De VNM Slimmer-op-wegwijzer

Vaker met hetopenbaar vervoer

U wilt meer medewerkers met het openbaar vervoer laten reizen. Want een deel

van hen heeft goede mogelijkheden om met de trein, bus of tram te reizen.

In deze Slimmer-op-wegwijzer leest u hoe het gebruik van openbaar vervoer bij

uw medewerkers succesvol kunt stimuleren.

- 2 - - 3 -

De voordelen

Het openbaar vervoer aantrekkelijk maken biedt voordelen, zowel voor u als uw

medewerkers.

Voor u:-• Past in duurzaam beleid (minder autokilometers, dus beter voor het milieu)

-• Productievere werknemers (kunnen soms onderweg werken)

-• Aantrekkelijk werkgeverschap (meer keuzevrijheid, goede randvoorwaarden)

-• Minder parkeerproblemen

-• Kostenbesparing mogelijk (OV-abonnement is goedkoper dan

reiskosten vergoeding auto)

Voor uw medewerkers: -• Meer keuzevrijheid

-• Kostenbesparing mogelijk (OV is goedkoper dan auto, minder afschrijving)

-• Reistijd aan andere zaken te besteden

-• Geen last van files

-• Geen parkeerproblemen

- 2 - - 3 -

Checklist stimuleren openbaar vervoer

Organisatie Bepaal uw visie op mobiliteit (1.1)

Maak één persoon verantwoordelijk (1.2)

Stel een actieplan, communicatieplan en planning op (1.3)

Kies één of meer maatregelen om OV te stimuleren en die bij uw visie passen (2)

Maatregelen stimuleren OV Bied zo nodig aanvullend vervoer (3)

Geef een goede reiskostenvergoeding (4)

-• Standaard kilometervergoeding (4.1)

-• Standaard kilometervergoeding op basis van kostenOV (4.2)

-• OV-reizigers krijgen hogere vergoeding dan automobilisten (4.3)

-• Vergoeding OV-kosten van leaserijders (4.4)

Geef uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart (5)

Bied alternatieven voor zakelijke ritten (6)

Hanteer flexibele werktijden voor OV-reizigers (7)

Geef persoonlijk reisadvies (8)

Geef nieuwe medewerkers een proefabonnement (9)

Interne communicatieZet een campagne op en zorg voor structurele communicatie. Besteed aandacht aan:

Doel en doelgroep (10.1 en 10.2)

Rol en draagvlak management (10.3)

Ondernemingsraad (10.4)

Manager P&O (10.5)

Medewerkers die al met het OV reizen (10.6)

Nieuwe medewerkers (10.7)

Medewerkers die nu met de auto reizen (10.8)

Campagnemateriaal (10.9)

- 4 - - 5 -

Organisatie

1.1 Bepaal uw visie op mobiliteitWaarom gaat u als werkgever aan de slag met het stimuleren van openbaar vervoer?

De ervaring leert dat werkgevers met een heldere visie vaak de beste resultaten

behalen. Een heldere visie helpt u bij het maken van de juiste en consistente keuzes, het

creëren van draagvlak en bij uw interne communicatie. Werkgevers met een visie die

ook nog eens breed verankerd is in de organisatie, scoren nog beter.

Goed werkgeverschap kan zo’n visie zijn. Deze werkgevers hebben veel oog hebben

voor de werksfeer, de gezondheid en de ontwikkeling van de medewerkers. Verbreding

hiervan naar de mobiliteit van uw medewerkers is dan een kleine stap. Goede regelingen

en voorzieningen vergroten de keuzevrijheid van uw medewerkers en dragen bij aan

een betere balans tussen werk en privé.

Voor andere werkgevers staat duurzaamheid hoog in het vaandel. Zij kopen bewust

duurzaam in en hebben hun werkprocessen duurzaam ingericht. U kunt uw doelstellin-

gen op het gebied van duurzaamheid. uitstekend vertalen naar het reisgedrag van uw

medewerkers.; het stimuleren van openbaar vervoer past daar prima in.

Een brede aanpak van de parkeerproblematiek is voor andere werkgevers de belangrijk-

ste stimulans om met openbaar vervoer aan de slag te gaan. Waarschijnlijk gaat

u – naast het stimuleren van openbaar vervoer – nog meer doen om de hoeveelheid

auto’s te verminderen, of de parkeerruimte efficiënter te gebruiken.

Maar ook andere visies kunnen ten grondslag liggen aan uw mobiliteitsbeleid: denk aan

bereikbaarheid van de organisatie of kostenbesparing. In onze andere Slimmer-op-weg-

wijzers leest u wat u hiervoor nog meer kunt doen.

1.

- 4 - - 5 -

1.2 Maak één persoon verantwoordelijk Het is goed als één persoon verantwoordelijk is voor alles rondom stimulering van het

openbaar vervoer. Binnen veel organisaties is dit een personeelsmanager; hij of zij is

immers verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Deze persoon betrekt hierbij andere

collega’s die belangrijk zijn voor de voortgang. Denk aan de facilitair manager (voor

eventueel vervangend vervoer) en de communicatieadviseur (voor interne communicatie).

