Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

10
Project: Marktverkenning naar e-Depots PROJECT INITIATIE DOCUMENT Marktverkenning naar e-Depots Inhoudsopgave Opdrachtgever: Vereniging Zeeuwse Gemeenten Bestandsna am: 20150903 PID Martkverkenning versie 1.0.docx Project: Marktverkenning e-Depot Zeeuwse Overheden Versie: <1.0> Auteur: Fieke Krikhaar Datum: <28/09/2015>

Transcript of Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Page 1: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 1 van 10

PROJECT INITIATIE DOCUMENT

Marktverkenning naar e-Depots

Inhoudsopgave

Opdrachtgever: Vereniging Zeeuwse

Gemeenten

Bestandsna

am:

20150903 PID Martkverkenning

versie 1.0.docx

Project: Marktverkenning e-Depot

Zeeuwse Overheden

Versie: <1.0>

Auteur: Fieke Krikhaar Datum: <28/09/2015>

Page 2: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 2 van 10

Inhoud

Documenteigenschappen .................................................................................................................... 2

DOCUMENT LOCATIE ........................................................................................................................ 2

HISTORIE .......................................................................................................................................... 2

GOEDKEURING ................................................................................................................................. 2

DISTRIBUTIE ................................................................... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.

Projectdefinitie ................................................................................................................................... 3

ACHTERGROND ................................................................................................................................ 3

RANDVOORWAARDEN & AANNAMES ............................................................................................... 6

RELATIE MET ANDERE PROJECTEN.................................................................................................... 7

Indicatie tijdsinvestering en kosten (vooralsno ........................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Projectmanagementteamstructuur & rolbeschrijving ....................................................................... 10

Documenteigenschappen

Rapportdatum: 28 september 2015

Nummer: 1.0

Versie Definitief

Document locatie \\viceversa\DavWWWRoot\Project\Programma e-Depot Zeeuwse

Overheden\Marktverkenning\PID Marktverkenning 1.0

Historie Versie Datum Veranderingen

(concept/definitief)

Opdrachtgever Auteur(s)

0.0.1 30/7/15 Eerste versie Hanneke van Aalst Fieke Krikhaar met input van

Kees Groeneveld

0.0.2 24/8/15 Tweede versie id Fieke Krikhaar na overleg met

Andre Plat

0.0.3 25/8/15 Derde versie id Fieke Krikhaar na overleg met

Andre Plat en VNG Jamil

Jawad

Concept

1.0

3/9/15 Bijna definitief id Fieke Krikhaar, na opm van

VZG

1.0 28/9/15 Definitief Id Fieke Krikhaar na opm.

Archief2020

Goedkeuring Dit document heeft de volgende goedkeuringen nodig.

Getekende goedkeuringsformulieren worden opgeslagen in de Managementsectie van het

projectarchief.

Naam Rol Handtekening Datum

document

Versie

VZG opdrachtgever 28/9/15 1.0

Page 3: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 3 van 10

Projectdefinitie

Achtergrond

Het Programma e-Depot Zeeuwse overheden

Dit programma is voortgekomen uit het rapport ‘Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse

Overheden’. In februari 2014 namen de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG), de Provincie

Zeeland, het Waterschap Scheldestromen en het Zeeuws Archief, het initiatief tot het oprichten

van een werkgroep met vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties in Zeeland. De

werkgroep kreeg de opdracht portefeuillehouders te adviseren over de voorwaarden voor

toekomstbestendig informatiebeheer. Na de ambtelijke presentatie werd het rapport

‘Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden’ gedeeld met de Kring van

secretarissen en met de portefeuillehouders van de Zeeuwse overheden. Het programma e-Depot

Zeeuwse overheden werkt de aanbevelingen verder uit langs de twee sporen die het rapport

aangeeft: het voorbereiden op aansluiting op een e-Depot voorziening en een gezonde digitale

informatiehuishouding bij alle Zeeuwse overheden.

Een stuurgroep bewaakt de voortgang. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de VZG, de

provincie, het waterschap, de gemeente Terneuzen, de gemeentesecretaris van Goes als

vertegenwoordiger van de Kring van secretarissen, en het Zeeuws Archief.

Een ambtelijke werkgroep van de VZG, met daarin ook vertegenwoordigers van de provincie, het

waterschap en het Zeeuws Archief, werkt de aanbevelingen uit.

