Regionaal Technisch Ketenbeheer - CROW...Een activiteitenschema biedt een overzicht in hoe deze...

Regionaal technisch ketenbeheer LVMB handreiking

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Rijkswaterstaat

Water, Verkeer en Leefomgeving

Erna Schol

DTV Consultants B.V.

Leon Deckers

TRB-140176

Breda, 18 december 2014

Regionaal technisch ketenbeheer LVMB handreiking

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Rijkswaterstaat

Water, Verkeer en Leefomgeving

Erna Schol

DTV Consultants B.V.

Leon Deckers

TRB-140176

Breda, 18 december 2014

© Niets uit dit rapport mag worden vermenigvuldigd en/of worden bewerkt en/of worden samengevat, in

welke vorm dan ook, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van DTV Consultants B.V.

Inhoudsopgave

Samenvatting 5

1 Inleiding 7 1.1 Aanleiding 7 1.2 De scope 7

1.2.1 Lokaal beheer 7 1.2.2 Lokaal ketenbeheer 7 1.2.3 Regionaal ketenbeheer 8 1.2.4 Regionaal technisch ketenbeheer 8

1.3 Aanpak 8 1.4 Leeswijzer 9

2 Lokaal ketenbeheer 11 2.1 Plan: Afspraken maken 11 2.2 Do: Storingen registreren 12 2.3 Check: Storingen oplossen 12 2.4 Act: Ketens verbeteren 12 2.5 Borgen: Basisinformatie beheren 13

3 Regionaal ketenbeheer 15 3.1 Strategisch 15 3.2 Tactisch 16 3.3 Operationeel 17

3.3.1 Plan 17 3.3.2 Do 19 3.3.3 Check 20 3.3.4 Act 21 3.3.5 Borgen 22

4 De aanpak 23 4.1 Stappenplan 23 4.2 Tips en aandachtspunten 24

4.2.1 Draagvlak en mandaat 25 4.2.2 Aansluiten bij behoefte 25 4.2.3 Het belang van de tools 25 4.2.4 Onderbouwing van de opdracht 26

5 Adviezen 27 5.1 Bovenregionale afstemming 27 5.2 Standaardisatie van koppelingen 27 5.3 Gezamenlijke aanbesteding 28

Bijlagen 29 Bijlage 1 - Begeleidingsgroep 31 Bijlage 2 - Wat te regelen voor ketenbeheer 33 Bijlage 3 - Activiteitenschema 37 Bijlage 4 - Denkmodel 41 Bijlage 5 - Stappenplan 43

Regionaal technisch ketenbeheer 5

Samenvatting

In het Landelijk Verkeersmanagement Beraad (LVMB) maken vertegenwoordigers van centrale en

diverse decentrale wegbeheerders afspraken die moeten leiden tot een efficiënte en effectieve

invoering en uitvoering van regionaal (operationeel) verkeersmanagement. Een van de onderwerpen

betreft regionaal ketenbeheer.

De scope van regionaal ketenbeheer is voorlopig beperkt tot de techniek, onder meer om de omvang

en doorlooptijd van het project behapbaar te houden. Regionaal (technisch) ketenbeheer richt zich op

het in stand houden van de technische infrastructuur die deel uitmaakt van de keten om netwerkbrede

regelscenario’s te kunnen inzetten. Componenten die hiervan deel uitmaken zijn bijvoorbeeld

verkeerlichten, centrale computersystemen en communicatielijnen tussen systemen.

Regionaal technisch ketenbeheer bouwt voort op wat er aan lokaal technisch ketenbeheer belegd is. In

deze handreiking zijn de benodigde lokale en extra regionale activiteiten uitgewerkt en toegelicht.

Een activiteitenschema biedt een overzicht in hoe deze beheeractiviteiten zich tot elkaar verhouden en

welke relaties er zijn. Welke activiteiten dienen eenmalig (projectmatig) te worden uitgevoerd en

welke dienen structureel te worden belegd.

Een stappenplan biedt een handvat om met het activiteitenschema aan de slag te gaan. In welke

volgorde zouden de activiteiten ter hand genomen kunnen worden. Toetsing in diverse regio’s wijst uit

dat het activiteitenschema en stappenplan als goed bruikbaar worden gezien. Het biedt de basis voor

de implementatie van regionaal ketenbeheer.

Deze handreiking biedt inzicht in wat er aan beheeractiviteiten zou moeten worden belegd. De wijze

waarop, moet aansluiten bij de manier van samenwerken en beschikbare systemen in de regio.

Aangezien de regio’s hierin van elkaar verschillen, is het zaak dat elke regio voor zichzelf bepaalt hoe

de activiteiten worden belegd, en welke ondersteunende tools voor hen interessant zijn.

De vervolgstap is daarmee aan elke regio. Toch verdient het aanbeveling om hierbij een vinger aan de

pols te houden. Hoewel elke regio anders is georganiseerd, zullen er toch gemeenschappelijkheden

zijn, bijvoorbeeld in de behoefte aan tools, wijze van systemen koppelen of de afspraken met RWS-CIV.

Het periodiek overleggen over de voortgang van de implementatie van regionaal technisch keten-

beheer in de regio’s en de mogelijke gemeenschappelijkheden zou kunnen plaatsvinden onder de vlag

van het LVMB, bijvoorbeeld in OVM-NL.


1 Inleiding

Waarom deze handreiking en wat staat er in

1.1 Aanleiding

Om verkeersmanagement goed te kunnen uitvoeren moet aan een aantal voorwaarden worden

voldaan. Zo moeten er instrumenten op straat zijn, die door een systeem of wegverkeersleider kunnen

worden ingezet op basis van informatie over de actuele verkeerssituatie. De effectiviteit van

verkeersmanagement wordt groter wanneer er ook regionale sturingsprincipes, een regelaanpak en/of

regelscenario’s ten grondslag liggen aan de inzet. De belangrijkste verkeersstromen worden zo

gestuurd conform gezamenlijk gemaakte afspraken.

Als verkeersmanagement instrumenten niet beschikbaar zijn, dan valt er ook geen (regionaal)

verkeersmanagement uit te voeren. Alle strategische afspraken over de gezamenlijke inzet van

maatregelen ten spijt, leiden storingen aan verbindingen, instrumenten of andere systemen nog (te)

vaak tot een verminderde inzet. Zonder professioneel beheer en onderhoud van deze spullenboel kan

verkeersmanagement nooit de effectiviteit behalen die ze in potentie heeft.

1.2 De scope

1.2.1 Lokaal beheer

Het beheer van de spullenboel wordt in veel organisaties al (min of meer) professioneel uitgevoerd.

Niet altijd zijn alle relevante activiteiten expliciet belegd (bron: inventarisatie regionaal ketenbeheer,

2013). Zo hebben wegbeheerders met een beperkt aantal systemen slechts één of enkele

medewerkers die zich bezighouden met het beheer en onderhoud. Het signaleren en (laten) oplossen

van storingen wordt dan door dezelfde persoon uitgevoerd. Het periodiek controleren van

onderhoudsaannemers en het planmatig doorvoeren van wijzigingen wil er dan nog wel eens bij

inschieten.

1.2.2 Lokaal ketenbeheer

Voor elk systeem kan het beheer en onderhoud zijn belegd. Zo zijn voor verkeerslichten vaak

onderhoudscontracten afgesloten met een onderhoudsaannemer. Maar wanneer meerdere systemen

aan elkaar verknoopt worden, dan ontstaan ketens. Naast instrumenten, moeten ook

communicatieverbindingen en centrale systemen beheerd worden. Als een communicatieverbinding

wegvalt, dan kan dat consequenties hebben voor meer schakels in een systeemketen. Het beheren van

een keten houdt meer in dan het beheer van losse schakels. Hoe goed iets beheer moet worden, hangt

af van (het belang van) de keten waar het deel van uitmaakt.

