Soepel jaarrekeningproces bij MacintoshMacintosh Retail Group is een internationale non-food retailer met diverse ketens binnenWest-Europa, waaronder Manfield, Invito en Scapino. Om het jaarrekeningproces te versoepelen, koos het team rondom de jaarrekening voor een disclosure managementoplossing.Met deze nieuwe tool is de kwaliteit van de jaarrekening verhoogd,terwijl tegelijkertijd het proces versneld is.

• Verbeterde kwaliteit• Sneller proces• Meer tijd voor analyses• Meerdere personen tegelijk

SOEPEL JAARREKENINGPROCES BIJ MACINTOSH

Hiervoor was het opstellen van de jaarrekening een

omslachtig proces. Om de jaarrekening op te leveren werkten

meerdere personen aan het inhoudelijke deel in Word. Dit

bracht het gevaar met zich mee van last minute wijzigingen die

niet meer goed verwerkt worden. ”Er zitten zoveel

verbandcontroles in de jaarrekening, dat je onder tijdsdruk

steken kunt laten vallen,” vertelt Phat Lu, Financial Controller

bij Macintosh Retail Group.

Het feit dat er maar één persoon tegelijkertijd in het Word-

document kon werken, bracht vertragingen met zich mee.

Bovendien wilde de organisatie mensen ontlasten. “Niet

zozeer vanuit druk van buiten, maar primair voor onszelf om de

mensen gezond en de kwaliteit hoog te houden,” vertelt Hans

Linssen, Group Finance Director. De organisatie is nu

voorbereid op de vraag om sneller te publiceren, bijvoorbeeld

vanuit regelgeving. “Als je moet anticiperen op het moment

dat het zover is, dan ben je te laat.”

“DE ORGANISATIE IS NU MINDER

TIJD KWIJT AAN DATACRUNCHING,

WAARDOOR ER MEER TIJD IS VOOR

DE ANALYSE.”

DISCLOSURE MANAGEMENTOPLOSSINGEN

Tijdens één van de Close Up dagen, georganiseerd door Finext,

kwam Macintosh Retail Group in aanraking met disclosure

managementoplossingen. Met een disclosure management

tool kun je met meerdere personen tegelijkertijd werken aan

de jaarrekening. Dat was voor Macintosh echt een oplossing

voor hun bottleneck, gezien de wens om veel meer controles

uit te kunnen voeren.

Macintosh Retail Group heeft gekozen voor de disclosure

management oplossing van Tagetik. Tagetik kan

gecombineerd worden met alle bekende Performance

Management oplossingen. “In dit geval draait het bovenop de

bestaande SAP BPC applicatie, dat communiceert prima met

elkaar,” vertelt Alwin Berkhout van Finext Performance

Management. Hij is al jaren betrokken bij de diverse

Performance Management oplossingen die Macintosh

gebruikt. “Er is een goede klik. Eind jaren ‘90 werkten we voor

het eerst samen met Alwin,” vertelt Hans. “Daarnaast pakte

Wesley Schulte van Finext de rol van projectmanager goed op.

Voor een succesvol project heb je een goede projectmanager

nodig die de deadlines bewaakt, ” zegt Roger Voncken, Group

Controller bij Macintosh Retail Group.

Van links naar rechts: Phat Lu, Roger Voncken en

Mario Erkens.

VAN DATACRUNCHING NAAR ANALYSE

De nieuwe oplossing is direct toegepast bij de jaarrekening

over 2013. De betrokkenen bij het opstellen van de

jaarrekening zijn positief over de resultaten van het nieuwe

proces. “De organisatie is nu minder tijd kwijt aan

datacrunching, waardoor er meer tijd is voor de analyse. De

tijd die we besparen gebruikt het team niet om sneller te gaan,

maar om zorgvuldiger te kunnen zijn.” De jaarrekening is niet

eerder klaar, maar het proces is veel meer ontspannen.

“Voorheen hadden we geen tijd om nog eens een stap terug te

doen, door de tijdsbesparingen kan ik alles van a tot z

bekijken,” vertelt Janneke Daelmans, Manager Corporate

Finance & Economics bij Macintosh Retail Group.

Het team krijgt minder opmerkingen op de jaarrekening, ook

vanuit de accountant. “Er is inmiddels een evaluatie vanuit

onze huisaccountant geweest, waarin aangegeven werd dat

er minder versies gebruikt worden. Bovendien kunnen we

duidelijk aangeven wat er wel of niet veranderd is. De data die

op meerdere plaatsen terugkomt in het document sluiten nu

gegarandeerd met elkaar aan.” Bovendien is door de

verbeterde kwaliteit de accountant minder tijd kwijt, waardoor

een kostenbesparing ontstaat.

BETROKKENHEID VANUIT HET TEAM

De implementatie van het nieuwe jaarrekeningproces verliep

voorspoedig, van kop tot staart heeft de bouwfase zes weken

geduurd. Dit was essentieel, gezien de doelstelling om de

jaarrekening over 2013 in Tagetik CDM te doen. Om deze

doelstelling te realiseren moest de implementatie voor 31

december klaar zijn. Een belangrijk aspect voor de soepele

implementatie was de betrokkenheid van het hele projectteam.

