Gegevens/Data, Lay-out en Omschrijving

Copyright 2011 CaseWare IDEA B.V.

Gegevens, Lay-out en Omschrijving

Vanuit CaseWare IDEA krijgen wij regelmatig vragen van hoe nu data te verkrijgen. Voor het verkrijgen van de

data van uw relaties – u als externe accountant of consultant - of van de eigen automatiseringsdienst – u als

medewerker van een interne controle of audit dienst - hebben wij gemeend dit document op te stellen welke

als basis kan dienen voor het aanvragen van de door u controleren gegevens.

� Bepaal de gegevens die u nodig heeft voor uw audit of controle.

Wanneer data wordt aangevraagd of wordt opgevraagd zorg er dan voor dat u over de volgende punten

bespreekt en documenteert:

• Definieer welke gegevens u nodig heeft. (b.v. mutaties, stam gegevens, coderingen etc.)

• Definieer het datum bereik. (b.v. van 01/01/2009 t/m 31/12/2009)

• Specificeer het formaat. Vanuit een praktisch standpunt is het vaak het beste om tekst format te

handteren zoals ASCII Vaste Lengte of ASCII CSV of een elektronisch print rapport.

Bron bestanden kunnen dan bijvoorbeeld bekeken worden door Kladblok of Wordpad om een goed

beeld van de inhoud te krijgen.

U dient er rekening mee te houden dat er beperkingen aan bekende formaten zoals Microsoft Excel en

Microsoft Access zijn. Microsoft Excel 2007+ ondersteunt maximaal 1.048.576 regels en eerdere versies

slechts 65.535. Ieder werkblad kan maximaal 255 kolommen bevatten van 255. Microsoft Access 2003

databases kunnen niet groter zijn dan 2 GB. Ons advies is dan ook deze te vermijden.

Een ander voordeel aan tekst bestanden is dat deze zeer goed te comprimeren zijn en daardoor beter

geschikt zijn om per e-mail, of om op een File Server of FTP Server te worden gezet.

dBase is daarnaast ook uitstekend geschikt om grote hoeveelheden data te kunnen bevatten.

� Bepaal de gegevens die u nodig heeft voor uw audit of controle.

U zult ongetwijfeld in contact komen met medewerkers van een helpdesk of IT/ICT die precies willen

weten welke gegevens u nodig heeft.

• Vraag altijd om een recentelijke beschrijving van alle velden die men u gaat toesturen. Hierin moet

o.a. van bekend zijn of het om een karakter, datum of een numeriek veld gaat.

• Bij een numeriek veld zijn de formaten van het duizendtal- en decimaal teken belangrijk.

(b.v. 1 000.00, 1,000.00, 1.000,00 of 1’000,00).

• Bij een datum veld, controleer dan naar het formaat van de datum.

(b.v. DD-MM-YYYY of MM/DD/YYYY).

• Bij een karakterveld, controleer of de tekst wordt omsloten door een specifiek karakter (b.v. “”)

• Vraag ook naar het formaat waarin het aangeleverd gaat worden:

CSV : denk dan aan het veld scheidingsteken ( b.v. ; of / of TAB) of

Vaste Lengte ASCII: denk dan aan de lengte van het record.

• Vergeet niet om een controle totaal aan te vragen van een of meerdere numerieke velden zodat u een

aansluiting kunt maken in IDEA met het bronbestand. Controleer daarnaast ook het aantal regels.

Controleer of een header regel wordt gebruikt.

Gegevens/Data, Lay-out en Omschrijving

Copyright 2011 CaseWare IDEA B.V.

Gegevens, Lay-out en Omschrijving (vervolg)

� Importeer de gegevens in IDEA.

Wanneer u een bestand heeft ontvangen, kunt u IDEA’ s Import Assistant gebruiken om de bestanden in te

lezen.

Voor tekst (txt, dat, prn, pdf) gebruik: Geavanceerde Record Definitie Editor optie

Print Rapport of Adobe PDF Import optie

Tekst Import optie.

Voor AS/400 (.dat) gebruik: AS400 Import optie

Voor dBase (.dbf) gebruik: dBase Import optie

Voor Lotus 123 (wk1,wk3 of wk4) gebruik: Lotus Import optie

Voor Microsoft Access (mdb) gebruik: Microsoft Access Import optie

Voor Microsoft Excel (xls, xlsm, xlsx) gebruik: Microsoft Excel Import optie

Voor ODBC gebruik: ODBC Import optie

Voor SAP/AIS (sap) gebruik: SAP/AIS Import optie

Voor XML Version 1 (xml) gebruik: XML Import optie

� Creëer een Werkmap voor deze audit/controle

Gebruik de Windows Verkenner of de IDEA Bestandsverkenner om een folder te maken om de IDEA

bestanden in op te slaan.

.IMD bestanden: IDEA data bestanden.

.RDF bestanden: Record Definitie bestanden

.JPM bestanden: Report Reader Sjabloon bestanden

.VW2 bestanden: IDEA Weergave bestanden

� Voer uw analyses uit.

Gebruik IDEA’ s beschikbare functies om uw audit uit te voeren

� Review en housekeeping

Gebruik de Historie en Project Overzicht om een helder beeld te krijgen van uw controle werkzaamheden

in IDEA. Verwijder eventuele overbodige bestanden en markeer de bestanden die u wilt behouden.