PRESENTEREN: DE BASIS

KATERN PRESENTEREN: DE BASIS INHOUDSOPGAVE PAG. INLEIDING 1 1. EINDTERMEN "PRESENTEREN" 2 2. PRESENTEREN; "EEN TOELICHTING" 3 2.1 DE VOORBEREIDING 3 2.2 DE OPBOUW / CONSTRUCTIE 6 2.3 DE PRESENTATIE 8 2.3.1 De lichaamstaal 8 2.3.1 De stem 10 2.3.3 De situatie 10 2.4 OMGAAN MET VRAGEN 10 2.5 OMGAAN MET STRESS 11 3. CHECKLIST PRESENTEREN 14 4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR 15 BIJLAGE 1: AANDACHTSPUNTEN BIJ GEBRUIK VAN HULPMIDDELEN 16

INLEIDING In een serie over de algemene beroepsvaardigheden is dit het katern 'Presenteren'. In het kader van de verschillende basisvormen van communicatie behandelen wij hier de groepsgerichte presentatie. Presenteren kun je vergelijken met musiceren. Alles begint met een idee: de inspiratie. Daaruit moet een 'compositie' ontstaan. Deze wordt tot klinken gebracht in een 'uitvoering'. Daarbij zullen de uitvoerenden de 'plankenkoorts' de baas moeten blijven! Al deze stappen worden vertaald naar de basisvaardigheden die bij het presenteren een rol spelen, nl.: - de voorbereiding - de constructie - de presentatie - het omgaan met vragen - het hanteren van stress Als je een aantal basisregels m.b.t. bovengenoemde zaken kunt toepassen, zal je beter dan voorheen in staat zijn een goede en boeiende presentatie te houden. Drs. M.G. Altena Drs W.G. Bekkering Ir. J.J. van Veldhuizen 1996 / Juli 2012

2

1. EINDTERMEN PRESENTEREN Algemeen: De student kan een presentatie voorbereiden, construeren en uitvoeren. Eindtermen betreffende kennis (niveau 1 / Propedeuse) De student weet: * wat de aandachtspunten zijn bij het voorbereiden van een presentatie. (2.1) * uit welke elementen een presentatie dient te zijn opgebouwd. (2.2) * welke aandachtspunten van belang zijn bij de uitvoering van een presentatie. (2.3) * met behulp van welke 'technieken' kan worden omgegaan met spanning, met weerstanden in

het publiek en met vragen. (2.4, 2.5) Eindtermen betreffende basisvaardigheden (niveau 1 / Propedeuse) De student * bereidt zich voor op een presentatie aan de hand van de "6 W's". * construeert een presentatie aan de hand van het 'Kop - Romp - Staart - model'. Inclusief een

binnenkomer en uitsmijter. * brengt in de presentatie een passende structuur aan. * gebruikt meerdere non-verbale middelen (o.a. vormen van lichaamstaal) om de presentatie

expressief en aantrekkelijk te maken. * gaat op respectvolle en effectieve wijze om met vragen en eventuele tegenwerpingen van het

publiek. * gaat effectief om met stress, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de in het katern

aangereikte tips. * ondersteunt een presentatie door zinvol gebruik te maken van hulpmiddelen zoals bord,

Smart Board en werkt met illustraties. Niveau 2: In jaar 2 en 3 maakt de student zich de competentie eigen om in meerdere situaties (= fysiek) en verschillende doelgroepen meerdere soorten presentatie succesvol te kunnen houden. Je kan daarbij denken aan het presenteren van resultaten van een onderzoek, een verkooppraatje en/of een gelegenheidsspeech. Niveau 3: De student is in staat een complexe materie met conflicterende partijen op een verbindende wijze te presenteren. Dit is eindniveau van de opleiding.

