Resultaatgericht Leidinggeven

Training 6

Het functioneringsgesprek

Het Functioneringsgesprek ESSENTIËEL PERSONEELSMANAGEMENT INSTRUMENT'

DOELSTELLINGEN:

AFSTEMMING ORGANISATIE <-> MEDEWERKER TONEN VAN WAARDERING / COMPLIMENTEN! EVALUEREN VAN HET FUNCTIONEREN / FEEDBACK EVALUEREN VAN ARBEIDSSITUATIE/ LEIDING/ ORGANISATIE VERBETEREN / PROBLEEMOPLOSSEN EINDDOEL: TAAKVOLWASSENHEID PERSONEELSBEHEER (Kwalitatief & kwantitatief) BEPALEN OPLEIDINGSBEHOEFTEN INZICHT IN LOOPBAAN PERSPECTIEVEN / POTENTIEELBEOORDELING

>> Sturen & Verbeteren van Prestatie, Motivatie en Werksituatie

Beheer & Ontwikkeling

WAT IS EEN FUNCTIONERINGSGESPREK?

Een regelmatig terugkerend geformaliseerd gesprek;

tussen een leidinggevende en een medewerker;

over de resultaten, werksfeer, werkomstandigheden, motivatie, kwaliteit van het werk;

met het doel het verdiepen & verbreden & verbeteren van alles wat direct en indirect met de kwaliteit van het werk te maken heeft;

= Human Talent Management

waarover eventueel nieuwe afspraken worden gemaakt.

RGL gesprekscyclus Taakstellend: “Wat”

Functie / takenpakket / delegeren Resultaten: kwalitatief & kwantitatief Commitment

Functioneringsgesprek: “Hoe” ‘hoe gaat het’; evalueren & coachen Gedrags- en resultaatindicatoren Taakvolwassenheid: willing & able / zelfmanagement faciliteiten

Waarderingsgesprek: “En?” Waarderen & belonen: gedrag & resultaten>> nieuwe taakstelling

Ontwikkelingsgesprek: “Dromen” Mentoraat & coaching Loopbaan & POP

Onderscheid FUNCTIONERINGSGESPREK

Vanuit een duidelijke taakstelling tweerichtingsverkeer / partners 'Coaching' als belangrijkste gespreksstijl optimale afstemming persoon <-> functie/ organi satie =(360%) feedback evaluerend + toekomstgericht waarderend! probleemsignalerend en oplossend

BEOORDELINGSGESPREK Vanuit duidelijke criteria éénrichtingsverkeer 'Rechter'; er volgt een cijfer of letter organisatie -> persoon

WEERSTANDEN TEGEN FUNCTIONERINGSGESPREKKEN

'DE JAARLIJKSE BELEDIGINGSRONDE'

GEEN VERTROUWEN IN DE LEIDING GEEN ONDERSCHEID MET DE BEOORDELING NEGATIEVE ERVARINGEN MET HET VERVOLG VOOROORDELEN, ANGST EN ONMACHT TE VEEL GERICHT OP KRITIEK EN OP

PROBLEMEN MEN MIST DE BENODIGDE VAARDIGHEDEN

zelfmanagement assertiviteit onderhandelen

ONDUIDELIJKE PROCEDURES

VALKUILEN BIJ ‘KRITIEK’ ONGELIJKWAARDIGE GESPREKSPOSITIES KRITIEK CENTRAAL / NIET DE WAARDERING BEGINNEN MET HET MOEILIJKSTE TE FORMEEL OPTREDEN WELLES-NIETES SFEER KRITIEK AFWIJZEN / DEFENSIEF GEDRAG BOOS WORDEN ALLEEN OVER FOUTEN OVER ANDEREN PRATEN VOOROORDELEN & TE SNEL EEN OORDEEL VELLEN TE VEEL DETAILS / AFDWALEN 'JA, MAAR ..' VAGE AFSPRAKEN KLAAGMUUR & PISPAAL FUNCTIE

OPLOSSINGSGERICHT WERKEN ZOEK NAAR 'DUBBEL' PERSPECTIEF!

FOUTEN BIJ BEOORDELEN

‘GENERALISEREN, VERVORMEN EN WEGLATEN'

VERMIJDEN VAN EXTREME BEOORDELINGEN TOEGEEFLIJKHEID HALO-EFFECT HORN-EFFECT DE FUNDAMENTELE ATTRIBUTIE FOUT PSYCHOLOGISEREN SELF-SERVING BIAS KORTE TERMIJN GEHEUGEN WAT OPVALT CENTRAAL

WAT WEL / WAT NIET AAN DE ORDE

WAT NIET SALARISZAKEN ANDERE MEDEWERKERS / CHEFS HET DAGELIJKS WERK / geen werkoverleg!

