Werkkostenregeling

Nijkerk, 13 juni 2012Jaap Verdegaal

De regeling

PwC

Schema werkkostenregeling:

the Academy 3

WerkkostenregelingIntermediaire kosten

Intermediaire kosten vallen buiten 1,4%-budget. Wat zijnintermediaire kosten?

• Begripsbeschrijving Memorie van Toelichting:

“Kosten van de inhoudingsplichtige die de werknemer voorschiet endie hij (meestal) op declaratiebasis terugkrijgt.

the Academy

die hij (meestal) op declaratiebasis terugkrijgt.

Bij deze zogeheten intermediaire kosten doet een werknemer uitgavenin opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Het initiatief voorhet maken van de kosten ligt bij de werkgever.”

• Voorbeelden:

- declaratie brandstofkosten leaseauto- declaratie viltstiften whiteboard- declaratie voorgeschoten kosten op een beurs

4

WerkkostenregelingBesluit van 5 juli 2011

Besluit van de staatssecretaris van Financiën:

De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat geen sprake is van loonals een werkgever diens werknemer een persoonlijke attentie geeft insituaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentieplegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid; en

the Academy

• het geen geld of waardebonnen betreft; en

• de attentie niet een factuurwaarde (inclusief omzetbelasting) heeftdie hoger is dan € 25.

Indien de factuurwaarde hoger is dan € 25, dient nader beoordeeld teworden in hoeverre sprake is van loon.

5

Schema werkkostenregeling:

the Academy 6

Gerichte vrijstellingen

• Reiskosten (€ 0,19/km onbelast, OV-vergoeding, zakelijke ritten).

• Wijzigingen Lenteakkoord 2013?

• Kosten voor tijdelijk verblijf (kosten onderweg).

• Kosten van opleidingen, studie.

• Kosten van congressen, vakliteratuur, inschrijving in eenberoepsregister en kosten van outplacement.

• Maaltijden met meer dan bijkomstig zakelijk gebruik (meer dan 10%).

• Extraterritoriale kosten.

• Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking (transportkosten(onbeperkt mits bonnen) en herinrichtingskosten (maximaal € 7.750)).

PwC

Bijzondere waarderingen

Een aantal voorbeelden van zaken die aan de werkplek (iedere plaats die in verband met hetverrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de werkgever de Arbo-wetgeving vantoepassing is) gerelateerd zijn en die bijzonder worden gewaardeerd in het 1,4%-forfait:

• Mobiele telefoon (nihilwaardering bij zakelijk gebruik van meer dan 10%);

• Arbo-verstrekkingen (nihilwaardering);

• Laptop (nihilwaardering bij zakelijk gebruik van 90% of meer);

• Fitness (nihilwaardering of factuurwaarde);• Fitness (nihilwaardering of factuurwaarde);

• Werkkleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, werkkleding die op hetwerk achterblijft en werkkleding met een logo van ten minste 70 cm2 (nihilwaardering);

• Maaltijden op de werkplek (forfaitair bedrag van € 2,95);

• Huisvestiging en inwoning op de werkplek (forfaitair bedrag van € 5,00 per gewerkte dag), anders dan deter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning;

• Rentevoordeel hypothecaire leningen

PwC

Schema werkkostenregeling:

the Academy 9

Gebruikelijkheidscriterium

• “De aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen alseindheffingsloon is alleen mogelijk voor zover zij niet in belangrijkemate (= 30%) hoger zijn dan gebruikelijk.”

• Niet gebruikelijk:

• vrije ruimte benutten voor één werknemer;

the Academy

• vrije ruimte benutten voor één werknemer;

• kerstpakket van €25.000,-.

• Ongebruikelijk ziet op de hoogte en aard van de vrije vergoeding ofverstrekking en op de kring van genieters.

• Bonussen voor de directie? Goedmakers na een conflict? Douceurvoor zieke werknemer? Luxe reis voor alle personeelsleden?

Vaste kostenvergoedingen

Kosten in de vaste kostenvergoedingen:

• Gerichte vrijstellingen.

• Intermediaire kosten.

Voorwaarden:Voorwaarden:

• Werkgever kan het bedrag aannemelijk maken.