8 Regionaal technisch ketenbeheer

1.2.3 Regionaal ketenbeheer

Als het beheer lokaal niet voldoende goed is georganiseerd, dan valt er op regionaal niveau niet veel

winst te boeken. Storingen aan lokale systemen kunnen zorgen voor problemen in een regionale

keten. Ondanks strategische afspraken over het gezamenlijk uitvoeren van verkeersmanagement, zijn

regionale regelscenario’s dan niet inzetbaar. De effectiviteit van regionaal verkeersmanagement wordt

zo sterk beperkt.

Professioneel regionaal ketenbeheer begint daarmee bij het goed organiseren van lokaal ketenbeheer.

Elke wegbeheerder dient het beheer van de regionaal relevante systemen en onderdelen voldoende

goed te hebben belegd.

1.2.4 Regionaal technisch ketenbeheer

Regionaal technisch ketenbeheer richt zich op het in stand houden van de technische infrastructuur die

deel uitmaakt van de keten om netwerkbrede regelscenario’s te kunnen inzetten.

Het goed laten functioneren van de instrumenten en systemen die deel uitmaken van regionale ketens,

is echter niet alleen een kwestie van het snel en adequaat oplossen van technische storingen. Ook het

aanpassen van software of instrumenten zodat zij meer functies krijgen (functioneel beheer), het

wijzigen van instellingen zodat instrumenten of software meer effect sorteren (verkeerskundig

beheer), of de werking van applicaties verbeteren (applicatiebeheer), zijn nodig om regionaal

verkeersmanagement effectief te laten zijn.

Omwille van complexiteit van de materie en de urgentie van technisch ketenbeheer, is ervoor gekozen

om de scope te beperken tot regionaal technisch ketenbeheer. Waar vanaf dit punt wordt gesproken

over ketenbeheer, wordt technisch ketenbeheer bedoeld.

1.3 Aanpak

In 2013 zijn een vijftal kernprocessen voor beheer benoemd. Deze zijn eerst onder de loep genomen,

aangepast en uitgebreid. Dit heeft geresulteerd in een overzicht aan lokale en regionale

beheeractiviteiten. Ook het bestaande denkmodel is herzien. Hierbij is gebruik gemaakt van recente

informatie uit de regio’s die zich begin 2014 actief bezig hebben gehouden met ketenbeheer

(Metropoolregio Amsterdam, Verder (Midden Nederland) en BEREIK! (Zuidvleugel)).

In een LVMB brede workshop met 20 deelnemers uit de diverse regio’s, zijn het aangepaste

denkmodel en de beheeractiviteiten gepresenteerd en getoetst. In groepjes is verder gediscussieerd

over hoe beheeractiviteiten belegd kunnen worden. Elke regio heeft haar eigen voorkeur kunnen

uitsprekend. Daardoor is inzicht ontstaan in de grote diversiteit in voorkeuren. Ook binnen regio’s

hebben wegbeheerders een andere voorkeur voor hoe bepaalde taken te beleggen (automatiseren,

gezamenlijk organiseren of per wegbeheerder uitvoeren met onderlinge communicatie).

De conclusies uit de workshop zijn in verschillende brainstormsessies verder uitgewerkt naar een

activiteitenschema en stappenplan. Gezamenlijk bieden zij structuur en een houvast aan regio’s die het

regionaal technisch ketenbeheer professioneel willen oppakken en organiseren. Door middel van een

regionale toetsing in de regio’s Oost Nederland en Zuidvleugel, alsmede de intervisie op bestaande

plannen in de Metropoolregio Amsterdam, is het activiteitenschema en stappenplan aangescherpt.

Daarmee is deze handreiking voor regionaal technisch ketenbeheer een getoetst en bruikbaar product.


1.4 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 van deze handreiking komen de beheeractiviteiten aan bod die elke wegbeheerder

lokaal belegd zou moeten hebben om van professioneel lokaal ketenbeheer te kunnen spreken.

In hoofdstuk 3 komen de regionale activiteiten uitgebreid aan bod, die bovenop of naast het lokale

ketenbeheer zijn te beleggen. Deze activiteiten zijn in een activiteitenschema opgenomen, dat in

bijlage 3 te vinden is. Net als bij de lokale activiteiten ligt de nadruk op wát er belegd zou moeten zijn,

niet op hoe. De wijze waarop wegbeheerders en regio’s de taken beleggen is aan hen. Dit moet

namelijk aansluiten op wat er al aan beheeractiviteiten en organisaties bestaat.

In het vierde hoofdstuk komt de aanpak aan de orde. Hoe kan het regionaal technisch ketenbeheer nu

worden ingevoerd. Daarvoor wordt een stappenplan gepresenteerd. Dit biedt een houvast aan

wegbeheerders of regio’s die met regionaal ketenbeheer aan de slag gaan.

In het vijfde hoofdstuk volgen nog enkele adviezen met betrekking op het vervolg.

In bijlage 1 zijn de leden van de begeleidingsgroep te vinden, die mede richting hebben geven aan het

project en de inhoud.


2 Lokaal ketenbeheer

Welke activiteiten moeten belegd zijn voor professioneel lokaal ketenbeheer

Om het regionaal ketenbeheer goed te kunnen

organiseren, dient1 ook lokaal het nodige goed

belegd te zijn. Dat wil niet zeggen dat alle taken

door medewerkers uitgevoerd moeten worden.

Taken kunnen ook belegd zijn bij inhuur, aannemers

of collega wegbeheerders.

Op basis van praktijkervaringen uit alle regio’s,

alsmede internationale standaarden voor het

technisch beheren van (ICT) ketens, zijn een aantal

operationele kernprocessen uitgewerkt.

De indeling past bij de Kwaliteitscirkel van Deming.

2.1 Plan: Afspraken maken

Deze activiteiten worden overwegend belegd bij een contractmanager, die afspraken maakt met de

beheerorganisatie (do, check, act en borgen) en de onderhoudsaannemers. De contractmanager

beheert het budget voor regulier onderhoud en is de vragende partij namens de opdrachtgever

(wegbeheerder). De kwaliteit die hij nastreeft volgt uit een opdracht vanuit de eigen organisatie of ene

lokale beheerstrategie.

Activiteiten van de Plan medewerker:

• Stel eisen op aan de beheerorganisatie. Denk daarbij aan hoe snel op storingen moet worden

gereageerd, wat vast te leggen over storingen en storingsoplossing en welke informatie periodiek

aan te leveren over doorloop- of oplostijden

• Stel (bestekken met) eisen op aan de onderhoudsaannemers. Denk aan eisen aan de reactie- en

oplostijden, de escalatieprocedure en welke informatie over storingsoplossing moet worden

vastgelegd en aangeleverd.

• Voer regelmatig controles uit op de uitvoering en naleving van de contracten. Daarvoor wordt

gebruik gemaakt van de informatie die periodiek uit de beheerorganisatie wordt aangeleverd.

• Voer indien nodig escalatiegesprekken met de aannemers. Bijvoorbeeld in het geval van

overschrijding van contractafspraken of bij het langdurig uitblijven van een oplossing voor

geconstateerde storingen of problemen.

1 Lokaal ketenbeheer is een voorwaarde voor regionaal ketenbeheer. Deze handreiking biedt een set aan taken

aan die bij professioneel ketenbeheer belegd zouden moeten zijn, gebaseerd op ‘bast practices’ van beheerorganisaties over de hele wereld. Dat in de praktijk lang niet alle activiteiten even expliciet of uitgebreid worden uitgevoerd betekent niet dat er geen regionaal ketenbeheer kan worden uitgevoerd. Wel maakt het duidelijk waar verbetermogelijkheden liggen om het beheer verder te professionaliseren.


