RUBRIEKEN MAKEN EN GEBRUIKEN

INHOUDSOPGAVE

1. Rubrieken aanmaken en gebruiken 2

1.1. Een rubriek aanmaken 3

1.2. Een rubriek onderhouden 5

Rubrieken PAGINA 2

1. RUBRIEKEN AANMAKEN EN GEBRUIKEN

Rubrieken moet u beschouwen als vrije velden. U kunt in de reeds aanwezige rubrieken (in de bestanddelen van een regeling) aanvullende informatie opnemen waarmee salaris kan rekenen voor een salarisregeling. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om zelf rubrieken vast te leggen om extra informatie vast te leggen in het systeem en bijvoorbeeld rapporten over te genereren via de informatieverkenner. Leg de rubrieken vast die u binnen UNIT4 Personeel & Salaris wilt gebruiken. U hebt de keuze om een vrij veld in te geven, wel of niet van toepassing of keuzes te definiëren welke de gebruiker kan kiezen. Voorbeelden van rubrieken zijn bijvoorbeeld 'Wel of geen telefoon, eventueel aangevuld met merk / nummer', ‘Binnendienst of Buitendienst, 'Wel of geen veiligheidskleding uitgereikt', of de rubrieken 'Gevolgde opleidingen' of 'Arbeidsverhoudingen'. In het laatste geval kunt u ook de corresponderende codes opnemen met de omschrijving waaruit een keuze gemaakt kan worden bij het invullen van de rubriek. Per werkgever bent u vrij een rubriek al dan niet te koppelen. Een rubriek die aan een werkgever gekoppeld is, voorziet u vervolgens van waarden die specifiek zijn voor de werkgever of werknemer.

Een rubriek kan op algemeen niveau of als werkgevergebonden rubriek vastgelegd worden. Een rubriek op algemeen niveau kan worden gebruikt voor meerdere werkgevers. De werkgevergebonden rubriek wordt voor één specifieke werkgever aangemaakt en kan dus alleen worden onderhouden en gebruikt bij de werkgever waarvoor de rubriek is aangemaakt. Bepaal van te voren of het werkgeverafhankelijke of werknemerafhankelijke informatie is zodat u weet op welk niveau de rubriek beschikbaar moet zijn.

Rubrieken PAGINA 3

1.1. Een rubriek aanmaken

EEN ALGEMENE RUBRIEK

1. Kies Coderingen in het menu Onderhoud | Algemeen. 2. Ga naar het tabblad Rubrieken. 3. Klik op Nieuw om een rubriek aan te maken.

of EEN WERKGEVERGEBONDEN RUBRIEK

Let op! Een werkgevergebonden rubriek is alleen te gebruiken binnen deze werkgever. Maak anders

een rubriek aan op algemeen niveau (een algemene rubriek).

4. Het aanmaken van een werkgevergebonden rubriek start u op het tabblad Rubriek Indeling in

het onderhoudsprogramma Onderhoud | Werkgever | Coderingen | Algemeen. 5. Klik met de rechter muisknop in het kader Selecteer rubrieken. In het popup-menu kiest u daarna

voor Nieuwe rubriek om een werkgevergebonden rubriek voor deze werkgever aan te maken. 6. Vul een code in voor de rubriek en onderhoud de overige gegevens.

Rubrieken PAGINA 4

Tip: U kunt de gegevens van een bestaande rubriek dupliceren en deze als basis voor de nieuwe

rubriek gebruiken. Selecteer een rubriek en klik op Dupliceren om de bestaande rubriek te

kopiëren. Vul een code in voor de nieuwe rubriek en klik op Opslaan . Pas eventueel de

gekopieerde gegevens aan.

Rubrieken PAGINA 5

1.2. Een rubriek onderhouden

EEN ALGEMENE RUBRIEK

Kies Coderingen in het menu Onderhoud | Algemeen.

Ga naar het tabblad Rubrieken.

of

EEN WERKGEVERGEBONDEN RUBRIEK

1. Het onderhouden van een werkgevergebonden rubriek start u op het tabblad Rubriek Indeling in het onderhoudsprogramma Onderhoud | Werkgever | Coderingen | Algemeen.

2. Klik met de rechter muisknop in het kader Selecteer rubrieken. In het popup-menu kiest u daarna voor Detail rubriek om een werkgevergebonden rubriek te onderhouden. Wanneer de rubriek een algemene rubriek is kunt u de gegevens van deze rubriek via de menukeuze Detail rubriek alleen raadplegen of dupliceren.

3. Selecteer de rubriek die u wilt onderhouden. Let op het vakje Systeem: indien ingeschakeld is de rubriek voor systeemgebruik bedoeld en kan alleen door UNIT4 worden onderhouden.

4. Wijzig desgewenst de omschrijving van de rubriek. Kies de referentie. Voor de referenties van de rubrieken kunt u een keuze maken uit de referenties die zijn vastgelegd in de systeemgegevens. U kunt alleen een referentie kiezen waarbij aangegeven is dat deze bij een rubriek gebruikt kan worden.

5. Selecteer het type rubriek, vul de lengte en eventueel het aantal decimalen in. Wanneer het type rubriek 'Numeriek' is selecteert u de specificatie: 'Bedrag', 'Eenheid', 'Percentage', 'Factor' of 'Overig'. Wanneer u de rubriek als een keuzerubriek wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Keuzerubriek in.

6. Een keuzerubriek is automatisch van het type 'Alfanumeriek' met een lengte van 30 posities. Op het tabblad Keuzerubrieken in dit zelfde programma kunt u de verschillende keuzemogelijkheden per rubriek gaan vastleggen, bijvoorbeeld de verschillende kleuren waaruit geselecteerd kan worden bij het invullen van de rubriek.

7. Schakel het selectievakje Filter rubriek in wanneer u de mogelijkheid wilt hebben op deze rubriek een filter te gebruiken in de salarisverwerking werkgever of werknemer. Wanneer het selectievakje Systeem ingeschakeld is wordt de rubriek door UNIT4 onderhouden.

8. Door Werkgever of Werknemer te selecteren bepaalt u het niveau waarop de rubriek beschikbaar is.

9. Bij Aantal keren te selecteren in werknemerrubrieken geeft u aan hoeveel keer een zelfde rubriek bij de werknemer geselecteerd en ingevuld kan worden. Voor de rubriek 'Kenteken lease-auto' zult u '1' invullen; voor 'Gevolgde opleidingen' een aantal dat hoger ligt.

10. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren.

Rubrieken PAGINA 6

Bij de rubriekindeling van de werkgever (in Onderhoud | Werkgever | Coderingen | Algemeen) selecteert u de rubrieken die voor de werkgever en de werknemers van deze werkgever van toepassing zijn. Vervolgens gaat u deze rubrieken invullen bij de werkgever of de werknemer.