9. Primair Proces Ondersteuning

1Primair Proces ondersteuning en Portfolio

FUNCTIONEEL ONTWERP

PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO

2 Primair Proces ondersteuning en Portfolio

Onderhoudengegevensdeelnemer

Verzamelen enimportereninstroomgegevens

Formulerenleervraag

OpnemenPOP & PAPin portfolio

Individueelroosterprobleemoplossen

Afhandelen niet-planbarearrangementen

Verwervenbegeleidingsdossier(-items)

Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang

Peilstokhanteren formatieveresultaten

Inzichtelijk makenformatieve en sum-matieve resultaten

Onderwijs-intake

Aanvragenexamen

Verzamelenen delenproducten

Beoordelen enregistreren compe-tenties en kennis

Registrerenincidenten

Registreren onder-wijsgerelateerdehouding en gedrag

Beschikbaarstellenpeilstokmeting

Beschikbaarstellenexamen

Organiserenexamen

Opnemenbevrorenproducten

Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio

Opstellen vansummatieveresultaten

Kwalificerenvanuit deelnemer/opleiding

Definiërenarrangeerbaaronderwijsproduct


in dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de primair proces ondersteuning en het portfolio.

dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. dit staat los van de onder-steuning daarvan door een concreet ict-systeem. de hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ict-systeem of als één of meer aparte ict-systemen.

Beschrijvend en technisch gedeeltedit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten staan weergegeven.

in het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp geloodst. daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangs-punten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. tevens is aangegeven waar de keuzemo-gelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen zich bevinden.

Het beschrijvende gedeelte bestaat uit vier delen. ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van de primair proces ondersteuning en portfolio. elk deel valt uiteen in een aantal use cases. aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases.

in elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. daarna volgt een beschrijving van de use cases. dit is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem.

na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp primair proces ondersteuning en portfolio.

mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een ‘platte’ export uit de triple a-wiki.

INLEIDING

use case

use case buiten dit ontwerp

werkopdracht

door de tijd getriggerd

Legenda:


Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3

Beschrijvend gedeelte 5

Deel I: Leertrajectbegeleiding 6 Uitgangspunten en keuzes 7 Onderwijsintake 7 Opstellen plan en begeleiding komende periode 8 Monitoren voortgang 8 Peilstok hanteren formatieve resultaten 8 Adviesgesprek voeren 9

Deel II: Opleiden en vormen 10 Uitgangspunten en keuzes 11 Het beoordelen van competenties en kennis 11 Het registreren van incidenten 11 Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer 12

Deel III: Portfolio van de deelnemer 13 Uitgangspunten en keuzes 14 Verzamelen en importeren instroomgegevens 14 Onderhouden gegevens deelnemer 14 Opnemen POP & PAP in portfolio 15 Verzamelen en delen van producten 15 Opnemen bevroren producten 16 Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten 16 Exporteren portfolio 16

Deel IV: Examineren 17 Uitgangspunten en keuzes 18 Het aanvragen van het examen 18 Het beschikbaar stellen en organiseren van het examen 18 Het uitvoeren van het examen 19 Vastleggen summatief resultaat en diplomeren 20

Technisch gedeelte 23

INHOUDSOPGAVE


BESCHRIjVEND GEDEELTE




Formulerenleervraag




Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang


Aanvragenexamen






Organiserenexamen


Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio




Onderwijs-intake




DEEL I: LEERTRAjECTBEGELEIDING


Uitgangspunten en keuzes - de leervraag van de deelnemer staat centraal in de onderwijsintake en begelei-

ding van de deelnemer- er bestaat de mogelijkheid om de administratieve ‘intake’ en de ‘onderwijsintake’

geheel of gedeeltelijk samen te voegen- de ontwikkeling op lange en korte termijn wordt door instelling en deelnemer

gezamenlijk geformuleerd en daarna vastgelegd in plan(nen)- Het formuleren en vastleggen van plannen en afspraken geeft de deelnemer hou-

vast en de begeleider de hulpmiddelen om te adviseren en bij te sturen- de formatieve peilstok laat de formatieve resultaten zien en biedt zicht op de

vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer- Het is mogelijk de formatieve peilstok, op basis van een door de instelling gedefi-

nieerd referentiekader, te gebruiken bij het definiëren van mogelijke leerroutes- een adviesgesprek kan periodiek worden ingepland

Het deelnemersdossier is de verzamelnaam voor het complete dossier van een deelnemer. dit dossier bevat alle documenten en gegevens die direct aan de deel-nemer gekoppeld zijn. Het deelnemersdossier bestaat uit een viertal onderdelen.

Deelnemersdossier

Administratiefdossier

Begeleidingsdossier

Zorgdossier

Examendossier

Onderwijsintakenaast de administratieve intake die wordt vastgelegd in de kernregistratie deelne-mergegevens is een onderwijskundige intake beschreven. centraal in de onderwijs-intake staat het bespreken van de achtergrond van de deelnemer en het onderzoe-ken van de mogelijkheden voor instroom. de administratieve intake en de onderwijsintake leveren samen de benodigde in-formatie op voor het maken van de verbintenis en het daarop volgende formuleren van de leervraag. uitzondering op deze regel: als tijdens de onderwijsintake blijkt dat er een eVc-beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijsorganisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis wordt aangegaan.

in het fuctioneel ontwerp dat u nu gaat lezen worden verschillende dossiers aangehaald. de samen-hang van deze dossiers vindt u in het schema rechts op deze pagina.de verschillende dossiers worden uitgelegd in de begrippenlijst.


Opstellen plan en begeleiding komende periodena de onderwijsintake en het maken van de verbintenis of na het voeren van een adviesgesprek bespreken deelnemer en (leertraject)begeleider de leervraag en/of ontwikkeling van de deelnemer. dit leidt tot het opstellen of aanvullen van het Persoonlijk ontwikkelings Plan (PoP) voor de lange termijn én een Persoonlijk actie Plan (PaP) voor de eerstkomende periode. in het plan voor de korte termijn staat (de basis voor) de leervraag beschreven.

daarnaast maken deelnemer en (leertraject)begeleider afspraken over de gewenste begeleiding tijdens de komende periode. Het ontwikkelplan, actieplan en andere gemaakte afspraken worden opgenomen in het begeleidingsdossier en eventueel toegevoegd aan het portfolio. dit is het vertrekpunt voor de deelnemer voor het volgen van het onderwijs en voor de begeleiding is het de leidraad in het monitoren van de voortgang.

Monitoren voortgangop basis van informatie uit het primaire proces wordt de voortgang van de deelne-mer gemonitord in het kader van zijn leerloopbaan. de resultaten van het monito-ren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. de begeleider kan op ieder gewenst moment de stand van zaken bekijken en de voortgang van een deelnemer volgen. de formatieve peilstok toont de formatieve resultaten van de deelnemer en geeft de (leertraject)begeleider en de deelnemer inzicht in zijn vorderingen en ontwikke-ling. de formatieve peilstok kan gebruikt worden om te beoordelen of een deelne-mer gereed is om examen (summatieve toets) te doen en voor het genereren van informatie voor de te adviseren leerroute.

de summatieve peilstok biedt de deelnemer en de (leertraject)begeleider inzicht in de behaalde en nog te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplome-ring (uitstroomkwalificatie). Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om de resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers en te onderzoeken welke kwalificatie binnen bereik is. alle gegevens worden geïnterpreteerd, geanalyseerd en gebruikt voor het advies-gesprek met de deelnemer.

Peilstok hanteren formatieve resultatende formatieve peilstok is hierboven beschreven als een onderdeel van de use case monitoren voortgang deelnemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden gebruikt.


de formatieve resultaten van een deelnemer worden geregistreerd. indien gewenst, is het mogelijk de (formatieve) vorderingen van de deelnemer af te zetten tegen een instellingspecifieke beoordelingssystematiek. Hieruit kan worden afgeleid wat de vordering of ontwikkeling van een deelnemer is in relatie tot bijvoorbeeld een leerroute (of een kwalificatiedossier). Het systeem geeft de stand van zaken weer middels een rapportage. deze rapportage presenteert de formatieve resultaten in de structuur van de beoordelingssystematiek, met daarbij de studiebelastinguren.

Op basis van een door de instelling gedefinieerd referentiekader is het mogelijk één of meer mogelijke leerroutes te genereren.

Adviesgesprek voerenadviesgesprekken kunnen periodiek worden ingepland om de voortgang met de deelnemer te bespreken. daarnaast kan het zijn dat de deelnemer zelf een verzoek indient voor een adviesgesprek of dat er naar aanleiding van een signalering door een docent of andere gebeurtenis een gesprek wordt gepland. er wordt ook een adviesgesprek gepland wanneer blijkt dat het arrangement (gedeeltelijk) niet plan-baar is voor de komende roosterperiode of als blijkt dat de deelnemer het rooster niet accepteert.

in het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de (leertraject)begeleiding samen de beste leerroute voor de deelnemer en worden eventueel andere relevante aspecten besproken. Wanneer er specifieke signaleringen met betrekking tot de houding of het gedrag van de deelnemer, incidenten of opmerkelijke veranderingen in de resultaten aan de orde zijn, wordt dat uiteraard in het gesprek meegenomen. als de deelnemer zijn rooster niet heeft geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, komt dat uiteraard ook in het gesprek aan de orde.

tijdens dit adviesgesprek wordt gekeken of er aanpassing van het lopende plan (PaP) nodig is. indien nodig, kan worden afgesproken het plan aan te passen. daar-bij kan worden afgesproken dat er bepaalde producten worden opgenomen in het portfolio. Bijvoorbeeld in het kader van een beoogde summatieve toets.

als uit de verzamelde gegevens en het adviesgesprek blijkt dat de deelnemer aan-getoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan een examen worden aange-vraagd. dit kan door zowel de (leertraject)begeleider als de deelnemer gebeuren.




Formulerenleervraag




Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang


Aanvragenexamen






Organiserenexamen


Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio




Onderwijs-intake




DEEL II: OPLEIDEN EN VORMEN


Uitgangspunten en keuzes - alle constateringen die een docent, praktijkopleider of stagebegeleider doet

tijdens de uitvoering van het onderwijs en die relevant zijn voor de begeleiding, worden geregistreerd in het begeleidingsdossier

- Wanneer directe actie van de begeleiding noodzakelijk is, wordt naast de registra-tie een signaal aan de begeleiding gegeven

- formatieve resultaten zijn van belang voor het primaire proces en de begeleiding en geven zicht op de ontwikkeling en voortgang

- formatieve resultaten hebben, in tegenstelling tot summatieve resultaten, geen directe waarde voor de kwalificering of diplomering van een deelnemer

Het beoordelen van competenties en kennisgedurende de tijd dat een deelnemer onderwijs volgt, in welke vorm dan ook, vinden er op allerlei manieren beoordelingen plaats. dat kan een vooraf bepaald beoordelingsmoment zijn. Het kan ook een moment zijn waarop de deelnemer zelf vraagt om een beoordeling, bijvoorbeeld van producten die hij in zijn portfolio heeft verzameld. Het gaat hier om zogenaamde formatieve beoordelingen, die als belang-rijkste doel hebben de deelnemer feedback te geven en zo inzicht te geven in zijn vorderingen in het leerproces.

een beoordeling vindt altijd plaats in het kader van een bepaald onderwijsproduct. de informatie die aan het onderwijsproduct is gekoppeld (de metadata), is hierbij heel belangrijk. Zo kan er bijvoorbeeld kennis beoordeeld worden (met een toets) of er kunnen competenties worden beoordeeld. de relevante competenties zijn dan af te leiden uit de beschrijvende kenmerken van het onderwijsproduct. Het kan ook zijn dat er een bepaald beoordelingsformat wordt gebruikt waarin is gedefinieerd welke aspecten of competenties worden beoordeeld, en op basis van welke criteria deze worden getoetst.

Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie. een beoordeling kan betrekking hebben op het hele onderwijsproduct, of bestaan uit be-oordelingen per relevante competentie. in dit geval worden er dus één of meerdere formatieve resultaten vastgelegd, die gekoppeld zijn aan het betreffende onderwijs-product of aan een aantal specifieke competenties die voor dat product relevant zijn.

Het registreren van incidenteneen docent of andere betrokkene bij het onderwijs kan te maken krijgen met een incident. een incident is een inbreuk op het huisreglement van de instelling waarop direct actie ondernomen moet worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over het bedreigen van personeel of het plegen van vernielingen. naast deelnemers kan


het ook om incidenten gaan waarbij personeel van de instelling of buitenstaanders betrokken zijn. in het geval dat er een deelnemer bij betrokken is, moet worden beoordeeld of registratie van het incident in het begeleidingsdossier van de deelne-mer nodig is.

doorgaans heeft een instelling procedures om ervoor te zorgen dat de afgesproken gedragsregels worden gehandhaafd en daarmee te voldoen aan haar wettelijke ver-plichtingen. Het protocol voor het registreren en afhandelen van incidenten omvat onder andere het toetsen van een melding aan een aantal criteria, de registratie van het incident, de wijze van onderzoeken, rapporteren en escaleren en het uitein-delijk nemen van de passende maatregel.

Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer een docent, praktijkopleider of stagebegeleider kan tijdens de onderwijsactiviteiten een afwijkende houding of afwijkend gedrag van een deelnemer constateren. een deelnemer die (al een tijdje) ongeïnteresseerd in de groep zit of een deelnemer die belt tijdens een les. maar ook een goede leerling die plotseling slechte cijfers haalt.

dit soort afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer zijn belang-rijke signalen voor de begeleiding. in tegenstelling tot de registratie van incidenten leidt een afwijkende houding en/of afwijkend gedrag niet altijd tot directe actie, maar tot een registratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer en eventueel een signaal naar de leertrajectbegeleiding.

de signalering van deze afwijkingen in houding en gedrag van een deelnemer wor-den vastgelegd in het begeleidingsdossier van de deelnemer. de docent geeft daar-bij aan of directe actie van de begeleider nodig is of dat de constateringen gewoon kunnen worden meegenomen in het begeleidingsproces. de leertrajectbegeleider zal op basis van deze registratie afspraken met de deelnemer maken en eventueel andere passende acties ondernemen en coördineren, zoals de inschakeling van een zorgteam of jeugdzorg.

naast de concrete formatieve en summatieve resultaten die een deelnemer behaalt is deze registratie van de houding en het gedrag van een deelnemer belangrijk voor het monitoren van de voortgang van een deelnemer.


DEEL III: PORTFOLIO VAN DE DEELNEMER



Formulerenleervraag




Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang


Aanvragenexamen






Organiserenexamen


Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio




Onderwijs-intake





Uitgangspunten en keuzes - Het portfolio is in principe van de deelnemer. de deelnemer is eigenaar en verant-

woordelijkheid voor het vullen en bijhouden van het portfolio- Het portfolio kan breder worden ingezet dan binnen de onderwijsinstelling alleen

(voor de hele leerloopbaan; een leven lang leren)- instellingen kunnen kiezen op welke wijze het portfolio wordt ingezet

Verzamelen en importeren instroomgegevensBegint de deelnemer aan zijn eerste opleiding, dan wordt een start gemaakt met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling. de onderwijsinstelling maakt het portfolio voor de deelnemer aan en vult het, indien beschikbaar, met de instroomgegevens van de deelnemer. in het geval dat de deelnemer een port-folio meeneemt uit een vorige opleiding, wordt dit geïmporteerd en omgezet in het format van de instelling. Het geïmporteerde portfolio wordt dan aangevuld en geactualiseerd. de deelnemer krijgt de mogelijkheid de gegevens te controleren en verbeteren.

als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders heeft opgebouwd, start hij na inschrijving met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio. Het betreft de volgende gegevens:- Persoonlijke gegevens (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/

verzorgers) - Beschrijving van onderwijsachtergrond - Beschrijving van arbeidsachtergrond - Beschrijving van stages - Beschrijving van vrijwilligerswerk - opnemen van eVc’s

Onderhouden gegevens deelnemerde gegevens van een deelnemer veranderen continu. Het kan gaan om wijzigingen in de naW-gegevens, extra informatie over stages en vrijwilligerswerk of informatie over nieuw verworven kwaliteiten, competenties en/of certificaten. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor deze informatie en het actueel houden van zijn portfolio.de deelnemer vult of past zijn portfolio aan, voor wat betreft zijn reeds geregistreer-de gegevens.

