Tips en praktijk opstellen businesscase

Heimen de Vries

16 april 2013

Waarom een businesscase?

Wie heeft ervaring met het opstellen businesscase?

16 april 2013

• Rechtvaardiging

• Onderbouwing

• Wijzigende omstandigheden verwerken

• Meten

• Terugverdientijd (ROI)

Bron: SucceedIT

Voorbeeld extranet: digitale vereniging 3.0

Is er een rechtvaardiging?

Kwalitatieve en financiële onderbouwing vastgelegd?

Heeft u ook grip op de investering bij wijzigende omstandigheden?

Kunt uw tussentijds meten of u op koers ligt?

Weet u of u er beter van wordt en op welke termijn (ROI)?

Wanneer zegt u ‘ja’ tegen een investering?

Bron SucceedIT

16 april 2013

Case onderbouwing kosten

Uitgangspunten:

• 10000 leden

• Mutatiegraad: 10% (nieuwe leden, opzeggingen, NAW, mail, mobiel): gem. 5 min

• 1500 deelnemers aan bijeenkomsten: gem. 20 minuten

• Uitingen: 5 per jaar per post: inpakken: gem. 30 sec en portokosten

Uit welke elementen bestaat de onderbouwing?

16 april 2013

Case onderbouwing kosten

Huidige kosten en kwaliteit

Mutaties: 1000 * 5 min = 150 uur * €50 € 5.000

Registratie, uitnodigen etc. deelnemers: 1500 * 20 min * €50 25.000

Postverzending: 50000 * 30 sec * €50 + porto (50% e-mail) 30.000 (60k)

Besparingen zoekwerk documenten, aanschaf briefpapier etc. PM

Kwalitatief: minder gedoe, werkplezier, loyaliteit etc.

Totale kosten € 60.000

Uit welke elementen bestaat de onderbouwing?

16 april 2013

Onderbouwing investering

Uitgangspunten extranet:

• Leden voeren mutaties zelf uit (o.a. via verhuisbericht)

• Melden zich online aan voor bijeenkomsten

• Uitingen per e-mail of berichten op extranet

• Documenten geautoriseerd (facturen, agenda, bestuursstukken, dossiers etc.)

Uit welke elementen bestaat de investering?

16 april 2013

Onderbouwing investering

Investering

Licentiekosten extranet (afhankelijk van functionaliteit) € 25.000

Inrichting en opleiding (eenmalig out of pocket) 10.000

Opleiding backoffice en beheer 5.000

Beheer (zelf of uitbesteden) PM

Totaal € 40.000

Uit welke elementen bestaat de investering?

16 april 2013

ROI en terugverdientijd

Uitgangspunten extranet:

• Leden muteren (o.a. via verhuisbericht)

• Melden zich online aan voor bijeenkomsten

• Uitingen per e-mail of berichten op extranet

• Documenten geautoriseerd (facturen, agenda, bestuursstukken, dossiers etc.)

Totale huidige kosten zonder extranet €60.000

Totale investering met extranet €40.000 waarvan €15.000 eenmalig)

Jaarlijkse investering: 25k

Na het 1e jaar van invoering bespaart u 40k tegen een betere kwaliteit

van uw ledendata.

Wat wordt uw organisatie er beter van?

16 april 2013

Tips voor het opstellen 1

Hoe ziet het op te lossen probleem er uit?

Voorkom symptoombestrijding

Hoe scherper beschreven, hoe groter het succes

Het echte probleem in samenhang oplossen

16 april 2013

Tips voor het opstellen 2

Wat is de aard en de omvang van het probleem?

Maak het SMART

Gebruik relevante en betrouwbare data

Intrinsieke motivatie

Voor wie wordt het probleem opgelost?

Oplossen door i.p.v. voor stakeholders

Meten is weten en intrinsieke motivatie

16 april 2013

Tips voor het opstellen 3

Risico’s

Wees reëel over de kansen en risico’s

Let op gevolgen veranderende omstandigheden (go/no go)

Organisatie

Voorkom ‘polderen’

Wie om welke reden in stuurgroep

Liggen zij er wakker van?

Risico’s en organisatie

16 april 2013

Aan de slag!?

Wilt u vrijblijvend meer weten over het voordeel van een

businesscase voor uw organisatie?

Neem gerust contact op.

Deze presentatie staat op www.projectdokters.nl

Vragen?

16 april 2013

Presentatie VPTZ

16 april 2013