Eind april 2015 heeft de VZG het rapport ‘Toekomstbestendig Informatiebeheer Zeeuwse

Overheden’ aan alle Zeeuwse Colleges van B&W, het College van GS, het DB van het waterschap

en een aantal gemeenschappelijke regelingen in Zeeland gestuurd. In de aanbiedingsbrief wordt

hen ieder afzonderlijk gevraagd of zij zich kunnen verenigen met de aanbevelingen en akkoord

kunnen gaan met de verdere uitwerking van de aanbevelingen door de stuurgroep en ambtelijke

werkgroep. Bij het vaststellen van deze PID hadden de provincie, het waterschap, alle gemeenten

en vijf Gemeenschappelijke regelingen ingestemd. De andere GR’s bereiden hun reactie nog voor.

De marktverkenning

Reeds tijdens de presentatie van het rapport verzochten bestuurders aanbevelingen 7 en 8 nader te

onderbouwen. Men wil graag inzicht in welke e-Depots er bestaan en wat zij bieden tegen welke

prijs. Op basis daarvan voelen zij zich beter in staat een besluit te nemen over het duurzame

digitale informatiebeheer binnen hun organisatie.

De marktverkenning zoals in deze PID uitgewerkt, wil een antwoord geven op de vraag die ligt

besloten in deze aanbevelingen 7 en 8.

Aanbeveling 7: neem een besluit over de principiële vraag of het wenselijk wordt geacht het langdurig

informatiebeheer bij een private partij te beleggen of dat de voorkeur uitgaat naar een oplossing uit de

publieke sector. Vanwege de risico’s die kleven aan het uitbesteden bij een private partij, adviseert de werkgroep het informatiebeheer in handen van de overheid te houden.

Aanbeveling 8: indien besloten wordt het informatiebeheer in publieke hand te houden, moet bepaald

worden of de Zeeuwse overheden zelf iets willen ontwikkelen, of dat zij aansluiten bij de landelijke

infrastructuur in combinatie met de dienstverlening door het Zeeuws Archief. Zelf ontwikkelen zou de

komende jaren een grote wissel trekken op de voor ICT en informatiebeheer beschikbare capaciteit.

Daarnaast zal in de jaren erna, voor het beheer en de doorontwikkeling van de applicatie eveneens de

nodige capaciteit beschikbaar moeten blijven. Omdat dit nog komt bovenop de benodigde

kennisontwikkeling op het gebied van preservation, concludeert de werkgroep dat het beter is de

Page 4: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 4 van 10

komende jaren prioriteit te geven aan het op orde krijgen en houden van de bestaande digitale informatiehuishouding en te kiezen voor een bestaande oplossing.

Bron: Toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse Overheden, november 2014

Projectdoelstelling en resultaat

Doelstelling van de marktverkenning is om inzicht te krijgen in wat er op het gebied van e-Depots

op dit moment beschikbaar is in Nederland (en daarbuiten) en die zodanig met elkaar te

vergelijken dat er voor medewerkers en bestuurders van overheidsorganisaties duidelijk is welke

keuzen ze hebben, dan wel moeten maken.

De hoofdvraag van de marktverkenning is: welke mogelijkheden hebben de overheden voor het

(kwalitatief goed en financieel voordelig) organiseren van de duurzame toegankelijkheid van hun

digitale archieven?

De subvragen zijn:

A. Welke vormen e-Depot zijn er beschikbaar, welke functionaliteiten hebben deze wel en welke

niet en wat kost dat. Daarbij het hele spectrum in beeld brengen, ook opslag in de ‘cloud’.

B. Ga daarnaast in op de volgende vier scenario’s:

1. Zelf als overheid een e-Depot ontwikkelen (alleen of samen met andere overheden).

2. Aansluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief.

3. Een e-Depot kopen op de markt (dan wel ontwikkelen met een marktpartij).

4. Niets specifieks regelen naast wat je al hebt geregeld binnen de eigen organisatie.

Het resultaat (materieel)

- Een rapport met een duidelijk gestructureerd antwoord op bovenstaande vragen en met

bouwstenen voor een advies aan de afzonderlijke besturen over de vraag hoe om te gaan

met duurzaam digitaal archiefbeheer cf. de Archiefwet.

- een PPTpresentatie voor gebruik binnen de eigen organisatie of ter voorbereiding op

(bestuurlijke) besluitvorming.