Het gaat hier uitdrukkelijk niet om het opnemen van producten in het portfolio, dat gebeurt in de use case Verzamelen en ordenen van producten.


Opnemen POP & PAP in portfoliode deelnemer formuleert op basis van hetgeen hij op de lange termijn wil bereiken een persoonlijk ontwikkelingsplan (PoP). Vervolgens maakt de deelnemer samen met de (leertraject)begeleider een persoonlijk activiteitenplan (PaP) voor elke nieuwe periode. als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, kunnen ze wor-den opgenomen in het portfolio. de deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan besluiten deze op te nemen in zijn portfolio. Verzamelen en delen van productenHet portfolio stelt de deelnemer in staat het eigen leerproces inzichtelijk te maken en te laten zien welke competenties hij beheerst.

Verzamelen, ordenen, reflecteren en delende deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio ter ondersteuning van zijn leren. dit kunnen verslagen of werkstukken zijn, maar ook foto’s van fysieke producten die de deelnemer heeft gemaakt. deze producten kunnen met anderen worden gedeeld en ter beoordeling worden aangeboden. de volgende stappen worden onderkend in het portfolio: - Verzamelen: de deelnemer zorgt ervoor dat producten in digitale vorm beschik-

baar zijn in het portfolio - ordenen: om alle producten in het portfolio overzichtelijk te houden ordent de

deelnemer de producten. Zo kan ook een verzameling producten worden sa-mengesteld die kan worden gedeeld met anderen of ter beoordeling kan worden aangeboden. dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur

- Reflecteren: de deelnemer kan reflecteren op zijn leerproces en behaalde resulta-ten en kan deze reflecties vastleggen in het portfolio

- delen: de deelnemer kan producten beschikbaar stellen aan derden, bijvoorbeeld aan andere deelnemers, docenten of een begeleider of beoordelaar. dit kan ter in-zage zijn, voor feedback of ter beoordeling. dit delen van producten wordt gedaan door rechten aan derden toe te kennen op (een verzameling van) producten. Bij inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. Bij feedback is er de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten. Bij een beoorde-ling van producten ontvangt de deelnemer de beoordeelde producten later terug, voorzien van de formatieve of summatieve beoordeling


Opnemen bevroren productenals een product in het portfolio van een deelnemer is aangeboden voor een forma-tieve of summatieve beoordeling, wordt daar door een beoordelaar een resultaat aan toegekend. dit product wordt dan inclusief het toegekende resultaat in “bevroren” toestand binnen de instelling bewaard als (formatief of summatief) bewijs.de deelnemer heeft de mogelijkheid om deze bevroren producten, die in de onder-wijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiëren en op te nemen in zijn eigen portfolio. op deze manier kan de deelnemer in zijn portfolio bewijsmateriaal opbou-wen waarmee hij zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten kan aantonen.

Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultatenVanuit het portfolio heeft de deelnemer de mogelijkheid om zijn vorderingen qua formatieve en summatieve resultaten inzichtelijk te maken. de deelnemer heeft voor een deel toegang tot dezelfde hulpmiddelen die de begeleider ook kan gebrui-ken bij het monitoren: de formatieve en summatieve peilstok. dit geeft de deelne-mer inzicht in de behaalde formatieve en summatieve resultaten en hoe de deelne-mer daarin staat ten opzichte van het afgesproken leertraject en de beoogde doelen (examinering en/of diplomering).

Exporteren portfolioals de deelnemer verandert van opleiding of als hij na de opleiding gaat werken, kan hij zijn portfolio meenemen om het verder uit te bouwen (een leven lang le-ren), eventueel ook buiten onderwijsinstellingen. er zijn in dit verband ontwikkelin-gen waarbij gemeenten leerresultaten, waaronder het portfolio, willen koppelen aan het digid van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsin-stellingen te bevorderen.

Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens: - naW-gegevens - ontwikkelingsvoorwaarden - doelen & ambities - interesses - relaties & netwerken - competenties - activiteiten - Producten - evaluaties - Niet-kwalificerende reflecties - Kwalificerende reflecties - formele erkenningen


DEEL IV: ExAMINEREN



Formulerenleervraag




Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang


Aanvragenexamen






Organiserenexamen


Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio




Onderwijs-intake





Uitgangspunten en keuzes- Per individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd- examens en eVc-beoordelingen zijn als product in de onderwijscatalogus opgenomen- een examen of eVc-beoordeling leidt tot een summatief resultaat en telt daarmee

mee voor de kwalificering of diplomering van de deelnemer- Het examendossier is een onderdeel van het deelnemersdossier en bevat de be-

wijsstukken, summatieve beoordelingen en examen- en eVc-rapportages- summatieve resultaten worden behalve in het examendossier ook in de kernregis-

tratie deelnemers vastgelegd ten behoeve van de diplomering

Het aanvragen van het examenPer individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd. dit zal in veel ge-vallen gebeuren als gevolg van de afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek met zijn leertrajectbegeleider. in dit adviesgesprek is duidelijk geworden dat de deelnemer gereed is voor examinering, bijvoorbeeld door te kijken naar de behaal-de formatieve resultaten en andere informatie in het begeleidingsdossier. de for-matieve peilstok kan in dit proces behulpzaam zijn, omdat deze inzicht geeft in de vorderingen en ontwikkeling van een deelnemer in relatie tot een beoogd examen.

Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens niet door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. de leertrajectbege-leider bepaalt dan welke deelnemers gereed zijn voor examinering. de examens worden vervolgens collectief aangevraagd voor de hele groep.

een examen kan de vorm hebben van een regulier examen met een beschreven opdracht of een portfoliobeoordeling waarbij de deelnemer producten uit zijn port-folio beschikbaar stelt op basis waarvan hij beoordeeld wordt. deze situatie kan zich voordoen als een deelnemer eVc(‘s) wil laten toetsen.

Bij het aanvragen van een examen is het wel belangrijk dat het examen past bin-nen het verbintenisgebied waarbinnen de deelnemer is ingeschreven.de aanvraag van het examen wordt geregistreerd in het deelnemerdossier van de deelnemer. in het onderwijslogistieke proces dat volgt op het adviesgesprek zal het betreffende onderwijsproduct worden opgenomen in de leervraag en het arrange-ment van de deelnemer.

Het beschikbaar stellen en organiseren van het examennadat een examen of eVc-beoordeling is aangevraagd, start binnen de instelling het proces om het examen beschikbaar te stellen en ervoor te zorgen dat het exa-men kan worden afgenomen.


dit proces start met het in kaart brengen van de landelijke kwaliteitseisen, de standaardeisen aan het examen en de eisen en wensen van zowel de deelnemer(s) als de instelling. Hierbij wordt eventueel ook het zorgdossier van de deelnemer(s) geraadpleegd om te bekijken of er met bijzondere omstandigheden rekening moet worden gehouden.

als de eisen en wensen bekend zijn, kan er op verschillende manieren voor worden gezorgd dat het examenonderdeel daadwerkelijk beschikbaar wordt gesteld. de on-derwijsorganisatie kan een summatieve toets uit de onderwijscatalogus selecteren of de deelnemer kan zijn eigen examenopdracht formuleren door bijvoorbeeld het opstellen van een onderzoeksvoorstel voor een werkstuk. de onderwijsorganisatie heeft daarnaast de mogelijkheid om een examen in te kopen of te besluiten zelf een nieuw examen te ontwikkelen. in het geval van een eVc-rapportage of portfoliobe-oordeling gaat het alleen om het opstellen van een beoordelingsmodel.

VaststellenWanneer het examen beschikbaar is moet het nog formeel worden vastgesteld. dit is de taak van de examencommissie. als het examen nieuw ontwikkeld is, wordt het, na vaststelling als summatieve toets, samen met het beoordelingsmodel als onderwijsproduct opgenomen in de onderwijscatalogus.

OrganiserenZodra het examen daadwerkelijk beschikbaar is, kunnen alle organisatorische en logistieke acties in gang worden gezet om het examen ook daadwerkelijk te laten plaatsvinden. dit betekent dat de juiste deelnemers aan het examenproduct worden gekoppeld door dit onderwijsproduct in hun arrangement op te nemen. op basis daarvan zal het examen daadwerkelijk worden geroosterd, waarbij overigens soms de exacte datum vooraf al bekend is. de deelnemers worden dan geïnformeerd over het examenreglement en de concrete uitvoering van het examen. eventueel kan in dat proces nog rekening worden gehouden met aanvullende wensen, zoals bijvoorbeeld locatie, tijdstip of omgeving van het examen. Ook het BPV-bedrijf kan eventueel aanvullende eisen stellen. Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd.

Het uitvoeren van het examenHet examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder verant-woordelijkheid van de onderwijsinstelling. tijdens of direct na de uitvoering vindt de beoordeling plaats met als resultaat een examenrapportage of in het geval van een eVc-beoordeling een eVc-rapportage.


er zijn grofweg twee manieren waarop een deelnemer in een examen kan aantonen dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet.- Het uitvoeren van examenopdrachten- Producten in een portfolio ter beoordeling beschikbaar stellen

in het geval van een portfoliobeoordeling stelt een deelnemer uit zijn portfolio een bewijsmap samen. dat is een verzameling producten in zijn portfolio waarmee de deelnemer wil aantonen aan de kwalificatie-eisen te voldoen. Deze producten kun-nen vanuit het portfolio aan de beoordelaar beschikbaar worden gesteld.

de aangeleverde bewijsmap of de uitgevoerde examenopdrachten worden gecon-troleerd en beoordeeld. de beoordeling kan verschillende vormen hebben. Het kan bijvoorbeeld de observatie zijn van het proces, een criteriumgericht interview of een beoordeling van opgeleverde producten. mogelijk kan ook de feedback van een BPV-bedrijf worden betrokken in de beoordeling. Vervolgens moet de deelnemer de mogelijkheid krijgen om iets met deze beoorde-ling te doen, om bijvoorbeeld de producten in zijn bewijsmap aan te passen en te verbeteren of om (een deel van) de examenopdracht opnieuw te doen.

uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt een procesverslag gemaakt. Het resultaat wordt opgenomen in het examendossier en de uiteindelijke examen- of eVc-rapportage wordt gemaakt. als afsluiting wordt het behaalde summatieve resultaat toegevoegd aan het exa-mendossier van de deelnemer. De definitieve producten in de bewijsmap worden als bevroren product beschikbaar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van de deelnemer, inclusief het daarbij behaalde summatieve resultaat.

Vastleggen summatief resultaat en diplomerenals het examen is uitgevoerd is er een examen- of eVc-rapportage opgesteld waarin ook het toegekende summatieve resultaat is opgenomen. deze rapportages en bewijsstukken worden in het examendossier opgenomen, inclusief het examen-resultaat, de onderbouwingen (zoals de namen van de examinatoren), (het) observatieverslag(en), de opgeleverde producten met een beschrijving en eventueel het reflectieverslag. ten behoeve van de uiteindelijke diplomering wordt het behaalde summatieve resultaat ook opgenomen in de kernregistratie deelnemers. nadat een summatief resultaat is vastgelegd wordt gecontroleerd of de deelnemer heeft voldaan aan de eisen voor diplomering voor de specifieke uitstroom waarvoor de deelnemer is in-geschreven. dit wordt gedaan met behulp van de summatieve peilstok die, op basis


van de behaalde summatieve resultaten en de regels in de criteriumbank voor de toekenning van een diploma, bepaalt welke summatieve resultaten nog nodig zijn voor het betreffende diploma. als blijkt dat de deelnemer alle summatieve resulta-ten voor diplomering heeft behaald, wordt de diplomering in gang gezet.Als de deelnemer daadwerkelijk recht heeft op een diploma, certificaat of verklaring wordt het document (fysiek) aangemaakt en uitgereikt.

Het vastleggen van het summa-tieve resultaat en het diplomeren maken deel uit van de kernregis-tratie deelnemers. deze worden hier ook kort beschreven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren verbonden is.


TECHNISCH GEDEELTE


Inleiding 27

USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES 29Onderwijs intake 29Opstellen plan en begeleiding komende periode 33Monitoren voortgang 36Peilstok hanteren formatieve resultaten 40Adviesgesprek voeren 43Beoordelen en registreren competenties en kennis 47Registreren incidenten 52Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag 55Verzamelen en importeren instroomgegevens 57Onderhouden gegevens deelnemer 60Opnemen POP & PAP in portfolio 61Verzamelen en delen van producten 63Opnemen bevroren producten 65Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten 68Exporteren portfolio 70Aanvragen examen 73Beschikbaar stellen examen 77Organiseren examen 80Uitvoeren examen 83Plaatsen summatief resultaat in examendossier 87Diplomeren 89

FUNCTIES 92Raadplegen deelnemergegevens 92Raadplegen onderwijscatalogus 93Vastleggen resultaten intake 95Aanvragen EVC-beoordeling 95Opnemen documenten in begeleidingsdossier 96Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier 96Analyseren situatie deelnemer 98Raadplegen formatieve peilstok 99Raadplegen summatieve peilstok 101Vastleggen advies in begeleidingsdossier 102Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier 102Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag 103

INHOUDSOPGAVE


Beschikbaar stellen producten in portfolio 104Raadplegen producten in portfolio 105Vastleggen formatieve resultaten 106Plaatsen beoordeelde producten in portfolio 107Registreren aanvraag examen 108Vastleggen summatieve resultaten 109Aanmaken diploma 110Aanmaken portfolio 110Importeren portfolio 111Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio 111Plaatsen en ordenen producten in portfolio 112Exporteren portfolio 113




Formulerenleervraag




Intake

Verbintenis maken

Opstellenplan

Adviesgesprekvoeren

Monitorenvoortgang


Aanvragenexamen






Organiserenexamen


Uitschrijven

Uitvoerenexamen

Exporterenportfolio




Onderwijs-intake





INLEIDING

in dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van primair proces on-dersteuning en portfolio vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werk-bijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. in dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastge-steld in de wiki.

Het figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor primair proces ondersteuning en portfolio weer.

een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. de use cases zijn daarmee de eenhe-den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’ Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afge-leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-ven. dit format wordt hieronder weergegeven.

Naam Naam van de use case

Aanleiding De concrete aanleiding, voorwaarde of omstandigheid waarindeze use case start

Actoren De actoren (rollen) die betrokken zijn in de uitvoering van dezeuse case

Doel Het doel (van de actoren) met deze use case

Beschrijving van de acties

Resultaat Het concrete resultaat van deze use case voor de gebruiker

Beschrijving van de achtereenvolgende acties/stappen dieworden uitgevoerd om te komen van de aanleiding naar hetresultaat

Frequentie Het aantal keer dat deze use case naar verwachting wordtdoorlopen

een use case staat niet op zichzelf. er liggen vaak verbanden tussen de verschil-lende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. deze verbanden noemen we werkopdrachten. een werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. in nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.

LeeswijzerVoor uw leesgemak worden in dit technisch gedeelte de volgende symbolen in de kantlijn gebruikt:

Wanneer het een use case betreft

Wanneer het een activi-teitendiagram betreft

Wanneer het een functie betreft


Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-diagram. in een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. er is per use case één activiteitendiagram gemaakt.

onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-maakt. dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. onder functies worden hier concrete onderdelen van een ict-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.

de laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-schrijving van de geïnventariseerde functies. om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ict-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen. sommige functies zijn voor meerdere activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.


ONDERwIjS INTAkE

Deze use case is een uitbreiding/aanvulling op de use case administratieve intake voor wat betreft de onderwijsinhoudelijke kant van de intake. Tijdens deze fase worden de mogelijkheden voor instroom onderzocht. Deze onderwijsintake volgt na de administratieve aanmelding (KRD) en zit als fase voor de use case Verbintenis maken en het daarop volgende formuleren van de leervraag. Uitzondering op deze regel is in het geval er een EVC-beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijs-organisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis is aangegaan.

Use caseAanleiding - een deelnemer heeft via een aanmelding zijn interesse kenbaar gemaakt of - een deelnemer heeft intaketoets(en) gedaan

Actoren - Potentiële deelnemer eventueel met zijn wettelijk vertegenwoordiger (i.g.v. min-

derjarig of ondertoezichtstelling) - afhankelijk van de positie van de deelnemer kunnen ook anderen actoren zijn, te

denken valt: hulpverlener, vertegenwoordigers van bedrijf, gemeente, uitkerings-instanties e.d.

