft een heel belangrijk aandeel gehad in het opstarten van dit project, mede door fondsen van het LUC. De eerste stappen werden gezet in 1985 en al eerder door contacten met wetenschappelijke instituten in Afrika. Tijdens bezoeken aan Afrika, verbaasde Prof. Dr. Leo Egghe zich erover dat Afrikaanse universiteiten veel geld uitgaven aan het onderwijs, maar in verhouding weinig aan onderzoek. De bibliotheken waren dan ook zo goed als leeg en er was een groot gebrek aan recente literatuur. De belangrijkste aandachtspunten van dit project waren dan ook: het vinden van bestaande literatuur over wetenschappelijke thema’s, uitvinden waar deze literatuur beschikbaar is en het verkrijgen van deze noodzakelijke literatuur (vooral tijdschriftartikelen) door middel van interbibliothecaire activiteiten. Zo werd de aanwezige wetenschappelijke literatuur beter toegankelijk voor Afrikaanse onderzoekers. Na het einde van dit Belgische project (eind jaren ’90), werd RECOSCIX-WIO verder gezet door IOC-UNESCO gefinancierd door de Vlaamse Overheid. Voorheen was het project, zoals de naam het aangeeft, vooral gericht naar West-Afrika. Het IOC breidde de informatie-diensten uit naar Oost-Afrika en introduceerde het project onder een nieuwe naam: OdinAfrica, gericht op het maritieme onderzoek. Het onderzoek van wateren en oceanen is belangrijk in de kuststreken van Afrika, omdat de oceaan ook een van de belangrijkste inkomsten is in deze gebieden. De informatie-diensten van OdinAfrica bestonden uit het verwerven en beheren van gegevens, produceren van informatie en het vestigen van een netwerk van nationale centra: de NOCD’s, National Oceanographic Data and Information Centres. Dit is evident omdat in het begin van de 21ste eeuw het Internet bekend werd in de meeste landen van Afrika en dit wereldwijde netwerk speelt een cruciale rol in de doelen van OdinAfrica. In 2001 werd dan ook de nieuwe website van OdinAfrica voorgesteld, http://www.odinafrica.net. Een initiatief gesteund door meer dan 20 Afrikaanse kuststaten. De website geeft toegang tot een groot aantal belangrijke evenementen, een bibliografische databank, een directory van Afrikaanse mariene wetenschappers en instituten, de taxonomische databank MASDEA (Marine Species Database for Eastern Africa) en nog veel meer. [BRON 13]


Ondertussen zijn er al twee vervolgprojecten gestart: OdinAfrica II (1999-2003) gevolgd door OdinAfrica II (2004-2008). [BRON 14] Met het OdinAfrica II komt het UNESCO-IOC tegemoet aan de belangrijkste behoeften van de ondertussen 32 Afrikaanse lidstaten die participeren in OdinAfrica, waarbij voor de invulling van de volgende doelstellingen wordt uitgegaan:

• Het ondersteunen van de ontwikkeling en het operationaliseren van nationale oceanografische data- en informatiecentra en hun netwerking in Afrika.

• Het voorzien in trainingsmogelijkheden voor oceanografisch data- en informatiebeheer volgende de standaarden en methodologieën zoals bepaald door het International Oceanographic Data and Information Exchange programma.

• Het ondersteunen van het ontwikkelen en het onderhouden van nationale en regionale Afrikaanse oceanografische meta-data, informatie- en gegevens-banken.

• Het ondersteunen van het ontwikkelen en het verspreiden van data- en informatie-producten die tegemoetkomen aan de behoefte van verschillende gebruikersgroepen, door het inschakelen van de nationale en regionale netwerken.

