Ronde 1 vip foyer kijkje achter de schermen fred siebert en marcel bas

Onderwijsconferentie 2013

Een kijkje achter de schermen van de onderwijsondersteunende diensten

Middelen (Facilitair, catering, huisvesting, roosters maken, pasjesbeheer)

Beheer (leenlaptops, netwerkbeheer, technisch (hardware-)beheer, gastaccounts)

Onderwijsondersteunende diensten

Diensten vanaf 2007 gecentraliseerd via het Servicepunt Facilitair:

Selfservicedesk Tel. 4545 Activiteitenplanner Balie

Vragen en verzoeken: wat gebeurt ermee? (1)

Bij Servicepunt beoordeeld, vervolgens uitgezet naar de diensten

Servicedesk kent de lijntjes Beste lijntjes zijn niet kort, vaak onzichtbaar

maar er wordt aan getrokken


Servicedesk krijgt aanvraag: bijv. lampje Conciërge geroepen (lijntje) Topdesk (´Servicedesk´) maakt lijntje zichtbaar Conciërge beoordeelt (ingewikkeld? Maken?

Laten maken?) – Nog een lijntje. In Topdesk.


Verschillende lijntjes worden uitgegooid

Draden gaan over elkaar, niet door elkaar

Buiten Servicedesk om: het ene web kan verstrikt raken in het andere


Hoe lijntjes, tegendraads, tot verwikkelingen en verwarringen kunnen leiden.

Het Wolwinkeltje

Casus: Herman Post – Bijeenkomst KennisnetOp dinsdag 5 februari

Stadium 1: 28 november – Draaiboek is binnen.

Het Wolwinkeltje (1)Bijeenkomst 5 februari

10 december

Herman aan Floor: “Waar vind ik een Activiteitenplanner?” Floor: “Bij Servicepunt Facilitair.” (Draadje 1)

Het Wolwinkeltje (2) Bijeenkomst 5 februari

11 december, 13.45

Activiteitenplanner met hulp van Nancy bij Servicepunt Facilitair ingevuld. (Draadje 2)


11 december, 13.50

Herman schrijft aan Hermann: “Heb contact gehad met Johan Wessels. Bijgaand kopie van planner”. (Draadje 3)


11 december, 14.11

Herman heeft ter bevestiging een meldingsnummer van het Servicepunt Facilitair ontvangen. (Draadje 4)


11 december, 14.17

Herman aan Hermann: “Ben vergeten je de de planner te mailen. Hier is-ie”. (Draadje 5)


11 december, 14.42

Nancy stuurt aan Herman bevestigingsmail: alles loopt. (Draadje 6)

(Ondertussen zet Servicepunt achter de schermen ook draadjes uit).


12 december, 13.39

Hermann (cc Herman) vraagt Berthil om gastaccounts. (Draadje 7)

Hermann vraagt Caroline (Servicepunt): “Regel catering conform planner.” (Draadje 8)


12 december, 13.56

Hermann stuurt Herman een te ondertekenen offerte toe. (Draadje 9)

Het aantal personen kan nog gewijzigd worden.


12 december, 14.02

Herman schrijft Johan Wessels: “We verwachten tussen de 30 en de 30 mensen.” (Draadje 10)


12 december, 14.20

Johan Wessels schrijft Hermann, cc aan Herman: “Er worden nu 30 mensen verwacht.” (Draadje 11)


12 december, 15.04

Herman stuurt Kennisnet de offerte voor catering. (Draadje 12)


Na Kerstvakantie: 14 januari, 9.33

Herman aan Hermann: “De ondertekende offerte komt eraan.” “En kun je een rondleiding regelen? Of kunnen rondleidingen niet plaatsvinden?” (Draadje 13)


14 januari, 11.10

Hermann aan Herman: “Hier, het origineel van de offerte, nu door mij ondertekend.”(Draadje 14)Hermann aan Herman: “Rondleidingen kunnen wel gegeven worden.”

(Draadje 15)


14 januari, 15.32

Herman dankt Hermann voor de offerte en voor het rondleiden van de gasten.(Draadje 16)


16 januari, 16.20

Herman beseft dat hij de rondleiding zal moeten geven en schrijft terug: “Ik zal er zijn.” (Draadje 17)


Zaterdag 2 februari 11.52

Herman aan Hermann en Servicepunt: “Er komen 45-50 mensen. Kunnen jullie daarmee rekening houden? Is dit bericht aangekomen?” (Draadje 18)



Servicepunt aan Herman: “Nieuwe aantallen zijn verwerkt. Alles is geregeld, inclusief gastaccounts.” (Draadje 19)



Hermann aan Herman, cc aan Fred: “Alles komt goed.” (Draadje 20)(Hermann weet niet van lijntje met Servicedesk van enkele uren eerder)


Bent u de draad nog niet kwijt?

4 februari 10.33

Herman aan Servicepunt: “Kunnen er nog flipovers en stiften komen?” (Optie stond op activiteitenplanner. Te kort dag; maar Servicepunt gooit lijntje uit) (Draadje 21)


De dag van de bijeenkomst: 5 februari 8.13

Berthil (Automatisering) stuurt Herman mailtje met de gastaccounts.(Draadje 22)


De dag van de bijeenkomst: 5 februari 9.16

Herman, in de weer met de bijeenkomst, bezoekt Servicepunt voor gastaccounts. Servicepunt heeft die niet. Berthil, later: “Kijk maar in je mailbox.” (Draadje 23)


In de wandelgangenE-mailsZelf erachteraan gaan

Vraag Hoe zou u het hebben gedaan, buiten het Servicepunt Facilitair om?

In de wandelgangen: rechtstreeks contact, veel dubbel werk, lijntjes terug verdubbelen zich ook.

Veel mailverkeer, enz.

Ontwikkelingen zijn moeilijk te traceren.

Servicepunt Facilitair Lange lijntjes, maar er wordt aan getrokken

Servicepunt is spin in web: een web werkt

Meerdere webben raken in elkaar verstrikt

Korte lijntjes vermenigvuldigen zich

Garen spinnen

De spinners van vandaag:

Fred SiebertMarcel Bas

Onderwijsondersteunende Dienst

Dank u wel!

Ronde 1 vip foyer kijkje achter de schermen fred siebert en marcel bas

Documents

Transcript of Ronde 1 vip foyer kijkje achter de schermen fred siebert en marcel bas