Maatwerk is de nieuwe standaardconfigurerequirements price quote

Maakbedrijven worden in de huidige markt in toenemende mate geconfronteerd met hogere

klant-eisen. Zo wenst de klant steeds vaker een maatwerkoplossing voor de prijs van een

standaardoplossing. Bovendien stelt de klant steeds hogere eisen aan de kwaliteit en duurzaamheid

van producten. De complexiteit van producten en diensten neemt hierdoor toe en de concurrentie ligt

op de loer. Tegelijkertijd zorgen onder andere sociale media ervoor dat consumenten én bedrijven

beter en sneller geïnformeerd zijn over alle beschikbare oplossingen voor hun behoeften.

Hoe zorgen bedrijven er nu voor dat ze wendbaar en economisch haalbaar op dergelijke klantvragen

kunnen anticiperen?

Configure-to-Order (CTO) is hiervoor een effectieve

methode. Waar klantwensen voorheen op basis van

Engineer-to-Order (ETO) werden behandeld, stelt CTO

hen in staat klantspecifieke oplossingen te blijven

realiseren, terwijl de kosten door slimme standaardisatie

en modularisatie afnemen. CTO is dan ook een steeds

vaker geziene oplossing binnen bedrijven in de

maakindustrie.

De ontbrekende schakelCTO richt zich voornamelijk op Engineering, Inkoop

en Productie. Wat hierin ontbreekt is de afdeling

Verkoop, terwijl juist commercieel managers kunnen

helpen bij het inspelen op de toenemende klantvraag.

Onder andere door knelpunten in de verkoop- en

orderverwerkingsprocessen op te lossen en de toegang

tot alle benodigde verkoopinformatie te vereenvoudigen.

samenvatting

Configure-to-order (CTO) is een effectieve methode voor bedrijven om

op de toenemende klant-eisen in te kunnen spelen. Wat hierin niet

meegenomen wordt, is de afdeling Verkoop. De oplossing? Guided Selling,

oftewel Configure-Price-Quote (CPQ). Hiermee worden doorlooptijden in het

offerte-tot-productieproces drastisch verkort en fouten geëlimineerd. En dat

resulteert, vooral voor bedrijven met configureerbare, complexe producten,

in een groot concurrentievoordeel, 100% reductie van de faalkosten en

hogere marges.

toe en dus ook de kans op fouten. Met CPQ is het

samenstellen van onmogelijke combinaties uit te sluiten.

En CPQ reikt verder dan enkel het configuratiestuk. Ook

het berekenen van de verkoopprijs en het aanbieden

daarvan wordt geoptimaliseerd. Met een CPQ-

oplossing zijn beide processen in vergaande mate te

automatiseren en vervolgens in zelfservicevorm richting

klanten aan te bieden. Hierdoor is de afhankelijkheid

van schaarse specialisten te verminderen en zijn orders

aanzienlijk sneller te verwerken.

Bewezen effectiefCPQ helpt bedrijven uit de maakindustrie beter

te presteren dan hun concurrent op verschillende

gebieden. Zo blijkt uit onderzoek van de Aberdeen

Groep (maart 2013) dat in organisaties die CPQ hebben

geïmplementeerd de verkoopeffectiviteit aanzienlijk

toeneemt. In vergelijking met bedrijven die geen

CPQ bezigen, haalt 12% meer van de verkopers hun

doelstelling, realiseert 5% van de verkopers meer

conversies en duurt de sales cyclus ruim een maand

korter (zie tabel 1).

Een belangrijke vraag binnen het verkoopapparaat

is dan ook hoe verkoopmedewerkers daadwerkelijk

maakbare en realiseerbare oplossingen kunnen

aanbieden aan de klant. Klantbehoeften sneller vertalen

naar de beste oplossing, een correcte configuratie van

het betreffende product, de juiste verkoopprijs, het

generen van foutloze offertes en de juiste follow-up van

klantcontacten spelen hierin een belangrijke rol.

De verkoopmedewerker wordt meer dan ooit

gevraagd zich als productexpert te gedragen. Deze

uitdaging beperkt zich niet tot alleen de eigen

verkoopmedewerkers, maar strekt zich uit tot de

verschillende verkoopkanalen, zoals dealers, resellers

en agentschappen.

Guided SellingHet antwoord op deze uitdaging ligt in Guided Selling.