2.2 Do: Storingen registreren

De Do medewerker is meestal een servicedesk medewerker. Dit kan een gespecialiseerde servicedesk

zijn, maar ook een algemeen meldingennummer waarop ook andere meldingen kunnen worden

gedaan. Soms doet de beheerder (incidentmanager) ook dienst als servicedesk. Dat is vooral het geval

als urgente storingsmeldingen automatisch worden doorgemeld aan een aannemer.

Werkzaamheden voor de Do medewerker:

• Ontvang storingsmeldingen van gebruikers of een systeem

• Signaleren storingen aan systemen, bijvoorbeeld uit logbestanden

• Registreer de storing in een storings-registratiesysteem. Dit is voorzien van een checklist met de

informatie die minimaal moet worden vastgelegd voor een goede storingsopvolging

• Voer een korte storingsanalyse uit om te bepalen

- of de storing zelf direct kan worden opgelost (bij bekende terugkerende storingen)

- of de onderhoudsaannemer direct mag worden aangestuurd (indien duidelijk is dat deze

oplossing moet bieden)

- of er nader onderzoek nodig is door een beheerder (Check)

• Communiceer met gebruiker(s) over de voortgang en verwachte oplostijd

• Na oplossing van een storing, vastleggen wat de oplossing, reactie- en oplostijdenwaren en sluiten

van de storingsregistratie

2.3 Check: Storingen oplossen

De Check medewerker staat ook bekend als de incident manager. Deze persoon voert het meeste werk

uit om dagelijkse storingen op te (laten) lossen. De incidentmanager wordt vaak ook de beheerder

genoemd.

Taken van een Check medewerker:

• Voer een nadere storingsanalyse uit. Zoek daarbij naar de oorzaak van de storing

• Bepaal indien mogelijk de oplossing of oplossingsrichting

• Schakel de (onderhouds)aannemer(s) in die voor de oplossing moet(en) zorgen

• Blijf aannemer(s) aansporen om (gezamenlijk) voor oplossing te zorgen

• Bewaak de contractuele reactie- en oplostijden en spreek de aannemer(s) aan op dreigende

overschrijdingen

• Escaleer bij de aannemer en naar de Plan medewerker indien de contractuele reactie- of

oplostijden worden overschreden

• Schakel de Act medewerker in

- bij stelselmatig terugkerende storingen,

- indien de juiste oplossing van een ketenstoring onbekend blijft

- als de oplossing van een storing een wijziging vergt

• Communiceer met Do medewerker bij oplossing van de storing

2.4 Act: Ketens verbeteren

De Act medewerker voert taken uit die in verband worden gebracht met werkzaamheden van de

zogenaamde Probleem- en Wijzigingsmanagers. De Act medewerker komt in feite pas om de hoek

kijken als een storing alleen of beter kan worden opgelost door een wijziging in de keten. Hieronder

vallen ook structurele verbeteringen in de keten om terugkerende storingen te voorkomen.


Activiteiten die bij de Act medewerker horen zijn de volgende:

• Voer een uitgebreide probleemanalyse uit. Zoek daarbij samen met aannemers en leveranciers

naar de mogelijke oorzaken

• Bepaal welke kansrijke oplossingsrichtingen er zijn

• Werk deze oplossingsrichtingen uit met betrokken aannemer(s) en leveranciers

• Bepaal de impact en de risico’s van elke oplossing

• Bepaal wat de voorkeursoplossing is

• Indien de oplossing een niet-reguliere wijziging vergt:

- Laat de oplossing, impact en risico’s beoordelen door een Change Advisory Board. Deze kan

nadere eisen stellen aan bijvoorbeeld het testen of de planning van de wijziging

• Prioriteer de wijzigingen ten opzichte van elkaar en plan de wijzigingen in

• Indien mogelijk de wijziging (laten) testen alvorens daadwerkelijk door te voeren

• Begeleid de uitrol van de wijziging

• Communiceer met de Do en Check medewerkers bij oplossing van het probleem

2.5 Borgen: Basisinformatie beheren

Het goed beheren van basisinformatie is van belang voor de beheerorganisatie om goed te kunnen

werken. De samenhang tussen onderdelen van een keten is noodzakelijk om te kunnen bepalen hoe

onderdelen samenhangen. Wijzigingen in een onderdeel kunnen immers gevolgen hebben voor andere

delen van de keten. De gegevens worden beheerd door een Configuratie manager, of door de

beheerder(s).

Activiteiten die bij de Borging medewerker horen zijn de volgende:

• Leg alle relevante basisinformatie vast over alle componenten, systemen en hun onderlinge

relaties (hoe componenten deel uitmaken van systemen die deel uitmaken van ketens)

• Leg de benodigde informatie over de onderhoudscontracten vast. Denk aan de reactie- en

oplostijden, de contactgegevens aannemer, systeem/meldingsnummers en service-windows.

• Controleer periodiek de informatie op juistheid en volledigheid.

• Stel op verzoek de relevante informatie beschikbaar aan de beheerorganisatie

• Houdt de planning van wijzigingen en buitengebruikstellingen bij

Al deze activiteiten zijn opgenomen in het blauwe overzicht in bijlage 2.


3 Regionaal ketenbeheer

Welke extra activiteiten zijn nodig voor regionaal ketenbeheer

Als wegbeheerders het lokale technisch ketenbeheer voldoende goed hebben belegd – naar oordeel

van de regionaal samenwerkende partijen – dan kan de opstap naar regionaal ketenbeheer worden

gemaakt. Voor regionaal ketenbeheer is het gewenst om enkele extra activiteiten en relaties te

beleggen, bovenop het lokale ketenbeheer.

Dat is nodig omdat het oplossen van storingen regionale ketens betrokkenheid kan vergen van

meerdere lokale beheerorganisaties tegelijkertijd. Om storingen tussen twee gekoppelde systemen op

te kunnen lossen, dient een gezamenlijke storingsanalyse plaats te vinden. En het gecontroleerd

doorvoeren van wijzigingen in regionale ketens vergt vroegtijdige afstemming over de impact van

dergelijke wijzigingen op elkaars systemen, inclusief welke prioriteit deze wijziging heeft ten opzichte

van andere wijzigingen. Regionaal ketenbeheer kan daarom niet zomaar worden belegd bij een van de

wegbeheerders die het wel namens de rest doet. Het vergt dan altijd (enige) inzet en medewerking van

alle betrokken wegbeheerders.

De extra activiteiten zijn wederom per operationeel kernproces te beschrijven. Daarnaast zijn er

aanvullende werkzaamheden te verrichten om het regionaal ketenbeheer goed in te richten en te

beleggen. Regionaal ketenbeheer is immers geen “ongoing business”, maar heeft andere manieren van

werken tot gevolg. Al deze activiteiten komen in de volgende paragrafen aan bod. In bijlage 2 zijn de

activiteiten opgenomen in het oranje schema. Daarnaast is in bijlage 3 een activiteitenschema

opgenomen waarin de activiteiten met onderlinge relaties, escalatiepaden alsmede de typering van de

activiteiten (eenmalig inrichten of structureel uitvoeren) visueel herkenbaar zijn aangeduid.

In dit hoofdstuk is per (sub)paragraaf een figuur opgenomen waar de beschreven activiteiten zich

bevinden in het activiteitenschema. Een nadere toelichting op wie de activiteiten in welke volgorde

kan oppakken, volgt in hoofdstuk 4.

3.1 Strategisch

Een voorwaarde voor een succesvolle invoering

van regionaal ketenbeheer is dat er een

gezamenlijke (bestuurlijke) opdracht aan ten

grondslag ligt, waarin alle wegbeheerders zich

herkennen. Zonder strategische basis, kan nut en

noodzaak worden betwijfeld en kunnen

wegbeheerders of beheerorganisaties zich zonder

consequenties onthouden van deelname aan

regionaal ketenbeheer.


