Resultaten IBIS project

SISLink conferentie 19 juni 2009

Bote Folkertsma, Studielink

Onderwerpen

• Projectdoel en -resultaten

• Analyse knelpunten

• IBIS concept

• Hoe verder

Projectdoel IBIS

Verkenning van de mogelijkheden om in Studielink het intakeproces van bijzondere doelgroepen te verbeteren.

Intakeproces => toelating

Verkenningsmissie

Doelgroepen: • masters• internationale studenten• kunstvakonderwijs

Projectresultaat IBIS

• Functionele beschrijving– analyse knelpunten– IBIS concept als oplossing

– Impact voor de instelling

• Architectuurmodel– beschrijving veranderingen in architectuur SL

– ervaringen met prototypes– inpassing in Studielink

• Twee prototypes– Aantonen werking van het IBIS concept

Uitvoering project

• Aanleiding– Kritiek op huidige procesgang buitenlandse studenten en toelating

bij kunstvakopleidingen– Wens voor betere geautomatiseerde ondersteuning

• Aanpak– Projectopzet met pl Wim den Boer– Workshops inbreng veel instellingen

• Wanneer– oktober 2008 - maart 2009

• Samenwerking met NAP project:– Gebruik globale processtappen– Materiedeskundigheid en visie op buitenlandse studenten

Scope IBIS

Studielink nu

IBIS

Enkele knelpunten / uitdagingen?

• Behoefte aan een meer stapsgewijs intakeproces met een flexibele procesgang

• Verbeterde communicatie met studenten

• Verbreding procesgang (intake) vraagt om meer flexibiliteit in de aanlevering van informatie.

• Instellingen willen zelf kunnen bepalen op welk moment gegevens uit Studielink naar het SIS van een instelling worden verstuurd.

• Het intakeproces voor bijzondere doelgroepen is op zeer uiteenlopende manieren georganiseerd.

Resultaten workshops

• Processen– Grote mate van overeenstemming over definitie hoofdprocessen– Processtappen kennen voornamelijk gemeenschappelijke kenmerken

en beperkt aantal eigen toevoegingen– Afhandeling per instelling zeer divers:

• van lineair � elke onderdeel moet zijn afgerond alvorens de volgende stap wordt uitgevoerd

• tot parallel � op basis van enkele gegevens worden diverse acties uitgezet

• Eisen / processen zijn per opleiding verschillend– We raken ook de huidige processen in Studielink zoals loting en

betaling• Betaling verdient nog extra aandacht gezien complexiteit bij

buitenlandse studenten

• Conclusie IBIS:standaardisatie processtappen mogelijk, flexibiliteit in procesflow is voorwaarde

Resultaten workshops

• Studentgegevens en dossier– Het begrip buitenlandse student is niet eenduidig

• kenmerken persoon bepalen acties – Benodigde gegevens roepen i.h.a. geen discussie op– Soort op te vragen documenten is vrijwel identiek

• WHW vooral leidend hierbij– In plaats van afzonderlijke doelgroepen moeten we meer

spreken van condities / parameters

• Conclusie IBIS:standaardisatie gegevens en documenten goed mogelijk. Flexibiliteit in bevragen is voorwaarde (bevraging deels nu al in Studielink gerealiseerd)

Resultaten workshops

• Organisatie– Afhankelijk van grootte en complexiteit zeer diverse uitvoering

per instelling• Van volledig centraal georganiseerd tot grotendeels

decentraal (faculteiten)• Vaak meerdere bureaus / afdelingen betrokken (CSA, IO,

Fac.)• Soms één afdeling die de gehele toelating en inschrijving

afhandelt– Afhankelijk van noodzakelijke expertise taken aan verschillende

rollen toegekend b.v. diplomawaardering door expert IO

• Conclusie IBIS:flexibele toedeling van taken aan rollen en rollen aan personen is voorwaarde

Intermezzo

• Een mini enquête over IBIS onderwerpen

– Bij mijn instelling is de volgende afdeling leidend bij toelating: CSA, IO, faculteit, anders

– Wij gebruiken veel automatisering bij de toelating dan wel wij handelen veel via papieren dossier af

– Wij gebruiken het SIS, een andere applicatie, geen programma voor registratie toelating

– Bij onze instelling wordt de organisatie rond selectie en toelating de komende twee jaar aangepast

Basis conceptmodel IBIS

Functionaliteit frontoffice

Standaard processtappen ...

....en flexibele procesgang

Flexibele invoer informatie

Flexibele organisatie

Conclusies

• Een verbeterd midoffice en een nieuw frontoffice maakt ondersteuning in SL van het intakeproces van bijzondere doelgroepen mogelijk.

• Het voorgestelde concept is generiek en flexibel van aard: – instelbare procesflows – flexibele webformulieren – ondersteuning voor uiteenlopende organisatievormen

• De nieuwe opzet maakt een meer stapsgewijs proces mogelijk en leidt tot een verbeterde communicatie met de student.

• Vernieuwing biedt ook voordelen voor de reguliere student

• Zekere vrijheid in rolverdeling Midoffice <> Backoffice

• Concept is uitvoerbaar gezien de huidige pakketten die in de markt voorhanden zijn

Vervolg

• Voorjaar-najaar 2009– Strategische discussie in WAR over verdere

functionele ontwikkelingen in Studielink en rol IBIS hierin

• 2e helft 2009 bespreken resultaat in stuurgroep– Conclusies delen– Aanzet voor inhoudelijk vervolg voorbereiden

• Najaar 2009 / begin 2010– Samenwerking met huidige ontwikkelingen in het land

en voorzetting samenwerking NAP project– Vervolgproject?

Tot slot

• IBIS opnemen in Studielink vraagt:

– investeren in standaardiseren + slimme instrumenten– over/door huidige fase aanloopperikelen heenkijken– geduld omdat realisatie niet morgen kan– krachten mobiliseren om draagvlak en financiering te

organiseren– actieve inbreng van deskundigen om requirements

scherp te krijgen