ODINAFRICA-III bouwt verder op de vorige OdinAfrica projecten en beoogt een Afrikaans kustwaarnemingssysteem uit te bouwen op basis van een netwerk van getijdenmeters en ook, voor zoverre mogelijk, andere plaatselijke metingen hierbij op te nemen. Dit netwerk kan putten uit bestaande systemen zoals het mondiale netwerk van getijdenmeters die door IOC vanuit het programma GLOSS (Global Sea Level Observing System) worden gestuurd. Het zal als basis voor toekomstige uitbreiding dienst doen. De gegevensstroom van de waarnemings-systemen zal in het netwerk van gegevenscentra worden opgenomen die door het ODINAFRICA Project worden gestuurd. Dit zal de basis vormen voor de ontwikkeling van een grote verscheidenheid van producten en diensten, om zo een optimaal gebruik van de ODINAFRICA data centra te verzekeren. 11.2 ODINPUBAFRICA Binnen OdinAfrica werd, na een voorbereidende studie van de LUC-bibliotheek, tijdens de OdinAfrica-bijeenkomst in Brussel in september 2003 beslist om een document server voor OdinAfrica uit te bouwen. Dit project werd aan de LUC-bibliotheek toegewezen en ging officieel van start in augustus 2004 onder de naam OdinPubAfrica. [BRON 15]

Het doel van OdinPubAfrica is het ontwikkelen van een elektronisch platform voor het verzamelen van wetenschappelijke documenten zoals artikelen, conferentieverslagen en discussiestukken geproduceerd door onderzoekers van Afrikaanse instituten in het veld van oceanografische en mariene wetenschappen. Marc Goovaerts is aangesteld als coördinator van OdinPubAfrica. In 2004 is de technische infrastructuur ontwikkeld. Dspace werd gekozen als software, de lay-out van de website werd aangepast en de structuur van de Repository ontwikkeld. [BRON 16] Deze Repository OdinPubAfrica is toegankelijk via de website http://doclib.luc.ac.be/odin. Dat wil zeggen dat de server nog beheerd wordt door het LUC. In de toekomst is het de bedoeling dat deze server wordt overgedragen aan het IOC van UNESCO.


OdinAfrica is nu geëvolueerd van een klassiek project naar een project-nieuwe stijl. Voorheen werden vanuit Europa al bestaande diensten overgebracht naar Afrika. Nu loopt het opstarten van diensten in Europa en Afrika bijna gelijk. Het LUC is in 2004 gestart met het uitbouwen van een Repository voor de output binnen het LUC en nu in 2005 wordt er binnen OdinAfrica een Repository uitgebouwd onder de naam OdinPubAfrica. [BRON 12]

11.3 ODINPUBAFRICA Training Course Het succes van OdinPubAfrica hangt af van de medewerking van de verschillende marine onderzoeksinstituten in Afrika. Opleiding is essentieel voor het realiseren van de doelen van OdinPubAfrica. Daarom zijn er trainingsmodules ontwikkeld voor het zelfstandig aanleren van het gebruik van de OdinPubAfrica Repository. Daarnaast is het ook belangrijk om een groep van informatie-managers op te leiden in een klassieke opleidingscursus. Deze cursus zal aangeboden worden aan 16 personen, waardoor alle OdinAfrica partners de kans krijgen om een basistraining te krijgen in de doelen en werking van OdinPubAfrica. Marc Goovaerts heeft deze cursus, die een tijdsomvang heeft van 1 week, in het laatste half jaar van 2004 voorbereid en er werd afgesproken om 8 personen per keer uit te nodigen in de LUC-bibliotheek om de cursus te volgen. De eerste week werd gehouden van 21 februari tot 25 februari 2005 en mij werd de kans geboden om deze cursus bij te wonen tijdens mijn stage in de LUC-bibliotheek. Voor deze eerste cursusweek werden 8 informatie-managers van verschillende Afrikaanse onderzoeksinstituten uitgenodigd:

• Amarty Patrick A. – Marine Fisheries Research Division – Ghana • Benjaddi Mohamed – Université Mohammed V-Agdal, Faculté des Sciences –