- intaker(s)

Doel dit onderdeel van het proces is erop gericht om te onderzoeken wat de mogelijkhe-den zijn voor plaatsing van een aangemelde deelnemer binnen de instelling.

Beschrijving acties - raadplegen gegevens

de intaker raadpleegt de beschikbare gegevens over de deelnemer in het kernregistratiesysteem, waaronder ook de eventuele resultaten uit een eVc-procedure en gegevens afkomstig van de aanleverende instelling (eld).

- inwinnen advies de intaker wint advies in van toeleverende instantie(s), in elk geval bij een deelnemer met behoefte aan zorg.

USE CASES, ACTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OPSOMMING FUNCTIES


- inventariseren wensen deelnemer De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de wensen van de potentiële deelnemer te inventariseren met betrekking tot het gewenste onderwijs. aspecten die hierbij aan de orde komen zijn het gewenste beroep, motivatie, toekomst, ver-wachtingen e.d.

- inventariseren mogelijkheden deelnemer de intaker voert een gesprek met de deelnemer om de mogelijkheden van de potentiële deelnemer te inventariseren. Dit heeft betrekking op zijn vooropleiding, werkervaring, fysieke en psychische beperkingen e.d.

- inventariseren mogelijke onderwijsproducten de intaker inventariseert de mogelijkheden vanuit de instelling, door de onder-wijscatalogus te raadplegen. op basis van de geïnventariseerde wensen en moge-lijkheden van de deelnemer wordt gezocht naar passende onderwijsproducten.

- adviseren eVc-procedure de intaker adviseert de deelnemer eventueel om een eVc-procedure te starten middels de Werkopdracht aanvragen eVc-beoordeling. dit advies kan leiden tot een direct starten van de eVc-beoordeling of tot het maken van een verbintenis waarbij in het eVc als een regulier onderwijsproduct wordt aangeboden.

- adviseren mogelijkheden voor inschrijving de mogelijkheden voor inschrijving worden aan de deelnemer voorgelegd. de deelnemer kan het aanbod accepteren of niet. op het moment dat een deelnemer het aanbod niet accepteert en leerplichtig is, verwijst de intaker de deelnemer terug naar de toeleverende school. indien de deelnemer niet meer leerplichtig is, worden eventuele alternatieven (werk, scholing) aangedragen.

- in gang zetten inschrijving als de deelnemer het aanbod accepteert dan kan hij besluiten zich in te schrijven middels Werkopdracht Verbintenis maken


Resultaat Verslaglegging van de onderwijskundige intake in het Begeleidingsdossier, waarin de volgende zaken opgenomen kunnen worden: - advies inschrijving - advies voor te volgen (optimale) leerroute en eventueel extra ondersteuning - advies voor opstarten van een eVc-procedure - melding van uitkomst intake aan toeleverende school/opdrachtgever/bedrijf - Bij afwijzing: aangedragen alternatieven (werk, scholing, etc.)

Frequentie 1 maal per aangemelde deelnemer

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Aanvragen EVC-beoordeling

Naar use case

Aanvragen examen

Van use case

Onderwijsintake

Aanvragen EVC- Verbintenis makenOnderwijsintake


Activiteitendiagram

Functies- raadplegen deelnemergegevens - raadplegen onderwijscatalogus - Vastleggen resultaten intake - aanvragen eVc-beoordeling


OPSTELLEN PLAN EN BEGELEIDING kOMENDE PERIODE

De deelnemer en de leertrajectbegeleider verwoorden de leervraag voor de lange termijn (POP) en korte termijn (PAP) in de taal van de deelnemer. Ook maken de leertrajectbegeleider en de deelnemer afspraken voor de begeleiding.

Use caseAanleiding - in het adviesgesprek is besproken dat (Werkopdracht opstellen plan) • de deelnemer en de leertrajectbegeleider een eerste plan voor de komende

periode gaan opstellen • naar aanleiding van het monitoren of het adviesgesprek bijstelling van het plan

voor de komende periode nodig is

Actoren - leertrajectbegeleider - deelnemer

Doel Bepalen van de leervraag in een voor de deelnemer begrijpelijke taal: - op lange termijn (PoP) - voor de komende periode (PaP)

maken van afspraken over de begeleiding tijdens de komende periode ten aanzien van: - het volgende gesprek met de leertrajectbegeleider - het zorgdossier

Beschrijving acties - raadplegen Begeleidingsdossier

Het begeleidingsdossier wordt geraadpleegd voor informatie vanuit de onderwijs-intake en begeleidingsgesprekken, en om te bepalen of de deelnemer (aanvul-lende) zorg nodig heeft.

- opstellen plan lange termijn (PoP) de leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de langere termijn op. in principe is dit de verantwoordelijkheid van de deelnemer.

- opstellen plan korte termijn (PaP) de leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de korte ter-mijn op. dit is de basis voor het formuleren van de leervraag.


- Vaststelling/goedkeuring PoP de leertrajectbegeleider keurt het PoP goed voor een vastgestelde periode.

- Vaststelling/goedkeuring PaP de leertrajectbegeleider keurt het PaP goed, waarmee deze wordt geformaliseerd. op basis van dit goedgekeurde PaP wordt middels de werkopdracht formuleren leervraag het onderwijslogistieke proces in gang gezet.

- opnemen PoP en PaP in portfolio de deelnemer kan middels de Werkopdracht opnemen PoP en PaP in portfolio besluiten het PoP en PaP in zijn portfolio op te nemen.

- Bepalen extra zorg de begeleider kan vaststellen dat er extra zorg nodig is. als dat het geval is wordt er doorverwezen naar de 2e lijns zorg binnen de instelling. de planning rondom zorg wordt vastgesteld en het is aan de deelnemer om deze extra zorg op te ne-men in het PaP.

- Vaststellen benodigde begeleiding

op basis van het opgesteld plan kan bepaald worden welke begeleiding hierbij nodig is. dit wordt vastgelegd in het Begeleidingsdossier en de bijbehorende af-spraken worden gemaakt

Resultaat - een beschrijving van wat de deelnemer op de lange termijn wil bereiken (PoP). - een vastgesteld plan voor een bepaalde periode waarin zowel de leervraag en de

begeleiding van de deelnemer is opgenomen (PaP). - eventuele doorverwijzing naar tweedelijns zorg binnen de instelling - gespreksverslag inclusief afspraken in leerlingvolgsysteem. - rapportage aan opdrachtgever/ leerplichtambtenaar, indien nodig.

Frequentie minimaal 4 maal per jaar per deelnemer. de frequentie is verder afhankelijk van het te volgen traject en de daarbij behorende begeleiding.


Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Opstellen plan

Naar use case

Opstellen plan

Van use case

Adviesgesprek voeren

Opnemen POP en PAP inportfolio


Opstellen plan

Formuleren leervraag Formuleren leervraagOpstellen plan

Activiteitendiagram

Functies- raadplegen deelnemergegevens - opnemen documenten in begeleidingsdossier - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier


MONITOREN VOORTGANG

Op basis van informatie vanuit het primaire proces wordt de voortgang van de deel-nemer gemonitord in het kader van zijn onderwijsloopbaan. De resultaten van het monitoren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op ieder gewenst moment de stand van zaken van een deelnemer checken. Bovendien dient dit werkproces voor de begeleider als voorbereiding op het te houden advies-gesprek met de deelnemer.

Use caseAanleiding 1. Periodiek: - Het periodiek monitoren van de voortgang van een deelnemer door de leertra-

jectbegeleider

2. signaleringen, Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding: - een docent/coach of begeleider (intern of extern) signaleert een concrete aan-

leiding om de voortgang van de deelnemer te monitoren. - in het primair proces wordt gesignaleerd dat de deelnemer klaar is voor een

summatief examen(onderdeel). - Het systeem signaleert een situatie (aanwezigheid, cijfers, niet accepteren van

rooster, incidenten e .d.) die aanleiding is om de voortgang van de deelnemer te monitoren.

3. Verzoek: - een opdrachtgever/bedrijf (extern) vraagt een rapportage van deelnemers op. - een deelnemer vraagt een gesprek aan over voortgang zijn voortgang

Actoren - leertrajectbegeleider - deelnemer - externe toeleveranciers

Doel Het verkrijgen van een zo goed mogelijk zicht op de voortgang van de deelnemer, door periodiek en n.a.v. signalen het totaal aan beschikbare informatie te interpre-ten en daaraan een advies te verbinden.


Beschrijving acties - raadplegen begeleidingsdossier

Het raadplegen van het begeleidingsdossier en andere relevante bronnen. Het gaat hier om het raadplegen van de kwalitatieve en de kwantitatieve gegevens over de deelnemer, beschikbaar gestelde gegevens in het portfolio van de deelne-mer (formatieve gegevens), extern dossiers (bijvoorbeeld: evaluaties van docen-ten, groepsgegevens).

- analyseren van beschikbare gegevens Het statistisch analyseren van een aantal gegevens uit het begeleidingsdossier (het systeem berekent bijvoorbeeld aanwezigheidpercentage, afwijking van het gemiddelde, samenhang tussen ziekte en cijfers e.d.).

- raadplegen peilstok formatieve resultaten middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. de formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te komen.

- raadplegen peilstok summatieve resultaten middels de Werkopdracht summatieve peilstok hanteren van de summatieve peilstok om inzicht te krijgen in de te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplomering. Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om deze resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers.

- opvragen aanvullende informatie

de leertrajectbegeleiding kan, indien nodig, aanvullende informatie opvragen bij collega’s, praktijkbegeleiders enz. om een zo volledig mogelijk beeld van de deel-nemer te krijgen.

- Bepalen geadviseerde leerroute leertrajectbegeleider meet/beoordeelt alle hierboven genoemde informatie en zet dit af tegen het PoP en PaP van de deelnemer. op basis daarvan wordt een gead-viseerde leerroute bepaald. Deze leerroute is gebaseerd op het kwalificatiedossier en/of de producten uit de onderwijscatalogus.


- Plannen adviesgesprek er wordt middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek een adviesgesprek gepland waarin o.a. de resultaten uit de monitoring met de deelnemer worden be-sproken. Pas na dit gesprek zullen eventuele conclusies uit de monitoring worden verwerkt in het PoP, PaP en/of de leervraag.

Resultaat - totaaloverzicht van de voortgang van de deelnemer, dat gebruikt wordt als basis

voor het adviesgesprek. - Voorlopig advies voor de te volgen leerroute (de te formuleren (volgende) leer-

vraag)

Frequentie continu

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Signaal aantrajectbegeleiding

Naar use case

Monitoren voortgang

Van use case

Registrerenonderwijsgerelateerdehouding en gedrag


Monitoren voortgangBeoordelen en registrerencompetenties en kennis


Monitoren voortgangRegistreren incidenten

Verwervenbegeleidingsdossier (-items)

Verwervenbegeleidingsdossier (-items)

Monitoren voortgang

Formatieve peilstok Peilstok hanteren formatieveresultaten

Monitoren voortgang

Formatieve peilstok Beschikbaar stellenpeilstokmeting

Monitoren voortgang

Plannen adviesgesprek AdviesgesprekMonitoren voortgang


Activiteitendiagram

Functies- raadplegen deelnemergegevens - analyseren situatie deelnemer - raadplegen formatieve peilstok - raadplegen summatieve peilstok - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen advies in begeleidingsdossier


PEILSTOk HANTEREN FORMATIEVE RESULTATEN

Onderstaande use case is een onderdeel van de use case Monitoren voortgang deel-nemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden gebruikt.

Use caseAanleiding twee mogelijkheden, beide middels de Werkopdracht formatieve peilstok: - de deelnemer wil inzicht krijgen in de stand van zaken in relatie tot een taxono-

mie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te verwachte tijdsbesteding (in SBU).

- de leertrajectbegeleider wil, als onderdeel van het monitoren voortgang deel-nemer inzicht krijgen in de stand van zaken van de deelnemer in relatie tot een taxonomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te verwachte tijdsbesteding (in SBU).

Actoren - de deelnemer - de leertrajectbegeleider - (eventueel) een docent

Doel inzicht in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer in relatie tot een taxo-nomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject.

Beschrijving acties - Verzamelen van gegevens Het systeem verzamelt de geregistreerde formatieve resultaten van onderwijspro-ducten behaald door de deelnemer. - afzetten tegen een beoordelingssystematiek

Het systeem zet de vorderingen van de deelnemer af tegen een instellingsafhan-kelijke beoordelingssystematiek waaruit kan worden afgeleid wat de vordering of ontwikkeling van de deelnemer is in relatie tot een bepaalde structuur zoals een kwalificatiedossier of een bepaald leertraject dat moet worden doorlopen.

- rapporteren van de stand van zaken Het systeem geeft de stand van zaken weer middels een rapportage. deze rap-portage presenteert de formatieve resultaten in de structuur van de beoordelings-systematiek.


- genereren advies mogelijke leerroutes Het systeem genereert een of meer mogelijke leerroutes op basis van een forma-tieve criteriumbank.

- interpreteren rapportage en advies de leertrajectbegeleider en de deelnemer interpreteren de rapportage en de mogelijke leeroute(s) en gebruiken dit in het monitoren voortgang deelnemer om gecombineerd met andere informatie tot de meest passende begeleiding te komen

Resultaat - rapportage over de stand van zaken m.b.t. de vorderingen en ontwikkeling van

de deelnemer - interpretatie van de rapportage en de mogelijke leerroute(s) gericht op het for-

muleren van een nieuw plan (PaP) van de deelnemer voor de komende periode.

Frequentie continu

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Formatieve peilstok

Naar use case

Peilstok hanteren formatieveresultaten

Van use case

Monitoren voortgang

Formatieve peilstok Peilstok hanteren formatieveresultaten

Inzichtelijk maken formatieveen summatieve resultaten


Activiteitendiagram

Functies- raadplegen formatieve peilstok


ADVIESGESPREk VOEREN

De leertrajectbegeleider voert een gesprek met de deelnemer in het kader van zijn studieloopbaan en kan daarbij gebruik maken van de gegevens die verzameld zijn bij het Monitoren voortgang deelnemer.

Use caseAanleiding 1. Periodiek: Het periodiek houden van begeleidingsgesprekken met de deelnemer. 2. signaleringen: Vanuit monitoring is er concrete aanleiding tot het houden van een adviesgesprek, middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek Het arrangement van een deelnemer blijkt (gedeeltelijk) niet planbaar te zijn voor de komende roosterperiode, middels Werkopdracht adviesgesprek nav niet planbare arrangementen. de deelnemer accepteert het rooster niet, middels Werkopdracht adviesgesprek nav individueel roosterprobleem oplossen. 3. Verzoek: de deelnemer vraagt een adviesgesprek aan.

Actoren - leertrajectbegeleider. - deelnemer.

Doel de deelnemer en begeleider maken gezamenlijke afspraken om de voortgang van de deelnemer te optimaliseren

Beschrijving acties - uitnodigen deelnemer

de deelnemer wordt uitgenodigd voor het adviesgesprek en het adviesgesprek wordt ingepland.


- Houden van het adviesgesprek deelnemer en leertrajectbegeleider houden het adviesgesprek waarbij de resulta-ten van monitoren voortgang deelnemer (de stand van zaken, en advies over de leerroute) het uitgangspunt zijn. deze geadviseerde leerroute is slechts een ad-vies; in het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de leertrajectbegelei-ding samen de beste leerroute en eventueel andere relevante aspecten. Wanneer er specifieke incidenten aan de orde zijn, of de deelnemer heeft zijn rooster niet geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, dan komt dat uiteraard in het gesprek aan de orde.

- Besluiten over aanpassing plan de deelnemer en de leertrajectbegeleider besluiten tijdens dit adviesgesprek of er aanpassing van het lopende plan nodig is. indien nodig geeft de leertrajectbege-leider de deelnemer de opdracht om het plan aan te passen middels de Werkop-dracht opstellen plan.

- aanzetten tot opnemen producten in portfolio de leertrajectbegeleider zet indien nodig de deelnemer aan tot het opnemen van specifieke producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen produc-ten. dit is in het bijzonder van belang als deze producten nodig zijn ten behoeve van een beoogde summatieve toets (examen(onderdeel)).

