RisicoanalysePsychosociale Aspecten

Praktijkcase

Inhoud uiteenzetting

• Situering case

• Methodologie

• Resultaten

• Acties

• Nieuwe meting

• Suggesties afname globale risicoanalyse

• Nieuwe wetgeving

TOOLBOX 30-11-2010

Situering Case

• Ziekenhuis 300 medewerkers

• 2 Globale risicoanalyses

–2008 o.b.v. Enquête + PPA

–2013 o.b.v. Enquête

• 3 specifieke risicoanalyses nav conflicten

– Ergo & verpleegafdeling 2012-2013

– Keuken & verpleegafdeling 2014

• Aanwezigheidsbeleid voorjaar 2013

Methodologie: vragenlijst

• Bedoeld als barometer (signaalfunctie)

– wat en waar schort er iets

– start voor verder kwalitatief onderzoek

• Combinatie open en gesloten vraagvorm is mogelijk

• Vertrouwelijkheid van de antwoorden

Kleurenkeuze

• Schaal met cijfers is vooral een puur rationele keuze

• Kleurenkeuze impliceert een combinatie van het rationele en het emotionele

• De schaal biedt ook de mogelijkheid:

– Ik kan niet antwoorden omdat dit niet voor mij van toepassing is

– Ik wil niet antwoorden: de weigering om deel te nemen

• Het samenvoegen van alle kleuren antwoorden leidt tot een kleurenmatrix.

• Dit beeld laat een snelle analyse toe van de resultaten

Kleurenmatrix

• Het resultaat is een Abaccus-beeld (matrix), een visuele weergave van het groepsoordeel:

– Meer groene antwoorden impliceert een positief resultaat

– Veel rode antwoorden wijst op een negatief oordeel

– Een groot aantal gele, witte en zwarte antwoorden wijst op• een verdeelde mening

• een onverschillige houding

• het vermijden van een standpunt in te nemen omtrent sommige vragen

• De antwoorden zijn gerangschikt van het meest negatieve (links op de matrix) naar het meest positieve item (rechts op de matrix).

• Ik ga volledig akkoord

• Ik ga akkoord

• ik heb een verdeelde mening

• ik ga niet akkoord

• ik ga zeker niet akkoord

• ik kan niet antwoorden

• ik wil niet antwoorden

Deze kleurencode refereert naar de verkeerslichten

Duidt de kleur aan die voor u van toepassing is

Voorbeelden van ‘stellingen’

(statements)

• Ik weet wat er van mij verwacht wordt

• Ik voel me goed opgenomen in de groep

• Ik heb kansen tot ontplooiing

• Ik kan in grote lijnen mijn werk zelf bepalen

• Ik krijg voldoende gehoor voor mijn problemen

• Problemen en conflicten worden aangepakt

• Ik krijg loon naar werken

Vragenlijst Welzijn op het Werk

• Werd gevalideerd in een eindwerk (2002-2003)

• Er werd een correlatie berekend met de Laks Schalen

– Voor de meeste schalen was er een goede correlatie 0,40 tot 0,50

– 67% van de variantie van globale VWW schaalscore kan door de Laks schalen verklaard worden

– beide schalen zouden voor het grootste deel hetzelfde meten

2008: 300 respondenten

4,25

2,92

4,28

3,01

0

1

2

3

4

5

08 20 04 05 21 09 07 06 17 01 18 15 02 10 12 03 19 16 13 11 14

5

4

3

2

1

C

W

Gem.M.B/W

Gem.Z.B/W

Statistische weergave : technische dienst (13)

Abaque beeld: een kwalitatieve representatie

4,31

2,46

4,31

2,46

05 16 02 11 01 18 14 15 20 13 09 17 19 10 07 21 12 03 04 06 08

0

1

2

3

4

5 5

4

3

2

1

C

W

Gem.Z.B/W

Gem.M.B/W

Conclusies en voorstellen

• Globaal gesproken kunnen we uit deze enquête afleiden datde medewerkers zich vrij goed voelen op het bedrijf quawerkdruk en werkinhoud, maar ook op sociaal vlak in decontacten met de collega’s zijn zij vrij tevreden.

• Een belangrijke indicator is het gevoel van fierheid ophetgeen ze doen, hier scoort de organisatie zeer hoog (85%)

• Er is verbetering mogelijk op het vlak van het directleidinggeven: de aanpak van conflicten en deluisterbereidheid in het algemeen.

• Samengevat menen we te kunnen stellen dat de internecommunicatie en vooral de ‘bottom up’ communicatie binnende organisatie structureel aangepakt dient te worden.

• …..• …..• …..• …..