Mede op basis van dit rapport moeten medewerkers en bestuurders van overheden in staat zijn een

weloverwogen keuze te maken op welke manier ze hun digitale informatie duurzaam gaan

beheren.

Scope en afbakening

Het initiatief voor dit onderzoek is genomen in Zeeland maar de opzet van het onderzoek is

zodanig dat het resultaat bruikbaar zal zijn voor alle overheden in Nederland.

De inrichting van e-Depotvoorzieningen is nog erg in ontwikkeling. Het onderzoek is dus een

momentopname. Het zal zodanig worden ingericht dat het eenvoudig over enige tijd herhaald kan

worden.

Page 5: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 5 van 10

Het onderzoek zal ook oplossingen meenemen zoals beheer in de ‘cloud’ of op ‘een set schijven

van de Mediamarkt’. Op die manier wordt in de vergelijking duidelijk wat een dergelijke oplossing

biedt ten opzichte van uitgebreide vormen van duurzaam informatiebeheer.

Er is verbinding gelegd AIDO en KING. We maken voor deze marktverkenning gebruik van het

Rapport van KING ‘Onderzoek functionaliteit edepot decentrale overheden’ (februari 2015).

Bovendien zal het resultaat van deze marktverkenning mede dienen als input voor de

ontwikkeling door AIDO/KING van een landelijke programma van eisen.

Aanpak en fasering marktverkenning

Onderzoeksvoorstel vanuit Zeeland.

Binnen de Zeeuwse werkgroep en stuurgroep is een eerste onderzoeksvoorstel opgesteld.

Archief2020 heeft op basis daarvan voorgesteld Kees Groeneveld te vragen het onderzoek te gaan

doen.

Go – no go moment

In overleg met de onderzoeker en Archief 2020 is besloten het onderzoek in twee delen op te

knippen.

Eerst zal er een plan van aanpak worden opgesteld. Dat zal worden voorgelegd aan de werkgroep

en daarna voor besluitvorming aan de stuurgroep Programma e-Depot Zeeuwse overheden, de

Kring van secretarissen en de opdrachtgever VZG. Na goedkeuring van het plan van aanpak kan

de marktverkenning worden gestart.

Dit besluit is een go/no go moment. Op dat moment is duidelijk wat de aanpak zal zijn, de inhoud,

tijdslijnen, verwachte kosten en de op te leveren resultaten. De VZG kan dan beslissen of die

aanpak voldoende informatie kan opleveren voor de Zeeuwse overheden.

Opstellen plan van aanpak

Dit zal bestaan uit de volgende elementen:

- een detaillering van de inhoudelijke aspecten (waaronder het vaststellen van een longlist

van mogelijke leveranciers van e-Depots en een uitgewerkte vragenlijst mede gebaseerd op

het functioneel ontwerp van KING).

- de vorm en inhoud van de op te leveren eindresultaten van de marktverkenning,

- de aanpak van de marktverkenning inclusief tijdpad en verdeling van taken, bevoegdheden

en verantwoordelijkheden.

In deze fase wordt tevens contact opgenomen met een aantal leveranciers op de longlist om er

zeker van te zijn dat zij zullen meewerken aan de marktverkenning. Daarnaast zal de onderzoeker

een modus opstellen om ervoor te zorgen dat de marktverkenning niet kan worden opgevat als een

aanbesteding.

Tijdens het opstellen van het plan van aanpak blijft de onderzoeker voortdurend in contact met

vertegenwoordigers van de opdrachtgever voor inhoudelijke afstemming en om ervoor te zorgen

dat het eindresultaat exact aan alle eisen en wensen voldoet.

Uitvoeren marktverkenning

Page 6: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 6 van 10

Na goedkeuring van het plan van aanpak volgt de daadwerkelijke marktverkenning. Deze fase zal

nog nader worden gespecificeerd op basis van het daadwerkelijke plan van aanpak.

Omwille van het inzicht in het traject is hieronder alvast een globale opzet opgenomen van de

marktverkenning.

T.b.v. subvraag A.

1. Uitzetten van de vragenlijsten bij de shortlist leveranciers uit het plan van aanpak.

2. Verwerken eerste resultaten van deze verkenning.

3. Gesprekken voeren met een aantal leveranciers op basis van de eerste resultaten.

4. Inhoudelijk, functioneel, archiefwettelijk en technisch beoordelen van de diverse e-Depots. Ook

kijkt de onderzoeker naar continuiteitsvraagstukken van een leverancier en applicatie (b.v. is er

een ‘escrow’voorziening en hoe is deze vormgegeven?)

