Forte#02Jaargang 01, november 2006 - www.pianoo.nl - info@pianoo.nl

ColofonForte is een uitgave van PIANOo, het kennisnetwerk voor aanbesteden in de publieke sector. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Bijdragen van Ank Benko, Carla van den Bergen en Kees Tazelaar. Eindredactie: Dialoog tekstbureau Den Haag. Fotografie: Ramon van Jaarsveld en Loes Schleedoorn. Ontwerp: Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: Ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.

PIANOo-desk draait op volle toeren 02Meedoen aan pilots Past Performance 04TenderNed op stoom 07Nieuwe directeuren: Verankering en uitbouw 08

Workshops ‘Purchasing Excellence Publiek’Het programma Purchasing Excellence Publiek (PE Publiek) wil Non for Profit-organisaties een instrument aanreiken dat meet hoe efficiënt de inkoopprocessen verlopen.

WorkshopsBent u voor uw organisatie geïnteresseerd in het programma PE Publiek? Maak dan nu van de gelegenheid gebruik om tegen gereduceerd tarief één of meerdere workshops te laten verzorgen over de diverse processen van het MSU+ model (dat aan de basis staat van het programma).Otto van Dijk, projectmanager bij het Medisch Centrum Leeuwarden is duidelijk over deze workshops: ‘De Commodity Strategy Development (CSD)-workshop is een intensieve en praktijkgerichte workshop waarbij je in twee dagen tijd de vijf CSD-stappen doorloopt. Je wordt hiermee gedwongen om de juiste volgorde te hanteren in het uitwerken van je artikelgroepstrategie. Het is niet ingewikkeld en goed toepasbaar in je eigen praktijk. We hebben het na de cursusdagen meteen toegepast binnen het specialisme hartkatheterisatie, waardoor we een nog intensiever samenspel kregen met de gebruikers en andere betrokkenen in het projectteam. Ik ben ervan overtuigd dat de CSD- methodiek ons heeft geholpen om tot een betere Total Cost of Ownership te komen. We kunnen de workshop dan ook van harte aanbevelen.’

SponsoringEnthousiast geworden? Meldt u dan aan! Dit kan zelfs wanneer uw organisatie niet eerder heeft deelgenomen aan Purchasing Excellence Publiek. De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) en PIANOo, initiatiefnemers van PE Publiek, sponsoren 50% van de kosten van de verschillende workshops. De sponsoring kent een aantal voorwaarden, waaronder een verplichte nulmeting voor het betreffende proces en het (anoniem) ter beschikking stellen van relevante projectinformatie aan NEVI en PIANOo. Verder geldt uiteraard dat er nog sponsorplaatsen beschikbaar moeten zijn.Informeer snel naar de mogelijkheden bij Nicole van Barschot via e-mail nvb@purspective.com of via telefoonnummer (0418) 575 800. Of bij Kees Tazelaar, e-mail kees.tazelaar@pianoo.nl, telefoonnummer (070) 3490 777.

2

De vragen die bezoekers van PIANOo-desk stellen én de antwoorden daarop komen uit alle windrichtingen. Inkopers uit de hele publieke sector gebruiken het interactieve, virtuele forum van PIANOo steeds vaker om kennis en ervaring uit te wisselen. Vrijwel dagelijks meldt de webmaster nieuwe vragen aan de gebruikers van de verschillende groepen. Soms zegt een titel al genoeg: Eén inschrijver en toch “standstill”-termijn? Of: voertuigenbestek gevraagd. Soms maakt een titel ook nieuwsgierig: Aanbesteden én gedwongen winkelnering. Aan ieder die er iets van weet de gelegenheid om in te springen en te reageren.

Hoe actief zijn de gebruikers van PIANOo-desk inmiddels? Beheerder Kees Tazelaar sprak in Forte # 01 de wens uit dat zij wat actiever aan de discussies zouden deelnemen: ‘We merken nog steeds een soort drempelvrees; het idee niet deskundig genoeg te zijn om te reageren. Maar gebrek aan kennis moet juist géén belemmering zijn, want we worstelen allemaal met dezelfde problemen op inkoopgebied, dus elke inbreng is welkom.’

