Best practice van Epic

volgen of aanpassen?

Liesbeth Langenhuysen & Hanneke Mesu

Projectmanagers Epic implementatie

PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1

Education, Analysis & Design Adoption & Transformation Implementation

Project Definition & Direction Setting

Discovery & Project Scope

Validation

System Build & End-User Adoption

Testing, Training, & Go-Live

Post-Live Support & Optimization

Rollouts & Upgrades

Implementatie Overview

april 2012 mei – juli augustus - december

januari-maart 2013

april -oktober november – januari 2014

continue

• Contract 16 april • Bemensing projectteam

• Training en certificering projectteams • Scope • PID

• Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus • Validatiesessies 2 9,10,11 oktober • Validatiesessies 3 6,7,8 november • Specialisme Analyse Sessies (SAS) •Broomweeks 4, 5 18 en 19 december

•Start Readiness programma •Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) •Inrichten Epic • Workflow Walk Through Maart

• Unit testen • Integratietesten •Training super users september • Training eindgebruikers September –oktober

• Go-Live 27 oktober 2013

• Ondersteuning op werkvloer • Optimalisatie

• Optimalisatie

De grote getallen

• 14 projectteams • 150 fte op piekmoment • 30 fte van Epic • We willen niet weten hoeveel overuren

• 50 applicaties uitgefaseerd • 9.000 gebruikers • 20 klaslokalen

• 90 verschillende trainingen • 18 maanden • 600 super users

• 6000 laborders • 15.000.000 zorgactiviteiten geconverteerd • 200 mensen voor go live support

Succesvol

• 1 jaar vooraf geplande Go live datum gehaald!

• Kwaliteit hoog in het vaandel • Certificering van projectmedewerkers

• Go live support 100 extra Epic medewerkers • Tot in details uitgewerkte implementatieaanpak • Koffer vol checklists, formats voor presentaties

• Oog voor de ontvangende kant van Epic • Generale repetities • GLRA ; dwingen problemen onder ogen te zien

• Schouder aan schouder ook na Go live

Succesvol

• Ziekenhuis betrekken • Site visits op de vloer • Validatiesessies inhoudsdeskundigen • Specialisme Analyse Sessies op de vloer

• WorkFlow WalkThrough iedereen • Demo iedereen • Eindgebruiker testen super users

• Technical Dress Rehearsal op de vloer • End User Dress Rehearsal op de vloer • Training iedereen

• Oefenomgeving iedereen • Cutover dry run superusers • Go Live Readiness Assessment readiness owners

Cultuur

• Taalbarrière • Besluiten sneller • Getting things done • Actionable items

• Good question • Congratulations • Naming and shaming

• Laptops altijd open • GoTo meetings • Strakke hierarchie

• Vertrouwen is goed, maar controle is beter • Amerikaanse zorg versus NL zorg • Gebruiken meer menskracht

• Continue strijd wie in de lead is?

Terugkijkend

• Geïntegreerd systeem zonder geïntegreerde implementatie aanpak • Geen geïntegreerde detailplanning maar modulair • Geen geïntegreerde detailplanning integrated areas • Leidt tot modulair denken in projectteam

• Aanpak nog niet big bang proof • Epic kijkt vooruit en niet naar verleden

• Te lage inschatting projectmedewerkers • Gordijntjes; geen overzicht dus moeilijk zelf sturen en dus steeds te laat • Wat is het Nederlands modelsysteem?

• Adviesteams • Smarttools

• Ordersets

Een volgende keer…

• Presentatievaardigheden trainen • Integrated Areas als miniprojecten beschouwen. • Overview of implementation opknippen en herhalen en herhalen en

herhalen……

• Per team met Epic implementatie aanpak en planning doornemen • Tussen teams afstemsessies implementatie organiseren • Hardware assessment

• Applicaties in beeld • Intern en externe zorgverleners • Beacon en Kaleidoscope in big bang

• Nog meer verwachtingsmanagement zowel in team als in huis

• Leiderschap en lef, zowel in project als in organisatie

Een volgende keer

• Mooiste project ooit