Regionaal opdrachtgever

Een regionaal opdrachtgever kan een gezamenlijk overlegorgaan zijn tussen bestuurders of hoge

ambtenaren. Het kan echter ook een wegbeheerder zijn die optreedt namens meerdere

wegbeheerders. De regionaal opdrachtgever geeft een regionale beheeropdracht af aan een

projectleider of projectteam. Daarnaast wordt er periodiek gerapporteerd aan de regionaal

opdrachtgever over de voortgang van de beheeropdracht. Ten slotte kan er indien nodig worden

geëscaleerd als wegbeheerders zich niet aan de gezamenlijke afspraken houden.

Regionaal beheeropdracht

Een projectleider of projectteam krijgt de opdracht om het regionaal technisch ketenbeheer voor te

bereiden en in te richten. Dit kan het regionaal beheerteam (in oprichting) zijn. Deze regionale

opdracht omvat onder meer een beschrijving van de uit te voeren activiteiten en het mandaat van de

projectleider / het projectteam. Tevens verplicht een regionale opdracht de wegbeheerders om

medewerking te verlenen.

3.2 Tactisch

Naast een goede inbedding op strategisch niveau,

dient voor regionaal ketenbeheer ook een aantal

activiteiten op tactisch niveau te worden uit-

gevoerd. De regionale opdracht dient verder te

worden uitgewerkt naar een regionale beheer-

visie. Deze beheervisie blijft in feite voor langere

duur gelden en biedt een handvat voor de na te

streven kwaliteitsnormen. Het opzetten van de

regionale beheerorganisatie, en het inrichten van

een structureel regionaal beheerteam, wordt op

het strategische niveau opgepakt.

Regionaal beheerteam

Er dient een regionaal beheerteam te worden ingericht, als evenknie van een regionaal tactisch /

verkeerskundig team.

• Een regionaal beheerteam op tactisch niveau heeft de taak om op de kwaliteit van het regionaal

ketenbeheer te bewaken. Dat vindt plaats aan de hand van informatie dat het team periodiek

krijgt van de contractmanagers (Plan medewerkers) van de beheerorganisaties.

• Indien het oplossen van gezamenlijke storingen veel (extra) inzet of budget vergt, dan is het

regionaal beheerteam de uitgesproken plek om de opties te bespreken en het budget te regelen.

• De regionaal opdrachtgever(s) wordt naar behoefte geïnformeerd door het regionaal beheerteam.

• Daarnaast is het regionaal beheerteam aan zet om op basis van signalen van beheermedewerkers

uit de organisaties werkprocessen, afspraken of ambities bij te stellen of te verbeteren.

Beheervisie

De projectleider / het projectteam heeft als taak om een beheervisie op te stellen. In de beheervisie is

het raadzaam om in ieder geval te omschrijven:

• welk kwaliteitsniveau van beheer op hoofdlijnen wordt nagestreefd. Deze ambitie dient recht te

doen aan de kwaliteit van regionaal (operationeel) verkeersmanagement;

• de ketens (in hoofdlijnen) die relevant zijn voor regionaal verkeersmanagement. Hiervoor kan het

denkmodel worden gebruikt voor de inventarisatie van regionaal relevante systemen (bijlage 4);

• welke eisen op hoofdlijnen aan (onderdelen van) de ketens worden gesteld;


• een beeld van hoe de regionale beheerorganisatie er uit komt te zien (hoe deze extra taken en

werkprocessen te beleggen) en de eisen die daaraan worden gesteld.

Opzetten regionaal beheerorganisatie

Uit de beheervisie volgt een voorstel voor de beheerorganisatie. Het lijkt verstandig om een regionaal

beheerteam, periodiek regionaal contractmanagers overleg, een regionaal change advisory board en

een Contactgroep voor incident managers in te richten. Elk van deze teams / overleggen heeft en of

meerdere duidelijke taken. Ook de wijze van afstemming, contact leggen en daarvoor benodigde

systemen dienen in het voorstel aan bod te komen. Het voorstel wordt afgestemd met de betrokken

wegbeheerders. Het dient bij voorkeur zoveel mogelijk aan te sluiten op bestaande werkprocessen en

systemen. Aanpassingen doorvoeren kan een kostbare en tijdrovende zaak zijn. Het is dan ook niet

ondenkbaar dat veel aanpassingen pas na verloop van tijd worden doorgevoerd. Dit komt verderop in

de toelichtingen nog aan de orde.

Interne communicatie over opdracht regionaal ketenbeheer

De communicatie bij wegbeheerders over de opdracht en beheervisie moet zorgen voor

betrokkenheid, medewerking en draagvlak. Aangezien regionaal technisch ketenbeheer een impact

kán gaan hebben op de formatie en budgetten, is het noodzakelijk om (lijn)management tijdig in te

lichten over deze opdracht, zo mogelijk al voordat deze werkelijk komt.

3.3 Operationeel

De operationele beheerorganisaties krijgen te maken met nieuwe, aanvullende taken, systemen,

overleggen en relaties. Deze zijn – net als de lokale beheeractiviteiten - per kernproces uitgewerkt.

3.3.1 Plan

Vaststellen systemen en contactenlijst

Het is van belang dat van de regionaal relevante

ketens alle componenten bekend zijn en blijven.

Elke component dient te worden beheerd.

Daartoe moet elke component zijn toebedeeld

aan een der betrokken wegbeheerders. Zo kan er

geen systeem, verbinding of software tussen wal

en schip vallen. Voor elke component worden de

(contract)eisen vastgelegd, welke (op termijn)

moeten voldoen aan de eisen in de beheervisie.

Ook de contactgegevens (van wegbeheerders en

evt. aannemers) worden vastgelegd.

Eisen aan aannemers onderling afstemmen

Met het gewenste eisenpakket bekend, kan worden afgestemd welke eisen aan aannemers te stellen.

• Daarbij is aandacht voor het onderscheid tussen beschikbaar en inzetbaar. Een VRI is beschikbaar

als deze functioneert, maar als instellingen niet van afstand zijn aan te passen, dan is deze nog niet

inzetbaar.

• Er wordt ook rekening gehouden met de bestaande eisen; het is niet altijd mogelijk deze

bestaande eisen aan te passen. Het is goed mogelijk eerst te starten met de bestaande eisen,

alvorens op een later moment alsnog een kwaliteitsslag te maken op basis van de ervaringen en

budgetten.


Contracten met aannemers aanpassen

Indien een wegbeheerder de eisen nader moet2 aanscherpen om te voldoen aan de regionale ambitie,

kan ze de contracten met de aannemers te herzien. Het is goed mogelijk om hiermee te wachten tot

na afloop van een (contract)jaar of contractperiode.

Afspraken met interne beheerorganisatie

De interne beheerorganisatie per wegbeheerder dient bekend te raken met de afspraken die gemaakt

zijn wegens het regionaal ketenbeheer. De afspraken hebben onder meer betrekking op de

werkprocessen, hoe en waarover verantwoording af te leggen en de beschikbare escalatielijnen.

Beheer afgestemd op regionale afspraken

Wanneer zowel de contracten met de aannemers als de interne beheerorganisatie zijn aangepast, dan

is het beheer afgestemd op de regionale afspraken. Zoals aangegeven is het goed mogelijk dat hier

enige jaren overheen gaan. Bestaande werkprocessen, procedures en contracten zijn niet binnen kort

tijdsbestek aan te passen, tenzij hogere kosten voor lief worden genomen.

Contractmanagement

De contractmanagers van de wegbeheerders voeren hun reguliere taken uit. Denk aan het opstellen

van eisen, controleren van uitvoering, voeren van escalatiegesprekken met aannemers en

aanbesteden van onderhoudsopdrachten. Deze zijn benoemd onder paragraaf 2.1.

Periodieke controle nakomen regionale afspraken

De contractmanagers van de wegbeheerders controleren periodiek of de eigen beheerorganisatie en

de aannemers conform de regionale afspraken werken. Hiervoor ontvangen ze van de betrokken

medewerkers regelmatig overzichten. Deze overzichten zijn mogelijk te standaardiseren.