3

2. PRESENTEREN "EEN TOELICHTING" Presenteren is een min of meer "eenzijdige" vorm van communicatie, waardoor iemand met een bepaald doel iets meedeelt aan een publiek. Er is sprake van een verteller, een verhaal, een doelstelling, luisteraars en van een omgeving waarin een presentatie zich afspeelt. Al deze elementen hebben invloed op elkaar en op het effect van de presentatie. Veel mensen krijgen op een zeker moment te maken met presentaties. Dat kan samenhangen met iemands functie in een organisatie. Maar ook in meer informele situaties komt het regelmatig voor dat iemand iets moet presenteren. Het doel van een presentatie kan zijn: anderen informeren, overtuigen, motiveren of, soms, anderen emotioneel weten te raken als het gaat om een feestrede of een herdenkingstoespraak. Elke doelstelling vraagt om zijn eigen stijl en aanpak. Het effect van presenteren is afhankelijk van de kwaliteit van de presentatie naar vorm en inhoud en werkwijze. Daarnaast wordt het effect bepaald door de mate van acceptatie die de spreker weet te realiseren. Een complicerende factor is het feit dat presenteren, zoals al werd opgemerkt, grotendeels eenrichtingsverkeer is. Het betekent, dat de verteller zorg draagt voor het gehele proces van communiceren. Hij is verantwoordelijk voor een goede inhoud van het verhaal, de relatie met het publiek en hij moet overtuigen. Zelfs de reacties van luisteraars moeten door de verteller zo mogelijk worden voorzien. Alle zeilen zal hij/zij moeten bijzetten om de ‘boodschap’ te ‘communiceren’. Dit alles vraagt veel voorbereiding en spreekvaardigheid. In dit katern worden aandachtspunten gegeven, die dienen ter ondersteuning bij de voorbereiding en uitvoering van presentaties . De volgende onderwerpen komen aan bod: - de voorbereiding (2.1) - de opbouw / constructie (2.2) - de presentatie (2.3) - omgaan met vragen (2.4) - omgaan met stress (2.5) Dit zijn tevens de belangrijkste vaardigheden voor beginners in presenteren. Bij elk genoemd onderwerp worden aandachtspunten gegeven, die bij goed gebruik de effectiviteit en de aantrekkelijk-heid van de presentatie zullen vergroten. 2.1 DE VOORBEREIDING " INSPIRATIE "

Na afloop van een goede presentatie zeggen mensen altijd wel iets in de geest van; ‘leuk… boeiend… wist jij dat?... hier kan ik iets mee. Er is dan sprake van ‘inspiratie’; een goddelijke influistering. Jij vind het dan leuk/zinnig om te vertellen en de toehoorders vinden het zinnig en/of leuk geweest om te horen. Als jij het al niet leuk vind om te vertellen wat denk je dan van je publiek?

4

Twee activiteiten staan centraal in deze fase van voorbereiding: a. de situatieanalyse b. het verzamelen van materiaal en het selecteren uit beschikbaar materiaal a. De situatieanalyse Het wijze advies "Bezint eer ge begint" geldt zéker voor presenteren. Zonder goede voorbereiding kom je maar al te snel voor onvoorziene verrassingen te staan of blijkt een presentatie totaal niet aan te slaan. Een zorgvuldige situatieanalyse is nodig bij de voorbereiding. Zo'n analyse zorgt ervoor, dat je je inhoudelijk op feiten kunt baseren. Ook draagt een analyse ertoe bij, dat je als verteller een beeld hebt van het publiek, de te verwachten sfeer en mogelijke reacties. Een situatieanalyse kun je verrichten door de presentatie die je moet voorbereiden vanuit een aantal invalshoeken te bezien en daarbij duidelijke vragen te stellen. De invalshoeken zijn gebaseerd op de 6 W's namelijk: waarom, wat, waar, wanneer, voor/door wie en op welke wijze. Deze 6 W's worden hieronder uitgewerkt. * WAT / HET ONDERWERP - Waar moet het over gaan / thema ? - Titel ? - Hoe specifiek is de vraag / hoeveel vrijheid ? * WAAROM / DE DOELSTELLING - Wil ik informeren / overtuigen / een emotie bij mensen oproepen ? - Wat wil de opdrachtgever ? * WIE / HET PUBLIEK - Wat is de leeftijd / samenstelling van de groep / ervaring / deskundigheid/

status / cultuur van de toehoorders ? - Waarom komen zij / motieven / belangstelling / verwachtingen ? - Wat weten ze al over het thema dat aan de orde komt ? * WIE / DE SPREKER - Wil jij dit? Vind jij dit zinvol om te doen? - Kan ik mij inleven in het onderwerp? Ben jij een beetje expert? - Welk imago heb ik bij het publiek? - Als er sprake is van keuzevrijheid: wie is de juiste persoon als het gaat om

deskundigheid / enthousiasme / belang / motivatie ? * WAAR, WANNEER / DE SITUATIE - Hoe zit het met de grootte van de ruimte, de sfeer en de faciliteiten zoals een

microfoon, overheadprojector ? - Wat is een goed moment voor de presentatie / op welk tijdstip? - Is de presentatie een onderdeel van een groter geheel ? Zo ja, is er goede

onderlinge afstemming ? De beantwoording van het bovenstaande brengt ons als vanzelf tot de volgende vraag en geeft de richting aan waarin het antwoord daarop moet worden gezocht. * HOE / WIJZE - welke stijl / sfeer / aanpak kies ik op basis van bovenstaande ?

