Voorstelling: communicatieplandoor Tom Houtman, editie 16/10/2013.

RAVAGE. Kunst en erfgoed in tijden van conflict.

A. Algemene projectgegevens.

ProjecttitelRAVAGE. Kunst en erfgoed in tijden van conflict.

ProjecttypeTentoonstelling Beeldende kunst, hedendaags, oude kunsten.

ProjectlocatieM - Museum Leuven,Vanderkelenstraat 28 - 3000 LEUVEN.

ProjectdatumVan donderdag 20 maart 2014tot en metzondag 31 augustus 2014.

RAVAGE. Kunst en erfgoed in tijden van conflict.

Projectorganisator M - Museum Leuven in samenwerking met KU Leuven.

ProjectverantwoordelijkenDenise Vandevoort voor M-Museum Leuven.Voorzitter M / Schepen van Cultuur LeuvenL. Vanderkelenstraat 28 - 3000 LeuvenTel. +32 16 27 22 07E-mail denise.vandevoort@leuven.be

Prof. dr. Jo Tollebeek voor KU Leuven. ( = curator, expert). Faculteit Letteren / Cultuurgeschiedenis vanaf 1750Blijde-Inkomststraat 21, bus 3307 - 3000 LeuvenTel. +32 16 324975 E-mail Jo.Tollebeek@arts.kuleuven.be

ProjectomschrijvingIn 2014 brengt M een tentoonstelling met als centraal thema het lot van kunsten cultureel erfgoed in tijden van conflict.De herdenking van het begin van de Eerste Wereldoorlog en de brand vande Leuvense universiteitsbibliotheek in de zomer van 1914 vormen de aanleiding.De gebeurtenissen in Leuven maakten duidelijk hoezeer niet alleen soldaten enonschuldige burgers, maar ook cultuurgoederen ten prooi vielen aan hetoorlogsgeweld.Verwoeste steden, beschadigde gebouwen en monumenten, geroofde kunstwerkenen brandende boeken speelden ook lang voor de Eerste Wereldoorlog eendramatische rol in conflicten van diverse aard. Ook tot op vandaag zijn misdadentegen de cultuur een realiteit. De tentoonstelling plaatst interventies en reflectiesvan hedendaagse kunstenaars naast kunstwerken uit het verleden.

6 belangrijkste kunstwerken 1. Pieter-Paul Rubens De gevolgen van de oorlog uit 1637. 2. Michael Sweerts ‘Mars vernietigt de kunsten’ uit 1650-52.

3.Thomas Cole desolaat landschap na de slag. 4. William Turner Vernietiging van Sodom uit 1805.

5. Mona Hatoum, skeletten.6. Lida Abduls film ‘Clapping with Stones’.

Mona Hatoum

B. Planning

B. PlanningB.1. Belangrijkste contactpersonen.

Coördinatie: M – LeuvenTom Houtman, L. Vanderkelenstraat 28 - 3000 LeuvenTel. +32 16 27 01E-mail tom.houtman@leuven.be

Secundaire contactpersonen: Toerisme Vlaams-BrabantPiet-Jan Pieters, Toerisme Vlaams-Brabant,Tel. 016-26 27 01, toerisme@vlaamsbrabant.beUiT-Agenda Groote OorlogJan-Piet Jansens, Dienst cultuur,Tel. 016-26 27 01, cultuur@vlaamsbrabant.beDepartement Internationaal Vlaanderen - 100 jaar Groote OorlogPierre Jacques, communicatie Toerisme Vlaanderen,Tel. +32 02 281 51 50, oorlog@toerismevlaanderen.be

Voorstelling: communicatieplan. Algemene doelstellingen

Algemene doelstelling 1:Bekendmaking en promotie van tentoonstelling ‘Ravage’bij het brede publiek, bij liefhebbers hedendaagse kunsten en oude kunsten,bij erfgoedliefhebbers, bij 100-jaar Grote Oorlogtoeristen.

Algemene doelstelling 2:Permanente aandacht behouden voor de tentoonstelling ‘Ravage’bij het brede publiek, bij liefhebbers hedendaagse kunsten en oude kunsten,bij erfgoedliefhebbers, bij 100-jaar Grote Oorlogtoeristen.

ACTIE 1Voorbereidend cijferwerk.

ACTIE 1

Wat?Steekproef publieksbezoek & voorbereiding eindevaluatie publieksmoment.

Wanneer? Drie referentieperiodes + cijferverwerking. Van 20/03/2014 tot 20/04/2014Van 01/06/2014 tot 01/07/2014Van 01/08/2014 tot 31/08/2014.Eindevaluatie in september 2014.

