p. 1

offerte

Prototypen van een digitale tool voor buurtsubsidiesStudio Jonas Piet, 14 mei 2013

Stadsdeel Oost werkt al enige tijd aan nieuwe manieren van verantwoorden, beoordelen en beter inzetten van buurtsubsidies. De bedoeling is om dit proces transparanter en interactiever te maken voor buurtbewoners en betrokkenen om burgers beter te ondersteunen om lokael initiatieven te ontwikkelen. Stadsdeel Oost wil hiervoor een digitale tool ontwikkelen.

Om te leren welke obstakels en mogelijkheden er zijn bij het toepassen van zo’n tool, in de buurt maar juist ook in de eigen organisatie, is het zaak om ideeën concreet te maken en te testen. Prototyping wordt gezien als een geschikte aanpak om

in de praktijk te leren, en om zo mogelijk de resultaten van dit project toe te passen bij de volgende subsidiecyclus.

Op dit moment loopt er een traject waarin zo’n 20 projecten een buurtsubsidie hebben aangevraagd. Hiermee wordt aansluiting gezocht bij het prototypen van nieuwe mogelijkheden. Stadsdeel Oost heeft heeft het afgelopen jaar ook andere projecten gestart rondom buurt participatie, zoals mijnbuurtbegroting.nl en het crowdfunding platform Voor je buurt. Er zal gekeken worden waar deze instrumenten en de buurtsubsidie elkaar kunnen versterken.

Inleiding

Prototypes een App voor dakloze jongeren

p. 2

De digitale tool die in dit project geprototyped wordt, zal eraan bij dragen dat buurtsubsidies effectiever en efficiënter ingezet worden om lokale initiatieven te ondersteunen. Daarbij is het doel om het verantwoorden van de besteede middelen van een ‘bureaucratische verplichting’ te veranderen in een activiteit die initiatieven helpt om het eigen proces zo goed mogelijk vorm te geven.

‘Verantwoording’ van buurtsubsidies zou best eens kunnen veranderen:

Van...(bestaande verantwoording)

Naar...?(mogelijke verantwoording nieuwe vorm)

Aan wie? internintern, met openheid naar initiatieven en burgers

Waar?op papier(zichtbaar intern)

op internet, en wellicht op papier(voor iedereen zichtbaar)

Wanneer?vooraf (beoordeling) & achteraf (evaluatie)

vooraf & tijdens (feedback)

Waarom?verantwoorden van besteede middelen

om bruikbare input te kunnen geven om initiatief verder te helpen

Rol Stadsdeel? subsidie verstrekkerhefboom om het makkelijker te maken om ook andere ondersteuning te vinden

Probleemstelling

De onderzoeksvraag voor prototyping is de volgende:

‘Hoe kan een digitale tool zo goed mogelijk bijdragen aan een effectieve en efficiente inzet van subsidies, als instrument om mensen te ondersteunen om eigen initiatieven op te zetten?’

Deze vraag kan geplitst worden in een aantal praktische vragen:

• Wie kan en wil iets met deze digitale tool? • Wie kunnen we met deze digitale tool bereiken (en wie niet)? • Wat verwachten mensen van deze tool? • Wat voor hulp hebben mensen nodig bij het op deze manier aanvragen van subsidie? • Wat hebben subsidieaanvragers precies nodig en wat hebben ze al?

Doelstelling

p. 3

Een prototyping aanpak met medewerkers van Stadsdeel Oost

Prototyping is het vervaardigen van snel te maken modellen, die getest worden met (toekomstige) gebruikers van een product of dienst tijdens de ontwikkelling. Door dit vanaf het begin van het proces te doen, kan nuttige feedback worden verkregen die helpt bij het maken van beslissingen. Zodoende wordt het risico beperkt, en het ontwerp verbeterd.

De bedoeling is dat een aantal medewerkers van stadsdeel Oost zelf met deze aanpak aan de slag gaan zodat de eigen kennis, ervaring en contacten kunnen worden ingezet. Het is uiteindelijk de bedoeling dat zij met de digitale tool verder gaan. Daarnaast is het een mooie manier om de aanpak uit te proberen. Bij dit project zullen verschillende soorten prototypes worden toegepast.

Papieren prototypes

Voorstellingen van de digitale tool op papier (bijvoorbeeld schetsen, screenshots) kunnen worden getest in onderzoeksinterviews met toekomstige gebruikers. Hieruit is veel te leren over wat voor soort functies zij verwachten, wat voor obstakels ze zien, over de structuur van de informatie, en over de ‘tone of voice’. Inzichten uit deze interviews zijn direct toe te passen bij het verbeteren van het ontwerp. ‘Gebruikers’ zijn in dit geval niet alleen de initiatieven die om subsidie vragen, maar ook medewerkers van het stadsdeel die hierbij betrokken zullen raken.