PPA (Persoonlijke Profiel Analyse)

• Psychometrisch instrument voornamelijk gebruikt bij rekrutering

• Meet gedrag in natuurlijke omgeving, werk en onder extreme druk

• Meet de hoeveelheid negatieve stress en de oorzaak ervan

• Bestaat in 42 talen

• Afname duurt 8’

Resultaat

I

Werkmasker

II

Crisis gedrag

II

Zelfbeeld

PPA analyse in het ziekenhuis

• Stress bij 82 medewerkers: oorzaak 45% privésfeer 55% werksfeer

• gemiddelde stressniveau is 6,5

• „I‟-factor daalt bij 68 medewerkers wat kan wijzen op minder optimisme, minder blijheid als individu;

• „C‟-factor bij meer dan de helft van de medewerkers wijst op frustratie - rebellie

Stressoren

• “emotionele” conflicten op de werkvloer, heeft te maken met “spontane” opmerkingen die vaak persoonlijk genomen worden.

• Chaotische toestanden: ze werken graag op hun tempo en worden niet graag gestoord in hun bezigheden.

• Veranderingen: ze hebben een hekel aan “gissen en missen” en zijn eerder nogal behoudsgezind.

• Conflicten werden niet aangepakt maar werden vermeden.

• Mensen werden niet aangesproken op storende gedragingen, men gaf er de voorkeur aan om dit met derden te bespreken met de gekende gevolgen.

• Medewerkers waren bovendien zeer gevoelig voor kritiek, namen deze dan ook vaak persoonlijk op.

• Zij voelden zich bovendien vaak miskend op het vlak van hun kennis en kunde.

Ondernomen acties kort na analyse

• Terugkoppeling resultaten per afdeling van de vragenlijst

• PPA toelichting

• Workshop met actieplan

• Korte training over het geven en krijgen van feedback

Acties gespreid over 3 jaar na afname

• Per diensthoofd opvolging actieplan met directie

• Opleiding leidinggevenden: conflicthantering, geven van feedback

• Individuele coaching leidinggevenden

• Team coaching probleemafdelingen

• Aanwezigheidsbeleid

• Opleiding & introductie vertrouwenspersonen XL

Grafiek: Vergelijking tegenover onderzoek 2008

Vergelijking 2008 - 2013

• Geen elk item nergens heeft een slechtere score, items waarrond actie ondernomen zijn hebben een betere score

Acties blijven op het vlak van conflicthantering

• een handboek/protocol uit te werken en te hanteren in het kader van conflicten.

Contact

Contract

Diagnose

Rappor-tering

Actieplan

Actie

Opvol-ging

Contract

• Bekijk opties (betrokkenheid)

• Bepaal de methode i.f.v. het doel - toets op begrip en aanvaarding van directie

• Bekijk kostprijs als een investering met een ‘return on investment’

• Bepaal uw mandaat!

• Zoek naar een champion!

• Bespreek de vorm van het rapport

Contract

• Bespreek zeker de anonimiteit van de bevraagden

• Geef aan welke tijdsbesteding verwacht wordt van de opdrachtgever en zijn medewerkers

• Impact van het moment van meting

• Spreek goed af wie wat gaat doen (dit loopt vaak mis)

• Bepaal hoe de mensen gaan geïnformeerd en uitgenodigd worden voor de bevraging (sensibilisering) denk ook aan de vakbonden

Diagnose

• Wees zoveel mogelijk aanwezig bij de afname!

• De methode staat in de eerste plaats in functie van het doel binnen een bepaald budget

• Vertrekken vanuit een concreet probleem heeft het meest impact: een ‘kapstok’ vb.aanwezigheidsstrategie

Rapportering

• Bespreek een eerste versie van het rapport en leg het voor aan een ‘champion’ (beslisser), de sponsor, de interne projectleider.

• Toets de reacties op de inhoud en vooral de voorstellen tot actie en vraag hen suggesties.

• Spreek af wat, aan wie en hoe er gerapporteerd wordt

• Presenteer een balans van zaken (bright side) en de stressoren (dark side)

• Beperk de finale presentatie tot de essentie, ook in duur, richt u op de actie

• Beperk theoretische beschouwingen

Rapportering

• Bepaal hoe er gecommuniceerd wordt naar het comité en het personeel.

• Bij delicate thema’s behoort de inschakeling van TWW zeker tot de mogelijkheden.

• Denk aan het idee van: ‘the second best solution’• Concrete actie is een signaal voor de toekomst. • Betrek zoveel mogelijk leidinggvenden en

medewerkers via workshops in de verdere uitwerking van het actieplan.