Hét ideeIn elk geval geen gebrek aan reacties op Nota van inlichtingen van 50 pagina’s, ingebracht door Ad Wennekes, inkoopcoördinator bij de gemeente Ridderkerk. Met verbijstering zag hij onlangs bij een openbare aanbesteding dat meerdere kandidaat-inschrijvers honderd vragen per kandidaat-inschrijver stelden naar aanleiding van het bestek. ‘Als je

PIANOo-deskdraait op volle toeren

‘Er komt niet altijd een oplossing uit, maar het geeft wel stof tot nadenken.’

Ad Wennekes3

twintig vragenstellers hebt en tien stellen er honderd vragen dan kun je je voorstellen, dat het wel even duurt voordat je de Nota van Inlichtingen(NvI) bij de kandidaat-inschrijvers hebt liggen. Als je tien dagen vóór de ‘sluitingsdatum inschrijvingen’ de NvI volgens bijgeleverde planning had willen verspreiden, kom je ook nog eens behoorlijk in tijdnood.’ Is er een manier om dit te voorkomen, vroeg hij zich af, en speelde de vraag door naar collega-inkopers. Wennekes: ‘Ik hoopte natuurlijk dat iemand me hét idee aan de hand kon doen om die hoeveelheid vragen te beperken. En ik kréég ook allerlei antwoorden, verschillende mensen kwamen met oplossingen.’

Aanbesteding uitstellen?Er kwamen vijftien reacties binnen: antwoorden, suggesties, en tips zoals: ‘… een pre-bidmeeting organiseren waarin je in vogelvlucht de procedure uitlegt.’ En: ‘Ik las altijd twee momenten van NvI in (immers naar aanleiding van de beantwoording kunnen weer nieuwe vragen ontstaan). Daarnaast verdeel ik de beantwoording onder de betrokkenen intern, waarbij mijn collega of ik uiteindelijk alles samenvoegen.’ Of: ‘In de beantwoording hebben wij vragen gebundeld en echt irrelevante vragen niet beantwoord.’Het praktische voorstel om de aanbesteding uit te stellen zodat er meer tijd zou zijn om de vragen te beantwoorden, leidde tot een geanimeerde discussie. Was het bijvoorbeeld wel of niet noodzakelijk om in dat geval opnieuw te publiceren? ‘Ik zie echt NERGENS de noodzaak om iets opnieuw te publiceren! In een Nota van Inlichtingen kun je bijna alles regelen en wijzigen ten opzichte van het bestek, uitgezonderd Eisen en Gunningcriteria.’

Mag ik een bestek van u?Over één ding zijn we het ongetwijfeld eens: het is onnodig om steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Daarom klinkt herhaaldelijk de vraag op PIANOo-desk: wie heeft ervaring met, of: wie heeft een voorbeeld van. De meest gestelde vraag naar een voorbeeld is de vraag naar bestekken. Begrijpelijk, want het (laten) opstellen van een bestek is aan de orde van de dag, maar kost tijd én geld. En als er collega’s zijn die dit beschikbaar hebben, is de vraag al snel gesteld: mag ik dat bestek van u? Wij stellen nu voor om het niet te laten bij zo’n een-tweetje, maar de kennis op dit gebied op bredere schaal te delen. Dat beantwoordt aan de intentie van PIANOo-desk en bespaart bovendien tijd en geld.

Dus: een actueel bestek in de la? Stuur het naar pianoo-desk@PIANOo.nl en deel uw ervaring met uw collega-inkopers! Zij zijn u er zeker dankbaar voor.