Periodiek regionaal contractmanagers overleg

Een periodiek overleg tussen de contractmanagers in een regio is van belang om:

• informatie uit te wisselen over de mate waarin zij voldoen aan de regionale beheerafspraken.

Eventuele afwijkingen die niet acceptabel zijn, worden gerapporteerd aan het regionaal

beheerteam;

• de regionale afspraken te evalueren.

- Indien blijkt dat meerdere wegbeheerders moeite (blijven) hebben met het voldoen aan

bepaalde regionale afspraken, dan kan dit ter discussie worden gesteld.

- Indien blijkt dat alle wegbeheerders eenvoudig aan de afspraken kunnen voldoen, terwijl het

gewenste (streef)niveau nog niet bereikt is, kunnen de eisen worden aangescherpt.

De contractmanagers kunnen het regionaal beheerteam voorstellen om de afspraken (eisen) aan te

passen.

Regionale SLA’s

De afspraken over eisen aan de regionale beheerorganisaties en de beschikbaarheid van componenten

(systemen, netwerken, software), kunnen in regionale SLA’s worden vastgelegd. Deze SLA’s kunnen

aan de regionaal opdrachtgever worden voorgelegd, die ze kan vaststellen. Dit kan ook op een later

moment plaatsvinden, als blijkt dat alle wegbeheerders ook conform deze afspraken kúnnen werken.

2 Het is goed mogelijk dat een wegbeheerder bewust kiest voor een lagere set aan eisen. Dat wil dus niet zeggen

dat een wegbeheerder het beheer niet goed uitvoert, er is bewust gekozen voor een lager kwaliteitsniveau.


3.3.2 Do

Service desk

Elke wegbeheerder beschikt over een eigen

servicedesk. Dit zijn een of meerdere

medewerkers die de service desk taken uitvoert.

Lang niet overal is dat een echte servicedesk,

vaak is dit dezelfde persoon als de incident

manager (beheerder). De servicedesk signaleert

storingen, of ontvangt meldingen over storingen,

registreert en analyseert deze en informeert de

incident manager. Zie paragraaf 2.2 voor meer

toelichting.

Monitoringstool koppelvlakken

De koppelingen tussen systemen van wegbeheerders (en tussen systemen van dezelfde

wegbeheerder) vallen regelmatig tussen wal en schip waar het om ketenbeheer gaat. Geen van de

wegbeheerders houdt deze verbinding actief in de gaten. Een monitoringstool dat juist de

beschikbaarheid en werking van deze koppelvlakken kan bewaken, zou helpen bij het doen van

storingsanalyse en opsporing.

Storingssignalering

Storingen kunnen op allerlei manieren worden gesignaleerd. Dit kan automatisch plaatsvinden (door

het systeem zelf), door een servicedesk die de werking van de systemen bewaakt (met mogelijk

bepaalde tools ter beschikking) of door de gebruikers van de systemen (vaak wegverkeersleiders).

Ook de regionaal wegverkeersleiders kunnen storingen signaleren. Zij moeten hun storingen

eenvoudig kunnen melden bij een servicedesk.

Regionale storingsregistratie

De registratie van storingen aan ketens die (eventueel pas na analyse) van regionaal belang blijken te

zijn (regionale ketenstoring), vindt plaats in:

• een regionaal storingsregistratiesysteem * (door een lokale servicedesk of regionale servicedesk)

• een lokaal storingsregistratiesysteem (door de lokale servicedesk **)

Dit is onder andere afhankelijk van hoe de servicedesk bij wegbeheerders is belegd en hoe wenselijk

het is dat regionaal relevante storingen worden vastgelegd en uitgewisseld.

Vaststellen regionale ketenstoring

Uit analyse van de servicedesk of een incident manager kan blijken dat een storing een regionale

ketenstoring betreft. In dat geval (kunnen) meerdere wegbeheerders een rol spelen in de oplossing

van de storing (oorzaak) en/of last hebben een storing (gevolg).

Delen storingsregistratie met / informeren van andere wegbeheerders

Over regionale ketenstoringen wordt zo vroeg mogelijk in het proces gecommuniceerd met de

betrokken partijen. De informatie wordt ‘automatisch’ gedeeld (bijvoorbeeld door gebruik te maken

van een gezamenlijk regionaal storingsregistratiesysteem) of persoonlijk gedeeld met andere

wegbeheerders (bijvoorbeeld via mail of telefoon). De systemen en contactenlijst geeft informatie over

welke wegbeheerders te informeren.


Regionaal storingsregistratiesysteem *

In een (optioneel) regionaal storingsregistratiesysteem worden de regionale storingen vastgelegd.

Afhankelijk van de integratie met de lokale beheerorganisaties kunnen ook alle lokale storingen

worden geregistreerd. Een regionaal storingsregistratiesysteem maakt het eenvoudiger om sneller te

communiceren over storingen, onder meer omdat een koppeling of integratie met de systemen en

contactenlijst mogelijk is. De mogelijke overlap met een eigen storingsregistratiesysteem zorgt wel dat

wegbeheerders meerdere systemen in de gaten moeten houden, met het risico dat iets dubbel of

(ernstiger) in geen van beide systemen (goed) wordt geregistreerd.

Systemen en contactenlijst

De vastgestelde systemen en contactenlijst wordt in de beheerorganisatie gebruikt om informatie op

te zoeken over wie eigenaar is van een component (systeem, verbinding, software), wat de afspraken

zijn over de beschikbaarheid, of onder bepaalde omstandigheden aannemers ingeschakeld mogen

worden en alle contactgegevens van die aannemer.

3.3.3 Check

Incident management

De incident manager van een wegbeheerder

voert de eigen taken uit. Denk aan het analyseren

van storingen, verkennen van oplossings-

richtingen, inschakelen van aannemers, bewaken

van oplostijden en escaleren bij aannemer en

naar contractmanager bij het niet nakomen van

contractafspraken. Zie paragraaf 2.3 voor meer

activiteiten.

Indien een storing telkens terug keert, alleen kan

worden opgelost met een wijziging, of indien de

oorzaak van een storing niet door de incident manager kan worden gevonden, wordt een storing als

probleem gecategoriseerd. In dat geval neemt de problem manager het stokje over.

Regionale ketenstoring: prioriteren incidenten, afstemmen aanpak

• Als blijkt dat een storing een regionale ketenstoring is, moeten incidenten opnieuw worden

geprioriteerd. Over het algemeen geldt dat regionale ketenstoringen hogere prioriteit krijgen,

aangezien de gevolgen groter zijn dan van solitaire (lokale) storingen.

• Het initiatief voor het oplossen voor de storing ligt bij de wegbeheerder aan wie het systeem is

toebedeeld in de systemen en contactenlijst. Dit is de probleemeigenaar.

• Indien:

- blijkt dat er onduidelijkheid is over wie de probleemeigenaar is,

- er nadere afstemming nog is over de aanpak of

- de storingsinformatie moet worden overgedragen van de ene naar de andere wegbeheerder,

dan verloopt dit via de Regionale contactgroep incidentmanagers.

• Indien de storing opgeschaald wordt tot een probleem, dan worden de problem managers

ingeschakeld van de betrokken wegbeheerders.

Regionale contactgroep incidentmanagers

De incident managers van de verschillende wegbeheerders moeten onderling informatie over

storingen, aanpak, oplossingen en planningen kunnen uitwisselen en afstemmen. Indien er een

regionaal Storingsregistratiesysteem beschikbaar is, dan valt daar al veel informatie uit te halen. Als

zo’n systeem er niet is, dan biedt direct onderling contact uitkomst.


Gezien het operationele karakter van deze medewerkers, is het voldoende dat ze elkaar goed kunnen

bereiken. De leden van de contactgroep kunnen contact zoeken met elkaar via telefoon of mail.