1.3 Stel een actieplan, communicatieplan en planning opMaak een actieplan, een communicatieplan en een bijbehorende tijdsplanning.

In het actieplan neemt u ondermeer de acties en maatregelen op die u uit deze weg-

wijzer kiest. In hoofdstuk 10 vindt u een handleiding voor de interne communicatie en

een campagne die u kunt gebruiken. Bekijk verder goed voor welke maatregelen

besluitvorming nodig is en door wie. Een traject met de ondernemingsraad duurt al snel

enkele maanden. Neem in het plan ook op hoe u de stimulering van openbaar vervoer

vervolgens gaat ‘borgen’ in de organisatie.

Gaat u ook met andere mobiliteitsoplossingen aan de slag? Leg dan de verschillende

actieplannen naast elkaar en stem ze op elkaar af. Zeker op het gebied van interne

communicatie is dit erg belangrijk. De verschillende projecten kunnen elkaar dan

immers versterken.

- 6 - - 7 -

Welke maatregelen passen bij uw visie?

Voor welke maatregelen kiest u? Uw keuze zal afhangen van uw visie en doelstellingen, en van de beschikbaarheid van geld en menskracht. Zorg voor consistente en logische keuzes; in het ideale geval versterken maatregelen en acties elkaar. Let op dat maatregelen elkaar juist niet afzwakken.

Staat duurzaamheid centraal binnen uw organisatie? Dan kiest u bijvoorbeeld voor deze combinatie:

-• Persoonlijk reisadvies

-• OV-abonnement of reiskostenvergoeding op basis van kosten OV

-• Mobiliteitskaart (zoals NS-Business of Mobility Card) voor medewerkers

met zakelijke ritten

-• Zuinige of elektrische dienstvoertuigen voor zakelijke autoritten

Is goed werkgeverschap uw belangrijkste drijfveer?Denk dan aan:

-• Persoonlijk reisadvies

-• OV-abonnement of OV-jaarkaart (evt. 1e klas) of goede reiskostenvergoeding

-• Voorzieningen voor aanvullend vervoer

-• Dienstvoertuigen voor zakelijke ritten

Wilt u met minimale kosten het openbaar vervoer stimuleren? Dan kunt u kiezen voor:

-• Afsluiten grootgebruikerscontract

-• OV-abonnement voor uw medewerkers of reiskostenvergoeding op basis van kosten OV

Welke insteek of maatregelen u ook kiest, een goede interne communicatie is essentieel.

In hoofdstuk 10 vindt u hiervoor tips en ideeën.

2.

- 6 - - 7 -

3. Bied zo nodig aanvullend vervoer

De bus of trein stopt niet altijd direct voor de deur van uw bedrijf. Is de afstand van halte/station naar uw bedrijf meer dan 500 meter (redelijke loopafstand), overweeg dan aanvullend vervoer te regelen voor uw medewerkers. Daarmee maakt u het gebruik van het openbaar vervoer aantrekkelijker. We noemen dit ook wel voor- en natransport.

Hoe dit voor- en natransport eruit ziet, hangt natuurlijk af van uw situatie: de ligging

van het bedrijf, de afstand die moet worden overbrugd etc. Mogelijkheden kunnen zijn:

OV-fiets of OV-scooterDit zijn huurfietsen en huurscooters; ze staan op de meeste OV-knooppunten. U kunt

een abonnement nemen, zodat uw medewerkers hiervan gebruik kunnen maken.

Eigen of bedrijfsfietsen/scooters U plaatst uw bedrijfsfietsen- of scooters in de stalling bij het station; uw medewerkers

kunnen hiermee het laatste stukje naar het werk rijden. U kunt uw medewerkers ook de

gelegenheid geven om hun eigen fiets in de stalling te plaatsen. Een jaar abonnement

voor de stalling kost ongeveer € 100.

VouwfietsU kunt uw OV-reizigers een vouwfiets (te leen) geven. Het voordeel van een vouwfiets

is dat uw medewerkers deze ook eenvoudig kunnen meenemen in de bus of trein.

Een vouwfiets past ook binnen een fietsplan (zie Slimmer-op-wegwijzer fietsen).

Een pendeldienst Bijvoorbeeld een bus(je) of elektro-shuttle. Dit kunt u alleen organiseren, maar natuurlijk

ook samen met omliggende bedrijven.

- 8 - - 9 -

Geef een goede reiskostenvergoeding

Zorg ervoor dat het openbaar vervoer financieel interessant is voor uw medewerkers. Dit kunt u doen door een goede reiskostenvergoeding te geven. U kunt uit verschillende opties kiezen.