Stof tot nadenkenHad Wennekes iets aan de antwoorden? ‘Ze hebben geen invloed gehad op wat ik uiteindelijk deed: álle vragen beantwoorden. Maar er zijn toch wel weer heel zinnige zaken naar boven gekomen die ermee te maken hadden.’ Ad Wennekes is een fervente gebruiker van PIANOo-desk. We telden meer dan vijftig acties met zijn naam erachter. Hij reageert vaak op vragen, en schroomt dan niet om een ongezouten mening te geven. En hij stelt vragen: ‘Ik doe dat natuurlijk omdat ik met een kwestie zit op een bepaald moment. Maar ik vind het ook belangrijk om over bepaalde onderwerpen discussie uit te lokken waarvan ik weet dat er verschillende meningen zijn. Zoals bijvoorbeeld over het wel of niet bekend maken van inschrijvingsprijzen bij aanbestedingen. Er komt niet altijd een oplossing uit, maar het geeft wel stof tot nadenken.’

Nog tips voor de ontwikkeling van PIANOo-desk? ‘Het valt me de laatste tijd op dat een ‘nieuwe’ groep vragers zich aanmeldt. Uit de sectoren die nog niet zo veel ervaring hebben met aanbesteden. En dat is natuurlijk goed, want daar is de desk voor, maar ze stellen vragen waar wij inmiddels ‘voorbij’ zijn. Er is een verschil in kennisniveau aan het ontstaan, ben ik bang, er komen ook weinig antwoorden op die vragen. Daar moet je iets mee. Verder vind ik het zoeken binnen PIANOo-desk minder makkelijk dan voorheen, het kan wel iets gebruiksvriendelijker.’

Maar als het gaat om waar PIANOo-desk nu eigenlijk voor bedoeld is - uitwisseling van kennis en ervaring - dan heeft Wennekes alleen maar lof. ‘Je kunt hier met collega’s praten over moeilijke onderwerpen; dat kun je toch vrijwel nergens anders! En van de antwoorden die ik krijg op een vraag word ik absoluut sterker, want een inkoper is vaak alleen, of met twee, in een organisatie, en dan is zo’n forum om te discussiëren toch fantastisch? Er zijn inmiddels flink wat mensen actief op PIANOo-desk, sommigen al vanaf het begin net als ik en we zijn al aardig aan het professionaliseren, dat merk je. Voorlopig blijf ik me wel roeren, daar kun je van op aan. Want ik ben absoluut vóór vernieuwing in het aanbesteden, maar dat brengt natuurlijk heel wat discussie mee. En dat is goed!’

‘Ik denk dat dit een flinke en

positieve stap kan zijn op weg

naar ‘het nieuwe aanbesteden’

van bouwprojecten.’Noortje van Kleef

4

Werk in uitvoering bij www.pianoo.nlWie nu www.pianoo.nl bezoekt voor het laatste nieuws of informatie op het gebied van inkopen en aanbesteden, kan er prima terecht. De openingspagina leidt u dóór naar www.ovia.nl waarachter zich alle ins en outs van PIANOo bevinden. Dat verandert begin volgend jaar. Dan lanceert PIANOo een geheel herziene portal. Met een nieuw gezicht, een stabielere zoekstructuur en nóg meer gebruiksgemak. Dat laatste zal te merken zijn in betere zoekmogelijkheden. Door ervaring wijzer geworden, is de nieuwe portal nog beter toegesneden op de vraag en de behoefte aan informatie van de aanbestedende organisaties.

Samen met de opdrachtgever een rapportageformulier invullen en ondertekenen nadat een bouwproject is afgerond: wat ging er goed, waar valt nog te verbeteren en waarop ontspoorden sommige trajecten? Meten is weten: door verschillende procesaspecten te waarderen, weet de opdrachtnemer hoe hij gepresteerd heeft in dit project. De toolbox die de vakgroep Past Performance van PIANOo heeft ontwikkeld, helpt daarbij. Het komende halfjaar gaan verschillende partijen ermee aan de slag in pilotmetingen.