5

Deze analyse moet resulteren in een keuze: waarover, met welk doel en op welke wijze, ik voor welk publiek ga spreken. Deze omschrijving kan op papier worden gezet in een puntig geformuleerde kern- of doelzin met toelichting. Dit is het 'contract' en tevens het uitgangspunt voor de inhoudelijke voorbereiding. Een goede spreker kan dan ook in het kort zeggen wat zijn 'boodschap' is. b. Het verzamelen van materiaal en het selecteren uit het beschikbare materiaal Op basis van de situatieanalyse en de opgeschreven uitgangspunten kun je overgaan tot het verzamelen van het inhoudelijke materiaal voor de presentatie. Doorslaggevend is hier of je kunt komen tot een 'geïnspireerd' verhaal. Je begint met een "brainstorm" over het onderwerp. Allerlei punten, associaties, ideeën en mogelijke illustraties die betrekking hebben op het thema van de presentatie worden genoteerd. Spontane invallen mogen de ruimte krijgen. Pas in een latere fase ga je kijken welke opgeschreven ideeën je echt wilt gebruiken. Tevens kun je literatuur gebruiken in deze "brainstormfase". Uit boeken, tijdschriften, rapporten en eventueel uit een knipselarchief verzamel je informatie over het thema van de presentatie. Het is goed om ook hiervan notities te maken. De latere selectie van informatie wordt er gemakkelijker door. De selectie vindt plaats op basis van vragen als: Wat is echt relevant, actueel, interessant en overtuigend voor het publiek. Bij selectie speelt ook je eigen kennis van zaken een rol: op welk gebied heb je als spreker al deskundigheid ? Een sleutel voor de verhouding van nieuw en bekend materiaal voor publiek is 70% bekend en 30% nieuwe informatie. Een dergelijk gegeven beïnvloedt de selectie van verzameld materiaal. Aandachtspunten tijdens de voorbereidingsfase: * een goed idee/verhaal om over te vertellen * De situatie analyse: wat, waarom, wie, wie, waar, wanneer * Keuze voor wat, waarom en hoe / wijze * Materiaal verzamelen en selectie

6

2.2 DE OPBOUW / CONSTRUCTIE " COMPOSITIE " Na deze voorbereiding kan de presentatie geconstrueerd worden. Je kunt dat vergelijken met het componeren van een muziekstuk of het samenstellen van een diner: wat wordt het voorgerecht, wat is de hoofdmaaltijd, wat neem je als dessert ? Het gaat nu om het bouwwerk van opening, middenstuk en finale.

De basisideeën uit de voorbereidingsfase moet je uitgebouwen tot een samenhangend geheel. Een hulpmiddel om een presentatie goed vorm te geven, is het zgn. Kop / Romp / Staart - model. Kenmerk van dit model is, dat het een presentatie ontleedt in drie delen.

De Kop De Kop is de eerste stap in de presentatie, beginnend met het begroetingsritueel: 'de aanvliegroute'. De verteller introduceert zichzelf en het onderwerp van de presentatie en eventueel de doelstelling ervan. Ook worden zo nodig aanwijzingen gegeven omtrent procedures, bijvoorbeeld over de wijze van vragen stellen uit het publiek. Je geeft aan "wat je gaat vertellen". Deze stap dient het publiek te motiveren . Het publiek moet voor de presentatie "gewonnen" worden en je zoekt daartoe als spreker contact met het publiek. De toehoorders krijgen aldus een eerste indruk van je, en zoals een bekend gezegde luidt: de eerste klap is een daalder waard. De "kop" is zeer belangrijk en bepaalt de verdere toonzetting, maar moet niet te zwaar zijn. Je serveert immers ook geen erwtensoep als voorgerecht ! Je begint bij voorkeur met een aandachtstrekker. Mogelijkheden zijn: - een citaat - krantenbericht - een verhaal / anekdote - openhartige opmerking - een ('lastige') vraag / uitdaging - een grap / prikkelende opmerking - een pakkende openingszin / slogan Deze suggesties moeten niet tot geforceerd gedrag leiden. De binnenkomer moet passen bij de spreker en bij het onderwerp ! Een foute binnenkomer schiet het doel, nl. contact maken met de luisteraars, voorbij. Aandachtspunten bij de Kop: * Contact maken en een "wij-gevoel" scheppen. * Een passende aandachtstrekker kiezen. * Het onderwerp introduceren. * Motiveren van publiek * Overzicht bieden van gewenste gang van zaken De Romp In dit deel van de presentatie moet je je inhoudelijke doelstelling realiseren. Jij, als spreker informeert, probeert te overtuigen, argumenteert en / of probeert de luisteraars emotioneel te raken. Het verzamelde materiaal over het thema van de presentatie wordt nu gebruikt.