Morocco • Sakho Cheikh Ibrahima – IMROP – Mauritania • Alfredo, Ana Maria – INAHINA – Mozambique • Keita Arame G. Ndiaye – Direction des Peches Maritimes Dakar – Senegal • Confait Josette – Seychelles Fishing Authority – Seychelles • Nyika Edna Aheri – Institute of Marine Sciences – Tanzania • Messaoudi Saida – INSTM – Tunesia

Tijdens de cursus werd de werking van OdinPubAfrica met al zijn aspecten onder de loep genomen. Het cursusprogramma is in bijlage opgenomen. 3 Op de eerste dag gaf Prof. Dr. Leo Egghe een presentatie over de geschiedenis van OdinAfrica. Daarna werden de doelen en opdrachten van OdinPubAfrica uiteengezet door Marc Goovaerts. Hierna volgde een discussie over de problemen die de Afrikaans informatie-managers ondervinden met het opstarten van OdinPubAfrica. Deze problemen zouden in de loop van de week nog uitgebreider aan bod komen. Op de tweede dag kregen de informatie-managers eerst uitleg over het gebruik van Adobe Acrobat, omdat de documenten die in de Repository komen in pdf-formaat worden gesubmit. Er werd geoefend in het omzetten van documenten in pdf-formaat en het gebruik van Adobe Acrobat en Reader.

3 Zie Bijlage 3: OdinPubAfrica training course 21-25 Feb 2005


In de namiddag kregen de cursisten de gelegenheid om meegebrachte documenten al up te loaden in de Repository. Hierbij werd dieper ingegaan op de verschillende stappen die daarvoor moeten worden ondernomen, concreet de werking van Dspace. Al voor deze cursusweek kregen de cursisten de gelegenheid om te oefenen met Dspace via online trainingsmodules. Ze hadden dan ook al documenten ingebracht in een proef-Repository. Na evaluatie van deze proef-Repository kregen de cursisten nu de gelegenheid om hun documenten in te brengen in de echte Repository. Op woensdag werd hiermee verder gegaan. De cursisten brachten hun documenten in de Repository, maar voordat deze documenten echt worden gepubliceerd, is er eerst een controle door Marc Goovaerts. De cursisten kregen tijdens deze week persoonlijke begeleiding door Marc. Hij wees hun op eventuele fouten bij het inbrengen van de documenten en becommentarieerde de ingevoerde beschrijvingen. Bij een Repository komt meer kijken dan gewoon het samenbrengen en toegankelijk maken van de eigen output van instellingen. Er moet een degelijk beleidsplan worden opgesteld en problematiek zoals auteursrechten aangepakt. Om deze aspecten van een Repository uit een te zetten had het LUC Pauline Simpson uitgenodigd. Zij is hoofd van de informatiedienst van het Southampton Oceanography Centre. Dit centrum is één van de voortrekkers van Repository en Pauline Simpson heeft dus al heel wat ervaring met de problematiek rond Repository. In twee uitgebreide presentaties gaf zij uitleg over haar ervaringen met Repository en auteursrechten. Onderzoekers staan soms nogal argwanend tegenover Repositories. Zij denken dat wanneer hun onderzoeksresultaten open toegankelijk op internet komen te staan, andere onderzoekers met hun ideeën gaan lopen of dat uitgevers hun artikelen niet meer willen publiceren. Ook de uitgevers van wetenschappelijke tijdschriften zagen geen voordelen in het opstarten van Repositories, want de artikelen die zij publiceren zijn dan al oud nieuws omdat iedereen de resultaten al via een Repository kan vernemen. Toch zijn Repositories wel degelijk onmisbaar bij het toegankelijk maken van wetenschappelijke informatie. De informatie is onmiddellijk beschikbaar en gratis toegankelijk. De output van instituten is niet meer verspreid, maar verzameld en toegankelijk via een zelfde zoekinterface. Door het gebruik van het OAI-protocol bij Repositories is het uitwisselen van gegevens veel eenvoudiger. Repositories van verschillende instellingen kunnen bijeengebracht worden. Iedereen heeft er voordeel bij als in de toekomst alle wetenschappelijke informatie van heel de wereld toegankelijk is via één open archief. Instituten die een Repository uitbouwen dragen mee aan deze wereldwijde toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie. En op deze informatie kan iedere onderzoeker weer verder bouwen om tot nieuwe, baanbrekende onderzoeksresultaten te komen. Voor een auteur is het belangrijk dat zijn werk vaak geciteerd wordt. Repositories maken, door hun open toegankelijkheid, het mogelijk dat werk vaker kan geciteerd worden. Uitgevers en auteurs beginnen dan nu ook in te zien dat Repositories onmisbaar zijn bij het verspreiden van wetenschappelijke informatie. Pauline Simpson gaf in haar eerste presentatie weer hoe de informatie-managers auteurs en uitgevers kan overtuigen van het gebruik van Repositories. Met deze argumenten kunnen de cursisten dan terug in het thuisland over gaan tot het aantrekken van nog meer auteurs die hun artikelen willen publiceren in de eigen Repository. Een groot voordeel is dat de auteurs niet meer zelf hun onderzoeksresultaten moeten bewaren. De bibliotheek van zijn instelling zorgt voor de infrastructuur en de kennis om de eigen output te archiveren en toegankelijk te maken. Ook reclame maken voor de Repository in de eigen instelling is belangrijk. De bibliotheek moet een degelijk beleid opstellen waarmee ze kunnen aankloppen bij de directie van de eigen instelling. Dit onderdeel werd ook aangehaald in de eerste presentatie van Pauline Simpson.