Doel? Intern, Meten publieksbereik in hoogte en diversificatie. Wie? Baliepersoneel noteert of vraagt naar het aantal personen per eenheid:groep, gezin, individueel / het betaalsysteem ( ticket, type korting, … ) /Woonplaats van groep (regio of stad indien binnen Vlaams-Brabant).

Hoe? Bevraging bij inkom aan de balie door baliemedewerkers. Opvolging? Tom Houtman, voorzien vaste vragenlijst aan balies ( wekelijkse opvolging)Tom Houtman, briefing van baliemedewerkers bij aanvang referentieperiodes. Tom Houtman, eindevaluatie opmaken en doorsturen aan bestuur in september 2014.

ACTIE 2Opvragen prijsoffertes en goedkeuring begroting communicatieplan.

ACTIE 2Wat? Opvragen prijsoffertes en goedkeuring begroting communicatieplan.

Wanneer? Opvragen prijsoffertes tegen 30 november 2013.Goedkeuring begroting communicatieplan tegen eind december 2013.Voor bedragen > 8500 € werken via overheidsopdracht tegen 25 januari 2013.

Doel? Het beschikbare budget van 150 000 € optimaal verdelen.

Wie? Intern: Tom Houtman, zakelijk beheerder voor het bestuur van M-Leuven. Extern: bedrijven, partners, sponsors.

Hoe? Opmaken van bestekken. Aanschrijven bedrijven en/of uitschrijven opdrachten.Onderzoek en contact met bestaande partners of sponsors voor specifieke bijdragen.

Opvolging? Tom Houtman, zakelijk beheerder, bestuursleden M-Leuven.

Actie 3: Redactie en Drukwerk.

Subactie 3.1 Opvragen tekst & beeldmateriaal. Subactie 3.2 Redactiewerk flyer, folder, persmap.Subactie 3.3 Ontwikkeling campagnebeelden.

ACTIE 3.1

Wat?Het verzamelen en aanleggen van diverse promotieteksten enbeschikbaar kwalitatiefbeeldmateriaal kan aanvangen zonder goedkeuring begroting. Wanneer? Tegen 30 november 2013.

Doel?Van zodra externe partners bekend zijn, naar uitvoerende fase kunnen gaan.

Wie? Kunstenaars of hun vertegenwoordigers, Jo Tollebeek,Erfgoedcel Leuven.

Hoe? Telefonisch en via mail, verzamelen digitaal materiaal op computer.Analoog materiaal fotograferen en/of digitaliseren.

Opvolging? Tom Houtman, andere M-medewerkers.

ACTIE 3.2

Wat? Als de begroting opgemaakt is, kan in afwachtingvan goedkeuring aanvang worden gemaakt van het redactiewerk.Lichte aanpassingen kunnen volgen.

Wanneer? Tegen 24 december 2013.

Doel? Intern: bestuur krijgt kans op inspraak ontwikkeling communicatiemateriaal.Extern: zodra externe partners officieel kunnen geëngageerd worden kanuitvoerende fase intreden.

Wie? Intern: Tom Houtman, Jo Tollebeek, bestuur M-Leuven.Extern: grafische ontwerpers.

Hoe? Via mail, minstens tweewekelijkse samenkomst.

Opvolging? Tom Houtman.

ACTIE 3.3

Wat? Een campagnebeeld is uiterst belangrijk.Enerzijds moet de huisstijl van M-Leuven bewaard worden,anderzijds wordt het evenement best ook ingepast in de totaliteit vanandere ‘100 Jaar Grote Oorlog-projecten’.

Wanneer? Tegen 24 december 2013.

Doel? Intern: Aanspreken van bestuur M-Leuven, partners en sponsors. Extern: Aanspreken van het brede publiek, liefhebbers hedendaagsekunsten en oude kunsten, erfgoedliefhebbersen 100-jaar Grote Oorlogtoeristen.

Wie? Tom Houtman, grafische ontwerpers.

Hoe? Voorleggen ontwerpen campagnebeeld aan bestuur.

Opvolging? Tom Houtman.

Actie 4:Druk promotiemateriaal.

ACTIE 4

Wat? Onderscheid 2 types promotiemateriaal,afgeleiden van campagnebeeld ( affiches, banners) redactioneel materiaal ( flyers, folders, persmappen).

Wanneer? Type 1: tegen 21 februari 2014.Type 2: tegen 28 februari 2014.

Doel? Spreiden werklast, maar vooral spreiden stockagelast door te werken in 2 fasen.