Hierbij maakt de verkoopafdeling gebruik van software,

zogeheten sales configuratoren, om klantspecifieke

oplossingen samen te stellen. Vandaag de dag staat

deze verkoopmethode bekend als Configure – Price –

Quote (CPQ).

Met CPQ wordt het samenstellen van de beste

oplossing voor elke klant, rekening houdend met alle

eisen en wensen, mogelijk. Naarmate de oplossing uit

meerdere componenten of onderdelen bestaat, neemt

het aantal mogelijke samenstellingen exponentieel

whitepaper cpq

2

Percentage verkopers dat zijn doelstelling behaalt

Overall teamresultaat verkoopdoelstellingen

Lead conversie ratio

Gemiddelde ordergrootte

Gemiddeld aantal voorstellen, offertes per verkoper, per maand

Gemiddelde sales cyclus

Gemiddeld aantal gesprekken of ontmoetingen per gewonnen deal

58%

56%

35%

$ 432k

20,9 Voorstellen per maand

3,42 Maanden

6,6 Gesprekken per deal

46%

52%

30%

$ 211k

14,0 Voorstellen per maand

4,68 Maanden

7,1 Gesprekken per deal

cpq-gebruikers anderensales effectiviteit

Tabel 1: Sales effectiviteit (bron: Aberdeen Group, maart 2013)

Multi-channel strategieCPQ is niet alleen van toepassing op de interne

medewerkers. Het ondersteunt een volledige multi-

channel strategie. CPQ biedt real-time, up-to-date

productcatalogusinzicht voor iedere toegewezen

gebruiker binnen zowel het bedrijf als bij erkende

dealers, resellers of agentschappen. Zo werken

alle verkoopkanalen altijd met de meest actuele

informatie. Hiermee wordt het volledige verkoopproces

ondersteund, van contact tot contract.

Hoewel ‘sales driven’, is de impact van CPQ groot op

veel meer factoren binnen de bedrijfsvoering. Zo blijkt

uit een onderzoek van Gartner (april 2015) onder andere

dat deze impact eveneens duidelijk aanwezig is op de

hiernaast beschreven processen.

whitepaper cpq

Product PlanningDit is waar de eisen van de klant en de visie

van bedrijven op toekomstige behoeften

worden vertaald in functionele specifi caties

in het productportfolio. Dit omvat producten

en productspecifi caties, services, grote

wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen. Dit

proces wordt beheerst door het CTO- en

modularisatie-concept dat de verkoop en de

productconfi guratie sterk vereenvoudigt in

aanloop naar de te verwerken order.

Product Development Waar de specifi caties van Product Planning

worden omgezet naar de gedetailleerde

specifi caties die in navolgende processen

worden gebruikt. Het Product Development

proces is verantwoordelijk voor het ontwerp,

de planning en voorbereidende activiteiten,

zoals procesplanning en inkoopplanning. Het

creëert ook de documentatie die nodig is voor

het productieproces, met inbegrip van de

benodigde middeleninzet en veranderingen aan

de productdefi nities.

Sales to Order Het marketing- en salesproces.

Order to Delivery Het productieproces. Dat wil zeggen, het

proces waarbij grondstoffen en componenten

van externe leveranciers worden omgezet in

producten, bestuurd door de informatie van

Product Development en Sales om processen te

bestellen.

Levering en service Het serviceproces, waar het product wordt

onderhouden en de klanten tevreden blijven.

Administratieve ondersteuning De ondersteunende processen die nodig zijn om

een bedrijf te runnen.

3

“We wilden het aantal vragen

die nodig waren om een

offerte samen te stellen,

verminderen met 50%. En we

wilden meer ‘fi rst time right’

offertes…

Met CPQ behaalden we

resultaten die zelfs veel beter

zijn dan dat.”

jan ras

global director sales support & project management

PP

PD

StO

OtD

D&S

A

ConcurrentievoordeelDoor aanpassing van het offerte-tot-productieproces,

waarbij doorlooptijden enorm worden verkort en het

maken van fouten wordt geëlimineerd, biedt CPQ vooral

bedrijven met configureerbare, complexe producten een

groot concurrentievoordeel. Een Return on Investment

(ROI) van doorgaans minder dan een jaar blijft de

sterkste motivatie om te investeren in CPQ. Dit is

haalbaar door:

• meer en sneller zaken te kunnen doen;

• een grotere gemiddelde omvang van de deal;