Meedoenaan pilotsPast Performance

Het ARW nu ook voor leveringen en dienstenMet een Aanbestedingsreglement alleen voor werken (ARW2005) waren we er nog niet, zo bleek in de praktijk. Provincies, gemeenten en ook rijksdiensten vroegen om een aanvulling zodat zij het praktische reglement ook kunnen gebruiken bij het aanbesteden van leveringen en diensten. Bovendien vraagt TenderNed erom. Het elektronische systeem dat alle aanbestedende diensten in de publieke sector in de toekomst zullen gaan gebruiken, is bestemd voor aanbestedingen van werken, én leveringen en diensten. De groep schrijvers die hun naam gaven aan het ARW 2005 ging opnieuw aan de slag. Binnen enkele weken vindt u de resultaten op de website van PIANOo, www.pianoo.nl.

5

De ‘traditionele’ manier van aanbesteden in de bouw roept meer en meer weerstand op, zowel bij opdrachtgevers als bij opdrachtnemers. Want een systeem van aanbesteden dat selecteert op prijs lokt minder fraaie praktijken uit. Opdrachtgevers worden geconfronteerd met partijen die laag inschrijven en gaandeweg de kosten op verschillende manieren opvoeren, om alsnog een hogere prijs te halen. Een onaangenaam proces dat ook de kwaliteit van het werk geen goed doet. Had het vertrouwen tussen opdrachtgever en -nemer na de enquête bouwfraude al een flinke deuk opgelopen, deze manier van aanbesteden doet er weinig aan om het te herstellen. Tijd om de koers te wijzigen. Tijd om de relatie tussen opdrachtgever en -nemer te verbeteren, om bij de selectie niet alleen de prijs maar zeker ook de kwaliteit van de meedingende partij mee te laten wegen. Past Performance biedt mogelijkheden.

Prestaties metenDoor samen lering trekken uit een bouwproject verzamel je kennis voor volgende projecten. Die kennis gebruik je om het volgende keer anders te doen, om aspecten te verbeteren of pluspunten verder uit te buiten. Past Performance is gebruik maken van prestaties uit het verleden, met de uitdrukkelijke intentie daarmee de kwaliteit van het werk te dienen. Maar om die prestaties te kennen, moet je ze meten. Daarom liet de vakgroep Past Performance van PIANOo een meetinstrument ontwikkelen om procesaspecten te kunnen meten: de Past Performance toolbox. Dit is een gezamenlijk initiatief van PIANOo, Bouwend Nederland, PSI Bouw en de Regieraad Bouw, met inbreng van opdrachtgevers en -nemers.

PilotsDe toolbox bestaat uit verschillende onderdelen en bevat behalve het meetsysteem met 28 verschillende indicatoren, definities en toelichtingen, een digitaal rapportageformulier om de meetresultaten vast te leggen; een procesbeschrijving en werkinstructie voor de interviewers/auditors; een instructie voor de afhandeling (onder andere handtekening van opdrachtgever en opdrachtnemer) en een evaluatieformulier. Om te kijken of het meetsysteem voldoet, en om ervaringen op te doen staat een serie van honderd proefmetingen op het programma.

Wie doen er mee aan de pilots? Noortje van Kleef, projectleider bij PIANOo en een van de deelnemers van de vakgroep Past Performance: ‘Grote gemeenten zoals Amsterdam en Rotterdam, Rijkswaterstaat, maar ook middelgrote partijen zijn enthousiast: de gemeenten Alkmaar en Den Bosch, en het Hoogheemraadschap Delfland. Het is goed dat niet alleen de grote jongens, maar ook de kleinere partijen interesse hebben. En verder roepen we bij deze andere gegadigden op om mee te doen aan de pilots. We voeren ze uit tot het eind van dit jaar.’ Wat wil je te weten komen uit die pilots? ‘Allereerst of het systeem werkt, kijken of het goede meetpunten zijn, of ze helder genoeg zijn, of het systeem ‘zeggingskracht’ heeft, of opdrachtgever en opdrachtnemer het samen eens kunnen worden. Want dat ‘samen’ is een belangrijk uitgangspunt, ze moeten bijvoorbeeld samen ondertekenen nadat de opdrachtnemer het registratieformulier heeft ingevuld. Dat is een van de doelen van zo’n meting: dat er directe terug-koppeling mogelijk is tussen de samenwerkende partners. Je kunt meteen constateren wat er goed is gegaan en wat beter kan.De uitkomst van een meting is een soort rapportcijfer. Je kunt met die uitkomsten een database opbouwen met past performances, met ervaringen uit het verleden. Zo krijg je een beeld van hoe partijen hebben gescoord op bijvoorbeeld bouwen binnen een gestelde tijd, en binnen een gesteld budget, of ze voldoen aan kwaliteitseisen, hoe ze omgaan met klachten in hun omgeving. Én je kunt het resultaat gebruiken bij nieuwe aanbestedingen, om bijvoor-beeld tot een nog betere samenwerking te komen.’