7

Het is natuurlijk van groot belang, dat de informatie op een logische, goed gestructureerde wijze wordt gebracht. In de "romp" kan een structuur worden aangebracht door bijvoorbeeld: * De stof te ordenen naar (sub)thema's. * De fasen van het probleem-oplossend model als rode draad te kiezen. * Een vraag-antwoord model te gebruiken. * Een thema te behandelen m.b.v. argumenten voor en tegen. Uiteraard is geen enkele structuur dwingend. Het is echter wel een houvast voor zowel de spreker als het publiek wanneer een gekozen lijn consequent wordt aangehouden. Globaal gesproken betekent het, dat in haast elke gekozen structuur gemiddeld vier of vijf hoofdpunten aan de orde komen, naast een beeldvormende inleiding en een concrete situatiebeschrijving / probleemstelling. Elk hoofdpunt kun je dan nog weer uitsplitsen in twee à drie onderdelen. Deze lijn vormt de basisstructuur van de romp van de presentatie. Met behulp van tussentijdse samenvattingen en overgangs- of verbindingszinnen kun je de rode draad van het verhaal hoorbaar maken. Dat is een steun voor de luisteraars, die - zo wijst de praktijk uit- niet onophoudelijk geconcen-treerd zullen kunnen luisteren en dus de kans moeten krijgen, de draad van het betoog weer op te pakken. Een paar voorbeelden van overgangszinnen en samenvattende zinnen: "Tot zover mijn schets van het probleem; ik wil nu overgaan naar ..." / "Mijn derde argument is ...."/ "Anders gezegd....." De hoofdlijnen en onderdelen daaruit kun je verbaal illustreren met voorbeelden, een grap of een anekdote. Hoe je dat aanpakt, hangt uiteraard af van de aard van de presentatie maar ook van de aard van toehoorders. Waardoor raken zij enthousiast, geboeid of overtuigd? Het gaat hier om het vergroten van de aantrekkelijkheidsfactor van de presentatie: de aankleding. Ook visuele illustraties zijn belangrijk. Ze ondersteunen de afwisseling in een verhaal en trekken (weer) aandacht. Je kunt denken aan het gebruik van transparanten, het tonen van voorwerpen en gebruik maken van beeld- en geluidsmateriaal zoals dia's, video, film en geluidsband. Ook hier wordt de keuze bepaald door de eerder gemaakte situatieanalyse. Een belangrijk aandachtspunt: Je moet goed met de apparatuur kunnen omgaan ! Aandachtspunten bij de Romp: * Kies een passende logische structuur * Maak een hoofdlijn van 3 tot 5 punten * Formuleer samenvattingen en overgangen * Kies verbale en visuele illustraties * Zet de presentatie puntsgewijs op 1 A4 (inclusief Kop en Staart) of drie kaartjes De Staart In de staart wordt de presentatie afgerond. Je vat je verhaal samen en je herhaalt de bedoeling nog eens. Je kunt in deze fase een laatste oproep, een conclusie of een moraal formuleren. Het is belangrijk om te weten dat van een presentatie de opening en de afsluiting vaak het best blijven hangen. Afhankelijk van de aard van de presentatie kun je nog gelegenheid geven voor vragen en / of reacties (2.4). Als de vragenronde is afgesloten komt de hekkensluiter van de presentatie in de vorm van een