• Werkgever beschikt over een specificatie naar aard en omvang per kostensoort.

• Er is een steekproefsgewijs onderzoek gehouden (gerichte vrijstellingen).

Geen onderzoek én onderbouwing, dan valt deze betaling in het 1,4%-budget.

PwC

Enkele aandachtspunten

• Lenteakkoord?

• Werkplek

• Perspectief werknemer; Lokaties; Fitness enfeestjes;Parkeerplaatsen

• iPads

• 90% zakelijk/byod?

the Academy

• 90% zakelijk/byod?

• Maaltijden

• Waardering?

• Recht op ruimte?

• Voor wiens rekening is een forfaitoverschrijding?

12

Lenteakkoord: reiskostenvergoedingen(1/4)

Toelichting

• Afschaffing betreft zowel woon-werk € 0,19 per kilometer alswerkelijke kosten openbaar vervoer.

• Vrijstelling bijtelling voor leaseauto's die minder dan 500 km perjaar privé worden gebruikt komt te vervallen.

the Academy

jaar privé worden gebruikt komt te vervallen.

• “Bestelauto wordt scherper gedefinieerd om overloopeffecten tebeperken.”

• Zakelijke kilometers kunnen in 2013 nog wel onbelast wordenvergoed. Vanaf 2014 in de vrije ruimte (gerichte vrijstelling komtte vervallen). Voor verstrekkingen van zakelijke reizen gaat eennihilwaardering gelden.

137 juni 2012

Lenteakkoord: reiskostenvergoedingen(2/4)

• Forfaitaire ruimte werkkostenregeling

2012: 1,4% -> 2013: 1,6% -> 2014: 2,1%

the Academy

• “Hierdoor is er meer ruimte voor werkgevers om maatwerk tebieden bij het vergoeden van kosten.”

147 juni 2012

Lenteakkoord: reiskostenvergoedingen(3/4)

• Overgangsrecht leaseauto

• Geldt voor:

• Leasecontracten aangegaan vóór 25 mei 2012; en,

the Academy

• Waarvan de berijder nu geen of minder dan 500 km privé rijdt:en,

• Waarvan de berijder geen of minder dan 500 km privé blijftrijden.

• Gedurende de looptijd van het leasecontract, maar uiterlijk tot1 januari 2017.

• Onder de overgangsregeling: betrokkenen gaan 25% van de eigenlijkverschuldigde bijtelling betalen (25% van 25%, 20% of 14%).

157 juni 2012

Lenteakkoord: reiskostenvergoedingen(4/4)

• Overgangsrecht OV

• ‘OV-abonnementen die vóór 25 mei 2012 zijn ingegaan wordengerespecteerd gedurende hun gehele (resterende) looptijd.’

the Academy

gerespecteerd gedurende hun gehele (resterende) looptijd.’

• “De opbrengst van het gecombineerde overgangsrecht kan wordeningezet voor oplossing voor de eventuele bestelautoproblematiek enproblematiek ambulante sector (thuiszorg, bouw).”

167 juni 2012

Voorbeelden

PwC

Praktisch voorbeeld met een cafetariaregeling

Stel:

1. Werknemer betaalt maandelijks 17 euro aan vakbondscontributie.

2. Werkgever heeft vakbondscontributie aangewezen als werkkosten.

• CAO staat toe dit via een uitruil van het salaris te doen.

• Werknemer heeft hierdoor een fiscaal voordeel.

PwC

• Werknemer heeft hierdoor een fiscaal voordeel.

• Werknemer heeft een lager loon SV, met eventuele gevolgen voor eentoekomstige uitkering.

• Werkgever heeft hierdoor het voordeel van een lager loon SV, daardoor minderafdracht voor SV premies en ZVW bijdrage.

Wat zijn de gevolgen van de werkkostenregeling in deze situatie?