5. Opzetten van use-cases voor demonstraties vanuit leveranciers om goede vergelijkingen te

kunnen maken. Een use case is een case beschrijving vanuit een mogelijke klant richting

leverancier.

6. Demo’s laten verzorgen door enkele leveranciers en daarbij zwart op wit vastleggen van

toezeggingen en tijdpaden van toekomstige functionaliteiten en ondersteuning van standaarden.

Beter dan via vragenlijsten kan hiermee worden vastgesteld of een leverancier een bepaalde vraag

van een klant werkelijk kan beantwoorden. Er wordt ook gewerkt met toekomstige en

voorgenomen producten omdat veel e-Depots nog in ontwikkeling zijn.

T.b.v. subvraag B.

7. Opstellen van een advies ten behoeve van de medewerkers en bestuurders van de diverse

overheden rondom digitaal duurzaam archiefbeheer conform de archiefwet.

8. Mogelijkheden onderzoeken om zelf (alleen of met anderen) een e-Depot te ontwikkelen.

9. Mogelijkheden onderzoeken voor aansluiting op het e-Depot van het Zeeuws Archief.

10. Bepalen van de impact van het niets regelen naast wat er al geregeld is binnen de eigen

organisatie.

Randvoorwaarden & aannames

Bruikbaarheid en legitimiteit

Het onderzoek moet zodanig worden ingericht dat het bruikbaar is voor de Zeeuwse overheden en

overheden elders in het land. De aanpak zal transparant moeten zijn, goed doordacht en goed te

verantwoorden. Daartoe zijn de volgende maatregelen genomen:

Het opdrachtgeverschap ligt bij de VZG als vertegenwoordigers van de gemeenten in

Zeeland.

Het Zeeuws Archief is als leverancier object van onderzoek en zal zich dus zoveel mogelijk

afzijdig houden van het traject naar een plan van aanpak en onderzoeksvoorstel. Hetzelfde

geldt voor een werkgroeplid dat parttime in dienst is bij leverancier VHIC.

Er wordt ondersteuning gezocht bij een externe onderzoeker met kennis van het onderwerp

en die het vertrouwen geniet van zowel overheden als van leveranciers.

de aanpak wordt vanaf het begin breed gedeeld met alle betrokkenen zodat tijdig

gevoeligheden of hiaten kunnen worden opgepikt. Ook zullen bepaalde specialisten worden

aangezocht om mee te lezen en te adviseren over het onderzoeksverloop en –inhoud (een

inkoper van de gemeente Terneuzen, gemeente Veere, KING, AIDO, Paul Post (gemeente

Alkmaar), Annemieke Adema (West Fries Archief), mogelijk anderen

Medewerking leveranciers

Page 7: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 7 van 10

Het is voor leveranciers van e-Depots niet vanzelfsprekend om tot in detail informatie over hun

producten te delen met iedereen inclusief hun concurrenten. Reeds in het plan van aanpak zal

speciaal aandacht zijn voor maatregelen om optimale medewerking van hen te krijgen. Dat zal aan

de andere kant ook weer goed in balans moeten zijn met de waarde die het onderzoek heeft voor

(de Zeeuwse) overheden.

Om deze reden is een go-no go moment ingebouwd tussen plan van aanpak en onderzoek zelf. Zie

aanpak en fasering marktverkenning.

Medewerking Archief 2020

Archief 2020 zal zowel inhoudelijk meedenken en lezen als financieel bijdragen via

cofinanciering.

Het onderzoek moet wat hen betreft:

Aansluiten bij de geldende kwaliteitseisen en voorschriften die op koepelniveau zijn

afgesproken.

Het onderzoek is bruikbaar voor overheden in heel Nederland.

Het onderzoek kan herhaald worden.

De onderzoeker heeft reeds aangegeven dat de uit het onderzoek verkregen informatie onder

bronvermelding vrij beschikbaar zal zijn voor Archief 2020 en de VZG alsmede (in overleg) wat

uit de voorbereiding en verkenning openbaar kan worden gesteld.

Inzet mensen en geld.