8

aansprekende slotzin, een vraag of een conclusie. Ook kun je teruggekomen op de binnenkomer. In ieder geval is de slotzin van groot belang en vraagt deze extra zorg. Aandachtspunten bij de Staart: * Geef een heldere samenvatting en/of conclusie. * Geef gelegenheid tot vragen. * Vat de discussie samen plus de conclusie. * Eindig in een positieve sfeer. * Zorg voor een pakkende uitsmijter. 2.3 DE PRESENTATIE " UITVOERING " Na alle voorbereidingen is de tijd rijp voor de uitvoering van de presentatie. Je hebt een goed gestructureerd verhaal in elkaar gezet en nu is de vraag: hoe breng ik dat ? Daar kunnen allerlei dingen over geschreven worden, maar de uitvoering is en blijft een persoonlijke zaak. Net als bij een muziekstuk zal elke uitvoering anders klinken. Van een aantal zaken moet je je als spreker echter wel bewust zijn. Zo is uit onderzoek gebleken dat in communicatie maar een klein gedeelte bepaald wordt door de feitelijke inhoud (plm. 7%). Veel meer bepalend zijn de non-verbale signalen (55%) en het stemgebruik (38%). Daarom zijn er op het gebied van de non-verbale kant van het presenteren veel aanwijzingen te geven die voor iedereen bruikbaar zijn. Hierna volgen de belangrijkste. 2.3.1 De lichaamstaal

De lichaamshouding Wie iets presenteert, straalt al iets uit door de lichaamshouding: interesse, dominantie, angst enz. De volgende aanwijzingen m.b.t. de lichaamshouding kunnen de presentatie positief beïnvloeden en voor stresshantering van belang zijn:

- Zorg ervoor dat je houding rechtop maar ontspannen is. - Zet romp en voeten in de richting van de toehoorders. - Zet voeten tien centimeters van elkaar. - Houd het bekken gekanteld en de knieën iets gebogen. - Houd de armen ontspannen langs het lichaam en handen bij elkaar op buikhoogte. Vanuit deze basishouding kun je je vrij bewegen gedurende de presentatie. Het is goed om te bewegen, dat houdt de aandacht vast! Je keert echter steeds weer terug naar de beschreven basishouding. De handen/gebaren Handen spreken boekdelen. Zij ondersteunen het verhaal of leiden de aandacht af. Het laatste gebeurt wanneer je veel in de handen wrijft, ergens aan peutert of met voorwerpen in de handen speelt. Dat moet je dus vermijden. Het is ook beter om niet veel met de armen over elkaar te staan, of de handen op de rug of in de zak te houden. Je zet zichzelf dan als het ware vast en je bent dan minder in staat de presentatie op goede wijze met gebaren te ondersteunen.

9

Het oogcontact Oogcontact is zeer belangrijk. Kijk dus bij een presentatie zeer regelmatig naar de mensen in de zaal, verdeel desnoods de zaal in een aantal "kijk-gebieden". Om oogcontact mogelijk te maken, moet je vrij zijn van je papier: je mag dus niet voorlezen. De presentatie moet dan ook niet in zijn geheel op papier staan, maar slechts in steekwoorden! Dat vereist misschien oefening, maar is zeer de moeite

waard. Door oogcontact te houden, kun je de reacties van de mensen zien en daarop inspelen. De gezichtsexpressie Je gezichtsuitdrukking moet overeen stemmen met de woorden die je uitspreekt. Mimiek, d.w.z. het bewegen van ogen, wenkbrauwen en mond, ondersteunt een presentatie. Mimiek zegt vaak meer dan woorden. Het glimlachen van een spreker geeft sfeer en ontspanning.

De uiterlijke verzorging Je uitstraling wordt tenslotte ook bepaald door de uiterlijke verzorging. De stijl en verzorging van de kleding en de verzorging van het uiterlijk laten bij het publiek een bepaalde indruk achter. Daarvan moet je je goed bewust zijn. Je "uitstraling" moet bij het verhaal passen. Kleuren stralen ook een sfeer en betekenis uit.

De basishouding kun je dagelijks oefenen voor de spiegel. Als je dit ongeveer een maand doet is dit tot een ‘natuurlijke’ houding geworden! 2.3.2 De stem Uit onderzoek is gebleken dat de stem een geweldige invloed heeft op de overdracht en overtui-gingskracht van het verhaal: meer dan 1/3 van de indruk die een presentatie achterlaat is bepaald door de stem. Iedereen die een presentatie moet verzorgen, moet bij zichzelf nagaan, wat op het gebied van stemgebruik zijn sterke en zwakke punten zijn. Aandachtspunten zijn intonatie, volume, tempo en articulatie. De term intonatie betreft de melodische kant van de stem, haar klank en kleur. Intonatie is één van de belangrijkste hulpmiddelen om variatie en emotie in een verhaal aan te brengen. Als je niet bewust nagaat in hoeverre je weet te spelen met intonatie, kan dat leiden tot een vlakke, saaie en eentonige presentatie. Het volume is om meerdere redenen belangrijk. In ieder geval hoort een spreker voor iedereen zonder stemverheffing verstaanbaar te zijn. Daarom is een geluidsinstallatie dan ook vaak geen overbodige luxe. Het is zinvol, voor de presentatie te oefenen met het microfoongebruik. Je kunt spelen met je stemvolume, en door afwisselend harder en zachter te spreken spanning opbouwen en imponeren. Met behulp van tempo kun je als spreker rust en ontspanning scheppen. In ieder geval moet je niet meer dan 150 woorden per minuut uitspreken. Dit is langzamer dan het tempo van een tweegesprek. Bij de articulatie gaat het erom dat de woorden en lettergrepen in zijn geheel en met de juiste