Uitruil vakbondcontributie (huidige situatie)voorbeeld is ontleend aan een presentatie van Raet

Voordeel werknemer€. 2085,84€. 2080,17 -/-------------------------

€. 5,67

Geen uitruil Met uitruil

Salaris 3000,00 3000,00

Verlaging i.v.m. uitruil -17,00

Loon SV 3000,00 2983,00

Loon LH 3194,98 3177,98

Loonheffing tabel -919,83 -914,16

PwC

Voordeel werkgever€. 3453,32€. 3445,11 -/------------------------

€. 8,21

Geen uitruil Met uitruil

SV afdrachten 258,34 250,13

ZVW afdracht 194,98 194,98

Werkgeverskosten 3453,32 3445,11

Loonheffing tabel -919,83 -914,16

Vakbondscontributie 17,00

Netto te ontvangen 2080,17 2085,84

U itruil vakbondcontributie (werkkosten)voorbeeld is ontleend aan een presentatie van Raet

Geen uitruil Met uitruil

Salaris 3000,00 3000,00

Verlaging i.v.m. uitruil -17,00

Loon SV 3000,00 2983,00

Loon LH 3194,98 3177,98

Loonheffing tabel -919,83 -914,16

Voordeel werknemer€. 2085,84€. 2080,17 -/-------------------------

€. 5,67

Verlaging forfait€ 44,73 (3194,98 x 1,4%)

PwC

Loonheffing tabel -919,83 -914,16

Vakbondscontributie 17,00

Netto te ontvangen 2080,17 2085,84

€ 44,73 (3194,98 x 1,4%)

€ 44,49 (3177,98 x 1,4%)------------------

€ 0,24

Voordeel werkgever€. 3453,32€. 3445,11 -/------------------------

€. 8,21

(?) 80% x € 17 = € 13,60

Geen uitruil Met uitruil

SV afdrachten 258,34 250,13

ZVW afdracht 194,98 194,98

Werkgeverskosten 3453,32 3445,11

Ten laste van forfait 17,00

Voorbeeld inventarisatie werkkostenregeling

Instelling X / 200 werknemers / fiscale loonsom € 7 mio. (1,4% = € 98k)

Huidige arbeidsvoorwaarden:

• Reiskosten woon-werkverkeer (CAO / € 0,19 per kilometer).

• Reiskosten dienstkilometers (CAO / € 0,28 per kilometer – bruto).

• Vergoeding voor gebruik mobiele telefoons.

• Kerstpakketten, bloemetje verjaardag, geschenk dag van de verpleging.

• Personeelsfeest.

• Fietsenplan (meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden).

Gratis inventarisatietool: www.pwc.nl/werkkostenregeling

21

Uitwerking voorbeeld inventarisatie

Huidig WKR tlv WKR WKR(gegeven) forfait? scenario 1 scenario 2

Reiskosten w/w-verkeer 274.000 (g.v.)Reiskosten dienstkilometers 67.200 (bruto) 35.500 40.320Vergoeding mobiel 10.000 10.000 10.000Attenties 20.000 20.000 20.000 20.000Personeelsfeest 10.000 10.000 10.000 10.000Fietsenplan 22.500 22.500 22.500 22.500Fietsenplan 22.500 22.500 22.500 22.500

403.700 62.500 98.000 92.820

Forfait 98.000

Dienstkilometers (gegeven):

• Kosten werkgever € 67.200

• Netto voor werknemer € 40.320

22

Toetsing aan de vrije ruimte

In de werkkostenregeling zijn er drie methoden die kunnen/moeten wordentoegepast om de vrije ruimte te bepalen. De werkgever kiest jaarlijks voortoepassing van één van de drie methoden (gedurende het jaar mag niet gewisseldworden).

Hierna worden de drie methoden beschreven aan de hand van voorbeelden.Daarbij gaan wij uit van de volgende gegevens:

PwC

• Loonsom 2010: € 30.000.000 (per maand € 2.500.000).

• Loonsom 2011: € 29.400.000 (per maand € 2.450.000).

• De verstrekkingen en vergoedingen die als eindheffingsloon in de vrije ruimtevallen, bedragen in alle maanden m.u.v. juni en december € 30.000.

• In juni en december wordt een uitgavenpiek bereikt van respectievelijk€ 60.000 en € 70.000, als gevolg van een personeelsfeest en kerstgeschenken.