Experience prototypes Na papieren prototypes kan een stap verder worden gegaan met prototypes die meer op de ‘echte’ digitale tool lijken, en die lijken te werken voor gebruikers op hun eigen computer. Hiermee is uit te proberen hoe gebruikers met de digitale tool zouden omgaan in hun eigen omgeving, welke obstakels en kansen daar liggen, en of ze daadwerkelijk de tool gebruiken.

Aandachtspunten

• Perspectief: Op dit moment denkt het Stadsdeel vooral vanuit de eigen organisatie; verantwoording van bestuurders over besteedde middelen. De digitale tool moet ervoor zorgen dat het proces beter aansluit bij initiatiefnemers.

• Bestaande procedures: Het moet passen binnen de bestaande procedures van het stadsdeel (maar mag de grenzen opzoeken);

• Amsterdam-breed verandert de manier waarop subsidies worden toegekend. Een digitale tool die werkt kan mogelijk ook op andere plekken worden ingezet.

• Samen leren: Aansluiten op / samenwerken met andere gemeenten om samen te leren?

• Touchpoints: Wat zijn de mogelijke touchpoints: niet alleen digitaal, maar ook aan de balie, op een poster in het buurtcentrum, formulier, etc.?

• Knowledge transfer: hoe tijdens het traject van het initiatief kennis wordt vastgelegd en gedeeld met soortgelijke initiatieven.

Aanpak

bouw het snel- visualisatie/ simpel model

probeer het uit- met mensen, in de gebruiksomgeving

verzamel feedback- van clienten & medewerkers

aanscherpen of verwerpen

volgende stap- van het concept

Prototyping cyclus

p. 4

Project- en leerdoelen

1. Inzicht in hoe een digitale tool het proces van subsidie en horizontale verantwoording kan ondersteunen;

2. Begrip van aandachtspunten, praktische problemen en mogelijkheden bij het ontwikkelen van de tool;

3. Enthousiasme bij een groepje mensen, die verder betrokken kunnen worden tijdens de ontwikkeling (intern en in de buurt);

4. ‘hands on’ ervaring met prototyping technieken binnen Stadsdeel Oost.

Deliverables

1. Een of enkele prototypen van digitale tools die verder ontwikkeld kunnen worden met een web-developer;

2. Overzicht van wat we geleerd hebben bij het testen van de prototypes;

3. Personas: segmentatie van betrokkenen (intern en extern) en hun behoeften;

4. Beeldverslag van het project, incl. contacten die gelegd zijn met mensen in de buurt, intern, en mogelijke samenwerkingspartners.

Voor dit voorstel zijn twee varianten bedacht. Voor de ‘maximale variant’ wordt voorgesteld om een prototypingteam van 3 medewerkers van Stadsdeel Oost samen te stellen en te begeleiden bij het ontwerpen en testen van een aantal prototypes. Het project krijgt vorm in 5 workshops met steeds 1-3 weken daartussen, met tussentijdse ondersteuning op afstand. Het team gaat tussen de workshops zelf een 1-2 dagen aan de slag en wordt daarbij ondersteund door een stagiair (interaction design), die helpt om snel visuele prototypes te vervaardigen.

Kosten: €4.000 excl. BTW, wanneer stagiair door Stadsdeel wordt vergoed(Zie p. 7 voor een kostenoverzicht)

Team

Mogelijke teamleden:1 beleidsadviseur1 gebiedsmanager1 participatiemakelaar

1 stagiair (bijv. Design for Interaction)

Tijdsbesteding van het team

3 mensen x 5 sessie x 0,5 dag = 7,5 dagen3 mensen x 4 ‘huiswerk’ dagen = 12 dagenextra uren van medewerkers = 2,5 dagen totaal = 20 dagen

(over 3 medewerkers, gedurende 4 maanden)

Variant 1: ‘Maximale variant’