4.1 Standaard kilometervergoeding van € 0,19U kunt alle medewerkers dezelfde kilometervergoeding geven, ongeacht de manier

waarop ze reizen. Het openbaar vervoer is meestal goedkoper dan de auto; het is voor

uw medewerkers dus financieel aantrekkelijk om hiervoor te kiezen. Het omslagpunt

bij de trein ligt op ongeveer zeven kilometer. Met een aanvullend bus/tram-abonnement

ligt dit bij zo’n veertien kilometer. Vergoedt u € 0,19, dan houden OV-reizigers vrijwel

altijd geld over. Ditzelfde geldt voor fietsers en carpoolers. Het is dus een maatregel

waar een duidelijke financiële prikkel van uitgaat.

4.2 Standaard kilometervergoeding op basis van kosten OVHeeft u geen ruimte voor een vergoeding van € 0,19, overweeg dan een standaard

reiskostenvergoeding die gebaseerd is op de kosten van het openbaar vervoer.

De OV-bedrijven hebben hiervoor standaard tabellen. Eventueel geeft u de automobilis-

ten – voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het OV geen serieuze optie is – wel

een vergoeding van € 0,19. Maak heldere afspraken wat u precies verstaat onder

‘serieuze optie’.

4.3 OV-reizigers krijgen een hogere vergoeding dan automobilistenEen derde mogelijkheid is om uw OV-reizigers (en eventueel ook uw fietsers) een

hogere vergoeding te geven dan de medewerkers die met de auto naar het werk komen.

U geeft de OV-reizigers en fietsers een vergoeding van bijvoorbeeld € 0,19, of een

vergoeding op basis van de kosten voor het openbaar vervoer.

4.

- 8 - - 9 -

Voor autogebruik krijgen mensen geen of een lagere kilometervergoeding. Ook hierbij

kunt u ervoor kiezen om automobilisten - voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het

OV geen serieuze optie is – wel een hogere vergoeding te geven.

4.4 Vergoeding OV-kosten van leaserijdersZorg er voor dat óók uw leaserijders met het openbaar vervoer kunnen reizen.

Geef ze bijvoorbeeld de mogelijkheid de reiskosten te declareren, of stel een OV- of

mobiliteitskaart beschikbaar (zie ook hoofdstuk 5).

Voor u als werkgever is het financieel gunstig als leaserijders een deel van hun ritten

met het openbaar vervoer reizen; een OV-kilometer kost ongeveer de helft van

dezelfde kilometer in de leaseauto.

“Sluit een grootgebruikerscontract af met de OV-bedrijven. Uw medewerkers kunnen dan makkelijker en vaak voordeliger abonnementen bestellen; reizen met het openbaar vervoer levert hen dan nog meer financieel voordeel op.”

Gabriëlle Dijkstra - van der Burg • adviseur en OV-specialist, VNM

- 10 - - 11 -

Geef uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart

U kunt voor uw medewerkers de abonnementen voor het openbaar vervoer regelen. Voordeel hiervan is dat het drempelverlagend is voor uw medewerkers; ze hoeven niet zelf uit te zoeken welk soort kaart of abonnement voor hen het meest geschikt is.

Ander voordeel is dat ze de kosten niet hoeven voor te schieten (dit scheelt vooral bij

jaarkaarten). U als werkgever heeft er wel werk aan. De OV-bedrijven kunnen u een deel

van het werk uit handen nemen als extra service bij een grootgebruikerscontract.

Er zijn ook partijen die dit volledig van u kunnen overnemen. In hoofdstuk 11 vindt u

hun adresgegevens.

Er zijn veel verschillende kaarten en abonnementen voor de trein, bus en tram.

De OV-bedrijven kunnen u hierover informeren. Een aantal ervan noemen we hier.

Een trajectkaart voor de trein en/of de busExtra voordeel van een treinabonnement is dat deze tevens dient als kortingkaart:

uw medewerkers kunnen hiermee (ook in hun vrije tijd) op andere trajecten met

40% korting reizen.

Een NS- of OV-jaarkaartU kunt uw medewerkers (belastingvrij) een persoonlijke OV-jaarkaart geven. U kunt ook

kiezen voor een NS-jaarkaart (alleen trein). Dit is vooral interessant voor medewerkers

die erg ver weg wonen, of medewerkers die geregeld zakelijke ritten maken met het

openbaar vervoer. Uiteraard kunt u ook andere medewerkers zo’n kaart geven, maar niet

volledig belastingvrij.

5.

- 10 - - 11 -

Utrecht BereikbaarpasZit uw organisatie in Utrecht of Nieuwegein, dan kunt u voor uw medewerkers de

Utrecht Bereikbaar (plus)pas aanschaffen. Ze zijn niet per stuk af te nemen; met Utrecht

Bereikbaar bespreekt u de minimale pasafname. De gewone pas kost € 75 (excl. BTW)

per medewerker per jaar en is voor medewerkers die in de stadsregio wonen. Zij kunnen

gebruik maken van bussen en sneltrams in de regio en landelijk van de OV-fiets en

KPN HotSpots. De Pluspas kost € 250 (excl. BTW) per medewerker per jaar en is voor

medewerkers die buiten de stadsregio wonen. Zij kunnen hiermee ook gebruik maken

van de speciale Utrecht Bereikbaar P+R-terreinen en een aantal NS trajecten.