Daarnaast zat het projectteam in een aparte projectkamer,

zodat iedereen afstand nam van de dagelijkse

werkzaamheden.

Doordat dit het voortraject van de werkelijke jaarrekening was,

kon Macintosh Retail Group die activiteiten meteen

meenemen. Dit gaf het team de ruimte om aan het project te

werken. “Het einddoel van de jaarrekening opstellen bleef

hetzelfde, maar de weg ernaar toe was dit jaar anders.” Dit

was een bewuste keuze, door deze periode van het jaar te

nemen voor de implementatie kon het team meteen profiteren

bij de jaarafsluiting.

Van links naar rechts: Roger Voncken, Mario Erkens, Phat Lu,

Wesley Schulte en Alwin Berkhout.

EENVOUD ALS KEUZE

Tijdens het project werden de bestaande functionaliteiten van

de software als uitgangspunt genomen, waarbij Macintosh

Retail Group zich echt committeerde aan de software. Vanuit

eerdere ervaringen koos het team er vooraf al voor om geen

maatwerk te creëren. Daarnaast was de reactiesnelheid

vanuit Tagetik heel goed als aanvullende gewenste

functionaliteit ontbrak. Deze snelheid van reageren heeft

Macintosh Retail Group nog niet eerder gezien bij

softwareleveranciers. Een voorbeeld is de wens om het

scheidingsteken bij duizendtallen weer te geven met een

spatie in plaats van een punt of komma, om zo de jaarrekening

in dezelfde stijl te houden. Dit zat niet standaard in de

applicatie. Na een melding bij Tagetik was er binnen een week

een patch beschikbaar.

Daarnaast moeten bij de inrichting van een nieuw proces

keuzes gemaakt worden. Bij het maken van deze keuzes is

heel pragmatisch gekeken naar de afwegingen, zodat het

geheel eenvoudig blijft. “Er zijn veel validaties die je kunt

leggen, sommige hiervan kun je beter in Excel doen,” zegt

Wesley. “Dit bespaart tijd, zowel in het bouwen als later in het

proces,” vertelt Mario Erkens, Applicatiebeheerder bij

Macintosh Retail Group. Met deze eenvoudige oplossing is het

aantal validaties teruggebracht van 300 naar 50.

“VOORHEEN HADDEN WE GEEN TIJD

OM NOG EENS EEN STAP TERUG TE

DOEN, DOOR DE TIJDSBESPARINGEN

KAN IK ALLES VAN A TOT Z

BEKIJKEN.”

TOEKOMSTIGE STAPPEN

Macintosh Retail Group gebruikt op dit moment de disclosure

managementoplossing om zowel de jaarrekening als het

halfjaarbericht op te stellen. De organisatie is heel tevreden

met CDM en wil daarom verdere stappen zetten. Zo wil zij in de

toekomst het hele jaarverslag via de applicatie doen. Met de

eerste stap, het bouwen van een maandtoelichting op het

maandrapport, is het team inmiddels begonnen. De tweede

stap is het overzetten van de tabellen, vervolgens komt daar de

tekst vanuit de collega-afdelingen bij.

IN ’T KORT

Macintosh Retail Group verbeterde haar jaarrekeningproces

met behulp van een disclosure managementoplossing. Door

de implementatie van Tagetik CDM is de betrouwbaarheid

van de cijfers verhoogd. Tegelijkertijd is het proces rondom

het opstellen van de jaarrekening versneld.

In de gebruiksvriendelijke disclosure managementoplossing

kunnen meerdere personen tegelijkertijd werken aan de

jaarrekening. Daarnaast is de organisatie minder tijd kwijt

aan datacrunching, waaardoor meer ruimte ontstaat voor

analyses. De verbeterde kwaliteit levert bovendien

kostenbesparingen op, doordat de accountant minder tijd

nodig heeft.

Finext Performance Management performancemanagement.finext.nl

Gevraagd naar advies voor andere organisaties die het

jaarrekeningproces willen verbeteren, is het team van

Macintosh stellig. “Voor organisaties die nog handmatig

jaarrekeningen opstellen, zijn nog veel verbeterslagen te

realiseren. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing.”

Tekst: Danielle Gruijs

Beeld: Mariske Krijgsman

MEER WETEN?

Ben je benieuwd naar wat een disclosure

managementoplossing voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op met Wesley Schulte via

wesley.schulte@finext.nl of 070-300 3000.

OVER FINEXT PERFORMANCE MANAGEMENT Wij zijn ervan overtuigd dat eenvoud echt werkt. Eenvoud versnelt, verbetert de bedrijfsvoering en maakt organisaties wendbaar. Vanuit Finext Performance Management realiseren we dit met advies, implementatie en beheer rondom softwareoplossingen voor consolidatie, disclosure management, planning, costmanagement en dashboarding. Vertrouwen, verbinden en verrassen zijn daarbij het startpunt om vakmanschap de ruimte te geven. Onze specialisten helpen bij het reduceren van complexiteit en brengen de financiële professional terug naar de essentie. Zo maken we goed sturen, met betrouwbare cijfers in heldere dashboards en rapportages, voor elke organisatie mogelijk.