In de tweede presentatie op donderdag, ging Pauline Simpson dieper in op de problematiek rond auteursrechten. Dit is een heel ingewikkelde problematiek en informatie-managers zijn geen juristen. In een korte uiteenzetting geeft Pauline Simpson een overzicht van de aspecten van het auteursrecht. Ieder land, ieder instituut en iedere uitgever voeren een verschillend beleid wat betreft deze rechten. Het is voor een informatie-manager dan ook belangrijk om zich op de hoogte te stellen van hoe zijn eigen instituut, het eigen land en de uitgevers omgaan met de auteursrechten. Een bibliotheek moet goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden, wat mag en wat mag niet, kortom de wetten die van kracht zijn. Daarnaast is het niet altijd even duidelijk wie de rechten heeft van een artikel. Dit kan de auteur zijn, maar ook de instelling waartoe de onderzoeker behoort of het bedrijf dat het onderzoek sponsort. Wanneer het artikel wordt gepubliceerd gaan de rechten meestal over naar de uitgever, maar dit niet in alle gevallen. Ook hier moet de bibliotheek zichzelf op de hoogte stellen van de regels en overeenkomsten. De auteurs maken zich zorgen over deze auteursrechten en willen daarom hun artikelen niet in een Repository plaatsen. Bibliotheken moeten dus uitkijken welke versie van het artikel ze inbrengen in de Repository. Een artikel wordt bij een tijdschrift aanvaard en de post-reviewed pre-print versie wordt opgenomen in de Repository. Dat wil zeggen dat het artikel wel al goedgekeurd is door een reviewer, maar nog niet is gepubliceerd in een tijdschrift. Daarnaast is het belangrijk dat bij het deponeren van documenten in de Repository een goede overeenkomst wordt opgesteld. De bibliotheek geeft hierin aan dat de rechten van een artikel bij de persoon of instelling blijven. Een Repository is enkel een depot en de auteur is vrij om eender welke versie van zijn artikel elders te publiceren. In deze overeenkomst worden dus de rechten van de auteur en van de Repository vastgelegd. Deze overeenkomst wordt bij elk document in de Repository bijgevoegd. Tijdens de laatste dag van de cursusweek werd hier nog verder op ingegaan. OdinPubAfrica en al de deelnemende instituten moeten een gemeenschappelijk beleid ontwikkelen voor de Repository. Dit beleid gaat dan de basis vormen voor het uitbouwen van OdinPubAfrica. In de maanden na deze cursusweek zal het invoeren van documenten in de verschillende instellingen in Afrika echt op gang moeten komen. De verwachting is dat eind juni 500 documenten en eind 2005 1500 documenten in OdinPubAfrica zijn opgenomen. De verantwoordelijkheid van de invoer van de documenten ligt volledig bij de Afrikaanse informatie-managers. Marc Goovaerts zal als coördinator de activiteiten opvolgen en de eerste tijd ook nog controle uitvoeren op de documenten die worden ingevoerd. Na verloop van tijd zal ook dit worden overgenomen door de Afrikaanse informatie-managers, alsook het beheer van de website zelf. OdinPubAfrica is nu nog volledig in het Engels opgesteld. Een Franse interface zal worden ontwikkeld. Daarnaast zal ook de integratie van de Repository in de catalogus van Odinafrica zelf worden gerealiseerd. Ten slotte is het ook belangrijk dat er een publiciteitscampange wordt opgestart om het eindproduct te promoten. De informatie-managers die de training hebben gevolgd, krijgen de opdracht om hun eigen instituut op de hoogte te brengen, maar ook om andere instituten uit te nodigen tot gebruik van de Repository en tot mee participeren in OdinPubAfrica. Ook de Afrikaanse media moet worden ingeschakeld om potentiële gebruikers te bereiken. Het is noodzakelijk om de aandacht te krijgen van de gehele marine en oceanografische gemeenschap. Als laatste moet OdinPubAfrica worden geïntegreerd in verschillende zoekengines op het internet, specifiek voor repositories (OAIster) maar ook in meer algemene (Google en Google Scolar), om zo de documenten doorzoekbaar te maken over de hele wereld. [BRON 16]