• het complete assortiment producten te kunnen verkopen;

• de doorlooptijd van offertes radicaal in te korten;

• minder fouten in de offerte;

• complexe prijsstellingen te produceren zonder productexperts;

• een snellere time-to-market;

• een betere samenwerking tussen klanten, dealers,

verkoop, productie en engineering.

whitepaper cpq

Voordeel in een breed spectrum

Grip op offertekwaliteit (oplossingsdefinitie, productspecificatie, look & feel, teksten, consistentie)

Verschillende medewerkers bieden bij verschillende klantvragen dezelfde gestandaardiseerde oplossingen aan

Afhankelijkheid van individuele medewerkers vervalt. Geen trainingstijd voor nieuwe medewerkers

Inzicht in uitstaande offertes

Inzicht in pipeline en forecast

Door inzicht in het totale goedkeuringsproces

Inzicht in offertestatistieken

Betereinternesamenwerking

Gripophetgoedkeuringsproces

Groeibeperkingenverdwijnen

Gripopaangeganerisico’s

Kenniswordtgedocumenteerd

Gripopmarges

Onafhankelijkheidvanschaarsespecialisten

CPQ: een praktijk case

Voorbeelden uit de praktijk ondersteunen

de bewezen effectiviteit van CPQ. Zo heeft

Vencomatic, leverancier van huisvesting,

eierverzameling en klimaatbeheersing voor

pluimveebedrijven, door de toepassing van

CPQ de offertedoorlooptijd met maar liefst

50% kunnen verkorten, waardoor zij sneller op

klantvragen kunnen inspelen. Daarnaast heeft

CPQ erin geresulteerd dat:

• documentatie volledig automatisch op maat

gemaakt wordt;

• productspecialisten meer tijd hebben om zich te

focussen op R&D en complexe sales cases;

• er een nauwe integratie is met CRM, waardoor tijd en

moeite bespaard worden;

• sales managers direct inzicht hebben in de

offertemarges door integratie van ERP.

Bovendien kan het dealernetwerk tegenwoordig nog

tijdens de afspraak met de klant accurate offertes

leveren van hoge kwaliteit. CPQ zorgde ervoor dat

Vencomatic beter bestand is tegen de concurrentie en

sneller op de wensen van de markt kan reageren.

4

Naast het verhogen van de

verkoopeffectiviteit, draagt

CPQ bij aan een veel breder

bedrijfskundig spectrum.

Bedrijven die kiezen voor

en CPQ-oplossing en deze

correct implementeren, merken

verbetering op de volgende

vlakken:

Van uitdaging tot succesOm CPQ-initiatieven tot een succes te maken, zijn

er veel factoren die gewogen moeten worden. Zo

is managementsupport absoluut noodzakelijk en

tijdens het CPQ-project een kritische succesfactor

om de benodigde veranderingen te kunnen

realiseren en borgen. Het plannen van verschillende,

kleinere mijlpalen, werkt hierbij vaak acceptatie- en

draagvlakversterkend. Er zijn echter twee belangrijke

gebieden in het bijzonder die bedrijven vaak over

het hoofd zien en die de prestaties van een CPQ-

implementatie beïnvloeden, zo niet belemmeren.

Ten eerste is het van belang dat bedrijven het

onderscheid zien tussen CPQ en Product Lifecycle

Management (PLM). CPQ is specifiek bedoeld voor

het samenstellen van product- of procesconfiguraties

ten behoeve van het maken van een verkoopofferte.

In dat opzicht is CPQ volledig verschillend van

PLM, dat specifiek geënt is op het beheren van een

product gedurende de verschillende stadia van een

productlevenscyclus. Dit onderscheid is van cruciaal

belang, omdat veel bedrijven – tijdens de implementatie

van een CPQ-oplossing – geloven dat deze oplossing

hen ook zal helpen bij de beschrijving van een product.

Dit is echter niet het geval.

whitepaper cpq

De tweede belangrijkste succesfactor is standaardisatie

van verkoopprocessen. Voordat de CPQ-implementatie

kan beginnen, dienen de relevante belanghebbenden

(met name verkoop en techniek) overeenstemming te

bereiken over de vastlegging van processen in CPQ. Men

zal het er eens over moeten zijn dat de standaardisatie

van de verkoopprocessen dient te leiden tot grotere

efficiëntie, met als doel een betere ondersteuning

van het gehele bedrijf. Wordt hierover geen

overeenstemming bereikt, dan leidt dit tot onnodige

complexiteit bij de uitvoering.

