6/24/20091 |

Welkom

Implementeren Progress.NETin 4 maanden

Ritske Tjallingii – Stenden hogeschoolJan Batteram – UOCGMarket BV

6/24/20093 |

Begin met datgene te doen wat noodzakelijk is,

vervolgens wat mogelijk is en

plotseling doe je het onmogelijke(Franciscus van Assisi)

6/24/20094 |

De drie uitdagingen

1. Vervanging HIAS/HSA

2. Implementeren binnen vier maanden

3. Koppeling met de andere systemen

UOCGMarket BV

› Ondersteunt onderwijsinstellingen om de kwaliteit van het onderwijs en de ondersteuning op het onderwijs te verbeteren.

› Gelieerd aan de Rijksuniversiteit Groningen

› Uitvoer werkzaamheden door het instituut Universitair Onderwijscentrum Groningen (UOCG)

› Opvolger van huidige Progress

› Geïntegreerde Inschrijf- en Volgfunctionaliteit

› Volledig opnieuw ontwikkeld Rechtstreeks gekoppeld aan Studielink

› Volledig webbased

› Meerlagen architectuur SOA ready

› Wordt gehost door het UOCG

› Inschrijf

Noordelijke Hogeschool Leeuwarden

Stenden hogeschool (voormalig Hogeschool Drenthe en Christelijke Hogeschool Nederland)

Rijksuniversiteit Groningen

Universiteit voor Humanistiek

› Volg en Planning

16 hoger onderwijs instellingen (HBO en Universitair)

Nationaal en internationaal

20 jaar ervaring in het hoger onderwijs

Ervaring

Het traject

› Half april offerte aanvraag

› Half mei presentatie van de cases

› Juni besluit

› 26 augustus eerste projectoverleg

› December 2008 definitief over naar Progress.NET

› Vervanging van SIS wat al aangesloten was op Studielink

Waarom durfden we ditaan in 4 maanden

› Stenden: grondige kennis SIS, Studielink en (oude) adapter

› Reeds ervaring opgedaan bij fusiepartner HD

› Klein en flexibel kernteam

› Duidelijke scope van het project

› Goede ervaringen met Stenden

De drie uitdagingen

1. Vervanging HIAS/HSA

2. Implementeren binnen vier maanden

3. Koppeling met de andere systemen

Vervanging HIAS/HSA

› HSA is jarenlang naar tevredenheid gebruikt bij Stenden vh CHN, maar HSA is end-of–life en Stenden wil meer

› Fusie tussen voormalige Christelijke Hogeschool Nederland en voormalige Hogeschool Drenthe

› Stenden wil één inschrijfsysteem en HD gebruikte reeds Progress.NET

› Modern systeem met naadloze aansluiting op Studielink (Progress.NET koppelt zonder adapter)

› Progress.NET wordt als SaaS oplossing aangeboden (SIS uit de muur)

Selectie nieuw SIS

› Snelle procedure

Start maart 2008 – beslissing juni 2008

› Leverancier gekozen die:

meedenkt en samen wil ontwikkelen

snel en vaak ter plekke is

direct ook aansluiting Studielink verzorgt

flexibel en deskundig is

Keuze gevallen op Progress.NET van UOCGMarket BV

Durven we dit aan in 4 maanden?

› Grondige kennis HSA, Studielink en de HSA adapter

› Goede aanlevering van de gegevens voor conversie

› Progress draaide bij fusiepartner HD en bij onze buren de NHL en de basisfunctionaliteit gaf veel vertrouwen

› Vertrouwen in leverancier: in 2005 binnen 3 maanden implementatie uitgevoerd van Progress Volgsysteem

› We waren gemotiveerd:

We wilden van HSA af (steeds meer Studielink problemen)

We wilden dubbele licentiekosten in 2009 voorkomen

› Een planning voor 8 maanden duurt doorgaans 8 maanden, een planning voor 4 maanden duurt doorgaans 4 maanden

Uitgangspunten

› Keiharde einddatum van 1 januari 2009

› Duidelijke keuzes gemaakt:

Financiële module doorgeschoven naar september 2009 Lopende studiejaar afhandelen via FMS

Definitieve conversie na sluiting CRI op 1 december

› Bepaalde (extra) functionaliteit wordt doorgeschoven tot na de implementatie Verfijnde autorisatie tot op veldniveau

Handmatig aanmaken SM Mutaties en verwerken van CRI terugmeldbestanden

Het traject

› Start september 2008

› Definitieve conversie 15 december 2008

› In de tussentijd:

Implementatie afronden

Diverse proefconversies draaien

Gebruikers opleiden

› Heldere scope van het project:

Registreren van reguliere studenten

Koppeling Studielink overnemen van HSA

Inrichten workflow voor de inschrijving

Projectorganisatie

› Klein kernteam

› Korte lijnen

› Snel schakelen

› Flexibel kunnen inspelen op alles wat zich aandient

› Vooral echte inhoudsdeskundigen in de projectgroep

Belangrijkste Knelpunten

› Conversie:

Zeer korte doorlooptijd voor een aantal proefconversies en voor correcties (effectief 3 maanden)

› Aansluiting afgeleide systemen (via Oracle):

Netwerkaccounts, Blackboard accounts, Progress Volgsysteem, Data Warehouse voor kengetallen, Uitleensysteem mediatheek, Stageprogramma, etc.