Wie? Tom Houtman, externe bedrijven.

Hoe? Duidelijke voorwaarden in de offertes en bestekkenen afspraken laten navolgen.

Opvolging? Tom Houtman.

Actie 5:Distributie promotiemateriaal.

ACTIE 5Wat? Verdeling van promotiemateriaal zo nauw mogelijk laten aansluitenop geplande levering door leveranciers en/of mogelijkheid van rechtstreeksedistributie voorzien ( via vb. Aeolus-netwerk).

Wanneer? 3 tot 8 maart: nationale distributie.10 tot 15 maart: lokale distributie.

Doel? Nationale distributie gebeurt via externe professionelen= niet rechtstreeks meetbaar. Lokale distributie gebeurt via gekende partners van M-Leuven= makkelijker meetbaar.

Wie? Externe bedrijven, medewerkers, partners M-Leuven.

Hoe? Duidelijke voorwaarden in de offertes en bestekken enafspraken laten navolgen. Opmaken van werkplanning per promotiepakket.

Opvolging? Tom Houtman, Piet-Jan Pieters, Jan-Piet Jansens, Pierre Jacques.

Actie 6:Persmomenten.

ACTIE 6Wat? Voor organisatie persmoment bij opening tentoonstellingwordt een aparte werkgroep opgericht met een uitgebreid draaiboek.Periodiek worden persmomenten ingelast, waarbij één aspect van detentoonstelling belicht wordt. Wanneer? Persmoment 1

Periode december 2013 opmaak en controle van perslijst.Periode februari uitnodigen pers. Week 3-8 maart 2014, opmaak persmap.Donderdag 13 maart om 20 uur.

Persmomenten 2 – 6Begin april-mei-juni-juli en eind augustus.

PersberichtNa afloop eind september 2014.

Doel? De tentoonstelling permanent onder de aandacht brengen énhouden bij het brede publiek, bij liefhebbers hedendaagse kunsten enoude kunsten, bij erfgoedliefhebbers, bij 100-jaar Grote Oorlogtoeristen. Aandacht genereren voor partners, sponsors, deelnemende kunstenaars. Wie? Tom Houtman, medewerkers, Rob-tv en DeStreekkrant (mediapartners M-Leuven) Hoe? Een set van thematische persberichten uitwerken en bij pers en mediain de aandacht brengen. Opvolging? Werkgroep persvoorstelling, met coördinerend contactpersoon Tom Houtman.

Actie 7:Promomateriaal NMBS-stations.

ACTIE 7

Wat? Gezien de NMBS als partner geldt van M – Leuven via specifieke tarifering,lijkt het essentieel om ook in de NMBS-stations zichtbaar promotie te makenvia affiches in beginperiode van de tentoonstelling.

Wanneer? Vanaf maart 2014 tot eind mei 2014.

Doel? Het treinreizigerspubliek in de belangrijkste treinstations warm maken vooreen bezoek aan de tentoonstelling waarvoor trouwens een speciale tariferingkan gelden voor reizigers van verre afstanden. Aandacht genereren voor partners, sponsors, deelnemende kunstenaars.

Wie? Clear Channel. Hoe? Duidelijke voorwaarden in het bestek en afspraken laten navolgen. Opvolging? Tom Houtman, Clear Channel.

Actie 8:Promomateriaal De-Lijnbusflanken.

ACTIE 8

Wat? Gezien De Lijn als partner geldt van M – Leuven is het interessant om viadit kanaal zichtbaar promotie te maken via affiches in beginperiodevan de tentoonstelling.

Wanneer? Maart 2014 tot augustus 2014.

Doel? Een jongerenpubliek aanspreken en zichtbaarheid in het straatbeeldgenereren op momenten zonder examenperiode waarin de ‘nieuwswaarde’van de tentoonstelling daalt.

Wie? Lijn.com.

Hoe? Duidelijke voorwaarden in het bestekken en afspraken laten navolgen.

Opvolging? Tom Houtman, Lijn.com.

Actie 9:Promotie Comabel in 12 NMBS-stations (bovenlokaal).

ACTIE 9

Wat? Gezien de NMBS als partner geldt van M – Leuven via specifieke tarifering,lijkt het essentieel om ook in de NMBS-stations reclame te maken inaantocht naar het toeristisch seizoen.

Wanneer? Duurtijd tentoonstelling 19 weken in 2014.

Doel? Het treinreizigerspubliek in secundaire treinstations warm maken voor eenbezoek aan de tentoonstelling waarvoor trouwens specifiek voor hen despeciale tarifering geldig is.

