.

PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR

www.bpug.nl

Lean toegepast op PRINCE2 Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk)

2

Martin van Borselaer

• Mens-, organisatie- en procesverbeteraar Projectmanager/verandermanager & coach

• PRINCE2 Practitioner ScrumMaster Lean Six Sigma Green Belt

Oracle ICT integratie specialist - SOA/BPM Nieuwegein

www.bpug.nl

Lean toegepast op PRINCE2 Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk)

3

Vanuit mijn praktijkervaring Achtergrond

• Sinds 2009 MSP + PRINCE2 + Agile/Scrum

• 3x audit, 2x gateway

• Tevreden opdrachtgevers, tevreden projectmanager

Wat gaan we leren? Doel

• PRINCE2 beter op maat maken

• Slimmere (meer effectieve) projecten

• Betere resultaten

Wat gaan we doen? Inhoud

• Lean introductie

• Lean oefenen

• Lean toepassen op projectmanagent

www.bpug.nl

Wat is lean?

• Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen.

• Lean is een methode met een verzameling tools.

• Lean is een continu verbeterproces.

• Lean is (in het begin) contra intuïtief, het is vooral een andere manier van denken.

4

www.bpug.nl

Lean is all of the above

5

Manier van denken / filosofie

Continu verbeterproces

Waarde en verspilling

Mensen

Methode/Systeem

Meer

• Waarde

• Kwaliteit

• Klanttevredenheid

• Medewerkers-tevredenheid

Minder

• Doorlooptijd

• Kosten

www.bpug.nl

Lean wordt overal toegepast

6

Manufacturing

Construction

Service Startup

Medical

Software Development

IT Integration

Project Management

Six Sigma

Accounting

www.bpug.nl

Waarde vermeerderen door reduceren waste

7

Vastgesteld door eindklant!

“Voice of the customer”

Idee (Waarde)

Zand weghalen

Genieten!

www.bpug.nl

Vormen van waste

8

WA

ST

E Mura

variatie

Muri overbelasting

Muda verspilling

Transport

Voorraad

Beweging

Wachten

Overproductie

Overbewerking

Kwaliteitsproblemen

Capaciteiten van mensen

www.bpug.nl

Waardeanalyse

Pro

ces

Analyse value/waste

9

Stap a

Stap b

Product

Creëren van

waarde? Vasthouden

Ja

Noodzakelijk? Reduceren Ja

Vraag

Nee

Nee Verwijderen

Nee

Processtap

Voice of the customer

Voice of the business

www.bpug.nl

Functioneel ontwerp schrijven

10

Praten met

klant

8 uur

Opdracht:

maak

functioneel

ontwerp

FO schrijven

(1e dag)

8 uur

16 uur

FO schrijven

(2e dag)

8 uur

16 uur

Voorbereiden

quality review

1 uur

16 uur

Individueel

lezen en

vragen

terugsturen

1 uur

3 uur

Vragen

bundelen

1 uur

67 uur

quality review

2 uur

47 uur

FO

aanpassen en

akkoord

vragen

2 uur

1 uur

2e versie

lezen

1 uur

19 uur

Bevestiging

akkoord

1 uur

23 uur

Functioneel

ontwerp

www.bpug.nl

Functioneel ontwerp schrijven (analyse)

11

Praten met

klant

8 uur

Opdracht:

maak

functioneel

ontwerp

FO schrijven

(1e dag)

8 uur

16 uur

FO schrijven

(2e dag)

8 uur

16 uur

Voorbereiden

quality review

1 uur

16 uur

Individueel

lezen en

vragen

terugsturen

1 uur

3 uur

Vragen

bundelen

1 uur

67 uur

quality review

2 uur

47 uur

FO

aanpassen en

akkoord

vragen

2 uur

1 uur

2e versie

lezen

1 uur

19 uur

Bevestiging

akkoord

1 uur

23 uur

Functioneel

ontwerp

Process Cycle Efficiency =Waarde tijd

Totale doorlooptijd=

16 uur

241 uur= 6,6 %

www.bpug.nl

Het gevaar van suboptimalisatie

1

2

3 4

5

6 7

8

9

12

“FO schrijven”

lean gemaakt

Theory of constraints / Kritieke Pad

• Is FO schrijven het grootste probleem?

• Was het FO eigenlijk wel nodig?

• Wat zijn de afhankelijkheden met FO schrijven?

Wordt de keten verbeterd?