Een mobiliteitskaart Met de NS- Business Card en de Mobility Card kunnen uw medewerkers de trein,

OV-fiets, (trein)taxi en poolauto’s gebruiken. U kunt deze kaart in plaats van – maar ook

aanvullend op – de leaseauto geven. De kaart is ook heel geschikt voor parttimers en

voor zakelijke ritten. U krijgt achteraf een rekening voor de reizen die met de kaart zijn

gemaakt; bij de reservering kan uw medewerker eventueel een omschrijving doorgeven.

Declaraties zijn daardoor overbodig. Welke kaart het meest geschikt is voor uw organisatie,

hangt van uw situatie af. Wij adviseren u om voor beide kaarten een offerte aan te vragen.

Regels Belastingdienst-• De kosten voor het reizen met het openbaar vervoer in het woon-werk- én zakelijk

verkeer mag u volledig belastingvrij vergoeden.

-• Betaalt u een kilometervergoeding? Dan mag u belastingvrij maximaal € 0,19 per

kilometer vergoeden, zowel voor zakelijke ritten als woonwerkverkeer, ongeacht het

vervoermiddel.

-• Reist een medewerker met het openbaar vervoer en geeft u hem een OV-abonnement?

U mag de vergoeding dan niet aanvullen tot € 0,19 per kilometer.

Kijk voor meer informatie over fiscale regels op www.vnm.nu/ov

- 12 - - 13 -

Bied alternatieven voor zakelijke ritten

Veel medewerkers komen met de auto naar het werk omdat zij deze nodig hebben om naar zakelijke afspraken te reizen. Bied uw medewerkers daarom alternatieven aan, zoals (elektrische) fietsen, scooters en/of auto’s. In onze Slimmer-op-wegwijzer flexibel reizen leest u hierover meer.

Daarnaast zorgt u er natuurlijk voor dat uw medewerkers ook voor de werkafspraken

eenvoudig met het openbaar vervoer kunnen reizen. Speciaal voor dit doel kunt u aller-

hande kaarten en abonne menten kiezen. Uw medewerkers hoeven dan geen kosten

te declareren. Een aantal mogelijkheden zijn:

Bedrijfs-OV-jaarkaart(en)De kaart staat op naam van het bedrijf en alle medewerkers kunnen hiervan gebruik

maken, ongeacht de bestemming. Voor ongeveer € 4.500,- heeft u al een bedrijfskaart

voor het openbaar vervoer. Declaraties zijn hierdoor niet meer nodig.

Strippenkaarten (tot 2011)/OV-chipkaartenZorg dat er altijd strippenkaarten op het secretariaat liggen of straks OV-chipkaarten.

Uw medewerkers kunnen dan altijd gebruik maken van de bus of de tram.

E-tickets voor treinreizenDeze kunt u door het secretariaat laten bestellen en betalen via internet. De print van

de bevestigingsmail is samen met een identiteitskaart van de medewerker (e-ticket is op

naam van de gebruiker) het plaatsbewijs.

Kaartjes voor vaste bestemmingBij gebruik van minimaal 100 kaartjes per jaar naar een vaste bestemming (bijvoorbeeld

een andere vestiging van uw bedrijf) kunt u hiervan een voorraad aanschaffen via het

grootgebruikerscontract. Bij lagere aantallen kunt u zelf 5-retourenkaarten kopen op

het station.

6.

- 12 - - 13 -

BezoekerskaartjesKrijgt u veel bezoekers/cursisten? Dan kunt u afspraken maken met NS over het afnemen

van dagkaartjes vanaf ieder station in Nederland naar uw vestigingsplaats. Deze kunt u

(tegen gereduceerd tarief) aan uw bezoekers uitreiken. Voorbeeld: bij een cursusinstelling

kunnen cursisten bij de aanmelding voordelig zo’n treinkaartje kopen.

En overweeg ook de mobiliteitskaarten als alternatief (hoofdstuk 5).

- 14 - - 15 -

Hanteer flexibele werktijden voor OV-reizigers

De dienstregelingen sluiten niet altijd precies aan op uw werktijden. Geef uw mede-

werkers de gelegenheid om hun werktijden hierop aan te passen.

Geef persoonlijk reisadvies

Medewerkers zijn zich vaak niet bewust van de mogelijkheden van het openbaar

vervoer. Geef een persoonlijk reisadvies aan (nieuwe) medewerkers. U kunt dit zelf doen

op basis van de website www.9292ov.nl. U kunt het opstellen van uitgebreide

reisadviezen ook uitbesteden; zie hoofdstuk 11 voor contactgegevens van aanbieders.

7.

8.

- 14 - - 15 -

Geef nieuwe medewerkers een proefabonnement

Nieuwe medewerkers gaan op zoek naar de beste manier van reizen naar uw bedrijf. Zij hebben nog geen gewoontegedrag ontwikkeld en zijn relatief eenvoudig te beïnvloeden. Maak daarvan gebruik en laat hen al tijdens hun eerste maanden bij u de mogelijkheden van het openbaar vervoer ervaren.