• Indien blijkt dat (bepaalde) incident managers elkaar onvoldoende weten te vinden of zaken

kunnen/willen afstemmen, dan kunnen ze dit escaleren naar het regionaal contractmanagers

overleg. Van daaruit kunnen de contractmanagers de incidentmanagers in de eigen organisaties

aanspreken op hun medewerking, of verder escaleren naar het Regionaal beheerteam.

• Indien de vorm van afstemming onvoldoende effectief blijkt te zijn, de escalatie naar het regionaal

contractmanagers overleg onvoldoende effect sorteert, of de probleemmanager onvoldoende

meewerken, kan rechtstreeks worden geëscaleerd naar het Regionaal beheerteam.

3.3.4 Act

Problem en change management

De problem en change managers van een

wegbeheerder voeren de eigen taken uit. In

paragraaf 2.4 zijn deze opgesomd, zoals het

onderzoeken van (keten)problemen, bepalen van

gewenste oplossingsrichtingen, uitwerken van

oplossingen met aannemers, bepalen van de

impact op bestaande systemen en ketens,

inplannen van wijzigingen en deze gecontroleerd

laten doorvoeren.

Indien een probleem of wijziging een

ketenprobleem betreft, waarbij ook andere wegbeheerders zijn betrokken, is nadere afstemming

nodig over de oplossingsrichtingen, impact, risico’s, planning en prioriteiten. Dit verloopt via een

regionaal Change Advisory Board, of ander gremium waarin dergelijke problemen en wijzigingen

worden besproken.

Regionaal change request / transitieplan

• Indien een wijziging nodig is waarbij meerdere wegbeheerders betrokken zijn – hetzij omdat de

wijziging mogelijk gevolgen voor hen heeft, of omdat zij zelf ook wijzigingen moeten doorvoeren -

dan wordt hiervoor een regionaal change request opgesteld. Hierin is opgenomen wat reden van

een voorgenomen wijziging is, wat de wijziging inhoudt, wat de impact en risico’s zijn en wat de

gewenste planning is.

• Indien een wijziging een grote wijziging betreft, dan kan er behoefte zijn aan een regionaal

transitieplan. Daarin is verder uitgewerkt wat de fasering, planning en risico’s zijn, alsmede fall-

back opties als de wijziging niet goed slaagt.

Beoordelen impact en afstemmen (planning van) wijzigingen

Het regionaal change request en/of regionaal transitieplan wordt voorgelegd aan de problem en

change managers van de betrokken wegbeheerders, zodat zij kunnen beoordelen wat de mogelijke

impact is voor hun systemen. Als blijkt dat de wijziging plaats kan vinden zonder nadere betrokkenheid

van de overige wegbeheerders, dan vindt vrijgave plaats. Indien dat niet kan, of er is onenigheid over

de voorgestelde oplossing, dan vindt een Regionaal (CAB) overleg plaats tussen de (betrokken)

problem managers en change managers.


Regionaal Change Advisory Board

In het regionaal CAB vindt nadere discussie en afstemming plaats over de inhoud, planning, impact en

risico’s van de voorgestelde wijzigingen. Besluiten in het regionaal CAB zijn niet bindend. Echter een

voorgenomen wijziging mag niet leiden tot complicaties bij andere wegbeheerders. Indien nodig kan

worden geëscaleerd naar het Regionaal Beheerteam, bijvoorbeeld bij blijvende onenigheid of indien

wijzigingen bij meerdere partijen doorgevoerd moeten worden, zonder dat daarvoor budgetten

beschikbaar zijn.

Regionaal planningstool

Een gezamenlijke planningstool maakt het mogelijk om te allen tijden geplande regionale wijzigingen

of buitengebruikstellingen te bekijken en te monitoren. Zo kunnen change managers de koppelvlakken

en ketens extra monitoren ten tijde van wijzigingen bij andere wegbeheerders. Ook voor de operatie

(van ROVM) zijn geplande wijzigingen en buitengebruikstellingen welkome informatie.

3.3.5 Borgen

Configuratie management

Elke wegbeheerder legt de meest relevante

informatie over de eigen systemen, netwerken en

contracten vast. Dit is een taak van de

configuratie manager. Het beheren van deze

(areaal) informatie is van belang voor allerlei

beheertaken. Voor zowel het operationeel

beheer als het (preventief) vervangen van

apparatuur om functionele of technische

verbeteringen door te voeren, is dergelijke

basisinformatie van belang. Meer informatie over

de taken is weergegeven in paragraaf 2.5.

De configuratiegegevens geven ook informatie hoe bepaalde componenten en systemen onderdeel

uitmaken van ketens. Zodoende kan ook eenvoudig worden achterhaald welke ketens geraakt worden

als een bepaald systeem in storing staat.

Beheer systemen en contactenlijst

Uit de configuratiegegevens is een (regionale) systemen en contactenlijst te halen. Deze lijst biedt

basisinformatie over de systemen en cont(r)acten die van regionaal belang zijn. De informatie is

afgeleid van de lokale configuratie management databases. Bij wijzigingen aan deze basisgegevens, is

het verstandig om ook de informatie in de systemen en contactenlijst aan te passen.

Regionaal Configuratie database

Indien nodig of gewenst wordt er gebruik gemaakt van een Regionaal Configuratie database. In dit

systeem houden wegbeheerders alle relevante (systemen en contact) gegevens bij. Deze Regionaal

Configuratie database kan worden gekoppeld met de configuratie database van de wegbeheerders, of

ook fungeren als lokale database. Dit laatste kan handig zijn, indien een wegbeheerder nog niet over

een lokale configuratie management database beschikt.


4 De aanpak

Een aanpak voor het realiseren van regionaal technisch ketenbeheer

Het activiteitenschema geeft een goed beeld van wat uiteindelijk wenselijk is om aan lokale en

regionale beheeractiviteiten te beleggen. Zonder aangrijpingspunten zal het echter lastig zijn om tot

invoering te komen. Want wat is de aanpak om regionaal ketenbeheer in te voeren? Vandaar dat er

een stappenplan is opgesteld, dat wegbeheerders en regio’s hiervoor een handvat biedt.

Dit stappenplan is mede gebaseerd op ervaringen in de regio’s Midden Nederland (VERDER) en

Metropoolregio Amsterdam. Deze regio’s hebben al stappen gezet om regionaal technisch

ketenbeheer in te voeren. Belangrijke tips uit deze regio’s hebben hun weg gevonden het stappenplan.

Het activiteitenschema met stappenplan is opgenomen in bijlage 5.

4.1 Stappenplan

1 Vorm een informeel / ad interim regionaal beheerteam.

Dit team bestaat uit medewerkers van de betrokken wegbeheerders, die zich het belang van

regionaal ketenbeheer aantrekken. Zij nemen initiatief om te gaan werken aan het organiseren van

regionaal ketenbeheer en initiëren een project “Organiseren regionaal ketenbeheer”. Om een

regionale beheeropdracht te kunnen krijgen is het wenselijk dat het ad interim regionaal

beheerteam zorg draagt voor draagvlak en mandaat vanuit de lokale organisaties.

2 Zorg voor een regionale beheeropdracht, afkomstig van de regionale opdrachtgever(s).

Als de regionaal opdrachtgever(s) een opdracht verleent om het regionaal ketenbeheer te

organiseren, ontstaat er urgentie, mandaat en draagvlak. Dit is nodig om veranderingen in

processen en afspraken te kunnen realiseren en te zorgen dat het komen tot goed regionaal

ketenbeheer niet vrijblijvend is.

3 Stel een gezamenlijke beheervisie op.

Deze beheervisie beschrijft op hoofdlijnen wat de gezamenlijke regionaal ketenbeheer ambitie is.

De ambitie is afgeleid van – of hangt samen met – de gezamenlijke ambitie op het gebied van

regionaal verkeersmanagement. De beheervisie benoemd welke ketens en systemen regionaal

relevant zijn, de globale (functionele) eisen aan beschikbaarheid en beheer, de daarvoor mogelijk

in te zetten tools en de contouren van een regionale beheerorganisatie.