- aanvragen examen

als blijkt dat de deelnemer aangetoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan de deelnemer een examen aanvragen (met instemming van de leertraject-begeleider). Het aanvragen van het examen(onderdeel) vindt plaats middels de Werkopdracht aanvragen examenonderdeel. dit kan de leertrajectbegeleider doen, of vraagt de deelnemer dit te doen.

- doorverwijzing naar zorg in het gesprek kan er aanleiding zijn om door te verwijzen naar tweede lijns be-geleiding in de instelling, hulpverlening e.d.

- Plannen volgende adviesgesprek indien nodig wordt al direct een volgend (periodiek)adviesgesprek gepland.

- Vastleggen afspraken alle afspraken worden vastgelegd en verwerkt in het begeleidingsdossier.


Resultaat - opdracht aan de deelnemer om zijn plan voor de komende periode op te stellen of

bij te stellen, middels Werkopdracht opstellen plan - opdracht aan deelnemer om producten op te nemen in zijn portfolio - Vastlegging acties (w.o. doorverwijzing) en resultaten van het gesprek in het

begeleidingsdossier. - Besluit tot toelating en aanvragen van een examen(onderdeel) middels de Werk-

opdracht aanvragen examenonderdeel - eventueel gepland vervolggesprek

Frequentie minimaal 4 maal per deelnemer.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Plannen adviesgesprek

Naar use case


Van use case

Monitoren voortgang

Opstellen plan Opstellen planAdviesgesprek voeren

Opnemen producten Verzamelen en delen productenAdviesgesprek voeren

Aanvragen examenonderdeel Aanvragen examenAdviesgesprek voeren

Adviesgesprek n.a.v.individueel roosterprobleem

Adviesgesprek voerenIndividueel roosterprobleemoplossen

Adviesgesprek n.a.v. nietplanbare arrangementen

Adviesgesprek voerenAfhandelen niet planbarearrangementen


Activiteitendiagram

Functies- Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen advies in begeleidingsdossier


BEOORDELEN EN REGISTREREN COMPETENTIES EN kENNIS

In de persoonlijke planning van de deelnemer is vastgelegd welke activiteiten hij gaat ondernemen. Deze activiteiten hebben een relatie met de onderwijscatalogus. Zowel het proces als (het product van) de afgeronde activiteit van deze onderwijs-activiteit wordt formatief beoordeeld.

De wijze van beoordelen hangt af van het type element uit de onderwijscatalogus. Bijvoorbeeld: - Er kan kennis worden beoordeeld (bv een toets) - Er kunnen competenties worden beoordeeld (de relevante competenties worden in

de aan het onderwijsproduct gerelateerde taxonomie benoemd) - Bepaalde producten uit de onderwijscatalogus worden niet beoordeeld.

Borging van de beoordelingskwaliteit: - Conform wettelijk vastgestelde kaders.

Producten ter beoordeling kunnen bijvoorbeeld als volgt beschikbaar zijn/komen: - vanuit de methode (schriftelijk, digitaal, mondeling) - vanuit het resultaat van een (groeps)opdracht. In dit geval kan het product zijn

vastgelegd in het portfolio - (vanuit een reflectie) - vanuit een stagesituatie/Onderwijsleerbedrijf - etcetera

Use caseAanleiding - er is noodzaak tot beoordeling (van een competentie en/of kennis).

deze noodzaak kan op de volgende wijze ontstaan • de deelnemer doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden; ik

ben klaar met de opdracht en wil graag de relevante competenties beoordeeld hebben. dit kan plaatsvinden door producten uit het portfolio beschikbaar te stellen middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio

• de beoordelaar initieert een beoordeling. • de trajectbegeleider doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden. • er is een beoordelingsmoment, in de vorm van een product uit de onderwijs-

catalogus, geroosterd


Actoren - deelnemer - als verzoeker en beoordeelde - coach/docent - als beoordelaar - trajectbegeleider - als verzoeker - Praktijkopleider - als beoordeling - stagebegeleider - als beoordeling - mededeelnemer - als medebeoordelaar (bv 360gr feedback)

Doel inzicht verkrijgen in de vorderingen van de deelnemer voor wat betreft competen-ties en kennis, door middel van een formatieve beoordeling.

Beschrijving acties - Beschikbaar stellen toetsmateriaal

de deelnemer stelt de te beoordelen producten beschikbaar aan de deelnemer. dit kan op verschillende manieren:

• de deelnemer levert een toets, een werkstuk of andere producten in • de deelnemer geeft de beoordelaar toegang tot een verzameling gebundelde

producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen pro-duct uit portfolio

- Beoordelen Voor de beoordeling is de relevante informatie uit de onderwijscatalogus beho-rende bij het product noodzakelijk. de beoordeling vindt plaats aan de hand van bij het product behorende beoordelingscriteria uit de productcatalogus. dit kan betekenen dat de producten worden beoordeeld op het toepassen van de compe-tenties waaraan het product gekoppeld is, of dat een bepaalde toetsmatrijs (een beoordelingsformat) wordt gebruikt.

- Vastleggen resultaten beoordeling Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie.

• competenties in een competentiematrix met eventueel als hulpmiddel een be-oordelingsformat

• kennis in een cijferformat (voldoende/onvoldoende, 1..10, etc.) de resultaten van de beoordelingen worden zo nodig beschikbaar gesteld aan de

registrant (bijvoorbeeld: resultaten uit stages c.q. van leerbedrijven)

- signaleren noodzakelijke acties Zo nodig (indien de beoordeling hier aanleiding toe geeft) in het begeleidingsdos-sier een notitie opnemen ten behoeve van de trajectbegeleiding (bv een sugges-


tie om de planning aan te passen). deze acties worden gesignaleerd middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding.

- Beschikbaar stellen beoordeeld product Het beoordeelde product (met de formele beoordeling) kan weer beschikbaar gesteld worden ter plaatsing in het portfolio. dit gebeurt middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. de producten zijn in dat geval in het portfolio bevroren, zodat duidelijk is wat de exacte inhoud was van de producten die beoordeeld zijn.

Resultaat - een vastgelegd resultaat van een formatieve beoordeling, ter ondersteuning van

bijvoorbeeld de trajectbegeleiding. - Beoordeelde producten beschikbaar gesteld ter plaatsing in het portfolio middels

de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. - gesignaleerde acties naar de begeleiding, middels de werkopdracht Werkopdracht

signaal aan trajectbegeleiding

Frequentie 15x per deelnemer per week.

Werkopdrachten

Beschikbaar stellenbeoordeeld product aan

Opnemen bevroren productenBeoordelen en registrerencompetenties en kennis

Naam werkopdracht


Naar use case

Monitoren voortgang

Van use case

Beoordelen en registrerencompetenties en kennis

Beschikbaar stellen productuit portfolio

Beoordelen en registrerencompetenties en kennis

Verzamelen en delenproducten

Overige opmerkingen in de onderwijscatalogus wordt bij een product verwezen naar bij dit product relevante elementen uit de taxonomie. een beoordeling van dit product heeft dus ook alleen effect op deze elementen. Bij de registratie worden in het beoordelings-instrument de relevante velden voorzien van een beoordelingswaarde. daarbij zou gebruikt gemaakt kunnen worden van een middel om snel alle relevante velden met één gelijke waarde gevuld te krijgen. ook moet het mogelijk zijn om alle individuele elementen afzonderlijk een eigen waarde te geven.


Voorbeeld: - aan een bepaald product uit de onderwijscatalogus zijn volgens de taxonomie drie

elementen uit kerntaak 1 van het Kd gerelateerd. er wordt bij de beoordeling van het product een beoordelingswaarde toegekend die ingevuld wordt in de drie bij de elementen behorende velden. daarna blijkt dat één element een lagere beoor-deling behoeft en wordt dat betreffende element individueel aangepast.

Het kan wenselijk zijn om ter ondersteuning van de beoordeling ergens een toelich-ting op te nemen. Voorbeeld: - bij de aanpassing van de beoordeling van één element, zoals beschreven is in

voorliggend voorbeeld, kan het noodzakelijk zijn dat de beoordelaar daar een toelichting bij wil geven en vastleggen.

als de complexiteit van een opdracht niet beschreven is in de productbeschrijving of de onderliggende metadatering in de onderwijscatalogus, dan kan deze worden aangegeven in de waarde van de beoordeling. Voorbeeld: - Bij een element kan met uitgebreide distincte waarden (1..3, 1..10)aangegeven

worden in hoeverre een bepaalde competentie is behaald. als de complexiteit van een opdracht wel beschreven is in de onderwijscatalogus, dan kan de voldoende zijn om bij de beoordeling van een element aan te geven of het wel of niet behaald is. de kenniscomponent manifesteert zich als een cijfermatig gegeven. er kan een noodzakelijkheid zijn om de resultaten van toetsen in de onderwijscatalogus, vast te leggen.


Activiteitendiagram

Functies- Beschikbaar stellen producten in portfolio - raadplegen producten in portfolio - raadplegen onderwijscatalogus - Vastleggen formatieve resultaten - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Plaatsen beoordeelde producten in portfolio


REGISTREREN INCIDENTEN

Use caseaanleiding - ongewenst gedrag van de deelnemer (conform gedragsregels onderwijsinstelling) - de aanwezigheid of ongewenst gedrag van een onbevoegde/buitenstaander. - afwezigheid van de deelnemer die buitenproportioneel is, of buiten gemaakte

afspraken om. - onregelmatigheden tijdens examinering (afhandeling via examenreglement)

Actoren - deelnemer - onbevoegden - registrant (iemand met schrijfrechten in het begeleidingsdossier van de deelne-

mer) - Beveiliging

Doel - Het monitoring en handhaven van afgesproken gedragsregels. - Voldoen aan de wettelijke verplichting - tijdige signalering van incidenten - Het bereiken van gedragscorrectie

Beschrijving acties doorgaans heeft elke instelling voor het registreren en afhandelen van incidenten een protocol waarin o.a. het volgende is opgenomen: - check, voldoet incident aan de criteria. - Beschrijving met registratie van het incident. (met o.a. de plaats, de tijd en

datum, de betrokkenen, het feit.) - onderzoek van het incident. - rapportage aan de directie. - uitspraak van de directie, vrijspraak, schorsing, straf of verwijdering van de deel-

nemer. - afronding (administratief) van het incident met eventueel informeren van directie,

mentor, ouders, leerplichtambtenaar, politie enz.

de onderstaande acties beschrijven het proces van het registreren en afhandelen van incidenten. de precieze invulling van deze stappen is afhankelijk van het proto-col dat de instelling daarvoor hanteert.


- signaleren en registreren incident er is gesignaleerd dat zich een incident heeft voorgedaan van dien aard dat regis-tratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer noodzakelijk is. de registratie vindt plaats door een begeleider die schrijfrechten heeft in het begeleidingsdossier van de deelnemer.

- Beoordelen en onderzoeken incident nadat het incident is geregistreerd, beoordeelt de registrant of escalatie noodza-kelijk is. als dat het geval is wordt het incident, onder verantwoordelijkheid van de directie, nader onderzocht.

- nemen van noodzakelijke maatregelen op basis van het onderzoek naar het incident kunnen passende maatregelen wor-den genomen. in het geval dat er geen interne betrokkenen zijn, kan de beveili-ging het incident afhandelen. in andere gevallen kan worden besloten tot één van de volgende maatregelen:

• signalering naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan traject-begeleiding. in dit geval zal de begeleider bepalen welke strafmaat van toepas-sing is en zullen er afspraken met de deelnemer worden gemaakt. dit kan ook gaan over een aanvraag voor begeleiding van een zorgteam, externen, denk aan leerplicht, Jeugdzorg enz.

• schorsing van de deelnemer. in dit geval wordt er ook een signalering gedaan naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding, zodat de begeleider afspraken kan maken met de deelnemer over een eventu-ele hervatting of een herplaatsing binnen of buiten de instelling.

• direct verwijdering van de deelnemer. dit betekent dat de deelnemer direct wordt uitgeschreven, middels Werkopdracht uitschrijven na incident

noot: afhandeling van een incident moet altijd mogelijk zijn m.b.v./door/via de begeleiding.

Resultaat - Volledige registratie van het incident in het begeleidingsdossier. - mogelijke opstart van vervolg actie door de begeleiding, middels de Werkopdracht

signaal aan trajectbegeleiding, of direct uitschrijving middels de Werkopdracht uitschrijven na incident

Frequentie 1x per deelnemer per jaar


Werkopdrachten

Uitschrijven na incident UitschrijvenBeoordelen en registrerencompetenties en kennis

Naam werkopdracht


Naar use case

Monitoren voortgang

Van use case

Registreren incidenten

Overige opmerkingen Bij incidenten zal niet alleen een registratie plaats vinden maar ook een automati-sche melding. eventueel ook een fysieke actie, b.v. verwijderen uit de les. Verwij-zing naar coach / schoolleiding etc. de aangemaakte actie kan ook een vraag, of te wel een feedback inhouden. Deze feedback opnemen in flowchart.

Activiteitendiagram

Functies- Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier


REGISTREREN ONDERwIjSGERELATEERDE HOUDING EN GEDRAG

Een actie voor de trajectbegeleider over houding en gedrag die niet ondergebracht kunnen worden in de formatieve (onderwijs catalogus) beschreven beoordelingen.

Use caseAanleiding - Houding en gedrag van de deelnemer is niet conform de op dat moment gewenste

leerhouding en -gedrag en vraagt om rapporteren. (bijvoorbeeld: de deelnemer zit al een tijdje ongeïnteresseerd in de groep, de deelnemer belt tijdens een les)

Actoren - coach/docent - Praktijkopleider - stagebegeleider

Doel de coach/begeleider in staat stellen tot een optimale begeleiding.

Beschrijving acties - signaleren en registreren

de aard van de houding en het gedrag dat van invloed kan zijn voor de studie-voortgang wordt vastgelegd in het dossier. de docent, leertrajectbegeleider of sta-gebegeleider constateert een houding en/of gedrag die noodzaakt tot rapportage. de registratie omvat o.a:

• datum, plaats, registrant, deelnemer. • opmerking en/of constatering met eventuele vragen.

- informeren begeleiding de trajectbegeleider wordt (indien nodig) op de hoogte gebracht van een notitie in het dossier, middels de werkopdracht Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding

- ondernemen passende actie • de trajectbegeleider neemt aan de hand van de rapportage de beslissing voor,

en wat voor een actie. • de trajectbegeleider redigeert en beheert de actie naar b.v. zorgteam, jeugd-

zorg en informeert eventueel de registrant of het opleidingsteam.


Resultaat een up to date begeleidingsdossier

Frequentie 1 x per maand.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht


Naar use case

Monitoren voortgang

Van use case

Registrerenonderwijsgerelateerdehouding en gedrag

Overige opmerkingen de aangemaakte actie kan een vraag, of te wel een feedback inhouden. deze feed-back opnemen in flowchart.

Activiteitendiagram

functies- Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier


VERzAMELEN EN IMPORTEREN INSTROOMGEGEVENS

De deelnemer begint een nieuwe opleiding. Hij heeft de intake achter de rug en is een verbintenis aangegaan, en gaat een portfolio opbouwen. In geval de deelnemer een portfolio meeneemt uit een vorige opleiding dan moet dit worden geïmporteerd. Het geïmporteerde portfolio wordt aangevuld en geactualiseerd.

Use caseAanleiding de deelnemer is een verbintenis aangegaan, en start middels de Werkopdracht starten portfolio met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling.

Actoren - deelnemer - medewerker onderwijsorganisatie (ict ondersteuning, administratief medewerker,

begeleider)

Doel de deelnemer de mogelijkheid bieden om zijn portfolio (verder) op te bouwen door deze beschikbaar te stellen, en indien van toepassing te vullen met de instroomge-gevens van de deelnemer.

Beschrijving acties - Klaarzetten portfolio

nadat de verbintenis tot stand is gekomen (de deelnemer is ingeschreven) ver-zoekt de administratie, of de deelnemer zelf, middels Werkopdracht starten port-folio om het klaarzetten van zijn portfolio. er wordt dan een (nog leeg) portfolio aangemaakt, volgens het format dat de instelling daarvoor hanteert. de instelling zorgt ervoor dat de gegevens uit het kernregistratiesysteem automa-tisch gekoppeld worden met het overeenkomstige deel in het portfolio.