11.4 Besluit Tijdens deze OdinPubAfrica cursusweek had ik een bevoorrechte positie. Aan de ene kant was ik juist als de Afrikaanse bezoekers een cursist, maar tegelijkertijd kreeg ik als stagiaire van de universiteitsbibliotheek een kijk op de vele achtergronden van dit project. Ik heb dan ook enorm veel bijgeleerd. Zeker omdat het de eerste keer was dat ik in contact kwam met dit onderwerp: het opzetten van een Repository. Door de verschillende presentaties gedurende de week heb ik een beeld gekregen van alle aspecten die aan bod komen bij het opzetten van een Repository: de technische kant van het inbrengen van de documenten, maar ook de beleidsaspecten en de problematiek rond auteursrechten. Repositories zijn volop in ontwikkeling en gaan in de toekomst een heel belangrijke rol spelen in de onderzoekswereld en de daartoe behorende bibliotheek. Bij deze cursus waren ook 2 werelddelen betrokken. Via Marc Goovaerts kregen we te horen hoe de situatie is in België en Nederland. Pauline Simpson gaf haar ervaringen weer bij het opstellen van Repositories in Engeland. En via OdinAfrica en OdinPubAfrica kregen we te zien hoe in het Afrikaanse continent en concreet de maritieme en oceanografische gemeenschap daar gestart wordt met het opzetten van een Repository. In de eerste week van mijn stage had ik al ervaring kunnen opdoen met de Repository van het LUC en met Dspace, de software die gebruikt wordt voor beide Repositories. Ik heb in deze cursusweek mijn opgedane ervaringen al optimaal kunnen benutten door de Afrikaanse cursisten te helpen met de procedure van het invoeren van de documenten. Omdat ik vrij goed met computers kan om gaan, kon ik de cursisten helpen met het gebruik van verschillende computerprogramma’s. Het contact met de andere cursisten verliep dan ook bijzonder vlot. Ondanks het feit dat ik zelf een leek was, zagen ze mij als een professioneel persoon waarbij ze terechtkonden met hun vragen. Er was ook een zeer goede sfeer in de groep en iedereen was gemotiveerd om zo veel mogelijk bij te leren. Naar mijn idee ben ik geslaagd om Marc Goovaerts en Annie Kuppens waar mogelijk te helpen tijdens deze gevulde en drukke week. Zelfs het communiceren in Engels en in Frans ging vlot, ondanks dat ik niet zo goed ben in vreemde talen. Tijdens de cursusweek was er ook belangstelling van de Vlaamse pers. In bijlage het artikel dat in diverse Vlaamse kranten is gepubliceerd.4 Ik ben dankbaar voor de kans die het LUC mij heeft geboden om kennis te maken met OdinAfrica en OdinPubAfrica. Er is daardoor een nieuwe wereld voor me open gegaan. Voor mij is hierdoor het opzet van deze stage geslaagd: het verleggen van mijn grenzen en het ontdekken van totaal nieuwe aspecten die deel uitmaken van bibliotheekwerk!