10

klemtoon worden uitgesproken. Helderheid en verstaanbaarheid gaan voor alles. Het vooraf oefenen van moeilijke woorden is nuttig. Tenslotte: wees je ervan bewust dat ademhaling, lichaamshouding en ontspanning bijdragen aan goed stemgebruik. 2.3.3 De situatie Een goede presentatie moet ook organisatorisch goed voorbereid zijn. Ga dus na of de benodigde hulpmiddelen aanwezig zijn en werken. Je moet weten hoe de opstelling van de zaal is, hoe het licht werkt, of er een geluidsinstallatie is en hoe deze werkt. Ook kan het verstandig zijn af te spreken waar je vóór en na de presentatie gaat zitten. Aandachtspunten bij de non-verbale kant van de presentatie: * Hoe wordt de presentatie verlevendigd ? * Hoe is het stemgebruik ? * Maakt de totale presentatie een goed voorbereide en verzorgde indruk ? 2.4 OMGAAN MET VRAGEN “EGO-MANAGEMENT”

Vragen zijn een teken dat mensen aan het denken zijn gezet. Maar blijkbaar zijn er punten nog niet duidelijk, zijn de mensen nog niet overtuigd of zien de mensen nog problemen in een gedaan voorstel. Daarom is een vragen-ronde van essentieel belang om het uiteindelijke doel van een presentatie te bereiken. Het geeft je de kans om zaken nader toe te lichten, het geeft een beeld van datgene wat bij de luisteraars leeft en het biedt de mogelijkheid de laatste weerstanden bij het publiek te overwinnen.

De kans om vragen te stellen of eigen suggesties in te brengen wordt door de toehoorders vaak gewaardeerd mits de spreker deze inbreng serieus neemt. Tips in het omgaan met vragen: Luister goed naar de vraag. Vaak herhaalt een spreker de vraag, om te controleren of hij deze

goed begrepen heeft en ook om de vraag voor de rest van het publiek helder te maken. Het herhalen van de vraag geeft ook even tijd om na te denken.

Blijf altijd vriendelijk bij uitgesproken tegenwerpingen of gestelde vragen. Neem de

vragensteller serieus en behandel hem of haar correct. Maak niemand belachelijk. Toon altijd waardering voor degenen die opmerkingen maken of vragen stellen.

Ga bij verschil van mening niet in discussie. Een spreker kan een meningsverschil vaststellen

en het eigen standpunt nogmaals verduidelijken. Maar daarbij moet het, althans in de vragenronde, blijven.

Bij de beantwoording van een vraag hoort de spreker zich tot de hele zaal te richten; anders

11

haakt iedereen behalve de vragensteller af. Als een spreker op een gestelde vraag geen antwoord weet, doet hij er verstandig aan, dat

toe te geven. Het is zinloos een antwoord te verzinnen. Een constructieve oplossing is, de vragensteller te verwijzen naar een andere informatiebron.

Het beantwoorden van vragen kan indirect gebruikt worden om nogmaals, in andere termen

eigen uitgangspunten te herhalen of te onderstrepen. Een spreker kan, ter aanmoediging, zelf een (m.b.t. het thema veel gestelde) vraag stellen. Het is belangrijk dat jij als spreker de baas blijft. Vragen en opmerkingen die weerstand tonen

moeten niet leiden tot onderlinge discussies tussen luisteraars. Als er echt een probleem rijst, is het beter om aan te bieden, er na afloop van de formele bijeenkomst nog op door te gaan. Bewaak tijdens de formele presentatie de tijd en geef duidelijk aan hoeveel vragen er vanaf een bepaald moment nog gesteld mogen worden. Daarnaast zijn veel vragenstellers jaloers op de spreker en zoeken ze zelf de aandacht door ‘te vragen naar de bekende weg’, het antwoord zelf allang te weten en/of de spreker met nieuwe informatie af te troeven. Blijf ik dat geval altijd vriendelijk maar stap snel over naar ‘de volgende vragensteller’.