› Aansluiten Studielink:

Aansluiting overnemen van HSA adapter

Conversie Studielinkgegevens

Koppeling andere systemen

› Om vele afzonderlijke koppelingen te voorkomen, is gekozen voor versnelde realisatie en invoering ODS

› De ODS (reporting database) is gekoppeld met het Oracle systeem van Stenden voor de achterliggende systemen

Heeft Franciscus van Assisi gelijk gekregen?

Wat zijn we tegen gekomen

› Zonder problemen en volgens tijdsplanning:

Beschikbaar stellen Progress.NET

Opleiden van gebruikers

Inrichten workflow voor Stenden

Communicatie met de Opleidingen

› Wel problemen tegengekomen bij:

Conversie Inschrijfgegevens

Aansluiten andere systemen binnen Stenden

Overnemen koppeling Studielink van HSA

Datamodel HIAS/HSA

› In principe één record per student met daarop o.a.: Studentnummer • Propedeusedatum

Opleiding • Examendatum

Aankomst Opleiding • Vertrekdatum

› Voordelen:

Eenvoudig te bevragen (simpele SQL)

Eenvoudige koppeling afgeleide systemen

› Nadelen:

Bij omzwaaien of studieonderbreking ging historie verloren

Zonder vertrekdatum is inschrijving onbegrensd

Koppeling Studielink

› Datamodel HSA uitgebreid met tabellen voor Adapter-en Studielinkgegevens, maar:

Niet zuiver te koppelen aan aanmeldingen en inschrijvingen (‘onder water’ wel studiejaar):

Studenten met foute variantcodes

Veel foute fases in HSA of op Studielink

› Consequenties:

Aansluiting op Studielink uitgesteld tot 5 januari en berichtenverkeer vastgehouden tot 12 januari

Fors aantal fouten opgelost m.b.v. Studielink organisatie

Conversiestrategie

› Oorspronkelijk plan (reconstructie historie): Vraag complete CRI historie op (zelfde datamodel als

Progress.NET)

Zet deze inschrijvingen in Progress.NET

Verrijk deze gegevens met datums uit HSA (CRI werkt in maanden)

› Problemen: Vervuiling CRI-HO met:

Commerciële inschrijvingen (cursisten en uitwisselingsstudenten)

Meegelifte inschrijvingen op andere CROHO code

Veel ontbrekende Faseovergangen in het CRI (bug HSA)

Lastige controle van de conversie t.o.v. HSA

› Problemen openbaarden zich in een heel laat stadium !!!

Aangepaste Conversiestrategie

› Gelukkig kon UOCG heel snel schakelen

› Nieuwe strategie:

Converteer HSA gegevens (‘opblazen’ naar CRI format)

Verrijk deze met CRI gegevens bv.

Voeg Examens toe die verloren zijn gegaan in HSA

Verwijder tussenliggende jaren bij studieonderbrekers

› Controlestrategie

Converteer geconverteerde data terug naar oorspronkelijk datamodel (‘plat slaan’ naar HSA format)

Steekproefcontrole in het systeem

Voordelen ‘omgekeerde conversie’ Progress gegevens

› Uiterst eenvoudige controle van de conversie op volledigheid en correctheid

› Tabellen geschikt om andere systemen mee te koppelen, dus voorlopig geen ombouw nodig van koppelingen

› Mogelijkheid om de gegevens van onze fusiepartner de HD, die ook met Progress.NET werken, meteen te ontsluiten via deze zelfde interface

› Alle drie de genoemde problemen hiermee opgelost

› Controle door Deloitte op de gegevens van de definitieve conversie gaf exact dezelfde verschillen

Leerpunten

› Belangrijkste leerpunten:

Bij de implementatie van een SIS heb je meer aan enkele creatieve geesten bij instelling en leverancier dan aan een groot opgetuigde en geldverslindende projectorganisatie

Projectteams worden te veel bevolkt door managers en communicatiemedewerkers en onvoldoende door inhoudsdeskundigen en professionals

Keuze voor en implementatie van een nieuw SIS worden te vaak bepaald door politieke beslissingen i.p.v. inhoudelijke argumenten en bewezen functionaliteit

6/24/200928 |

Bedankt voor uw aandacht