Geef hen allereerst een persoonlijk reisadvies. Dit is belangrijk omdat veel van uw

nieuwe medewerkers waarschijnlijk niet op de hoogte zijn van de OV-bereikbaarheid

van uw organisatie. Als blijkt dat het openbaar vervoer aantrekkelijk is, is een structurele

keus voor het openbaar vervoer toch vaak nog een stap te ver. Bied degenen voor wie

het OV een optie blijkt te zijn, dan ook eerst een proefabonnement. Zo kunnen zij

kennismaken met het openbaar vervoer. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een OV-traject-

kaart voor de eerste twee maanden te verstrekken. Dit in plaats van een reiskosten-

vergoeding. VNM helpt u graag om dit op te zetten voor uw organisatie. We maken

afspraken met de openbaar vervoer bedrijven, kunnen een flyer maken voor uw nieuwe

mede werkers en we kunnen ondersteunen bij het afnemen van de proefabonnementen.

9.

- 16 - - 17 -

Gedragsbeïnvloeding; wat komt er bij kijken? Gedrag is grotendeels automatisch Een belangrijk deel van ons gedrag is min of meer automatisch. Deskundigen denken dat

dit voor meer dan 95% van ons gedrag het geval is. Het menselijk brein kan het ook

helemaal niet aan om steeds weer over iedere handeling na te denken en voor- en nadelen

tegen elkaar af te wegen. Ook het reisgedrag van de meeste van uw medewerkers is

geautomatiseerd, men denkt er niet meer over na. Gepland en beredeneerd gedrag is vooral

te beïnvloeden met argumenten. Bij geautomatiseerd gedrag werkt dit echter amper;

u zult vooral subtiele beïnvloedingstechnieken moeten inzetten.

Gedrag is grotendeels irrationeelEn om er nog een schepje bovenop te doen: de mens blijkt helemaal niet zo rationeel te zijn.

We wéten dat de trein in de spits vaak sneller is, toch gaan we massaal om acht uur

’s ochtends in de file staan. Mensen maken veelal keuzes op basis van sentimenten. Vraagt u

uw medewerkers naar de redenen waarom ze bepaald (reis)gedrag vertonen, houd er dan

rekening mee dat de uitkomsten niet altijd betrouwbaar zijn. Het is immers vaak geen

wel overwogen gedrag. Bovendien hebben we de neiging achteraf ons gedrag ‘goed te praten’.

Gedrag is ‘besmettelijk’We hebben de neiging ons gedrag aan te passen aan het gedrag van ‘de massa’.

Dit gebeurt vrijwel onbewust. Gedrag blijkt steeds weer besmettelijk. Dit is een belangrijk

principe om rekening mee te houden. Sociale druk en de sociale norm spelen een grote

rol bij het veranderen van gedrag.

Ons brein is selectief Het is u vast wel eens opgevallen. Bent u aan het verbouwen, dan ziet u plots overal adver-

tenties en folders van de bouwmarkt. Ons brein registreert heel selectief. En dat moet ook

wel, want de hedendaagse mens wordt bestookt met informatie. We hebben de neiging

vooral informatie op te nemen die we verwachten én die onze eigen patronen en overtui-

gingen bevestigt. Dit geldt ook voor uw medewerkers. Veel communicatieboodschappen die

u als werkgever over hen ‘uitstort’ worden niet (of beperkt) opgevangen. Én door uw

medewerkers ‘ingekleurd’, zodat ze het kloppend krijgen met hun verwachtingen of patronen.

Wilt u meer weten over de achtergronden van gedragsbeïnvloeding? Kom dan naar een van

de VNM-themalunches over dit onderwerp. Er zijn ook adviesbureaus die u kunnen helpen,

zie hoofdstuk 11.

- 16 - - 17 -

Interne communicatie

Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte)

OV-campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige

campagne, zorg voor een structurele aanpak. In dit hoofdstuk vindt u veel tips en ideeën

voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor

uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.

10.1 Wat wilt u bereiken?U wilt zoveel mogelijk medewerkers met het openbaar vervoer laten reizen.

Uw communicatiedoelstellingen kunnen zijn:

-• Medewerkers kennen de mogelijkheden van het OV naar het bedrijf

-• Medewerkers weten dat het interessant (financieel en tijdwinst) is om met het

OV te reizen, vooral voor medewerkers die meer dan 15 km van het werk wonen

-• Medewerkers hebben een positief gevoel bij openbaar vervoer

10.

“Met de maatregelen alleen bent u er niet. Gedrags verandering kan een lastig proces zijn. Automobilisten blijken vaak een onvolledig beeld te hebben van de mogelijkheden van openbaar vervoer en hebben er een negatief gevoel bij. Interne communicatie is dan ook een kritische s uccesfactor.”

Els Jellema - Slaghekke • communicatieadviseur, VNM

- 18 - - 19 -

10.2 Met wie communiceert u? Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf.

Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses, (voor)oordelen

over het openbaar vervoer etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en boodschap

nodig.