KlaarvoordetoekomstWanneer aan deze belangrijke inzichten wordt voldaan,

is de stap naar een succesvolle CPQ-implementatie

gezet. Bedrijven dienen zich desondanks te realiseren

dat CPQ meer vraagt dan dit. Het vraagt een bepaalde

mate van verandermanagement binnen de organisatie

en vergt inspanning van meerdere afdelingen. Het

inschakelen van begeleiding en ondersteuning kan

helpen de implementatie soepel te laten verlopen en

de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Is CPQ eenmaal

geïmplementeerd, dan biedt het vele voordelen op

meerdere vlakken, en zorgt het ervoor dat bedrijven

klaar zijn voor de toekomst en de veranderende

klantvraag die deze met zich meebrengt.

5

Klaar voor toekomstige ontwikkelingenSmart Industry, Industry 4.0 of het raadselachtige Internet of Things (IoT): ook trends en ontwikkelingen als deze maken het voorbereid zijn op de toekomst meer dan ooit noodzakelijk.

Het blijft een uitdaging voor verkoopteams om multi-product-oplossingen binnen acceptabele tijd correct te offreren, zonder daarbij uren te moeten samenwerken met engineers om de aanbieding steeds verder te verbeteren. De oplossing bestaat immers niet alleen uit hoofdcomponenten, maar ook uit onderliggende onderdelen, diensten, dataverkrijging, data-analyse en KPI’s in de offerteberekening. Met de toepassing van Smart Industry of Industrie 4.0 worden samenstellingen

steeds omvangrijker en complexer, waarbij niet verwacht kan worden dat ook verkopers hier alle kennis van hebben. Zo heeft deze nieuwe technologie veel invloed op de samenstelling van onderhoud en support, een wezenlijk onderdeel van de service-aanbieding in een offerte. Hierbij dienen bedrijven tevens rekening te houden met de specifieke industrie waarin de klant opereert, zoals de geografische concurrentie en de uiteindelijke implementatie van het projectplan.

Kortom, een ontmoedigende taak als alles met de hand uitgewerkt moet worden, gebruikmakend van verschillende software tools zoals ERP, Excel en CAD, en met gewenste doorlooptijden van vaak niet meer dan een dag. Nu de markt zich overduidelijk ontwikkelt richting toenemende interconnectiviteit en automatisering van fysieke producten, is de tijd dan ook aangebroken om een CPQ-implementatie serieus te onderzoeken voor zulke complexe systemen. Voor bedrijven die reeds IoT integreren of aan de vooravond ervan staan, is het de kans om het CPQ-proces te vereenvoudigen voor hun verkopers, klanten, back office, juridische en financiële afdeling.

Wanneer is CPQ als oplossing interessant?Er zijn veel scenario’s denkbaar waarbij de implementatie van een CPQ-oplossing zinvol kan zijn. En ieder scenario heeft zo zijn eigen uitdagingen. Om te bepalen of CPQ interessant is, kunnen bedrijven zich de volgende vragen stellen.

Is er discrepantie tussen de verkopers en hun verkoopactiviteiten?

Zijn er meerdere verkoopkanalen aanwezig?

Hoe complex is de organisatie?

Is er sprake van een omslachtig en handmatig offerteproces?

Raakt Engineering overbelast door klantspecifieke wensen?

Worden er verschillende tariefstructuren gehanteerd?

Is er een veelvoud aan systemen aanwezig?

Worden offertes gegenereerd op basis van dynamische inhoud?

Zijn er (complexe) goedkeuringsprocessen van toepassing?

whitepaper cpq

Zo hebben in veel organisaties verkopers hun eigen ‘inheemse kennis’ en daarmee uiteenlopende methoden voor het

configureren, beprijzen en opmaken van offertes. Hierdoor is het moeilijk om verkoopactiviteiten te standaardiseren, een

soort geleiderails voor het proces. Deze discrepantie resulteert in onnauwkeurige en inconsistente configuraties, prijzen en

offertes, en uiteindelijk in een slechte klantervaring.

Een uitdaging voor veel bedrijven is de aanwezigheid van meerdere verkoopkanalen. Het hebben van een groeiend en/of

wereldwijd verkoopkanaal is ‘good for business’, maar brengt meteen de uitdaging met zich mee om het goed te beheren.