4 Zie Bijlage 4: Afrikaanse bibliothecarissen studeren week lang aan het LUC


11.5 Summary To become a librarian, I’m following a study-programme at the CVO Vrije Leergangen Limburg in Genk and my second work placement was at the university library of the Limburgs Universitair Centrum (LUC). During these two weeks I had the opportunity to learn about OdinAfrica and OdinPubAfrica. The mission of the OdinAfrica Project (Ocean Data and Information Network for Africa) is to build oceanographic data and information management capacity in Africa to enable the development of relevant products and services contributing to the sustainable use and management of oceans and coastal areas. OdinAfrica is a UNESCO-IOC project which is financially supported by the Flemish Government. The LUC-library has an important contribution in starting this project. OdinAfrica has his own website: http://www.odinafrica.net. The participators of OdinAfrica decided to build a document server for the scientific publications of OdinAfrica. The aim of OdinPubAfrica is to develop an electronic platform to collect scientific documents like articles, conference papers and working papers, produces by members of African research institutes in the field of oceanography and marine science. The government of Flanders accepted a two-year project. The University Library of LUC is coordinating the project, which started officially on August 1, 2005. You can find the Repository OdinPubAfrica at http://doclib.luc.ac.be/odin. During the second week of my work placement there was organized a OdinPubAfrica training course for eight information managers of African institutions. It was a basic training to learn about the goals and working of OdinPubAfrica. Presentations were given to learn about all the facets of building a Repository. Marc Goovaerts, Annie Kuppens and Pauline Simpson gave these presentations. Marc Goovaerts is IT-specialist in the LUC-library and he is the coordinator of OdinPubAfrica. Annie Kuppens works also as librarian in the LUC-library and Pauline Simpson is the head of the Information Services in the Southampton Oceanographic Centre. From them I learned a lot about Repositories, policies and copyright. It was a learning and pleasant week. I think that I managed to help the teachers well in this busy training course. The contacts with the African visitors were very good and the atmosphere was excellent. I enjoyed it! So I’m very grateful that I could attend this training course. I have seen a whole new world and through this course, the passion for this work succeeds: broaden my horizon and discover new aspects of librarian work. Therefore I want to thank all the people who I have met during this training course, also the LUC-library, especially Prof. Dr. Leo Egghe, who has given me this opportunity. It was nice to meet all of you: Patrick, Mohamed, Ibrahima, Ana Maria, Keita, Josette, Edna, Saida, Mika and Pauline. Thank you all for teaching me!


BIJLAGEN Bijlage 1: Organogram LUC


Bijlage 2: Overzicht van de hoofdrubrieken [BRON 4] Hierna vind je een verkorte UDC-lijst die en overzicht geeft van de hoofdrubrieken in de universiteitsbibliotheek.

