Presentatie Contactbeheer

Transcript of Presentatie Contactbeheer

1. Presentatie contractmanagement Thor Mesman dd 17 september 2009 Digitaal:Q:Approw52S522CmContractbewakersThor MesmanPresentatie Contractmnanagement

2. Inleiding

Doelstelling

- Het geven van aanbevelingen inzake verbeteringen aan het contractbeheerproces, zodathet management van contractbeheer deze kan gebruiken bij haar bedrijfsvoering .

Schriftelijke rapportage

- (digitaal: Q:APPROW52S522CMContractbewakersThor Mesman..)

Uitgangspunten

Opbouw van de presentatie

3. Contract als juridisch stuurinstrument Contract als juridisch en commercieel stuurinstrument Contract als juridisch, commercieel en logistiek stuurinstrument Contract als stuurinstrument voor verbetering van bedrijfsprocessen Elementen: KPIs, Vendorrating, pro-activiteitsclausules, communicatiematrix Evolutietijd Stadia in contractmanagement II III I IV Elementen: focus op juridische afdekking, methode van samenwerking en communiceren niet vastgelegd Stadium 4. Kenmerken Stadium IV

Focus op inkoop als dienstverlening (naar zowel interne klant als leverancier)

Focus op continueintegraleverbeteringen (Demming Circle)

Focus overeengekomen KPIs en Vendorrating

Focus op structurering van communicatie

Sterke mate van pro-activiteit

Navolgende aanbevelingen in perspectief van Stadium IV

5. 1. Samenvoeging EG-dossier,contractdossier, juridisch dossier

Verwijzing in de dossiers inzake de samenhang

Opties voor toevoeging aan contractdossier:

- marktanalyse (of verwijzing);

- samenhang tussen mantel en nok(en);

- product-adviesportfolio indien van toepassing;

- inkoopportolio (Kraljic) analyse;

- checklist screening contracten;

- uitreksel KVK en/of analyses Graydon.

Consequentie: aanpassing overeenkomst informatie blad (OIB)

6. 2. Digitalisering en standaardisatie van het contractdossier

Digitalisering van het contractdossier, waaronder:

- overeenkomst informatieblad;

- checklist screening contracten;

- overeenkomst;

- correspondentie;

- product adviesportfolio.

7. 3. Verdergaande structurering samenwerking inkoop, contractbeheer, leverancier en interne klant

Gebruik van formats

Vastlegging van overdrachtsmomenten

Hantering van checklist screening contracten (ook bij nieuw af te sluiten contracten)

Invoering van problem reporting in leveranciers logboek

8. Specificeren SelecterenContracterenImplementerenBewakenNazorgSpecificerenSelecterenContracteren Contractbewaking Inkoopmanagement Inkoopmanagement Tijd Leverancier Interne klant 9. 4. Vastlegging resultaten contractmanagement

Structurele verslaglegging resultaten

Druk resultaten uit in:

- cost avoidence

- verbetering in de werkprocessen

- focus op win-win

- periodieke rapportage aan management

10. 5. Hantering checklist voor contracten

Hantering screening checklist contracten (versie 1.1.)

- perspectief: juridisch, commercieel, logistiek en toekomstperspectief

- toevoeging aan contractdossier

- stel verantwoordelijkheden vast inzake screening checklist

11. Hefboom producten Routine producten Strategische producten Knelpunt producten Toeleveringsrisico Invloed op financieel resultaat 6. Benadering leverancierrelaties 12. 6. Kenmerken hefboom en strategisch segment

Vaak Hefboom producten/Strategische producten

Nadruk op beheersing van toelevering

Nadruk op voorkoming van stagnatie preventie bedrijfsprocessen

Bij strategisch; verminderde focus op concurrentiestelling

Financile monitoring

Second-source politiek

Inzage in elkaars toekomstbeeld

13. 7. Kloof Contractbeheerder/Contractbewaker

Veel afstand in aard van de werkzaamheden

Contractbeheerder vervangt contractbewaker niet

Contractbewaker vervangt contractbeheerder niet

Weinig kennis van elkaars werkzaamheden en de specifieke problematieken

14. 8. Vendorrating

Structurele vastlegging van leveranciersprestaties op basis van eerder overeengekomen krtitische prestatie indicatoren (KPIs).

KPIs benoemd in overeenkomst

Systematiek (nog) niet vastgelegd

15. Sector Inkoopmanagement B/CICT Product-beheerders Architectuur Resource-management Overige Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 16. 9. Looptijd contracten

Veel contracten voor bepaalde tijd, zonder opzegtermijn

Flexibiliseer contracten door onbepaalde tijd te hanteren, met een zo kort mogelijke opzegtermijn

Alternatief: ontbinding bij afwijking in marktconformiteit

Voordeel: bij marktschommelingen en/of verandering in behoeftes is omschakeling van leverancier gemakkelijker te realiseren (ook vastleggen in contracten!)

17.