Pilot Leveranciers- monitoring - PIANOo · 2018-04-09 · DATA Markt-CONTENT Een generiek principe:...

Pilot Leveranciers-

monitoring

Mini Symposium Big Data voor Inkoop

17 september 2015

IUC/Belastingdienst

Gertjan Schut

Agenda

1. Aanleiding: Leveranciersmonitoring Belastingdienst

2. Pilot: Monitoringtool

3. Grote bijvangst

4. Bigdata voor Inkoop

Hoe borgt het IUC Belastingdienst continuïteit van levering door haar leveranciers, naast regulier contractmanagement?

• 2008-2013: standaard toets op Financieel Economische Draagkracht (FED)• Prescan op potentiële leveranciers

• Selectie-eis t.a.v. financiële ratio’s (minimum Belastingdienst-rating)

• Eenmaal gecontracteerd geen specifieke monitoring

• Contract- en leveranciersmanagement, m.n. rond (grotere) opdrachten

• Èn per 2013: verzwaarde behoeften i.v.m. faillissementen• Eenmaal gecontracteerd financieel blijven monitoren

• Indelen van contracten in risicoklassen

• Indelen van contracten in strategische toegevoegde waarde

• Maar ook: selectiever toepassen draagkrachttoets

beeld van de markt

weinig zwakke partijen FED: ja

FED: nee

(want geaccepteerd

risico, dus onnodig

beperkend)

veel zwakke partijen FED: ja

FED: ja

(te veel kans op

noodzaak tot

hercontractering)

strategisch belangrijke

leverancier

eenvoudig te vervangen

leverancier

beeld van product/dienst

FED nodig?

1) voorafgaand aan contract

beeld van de leverancier

leverancier met beperkt

risicoMonitoring: ja Monitoring: nee

leverancier met veel

risico

Monitoring: ja,

nauwkeurig managen cq.

exit-strategie

Monitoring: nee,

wel ad hoc check bij

grote transacties (en

enkel betaling achteraf)

strategisch belangrijke

leverancier

eenvoudig te vervangen

leverancier

beeld van product/dienst

Monitoring nodig?

2) gedurende contract

De Belastingdienst heeft (steeds completere) spend- en leveranciersinformatie in haar interne database

Facturen (SPEND)

KvK-nummers

Organisatie indeling

InkoopDomeinen

Verrijkt met risico klassen

Verrijkte spenddata

De markt heeft steeds slimmere en completere online datamining-tools en databases

Bedrijfs kengetallen

Bedrijfs structuren

Branche vergelijking

Bedrijfs rapporten

Verrijkte spend-DATA

Markt-CONTENT

Een generiek principe: je bedrijfsdata helpt je te selecteren in beschikbare content, en tooling presenteert deze op de door jou gewenste wijze.Dit is waar “data-driven” over gaat.

INKOOPINFORMATIE

MARKTINFORMATIE

1 1+

=3

Datamining voor Inkoop

Disclaimer

De nu volgende sheets tonen (gedeeltelijke) screenshots van de tool die de Belastingdienst gebruikt in een pilot. Vertrouwelijke

details zijn hierbij onzichtbaar gemaakt.

Datamining voor InkoopRisicorating van de inkoopportefeuille

Met behulp van marktgegevens wordt een rating zichtbaar van de grotere leveranciers. Met cruciale bedrijven zonder marktrating kan evt. contractueel worden geregeld dat ontbrekende cijfers (het grijze vlak) worden geleverd en geüpload.

Aantal bedrijven per risicoklasse


Kijken we naar de spend van elke ratinggroep dan krijgen we focus op de nader te analyseren leveranciers. We zoomen in op de groep CC, een rating op het randje van “zelfstandig herstelbaar”.

Spend per risicoklasse


Op basis van eigen indeling of bijv. CPV of NACE-code kan de spend groepsgewijs worden weergegeven. Een contract-manager kan zo zijn eigen ‘inkoopgroep’ inzien.

Inzoomen op €15,6 miljoen spend in deCC-klasse van werkpakket “advies en inhuur”…


Op basis van eigen indeling of bijv. CPV of NACE-code kan de spend worden weergegeven. Een contractmanager zal bijvoorbeeld zijn ‘inkoopgroep’ willen inzien.

Vervolgens kan hij inzoomen op de spendin de risicovolle klassen, waarmee de concrete leveranciers zichtbaar worden.


…geeft 10 leveranciers….


Op basis van eigen indeling of bijv. CPV of NACE-code kan de spend worden weergegeven. Een contractmanager zal bijvoorbeeld zijn ‘inkoopgroep’ willen inzien.

Vervolgens kan hij inzoomen op de spendin de risicovolle klassen, waarmee de concrete leveranciers zichtbaar worden.

Van leveranciers die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering en/of waarmee grote bedragen zijn gemoeid kan in detail worden bekeken welke contracten en onderliggende uitgaven dit betreft


…geeft 10 leveranciers….

