WERKKOSTENREGELING:

KOSTENVERGOEDINGEN

Met oa. uitleg kostenvergoedingen vrijgesteld en vast, auto van de zaak, bedrijfskleding etc.

Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Dit rapport is uw handleiding waar u direct mee aan de slag kan.

HRPRAKTIJK.NL – WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN 2

Inhoudsopgave

1. Kostenvergoeding vrijgesteld 5

1.1 Wat houdt de regeling in? 5

1.2 Tips en aandachtspunten 10

2. Kostenvergoeding vast 11

2.1 Wat houdt de regeling in? 12

2.2 Tips en aandachtspunten 15

2.3 Administratie verplichtingen 16

2.4 Vraag en antwoord 16

3. Auto van de zaak 19

3.1 Het ter beschikking stellen van een auto 20

3.2 Waarde van de auto 23

3.3 Eigen bijdrage werknemer 24

3.4 Kilometeradministratie 27

3.5 Wachtdienstregeling 31

3.6 Autokostenforfait voor autoverkopers 31

3.7 In buitenland wonende werknemers 31

3.8 Wijziging in de loop van een jaar 32

3.9 Administratieve verplichtingen werkgever 32

4. Openbaarvervoerkaart 33

4.1 Vergoeden van de kosten 33

4.2 Verstrekken van de plaatsbewijzen 34

4.3 Vrij reizen met openbaar vervoer 34

4.4 Reisaftrek 34

4.5 Vervoer ‘vanwege de werkgever’ 35

5 Bedrijfskleding 36

5.1 Wat houdt de regeling in? 36

5.2 Schade aan kleding die geen werkkleding is 39

5.3 De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die

geen werkkleding is 39

5.4 Voor- en nadelen bedrijfskleding 40

5.5 Administratieve verplichtingen 40

5.6 Vraag en antwoord 41

6 Congressen 43

6.1 Wat houdt de regeling in? 44

6.2 Vrije vergoedingen 45

6.3 Aftrekbaarheid voor de werkgever 45

6.4 Aftrekbaarheid voor de werknemer 46

7 Representatie 48

7.1 Wat houdt de regeling in? 48

7.2 Voordelen 50

HRPRAKTIJK.NL – WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN 3

8 Studiekosten 51

8.1 Wat houdt de regeling in? 51

8.2 Vergoeden studiekosten 54

8.3 Voordelen 55

9 (Vak)literatuur 56

9.1 Wat houdt de regeling in? 56

9.2 Voor- en nadelen 57

10 Verhuiskosten 58

10.1 Wat houdt de regeling in? 59

10.2 Wat kan de werkgever vrij vergoeden? 60

10.3 Voor- en nadelen 60

11 Werkkostenregeling 62

11.1 De regeling (algemeen) 62

11.2 Systematiek nieuwe regeling 62

11.3 Intermediaire kosten 63

11.4 Ongewijzigde regels 64

11.5 Nieuwe regels 64

11.6 Nihilwaardering en bepaalde waarderingsforfaits 66

11.7 Overzicht bijzondere posten 68

11.8 Overgangsregeling 68

11.9 Vraag en antwoord 68

11.6 Bijlage 1 Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen,

aangewezen als eindheffingsbestanddeel 71

HRPRAKTIJK.NL – WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN 4

Inleiding

In dit rapport besteden wij aandacht aan een aantal (verschijnings)vormen van

arbeidsvoorwaarden, met de nadruk op kostenvergoedingen. Deze arbeidsvoorwaarden

gelden in principe voor elk type arbeidsverhouding. Zowel bij een arbeidsovereenkomst

voor bepaalde of onbepaalde tijd als bij een arbeidsverhouding die op basis van de fiscale

regelgeving met een dergelijke arbeidsovereenkomst gelijk wordt gesteld (zoals de

fictieve dienstbetrekking), kan de werkgever met deze mogelijkheden rekening houden

om een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden. Een groot aantal van

deze vormen kunnen de werkgever en de werknemer ook inpassen in een zogenoemd arbeidsvoorwaardenbeleid à la carte.

De diverse onderwerpen krijgen een schematische behandeling met een stappenplan. In

de begeleidende teksten vindt u de voorwaarden waaraan elke regeling moet voldoen.

Naast diverse fiscale en sociale verzekeringsrechtelijke regels moet een werkgever

rekening houden met onder meer het arbeidsrecht, de pensioenwetgeving, de wettelijke

bepalingen inzake het minimumloon, de internationale regelgeving (zowel fiscaal- als

sociaal-verzekeringsrechtelijk), de vreemdelingenwetgeving en regels omtrent veiligheid en arbeidsomstandigheden.

Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling, tenzij de werkgever gekozen heeft

voor de zogeheten overgangsregeling. Het is complexe materie, want u hebt te maken

met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Ook bij

toepassing van de werkkostenregeling, die de gewenste vereenvoudiging zou moeten

brengen, zal de lezer nog met vragen geconfronteerd worden. Het is dus voor u van

belang om op het rechte pad te blijven en de weg niet kwijt te raken. Met dit rapport nemen wij u hierbij aan de hand.