ToekomstmuziekHet is de bedoeling de Past Performancemeting in de toekomst, na toetsing in de praktijk, definitief in te voeren in de bouwsector. Dan zal elk bouwproject worden afgesloten met een gestandaardiseerde meting, uitgevoerd door onafhankelijke mensen. De resultaten van de meting komen in een ‘openbaar register’ beschikbaar. Bij aanbestedingen kunnen opdrachtnemers terugverwijzen naar resultaten uit het verleden.

6

een nulmeting van de kwaliteit kun je zeggen. De resultaten van die audit gaven aan dat er nog véél ruimte voor verbetering is. Zoals intensief met elkaar samenwerken; dat gebeurt nu nog zelden en is zeer vrijblijvend. Terwijl het zoveel voordelen biedt. Door samen te werken met elkaar verlaag je bijvoorbeeld de inkoopkosten. En je bevordert de kwaliteit, want je leert van elkaar. Ook intensieve samenwerking met leveranciers levert kosten- en kwaliteitsvoordelen op omdat de transactiekosten dan veel lager zijn. Maar allereerst moet het binnen de instelling natuurlijk op orde zijn. In de zorginstellingen die we onderzochten, bleek het strategische aspect van de inkoopfunctie zwaar onderbelicht te zijn op dit moment. Daar ligt de belangrijkste kans op verbetering.’

Succesvol of niet?Is samenwerking altijd succesvol? En waarom mislukken sommige samenwerkingsverbanden soms? Onder andere op deze vragen wil Fredo Schotanus, onderzoeker bij de Universiteit Twente antwoorden kunnen geven en zette een enquête uit onder onafhankelijke organisaties. De resultaten komen langzaam vrij. Over wel of geen kansen op succes valt naar aanleiding van de eerste enquêteresultaten voorzichtig iets te zeggen. Behalve min of meer voor de hand liggende ‘garanties’ zoals vertrouwen tussen de partners, aanwezigheid van een trekker, en afspraken maken en rapporteren, vielen andere uitkomsten op. Bijvoorbeeld als het ging om ‘gewoon’ succesvolle en ‘heel’ succesvolle samenwerkings-verbanden. Daar waar de samenwerking tussen organisaties ‘heel succesvol’ verlopen was, kregen vier onderwerpen een hoge waardering: onderlinge communicatie, het feit dat de partners er voldoende tijd in staken, dat zij hun afspraken nakwamen en de interne support binnen de eigen organisatie.Samenwerking lijkt gedoemd te mislukken bij (1) een te grote vrijblijvendheid, (2) slechte communicatie betreffende nieuwe potentiële projecten, (3) te groot verschil tussen organisaties (met name inkoopvolumes), en (4) verschillen in invloed, kennis en inzet die niet ‘eerlijk’ worden beloond.

U kunt nog meedoen aan de enquête, ook als uw eigen organisatie niet actief is in inkoopsamenwerking. Zie ook de uitnodiging op PIANOo-desk. De enquête is te vinden op www.procurementresearch.eu

Over inkoopsamenwerking is tijdens het congres van PIANOo in juni een stevige discussie gevoerd. Als vervolg hierop zijn we gestart met een project dat gemeenten stimuleert samen te werken op het gebied van inkoop. Maar ook afzonderlijke instellingen kunnen hun inkoopfunctie sterk verbeteren door samen te werken. Dat bleek na een Purchasing Excellence Publiek-audit bij twaalf zorginstellingen. En wat samenwerking nu wel of niet succesvol maakt onderzoekt de Universiteit Twente onder andere door middel van een enquête.