…waarvan Smartagent via drie contracten levert: nietalleen inzake “advies & inhuur”, maar ook twee anderewerkpakketten.


De portefeuille wordt voortdurend up-to-date gebracht met financiële gegevens.Deze functie kan ook worden uitgebreid met

actuele nieuwsberichten die negatieve signalen

bevatten over leveranciers in de portefeuille.


We kunnen vanuit voorgaande dia doorklikken op de grootste leverancier in de risico-zone: Associates B.V. Het volgende dashboard wordt getoond (gedeelte):

(i)=interne data, (e)=externe content_____________________

(i) Contracten: factuurregels gesorteerd naar contract

(e) Beschrijving bedrijfsactiviteiten

(e) Rating o.b.v. van Belastingdienstnorm (i)

(e) Weergave in evt. concernstructuur, incl. MORE rating.

(e) Gedeponeerde jaarcijfers, trends (ook in kleur)

(e) MORE rating, meerjarige trend

(e) Peergroup vergelijking , rangpositie/kleur

: rating is CC, moederbedrijf Headfirst is óók leverancier, rating BBB -> mitigerende factor


Van Associates B.V. kan ook worden getoond welke spend bij welke bedrijfsonderdelen c.q. welke contracten hoort:


Ook bij het doen van vooruitbetalingen biedt de tool nuttige informatie over leveranciers waarmee het risico kan worden ingeschat, zoals hier in het geval van Scholten Awater (rating BBB).

Datamining voor InkoopInzicht in de inkoopportefeuille

Op basis van de spend van drie bedrijven uit de spend top tien,- Randstad- IBM- Capgeminitoont de tool de volgende inzichten, welke niet zonder meer uit een plat spend-overzicht kunnen worden gegenereerd:

Datamining voor InkoopInzicht in RANDSTAD

Naast inzicht in risico biedt het verbinden van factuurregels via externe data nog veel andere inzichten.

Rechts het verband van een leverancier met andere leveranciers in portefeuille, waardoor blijkt dat Randstad een veel groter belang in BD heeft (zelfs positie één in spend i.p.v. PostNL)!

Verloop van spend in tijd, bijv. per bedrijfsonderdeel. Volgende stap: grafiek afgezet tegen contractwaarde, met signaalfunctie bij afwijking van ingestelde bandbreedte.

Datamining voor InkoopInzicht in IBM

In de trend van de spend wordtduidelijk het “kasschuif-effect” zichtbaar

IBM speelt een rol in veel verschillende ICT-werkpakketten

Datamining voor InkoopInzicht in CAPGEMINI

Bovendien heeft Capgemini zusterbedrijven die in wéér andere werkpakketten operationeel zijn,waardoor ook de top 10 positie stijgt.

Capgemini werkt niet alleen in ICT-inkooppakketten, maar ook daarbuiten.

Wanneer bedrijven in een holding zelf jaarrekeningen deponeren zijn ook ratings beschikbaar

☺


Pilot bij de Belastingdienst:

- Nieuwe software, voortbordurend op reeds gebruikte online dienst met bedrijfsgegevens;

- Input: Spendgegevens zoals ook regelmatig aan DGOBR te leveren, aangevuld met relevante extra gegevens;- Spenddata is vooraf opgeschoond m.b.v. KvK-gegevens

- Upload in stand-alone software geeft direct resultaat, layoutvervolgens naar wens aanpasbaar;

- Na pilot volgt installatie op eigen servers, live gelinkt met zowel eigen administratie, als marktdata (via internet)

- Schatting uiteindelijke kosten per gebruiker €5000,- per jaar

financiëlemarktscan

leveranciers management

faillissements-risico

spendanalyse

contract management

Executivereport

Datamining voor Inkoop: waarom?

Zuivere administratie

Leveranciers-integriteits-

score

Ondersteunend Proces 5:

IT voor inkoop

Strategisch Proces 3:

Optim. Lev. bestand


Ontw. & Managen Lev. relatie


Prestatie Indicatoren

______MSU+ ondersteuning _____

Datamining voor Inkoop: waarom?

Rijkscloud-tool

Verzamelen & Combineren op basis van stappen in

Inkoopproces

Marktinformatie

Op weg naar leveranciersmonitor Rijk

• Pilot voortzetten en verrijken met o.a. jullie input langs deelproject Inkoopinformatie Rijk

• Belangstellingsregistratie Rijk (via ICIA)

• Aanbesteding 2016

• Implementatie bij early adopters in schaalbaar model (begin 2017)

• Uitbreiden en naar Inkoop/Rijkscloud? (2018?)

Rijkstool Leveranciers-en

contract-management?

Pilot Leveranciers- monitoring - PIANOo · 2018-04-09 · DATA Markt-CONTENT Een generiek principe:...

Documents

Transcript of Pilot Leveranciers- monitoring - PIANOo · 2018-04-09 · DATA Markt-CONTENT Een generiek principe:...