Wie? Comabel.

Hoe? Duidelijke voorwaarden in de offerte en afspraken laten navolgen.

Opvolging? Tom Houtman, Comabel.

Actie 10:Lezingenreeks organiseren( = promoten via 6 persberichten.)

ACTIE 10Wat? Lezingenreeks organiseren ( = promoten via 6 persberichten.)

Over de brand bibliotheek Leuven –via Erfgoedcel LeuvenOver recente oorlogen –Rudi Vranckx via WPG UitgeversOver Michael Sweerts –Marleen Dominicus-van Soest van Rijksmuseum A’dam - Over Thomas Cole of William Turner –Prof. dr. Jo Tollebeek of iemand van KU Leuven?Over het werk van Mona Hatoum –Mona Hatoum zelf Over Lida Abduls’ werk –Lida Abduls zelf of filmvoorstelling?

Wanneer?Do 27 maart, om 19 uur.Do 19 april, om 19 uur.Do 22 mei, om 19 uur.Do 12 juni, om 19 uur.Do 17 juli, om 19 uur.Do 28 augustus, om 19 uur.

ACTIE 10

Doel? Intern: Aanspreken van bestuur M-Leuven, partners en sponsors. Extern: Aanspreken van het lokale brede publiek, lokale liefhebbershedendaagse kunsten en oude kunsten, lokale erfgoedliefhebbers.

Wie? Tom Houtman, educatieve dienst, externe medewerkers.

Hoe? Duidelijke voorwaarden in de offerte en afspraken laten navolgen.

Opvolging? Educatieve dienst voor lezingen,Tom Houtman voor publieksaandacht.

Actie 11:Opvragen contactgegevens onderwijs en openbare bibliotheken + versturen 6 digitale ‘RAVAGE-nieuwsbrieven’.

ACTIE 11

Wat? Opvragen contactgegevens onderwijs en openbare bibliotheken +versturen 6 digitale ‘RAVAGE-nieuwsbrieven’ naar het adresbestand.

Wanneer?Eerste dinsdag van maart, van april, van mei, van juni, van juli, van augustus 2014.

Doel? Aanspreken van het onderwijsveld om de tentoonstelling onder de aandacht tebrengen van de doelgroep ‘Onderwijs’ uit heel Vlaanderen voor het bevorderenvan groepsbezoeken in schoolverband in het kader van de herdenkingenrond 100 jaar Grote Oorlog.

Wie? Tom Houtman, educatieve dienst, externe medewerkers.

Hoe? Microsoft-Office software en verzendlijsten via Outlook.

Opvolging? Tom Houtman.

Actie 12:Minstens 19 sociale media-aankondigingen.

ACTIE 12

Wat? Een Twitter-account en een facebookpagina aanmaken is kosteloos,ook voor bedrijven maar genereert laagdrempelig contact met doelpubliek.

Wanneer?Minstens 19 ( = één nieuw bericht per week.)

Doel? Aanspreken van jongeren, aanspreken van het brede publiek om bekendheidte verhogen voor de tentoonstelling bij mensen die niet noodzakelijk effectiefbezoekers zullen worden.

Wie? Tom Houtman, Jo Tollebeeck, educatieve dienst.

Hoe? Online via de sociale media.

Opvolging? Tom Houtman, Piet-Jan Pieters, Jan-Piet Jansens, Pierre Jacques.

Actie 13:2 vooruitblikken en 5 netwerkevenementen.

ACTIE 13Wat? Een tentoonstelling die 6 maanden loopt, kan ook gebruikt wordenvoor de organisatie van netwerkevenementen als returnvoor de steunende partners van M –Leuven.Voor deze evenementen wordt apart projectplan met draaiboek opgemaakt. Een eerste netwerkevenement moet dienen om de curator ( inhoudelijke organisatoren)samen te brengen met gidsen en andere M-medewerkers.

Wanneer?Eén namiddag 16-18 uur in de week van 10 tot 15 maart 2014.

Doel? Om ervoor te zorgen dat de inhoudelijke medewerkers (curatoren) duidelijkzicht hebben over de logistieke organisatie van de tentoonstelling en depermanente medewerkers duidelijk zicht hebben op de inhoud & vormgevingvan de tentoonstelling.

Hoe? Netwerkmoment, voorbereid door Tom Houtman, Jo Tollebeeck enverantwoordelijke publiekswerking.

Opvolging? Verantwoordelijke publiekswerking.

Actie 14:3 Subacties gericht op onderwijs.