Vooral wanneer de verkoop via meerdere partners en resellers verloopt met ieder hun eigen prijs- en productbases en

internationale afhankelijkheden. CPQ kan helpen de verkoop via verschillende kanalen te stroomlijnen, inzicht te behouden

en goed te administreren.

Ook organisaties met een groot aantal producten met een complexe producthiërarchie kunnen baat hebben bij CPQ.

Bijvoorbeeld wanneer zij een groot aantal producten leveren met een specifieke set aan regels die de beschikbaarheid van

deze producten bepalen, zoals type klant, land van installatie, lokale regelgeving en juridische voorwaarden. Al deze regels

kunnen belastend zijn voor verkopers om te hanteren en toe te passen.

Wanneer een bedrijf te maken heeft met omslachtige en handmatige offerteprocessen (zoals gemaakt in Word en/of

Excel), zal de reactiesnelheid van vanuit het bedrijf richting de klant extra vertragen. Dit kan spelen wanneer bedrijven

heftige concurrentie ondervinden en er verschillende aanbiedingen kort na elkaar gemaakt dienen te worden. De snelheid

waarmee offertes correct aangeleverd worden, weerspiegelen de interne efficiëntie; iets waar veel klanten waarde aan

hechten.

Er is vaak relatief weinig tijd om oplossingen gedetailleerd te specifieren of productinformatie aan te leveren, zeker als

Engineering deel uitmaakt van het verkoopproces voor de aanlevering van tekeningen voor het offertedocument. Zo

ontstaan kwaliteitsproblemen wegens gebrek aan standaardisatie. CPQ ontlast engineers en voorziet in de aanlevering

van complete en correcte verkooporders. Hierdoor houdt Engineering tijd over voor belangrijke toekomstgerichte zaken;

innovatie.

Of het nu multi-currency, multi-tiered pricing, multi-channel of complexe prijsstelling formules betreft, met verschillende

tariefstructuren is het moeilijk de juiste informatie te krijgen waarop beslissingen voor een aanbieding gebaseerd zijn. Vaak

is dit vastgelegd in maatwerkcode of in een Enterprise CRM omgeving. Of in CPQ.

In veel bedrijven worden verschillende, volledig gescheiden systemen gebruikt voor configuratie (zoals ERP), tarieven (zoals

Excel) en offertes (Word). Deze werkwijze creëert aanzienlijk meer werk en verhoogt de kans op fouten. In het bijzonder

betekent het hebben van verzuilde systemen dat werk en invoer meerdere malen gedaan moeten worden.

Het hebben van een standaard offertetemplate voor offerte generatie is relatief makkelijk te onderhouden. Maar wat als

het document opgebouwd wordt op basis van dynamische inhoud (content die voorwaardelijk wordt bepaald door het

product, geografie, taal, voorwaarden, et cetera)? Dan wordt het vele malen moeilijker om alle offertes aan de eisen en

consistentie te laten voldoen.

Wanneer er complexe goedkeuringsprocessen, zoals tiered, globale of multi-departementale goedkeuringsstructuren van

toepassing zijn, hebben bedrijven behoefte aan een omgeving die inzicht biedt in alle toelatingen, zoals status, wachten

op en audit trailing. Is dit niet goed ingericht, dan raken offertes tussen wal en schip, met als gevolg vertraging bij zowel de

levering van de offerte als het verkrijgen van het akkoord van de klant.

Wilt u meer weten over dit onderwerp en bent u benieuwd of uw bedrijf klaar is voor CPQ?

Neem dan contact op met Cadmes voor meer informatie en een vrijblijvend ‘CPQ-readiness’-

rapport voor uw organisatie. Zo krijgt u direct inzicht in wat CPQ u kan opleveren. We laten

u graag kennismaken met onze gestandaardiseerde implementatiemethodiek, waarbij we u

begeleiden en ondersteunen bij het beheren, ontwikkelen en beschikbaar maken van CPQ. U

bereikt ons via welkom@cadmes.com of telefonisch via +31 (0) 73 6456222.

Hoofdkantoor‘s-Hertogenbosch

Brabantlaan 3 D, 5216 TV ‘s-Hertogenbosch Nederland

Tel: +31 (0) 73 6456222 Fax: +31 (0) 73 6456242

Mail: welkom@cadmes.com

www.cadmes.com