Binnen Zeeland

Vanwege de brede betrokkenheid vanuit Zeeland bij het onderzoek wordt van medewerkers van de

diverse overheden en instellingen verwacht dat ze daar de nodige tijd voor vrijmaken. Het gaat dan

met name om leden van de Zeeuwse werkgroep en stuurgroep. Het tijdpad van het plan van aanpak

en het onderzoek zullen vooraf worden gedeeld zodat zij daar rekening mee kunnen houden.

Daarom wordt van alle deelnemende overheden verwacht dat hun medewerkers tijd en middelen

krijgen om zich voor het project in te zetten.

Buiten Zeeland

Om het onderzoek ook landelijk bruikbaar te maken zullen er specialisten van buiten de provincie

worden aangezocht (voor functionele, technische en archivistische adviezen). Ook zullen

vertegenwoordigers van KING, AIDO, NCDD, andere gemeenten en archieven meelezen met het

onderzoek (zie hierboven in Aanpak)

De onderzoeker

Voor deze marktverkenning is de hulp ingeroepen van Kees Groeneveld. Hij is directeur van

eSpecialisten dat overheden ondersteunt bij processen op het gebied van digitale dienstverlening

en digitale werkprocessen. Voor KING heeft hij leveranciersmanagement gedaan en organiseert hij

leveranciersdagen. Hij heeft kennis van zaken en een werkrelatie met veel leveranciers (en dus ook

voldoende afstand tot individuele leveranciers).

Relatie met andere projecten Binnen Zeeland

De marktverkenning is een deelproject van het Programma e-Depot Zeeuwse overheden

Buiten Zeeland

AIDO gaat KING opdracht geven een (landelijk) programma van eisen op te stellen voor een

e-Depotvoorziening. Op basis daarvan zal (in een later stadium) een aanbestedingsbestek

Page 8: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 8 van 10

worden ontwikkeld waarmee decentrale overheden eventueel e-depotvoorziening/diensten

kunnen inkopen. De ontwikkeling zal plaatsvinden in nauw overleg met leveranciers en met

groepen zorgdragers in regio’s volgens de zogenoemde Livinglab aanpak. De marktverkenning

uit deze PID zal in de tijd daarop vooruit lopen. De resultaten van de marktverkenning zullen

worden gebruikt als input voor het KING product. De regio Zeeland zal betrokken worden bij

het project uitgevoerd door KING. Vanwege de verbinding tussen beide projecten zullen

KING en AIDO meelezen met deze marktverkenning.

Leerdoelen en kennisdeling

Het voornaamste leerdoel is inzicht te krijgen in het huidige veld van e-Depots (en andere beheer

oplossingen) en daar een vergelijkbaar overzicht van te verkrijgen.

Omdat dit project van landelijk belang is, zullen in ieder geval het plan van aanpak (inclusief een

lijst leveranciers, vragenlijsten etc), een tussenrapportage en een concept eindrapportage actief

worden gedeeld met een nog nader te bepalen groep meelezers uit koepels en uit instellingen en

overheden elders in het land.

Delen van die kennis, zowel binnen als buiten Zeeland, is essentieel vanwege het landelijke

karakter van het onderzoek en de resultaten. Voor deze kennisdeling worden de volgende middelen

ingezet:

o de aanpak, de tools en (tussen) resultaten zullen al in concept fase open worden gedeeld zodat

anderen er gebruik van kunnen maken of er iets van kunnen vinden.

o In landelijke overleggen (IMO, Koplopersoverleg) worden de aanpak en de tussentijdse

resultaten gedeeld.

o De website van het Zeeuws Archief zal actuele informatie bieden over de marktverkenning,

o Bij begin, tussenresultaten en eind, zullen korte informatieteksten worden opgesteld tbv o.a. de

website van Archief2020

o Elke paar maanden wordt vanuit het Programma e-Depot Zeeuwse overheden een nieuwsbrief

verstuurd aan geïnteresseerden binnen en buiten Zeeland. Men kan zich daar via de website

van het Zeeuws Archief of de nieuwsbrief zelf, op abonneren

o Overwogen zal worden om de marktverkenning af te sluiten met een seminar om zo in een

breder gezelschap informatie en ervaringen te delen. Dit kan wellicht op het AIDO congres van

maart 2016.

o Vertegenwoordigers van het Programma e-Depot Zeeuwse overheden zullen tijdens en na

afloop van de marktverkenning actief de resultaten gaan delen met belangstellenden (zowel

archiefinstellingen als overheden) elders in Nederland.