Optimize the whole

www.bpug.nl

PR

INC

E2

Optimize the whole

13

Starting

Up a

project

Initiating a

project

Controlling

Stage

Managing

Stage

Boundaries

Managing

Product

Delivery

Closing a

project

Directing a project

Product

Delivery Delivery proces optimaliseren

Projectbeheersing optimaliseren

Value

PM is responsible for

day to day

management…

Waste

www.bpug.nl

Productie versus productontwikkeling

Aspect Productieproces Productontwikkeling

Business Case Bekend Moet bewezen worden

Risico’s Weinig

bekend en onder controle

Veel

Controle is uitdaging

Kwaliteit/scope Iedere keer hetzelfde

product met dezelfde

kwaliteitseisen

Eenmalig/uniek product

met onzekere eisen

Doorlooptijd Exact bekend Onzeker

Aanpak Steeds hetzelfde proces

uitvoeren en verbeteren

R&D

“fail fast, learn fast”

Variatie (Lean

Six Sigma)

Minimaliseren verschillen in

tijd/kosten/kwaliteit

Juist opzoeken (waarde

vaststellen)

14

projecten

www.bpug.nl

We hebben een lean productontwikkelproces nodig

15

Waard

e

Tijd

Lean

V Model

Bewezen product met

aangetoonde waarde

Risico’s toetsen

Waarde vaststellen

Snel in gebruik nemen

www.bpug.nl

Lean productontwikkeling: Agile/Scrum

16

Opleveren

naar

productie

Sprint

planning Sprint Demo

Lessons

Learned

Product Backlog Sprint Backlog

Continu

verbeteren

Pull op

basis van

Business

Value

www.bpug.nl

Projectbeheersing vanuit Agile/Scrum

17

Sprint

planning Sprint Demo

Lessons

Learned

Product Backlog Sprint Backlog

Sprint rapportage

• Sprint resultaat

• Release planning

• Lessons learned +

verbeteracties

• Hindernissen

• Kosten

• Kwaliteit

Daily Scrum overleg

Task Board

Burndown Chart

www.bpug.nl

PR

INC

E2

Wat missen we nog vanuit PRINCE2?

18

Starting

Up a

project

Initiating a

project

Controlling

Stage

Managing

Stage

Boundaries

Managing

Product

Delivery

Closing a

project

Directing a project

Product

Delivery

Sprint rapportage

• Sprint resultaat

• Release planning

• Lessons learned +

verbeteracties

• Hindernissen

• Kosten

• Kwaliteit

Daily Scrum overleg

Task Board

Burndown Chart

www.bpug.nl

Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (1)

Artifact/Proces Scrum PRINCE2

PID Niet voorgeschreven Gewoon doen, leunen op

product delivery proces voor

wat betreft inrichting PRINCE2

Business Case Voorgeschreven, maar niet

vastgesteld wijze waarop

Expliciet maken in PID,

onderdeel iedere sprint

rapportage

Risico’s Niet voorgeschreven, maar

grotendeels automatisch

afgedekt

Toch expliciet maken met

risicolog. Opnemen bij sprint

rapportage of

maandrapportage.

Opstarten en

initiëren project

Niet voorgeschreven Gewoon doen, blijft altijd nodig

19

www.bpug.nl

Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (2)

Artifact/Proces Scrum PRINCE2

Controlling stage Daily Scrum overleg

Task Board

Burndown Chart

Gebruik maken van Scrum

instrumenten

Managing Stage

Boundaries

Sprint planning/scope

Sprint demo

Sprint Retrospective

Sprint rapportage gebruiken

Sprint planning = fase plan

Closing a project Niet voorgeschreven Gewoon doen

Directing a

project,

Stuurgroep!

Alleen Product Owner Verschillende opties mogelijk:

• PO = Executive

• PO = Senior User

20

www.bpug.nl

Even toetsen: is het nog wel PRINCE2?

Principe Uitwerking

Voortdurende zakelijke

rechtvaardiging

Zeer sterk door iedere sprint opleveren werkend

product

Leren van ervaringen Expliciet onderdeel van Scrum

Gedefinieerde rollen en

verantwoordelijkheden

Beschreven in PID

Projectmanager is ScrumMaster (of stuurt aan)

Managen per fase Sprint = fase

Manage by exception Ja

Productgerichte aanpak Product Backlog Item = Product/Work Package

Eventueel product op Epic niveau

Aanpassen aan de

projectomgeving

Ja zeker! PRINCE2 lean maken door eerst Product

Delivery proces lean te maken, daarna aanvullen

waar nodig

21

www.bpug.nl

Is het nog wel Agile/Scrum?

Ja!

Praktijkervaring:

• 100% Agile/Scrum

• Team ziet het verschil niet.

Audit externe Scrum coach

• Coaching is niet nodig.

• Scrum goed geïmplementeerd

22

www.bpug.nl

1. Product delivery lean inrichten

2. Grip binnen product delivery inbouwen

3. Projectmanagement zo lean mogelijk aanvullen

Lean project

Conclusie (1) – projecten lean maken

23

www.bpug.nl

Conclusie (2) – skillset projectmanager

24

Projectmanager “lean” projecten

Verandermanagement

Projectmanagement

“Begrijp” het product/proces

Agile/Scrum Basiskennis

lean

www.bpug.nl

Dank u wel

Heeft u nog vragen?

25