PORTFOLIO JONAS PIET CLIENT RESuLTS PERIOdTOOLS

OPPORTUNITIESSYSTEM

DASHBOARD SHAPING BEHAVIOUR

TRUST

N.T.S RATING

WORKFORCEDEVELOPMENT

TOOLSCOMMUNITY DASHBOARD

A B

CROSS-SECTORFEEDBACK

MECHANISM

12

6FLEXIBLE CONTACT

SERVICEINTERACTION

+

RISKY & HARMFULBEHAVIOUR

TRUSTED RELATIONSHIPS

CITIZEN DASHBOARD RISK FORECASTING

a b OTHERWORLDS

POSITIVE CONTRACTS

TRIAGE

RADARBEHAVIOURDATABASERED FLAGGING

INVESTMENTPACKAGES

£ DREAM

COMMUNITYINTELLIGENCE

LAYERINGEVIDENCE

THESOUTHWARK

BOOK

A B C D

PROCESS

ASSESSMENT MODEL

DASHBOARDOVER TIMEDASHBOARDOVER TIME

MY

PORTFOLIO

POSITIVE DEVIANCE

POSITIVE

REPORTING

RESOURCES

CASE CONFERENCE

Southwark Rise (2)Service transformation Southwark Council Service Principles & Prototype projects Jan 2010 / Nov 2010

Ideas for ‘components’ to support the design and delivery of services according to the developed principles were worked out. This was done in workshops with frontline staff from the Council and Third Sector organisations. Two of these components

were tested with social care users. During this process the usefulness and usability of the service principles were tested. The service principles were refined and grouped under key themes within a Strategic Commissioning Framework.

Testing and refining the early principles in prototype projects with frontline staff & service users

These are some of the ideas for ‘components’ that have to be in place to support the delivery of the developed service principles. Two of these components were designed.

An exercise for collaborative planning of the prototype projects, starting with small steps.

Further developing selected components in a workshop with frontline staff, applying the early service principles.

Again, we used the stories of research participants to create tangible responses.

We refined the early principles using what we learned from staff applying them on practical projects. This was developed into a framework with principles at commissioning, design and delivery level.

Testing the paper versions of components in research conversations with social care users.

Two of the ideas for system components were worked out to support the communication between service users and professionals. Early versions were tested in the context of social care, using paper-based models.

19

Staging ‘experience prototypes’

Papieren prototype in een test interview Papieren prototype van telefoongroepen

p. 5

workshop 1:hoe doen we het nu?(0,5 dag)

Intro en wat weten we al van de soorten initiatieven?• introductie prototyping - prototyping ‘zelf ervaren’• in kaart brengen van stakeholders en initiatieven• opzetten interviews voor nulmeting: hoe gaat het proces nu en wat

vinden bestaande initiatieven / stakeholders daarvan?

opdracht:buurt interviews(1 dag)

Uitvoeren interviews in de buurt met verschillende initiatieven (en mogelijke externe betrokkenen) mbv journey maps:• welke resources hebben ze nodig en van wie?• hoe / wanneer willen ze dat verantwoorden?• wat is daarvoor nodig?

workshop 2: interne betrokkenen(0,5 dag)

Workshop met grotere groep mogelijke betrokkenen (incl. wethouder / raadslid), met als input de journey maps van initiatieven:• Waar zitten de pijnpunten / mogelijkheden?• Wie moeten hier iets mee intern?• Ideeën: waar kunnen we het verschil maken?

opdracht:ideeen uitwerken(1 dag)

Verder uitwerken van een 3-5 ideeën:• hoe zou het er praktisch uit kunnen zien?• wat levert het op voor verschillende stakeholders?• wat zijn de kritische factoren / aannames die we willen testen?

workshop 3:papieren prototypes maken(0,5 dag)

Eenvoudige papieren prototypes en test/s ontwerpen en produceren. Denk aan een papieren schets van een website, app, digitaal formulier, etc. Interviews opzetten en voorbereidingen treffen.

opdracht:papieren prototypes testen(1 dag)

Prototypes afmaken en testen in interviews. Testen met 3-5 van de 20 initiatieven uit het lopende subsidie traject, en zo mogelijk ook met andere.

workshop 4:experience prototypes maken(0,5 dag)

Ontwerpen van volgende iteratie van de prototypes obv evaluatie van de papieren prototypes. Zo mogelijk een eenvoudige digitale tool (denk aan wordpress-based website, simpel filmpje, communicatie plan)

opdracht:experience prototype testen(1 dag)

Eenvoudige experience prototypes bouwen, en testen met 3-5 van de 20 initiatieven in het lopende traject.

workshop 5herontwerp(0,5 dag)

Aanpassen en verbeteren van concept/en op basis van wat we geleerd hebben in de prototypes.

presentatie Verschillende concepten/prototypen en de leerlessen tav een digitale tool worden gepresenteerd door het team

Mogelijke data voor de workshops:

3 juni t/m 12 juli12 t/m 23 augustus16 september t/m 27 september

Belangrijke data:

15 mei: schetsen van proces van het project5 juni: voortgangsmemo ‘monitoring en verantwoording’ behandeld in de commissie 1 juni: mogelijke week om te starten1 oktober: nieuwe subsidie ronde