- Vullen nieuw portfolio als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders had opgebouwd, dan start hij met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio. dit be-staat uit de volgende stappen.

• de deelnemer vult zijn persoonlijke gegevens in volgens het format van de instelling (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/verzorgers)

• de deelnemer vult zijn onderwijsachtergrond in; • de deelnemer vult zijn arbeidsachtergrond in; • de deelnemer beschrijft zijn stages;


• de deelnemer beschrijft zijn vrijwilligerswerk; • de deelnemer neemt zijn eVc op.

- importeren bestaand portfolio als de deelnemer elders al een portfolio had opgebouwd, kan dit worden geïmpor-teerd. Zie voor de manier waarop een portfolio kan worden geëxporteerd die use case export van het portfolio. de export van het portfolio dat elders is opge-bouwd, wordt aan de instelling beschikbaar gesteld en geautomatiseerd geïmpor-teerd en geconverteerd naar het gehanteerde format binnen de instelling.

Vervolgens voert de deelnemer de volgende stappen uit. - de deelnemer controleert de gegevens wanneer het portfolio wordt geïmporteerd.- de deelnemer verbetert zijn portfolio gegevens wanneer nodig.

Resultaat Het portfolio is aangemaakt en gevuld met de instroomgegevens van de deelnemer

Frequentie eenmalig per ingeschreven deelnemer

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Starten portfolio

Naar use case

Verzamelen en importereninstroomgegevens

Van use case

Verbintenis maken

Overige opmerkingen Veranderen van gegevens bijv. bij verhuizing, valt onder onderhoud gegevens deelnemer


Activiteitendiagram

Functies- aanmaken portfolio - importeren portfolio - onderhouden gegevens deelnemer in portfolio


ONDERHOUDEN GEGEVENS DEELNEMER

Om zeer uiteenlopende redenen kan de aanleiding ontstaan tot het aanpassen van bijv. gegevens over stage, vrijwilligerswerk etc. De deelnemer zal deze aanpassingen zelf in zijn portfolio actueel moeten houden. Het gaat hier niet om het opnemen van producten in het portfolio, dat gebeurt in Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten. Hier gaat het om de overige gegevens.

use caseAanleiding er zijn wijzigingen in de gegevens van de deelnemer.

Actoren de deelnemer

Doel actuele deelnemergegevens in het portfolio.

Beschrijving acties - actualiseren portfolio

de deelnemer vult- of past zijn portfolio aan, voor wat betreft de volgende gege-vens:

• Persoonlijke gegevens • gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid • onderwijsachtergrond • arbeidsachtergrond • stages • Vrijwilligerswerk • eVc

Resultaat een actueel portfolio voor wat betreft de gegevens van de deelnemer.

Frequentie een aantal keer per jaar, per deelnemer

Werkopdrachten geen werkopdrachten


activiteitendiagram

functies- onderhouden gegevens deelnemer in portfolio

OPNEMEN POP & PAP IN PORTFOLIO

De deelnemer heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan gemaakt. N.a.v. dit plan maakt hij voor elke nieuwe periode samen met de begeleider een persoonlijk activi-teitenplan. De POP en de PAP moeten worden bewaard in het portfolio.

Use caseAanleiding er is een plan voor de komende periode ontwikkeld (PoP en/of PaP), wat middels de Werkopdracht opnemen PoP en PaP in portfolio is aangeboden om op te nemen in het portfolio.

Actoren - de deelnemer

Doel Het bewaren en inzichtelijk maken van het PoP en PaP in het portfolio

Beschrijving acties - opnemen plannen in portfolio

in opstellen plan en begeleiding komende periode heeft de deelnemer vastgelegd wat hij op de lange termijn wil bereiken (PoP), en wat hij gaat doen in de ko-mende periode (PaP). als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, komen ze beschikbaar om op te nemen in het portfolio middels de Werkopdracht opnemen


PoP en PaP in portfolio. de deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan beslui-ten deze op te nemen in zijn portfolio.

- delen plannen de deelnemer kan ervoor kiezen om het PoP en/of het PaP te delen met anderen, zoals een leertrajectbegeleider of docent.

Resultaat een in het portfolio bewaart PoP en PaP, eventueel gedeeld met anderen.

Frequentie Het PoP hoeft alleen voor de eerste keer te worden bewaard en alle keren als dit wordt bijgesteld. Voor elke nieuwe onderwijsperiode moet een PaP worden ge-maakt.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht


Naar use case


Van use case

Opstellen plan

Activiteitendiagram

Functies- Plaatsen en ordenen producten in portfolio - Beschikbaar stellen producten in portfolio


VERzAMELEN EN DELEN VAN PRODUCTEN

Use caseAanleiding - de deelnemer verzamelt producten omdat de opleiding dit voorschrijft; het initia-

tief hiervoor ligt bij de deelnemer - de begeleider kan in het adviesgesprek de deelnemer aanzetten tot het opnemen

van (specifieke) producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen producten

Actoren - de deelnemer - derden die iets kunnen zeggen over het product en/of het functioneren van de

deelnemer, bijvoorbeeld de leertrajectbegeleider, praktijkopleider, personeelsfunc-tionaris, decaan, docent etc.

Doel laten zien welke competenties de deelnemer beheerst of het eigen leerproces in-zichtelijk maken.

Beschrijving acties - Verzamelen van producten

de deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio, om zo zijn leerproces te ondersteunen, deze producten eventueel met anderen te kunnen delen en ter beoordeling aan te kunnen bieden. de volgende stappen worden onderkend.

• de deelnemer zorgt dat hij/zij een digitale versie heeft van het product (verza-melen van producten).

• de deelnemer gaat in het kader van overzichtelijkheid de producten ordenen. dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur (ordenen van producten).

• De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn producten te reflecteren. • De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn onderwijsproces te reflecteren.

- Beschikbaar stellen producten de deelnemer kan zijn producten beschikbaar stellen aan derden ter inzage, voor feedback of ter beoordeling (delen van producten). de deelnemer kent rechten toe aan personen die daarmee lees/kijkrechten krijgen op bepaalde producten.

• Bij Inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. De begelei-der neemt dit ter kennisgeving aan.

• Bij Feedback is er de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten. • een (bundeling van) producten kan ter formatieve of summatieve beoordeling


worden aangeboden middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit port-folio. na een beoordeling wordt het product plus de beoordeling bevroren. • de deelnemer kan een kopie van het product en beoordeling inzien en eventu-

eel kopiëren naar zijn portfolio.

Resultaat - Het portfolio bevat producten die door de deelnemer zijn verzameld en geordend - Bepaalde producten zijn beschikbaar gesteld aan derden t.b.v. inzage of feedback - Bepaalde producten zijn aangeboden voor een formatieve of summatieve beoor-

deling middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio.

Frequentie Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen is een doorlopend proces.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Opnemen producten

Naar use case

Verzamelen en delen producten

Van use case



Beoordelen en registrerencompetentie en kennis

Verzamelen en delenproducten


Aanvragen examenVerzamelen en delenproducten


Activiteitendiagram

Functies- Plaatsen en ordenen producten in portfolio - Beschikbaar stellen producten in portfolio

OPNEMEN BEVROREN PRODUCTEN

De deelnemer verzamelt zijn bevroren producten binnen zijn portfolio. Het eind-product bestaat uit een product met beoordeling. Beide worden gekoppeld en in “bevroren” toestand bewaard als (formatief of summatief) bewijs.

De deelnemer moet de mogelijkheid hebben om bevroren producten, die in de on-derwijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiëren en op te nemen in zijn eigen portfolio.


Use caseAanleiding de deelnemer krijgt (formatief of summatief) beoordeelde producten terug middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio

Actoren - de deelnemer - derden

Doel - inzicht krijgen in de mate van beheersing van kerntaken met de bijbehorende

werkprocessen. - de mogelijkheid hebben om bewijsmateriaal te delen

Beschrijving acties - Kopiëren bevroren producten

Beoordeelde producten wordt als bevroren producten, inclusief de bijbehorende beoordeling, beschikbaar gesteld middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. de deelnemer kan besluiten deze producten met bijbehorende beoordeling in zijn portfolio op te nemen.

- ordenen bevroren producten in de loop der tijd ontstaat er een veelheid aan bevroren producten met bijbeho-rende formatieve en summatieve beoordeling. om inzicht te krijgen in de vorde-ring kunnen deze producten worden geordend, bijvoorbeeld producten die van belang zijn voor een bepaald examen (kerntaak) of competentie.

- Beschikbaar stellen bevroren producten de deelnemer maakt een selectie van bevroren producten en kent rechten toe (=delen) aan derden ter inzage hiervan. derden kunnen zijn: leertrajectbegelei-der, praktijkopleider, personeelsfunctionaris, decaan, etc.

Resultaat - Beoordeelde producten zijn als bevroren producten opgenomen in het portfolio - de bevroren producten zijn geordend in het portfolio en eventueel gedeeld met

derden.

Frequentie Het verzamelen en ordenen van bevroren producten is een doorlopend proces.


Werkopdrachten

Beschikbaar stellenbeoordeeld product aanportfolio

Opnemen bevroren productenUitvoeren examen

Naam werkopdracht

Beschikbaar stellenbeoordeeld product aanportfolio

Naar use case

Opnemen bevroren producten

Van use case

Beoordelen en registrerencompetentie en kennis

Activiteitendiagram

Functies- Plaatsen beoordeelde producten in portfolio - Plaatsen en ordenen producten in portfolio- Beschikbaar stellen producten in portfolio


INzICHTELIjk MAkEN FORMATIEVE EN SUMMATIEVE RESULTATEN

Use caseAanleiding de deelnemer wil weten in hoeverre hij de werkprocessen binnen bepaalde kernta-ken beheerst.

Actoren - de deelnemer

Doel inzicht verkrijgen in welke formatieve en summatieve resultaten er zijn behaald en hoe ver een deelnemer is met het afgesproken leertraject.

Beschrijving acties - opvragen overzicht resultaten

de deelnemer gaat binnen zijn portfolio naar het overzicht van resultaten en vraagt zijn/haar resultaten op. daar is het overzicht beschikbaar van alle behaalde formatieve en summatieve resultaten.

- inzichtelijk maken formatieve resultaten middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. de formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te komen.

- inzichtelijk maken summatieve resultaten inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve peil-stok middels Werkopdracht summatieve peilstok

Resultaat de deelnemer heeft inzicht in zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten en hoe hij daarin staat ten opzicht van beoogde doelen (examinering en/of diplo-mering).

Frequentie continu proces.


Werkopdrachten

Summatieve peilstok Beschikbaar stellenpeilstokmeting

Inzichtelijk makenformatieve en summatieveresultaten

Naam werkopdracht

Formatieve peilstok

Naar use case

Peilstok hanteren formatieveresultaten

Van use case

Inzichtelijk makenformatieve en summatieveresultaten

Activiteitendiagram

Functies- raadplegen formatieve peilstok - raadplegen summatieve peilstok


ExPORTEREN PORTFOLIO

Als de deelnemer verandert van opleiding of als de deelnemer na de opleiding gaat werken wil hij of zij het portfolio meenemen en verder uitbouwen. Er zijn ontwik-kelingen dat gemeenten leerresultaten waaronder het portfolio willen koppelen aan het DigID van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsin-stellingen te bevorderen.

Als een organisatie het format voor het digitaal portfolio (NTA 2035: E-portfolio NL) ondersteunt kan het portfolio via een digitaal medium verplaatst of gekopieerd worden om uitwisseling over organisatie- en systeemgrenzen mogelijk te maken. De uitwisseling vindt plaats door het exporteren uit het ene informatiesysteem naar het medium, waarvandaan het weer wordt geïmporteerd door een ander informa-tiesysteem. Bron: Kennisnet Referentiearchitectuur e-portfolio. De uitwisseling kan plaatsvinden naast de uitwisseling van de administratieve gege-vens, zoals bij de Digitale Overdracht Deelnemer Gegevens (DODG)

Use caseAanleiding een deelnemer is uitgeschreven en gaat de instelling verlaten. middels de Werkop-dracht exporteren portfolio wordt het exporteren van het portfolio in gang gezet.

Actoren - de deelnemer - de opleiding - ict-systeem - de werkgever - de gemeente

Doel Het mogelijk maken van een continue opbouw van het portfolio door uitwisseling daarvan tussen diverse organisaties.

Beschrijving acties - exporteren portfolio

Wanneer een deelnemer de instelling verlaat, kan er een portfoliobestand wor-den geëxporteerd. dit kan via een digitaal medium. Het bestand voldoet aan de afspraak nta 2035: e-portfolio nl zodat het door een andere instelling weer kan worden ingelezen.


Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens: • naW gegevens • ontwikkelingsvoorwaarden • doelen & ambities • interesses • relaties & netwerken • competenties • activiteiten • Producten • evaluaties • Niet kwalificerende reflecties • Kwalificerende reflecties • formele erkenningen

onderstaande afbeelding geeft een globaal overzicht van de structuur van een portfolio.

I. PERSOONLIJKE GEGEVENS

II. RESULTATEN

III SHOWCASE/CV

EXTRACTIE

Opleidings-overzicht

Ervarings-overzicht

Gegevens/resultaten

A. Identificatiegegevens

B. Ontwikkelingsvoorwaarden

C.Doelen en

ambities (POP)

D.Interesses

E.Relaties ennetwerken

F.Competenties

BereikteTe verwerven

G. Activiteiten (PAP)

H. Producten

I.Evaluaties

(metamateriaal)

J.Niet kwalificerende

reflecties

K.Kwalificerende

reflecties

L.Formele

erkenningen

Half-/eigen Beoordeelde Impressies Formele

De standaard voor een Export is gebaseerd op de IMS Specificatie. Onderdeel hier-van is dat de taal in Xml is. Zie document: referentie architectuur


- Beschikbaar stellen aan andere instelling Wanneer een deelnemer zich inschrijft bij een andere instelling neemt hij zijn portfoliobestand mee. ook kunnen er afspraken zijn tussen beide instellingen, dat geëxporteerde portfoliobestanden kunnen worden uitgewisseld. Hiervoor is wel de expliciete toestemming van de deelnemer noodzakelijk.

- importeren portfolio door andere instelling de andere instelling importeert het portfoliobestand zoals beschreven in het ver-zamelen en importeren van instroomgegevens.

Resultaat Het portfolio van een deelnemer is geëxporteerd in een standaardformaat (informa-tiestandaard), zodat het door een andere instelling kan worden geïmporteerd.

Frequentie Bij uitschrijving van elke deelnemer.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Exporteren portfolio

Naar use case

Exporteren portfolio

Van use case

Uitschrijven

Overige opmerkingen een export kan zijn: - Een bestand via een digitaal medium. (CD-ROM, DVD, USB-stick, etc.) - gegevens worden digitaal uitgewisseld via een netwerk. (onderwijsinstelling a

verstuurd het bestand via bv. de mail naar onderwijsinstelling B) - een tussenorganisatie beheert de gegevens en wisselt uit.

dit alles natuurlijk na toestemming van de deelnemer, deze is de eigenaar.


Activiteitendiagram

Functies- exporteren portfolio

AANVRAGEN ExAMEN

De deelnemer vraag een examenonderdeel aan van een kwalificatiedossier/uit-stroomprofiel. De deelnemer toont aan dat hij klaar is voor examinering.

Use caseAanleiding - De deelnemer geeft aan dat hij een examen(onderdeel) wil afleggen voor een

bepaald kwalificatiedossier/uitstroomprofiel binnen een specifieke taxonomie, al dan niet in combinatie met een aanvullende certificering. Een dergelijke aanvraag komt meestal voort uit het adviesgesprek van de begeleider met de deelnemer, middels de Werkopdracht aanvragen examenonderdeel.


- de deelnemer levert (een verzameling gebundelde) producten uit zijn portfolio ter summatieve beoordeling beschikbaar, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio.

- de onderwijsorganisatie onderzoekt of een deelnemer in aanmerking komt voor

kwalificering of certificering.

- er moet een eVc beoordeling plaatsvinden, middels de Werkopdracht aanvragen eVc-beoordeling.