WAT WEL FUNCTIONEREN VAN DE AFGELOPEN TIJD

sterke zwakke punten knelpunten: persoonlijk / taakuitvoering ARBO motivatie / stress Taakvolwassenheid

TOEKOMSTGERICHTE ZAKEN zelfmanagement taakuitvoering taak omschrijving samenwerking leiding / organisatie persoonlijke zaken POP

opleidingsbehoefte loopbaan wensen / verwachtingen

Focus Complimenteren & waarderen Wat geeft je energie / flow? Waar zit je bezieling Dat doen waar je goed in bent Wat zijn de vakuilen van je kwaliteiten Eventueel: wat ben je niet & kan je niet Wat is je Bad Breath / blinde vlek Oplossingsgericht Willing & Able Bij geen ‘fit’ zoeken naar een oplossing

Het ‘Tweezijdig’ gesprekChecklist A

HET FUNCTIONERINGSGESPREK / een checklist

VOORAF : * Uitgangspunt is functieomschrijving + duidelijke prestatiedoelstellingen * WAARDEREN / evalueren / feedback / verbeteren & innoveren / oplossen / doelen vaststellen * leidinggevende en medewerker bereiden zich voor; aandachtspuntenlijstjes * doornemen verslag van vorig gesprek * Zelfmanagement: Wat wil ik / Wat moet ik / Wat kan ik / Wat wil ik gaan doen * koppeling met loopbaanbeleid / POP * zorg voor de juiste plek (= niet storen) en het juiste moment (= ruim de tijd)

1. OPENING VAN HET GESPREK AANGEVEN:

DOEL > opbouw vertrouwen > onderscheid met beoordelen > afstemming persoon & bedrijf/functie

TIJD STRUCTUUR > opstellen agenda > bespreking punten > maken van afspraken

2. OPSTELLEN VAN DE AGENDA

INVENTARISATIE GESPREKSPUNTEN

MEDEWERKER * * *

Waar wil jij het over hebben?

Waar wil ik het over hebben?

(liefst vooraf bij beiden bekend)

LEIDINGGEVENDE * * *

Checklist B

3. BESPREKING VAN DE ONDERWERPEN

PUNTEN MEDEWERKER * probeer door actief luisteren de medewerker te begrijpen (feiten/ gevoelens/ meningen/ wensen) * hanteer 'dubbel' perspectief * zoek naar probleemoplossingen * reageer bij kritiek zakelijk en assertief / niet defensief * leg afspraken vast

VERLEDEN & HEDEN & TOEKOMST Gesprekstechnieken: - gespreksplan - gespreksleiding - actief luisteren - actief uiten - evalueren / feedback - coachen - onderhandelen - metacommunicatie

PUNTEN LEIDINGGEVEN DE * toon waardering * wees open, eerlijk en duidelijk bij kritiek * assertief en resultaatgericht * zoek naar gezamenlijke oplossingen * leg oplossingen vast in concrete afspraken * resultaatgericht * START-methode

4. AFRONDING

BESPROKENE SAMENVATTEN AFSPRAKEN HERHALEN GESPREK EVALUEREN

NA AFLOOP: * gespreksverslag / formulier tekenen * beiden houden de afspraken in de gaten * eventueel volgend gesprek

VAARDIGHEDEN VOOR HET FUNCTIONERINGSGESPREK

A. GESPREKSPLAN MAKEN / VOORBEREIDEN

B. GESPREKSLEIDING 1. Opening van het gesprek: vertrouwen / doel / procedure 2. Opstellen van de agenda 3. Bespreking van de onderwerpen (twee kolommen) 4. Afronding

C. ACTIEF UITEN Informeren Duidelijkheid Assertiviteit / Ik-boodschappen

D. ACTIEF LUISTEREN Doorvragen / 6 W's / STAR Reflecteren; feiten, mening, gevoel, wensen Ordenen / Samenvatten Coachen

E. STURENDE VAARDIGHEDEN evalueren / waarderen / feedback probleemoplossende procedure conflicthantering / onderhandelen

NIEUWE TRENDFUNCTIONERINGSGESPREK--> COACHING

Functioneringsgesprek: wederzijdse feedback

verleden en heden gericht functiegericht kwaliteit gericht 'vinger aan de pols' 'breast beating‘ sturing aan de leiding afhankelijk

Coaching: medewerker gericht toekomst gericht ontwikkelingsgericht Human Talent management kwaliteiten gericht aparte gespreksmethoden gericht op zelfsturing bewustwording &

verantwoordelijkheid