Analyse van de werkprocessen

Basis voor implementatie van RFID

Situatieschets Bree 2005

• 21 openingsuren• 14.500 inwoners• 4500 gebruikers• 120.000 uitleningen• Collectiebudget 58.000 euro• Geen vrijwilligers• 2 uitleenposten• Personeelsuren:

– 38 uren leidinggevend– 105 uren bibliotheekassistenten– Dus: 3.7 voltijds equivalent

• Scholen: – 1250 leerlingen basisschool– 3000 leerlingen secundair onderwijs

Vaststelling: Te weinig tijd

Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen.

Maar we willen ook nieuwe dingen doen:• Meer openingsuren• Voorlezen op woensdag en zaterdag• ZIZO implementeren• Scholenwerking uitbreiden• Leespromotie• informatiebemiddeling

Is RFID de oplossing voor mijn bib??

Basisvragen

Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID?Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen?

– Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk • + prognose na implementatie van RFID

– Analyse van de kosten is noodzakelijk• + prognose na implementatie van RFID

Waarom RFID in Bree?

• Efficiënter gebruik van personeelsuren

• Imago van de bib• Meer openingsuren • Interessanter werk bieden aan

personeel

Situatieschets Bree medio 2008

• 31 openingsuren• Geen uitleenposten• Personeelsuren:

– 38 uren leidinggevend– 105 uren bibliotheekassistenten– Dus: 3.7 voltijds equivalent

• RFID met 100% zelfscan• Betaalautomaat• Time, Pay en Copytracks• Vrijwilligerpools:

– Voorlezen– Opruimen van rekken

Scholenwerking

• Basisscholen: – Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar,

5de leerjaar– Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar– 8 auteurslezingen in JBW– Vrije activiteit tijdens JBW– Voorlezen en Lees 1 7

• Secundaire scholen: – Rondleiding 1ste jaar– Mediargus en opzoeken: 2de jaar– 2de en 3de graad: op afspraak

Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar

toe• positief onderzoeken:

– tijdsbesteding bekijken

• negatief onderzoeken: – controle van de personeelsleden

Hoe rekenmodel invullen?

• Diensthoofd: – Rekenmodel kostensoorten – tijdschema opstellen – gewenst tijdschema opstellen

• Personeel:– tijdsschema opstellen– gewenst tijdschema opstellen

• Samen overlopen

Rekenmodel: kostensoorten

26.50016.100Gebouw

331.185278.600totaal

5.500Busvervoer

9.2506.700Collectieverz.

58.00057.000Collectie

10.0856.800Administratie

11.8502.000Informatica

210.000190.000Personeel

20082005

Bespreking kosten

Personeel

• Van 190.000 euro naar 210.000 euro• Zelfde personeel • Meerkost: leeftijd, CAO,…

Bespreking kosten

Informatica• Onderhoudscontracten

– Bidoc: 1650 euro– Nedap: 3500 euro– Time-Pay en Copy tracs en

betaalautomaat: 6000 euro

Bespreking kosten

• Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: • kopieerapparaat• drukwerk in huisstijl

Bespreking kosten

Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250– Duurdere folie– Etiketten– RFID labels

Bespreking kosten

Busvervoer: 5.500 euro – Na afschaffing uitleenposten – Gratis busvervoer voor

klasuitleningen en auteurslezingen

Bespreking kosten

Gebouw 16.100 naar 26.500– Vrijmaking elektriciteitsmarkt– Verdere door verrekening naar de

diensten toe

Bespreking kostensoorten

• De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %

• Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren.

• Geen rekening gehouden met investeringskost. (150.000 euro)

• Maar berekening met volledig personeelsbezetting naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = investering zelfscan

Rekenmodel: analyse van de werktijd

  %         %              

   1  2 3 4 5 6 7 8

Verwerven van info… 10        10 10        10 10        10 10       10 10      10 10     10 20       20  

Conserveren van info…   10        10   10       10       30    30 

Catalogus 10        10  20        20 10        20 20       20 10      10 10     10 15       15   

Ter beschikking stellen 5          5     25          5 20          5 20         5 20        5 20       5 30         5  

Informatiebemiddeling 20        20 20        25 15        25 25        25 20      25 20     25 25        49  

Bieden van internettoegang 5          1 5            1 25          5 5            1 5          1 5         1 5            1  

Bib instructies 5          10 5            5               5 5            5             5            5               5  

Leespromotie               10                10 10      10 10      10    

Educatieve schoolprojecten 5          5             10               10 20      30 20       30    

Tentoonstellingen 5           4 5            4 5            5 5            4 5          4 5           4  5           5  

Publicaties 5           5   15        15           

Organisatie : beheerstaken 30        30                10          

Onderhoud               70   70

Bespreking van analyse van de werktijd

• 2005 t.o.v. 2007• Verschuiving van taken• Ter beschikking stelling moet nog

verminderen• Internettoegang moet ook nog

verminderen

Rekenmodel: tijdsanalyse  2005                     2007  2005         2007                          

  Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst

     

Verwerven van info… 98                             98 9.42                          9.42

Conserveren van info… 66                             66  6.35                          6.35

Catalogus 118                          130  11.35                       12.50 

Ter beschikking stellen 61                              45  15.48                        4.33  

Informatiebemiddeling 184                          233 17.69                      22.42

Bieden van internettoegang 69                              13 6.63                          1.33

Bib instructies 23                              56 2.21                          5.38

Leespromotie 24                              48 2.31                          4.62

Educatieve schoolprojecten 59                             107 5.67                         10.29

Tentoonstellingen 45                               38 4.33                           3.65

Publicaties 29                               29 2.79                          2.79

Organisatie : beheerstaken 66                               78  6.35                          7.50

Onderhoud 98                               98 9.42                          9.42  

  1040                        1040 100%                     100%      

Bespreking van tijdsanalyse

• Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair– Reeds vroeger uitleenhandeling

gerationaliseerd– Van 20 naar 31 openingsuren• Internettoegang van 6.5% naar 1.5%• Educatie, leespromotie,… stijgt

Rekenmodel: tijdsanalyse

t i jd s a na ly s e p e r d ie ns t

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%

1

t i jd s a na ly s e p e r d ie ns t

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

1

Bespreking van tijdsanalyse

• Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering

• Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus

Rekenmodel: kostenanalyse

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

colle

ctie

verw

erkin

g

cata

logus

balie

werk

infor

matie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publ

icatie

s

behe

er

Reeks1

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

colle

ctie

verw

erkin

g

cata

logus

balie

werk

infor

matie

inter

net

instru

ctie

prom

otie

scho

len

expo

's

publ

icatie

s

behe

er

Reeks1

Bespreking van kostenanalyse

• Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info

Is een rekenmodel haalbaar?

Het is haalbaar: • Eenvoudig modelletje dat iedereen

kan invullen. • Wil om te veranderen, te verbeteren

Is rekenmodel zinvol?

Het is zinvol: • Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken• Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus:• cijfers voor het beleidsniveau• zinvolle keuzes maken• cijfers voor het personeel

– Om dingen te veranderen – Om efficiënter de organisatie te herschikken

• inzicht in de werking van de organisatie• Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie

Morgen mee starten?

• Ja: – als er wil is om te veranderen– als er nood is om te veranderen

• Neen: – als je enkel probeert te overleven– als veranderingen niet nodig zijn– als je voldoende middelen en personeel

hebt

Zijn er andere methodes?

Natuurlijk.

Dit is slechts 1 methode. Ik vond ze bruikbaar.