- de onderwijsinstelling vraagt voor één of meerdere deelnemers collectief een exa-

men aan (vooral van toepassing op VMBO en VAVO onderwijs)

Actoren - deelnemer - Begeleider

Doel Het starten van een examenprocedure. dat kan zijn: - regulier examen met beschreven opdracht - Portfoliobeoordeling, mogelijk met als doel een eVc rapportage

Beschrijving acties - aanvragen examen

de deelnemer vraagt het examen aan. dit kan plaatsvinden als gevolg van de afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek met zijn begeleider, middels de Werkopdracht aanvragen examenonderdeel. in dat geval heeft de deelnemer aangetoond dat hij gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve peilstok). de deelnemer kan ook een examen (of eVc beoordeling) aanvragen door produc-ten uit zijn portfolio beschikbaar te stellen middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio.

- collectief aanvragen examen

Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens niet door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. de begeleider bepaalt welke deelnemers gereed zijn voor examinering. de examens worden vervolgens collectief aangevraagd voor deze hele groep.


- controleren aanvraag examen de onderwijsorganisatie controleert of de deelnemer is ingeschreven op de juiste taxonomie voor het gewenste examen en indien van toepassing voldoet aan de ei-sen voor aanvullende certificering. Waar nodig wordt gecontroleerd of de deelne-mer gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve peilstok). dit kan leiden tot goedkeuring of afkeuring van de aanvraag. in het geval dat de aanvraag is goedgekeurd, wordt aangegeven binnen welk tijdsbestek het examen zal plaatsvinden.

- opnemen in begeleidingsdossier de aanvraag en de eventuele goed- of afkeuring wordt in het begeleidingsdossier vastgelegd.

Resultaat - goedgekeurde of afgekeurde aanvraag voor een examen(onderdeel) - in gang zetten van het ontwikkelen of beschikbaar stellen van een

examen(onderdeel) middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen

Frequentie Per deelnemer plm. 5x gedurende de gehele studieloopbaan.

Werkopdrachten


Aanvragen examenVerzamelen en delenproducten

Naam werkopdracht

Aanvragen EVC-beoordeling

Naar use case

Aanvragen examen

Van use case

Onderwijsintake

Aanvragen examenonderdeel Aanvragen examenAdviesgesprek

Beschikbaar stellen examen Beschikbaar stellenexamen

Aanvragen examen


Activiteitendiagram

Functies- registreren aanvraag examen - raadplegen formatieve peilstok - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Beschikbaar stellen producten in portfolio


BESCHIkBAARSTELLEN ExAMEN

De onderwijsorganisatie ontwikkelt een examenopdracht en/of beoordelingsmodel. In het geval van een EVC rapportage/portfoliobeoordeling gaat het alleen om het beoordelingsmodel.

Use caseAanleiding de aanvraag voor een examen(onderdeel) of eVc rapportage is gehonoreerd en middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen is het beschikbaar stellen van het examen(onderdeel) in gang gezet.

Actoren - de deelnemer - de examencommissie - examenbureau (of diens gedelegeerden)

Doel er wordt een formeel vastgesteld examen beschikbaar gesteld dat aansluit bij de aanvraag van de betreffende deelnemer. in het geval van een eVc rapportage/ portfoliobeoordeling gaat het alleen om het beoordelingsmodel.

Beschrijving acties - formuleren opdracht voor ontwikkeling examen • de deelnemer geeft zijn wensen aan m.b.t. de vorm en uitvoering van het

examen. deze worden vastgelegd in zijn begeleidingsdossier • de onderwijsorganisatie controleert of er op grond van het zorgdossier speciale

eisen gesteld moeten worden aan het examen; • de onderwijsorganisatie controleert, indien van toepassing, de eisen voor aan-

vullende certificering; op basis van deze informatie is er een compleet beeld van het examen(onderdeel) dat beschikbaar gesteld moet worden.

- aanleveren bewijsmateriaal de deelnemer draagt, wanneer van toepassing, het bewijsmateriaal aan, bijvoor-beeld in het portfolio (bevroren producten).

- constructie examen(onderdeel)

de instelling kan op verschillende manieren het examenonderdeel daadwerkelijk beschikbaar stellen:


• de deelnemer kan zijn examenopdracht formuleren, of: • de onderwijsorganisatie koopt een examen in, of: • de onderwijsorganisatie stelt beoordelingsmodel ter beschikking of ontwikkelt

dit (eVc procedure/portfoliobeoordeling), of: • de onderwijsorganisatie stelt een bestaand examen ter beschikking of ontwik-

kelt een examen.

- Vaststellen examen(onderdeel) de examencommissie stelt het examen vast. Wanneer het examenproduct/beoorde-lingsmodel wordt afgekeurd wordt het opnieuw ter constructie aangeboden.

- Plaatsen examen(onderdeel) in de onderwijscatalogus de onderwijsorganisatie plaatst het examen, inclusief metadatering, in de onder-wijscatalogus (als het er nog niet in staat).

Resultaat - Het examen is beschikbaar (ontwikkeld, ingekocht of een reeds ontwikkeld exa-

men klaargezet cq. aangepast) en vastgesteld. - Het daadwerkelijk organiseren van het examen wordt in gang gezet middels de

Werkopdracht organiseren examen

Frequentie Per deelnemer plm. 5x tijdens zijn studieloopbaan.

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Beschikbaar stellen examen

Naar use case


Van use case

Aanvragen examen

Organiseren examen Organiseren examenBeschikbaar stellen examen


Activiteitendiagram

Functies- registreren aanvraag examen - raadplegen onderwijscatalogus - Plaatsen product in onderwijscatalogus


ORGANISEREN ExAMEN

De deelnemer op de hoogte brengen van de eisen en beoordelingscriteria. Borging dat uitgevoerde examens voldoen aan de eisen.

Use caseAanleiding een examen is aangevraagd en beschikbaar gesteld. nadat het examen beschikbaar is gesteld, is het organiseren van het examen in gang gezet middels de Werk- opdracht organiseren examen

Actoren - examenbureau en/of - examinator en/of - assessor - deelnemer

Doel Voorwaarden scheppen voor het kunnen uitvoeren van een examen.

Beschrijving acties - Koppelen examenproduct aan deelnemer

in Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel zijn examenproducten beschikbaar gesteld en vastgelegd in de onderwijscatalogus. Het juiste product moet worden geselecteerd. Hierbij moet rekening gehouden worden met de in-houd van het zorgdossier van de deelnemer, omdat daarin mogelijke beperkingen of aanvullende informatie zijn vermeld (bijvoorbeeld een rugzakje) die de keuze van het juiste onderwijsproduct (mede) bepalen.

- informeren deelnemer de deelnemer wordt geïnformeerd over het examen. Het gaat hierbij over infor-matie m.b.t. het examenreglement, de concrete uitvoering van het examen en de eisen die t.a.v. het examen worden gesteld.

- aanvullende wensen deelnemer de deelnemer kan aanvullende wensen kenbaar maken, waarmee in de organi-satie van het examen rekening kan worden gehouden. deze aanvullende wensen worden vastgelegd in het begeleidingsdossier. dit kunnen wensen zijn met betrek-king tot de examenlocatie, tijdstip of omgeving voor het examen.


- Aanvullende randvoorwaarden stage/BPV-bedrijf Ook het BPV-bedrijf kan aanvullende eisen stellen aan het examen.

- invullen randvoorwaarden Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd, rekening houdend met de wensen van de deelnemer en de randvoorwaarden van het BPV-bedrijf, bijvoor-beeld:

• minimaal 2 assessoren/examinatoren toewijzen • Bepalen van tijd en geschikte omgeving voor het examen • Vaststellen van de te gebruiken exameninstrumenten • communicatie met alle betrokkenen (deelnemer, assessor, bedrijf/examenlocatie) • inrichting examenlocatie • exameninstructie voor deelnemer en assessor • is er een aangepast examen nodig? • Zijn de deelnemerwensen gehonoreerd?

- Plaatsen examenproduct in arrangement Het geselecteerde examenproduct, inclusief alle wensen, randvoorwaarden en benodigde middelen, wordt in het arrangement van de deelnemer geplaatst. dit betekent dat het examen zal worden geroosterd (mogelijk is de exacte datum al bekend, maar dat hoeft niet).

Resultaat - de betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van de eisen en beoordelingscriteria. - er is geborgd dat het examen voldoet aan alle eisen. - Het examen kan worden uitgevoerd conform het examenreglement en het kwalifi-

catiedossier, middels de Werkopdracht uitvoeren examen

Frequentie …

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Organiseren examen

Naar use case

Organiseren examen

Van use case


Uitvoeren examen Uitvoeren examenOrganiseren examen


Activiteitendiagram

Functies- registreren aanvraag examen - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen arrangement (onderwijslogistiek)


UITVOEREN ExAMEN

Een examen is ontwikkeld en georganiseerd en kan worden uitgevoerd. De bewijsmap wordt door de deelnemer gevuld met bewijsmateriaal. Deze bewijs-map krijgt een plaats in het portfolio en wordt daar ‘bevroren’. Dit kan een iteratief proces zijn waarbij de examinatoren de vulling bewaken en de deelnemer hierin sturen. Dit proces moet door het systeem worden ondersteund.

Het examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder ver-antwoordelijkheid van de onderwijsinstelling. Tijdens of na de uitvoering (conform examenreglement) vindt de beoordeling plaats met als resultaat een examenrap-portage dan wel een EVC rapportage. Deze rapportage is opgesteld in termen van de taxonomie.

Use caseAanleiding er is een examen georganiseerd en alle betrokkenen zijn geïnformeerd m.b.t. tijd en plaats van het examen. de uitvoering van het examen is geïnitieerd middels de Werkopdracht uitvoeren examen.

Actoren - de deelnemer - een betrokken bedrijf - minimaal 2 examinatoren

Doel Bepalen of de deelnemer aan de kwalificatie-eisen van het betreffende examen voldoet.

Beschrijving acties - Vullen bewijsmap of uitvoeren examenopdrachten

De deelnemer toont aan dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet door:

• in zijn portfolio een bewijsmap samen te stellen en deze ter beoordeling aan te bieden

• de examenopdrachten uit te voeren zodat deze beoordeeld kunnen worden


- controleren, beoordelen, uitdagen de aangeleverde bewijsmap, of de uitgevoerde examenopdracht wordt gecontro-leerd en beoordeeld. Mogelijk geeft ook een betrokken BPV-bedrijf feedback. Het is mogelijk dat de deelnemer de mogelijkheid krijgt om met deze beoordeling iets te doen, bijvoorbeeld producten in zijn bewijsmap aan te passen of (een deel van) de examenopdracht opnieuw te doen. een dergelijke beoordeling kan verschillende vormen hebben, bijvoorbeeld:

• observatie van het proces • criteriumgericht interview (bij eVc-/portfoliobeoordeling) • Beoordeling product(en) (bij EVC-/portfoliobeoordeling uit het portfolio)

- Beoordelen bewijsmap of examenopdracht uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt een procesverslag gemaakt. uiteindelijk wordt er een summatief resultaat toegekend. Het resultaat wordt opgenomen in het begeleidingsdossier en de uiteindelijke examen- of eVc-rapportage wordt opgemaakt. Het summatieve resultaat wordt toegevoegd aan het examendossier van de deelnemer middels de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier.

- afronding met deelnemer eventuele opmerkingen of klachten van de deelnemer worden geregistreerd in het begeleidingsdossier. onregelmatigheden met betrekking tot de geldende procedu-res worden gemeld bij, en afgehandeld door de examencommissie. de deelnemer wordt gevraagd een akkoordverklaring voor wat betreft de procedure in te vullen.

- Bevriezen bewijsmap voor portfolio De definitieve producten in de bewijsmap worden als bevroren product beschik-baar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van de deelnemer, inclusief het daarbij behaalde summatieve resultaat, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio

Resultaat - Het examen is uitgevoerd door de deelnemer, onder verantwoordelijkheid van de

onderwijsinstelling. - de beoordeling heeft plaatsgevonden conform het beoordelingsprotocol behorend

bij het examen. - deze beoordeling wordt vastgelegd in de vorm van een examenrapportage dan

wel een eVc rapportage, door middel van de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier in het examendossier geplaatst.


Frequentie ongeveer 5x per studieloopbaan per deelnemer

Werkopdrachten

Summatief resultaat inexamendossier

Registreren van summatieveresultaten

Uitvoeren examen

Naam werkopdracht

Uitvoeren examen

Naar use case

Uitvoeren examen

Van use case

Organiseren examen


Uitvoeren examenVerzamelen en delenproducten


Opnemen bevroren productenUitvoeren examen


Activiteitendiagram

Functies- Beschikbaar stellen producten in portfolio - raadplegen producten in portfolio - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Plaatsen beoordeelde producten in portfolio


PLAATSEN SUMMATIEF RESULTAAT IN ExAMENDOSSIER

Deze use is een nadere uitwerking van de use case Registreren van summatieve re-sultaten in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort beschre-ven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden.Er is een EVC rapportage of een Examenrapportage en op basis hiervan moeten summatieve resultaten worden toegevoegd aan het examendossier.

Use caseAanleiding er wordt een eVc rapportage of een examenrapportage (resultaat van uitvoeren exa-men) aangeboden middels de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier.

Actoren - examinator (regulier examen) - de deelnemer (eVc rapportage) - examenbureau

Doel - toevoegen summatieve resultaten aan het examendossier.

Beschrijving acties - aanleveren examen- of eVc-rapportage

als het examen binnen de instelling is uitgevoerd, biedt de examinator, na beoor-deling van het examen, de examen- of eVc-rapportage aan. ook kan de deelne-mer een elders afgegeven eVc-rapportage aanbieden.

- controleren geldigheid Het examenbureau controleert de geldigheid van de afgegeven examen- of eVc-rapportage. Wanneer de geldigheid is vastgesteld wordt het summatieve resultaat in het examendossier vastgelegd.

- archivering bewijsstukken de eVc bewijsstukken of examenrapportage worden in het begeleidingsdossier geplaatst. de examinator of het examenbureau archiveert het examenresultaat inclusief onderbouwingen, zoals:

• namen examinatoren • observatieverslag(en) • Het geleverde product/dienst en/of een beschrijving daarvan • Reflectieverslag


Het archiveren van de examenproducten zelf geschiedt binnen het portfolio. de examenproducten worden in het portfolio bevroren; dit heeft al plaatsgevonden vóór het examen, zie uitvoeren examen. Het examendossier moet wettelijk 30 jaar bewaard blijven. de examenbeschei-den en -onderbouwingen hoeven maar een half jaar bewaard te worden.

- Vaststellen recht op diplomering Het systeem controleert of aan de eisen voor diplomering is voldaan, voor de spe-cifieke uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. Om dit te bepalen wordt de criteriumbank geraadpleegd middels de Werkopdracht summatieve peilstok. als blijkt dat de deelnemer alle summatieve resultaten heeft behaald voor diplome-ring, dan wordt middels de Werkopdracht diplomeren de diplomering gestart.

Resultaat - Het behaalde summatieve resultaat is geplaatst in het examendossier - de onderliggende bewijsstukken zijn toegevoegd aan het begeleidingsdossier - er heeft een controle plaatsgevonden op het recht op diplomering, en indien van

toepassing is de diplomering in gang gezet middels de Werkopdracht diplomeren

Frequentie max 5x keer per studieloopbaan.

Werkopdrachten

Diplomerenportfolio Kwalificeren vanuit dedeelnemer/opleiding


Naam werkopdracht

Summatief resultaat inexamendossier

Naar use case


Van use case

Uitvoeren examen

Summatieve peilstok Beschikbaar stellenpeilstokmeting


Overige opmerkingen aanleiding: er is een summatief resultaat behaald voor een examen of eVc/portfo-lio beoordeling actoren: de assessor/examinator resultaat: een examenonderdeel wordt in het examendossier geplaatst. Het onder-deel komt overeen met de onderdelen van het examenplan en worden tevens in de Krd opgenomen.


Activiteitendiagram

Functies- Vastleggen summatieve resultaten - raadplegen summatieve peilstok

DIPLOMEREN

Deze use is een nadere uitwerking van de use case Kwalificeren vanuit de deel-nemer/opleiding in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort beschreven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden.