0 Algemeen 02 Bibliotheekwetenschappen 03 Algemene Encyclopedieën en Woordenboeken 056 Jaarverslagen 1 Filosofie 15 Psychologie 16 Logica 17 Zedenleer 2 Godsdienst 3 Sociale wetenschappen 30 Sociologie 31 Statistieken (tabellen) 32 Politiek 33 Economie 34 Recht 37 Pedagogiek 51 Wiskunde 52 Sterrenkunde 53 Natuurkunde 54 Scheikunde 55 Geologie, Meteorologie 56 Paleontologie 57 Biologie 58 Plantkunde 59 Dierkunde 61 Geneeskunde 62 Ingenieurswetenschappen 63 Landbouw, Bosbouw, Tuinbouw, Veeteelt, Jacht, Visserij 65 Bedrijfswetenschappen 66 Chemische technologie 681.3 Computer, Informatica, Automatisering 7 Kunst 800 Taalkunde 82-89 Letterkunde 91 Aardrijkskunde 93 Geschiedenis


Bijlage 3: OdinPubAfrica training course 21-25 Feb 2005


Bijlage 4: Afrikaanse bibliothecarissen studeren week lang aan het LUC Bron: Het Nieuwsblad, donderdag 24 februari 2005


BRONNENLIJST [BRON 1] Website Limburgs Universitair Centrum http://www.luc.ac.be [BRON 2] Website Guido nv Student Portal

http://www.guido.be/desktopmodules/articledetail.aspx?mid=431&itemid=127&tabid=63&pageid=72

[BRON 3] LUC Nieuws : infoblad van het Limburgs Universitair Centrum Jaargang 24 – Academiejaar 2004/05 Nr. 1 – september 2004 Jaarverslag 2003 [BRON 4] Jaarverslag Universiteitsbibliotheek LUC 2003 [BRON 5] Gids van de Universiteitsbibliotheek LUC, versie september 2004 [BRON 6] Persoonlijk verslag van het klassikaal bezoek aan de

universiteitsbibliotheek van het LUC op maandag 4 oktober 2004 [BRON 7] Anet Bibliotheeknetwerk / Jan Corthouts Anet, 2002 http://anet.ua.ac.be/hyperlib/anetn/index.html [BRON 8] Vlaams Overlegorgaan inzake Wetenschappelijk Bibliotheekwerk VZW http://www.libis.be/vowb/ [BRON 9] Informatie en Bibliotheekwetenschap http://webhost.ua.ac.be/ibw/frameinfobel.html [BRON 10] Transnationale Universiteit Limburg Bibliotheekvoorzieningen voor de tUL Brochure, september 2001 [BRON 11] Definitie Repository afgeleid van Bayrische Staatsbibliothek. Bron: i-Tor, Tools and technology for Open Repositories http://www.i-tor.org/nl/system_info/about/definitie_repository/ [BRON 12] From information delivery to information access: 20 years of information

service in marine sciences in Africa / Prof. Dr. Leo Egghe [BRON 13] Het marien-wetenschappelijk landschap in Afrika: nu een open boek

mede dankzij ODINAFRICA Uit: VLIZINE, maandelijkse gratis online uitgave van het Vlaams Instituut voor de Zee vzw. Jaargang 2, nr. 5 (mei 2001)

[BRON 14] IOC-projectfiche ‘Ocean Data and Information Network for Africa –

OdinAfrica II’ IOC-projectfiche ‘An Integrated Ocean Observation and Service Network

for Africa – OdinAfrica III’ http://awi.vlaanderen.be/internationale_samenwerking/index.php?id=105


[BRON 15] OdinPubAfrica Trainingssessie van 21 tot 25 februari 2005-04-13 Een opleidingsweek in het elektronisch publiceren voor deelnemers van

het OdinAfrica-project Persmededeling LUC van 11 februari 2005 [BRON 16] OdinPubAfrica: Development of an African Repository for electronic

publications in marine science and oceanography Realisations in 2004 – Planning of 2005 Marc Goovaerts, coördinator OdinPubAfrica Universiteitsbibliotheek LUC Diepenbeek 6 januari 2005

Stageverslag2

Documents

Transcript of Stageverslag2