Doorlooptijd en tijdsbesteding

De verwachte doorlooptijd voor het onderzoek vanaf het starten met het opstellen van het plan van

aanpak tot en met presentatie van het eindrapport, is naar schatting vijf maanden.

Voor het opstellen en laten goedkeuren van het plan van aanpak zullen alleen al voor de

onderzoeker ongeveer 10 werkdagen nodig zijn verspreid over vijf weken. Daarnaast zal inzet

nodig zijn van werkgroepleden, stuurgroepleden, meelezers en een aantal specialisten.

Page 9: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 9 van 10

Voor het uitvoeren van de marktverkenning zelf wordt ingeschat dat de onderzoeker nog eens 30

werkdagen nodig zal hebben verspreid over vier maanden. Dit zal exact worden bepaald op basis

van het vastgestelde plan van aanpak. En ook hierbij zal veel inzet nodig zijn van werkgroep-

stuurgroepleden, meelezers en specialisten.

Voor communicatie en kennisdeling zal veel inzet nodig zijn van de procesbegeleider en een aantal

communicatiemedewerkers uit het Programma e-Depot Zeeuwse overheden.

Tijdpad uitvoering

Projectonderdeel Planning Trekker

Kennismaking en

presentatie eerste opzet

onderzoek

16 juli 2015 Procesbegeleider vanuit

Programma e-Depot

Zeeuwse overheden

Plan van aanpak opstellen

september Onderzoeker

Start marktverkenning

breed delen

September Communicatie

Onderdelen plan van

aanpak voorleggen aan

werkgroep en stuurgroep

(vragenlijst, criteria,

shortlist leveranciers)

Medio september

Onderzoeker ism

procesbegeleider

Plan van aanpak voor

besluitvorming naar

werkgroep, stuurgroep,

Kring en VZG

Eind september/begin

oktober

Procesbegeleider

Plan van aanpak breed

delen

Oktober Communicatie ism

Procesbegeleider,

Archief2020

Uitvoering onderzoek Half oktober 2015 - half

februari 2016 (indicatief)

Onderzoeker ism

procesbegeleider

Tussen resultaten delen en

bespreken met meelezers,

werkgroep en stuurgroep

November

Procesbegeleider

Eindresultaat presenteren

aan werkgroep, stuurgroep,

Kring en opdrachtgever

Januari - Februari Procesbegeleider ism

onderzoeker

Besluitvorming door

werkgroep, stuurgroep,

Kring en VZG

Februari 2016 Procesbegeleider

Resultaten breed delen December Communicatie ism

Page 10: Projectplan Marktverkenning naar e-Depots

Project: Marktverkenning naar e-Depots

Documentnaam: 20150928 PID Marktverkenning 1.0.docx Pagina 10 van 10

Archief2020

Evaluatie Maart 2016 Procesbegeleider

Presentatie aan overheden

in Zeeland, maatwerk in

overleg met werkgroep ,

stuurgroep en VZG

Voorjaar 2016 Procesbegeleiding ism

stuurgroep en onderzoeker

Delen resultaten met

anderen in het land

(presentaties op seminar,

o.a. dat van AIDO)

Voorjaar 2016 Communicatie (zeeuwse

werkgroep)

Projectmanagementteamstructuur & rolbeschrijving

Opdrachtgever Vereniging Zeeuwse Gemeenten

Contactpersoon is ambtelijk

secretaris Rens Klaasse

Adviseurs 1. Kring van secretarissen in

Zeeland

2. Stuurgroep Programma e-Depot

Zeeuwse overheden

3. De werkgroep Zeeuwse

overheden

4. Archief2020

Meelezers

Specialisten

Geert Ridderbos Veere

Jamil Jawad namens AIDO

Adrie Spruit, KING

Marcel Ras, Joost van der Nat, Margriet

van Gorsel, NCDD

Koplopers overleg Archief 2020

Regionaal Archief Alkmaar (Paul

Post/Anje van der Lek)

West Fries Archief Hoorn (Annemieke

Adema)

Gemeente Putten

Annemieke Adema is tevens inhoudelijk

specialist voor het archiefwettelijk kader

Procesbegeleiding Zeeuwse werkgroep

Onderzoeker Kees Groeneveld, eSpecialisten