Use caseAanleiding Het systeem heeft gesignaleerd dat het examendossier compleet is (alle summatie-ve resultaten voor het beoogd diploma zijn behaald), nadat er een positief resultaat is toegevoegd aan het examendossier. op basis daarvan is de diplomering in gang gezet middels de Werkopdracht diplomeren.


Actoren - examenbureau - examencommissie

Doel Het uitreiken van een diploma.

Beschrijving acties - laatste controle

Er vindt een laatste controle plaats op de aanspraak op een diploma, certificaat of verklaring op basis van de gegevens in het begeleidingsdossier en de summatieve resultaten in het examendossier. mogelijk wordt hierbij de criteriumbank geraad-pleegd om het recht op een diploma te verifiëren.

- genereren diploma Het diploma, certificaat of de verklaring wordt daadwerkelijk (fysiek) aangemaakt.

- uitreiken diploma Het diploma, certificaat of de verklaring wordt uitgereikt aan de deelnemer, en ondertekend door de deelnemer.

- archiveren en opschonen Een getekende kopie van het diploma, certificaat of de verklaring wordt gearchi-veerd. niet opgehaalde diploma’s worden ook gearchiveerd, en er wordt contact opgenomen met de deelnemer. indien er voor de deelnemer geen andere verbintenissen actief zijn, zal hij de instelling verlaten. Het uitschrijven wordt in gang gezet middels de Werkopdracht uitschrijven na diplomering indien de deelnemer de instelling verlaat wordt een deel van de gegevens in het begeleidingsdossier of examendossier geschoond, voor zover dat wenselijk is en is toegestaan.

Resultaat Het diploma is uitgereikt en gearchiveerd

Frequentie normaalgesproken 1x per studieloopbaan per deelnemer.


Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Diplomeren

Naar use case

Kwalificeren vanuit dedeelnemer/opleiding

Van use case


Uitschrijven na diplomering UitschrijvenKwalificeren vanuit dedeelnemer/opleiding

Activiteitendiagram

Functies- raadplegen summatieve peilstok - aanmaken diploma


RAADPLEGEN DEELNEMERGEGEVENS

een generieke raadpleegfunctie waarmee een breed overzicht kan worden verkre-gen van alle relevante deelnemergegevens. dit omvat dus o.a. de administratieve gegevens, het begeleidingsdossier, het examendossier en het zorgdossier.

Ondersteunt use cases- onderwijsintake • raadplegen beschikbare informatie

- opstellen plan en begeleiding komende periode • opstellen PoP • opstellen PaP • Bepalen begeleiding komende zorg • Bepalen extra zorg

- monitoren voortgang deelnemer • raadplegen begeleidingsdossier

DoelVerkrijgen van een volledig beeld van de administratieve en begeleidingsgegevens van een bepaalde deelnemer.

korte beschrijvingdeze functie geeft een totaalbeeld van de gegevens van een deelnemer, bestaande uit. - administratieve gegevens (persoonlijke gegevens, gegevens van de aanmelding,

intake en/of inschrijving) - leerloopbaan (afgenomen onderwijs, aanwezigheid) - examendossier (summatieve resultaten, eVc’s, diploma’s) - Begeleidingsdossier (Formatieve resultaten, incidenten, houding en gedrag) - Zorgdossier (medische, psychische en sociale gegevens)

Voor elke categorie van de hier genoemde gegevens gelden aparte autorisaties. de gebruiker moet over de juiste autorisaties beschikken om het betreffende deel van de gegevens te kunnen inzien.

FUNCTIES


RAADPLEGEN ONDERwIjSCATALOGUS

dit is een breed toepasbare functie waarmee de onderwijscatalogus kan worden geraadpleegd om onderwijsproducten te zoeken, tonen en te selecteren.

Ondersteunt use cases- intake

- formuleren leervraag • Zoeken passend aanbod in onderwijscatalogus

- onderwijsintake • inventariseren mogelijke onderwijsproducten

- Beoordelen en registreren competenties en kennis • Beoordelen portfolio / toets

- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel • Beslissen inkopen, ontwikkelen of hergebruiken • selecteren bestaand examen uit onderwijscatalogus

- Beheren BPV plaats • Registreren BPV plaats

- BPV-matching • selecteren gearrangeerd onderwijsproduct • Bepalen zoekopdracht BPV plaats • Selecteren voorstellen BPV plaatsen

DoelHet om uiteenlopende reden zoeken, tonen en selecteren van onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus.

korte beschrijvingdit betreft een generieke zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie. deze functie werkt op hoofdlijnen als volgt. De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context van waaruit deze functie wordt aangeroepen. grofweg zijn er drie belangrijke zoek-ingangen:


- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalifica-tiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. de zoekop-dracht betreft dan alle onderwijsproducten die binnen die betreffende tak van de taxonomie vallen

- de situatie van een deelnemer. dit houdt in dat de situatie van een concrete deel-nemer het vertrekpunt is. de zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie tot zijn verbintenisgebied en de reeds door de deelnemer afgenomen onderwijsproducten.

- Zoekcriteria. dit houdt in dat op elke gewenste metadateringsveld of een com-binatie van velden zoekcriteria kunnen worden gedefinieerd. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten die aan die criteria voldoen.

Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met als resultaat een lijst met geselecteerde onderwijsproducten. als de zoekopdracht geen, of zeer weinig resultaten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken, waarbij wordt gezocht naar suggesties of alternatieven door ook producten te tonen die niet aan alle zoekcriteria voldoen. Vervolgens kan de lijst met geselecteerde onderwijsproducten op verschillende manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek gewenst onderwijsproduct daaruit worden geselecteerd. Het tonen en selecteren kan op de volgende manieren. - sorteren op relevantie in relatie tot de zoekcriteria. de onderwijsproducten die het

best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan - sorteren op een of meerdere metadatavelden - Weergeven in de taxonomiestructuur. de onderwijsproducten worden getoond

in de structuur van de taxonomie, bijvoorbeeld geordend per kwalificatiedossier, daarbinnen per werkproces etc.

- Weergeven in de hiërarchie van de onderwijscatalogus door gebruik te maken van de aggregatieniveaus. aanvankelijk wordt alleen het hoogste aggregatieniveau getoond. de lagere aggregatieniveaus kunnen vervolgens getoond worden in een soort mappenstructuur die kunnen worden uitgeklapt.

de functie biedt de mogelijkheid om één of meerdere getoonde onderwijsproduc-ten te selecteren. Hiertoe wordt er een aparte lijst bijgehouden van geselecteerde onderwijsproducten. deze geselecteerde onderwijsproducten kunnen worden mee-genomen naar de functie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar verder kunnen worden gebruikt.


VASTLEGGEN RESULTATEN INTAkE

dit betreft het vastleggen van de resultaten van de intake, voor zover dat niet di-rect in de administratieve gegevens of het begeleidingsdossier een plek heeft.

Ondersteunt use cases- onderwijsintake • inventariseren wensen deelnemer • inventariseren mogelijkheden deelnemer • formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen onderwijsproducten of eVc

DoelVastleggen van de resultaten van de (onderwijs)intake

korte beschrijvingFunctie waarin de specifieke resultaten van de intake kunnen worden vastgelegd. - de wensen van de deelnemer - de in het intakegesprek vastgestelde mogelijkheden van de deelnemer - opsomming van relevante onderwijsproducten, waaronder in veel gevallen een

startonderwijsproduct en eventueel een eVc-beoordeling

AANVRAGEN EVC-BEOORDELING

Dit is een specifiek vorm van het aanvragen van een examen.

Ondersteunt use cases- onderwijsintake • formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen producten of eVc

DoelHet in gang zetten van een eVc-procedure

korte beschrijvingdeze functie registreert de aanvraag voor een eVc-beoordeling, bestaande uit: - gegevens deelnemer - Verwijzing naar relevant onderwijsproduct of (als er geen passend product van het

type eVc-beoordeling is) de taxonomiecode waarvoor een eVc-beoordeling wordt gevraagd

- opsomming van, en verwijzing naar de bewijsstukken


OPNEMEN DOCUMENTEN IN BEGELEIDINGSDOSSIER

dit is een generieke functie om documenten, bijvoorbeeld een PoP of PaP toe te voegen aan het begeleidingsdossier van een deelnemer.

Ondersteunt use cases- opstellen plan en begeleiding komende periode • opstellen PoP • Vaststellen PoP • opstellen PaP • Vaststellen PaP

DoelHet opnemen van een document in het begeleidingsdossier

korte beschrijvingaan het begeleidingsdossier van elke deelnemer kan een verzameling documenten worden gekoppeld. aan elk document wordt een verzameling metadata gekoppeld, waaronder datum/tijd, auteur, status (concept, vastgesteld etc.) en een type docu-ment (zoals PoP, PaP etc.)

documenten kunnen met deze functie worden geplaatst en opgevraagd. ook kan er een nieuwe versie van een bestaand document worden geplaatst, of de metadata van een bestaand document worden gewijzigd.

deze documenten worden in een gestandaardiseerde mappenstructuur aan het dossier gekoppeld. de indeling van deze mappenstructuur is door de instelling te configureren.

VASTLEGGEN AFSPRAkEN EN ACTIES IN BEGELEIDINGSDOSSIER

een belangrijk onderdeel van het begeleidingsdossier is het vastleggen van de afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt, de acties die de deelnemer, begelei-der of anderen moeten gaan ondernemen. de maatregelen die de instelling neemt m.b.t. de betreffende deelnemer en de signalen die richting de begeleiding worden afgegeven.


Ondersteunt use cases- opstellen plan en begeleiding komende periode • doorverwijzen naar 2e lijns zorg • Vaststellen benodigde begeleiding • maken vervolgafspraken

- monitoren voortgang deelnemer • conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute

- adviesgesprek voeren • Beslissen over te nemen vervolgacties

- registreren incidenten • Beoordelen noodzakelijke escalatie • Beslissen over noodzakelijke maatregelen • maken vervolgafspraken

- registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag • Beoordelen noodzakelijke actie

- Beoordelen en registreren competenties en kennis • Beoordelen of direct actie noodzakelijk is • signaleren noodzakelijke actie

- aanvragen examen • opnemen aanvraag in begeleidingsdossier

- organiseren examen • Kenbaar maken aanvullende wensen

- uitvoeren examen • controleren, beoordelen, uitdagen • leveren feedback • opnemen in begeleidingsdossier

DoelVastleggen en bewaken van gemaakte afspraken, geïnitieerde/geplande acties, genomen maatregelen en het opvolgen van signaleringen.


korte beschrijvingdeze functie maakt het mogelijk om in het begeleidingsdossier van een deelnemer een lijst te onderhouden met de volgende typen acties/afspraken.

- acties dit zijn concrete acties die door de deelnemer, docent, begeleider of anderen moeten worden uitgevoerd in relatie tot (de begeleiding van) de betreffende deel-nemer.

- afspraken dit zijn concrete afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt.

- maatregelen dit zijn maatregelen die de instelling, docent of begeleider hebben genomen, bijvoorbeeld naar aanleiding van incidenten of problemen in de houding of het gedrag van de deelnemer.

- signaleringen dit zijn signaleringen, doorgaans van docenten, die in de begeleiding dienen te worden opgevolgd.

deze functie heeft de structuur van een takenlijst, waarin ook een eigenaar, begin/einddata, status etc. kan worden aangegeven.

ANALySEREN SITUATIE DEELNEMER

om de begeleiding te ondersteunen bij het vroegtijdig herkennen van problemen, kan middels deze functies een aantal verbanden worden gelegd die duiden op een probleem dat in de begeleiding aandacht behoeft.

Ondersteunt use cases- monitoren voortgang deelnemer • raadplegen begeleidingsdossier

DoelVroegtijdig signaleren van (veel voorkomende) situaties en problemen die begelei-dingsaandacht vragen.


korte beschrijvingdeze functie voert een aantal analyses uit op de gegevens van de deelnemer, en le-vert daarvan een rapportage. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de volgende analyses: - aanwezigheidpercentage overschrijdt een bepaalde minimumwaarde - ziekteverzuim overschrijdt een bepaald percentage - trendbreuk in resultaten, aanwezigheid, voortgang of ziekte - grote afwijking t.o.v. het gemiddelde in resultaten, aanwezigheid, voortgang of

ziekte

RAADPLEGEN FORMATIEVE PEILSTOk

deze functie levert een “stand van zaken”-rapportage, en een advies voor leerroute op voor een aantal summatieve toetsen. de vorderingen van een deelnemer worden op een inzichtelijke manier gepresenteerd, en er wordt een overzicht gegeven van relevante en geadviseerde onderwijsproducten in relatie tot de betreffende summa-tieve toets(en).

Ondersteunt use cases- monitoren voortgang deelnemer • raadplegen peilstok formatieve resultaten - Peilstok hanteren formatieve resultaten • Verzamelen gegevens • genereren rapportage stand van zaken • genereren advies mogelijke leerroute(s)

- inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstok-meting

• inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot competenties en examinering m.b.v. formatieve peilstok

- aanvragen examen • controleren rechtvaardiging aanvraag

Doelinzicht geven in de vorderingen en de geadviseerde leerroute in relatie tot een beoogde summatieve toets.


korte beschrijvingdeze functie bestaat uit twee deelfuncties: - rapportage “stand van zaken” - advies leerroute

Beide deelfuncties kunnen worden uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een of enkele beoogde summatieve toetsen.

rapportage stand van zaken de rapportage “stand van zaken” komt als volgt tot stand: - selecteren relevante summatieve toets(en). de gebruiker maakt deze keuze. - Verzamelen van alle formatieve resultaten van de deelnemer, die relevant zijn

voor de betreffende summatieve toets(en) - structureren van de verzamelde formatieve resultaten langs een beoordelings-

systematiek. op basis van deze beoordelingssystematiek kunnen de formatieve resultaten worden afgebeeld op een schaal en/of worden ingedeeld in groepen. de schaal kan procentueel zijn t.o.v. een eindtotaal, of een schaal van complexiteits-klassen. de groepen kunnen bijvoorbeeld competenties, werkprocessen e.d. zijn.

- Weergeven van de gestructureerde formatieve resultaten in een rapportage

advies leerroute de geadviseerde leerroute wordt op hoofdlijnen als volgt opgesteld. - de gestructureerde formatieve resultaten worden afgezet tegen het totaal aan

beschikbare onderwijsproducten dat relevant is voor de betreffende summatieve toets

- er wordt een keuze gemaakt uit het totaal aan beschikbare onderwijsproducten, door een aantal (bedrijfs- of ervarings)regels toe te passen

- de geadviseerde leerroute(s) worden weergegeven in een rapportage


RAADPLEGEN SUMMATIEVE PEILSTOk

deze functie geeft inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een specifieke uitstroom.

Ondersteunt use cases- monitoren voortgang deelnemer • raadplegen peilstok summatieve resultaten

- inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstok-meting

• inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve peilstok

- Plaatsen summatief resultaat in begeleidingsdossier • Vaststellen recht op diplomering

- diplomeren • uitvoeren laatste controle

DoelVerkrijgen van inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom.

korte beschrijvingDeze functie wordt uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een specifiek be-oogde uitstroom. de functie werkt op hoofdlijnen in de volgende stappen. - Verzamelen van alle relevante summatieve resultaten van de betreffende deelne-

mer. Het gaat hier om de summatieve resultaten die (in de taxonomie) relevant zijn voor de beoogde uitstroom

- toepassen van de regels in de criteriumbank voor de betreffende uitstroom op de behaalde summatieve resultaten

- Bepalen van de nog te behalen summatieve resultaten; dit kunnen verschillende routes zijn om met de reeds behaalde summatieve resultaten de kwalificatie voor de uitstroom te behalen

- Weergeven van de route(s) van nog te behalen summatieve resultaten in een rap-portage


VASTLEGGEN ADVIES IN BEGELEIDINGSDOSSIER

naast de acties, afspraken en documenten in het begeleidingsdossier, is ook het advies van de begeleider m.b.t. de te volgen leerroute een belangrijk onderdeel van het begeleidingsdossier. na het monitoren van de voortgang of het adviesgesprek kan er zo’n advies ontstaan.