4 Inventariseer de huidige stand van zaken.

a hoe is het (lokale) beheer bij elk van de wegbeheerders momenteel georganiseerd; hoe en

met welke afspraken vindt het beheer plaats (in hoeverre zijn de vijf kernprocessen belegd) en

welke tools worden daarbij gebruikt;

b wat zijn de regionaal relevante systemen en ketens en welke eisen (beschikbaarheid,

responsetijd en hersteltijd) worden hieraan momenteel gesteld.

Gebruik bij de inventarisatie zo mogelijk (voorlopige) tools die ook kunnen worden gebruikt voor

het gezamenlijk oefenen van regionaal ketenbeheer.


5 Deel de resultaten van de inventarisatie met alle betrokkenen.

Krijg gezamenlijk inzicht in wat er allemaal moet gebeuren door:

a mogelijke verschillen te constateren tussen hoe en met welke afspraken wegbeheerders het

lokale beheer hebben belegd en welke tools worden gebruikt;

b mogelijke verschillen te constateren tussen de eisen (beschikbaarheid, responsetijd en

hersteltijd) die wegbeheerders stellen;

c mogelijke verschillen te constateren met de ambitie uit de beheervisie.

Pas zaken aan voor zover dat in dit stadium mogelijk is, om de verschillen te verkleinen.

6 Richt de regionale beheerprocessen en beheerorganisaties informeel in.

a Leg contacten tussen de betrokken medewerkers uit de beheerorganisaties, spreek

samenwerkingsprocessen af en neem de (voorlopige) tools in gebruik;

b Richt een informele escalatielijn in.

7 Versterk de regionale lijnen en het gezamenlijke inzicht door regionaal ketenbeheer een tijdje

gezamenlijk in de praktijk uit te voeren en te oefenen. Evalueer dit.

Door enige tijd gezamenlijk conform c.q. met de informele escalatielijnen, afstemlijnen,

overleggen, werkprocessen en (voorlopige) tools te werken aan regionaal ketenbeheer, ontstaat

zicht op wat goed en minder goed werkt en wat uiteindelijk gezamenlijk nodig is voor goed

regionaal ketenbeheer. Dat geldt ook voor de eisen aan beschikbaarheid, response- en

hersteltijden van systemen en aannemers. Deze inzichten worden vastgelegd en geëvalueerd. Dat

geldt ook voor voorbeelden (incidenten) waarin het proces wel of juist niet goed functioneerde.

8 Pas de regionale beheerorganisatie(s), werkprocessen, tools, escalatielijnen en (contract)eisen

aan conform de voorstellen die volgen uit de evaluatie en maak deze definitief.

De praktijkvoorbeelden uit stap 7 leiden tot een onderbouwd verhaal waarmee de taken regionaal

ketenbeheer structureel kan worden ingebed in de organisaties van de samenwerkende

wegbeheerders. Het eindresultaat van het project “Organiseren regionaal ketenbeheer” is

gerealiseerd.

9 Draag, in samenspraak met de regionale opdrachtgever(s), het ketenbeheer ‘formeel’ over aan

de reguliere lijnorganisatie(s).

Het ad interim beheerteam wordt opgeheven en door een definitief beheerteam vervangen. De

taken zijn structureel in de lijnorganisaties belegd. Het project “Organiseren regionaal

ketenbeheer” is hiermee beëindigd.

4.2 Tips en aandachtspunten

Zowel het activiteitenschema als het stappenplan zijn gepresenteerd en op bruikbaarheid getoetst in

drie regio’s:

• De regio’s Oost Nederland en Zuidvleugel staan nog aan de vooravond van het goed beleggen van

regionaal ketenbeheer. Bij hen is de bruikbaarheid en begrijpelijkheid van het activiteitenschema

en stappenplan getoetst. Tevens hebben zij adviezen ontvangen over de vervolgstappen: welke

stappen het eerst te zetten.

• De metropoolregio Amsterdam (MRA) is al verder gevorderd met de invoering van regionaal

technisch ketenbeheer, Hun bestaande plannen zijn naast het activiteitenschema gelegd. Daarmee

heeft intervisie plaatsvinden op de bestaande plannen en is input verkregen op het

activiteitenschema en stappenplan.


Deze regionale toetsing is in aparte documenten vastgelegd en opgeleverd. Hiervoor is gekozen omdat

de inhoud vergankelijk is. Zoals vermeld zijn de belangrijkste aanpassingen aan het activiteitenschema

en stappenplan reeds verwerkt. Er zijn echter ook nog andere aandachtspunten benoemd die niet

goed verwerkt konden worden, maar die waardevol zijn om expliciet te vermelden. Deze zijn hieronder

benoemd.

4.2.1 Draagvlak en mandaat

De invoering van regionaal technisch ketenbeheer vergt draagvlak. Draagvlak bij opdrachtgevers, bij de

wegbeheerders, bij de beheerders en in het lijnmanagement. Mensen moeten vroegtijdig weten dat er

zaken gaan veranderen. Betrek daarom tijdig al de juiste personen en organisaties:

• Voer al in stap 1 overleg met in de lijnorganisatie over regionaal ketenbeheer. Als er extra budget

of menskracht nodig is, dan moet dit ook tijdig worden voorbereid en aangevraagd. Als er een

regionale opdracht komt voor de inrichting van regionaal ketenbeheer, zonder dat het

lijnmanagement hiervan op de hoogte is, kan vertraging of zelfs weerstand ontstaan.

• Regionaal ketenbeheer organiseren vergt veel tijd en energie. Dit moet ook tijdig en op hoog

niveau bekend zijn. Heb hierbij niet te hoge verwachtingen aangezien bestaande

beheerorganisaties en contracten niet in korte tijd gewijzigd kunnen worden.

• Regionaal Ketenbeheer vergt zowel inhoudelijke aanpassingen (eisen aan aannemers) als

procesmatige aanpassingen (contact tussen de beheerders van wegbeheerders). Aanpassingen in

twee dimensies zijn niet eenvoudig of snel door te voeren. Om die reden kan het regionaal

technisch ketenbeheer ook in twee of meer ‘rondes’ worden ingevoerd. Stap 7 beschrijft een tijdje

oefenen, waarna op basis van een evaluatie wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Dit kan

herhaaldelijk gebeuren, zodat de beheerorganisaties stapsgewijs het regionaal technisch

ketenbeheer invoeren. Beter in kleinere stapjes die er toe doen, dan grote stappen maken die

achteraf te ambitieus blijken te zijn.

4.2.2 Aansluiten bij behoefte

Een gezamenlijke ambitie is van belang om een gezamenlijk punt op de horizon te hebben. Het

invoeren van regionaal technisch ketenbeheer gebeurt echter in kleine stapjes. Deze moeten

aansluiten bij de behoefte die er op dat moment is. Deze kan lager zijn dan de ambitie. Een voorbeeld:

Als de inzet van regionaal verkeersmanagement zich beperkt tot spitsperioden (bv. 6 uur ’s ochtends

tot 19 uur ’s avonds) dan kan men zich afvragen of storingen wel 24/7 hersteld moeten worden. Het

oplossen van een storing gedurende deze bedientijden kan dan voldoende zijn.

Een ander punt is dat menigeen verwacht dat uit de inventarisatie en vergelijking van beheerafspraken

(met aannemers) zal blijken dat de verschillen niet erg groot zijn. De gegevens uit de inventarisatie

regionaal ketenbeheer (2013) lijken dit te onderschrijven.