PIANOo startte na het congres in juni een project om gemeenten te stimuleren samen te werken op het gebied van inkoop. De gemeenten krijgen ondersteuning als ze plannen hebben en begeleiding in het proces, als dat nodig is. Hiervoor heeft PIANOo samenwerking gezocht met Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB), waarvan Marcel Stuijts directeur is. Hij weet als geen ander waarover het gaat. Bij BIZOB zijn vijftien gemeenten aangesloten. Het samenwerkingsmodel bleek een succesformule waarmee het bureau een tweede plaats verwierf in de strijd om The UDITE Performance Improvement Award. Dit is een Europese prijs voor vernieuwende en inspirerende projecten die bijdragen aan het professionaliseren van de inkoop.

Goed BesteedNiet alleen PIANOo is overigens actief op dit gebied. Ook de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) besteedt aandacht aan het belang van inkoopsamenwerking. Bijvoorbeeld in het project ‘Goed Besteed’ dat een impuls wil geven aan het professionaliseringsproces van inkopen en aanbesteden door gemeenten. Samenwerken is een van de manieren om te kúnnen professionaliseren, zeker als het om kleinere gemeenten gaat. Dat is de boodschap die de VNG afgeeft aan wethouders.

Samenwerken in de zorgMaar ook als het gaat om verbetering van de inkoopfunctie van afzonderlijke instellingen, is de roep om samenwerking luid en duidelijk te horen. Zoals in de zorgsector. Daar zijn ziekenhuizen bezig hun inkoopfuncties te verbeteren. In het kader van het project ‘Sneller Beter’ werd Gupta Strategists gevraagd te onderzoeken waar de mogelijkheden zitten. Anshu Gupta is er duidelijk over: ‘Als je ziet dat veel ziekenhuizen nu afzonderlijk dezelfde producten inkopen, en dat dat soms per afdeling zelfs zo is, dan is er nog een heel land te ontginnen! Maar ik zie veel kansen tot verbetering.’ In twaalf zorginstellingen vond een audit plaats met behulp van het programma Purchasing Excellence Publiek (PE Publiek), dat ontwikkeld is door NEVI en PIA. ‘Met PE Publiek kijk je hoe de inkoop er voor staat op dit moment,

Inkoopsamenwerking: het vervolg

7

met publiek geld werken en dus aanbestedingsplichtig zijn. Niet alleen voor opdrachtgevers, maar ook voor opdrachtnemers. TenderNed ondersteunt ze gedurende het héle aanbestedingsproces. Het gebruik van TenderNed beperkt zich overigens niet tot werken, maar ondersteunt ook het aanbesteden van leveringen en diensten. Met de aanpassing van het ARW 2005 tot een reglement dat ook te gebruiken is voor leveringen en diensten (zie pagina 4 van deze nieuwsbrief), kunnen de gebruikers van TenderNed ook efficiënt aanbestedingen van leveringen en diensten afhandelen. Aan PIANOo vervolgens de taak om organisatorische maatregelen te treffen om een landelijke uitrol mogelijk te maken.

Handleiding en stappenplan op www.tenderned.nlOpdrachtnemers van Verkeer en Waterstaat zullen in de zeer nabije toekomst dus te maken krijgen met aanbesteden via TenderNed. PIANOo helpt ze om zich daarop voor te bereiden met een Gebruikershandleiding TenderNed: Opdrachtnemer (www.tenderned.nl/boa.application/download.m?id=88639). Hierin staan alle stappen uitgebreid beschreven die een bedrijf moet zetten om met TenderNed te kunnen werken. Van registreren in TenderNed, tot aanmelden voor een aanbesteding; van inschrijven tot veiling en gunningsresultaten.Maar ook de opdrachtgever krijgt nu al hulp als hij TenderNed wil invoeren: om met TenderNed te kunnen werken is een praktische handreiking beschikbaar Starten als opdrachtgever met TenderNed: De eerste 10 stappen (www.tenderned.nl/boa.application/download.m?id=88763).Beide documenten zijn op te halen vanaf de website van TenderNed: www.tenderned.nl