2.5 OMGAAN MET STRESS " PLANKENKOORTS " Tenslotte de stress, vaak één van de grootste struikelblokken in presenteren. Sommige mensen zijn doodsbang voor een groep. Bang om gezien te worden of om fouten te maken. Op zich is de spanning rondom presenteren normaal. Maar de spanning moet er niet toe leiden dat verschijnselen als zweten, een vuurrode kleur of een trillende stem de presentatie gaan bepalen. Een spreker moet leren, de spanning onder controle te houden. Daar zijn methoden voor, toe te passen voor en tijdens de presentatie. Voor de presentatie: 1. Een goede voorbereiding is het halve werk. Mensen die alles hebben gedaan wat ze

konden doen voelen zich zekerder. Vooraf 3x hardop oefenen is daarbij de belangrijkste.

2. "Positief piekeren". Dit is een vorm van mentale training: je fantaseert over het

succes van de presentatie in plaats van bezorgd te zijn over mogelijk falen. Het is zinvol om een concreet beeld te scheppen over hoe je ontspannen voor de groep staat, je de zaal aan het lachen weet te krijgen en hoe er kan worden geïmproviseerd als iets mis dreigt te gaan.

Vergelijkbaar hiermee: jezelf moed inspreken door hardop tegen jezelf te praten alsof

je je eigen coach bent. 3. Ontspanningsoefeningen. Te denken valt aan ademhalingsoefeningen (buikadem-

haling) en aan het ontspannen van verkrampte lichaamsdelen zoals nek, armen en benen. Dit kan men zittend doen door eerst te spannen en dan los te laten. Maar een wandelingetje helpt ook.

Alcohol, koffie, roken en medicijnen zijn uit den boze. Ze verlagen het bewustzijnsniveau en versterken

12

vaak de spanning. De nacht voor een grote presentatie is slaap de belangrijkste voorbereiding. Tijdens de presentatie: 1. Zorg voor de sfeer van een ‘thuiswedstrijd’ door in je stijl, gebruik van hulpmiddelen

en je wijze van optreden heel erg jezelf blijft. Zoek naar ‘rituelen’ en attributen die je op je gemak stellen.

2. Zorg voor een goede lichaamshouding. Dat betekent rechtop, loslaten van de

spanningen en zo nu en dan wat bewegen. Dit kun je thuis oefenen. 3. Maak contact met het publiek. Vooral in de kop van de presentatie is daartoe veel

mogelijk. Maak oogcontact. Als je voelt dat je de aandacht hebt gevangen, doet dat wonderen. Eventueel kun je tijdens je opening een vraag stellen om zodoende het gevoel van een relatie scheppen.

4. Schep een openhartige sfeer. Durf open te zijn over gevoelens. Als iets misgaat wat

het publiek kan merken kun je daar een grapje over maken en uitstralen dat je wel een zwak moment kunt hebben zonder aan kracht in te boeten.

5. Smile / Glimlach aan het begin, tijdens en na afloop van je presentatie. SAMENGEVAT : WAT IS PRESENTEREN? * GOED ZORGEN VOOR JE VERHAAL * GOED ZORGEN VOOR JE PUBLIEK * GOED ZORGEN VOOR JEZELF

13

3. CHECKLIST PRESENTEREN

CHECKLIST PRESENTEREN Ja Nee

V O O R B E R.

1. Er is overduidelijk nagedacht over het onderwerp / het publiek en de presentatie 2. Er is voorstudie gemaakt 3. De presentatie oogt goed voorbereid 4. Er is sprake van ‘gepaste’ kleding

.

.

.

.

.

.

.

.