Ondersteunt use cases- monitoren voortgang deelnemer • conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute

DoelVastleggen van de geadviseerde leerroute.

korte beschrijvingin deze functie kan de geadviseerde leerroute in het begeleidingsdossier worden opgenomen. deze functie biedt de mogelijkheid om een geadviseerde leerroute op een van de volgende manieren vast te leggen: - een tekstuele beschrijving van het advies m.b.t. de te volgen leerroute - overnemen van de resultaten uit de functie Raadplegen formatieve peilstok. dit

is een verzameling onderwijsproducten, met eventueel een onderlinge volgorde. deze lijst met onderwijsproducten kan nog worden aangepast door producten toe te voegen of te verwijderen.

- selecteren van een aantal relevante onderwijsproducten in een bepaalde onderlin-ge volgorde. Hierbij moet gekozen kunnen worden voor producten van een hoog aggregatieniveau.

VASTLEGGEN INCIDENTEN IN BEGELEIDINGSDOSSIER

met behulp van deze functie kunnen incidenten die zich voordoen in het primair proces worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de deelnemer.

Ondersteunt use cases- registreren incidenten • registreren incident

Doeleenduidige registratie van incidenten


korte beschrijvingfunctie waarin een incident kan worden geregistreerd, gekoppeld aan het bege-leidingsdossier van de deelnemer(s) die het betreft. Het volgende kan worden geregistreerd. - registrant - deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft - andere betrokkenen - datum, tijd en locatie van het incident - toelichting / omschrijving van het incident - omschrijving vervolgactie(s) - type incident (gestandaardiseerde typering van incidenten, door de instelling te

definiëren)

eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer(s) worden apart vastgelegd in de functie Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier

VASTLEGGEN ONDERwIjSGERELATEERDE HOUDING EN GEDRAG

met behulp van deze functie kunnen waarnemingen omtrent de onderwijsgerela-teerde houding en gedrag worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de deelnemer.

Ondersteunt use cases- registratie onderwijsgerelateerde houding en gedrag • registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag

Doeleenduidige registratie van waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde hou-ding en gedrag.

korte beschrijvingfunctie waarin waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde houding en gedrag kunnen worden geregistreerd, gekoppeld aan het begeleidingsdossier van de deel-nemer die het betreft. Het volgende kan worden geregistreerd. - registrant - deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft - type waarneming (gestandaardiseerde typering van waarnemingen, door de

instelling te definiëren) - Periode waarop de waarneming betrekking heeft


- onderwijsproduct / activiteit waarop de waarneming betrekking heeft - toelichting / omschrijving van de houding of het gedrag van de deelnemer - omschrijving vervolgactie(s)

eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer worden apart vastgelegd in de functie Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier.

BESCHIkBAAR STELLEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO

deze functies stelt de deelnemer in staat om een verzameling producten in zijn portfolio beschikbaar te stellen ten behoeve van een formatieve of summatieve beoordeling.

Ondersteunt use cases- Beoordelen en registreren competenties en kennis • Beschikbaar stellen toetsmateriaal

- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten • Producten beschikbaar stellen

- opnemen van bevroren producten • Bevroren producten beschikbaar stellen

- opnemen van het PoP & PaP in het portfolio • Beschikbaar stellen POP aan derden • Beschikbaar stellen PAP aan derden

- aanvragen examen(onderdeel) • aanvragen examen(onderdeel)

- uitvoeren examen • Voert examenopdrachten uit / vult bewijsmap

DoelBeschikbaar stellen van producten in het portfolio, bijvoorbeeld ten behoeve van een toets of feedback van docent, begeleider of mededeelnemer.


korte beschrijvingnadat er in het portfolio groepen van producten zijn gemaakt, kan de deelnemer per groep aangeven met wie deze producten gedeeld mogen worden. - selecteren van een groep producten in het portfolio - selecteren van de gebruikers of groepen van gebruikers die toegang krijgen tot de

betreffende groep producten - aangegeven van het autorisatieniveau (inzien, openen, downloaden)

RAADPLEGEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO

met behulp van deze functie kan een beoordelaar de producten die een deelnemer beschikbaar heeft gesteld in zijn portfolio raadplegen.

Ondersteunt use cases- Beoordelen en Registreren competenties en kennis • Beoordelen portfolio / toets - uitvoeren examen • controleren, beoordelen, uitdagen • leveren feedback • Beoordelen bewijsmap

DoelBeoordelen van producten die de deelnemer in zijn portfolio beschikbaar heeft gesteld.

korte beschrijvingdeze functies geef een beoordelaar toegang tot de producten die een deelnemer aan hem ter beschikking heeft gesteld. deze functie kent op hoofdlijnen de vol-gende mogelijkheden. - de beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer - er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor

de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven - de beoordelaar kan een verzameling producten openen, zodat zichtbaar is welke

producten er in zitten - de beoordelaar kan de betreffende producten open, bekijken of downloaden,

afhankelijk van het type product (document, foto etc.) en de autorisaties die de deelnemer aan elk product heeft gekoppeld


VASTLEGGEN FORMATIEVE RESULTATEN

met behulp van deze functie kunnen formatieve resultaten worden vastgelegd.

Ondersteunt use cases- Beoordelen en registreren competenties en kennis • Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct

Doelinzicht in de vorderingen van de deelnemer, door de resultaten van formatieve toetsing vast te leggen.

korte beschrijvingmiddels deze functie kan een formatief resultaat worden geregistreerd. dit vindt op hoofdlijnen als volgt plaats. - selecteren deelnemer

- selecteren onderwijsproduct. dit kan een product zijn van het type formatieve toets, maar het kan ook een ander onderwijsproduct zijn. Bij het selecteren van het onderwijsproduct kan de metadata van dat product gecontroleerd worden, bijvoorbeeld op de verwijzing naar de taxonomie en de competenties waaraan het product gekoppeld is.

- Vastleggen resultaat bij het geselecteerde onderwijsproduct, voor de betreffende deelnemer, op een van de volgende manieren

• aan het onderwijsproduct zijn in de betreffende taxonomie geen competenties gekoppeld, of het onderwijsproduct is in de taxonomie op een hoger niveau dan het werkproces (dus kerntaak of hoger) gedefinieerd. In dat geval wordt het formatief resultaat bij het betreffende onderwijsproduct geregistreerd.

• Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een werkproces, waar-bij in de taxonomie aan het werkproces een aantal competenties is gekoppeld. in dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat betrekking heeft op alle onderliggende competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat wordt vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties binnen dat werkproces.

• Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een of een aantal spe-cifieke competenties. In dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat be-trekking heeft op al deze competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat wordt vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties.


PLAATSEN BEOORDEELDE PRODUCTEN IN PORTFOLIO

met behulp van deze functie kan een beoordelaar een verzameling beoordeelde producten met bijbehorend (formatief of summatief) resultaat terugplaatsen in het portfolio van de deelnemer.

Ondersteunt use cases- Beoordelen en registreren competenties en kennis • Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct

- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten • Bevriezen beoordeelde producten

- Beoordelen examen • Beoordelen bewijsmap

DoelBeoordeelde producten aan de deelnemer beschikbaar stellen als bruikbaar bewijs-materiaal.

korte beschrijvingdeze functies geef een beoordelaar toegang tot het portfolio van een deelnemer, om producten die een deelnemer aan hem ter beschikking heeft gesteld te voorzien van het resultaat van de beoordeling. de beoordeling wordt in het portfolio gekop-peld aan een bevroren kopie van de betreffende producten. deze functie kent op hoofdlijnen de volgende mogelijkheden.

- de beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer - er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor

de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven - de beoordelaar kan een verzameling producten selecteren en daarvan een bevro-

ren kopie maken - de beoordelaar kan daar de beoordeling, zoals vastgelegd in Vastleggen forma-

tieve resultaten of Vastleggen summatieve resultaten aan koppelen


REGISTREREN AANVRAAG ExAMEN

met behulp van deze functies kan voor een deelnemer, of groep van deelnemers een examen(onderdeel) (summatieve toetsing) worden aangevraagd.

Ondersteunt use cases- aanvragen examen(onderdeel) • aanvragen examen(onderdeel) • collectief aanvragen examen(onderdeel)

- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel • formuleren opdracht voor ontwikkeling examen

- organiseren examen • Koppelen examen aan deelnemer • invullen randvoorwaarden t.a.v. planning e.d. • Kenbaar maken aanvullende randvoorwaarden

DoelKenbaar maken van de noodzaak/wens om te examineren, en het proces daarvoor in gang zetten.

korte beschrijvingmet behulp van deze functie kan in een aantal stappen de aanvraag voor een exa-men worden geregistreerd. de stappen zijn de volgende.

- selecteren deelnemer(s) • in het geval van een individueel examen of een eVc beoordeling wordt de be-

treffende deelnemer geselecteerd, waarvoor het examen wordt aangevraagd. • in het geval van een collectieve aanvraag voor een groep deelnemers, wordt

een groep van deelnemers samengesteld waarvoor de aanvraag wordt gedaan. - selecteren examenproduct • in het geval het een bestaand examen betreft, dan wordt een bestaand product

van het type summatieve toets uit de onderwijscatalogus geselecteerd. • in het geval er geen bestaand onderwijsproduct geselecteerd kan worden (om-

dat dat niet precies bekend is, of nog niet aanwezig is) wordt de plaats in de taxonomie geselecteerd (bijvoorbeeld de kerntaak) waarop het examen betrek-king heeft.


- registreren aanvullende voorwaarden en wensen • er kunnen aanvullende randvoorwaarden en wensen worden geregistreerd,

zoals de periode of dag waarop het examen dient plaats te vinden, de locatie, stagebedrijf, noodzakelijke faciliteiten, aanwezig gewenste docenten etc.

- registreren opdracht voor ontwikkeling examen • in het geval het examen daadwerkelijk ontwikkeld of aangeschaft dient te

worden, dient een duidelijke specificatie van het gewenste examen te worden opgesteld. mogelijk kan hierin deels verwezen worden naar relevante delen van een kwalificatiedossier, opleidingseisen, prestatie-indicatoren etc.

VASTLEGGEN SUMMATIEVE RESULTATEN

deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem. met behulp van deze functies kunnen summatieve resultaten wordt geregistreerd.

Ondersteunt use cases- Plaatsen summatief resultaat in examendossier • toevoegen summatief resultaat aan examendossier

DoelHet vastleggen van een behaald summatief resultaat.

korte beschrijvingmiddels deze functie kan een behaald summatief resultaat worden geregistreerd, op de volgende manier: - selecteren deelnemer - selecteren onderwijsproduct (van het type summatief resultaat) - Vastleggen behaald summatief resultaat - Vastleggen datum en beoordelaar

deze functie moet de mogelijkheid bieden om voor een groep deelnemers achter-eenvolgens de resultaten vast te leggen op een bepaalde summatieve toets.


AANMAkEN DIPLOMA

deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem deelnemergegevens. mid-dels deze functie wordt het daadwerkelijke diploma aangemaakt.

Ondersteunt use cases- diplomeren • Genereren diploma, certificaat of verklaring

DoelBeschikbaar stellen van formeel kwalificerend document

korte beschrijvingDeze functie genereert het fysieke kwalificeren document, dat kan worden onderte-kend. dit document wordt aangemaakt op basis van een standaard sjabloon.

AANMAkEN PORTFOLIO

met behulp van deze functies kan voor een (meestal net ingeschreven) deelnemer een nieuw, leeg portfolio worden aangemaakt.

Ondersteunt use cases- Het verzamelen en importeren van instroomgegevens • Klaarzetten portfolio

DoelBeschikbaar stellen van de portfolio faciliteit aan een deelnemer.

korte beschrijvingdit is een niet-interactieve functie die wordt gestart als (bijvoorbeeld bij de inschrij-ving) is aangegeven dat voor een bepaalde deelnemer een portfolio beschikbaar gesteld moet worden. deze functie voorziet op hoofdlijnen in het volgende: - aanmaken van het portfolio conform de binnen de instelling geldende structuur - Vullen van het portfolio met de relevante administratieve gegevens die al binnen

de instelling beschikbaar zijn, zoals gegevens over de deelnemer, de inschrijving en de startkwalificatie.


- aanmaken autorisaties, bijvoorbeeld om het portfolio via een deelnemersportaal of open leercentrum te kunnen benaderen. mogelijk is een e-mailadres binnen de school een vereiste, waardoor deze ook moet worden aangemaakt.

- Verzenden notificatie aan deelnemer, bijv. een email, waarin de inloggegevens e.d. bekend worden gemaakt.

IMPORTEREN PORTFOLIO

deze functie maakt het mogelijk om een export van een portfolio bij een andere instelling te importeren.

Ondersteunt use cases- Het verzamelen en importeren van instroomgegevens • importeren bestaand portfolio

Doelmeenemen van een elders opgebouwd portfolio naar de nieuwe instelling.

korte beschrijvingdeze functie gaat uit van het importeren van een portfolio conform geldende inter-nationale (ims e-Portfolio) of nederlandse (e-Portfolio nl) standaarden. de structuur van het portfolio is zodanig, dat de inhoud van volgens deze stan-daarden geëxporteerde porfolio’s, kan worden afgebeeld op de structuur van het portfolio van de instelling.

ONDERHOUDEN GEGEVENS DEELNEMER IN PORTFOLIO

deze functie voorziet in het onderhouden van de deelnemergegevens in het portfolio.

Ondersteunt use cases- Het verzamelen en onderhouden van importeren van instroomgegeven • controleren geïmporteerd portfolio • Verbeteren gegevens

- onderhoud gegevens deelnemer • actualiseren portfolio


Doelactueel houden van de gegevens van de deelnemer in het portfolio.

korte beschrijvingdeze functie biedt de mogelijkheid om, bijvoorbeeld met een aantal tabbladen, de volgende gegevens te raadplegen en te wijzigen. - Persoonlijke gegevens - gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid - onderwijsachtergrond - arbeidsachtergrond - stages - Vrijwilligerswerk - eVc’s

PLAATSEN EN ORDENEN PRODUCTEN IN PORTFOLIO

deze functies stelt de deelnemer in staat om een producten in zijn portfolio op te nemen en te ordenen tot groepen van bij elkaar horende producten.

Ondersteunt use cases- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten • Verzamelen producten • ordenen producten

- opnemen van bevroren producten • ordenen bevroren producten - opnemen van het PoP & PaP in het portfolio • opnemen PoP • opnemen PaP

DoelHet kunnen beheren van producten in het portfolio.

korte beschrijvingmet behulp van deze functie kan de deelnemer de volgende acties uitvoeren: - Het plaatsen van een product in zijn portfolio, op een van de volgende manieren • Het (elektronische) product (document, foto etc.) uploaden naar het portfolio • een nieuwe versie van een bestaand product te uploaden


• een verwijzing naar een externe locatie op te nemen (een url) • een tekstuele beschrijving te maken van het product

- Het definiëren van metadata van het product • auteur(s) • naam, omschrijving • datum / periode waar het product betrekking op heeft c.q. is gemaakt • Vindplaats van een bijbehorend fysiek product • onderwijsproduct(en) waar het product betrekking op heeft

- Bekijken van opgenomen producten • doorlopen van een gesorteerde lijst • Zoeken op metadata velden • Producten openen of downloaden

- ordenen van opgenomen producten • groep / map aanmaken van producten • Producten selecteren en deze in de map plaatsen

ExPORTEREN PORTFOLIO

deze functie maakt het mogelijk om een portfolio van een deelnemer te exporteren, zodat deze bij een andere instelling kan worden geïmporteerd.

Ondersteunt use cases- export van het portfolio • exporteren portfolio • exporteren portfolio op ander medium

Doelmeenemen van het bij de instelling opgebouwde portfolio naar een andere instelling.

korte beschrijvingdeze functie gaat uit van het exporteren van een portfolio conform geldende inter-nationale (ims e-Portfolio) of nederlandse (e-Portfolio nl) standaarden.

De structuur van het portfolio is zodanig, dat het portfolio kan worden geëxporteerd volgens deze standaarden, en op basis daarvan weer kan worden geïmporteerd bij een andere instelling.


triple a, eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: triple a, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort Vormgeving en opmaak: linda van drie, amersfoort, Opmaak: sonja Kamer, amersfoort Druk: drukkerij Wilco, amersfoort

op het gebruik van dit materiaal is een creative commons licentie van toepassing. ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

COLOFON


Triple A ontwerp & onderzoek Paletsingel 30 2718 NT zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

9. Primair Proces Ondersteuning

Documents

Transcript of 9. Primair Proces Ondersteuning