• Beschouw het als een project met een planning, een taakverdeling en een projectleider.

• Plan ook de opvolging.• Denk hierbij aan ‘SMART’-afspraken, en zeker niet in

de zin van: “We zullen proberen .. “

Actie

• Actie betekent op één of andere manier veranderen. Denk aan de marketing ervan.

• Anticipeer op weerstanden.• Geef advies aan leidinggevenden hoe zij de

weerstand kunnen opvangen.• Het is als PAPA belangrijk deze weerstanden te

onderkennen: vanuit de persoon (gewoonte, eerst geleerde, idealen) of vanuit de organisatie (conform aan de normen, de regel, de verwerping van outsiders en het not-invented-here-syndrom).

• Veel hangt af op welke vlak actie-interventies gebeuren (persoon, team, organisatie, processen, …)

Opvolging

• De opvolging maakt best deel uit van het projectplan.

• Het kan informeel geburen

• Het kan een formeel deel zijn van het jaaractieplan en vergt zodoende opvolging (wet)

• Indien er om één of andere reden geen actie plaats heeft gehad, kan dit een aanleiding zijn voor een dialoog om er iets uit te leren.

Aandachtspunten:

• de terugkoppeling van de resultaten voor een grotere groep blijft problematisch

• het management voelt zich steeds geviseerd en ‘over’-reageert soms in het bijzijn van medewerkers

• soms te spontane reacties van de preventieadviseur tijdens de fases die voorafgingen aan de finale rapportering

• de betrokkenheid, de beschikbaarheid, het mandaat, … van de contactpersoon

• de discussies over de resultaten beperken en meer richten naar oplossingen

Aanpassingen vragenlijst

• Uitbreiding vragenlijst ifv nieuwe wetgeving (sedert 1 december)

• Oude vragenlijst blijft behouden om vergelijking te kunnen maken

• Aparte bevraging grensoverschrijdend gedrag

• Open vragen kunnen toegevoegd worden

TOOLBOX 30-11-2010

Nieuwe wet:Psychosociale Risico’s

De kans dat één of meerdere medewerkers psychische en/of lichamelijke schade ondervinden t.g.v. een blootstelling aan elementen van

• arbeidsorganisatie

• arbeidsinhoud

• arbeidsvoorwaarden

• arbeidsomstandigheden

• interpersoonlijke relaties

die objectief een gevaar inhouden en waarop de werkgever een impact heeft.

32

Constitutieve bestanddelen

• Waarschijnlijkheid: zoals elk klassiek risico i.v.m. welzijn van de werknemers

• Moet objectief een gevaar inhouden

• Werkgever kan een impact hebben op individueel of collectief niveau

• Het gevaar moet zijn oorsprong vinden in de uitvoering van het werk of plaatsvinden tijdens de uitvoering van het werk

• Schade:

• Psychisch: angsten, depressie, burn-out, ...

• Lichamelijk: slaapproblemen, verhoogde bloeddruk, hartkloppingen, maag- en darmproblemen, ...

33

Risicofactoren (oorzaken)

Arbeidsinhoud

• complexiteit en variatie van de taken

• belasting (leed) emotionele en psychische belasting (moeilijkheid)

• taakduidelijkheid

Arbeidsorganisatie

• structuur organisatie

• taakverdeling

• procedures

• managementstijl

Arbeidsvoorwaarden

• aard overeenkomst

• werkrooster: dag, nacht, ploegen

• Opleidingsmogelijkheden

• Verloning

• Evaluatieprocedures

• Werkonzekerheid

• loopbaanmogelijkheden

• Arbeidsomstandigheden

• niet-ergonomische werkhoudingen

• inrichting werkplaatsen

• Materiële omgeving: lawaai, temperatuur, verlichting, lucht, ..

• gebruikte stoffen

34

• Interpersoonlijke relaties

• interne relaties onder medewerkers, hiërarchische lijn, externe met derden

• communicatiemogelijkheden

• kwaliteit van de relaties, contacten

• ondersteuning

Klanten waardeerden

• de informele contacten alvorens het opstellen van het eindverslag

• het toetsen van de oplossingen• het op de hoogte houden van de verschillende stappen

tijdens het proces van de afname en de verwerking• de concrete voorstellen tot actie• het aanbieden van kapstokken voor verdere actie (bv.

roddel is altijd met 3 partijen: de roddelaar, de toehoorder(s) en het subject van de roddel)

• de toelichting bij de motivatie van de maatregelen• de professionele presentatie van de resultaten aan alle

medewerkers (goede dosis van informatie)• de genuanceerde en oplossingsgerichte presentatie• geen of weinig theorie