U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

-• Management

-• Ondernemingsraad

-• Manager P&O

-• Medewerkers die al met het OV reizen

-• Nieuwe medewerkers

-• Medewerkers die nu met de auto reizen (en voor wie OV een reëel

alternatief zou kunnen zijn)

10.3 Management

Waarom?Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team)

managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het

beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

BoodschapBesteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit

belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie

over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van

de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers,

enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

Hoe?-• Presentatie in managementoverleg

-• Persoonlijke gesprekken met managers

(= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)

-• Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

- 18 - - 19 -

10.4 Ondernemingsraad

Waarom? Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken.

Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de

OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk

óók met de medewerkers, hun ‘achterban’. Een goede afstemming draagt bij aan

draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over

het OV-beleid bij uw medewerkers terecht komen.

BoodschapAchtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen

en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning

van de OR.

Hoe?-• Presentatie in OR-overleg

-• Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen

10.5 Manager P&O

Waarom?De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden,

zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

BoodschapBesteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid

belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap? Geef informatie over de

voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem

concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe)

medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

Hoe?-• 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

- 20 - - 21 -

10.6 Medewerkers die al met het OV reizen

Waarom? Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe

OV-reizigers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag

wil. U las al dat gedrag ‘besmettelijk’ is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme,

door de OV-reizigers heel zichtbaar te maken.

BoodschapLaat hen merken dat het reizen met het OV bijdraagt aan de visie van de organisatie, en

dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambas-

sadeur.

Hoe? -• 1-op-1-gesprekken met deze medewerkers

-• Vrijwel alle acties die ook bij 10.8 zijn beschreven

10.7 Nieuwe medewerkers

Waarom? Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger

te beïnvloeden met goede argumenten.

BoodschapLaat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe

medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm

(.. % van onze medewerkers reist al met het OV). Geef heel helder de mogelijkheden

van het OV aan.

Hoe?-• Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties)

-• Introductiegesprek/programma

-• Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van

alle regelingen voor woon-werkverkeer

-• Persoonlijk reisadvies

-• Probeerabonnement

- 20 - - 21 -

10.8 Medewerkers die nu met de auto reizen en voor wie het OV een redelijk alternatief is

Waarom? Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het

reisgedrag beïnvloeden.

BoodschapVeel automobilisten kennen het openbaar vervoer alleen ‘van horen zeggen’ of op

basis van ervaringen in een ver verleden. Uit recent onderzoek blijkt ondermeer dat een

deel van de automobilisten de reistijd en kosten van het openbaar vervoer (ver) over-

schat. Men is daardoor negatiever over het OV dan ‘realistisch’ is.

Communiceer bijvoorbeeld de onderbelichte positieve punten, zoals effectief tijdsgebruik:

werken/lezen/vergaderen/slapen in de trein. U kunt ook aandacht besteden aan de

mogelijkheden van het OV: bushalte bijna voor de deur, station op loopafstand, dienst-

regeling, OV-fiets voor laatste stukje etc.

Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ´sociale norm´

(“wist je dat .. % van je collega’s geregeld met het openbaar vervoer reist?”). Gedrag is

immers besmettelijk, zie kader over gedragsbeïnvloeding.

Neem in de boodschap ook mee: de aanwezigheid van vervoermiddelen voor zakelijke

ritten (zoals poolauto’s en bedrijfsfietsen). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen

auto naar een zakelijke afspraak, dus hoeven ’s ochtends niet met de auto te komen.

Hoe? Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het

voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie

(zie verderop). Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief.

Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

- 22 - - 23 -

Personeelsmagazine en intranet-• Interviews met OV-reizende collega’s in personeelsmagazine, op intranet etc.

Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.

Campagnemateriaal in het personeelsblad

-• Column van collega over zijn bijzondere OV-ervaringen.

-• Vaste rubriek of projectsite op intranet met de mogelijkheden, maatregelen, succesver-

halen, OV-routes, etc. Hierop plaatst u ook actuele reisinformatie. Medewerkers kunnen

via de projectsite vragen stellen aan de helpdesk (stimuleert ook weer 1-op-1-commu-

nicatie). Denk ook aan een weblog van de directeur die met openbaar vervoer reist.

-• Plaats op uw intranet een link naar 9292OV of schaf de Reiswijzer aan. De bezoeker of

medewerker hoeft op internet daarin alleen het herkomstadres in te vullen en hij/zij

krijgt een reisadvies naar uw bedrijf. De Reiswijzer kost tussen € 145,- (standaardversie)

en € 1200,- (eigen lay-out). U kunt deze bestellen bij 9292 Zakelijk.

-• Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal OV-reizigers, kilometers en kos-

tenvergelijking).

-• Gebruik de campagneposters (10.9) ook in het personeelsblad en het intranet.

Evenementen-• Kick-off bijeenkomst: een bijeenkomst voor uw medewerkers om de OV-campagne/het

nieuwe beleid te introduceren. Dit kan in samenwerking met de OV-aanbieders,

zoals Connexxion en NS. In het volgende hoofdstuk vindt u de contactgegevens.