Informatie en helpdesk TenderNed Op de servicepagina’s van de website is nog meer informatie te vinden als u overweegt TenderNed te gaan gebruiken. Zoals over het aanschaffen van elektronische handtekeningen (certificaten), over het aanmelden als nieuwe opdrachtgever of opdrachtnemer en over de mogelijkheden om cursussen te volgen.TenderNed heeft een helpdesk voor technische vragen en vragen over aanmelden en registreren. Voor algemene vragen, beleidsvragen en vragen over planning kunt u terecht bij PIANOo. Het telefoonnummer in beide gevallen is één telefoonnummer namelijk 0800 - TenderNed (836337633). Na dit nummer kunt u op werkdagen - tussen 9.00 en 16.30 uur - kiezen tussen de Helpdesk TenderNed (toets 1) en TenderNed Algemeen (PIANOo) (toets 2).

Na de eerste ervaringen met aanbestedingen via TenderNed, gaat het ministerie van Verkeer en Waterstaat het systeem stapsgewijs invoeren voor alle aanbestedingen. Het is nu zaak om zowel opdrachtnemers als opdrachtgevers bekend te maken met de elektronische wereld van TenderNed. Daarom zijn een handleiding voor de opdrachtnemer en een stappenplan voor de opdrachtgever beschikbaar gekomen op de website van TenderNed: ze zijn op te halen op www.tenderned.nl.

De beginfase van TenderNed is voorbij, de kinderschoenen zijn uitgedaan. Initiatiefnemers ProRail BV en het ministerie van Verkeer en Waterstaat hebben het elektronische systeem dan ook afgelopen zomer overgedragen aan de minister van Economische Zaken voor een landelijke uitrol. PIANOo ontwikkelt het systeem verder en treedt op als beheerder.

Uitrol bij Verkeer en Waterstaat Bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat komen inmiddels de eerste ervaringen binnen. Het departement gaat daadwerkelijk gebruik maken van het veelbelovende elektronische systeem dat opdrachtgevers en -nemers ondersteunt bij aanbestedingen. Er zijn 1200 bedrijven aangeschreven met de mededeling dat Verkeer en Waterstaat TenderNed stapsgewijs gaat invoeren en dat dus steeds meer aanbestedingen via die weg zullen verlopen. Halverwege 2007 moet dat 100% zijn. Als alles volgens planning verloopt tenminste.

Voor alle aanbestedende dienstenTenderNed gaat een interessante toekomst tegemoet, want het systeem is bedoeld voor alle aanbestedende diensten uit de publieke sector in Nederland. Behalve voor de rijksoverheid dus ook voor gemeenten, waterschappen, provincies, de zorgsector, nutsbedrijven, enz. Kortom voor alle organisaties die

TenderNed op stoom bij Verkeer en Waterstaat

Wouter Stolwijk Siep Eilander

PROFESSIONEEL EN INNOVATIEF AANBESTEDEN, NETWERK VOOR OVERHEIDSOPDRACHTGEVERS

Wouter Stolwijk, sinds 6 juni 2006 directeur van PIANOo, hoeft er geen minuut over na te denken. De missie voor de komende periode is “Verankering en uitbouw”. Siep Eilander, vanaf 15 november Chief Procurement Officer (CPO) van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid, is het daar hartgrondig mee eens. Hij voegt daar aan toe: “Het zal minder vrijblijvend worden”.

Nieuwe directeuren PIANOo en Regiebureau:

Verankering en uitbouwvan 2007. “PIANOo-desk is zonder meer een beauty die we verder willen ontwikkelen. Een instrument dat de mensen de gelegenheid geeft onderling contact te leggen en ons de kans geeft te communiceren met de mensen voor wie we werken. Het is tegelijkertijd een instrument dat onderhoud vergt. Hoe sla je documenten zodanig op dat ze gemakkelijk voor iedereen te vinden zijn? Hoe regel je de verantwoor-delijkheid voor de zin en eventuele onzin die erop wordt gezet? Dat zijn dingen die nu de aandacht vragen. Ook met het congres van volgend jaar zijn we alweer voorzichtig begonnen. Het eerste congres was een succes: zo’n formule moet je zien te behouden.”