C O N S T R U K T I E

5. Gebruikt Kop/romp/staart. 6. Gebruikt een binnenkomer/aandachtstrekker. 7. Geeft een motivering. 8. Geeft een overzicht over de romp en de werkwijze is gegeven. 9. De structuur van de romp is logisch / relevant. 10. Gebruikt overgangen tussen de onderdelen. 11. Het taalgebruik is levendig, beeldend, correct en begrijpelijk. 12. Gebruikt illustraties en audiovisueel materiaal. 13. Geeft samenvatting en conclusies. 14. Gebruikt een uitsmijter.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

P R E S E N T A T I E

15. De lichaamshouding is ontspannen, rechtop en richting publiek 16. Ondersteund het verhaal met gebaren . 17. Maakt oogcontact. 18. Gezichtsuitdrukking is vriendelijk en expressief 19. Verzorgd uiterlijk. 20. Stemgebruik is prettig en verstaanbaar. 21. Maakt gebruik van ritme, articulatie en intonatie bij het spreken. 22. Heeft impact gecreëerd. 23. Hulpmiddelen werden effectief gebruikt.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

R E L A T I E / V R A G E N

24. Maakt contact met het publiek / schept een 'wij' sfeer. 25. Toont respect en inlevingsvermogen 26. Geeft gelegenheid tot het stellen van vragen. 27. Herhaalt / checkt de vraag 28. Beantwoordt vragen positief, vriendelijk en respectvol 29. Oogt ontspannen 30. Herhaalt en verduidelijkt de kern van het betoog 31. Sluit op een pakkende wijze af

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

WAS HET EEN GOEDE PRESENTATIE ?

14

4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR Janssen, Daniël (red.), Zakelijke Communicatie I, Wolters-Noordhoff, Groningen, 2007 Keunen, Josje & Marijn Wackers, Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet?, Communicatiereeks, 2012 Korte, Heribert en Ben Vaske, Professioneel presenteren, Enzodus BV, 2009 Meiden, Willem & Anne van der, Mag ik uw aandacht, Gids voor zinvol spreken, Meinema, 2012 Steehouwer, M., e.a. Leren communiceren, Noordhoff Uitgevers, 2012 Witt, Christopher, Echte leiders gebruiken geen PowerPoint, Spectrum, 2009 Websites http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/modellen/presentatie http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/presentatie/ http://www.psychologiemagazine.nl/web/Persoonlijkheid/Leren-presenteren-zonder-stress.htm http://interactief-presenteren.nl/ http://www.slideshare.net/riniealtena/presenteren-1-skills (alle delen zijn daar te vinden + in het Engels)

15

BIJLAGE 1 AANDACHTSPUNTEN BIJ GEBRUIK VAN HULPMIDDELEN ALGEMEEN * ze ondersteunen/illustreren het verhaal; het is geen vervanging! * wij onthouden: - 20% van wat we horen - 50% van wat we zien - 90% van wat we doen * ze moeten passen bij de doelstelling * de spreker moet overweg kunnen met de middelen * apparatuur vooraf controleren en klaarzetten * blijf in contact met het publiek * niets uitdelen / rond laten gaan tijdens de lezing * visualiseer de rode draad blijvend ( b.v. hand-out) FLIP-OVER * schrijf groot * schrijf netjes / blokletters * werk met kleur * niet te veel op één vel SCHOOLBORD / WHITEBOARD * gebruik de juiste stiften ! * zorg voor een wisser * schrijf groot en netjes * maak van te voren een bordontwerp ! DEMONSTRATIE MATERIAAL * zorg voor afwisseling * wat u kunt laten zien, laten zien ! * geef tijd voor reacties POWERPOINT / PREZI * zorg voor de basisprincipes bij het ontwerpen: ‘minder is meer!’ - kleur / thema - lettergrote - steekwoorden - rust per slide - werkende links / beelden / geluiden * controleer de werking vooraf (zie Beamer / Touch screen) * zorg voor ervaring met… BEAMER * zorg voor de juiste materialen zoals kabels * installeer alles een half uur voor de presentatie (of laten doen) + check * zorg voor een ‘pauze’-beeld * bij gebruik van internet zorgen voor verbinding * zet 5 minuten voor de presentatie alles aan

SMART BOARD WIGHTBOARD / LCD * check aanwezigheid vooraf * oefen vooraf / zorg dat je ermee kunt werken * controleer de werking vooraf / verbindingen * zet alles aan 5 minuten vooraf (bijvoorbeeld inloggen) (denk ook aan Hand-out / werkvormen / ?) HAND-OUT *Samenvatting / sheets *Ruimte voor notities (vooraf uitdelen) *Contact en bedrijfsgegevens op de hand-out GELUIDSAPPARATUUR *Nodig? *Vooraf uitproberen *Zorgen voor de juiste stand *Bij twijfel altijd gebruiken *10cm tussen mond en microfoon RUIMTEGEBRUIK *Schoon *Opgeruimd *Geen afleiding *Opstelling stoelen/ tafels *Waar ga jij staan / ben je zichtbaar?