ACTIE 14: subactie 14.1Wat? Gratis ticketactie, speciaal gericht op het onderwijsop basis van een wedstrijd in aanloop naar de tentoonstelling.

Wanneer?Looptijd wedstrijd 1 van dinsdag 4 tot dinsdag 25 maart 2014. Bekendmaking winnaar op donderdag 27 maart 2014. Ontvangst klas met welkomstwoord door schepen Vandevoort organiseren begin april.

Doel? Gebruik makend van de promotie bij het grote publiek om specifiek dedoelgroep van het onderwijs te betrekken door rechtstreeks de jongerenzelf aan te spreken.

Wie? Tom Houtman, ism.Dienst publiekswerking en dienst IT & schepen Vandevoort.

Hoe? Een online wedstrijd lanceren die wordt aangekondigd via de 1ste digitalenieuwsbrief naar het onderwijs. De winnaar wordt uitgenodigd voor een gratisklasbezoek.

Opvolging? Tom Houtman.

ACTIE 14: subactie 14.2

Wat? Twee woensdagnamiddagen van de paasvakantie een gratis rondleidingdoorheen de tentoonstelling aanbieden voor leraren ( op inschrijving).

Wanneer?Woensdag 9 april en woensdag 16 april 2014.

Doel? Gebruik makend van de promotie via digitale nieuwsbrieven omleraren te laten proeven van de educatieve meerwaarde van de tentoonstellingzodat ze nadien zelf met de klas of school een bezoek kunnen brengen.

Wie? Tom Houtman, ism.Dienst publiekswerking en dienst IT & schepen Vandevoort. Hoe? Aankondigen via de digitale nieuwsbrief naar het onderwijs waarinde winnende klas van de wedstrijd wordt bekendgemaakt. Opvolging? Tom Houtman.

ACTIE 14: subactie 14.3

Wat? Jongeren uitnodigen om een blogbericht te schrijven over hun bezoek aande tentoonstelling of over een thema uit de tentoonstelling, deze blogberichtenop de facebookpagina en/of op de website posten en een winnaar uitkiezen dieeen cadeau ontvangt uit handen van de schepen tijdens de finissage.

Wanneer?Tussen 20 april en 30 juni 2014.

Doel? Jongeren actief betrekken en de ‘buzz’ rond de tentoonstelling levendig houden. Wie? Tom Houtman, ism.Dienst publiekswerking en dienst IT & schepen Vandevoort. Hoe? Aankondigen via de digitale nieuwsbrief, de sociale media en via de lokalepers en nationale media.

Opvolging? Tom Houtman.

Actie 15:Streven naar redactionele inpassingen in de nationale media.

ACTIE 15

Wat? Streven naar redactionele inpassingen in de nationale media. Onverminderd de bestaande mediapartnerschappen is het aangewezen omactief redactionele ideeën aan te dragen bij nationale media wanneer het themavan de tentoonstelling past in hun radio- of televisieprogramma. Soms levert ditresultaat op en een hoge zichtbaarheid.

Wanneer?Zie COMM-Ravage.xls( maar in feite permanent monitoren en inspelen op kansen in de media.)

Doel? Op nationaal niveau aandacht genereren én vasthouden voor de tentoonstelling,Museum-M, partners & sponsors extra in het zicht brengen.

Hoe? Actief lobbyen en voorstellen doorseinen.

Opvolging? Tom Houtman.

C. Timing

Details (zie bijlage: “COMM-Ravage.xls/ werkblad: projectplanning”).

Voorbereiding november 2013 tot 20 maart 2014.Looptijd tentoonstelling van 20 maart 2014 tot en met zondag 31 augustus 2014. Eindevaluatie. September 2014.

Lida Abduls

D. Budgettering ( zie bijlage: “COMM-Ravage.xls/ werkblad: cijferwerk ” voor details).

VOORBEREIDING BUDGET 0 acties 1 & 2

REDACTIONEEL DRUKWERK 73216 acties 3 -5

PROMOTIONEEL DRUKWERK 23508 acties 3 -5

PERSMOMENTEN 7260 acties 6 & 13, 15

NMBS - 40 GROTE STATIONS 14084,4 actie 7

DE LIJNBUSFLANKEN 18237,12 actie 8

Comabel 12 treinstations 5880,6 actie 9

OMKADERINGSBUDGET 6000 actie 10

ONKOSTEN WEDSTRIJDEN 1500 acties 11- 14

OCCASIONELE ONKOSTEN 313,88

150000

BEGROTING

TOTAAL BESCHIKBAAR BUDGET

TOT BINNENKORT !