TenderNed geeft hem wat hoofdbrekens, moet Stolwijk eerlijk bekennen. “Het digitale aanbestedingssysteem is bijzonder ambitieus aangekondigd en maakt die ambitie ook waar op de kleine schaal waarop het nu wordt gebruikt. Het ís ook een prachtige applicatie, maar voordat we tot een serieuze, landelijke uitrol komen, zul je zeker moeten zijn dat de ambities ook op die grote schaal waar te maken zijn. Het is immers een instrument dat gebruikt gaat worden voor tienduizenden aanbestedingen per jaar, waar alle overheden en bedrijven mee te maken krijgen. Het moet in één keer goed! Daarom is het verstandig de pilotfase nog even te handhaven.”

Ambities zijn er bij Eilander evenzeer. “Met het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid is er nu een structurele plek die binnen de rijksoverheid het aanspreekpunt op het gebied van inkopen is. De nadruk ligt op regie, dat wil zeggen: niet zelf inkopen, maar de samenwerking en afstemming

aanjagen en daarmee het inkopen door het Rijk één gezicht te geven. En dan komen er naast vergroten van efficiency nog ambities bij als bevordering van duurzaamheid en innovatie en betere relaties met het bedrijfsleven. Het bordje van de CPO ligt lekker vol!”

Voor de buitenwereld houdt zowel het Regiebureau als PIANOo zich met aanbesteden bezig. Toch zijn er meer verschillen dan overeenkomsten. Eilander: “Kort geformuleerd: PIANOo is een stimulerings-programma gericht op de gehele overheid. De CPO is een nieuwe en structurele functie die het inkopen door de rijksoverheid in regie gaat brengen.” Stolwijk en Eilander zijn vast van plan inkopen en aanbesteden door overheden op een hoger plan te tillen. Niet alleen besparingen staan daarbij voorop, maar zeker ook een professionelere manier van werken. En niet te vergeten het toe-passen van innovatieve manieren van aanbesteden die zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer meer efficiency en minder rompslomp met zich meebrengen.

PIANOo en het Regiebureau delen dezelfde moeder: PIA. PIA stond voor project Professioneel Inkopen en Aanbesteden en is intussen beëindigd. PIA heeft de eerste aanzetten gedaan tot het vormen van inkoopsamenwerking binnen de rijksoverheid.

PIANOo en het Regiebureau zullen (letterlijk) naast elkaar voortbestaan op de 17e verdieping van de Malietoren in Den Haag. PIANOo blijft zich toeleggen op kennisuitwisseling en ondersteuning van overheden bij de invulling van het professioneel en innovatief aanbesteden. Het Regiebureau houdt zich bezig met directe inkooptaken van de rijksoverheid. Eilander wordt het ambtelijk aanspreekpunt op inkoopgebied voor buitenwereld en politiek en gaat de samenwerking tussen de ministeries regisseren en aanjagen.

Stolwijk heeft er intussen twee maanden bij PIANOo opzitten, Eilander moet nog beginnen. “We verheugen ons op de samenwerking”, aldus Eilander. Beiden komen terecht in een organisatie die de pioniersfase voorbij is. Het is nu tijd om te consolideren. In een bruisende club vol enthousiastelingen zullen nu keuzes gemaakt moeten worden, aldus Stolwijk. “Wat te oppervlakkig is en wat geen directe prioriteit heeft zal als onderwerp in elk geval voorlopig moeten afvallen. We hebben immers maar een kleine bezetting.”

Onderwerpen die wat hem betreft wel het predicaat prioriteit verdienen, zijn de portal www.pianoo.nl, PIANOo-desk, TenderNed en het PIANOo-congres