4.2.3 Het belang van de tools

Regionaal ketenbeheer voegt voornamelijk afstemming en escalatiemogelijkheden toe aan het lokale

ketenbeheer. Om beter de kunnen afstemmen is het gewenst om over een gezamenlijk (gedeeld)

overzicht te beschikken. Net als bij de uitvoering van regionaal operationeel verkeersmanagement;

daar wordt naar dezelfde informatie en beelden gekeken. Dat maakt communicatie een stuk

eenvoudiger dan wanneer het bij bepaalde partijen aan bepaalde informatie ontbreekt.

In de Metropoolregio Amsterdam wordt met een gezamenlijk dashboard gewerkt. In dit dashboard is

zichtbaar hoe goed de regionale ketens worden beheerd. De Metropoolregio heeft te kennen gegeven


dat zij dit dashboard een cruciaal onderdeel vinden van regionaal ketenbeheer. Ook andere tools, die

als ‘mogelijk’ zijn bestempeld in het activiteitenoverzicht, zijn volgens deze regio van groot belang om

regionaal ketenbeheer goed uit te kunnen voeren.

4.2.4 Onderbouwing van de opdracht

Het verkrijgen van een regionale beheeropdracht vergt de nodige tijd een aandacht. Wat is het belang,

wat levert het op? Bestuurders zijn niet altijd gevoelig voor inhoudelijke argumenten. Beheer is ook

niet sexy, er vallen geen lintjes te knippen. Daarom kan het verstandig zijn om het besluit over de

invoering van regionaal ketenbeheer te koppelen aan andere besluiten over regionaal

verkeersmanagement, wat vaak wel meer aandacht krijgt. Zo wordt in de Zuidvleugel een besluit over

regionaal ketenbeheer gekoppeld aan een besluit over de update van het tactisch kader operationeel

verkeersmanagement.

Het kan wenselijk zijn om een business case op te stellen met informatie over wat regionaal technisch

ketenbeheer oplevert (meer kwaliteit op de weg en een professionelere overheid richting burger en

marktpartijen) en hoeveel het gaat kosten. Het risico is dat daarmee wordt uitgedragen dat regionaal

ketenbeheer een keuze is. Niet elke bestuurder zal daar op de gewenste manier op reageren.


5 Adviezen

Hoe verder met regionaal technisch ketenbeheer

De invoeringen van regionaal ketenbeheer vergt een goed fundament: het lokale ketenbeheer moet

voldoende goed zijn belegd om op voort te bouwen. Hoe regionaal ketenbeheer dan te realiseren is in

het voorgaande hoofdstuk behandeld. Deze handreiking tracht daarvoor voldoende basis te bieden.

Daarnaast zijn er enkele adviezen van kracht, die kunnen helpen bij de invoering van regionaal

technisch ketenbeheer. Deze zijn hieronder weergegeven.

5.1 Bovenregionale afstemming

Hoe de implementatie van regionaal technisch ketenbeheer te verzorgen is aan de regio’s. In elke regio

vindt realisatie in het eigen tempo plaats. De nieuwe eisen en werkprocessen moeten immers

aansluiten op en passen binnen de reeds aanwezige beheerprocessen, instrumenten en

samenwerkingsvormen.

Ondanks de verschillen tussen de regio’s, is het aannemelijk dat er ook overeenkomstige oplossingen

of tools gewenst zijn. Zo kan elke regio behoefte hebben aan het dashboard dat in de Metropoolregio

Amsterdam gebruikt wordt. Als de regio’s periodiek overleg voeren over de invoering van regionaal

ketenbeheer, de problemen waar ze tegen aan lopen en de oplossingen die ze daarvoor vinden,

ontstaat zicht op de gemeenschappelijke uitdagingen en oplossingen. Dit overleg zou kunnen

plaatsvinden onder de vlag van het LVMB, bijvoorbeeld in OVM-NL.

5.2 Standaardisatie van koppelingen

Bij het realiseren van de huidige koppelingen tussen de regionaal verkeersmanagement systemen zijn

regelmatig houtje-touwtje koppelingen gerealiseerd. In elke regio is een andere oplossing gerealiseerd,

rekening houdend met mogelijke beveiligingseisen van betrokken wegbeheerders. Voor het beheer

van deze koppelingen wordt vaak naar Rijkswaterstaat gekeken.

Het verdient aanbeveling om deze koppelingen nogmaals onder de loep te nemen. Enerzijds omdat de

houtje-touwtje oplossing niet voor langdurig gebruik bedoeld is geweest. Anderzijds omdat het beheer

van allerlei verschillende oplossingen niet optimaal is. Een vergissing is dan ook sneller gemaakt.

De dienst Centrale Informatie Voorziening (CIV) van Rijkswaterstaat zou met de regio's in overleg

kunnen treden om te inventariseren welke verschillende soorten oplossingen er gerealiseerd zijn en

welke alternatieven er zijn. Zodoende kan de CIV meer lijn brengen in de koppelingen (standaardisatie)

en deze koppelingen goed in beheer nemen.


5.3 Gezamenlijke aanbesteding

Een zeer praktische kans die zich in diverse regio’s voordoet is de mogelijkheid om gezamenlijk een

beheercontract aan te besteden. Naarmate de instrumenten zich verder standaardiseren en het aantal

leveranciers is beperkt, neemt de complexiteit hiervan af. Een paar voorbeelden:

• bij de aanbesteding van het onderhoud aan DRIPs kan Rijkswaterstaat ook de DRIPs op provinciale

en gemeentelijke wegen opnemen in het contract. Elke wegbeheerder betaalt het eigen aandeel,

het contractmanagement ligt bij Rijkswaterstaat.

• het onderhoud van verkeersregelinstallaties wordt door enkele gemeenten gezamenlijk

aanbesteed. Naast contractmanagement is ook de gehele eerstelijns storingsprocedure

(servicedesk, incidentmanagement) bij de opdrachtnemer belegd.

In dergelijke situaties zijn de contracteisen en beheeractiviteiten al in bepaalde mate afgestemd. Op

deze manier kunnen efficiencywinsten worden gerealiseerd. Dit kan als een baat van technisch

ketenbeheer en gezamenlijk inkopen worden geformuleerd.

Bijlagen


Bijlage 1 - Begeleidingsgroep

De begeleidingsgroep Regionaal Technisch Ketenbeheer bestaat uit:

Metropoolregio Amsterdam: Bert van der Veen, Advin

Zuidvleugel: Marc Schenk, Stadsregio Rotterdam / Arcadis

Noord en Oost Nederland: Erik Neuteboom, Gemeente Zwolle

Midden Nederland: Dennis Kuipers, Provincie Utrecht

Jan Jaap van Dijke, Provincie Utrecht

Zuid Nederland: Rogier Dijker, Stadsregio Eindhoven

RWS CIV: Harry van Ooststroom

LVMB: Erna Schol, RWS WVL (projectleider)

Marcel Westerman, MARCEL

Leon Deckers, DTV Consultants


Bijlage 2 - Wat te regelen voor ketenbeheer

Op de volgende pagina’s zijn twee overzichten te vinden.

Het blauwe overzicht geeft aan wat er voor lokaal ketenbeheer belegd zou moeten zijn

Het oranje overzicht geeft aan wat extra belegd moet worden voor regionaal ketenbeheer


Bijlage 3 - Activiteitenschema


Bijlage 4 - Denkmodel

Onderstaand denkmodel biedt de mogelijkheid om alle systemen en componenten te inventariseren en

een plek te geven. Regionaal ketenbeheer richt zich op de onderdelen die enige regionale relevantie

hebben.

Een voorbeeld van een eenvoudig ingevuld denkmodel is op de volgende pagina weergegeven


Bijlage 5 - Stappenplan

Op de volgende pagina’s zijn de stappen aangeduid uit hoofdstuk 4, en de activiteiten rood

gemarkeerd die bij elke stap hoort.

Regionaal Technisch Ketenbeheer - CROW...Een activiteitenschema biedt een overzicht in hoe deze...

Documents

Transcript of Regionaal Technisch Ketenbeheer - CROW...Een activiteitenschema biedt een overzicht in hoe deze...