Hoofdregel (methode 1)

JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC TO-TAAL

Werk-kosten

30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 60.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 70.000 430.000

Budget(1,4% xmaandloon2011)

34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 34.300 411.600

PwC

2011)

Verschil 4.300 4.300 4.300 4.300 4.300 -25.700 4.300 4.300 4.300 4.300 4.300 -35.700 -18.400

Eind-heffing80%

0 0 0 0 0 20.560 0 0 0 0 0 28.560 49.120

De werkgever is een definitieve eindheffing verschuldigd over 2011 van € 49.120.

Er kan bij deze methode geen verrekening plaatsvinden met betrekking tot de niet benutte ruimte in het lopende jaar.

Volloop (methode 2)

JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC TO-TAAL

Werk-kosten

30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 60.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 70.000 430.000

Budget(1,4% xjaarloon2010)

420.000 390.000 360.000 330.000 300.000 270.000 210.000 180.000 150.000 120.000 90.000 60.000 420.000

PwC

2010)

Verschil 390.000 360.000 330.000 300.000 270.000 210.000 180.000 150.000 120.000 90.000 60.000 -10.000 -10.000

Eind-heffing80%

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8.000 8.000

De werkgever heeft in 2011 een eindheffing afgedragen van € 8.000. Dit bedrag moet echter nog herrekend worden, omdat bijde berekening tot dusverre is uitgegaan van de loonsom in 2010 in plaats van de feitelijke loonsom in 2011.

Dit betekent dat de vrije ruimte in 2011 1,4% x € 29.400.000 = € 411.600 (ipv € 420.000). Het budget is daardoor met€ 18.400 overschreden (ipv € 10.000). De werkgever dient nog eindheffing af te dragen over het verschil van € 8.400. In totaalwordt daardoor een bedrag van € 14.720 aan eindheffing afgedragen.

Eindverrekening (methode 3)

JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC TO-TAAL

Werk-kosten

30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 60.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 70.000 430.000

Budget(1,4% xjaarloon2010)

35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 35.000 420.000

PwC

2010)

Verschil 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 -25.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 -35.000 -10.000

Eind-heffing80%

0 0 0 0 0 20.000 0 0 0 0 0 28.000 48.000

Net als bij methode 1 is de werkgever bij deze methode eindheffing verschuldigd in juni en december. Het verschil is echter dat ernog een definitieve herrekening plaatsvindt gebaseerd op de feitelijke gegevens in 2011. Op basis van de loonsom in 2011 is eendaadwerkelijke eindheffing verschuldigd van € 14.720 (ipv € 48.000). De werkgever ontvangt een teruggave van € 33.280.

Implementatie

PwC

Wat betekent dit voor mijn bedrijf?

1. Inventariseren 3. Inrichten 4. Beheren2. Analyseren

SA

FA

SA

FA

SA

FA

SA

FA

Wie?

Wat?

the Academy 287 juni 2012

HR

OR

HR

OR

HR

OR

HR

OR

Inventarisatietoolinvullen

Beleidarbeidsvoorwaarden

Forfait-grens bewaken

Juistheid controle

Volledigheid controle

Aanpassen salaris- enfinanciële administratie

Voorlichting van demedewerkers

Aanpassen van dearbeidsvoorwaarden

Toets van deinventarisatie-resultaten

Matchen met debestaande arbeids-voorwaarden

Hoe?

Hoe gaat het vervolgtraject er uit zien?

WekenActies

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

InventariserenInvullen van deinventarisatietool

AnalyserenToets van de resultatenMatchen van deresultaten met de

the Academy

resultaten met dearbeidsvoorwaarden

InrichtenAanpassen salaris- enfinanciële administratieVoorlichting van demedewerkersAanpassen van dearbeidsvoorwaarden

Beheren Forfait-grens bewaken Juistheid controle Volledigheid controle

Uitloop

Vragen?

Jaap Verdegaal

E mail: jaap.verdegaal@nl.pwc.com

Telefoon: + 31 (0)88 79 2 4500

© 2012 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC."PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited(PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Eachmember firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any othermember firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible orliable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of theirprofessional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for theacts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another memberfirm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.