SucceS met goed geordende interne bedrijfsinformatie

Zo eenvoudigis het

Zo eenvoudigis het

eenvoudig en sneller bij alle kennis, documentatie en informatie in uw organisatie wilt kunnen

nu en in de toekomst wilt vertrouwen op één en dezelfde bron voor al die bedrijfsinformatie

zich bezighoudt met het vastleggen, het gebruiken of het distribueren van bedrijfsinformatie – dagelijks (als office- of kwaliteitsmanager) of in een meer sturende rol (als directeur, manager of eigenaar)

als gevolg van nieuw kwaliteitsbeleid, compliance-maatregelen of een certificeringstraject centraal documentatie en informatie moet/wilt delen

Lees dit e-book aLs u

1

2

3

4

SucceS met goed geordende interne bedrijfsinformatie

Zo eenvoudigis het

Zo eenvoudigis het

In dit e-book laten wij u kennis-

maken met manieren om, kort

samengevat, plezieriger en

prettiger te werken. Om snel en

makkelijk toegang te krijgen tot alle

noodzakelijke kennis, documentatie

en informatie binnen uw organisa-

tie. En deze centraal, op één plaats,

digitaal te onderhouden.

Binnen een organisatie is er nu

eenmaal altijd informatie nodig. Om

het werk te kunnen doen. Om van

elkaar te leren en om vooruit te

blijven kijken. Soms wordt bedrijfs-

informatie vastgelegd en gebruikt

omdat het moet, meestal omdat het

prettig en handig is.

Wij maken software om al deze

bedrijfsinformatie te ordenen,

structureren en up-to-date houden.

Onze missie is het om de aanwezige

kennis, documentatie en informatie

in organisaties – zoals handboeken,

personeelsgegevens of checklists –

zo prettig en helder mogelijk te

ordenen en te ontsluiten. We hebben

eenvoud als uitgangspunt, plezieriger

werken als einddoel.

Hoe? Dat vertellen we in dit

e-book. En waarom? Ook dat leest

u in dit e-book.

Herkent u dit?u ziet dat specialistische kennis in uw orga- nisatie te veel hangt aan enkele personeneen wetswijziging of gedragscode vraagt u bedrijfsinformatie vast te leggen of te ontsluitenuw collega’s klagen over de onvindbaarheid van cruciale stukkenmedewerkers werken op verschillende manieren, zonder constante kwaliteitu vindt dat er kostbare tijd verloren gaat aan het zoeken naar een simpele handleiding

1

2

3

4

5

3

inhoud van dit boekvan dit boek

4 5 631 3

4 5 61 22

ElkE organisatiE hEEft hEt!Wat is bedrijfsinformatie? Onze definitie leest u op pagina 8.

Maak(t) dE kErn van dE zaak hEldErOrde, rust, helderheid: dat klinkt misschien niet heel spannend. Maar het is wel heel prettig werken als een organisatie wérkelijk kan vertrouwen op goede en complete bedrijfsinformatie. Lees op pagina 11 waarom.

vErplichting? profitEEr van rEgElsVeel organisaties moeten verplicht bedrijfsinformatie vastleggen, soms zelfs aantoonbaar gebruiken. Goed nieuws: regels zijn niet alleen een moetje, maar kunnen ook hélpen bij de bedrijfsvoering. Lees op pagina 15 welke dat zijn.

digitaal vastlEggEn? zo koMt u Er!Valt de keuze op digitaal? Dan hebben wij een handig stappenplan. Op pagina 25 leert u wat de belangrijkste stappen zijn.

dE voordElEn van standaardcontEntStandaardcontent kan een prettige basis zijn om een goede en snelle start te maken met het vastleggen van uw bedrijfsinformatie. Op pagina 28 leert u hoe standaardcontent u verder helpt.

papiEr, digitaal of in dE cloudDe 3 manieren om uw bedrijfsinformatie vast te leggen hebben elk eigen voor- en nadelen. Om een goed onderbouwde keuze te kunnen maken, hebben wij die voor- en nadelen voor u op een rij gezet. Bekijk ze op pagina 21.

Veerkrachtige organisaties

“Hoe meer regels, hoe meer verwarring, Hoe meer nieuwe regels om die verwarring op te lossen”

gjalt dE jongeconoom en universitair hoofddocent strategie rijksuniversiteit groningen

Veerkrachtige organisaties

Regels komen voort uit de beste intenties, stelt econoom Gjalt de Jong. Hij vindt ook dat in een wereld die snel verandert, regels niet zwaarder moeten gaan tellen dan vertrouwen. Organisaties die werken vanuit openheid en vertrouwen, zijn namelijk veerkrachtiger en kunnen flexibeler inspelen op veranderingen.

