send2sharepoint

SharePoint module Send2SharePoint

SharePoint en de diverse Ricoh oplossingen die op dit platform zijn ontwikkeld, bieden veel mogelijkheden om bestanden op te slaan. Meestal is de procedure dat de ge-bruiker eerst een webbrowser moet openen, de juiste SharePointlocatie moet vinden, de optie “upload” moet kiezen, wederom opnieuw naar het bestand moet bladeren, vervolgens het bestand moet uploaden en kenmerken moet invoeren en opslaan.Probleem is dat de gebruiker eerst het bestand ziet, dan de SharePoint omgeving, dan het bestand weer op moet zoeken en als laatste in SharePoint de afrondende acties moet uitvoeren. Het continu switchen tussen bestand en SharePoint kan ver-warrend zijn en kost extra tijd.Indien de gebruiker met Microsoft Outlook werkt is zelfs nog een extra stap nodig. Het e-mailbericht dat de gebruiker in een SharePoint-omgeving op wil slaan, moet eerst in een map worden opgeslagen voor-dat de eerder beschreven stappen kunnen worden uitgevoerd.

Wat is de module send2sharepoint?Om het plaatsen van documenten in Share-Point makkelijker te maken, heeft Ricoh de module Send2SharePoint ontwikkeld. Dit is een tool op de computer van de gebruiker waarmee in een paar muisklikken een be-stand in SharePoint geplaatst kan worden. Hierbij is minimaal zoekwerk nodig en is het niet nodig een webbrowser te openen. In één scherm kan de gebruiker de gewenste locatie, documentsoort en kenmerken inge-ven zodat er een optimaal overzicht is. De tool integreert met Microsoft Outlook.

De gebruiker werkt met een document (of e-mailbericht) en wil deze in SharePoint plaatsen. Door met de rechtermuisknop op het document (bestand) te klikken kan uit het keuzemenu de optie “Send2SharePoint” worden gekozen.

De applicatie wordt opgestart en de ge-bruiker kan op drie verschillende wijzen de gewenste SharePoint locatie kiezen:• Invoeren van een adres en bladeren in

een boomstructuur naar de gewenste lo-catie. In plaats van het invoeren van een adres, kan deze ook gekopieerd worden uit de adresbalk van een browser;

• De applicatie onthoudt eerder gebruikte locaties en de gebruiker kan hier een keuze uit maken;

• De gebruiker heeft de mogelijkheid om locaties op te slaan als een favoriet en deze later te kiezen als eindbestemming. Dit is een eenvoudige werkwijze om loca-ties van nog te bewerken documenten te vinden.

Nadat de gebruiker de gewenste locatie heeft gekozen, kan hij een keuze maken uit de beschikbare documenttypen. Op basis van het gekozen documenttype krijgt de gebruiker invoervelden te zien voor het opgeven van kenmerken. De gebruiker klikt op de knop verzenden en het document wordt samen met de kenmerken op de gekozen locatie in SharePoint opgeslagen.Voor de beheerders is de tool eenvoudig te installeren vanwege het Microsoft installatie-formaat. Het is mogelijk om standaard-instellingen te maken die over het gehele netwerk te verspreiden zijn.

Eenvoudig documenten en e-mailberichten in uw SharePoint omgeving plaatsen.

www.ricoh-europe.com

ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIS

PSEN

D2

SP2

NLN

0

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

Wat kan de module send2sharepoint voor u betekenen?De module Send2SharePoint vereenvoudigt het plaatsen van documenten in een SharePoint-omgeving. De applicatie wordt opgeroepen door een simpele rechtermuis-klik op het bestand waarna het nog maar een kwestie van een locatie kiezen is

(uit de favorieten of recente locaties). Het aantal handelingen wordt sterk verminderd, het overzicht wordt verbeterd terwijl de gebruiker maar één keer van bestand- naar SharePoint-perspectief hoeft te veranderen.

de voordelen die de module send2sharepoint u biedt:• Verbeterd overzicht• Beter inzicht in de uit te

voeren handelingen• Integratie met Windows en

Outlook• Gebruiker hoeft niet steeds

een ander scherm kiezen en te bladeren naar het bestand

• Eenvoudig te installeren en te configureren