SMARTdoc
1
Productsheet De integratie met SMARTdoc houdt onder meer volgende functies in: • Archiveer door DBFACTw aangemaakte documenten digitaal en consulteer deze achteraf via een druk op de knop. • Bewaar ingescande beelden op documentniveau in DBFACTw en consulteer deze eveneens ach- teraf via een druk op de knop. Controleer bv. of de leveringsbon van de klant effectief werd gehand- tekend en door wie • Gebruik mits aanmaak van extra templates het digitale archief van SMARTdoc ook buiten DBFACTw om bv. afbeeldingen digitaal te archiveren • Archiveer e-mails, Word, Excel en PDF documenten door deze gewoon naar het digitale archief te slepen • Beveilig documenten via de rechten gedefinieerd in de Active Directory van Windows en zorg ervoor dat alleen personen met de juiste rechten bv. toegang hebben tot de originele aankoopfactu- ren • Werk zowel lokaal als in een server-omgeving met deze integratie en archiveer dus van op elk werk- station in uw netwerk • Schrijf op een gemakkelijke manier uw complete archief weg op een WORM schijf • Werk met versiebeheer in uw documenten • ... Praktijkvoorbeelden In de meeste gevallen zal er binnen de firma worden gekozen om alle door DBFACTw aangemaakte verkoop- facturen periodiek (bv. maandelijks na de btw-aangifte) digitaal te archiveren. De persoon die de aankoop- facturen inboekt in DBFACTw zal ook de originele aankoopfacturen die zijn ontvangen van de leverancier voorzien van een archieflabel. Na het inscannen van deze originele aankoopfacturen zullen deze automa- tisch worden gekoppeld aan de corresponderende aankoopfactuur zoals ingeboekt in DBFACTw. Werkt nauw samen met: Commercieel Basisbeheer, Boekhouding Beschrijving: Archiveer alle door DBFACTw aan- gemaakte documenten digitaal en consulteer deze via de spreekwoordelijke ‘druk op de knop’ Details: Door gebruik te maken van de koppeling tussen DBFACTw & SMARTdoc kan u al uw belang- rijke documenten zoals bv. uw verkoopfacturen di- gitaal gaan archiveren. Tevens kan u door gebruik te maken van een archiefscanner of een MFC (OCR noodzakelijk) de van uw leverancier ontvangen aankoopfacturen koppelen aan de in DBFACTw in- geboekte aankoopfactuur. Eveneens kan u buiten DBFACTw op een snelle manier uw gearchiveerde documenten opzoeken via full-text-search. Digitaal Archiveren met DBFACTw & SMARTdoc
description
SMARTdoc Digitaal Archief
Transcript of SMARTdoc
Pro
du
cts
he
et
De integratie met SMARTdoc houdt onder meer volgende functies in:• ArchiveerdoorDBFACTwaangemaaktedocumentendigitaalenconsulteerdezeachterafviaeen
drukopdeknop.• BewaaringescandebeeldenopdocumentniveauinDBFACTwenconsulteerdezeeveneensach-
terafviaeendrukopdeknop.Controleerbv.ofdeleveringsbonvandeklanteffectiefwerdgehand-tekendendoorwie
• GebruikmitsaanmaakvanextratemplateshetdigitalearchiefvanSMARTdocookbuitenDBFACTwombv.afbeeldingendigitaaltearchiveren
• Archiveere-mails,Word,ExcelenPDFdocumentendoordezegewoonnaarhetdigitalearchiefteslepen
• BeveiligdocumentenviaderechtengedefinieerdindeActiveDirectoryvanWindowsenzorgervoordatalleenpersonenmetdejuisterechtenbv.toeganghebbentotdeorigineleaankoopfactu-ren
• Werkzowellokaalalsineenserver-omgevingmetdezeintegratieenarchiveerdusvanopelkwerk-stationinuwnetwerk
• SchrijfopeengemakkelijkemanieruwcompletearchiefwegopeenWORMschijf• Werkmetversiebeheerinuwdocumenten• ...
PraktijkvoorbeeldenIndemeestegevallenzalerbinnendefirmawordengekozenomalledoorDBFACTwaangemaakteverkoop-facturenperiodiek(bv.maandelijksnadebtw-aangifte)digitaaltearchiveren.Depersoondiedeaankoop-factureninboektinDBFACTwzalookdeorigineleaankoopfacturendiezijnontvangenvandeleveranciervoorzienvaneenarchieflabel.Nahetinscannenvandezeorigineleaankoopfacturenzullendezeautoma-tischwordengekoppeldaandecorresponderendeaankoopfactuurzoalsingeboektinDBFACTw.
Werkt nauw samen met:CommercieelBasisbeheer,Boekhouding
Beschrijving:ArchiveeralledoorDBFACTwaan-gemaaktedocumentendigitaalenconsulteerdezeviadespreekwoordelijke‘drukopdeknop’
Details:DoorgebruiktemakenvandekoppelingtussenDBFACTw&SMARTdockanualuwbelang-rijkedocumentenzoalsbv.uwverkoopfacturendi-
gitaalgaanarchiveren.TevenskanudoorgebruiktemakenvaneenarchiefscannerofeenMFC(OCRnoodzakelijk) de van uw leverancier ontvangenaankoopfacturenkoppelenaandeinDBFACTwin-geboekte aankoopfactuur. Eveneens kan u buitenDBFACTwopeensnellemanieruwgearchiveerdedocumentenopzoekenviafull-text-search.
Digitaal Archiveren met DBFACTw & SMARTdoc
![BS 499 Part 1 [1965]](https://static.fdocuments.nl/doc/165x107/54081862dab5cac8598b460a/bs-499-part-1-1965.jpg)