“Elke regel die ooit is bedacht, is oprecht bedoeld om

iets goeds te doen. Neem boekhouding: de regels

zorgen ervoor dat we allemaal dezelfde getallen

gebruiken. En op dezelfde manier werken, want dan

kunnen we elkaar begrijpen.”

Waarom slaat het dan door?

“Op een gegeven moment wordt het een onderhande-

lingsspel. Of mensen maken regels over onderwerpen

waar ze geen verstand van hebben. Of er zitten zinnen

in die mensen niet begrijpen, een woord wordt ver-

keerd opgevat. Uiteindelijk geldt: hoe meer regels, hoe

meer verwarring. En: hoe meer regels erbij komen om

die verwarring op te lossen.”

Veel regels ontstaan ook door incidenten.

“Regels die incidenten willen voorkomen, geven

schijnveiligheid. Als je fraude wilt voorkomen, moet

je iets doen aan de cultuur in een organisatie. Een

voorbeeld is de financiële sector in London. Daar wordt

per definitie altijd 3% ontslagen, hoe goed je het ook

doet. Medewerkers zijn bovendien afhankelijk van het

bedrijf, want ze zitten tot hun nek in de hypotheek-

schulden. Dan kijkt een bankier niet verder dan 5 minu-

ten vooruit – want in een tijdspanne van 5 minuten kun

je op straat staan. Geld is dan het enige dat telt. En kun

je dat reguleren? Nee, dat red je niet met regels. Dat is

een cultuurprobleem in een organisatie. En dát moet

aangepakt worden.”

meer veerkracHtige organisatiesINTERVIEW: HARMEN KOOPMAN, SCIENTA

6intErviEw gjalt de jong

hoe dan? geWoon VertrouWen hebben?

“Ja, want dat is één van die kenmerken van deze snel

veranderende wereld: vertrouwen in je medewerkers

hebben. Niet alles willen regelen voor ze, maar tegen

ze durven zeggen: regel het maar. Dat betekent dat je

wél andere kaders moet stellen en niet bang moet zijn

om fouten te maken. Een mooi voorbeeld is een zor-

ginstelling in Noord-Nederland. Die hebben besloten

om te sturen op vertrouwen en zoveel mogelijk regels

te schrappen. Bijvoorbeeld de regels over de kwaliteit

van voedsel. Als zij die handboeken zouden volgen,

kregen de bewoners zout eten, mochten ze geen eten

meer opwarmen en bleef er voedsel over. Bedacht

vanuit Den Haag, maar niet toepasbaar in de praktijk.

Blijkbaar is er niemand van het ministerie geweest die

een zorginstelling opbelt en vraagt: wat vind je hier

nou van? En werkt dit? En kunnen we hier iets mee?”

“Bij de zorginstelling zijn de bewoners ondertussen

veel vrolijker. Ze worden niet meer elke dag gewogen,

ze hoeven niet meer elke week een vragenlijst in te

vullen of ze wel eens huilen… De medewerkers wordt

gezegd: ‘regel het maar’. En dat doen ze ook. Want ze

worden vertrouwd, ze hebben een belangrijker rol en

gaan hun werk naar hun beste eer en geweten doen.”

Wat raadt u organisaties en bedrijVen aan te doen?

“Allereerst vraagt het om leider-

schap. Het vraagt durf om te zeg-

gen: ’ik gooi al mijn handboeken de

deur uit’. Om niet meer te meten

en te controleren, maar te geloven

in verbinding en te vertrouwen. De

wetenschap dat anders het bedrijf

failliet gaat helpt daar natuurlijk

wel bij.”

“Ten tweede: laat ICT je helpen.

Want met het meer ICT-fähig

maken van een organisatie, ga je

“Het vraagt durf om te zeggen: ik gooi al mijn handboeken

de deur uit”

automatisch de interne kennis en informatie delen.

Bovendien zorgt dat er vaak voor dat alle regels en

procedures ter discussie worden gesteld. Je brengt

namelijk processen in kaart. En dan kan je zeggen:

ik ga ze ICT-fähig maken of ik gooi ze de deur uit –

dat is al een enorme winst in de overgang naar een

informatiebedrijf.

De energie die daardoor vrij komt, kan je steken in

klanten en werknemers.”

“Wat je dan krijgt zijn hele veerkrachtige organisaties.

Want je bent aantrekkelijk voor een nieuwe genera-

tie werknemers en klaar voor de nieuwe wereld. Een

organisatie die flexibel is, weet zich, als het een keer

mis gaat, bovendien snel weer te herstellen. Er is meer

autonomie, meer vertrouwen en openheid. Daar kan

software, zoals Scienta, enorm bij helpen.”

“met software als scienta krijg je meer veerkracHtige organisaties”

7intErviEw gjalt de jong