- 22 - - 23 -

Wij kunnen u eventueel met deze partijen in contact brengen.

-• Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag,

de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Dit kan heel goed in

combinatie met andere thema’s, zoals fietsstimulering. Met kraampjes van OV- en

fietsaanbieders, informatie over regelingen, leuke activiteiten die met het thema

te maken hebben, start van campagne etc.

Campagnemateriaal op intranet

Ludieke acties-• Placemats met een OV-thema in het bedrijfsrestaurant (plattegrond met alle

bushaltes in de omgeving, kostenvoordeel, succesverhaal, een campagneposter).

-• Een ludieke actie bij de bushalte of het station in de omgeving van uw bedrijf

(evt. samen met OV-bedrijf).

-• Hang de campagneposters (10.9) zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant

en de parkeergarage.

-• Geef OV-reizende collega’s een doos bonbons. Op iedere bonbon staat de tekst

'Wanneer nam jij voor het laatst de trein?'. De medewerkers delen deze heel gericht

uit, met als doel collega’s op een specifieke dag met het openbaar vervoer naar het

werk te laten reizen. Deze methode is in diverse bedrijven zeer succesvol geweest.

-• Geef uw OV-reizigers kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, …),

door middel van een verloting. Elke week wordt uit de OV-reizigers van die week

een winnaar getrokken.

- 24 - - 25 -

-• Deel leuke gadgets uit: een opvouwbaar parapluutje, een leuk mapje voor het

OV-abonnement etc.

-• Zet een interne ‘competitie’ op tussen afdelingen of teams en stel een groepsbeloning

in het vooruitzicht als een target is gehaald (bepaald aantal OV-reizen of aantal

medewerkers dat OV gebruikt voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten).

De economische prikkel (beloning) en de sociale prikkel (vanuit de groep) versterken

elkaar. Zet uw interne communicatiemiddelen actief in om de tussenstanden en

resultaten te communiceren.

-• U kunt ook individuele targets benoemen, en een beloning in het vooruitzicht

stellen die ook voor het thuisfront aantrekkelijk is (zoals kaartjes Efteling). De sociale

prikkel kan dan vanuit de partner of de kinderen komen.

-• Organiseer samen met GVU/Connexxion een probeerkaartjes-actie (of ander probeer-

aanbod) voor uw medewerkers. De vervoerbedrijven hebben hiermee goede ervaringen

opgedaan.

Lijncommunicatie-• Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in

1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken met medewerkers. Vraag niet alleen

hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt.

Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.

En denk ook aan-• Goede informatie over openbaar vervoer in (online) personeelshandboek.

-• Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De campagneposters

kunt u hiervoor als basis gebruiken.

-• Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.

-• Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies.

-• Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten.

Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.

-• Informatiebord (9292) met actuele reisinformatie in de hal van het bedrijf.

- 24 - - 25 -

10.9 Voorbeeld campagnemateriaalSamen met grafisch bureau MetDick hebben we voor u de campagne ‘Wanneer…?’

ontwikkeld. U kunt de campagne kosteloos gebruiken binnen uw organisatie.

Op www.vnm.nu/ov kunt u de bestanden downloaden. U kunt uw eigen medewerkers

een rol geven in de campagne. Zij vertellen dan over hun persoonlijke ervaringen met

het openbaar vervoer. Op de volgende pagina’s vindt u een aantal voorbeelden. U kunt

de aanpassingen uiteraard door uw eigen vormgever laten doen. Ook kunt u een offerte

aanvragen bij MetDick

Ik zat vanochtend nog in de trein. Met collega’s die verknocht zijn aan hun auto heb ik weleens

discussies over het openbaar vervoer. Ze denken dat de trein altijd vertraging heeft en dat ze veel

langer onderweg zijn. Meestal baseren ze hun oordeel op één slechte ervaring. Maar ze vergeten

dat ze met hun auto veel vaker in de file staan dan de keren dat ik eens vertraging heb met de trein.

En dat ze moeten zoeken naar een parkeerplek. Nee, geef mij de trein maar: even bijkomen na een

dag werken met m’n iPod en een boek. De trein is echt zo gek nog niet.

Wanneer nam jij voor het laatst de trein?

Jorien van Anraad communicatie

- 26 - - 27 -

Wanneer nam jij voor het laatst de trein?

Ik zat vanochtend weer in de trein. Ik moet altijd vroeg aanwezig zijn, gelukkig rijdt de trein al

vanaf half zeven. Het is fijn om tijdens de rit nog even een beetje te dutten. Ik word wel weer wak-

ker tijdens de vijf minuten lopen van het station naar kantoor. ‘s Middags spreek ik vaak af met een

vriendin die in de buurt werkt om samen terug te reizen, kunnen we gezellig even bijpraten. Ik krijg

mijn OV-abonnement vergoed, dus ook in het weekend reis ik gratis naar de stad. Voor mijn collega’s

zoek ik vaak even uit welke bus of trein ze moeten nemen naar een afspraak. Dat gaat heel gemak-

kelijk via de reisplanner van 9292OV. Voor mij is het OV oké.Bouchra Aissati receptie

- 26 - - 27 -

Wanneer zat jij voor het laatst in de trein?

Jamilo Martinez directie

Ik nam vanochtend nog de trein. Sinds een paar maanden laat ik – als het maar even kan – mijn auto

thuis staan en reis met de trein naar kantoor. Het is prettig om niet aan te hoeven sluiten in de file.

Met mijn laptop kan ik in de trein gewoon doorwerken. Dat weegt voor mij op tegen die paar keren

dat ik eens vertraging heb. Wat mij als financiële man opvalt, is dat mijn treinreizen goedkoper uit-

pakken dan mijn eerdere dagelijkse autoritten. Ik zie eigenlijk alleen maar voordelen.

- 28 - - 29 -

Stefan den Dolder marketing

Ik zat vanochtend nog in de spitsbus. Ik was de file al een tijdje zat en de Utrecht Bereikbaar Pas die

Personeelszaken voor iedereen regelde gaf de doorslag. Ik besloot om de bus in ieder geval een kans

te geven. Nu zet ik mijn auto neer op de P+R en stap ik daar op de spitsbus. Die rijdt langs de file

over de vluchtstrook en ik kan ondertussen werken of bellen, in plaats van op de weg te moeten

letten. Vanaf het station pak ik een OV-fiets voor het laatste stukje naar kantoor, zodat ik ook nog

wat beweging krijg. Deze fiets kan ik met mijn UB-pas zelfs gratis gebruiken. Ik ben om.

Wanneer zat jij voor het laatst in de bus?

- 28 - - 29 -

Wie kan u verder helpen?

Heeft u nog specifieke vragen over het stimuleren van openbaar vervoer? Of zoekt u hierbij professionele begeleiding? Neem dan contact op met VNM: 030 - 215 5080, info@vnm.nu of kijk op onze website www.vnm.nu. U kunt zich ook aanmelden voor een van onze themalunches over openbaar vervoer.

Op www.slimreizen.nl staan veel praktijkvoorbeelden waarin werkgevers hun

kennis en ervaringen delen, bijvoorbeeld over het stimuleren van het OV.

Contactgegevens aanbiedersVNM kan voor u de eerste contacten leggen maar u kunt dit ook rechtstreeks doen.

9292 Zakelijk

Individuele reisinformatie aanvragen, Reiswijzer op maat voor uw bedrijf

Tania Rademaker 0900 - 899 8585

zakelijk@9292.nl www.9292OV.nl

Connexxion

Grootgebruikerscontract en OV-abonnementen tram/bus

Michel Gamos 06 - 4644 7239

m.gamos@connexxion.nl www.connexxion.nl

11.

- 30 - - 31 -

MetDick

Grafisch vormgever/webbouwer (campagnemateriaal)

Dick Verschuur 0174 - 883 707

info@metdick.nl www.metdick.nl

Mobility Mixx

Mobiliteitskaarten (Mobility Card) en poolautosysteem

Marcel Bakker 036 - 527 2809

marcel.bakker@mobilitymixx.nl www.mobilitymixx.nl

MuConsult

Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding

Neeske Abrahamse 033 - 465 5054

n.abrahamse@muconsult.nl www.muconsult.nl

NS Business Services

Grootgebruikerscontract, OV-abonnementen trein, mobiliteitskaarten (NS-Business Card)

Hans Klijntjes 030 - 235 5891

businessservices@ns.nl www.ns.nl

OV-fiets

Makkelijke huurfiets bij OV-knooppunten voor het natransport

Hansje Vos 088 - 671 1897

info@ov-fiets.nl www.ov-fiets.nl

- 30 - - 31 -

Utrecht Bereikbaar

Utrecht Bereikbaar-pas

Teus van Grootveld 030 - 711 1470

vangrootveld@utrechtbereikbaar.nl www.utrechtbereikbaar.nl

VCCR

Reisadviezen en abonnementenadministratie via internet

Bas Hilckmann 010 - 400 0241

bas.hilckmann@vccr.nl www.vccr.nl

Vipre

Reisadviezen en abonnementenadministratie

Sjanne van de Kieboom 010 - 283 9569

svdkieboom@vipre.com www.vipre.com

XTNT

Ondersteuning o.a. op het gebied van gedragsbeïnvloeding

Gerard Tertoolen 030 – 239 8060

info@xtnt.nl www.xtnt.nl

Colofon

Deze Slimmer-op-wegwijzer is een uitgave van VNM – slimmer op weg. Kopieer, download en verspreid de inhoud gerust! Uiteraard wel graag met naamsvermelding.

VNM

Herculesplein 201A

Stadion Galgenwaard (ingang Noord)

3584 AA UTRECHT

T 030 - 215 5080

www.vnm.nu/ov

Vormgeving: MetDick, Den Haag; Floris Hollander

Print: Drukkerij Aktief, Den Haag

Februari 2010 2548

05

Een initiatief van: