b.related het businessmagazine van bpost zomer 2011

communication

“Uw klanten zijn uw beste ambassadeurs”

optimaliseer het beheer van inkomende facturen en post

administratieve vereenvoudigingwat er echt gaat veranderen

Peter Hinssen en de digitale revolutie

DPN_0111_001_couv_NL_WCA.indd 1 7/06/11 14:03

2 | b.related

b.related is een uitgave van bpost business, Muntcentrum,1000 Brussel.

02 201 11 11www.bpost.beDirector Group Marketing & SMB Christian du Jardin, christian.dujardin@bpost.be

Senior Segment Manager & Content Manager b.related Johan Derden, johan.derden@bpost.be

Surf naar www.bpost.be/brochures om onze brochures te bestellen.

Geen enkel onderdeel van deze uitgave mag worden gekopieerd of vermenigvul-digd zonder de voorafgaande schrifte-

nieuws, trends en oplossingen van bpost | p. 4

merkimago: Peter Hinssen analyseert de voordelen van de digitale revolutieHoe zullen we leven en werken in een volledig gedigitaliseerde toekomst?

| p. 5

bpost businessoplossingen: brieven en facturen: eenvoudiger kan haast niet | p. 8

externe communicatie: papier of digitaal, waarom kiezen? Professionals leggen ons uit waarom ze het ene of het andere communicatiemiddel verkiezen. | p. 10

administratieve vereenvoudiging: hoe zal e-government uw leven veranderen?De verschillende regeringsniveaus van ons land ondernemen concrete acties om de papiermolen te vereenvoudigen. | p. 12

Wist u dit al? In maart 2011 werd 85 % van uw oproepen naar ons business contact center binnen de 30seconden behandeld.

DPN_0111_002_Edito_NL_WCA.indd 2 7/06/11 14:03

edito | 3

samenleving in de 21ste eeuw,

digitale samenleving?

Christian du JardinDirector Group Marketing & SMB

en het gedrag en de gewoonten binnen ondernemingen veran-derd. Zelfs hun hele manier van communiceren onderging een revolutie. Hoe ziet de situatie er vandaag uit? Welke plaats is er nog weggelegd voor de traditionele papieren communicatie,

Hoe zullen onze elektronische uitwisselingen de komende jaren evolueren volgens u? We gaven het woord aan Peter Hinssen

analyseert de impact van technologie op onze samenleving.

producten en diensten die aan de nieuwe eisen van professionals

binnenkomende facturen is daar een mooi voorbeeld van.

groot project van de overheid wil de administratie tussen de burgers en de openbare diensten vereenvoudigen. Lees er al-

les over in deze b.related.

wereld in vooruitgang.

Veel leesplezier!

DPN_0111_002_Edito_NL_WCA.indd 3 7/06/11 14:03

Cool.

We feliciteren onze klant Coolblue met hun titel van beste Belgische e-commerce.

Als onze klanten scoren, zijn wij in de wolken. Zeker als we hen daarbij een handje kunnen helpen. Zoals bij online-elektronicawinkel Coolblue.be, de Overall Winner van de BeCommerce Awards 2011. En als ze door de vakjury in het bijzonder worden geroemd voor de “just-in-timelevering en de gratis retourzendingen” gaan wij meeglunderen. Want sinds we met Coolblue samenwerken, steeg het aantal leveringen op de dag-na-bestelling van voorheen 63 % naar 98 %. Niet slecht als je weet dat we voor hen zo’n 10.000 pakjes per maand afleveren. Want e-commerce biedt klanten dan wel een virtuele vitrine, ze verwachten meestal een tastbare levering. Op het juiste moment, op het juiste adres. En daarvoor mag u rekenen op de Parcels & Express Service van bpost business. Het enige wat we u niet kunnen beloven, is een Award.

8POS0026_245x200.indd 1 26/05/11 12:25DPN_0111_002_Edito_NL_WCA.indd 4 7/06/11 14:03

nieuws, trends en oplossingen van bpost

De uitgeverij Reader’s Digest heeft een Direct Mar-keting-afdeling geopend die gebaseerd is op een End-to-End-proces. Met zijn uitgebreide databan-ken wil Reader’s Digest merken begeleiden bij hun promoacties. Een voorbeeld? Een bedrijf dat dvd’s maakt, heeft 1,5 miljoen mensen kunnen berei-ken met een pakket dat bestond uit een brief, een catalogus en een bestelbon. Het geheim van het concept? 80 jaar ervaring in DM (verkoop van boeken, cd’s en dvd’s) ten dienste stellen van grote ondernemingen die geen enkele ervaring hebben met direct marketing.

Distripost is een doeltreffende dienst voor wie een niet-geadresseerde postcampagne wil opzetten. Nu nóg gemakkelijker te gebruiken dankzij een eenvoudige, gebruiksvriendelijke webinterface met nieuwe beheertools, zoals de campagnesimulatie en de mogelijkheid om online te bestellen. U houdt uw kosten onder controle, net als de gewenste geografische verspreiding, en dat 24 uur per dag, 7 dagen per week. Ontdek het snel op www.bpost.be/distripost

een DM-campagne

Direct Marketing zit in de lift

voor € 0*!

97%

en uw post volgt! Uw kantoren verhuizen is een hele klus. En u moet aan honderd dingen denken. Gelukkig

oplossing uitgewerkt om uw post te laten volgen: Mutapost online. Met slechts enkele muisklikken

adres. Nog eenvoudiger dan de klassieke dienst in het postkantoor zelf en even voordelig. Mutapost online is beschikbaar vanaf € 45.www.bpost.be/mutapost

professioneel ‘sociaal’ netwerk

netwerken ook de be-

LinkedIn, de Facebook van de professionals, heeft de kaap van 100 miljoen leden over-schreden. Ideaal dus om uw netwerk uit te

informatie, promo’s

gegevens van uw be-

aan het grote publiek. Gratis dan nog wel!

Dat is het behandelde percentage van de 12.084 binnenkomende oproepen die we hebben ontvan-gen in februari 2011. Een prachtprestatie voor een klantenservice!

news | 5

Behoort uw bedrijf tot de 50% kmo’s die nog niet online staan? Surf dan als de bliksem naar www.uwzaakverdientonline.be.Met deze dienst kunt u heel eenvoudig uw domein-naam op internet reserveren en uw site hosten. Naast een professionele ondersteuning voor de creatie van uw site, geniet u ook van € 100 voor-deel om uw bedrijf strategisch te positioneren met behulp van de zoekmotor Google (Adwords), waardoor u de zichtbaarheid van uw site ver-hoogt. Maar dat is niet alles: u krijgt van ons ook 50% korting op de verzending van nationale pak-ketten en 25% korting op internationale pakket-ten indien u beslist aan e-commerce te doen. ‘Uw zaak verdient online’ is een initiatief van bpost, Belgacom en Google.* Aanbod geldig gedurende 6 maanden op een basisversie.

DPN_0111_005_News_NL_WCA.indd 5 7/06/11 14:04

Hoe zullen we werken en leven in de toekomst, in een wereld waarin alles digitaal is? Volgens IT-expert en visionair Peter Hinssen bevinden we ons momenteel ongeveer halverwege de digitale (r)evolutie van onze maatschappij. Wat brengt de tweede helft? Laat alle oude gedachten varen. In de digitale toekomst wordt alles anders, en de toekomst is al begonnen.

Jan Bosteels

6 | b.related

Gratis software, nieuwssites, gratis muziek- en videokana-len hebben de consument grondig veranderd. Wil de nieu-we consument nog wel betalen voor (digitale) diensten? Gratis is een belangrijke factor, maar iemand moet het gelag be-talen, sowieso. Soms denken mensen dat iets gratis is, terwijl ze eigenlijk via het bekijken van gerichte reclames voor de dienst betalen, zoals bij Google. Vandaag is het fenomeen freemium wellicht de succesvolste manier om toch nog inkomsten te genereren: een bedrijf biedt je bepaalde diensten gratis (‘free’) aan, maar zodra je meer wilt, moet het via de webshop (‘premi-um’). Uiteindelijk zal advertising de sleutel zijn: je betaalt voor content of diensten om van die vervelende reclames af te zijn. Mensen willen trouwens best wel betalen voor content: kijk maar naar Netflix, de Amerikaanse ‘video op aanvraag’-dienst, die de videotheken de das heeft omgedaan.

Consumenten zijn bereid om een deel van hun privacy op te geven om Google te kunnen gebruiken. Gaat dat blijven duren?Voorlopig hebben de gebruikers er kennelijk vrede mee dat Google dat geld uit advertentie-inkomsten haalt die gegene-reerd worden op basis van hun Gmail- en surfgedrag. Maar de advertenties worden steeds meer gericht. Mensen zeggen me wel eens: ‘Hoe weet Google toch waar ik mee bezig ben?’ Dat de waardering voor Facebook momenteel zo hoog wordt opgeklopt, heeft er dan weer alles mee te maken dat zij den-

maar de kansen zijn enorm!

de controle is weg,

DPN_0111_006_Parole_NL_WCA 6 7/06/11 14:05

merkimago | 7

promotie maken voor het merk. We weten dat mensen voor hun aankoop uitgebreid online vergelijken, maar volgens de Harvard Business Review spenderen mensen na hun aankoop van cosmetica en juwelen nog veel meer tijd online als een soort ambassadeur van het merk dat ze gekocht hebben. Als te-vreden klanten reclame willen maken voor jouw product, moet je dat als bedrijf met twee handen aangrijpen.

Bedrijven hebben ook minder controle over hun werk-nemers, en dat is een goeie zaak, stelt u.Google doet er alles aan om het maximum te halen uit zijn kenniswerkers. Dat doet het bedrijf o.a. door de werknemers mee te laten beslissen wie hun nieuwe collega wordt. De inge-nieurs van Google mogen een vijfde van hun tijd aan zelfgeko-zen projecten besteden. Dat houdt de werknemers tevreden, en het leidt tot innovaties, zoals de netwerksite Orkut. Uit-eindelijk draait het allemaal om het aantrekken van talent, en de meest getalenteerden zullen kiezen voor een bedrijf waar ze het gevoel hebben dat ze zich volledig kunnen ontplooien. Wat is de grootste fout die een bedrijf nu kan maken? Niet tijdig klaar zijn voor het nieuwe. Dat zie je in de sec-tor van de fotofinishers, waarin een bedrijf als Spector de komst van het digitale tijdperk verkeerd heeft ingeschat. Timing is cruciaal. Het spijtige is dat je het tipping point doorgaans pas opmerkt als het voorbij is, zoals de Canadese auteur Malcolm Gladwell stelt. Je kunt het wel beter voelen aankomen als je met jongeren rond de tafel gaat zitten, in plaats van met een aantal vijftigers op bezinning naar de Ardennen te trekken. Dan zul je beter weten hoe de digitale consument en werknemer van de toekomst eruitzien.

lees het boekDigitaal is het nieuwe normaal Peter Hinssen, 208 p., Uitgeverij Lannoo.

Opleiding: telecommunicatie-ingenieur Peter Hinssen (41) studeerde aan de UGent en werkte voor Alcatel. Carrière: daarna stichtte hij eigen bedrijven zoals e-COM Interactive Enterprise, Porthus en Across Technology. Hij was ook Entrepreneur in Residence bij McKinsey&Company. Hinssen is een veelgevraagd adviseur en spreker en doceert aan diverse internationale instituten. Hij publicee-rde Digitaal is het nieuwe normaal, een boek vol voorspellingen, voor-beelden, interessante inzichten en rake citaten. Meer info: www.peterhinssen.com

WHO’S WHO?

Ga met jongeren rond de tafel zitten in plaats van met vijftigers op bezinning te trekken naar de Ardennen

“

”

ken nóg betere targeted advertising te kun-nen aanbieden dan Google. En de gebruikers bezorgen die informatie met veel plezier, en voor niets. Betekent die evolutie de doodsteek voor tv, traditioneel de grote slokop van recla-me-inkomsten? Televisie wordt in stand gehouden zo lang be-drijven als Procter & Gamble het leeuwendeel van hun reclamebudget aan tv-reclame blij-ven besteden. Terwijl veel mensen niet geïnteresseerd zijn in de zoveelste reclame voor luiers en de digitale hit-rate van de adverteerders veel efficiënter zou kunnen zijn. Maar het kan snel veranderen. De CEO van P&G, Bob McDonald, heeft van het digitaliseren van zijn bedrijf een topprioriteit gemaakt, met name om een digitale relatie met de klant op te bouwen vanaf de eerste dag. Een moeder die haar babyfoto’s deelt in de moederblog van Pampers Village, dat schept een band. Die moeder kan er ervaringen van andere moeders ontdekken, en in één keer leert ze ook andere producten van P&G kennen.

Bedrijven weten steeds meer over consumenten, maar omgekeerd is dat ook het geval. Hoe moeten bedrijven omgaan met alomtegenwoordige sociale media?Toen vorig jaar berichten verschenen over op hol geslagen Toyota’s, schreef ik op mijn Twitter: ‘Is it mechanical or elec-tronical?’ Binnen de zestig seconden was er een reactie van Toyota: ‘It’s mechanical’. Bedrijven communiceren niet langer via een pr-consultant die de gevestigde media contacteert. Ze moeten precies weten wat er op Facebook en Twitter over hen gezegd wordt en hoe ze het kunnen beïnvloeden. Daar moeten ze niet alleen mensen voor aan het werk zet-ten, maar ook clevere tools. Reputation management wordt belangrijker. De digitale wereld slaapt nooit. Zijn sociale media niet erg manipuleerbaar?Daar zou ik als bedrijf toch mee uitkijken. Als je bijvoorbeeld fake consumentenreacties op het internet post en men komt daar achter, is de reputatieschade niet te overzien. Hetzelfde geldt voor bedrijven die hun eigen Wikipedia-lemma bewerken: dat wordt steevast ontdekt door mode-ratoren of gebruikers en vervolgens genadeloos afgestraft.

Hoe kun je als bedrijf dan nog controle uitoefenen?De klassieke controle is weg en we geraken nooit meer terug naar het oude model. Kijk maar naar BP met de olieramp in de Golf van Mexico, naar Wikileaks en Toyota. Het is een ge-geven dat je in je voordeel moet ombuigen. Een bedrijf als Coca-Cola heeft miljoenen fans op Facebook die constant

maar de kansen zijn enorm!

DPN_0111_006_Parole_NL_WCA 7 7/06/11 14:05

8 | b.related

Een bedrijf dat groeit, heeft nood aan methodes om de interne administratie te optimaliseren. Gelukkig zetten de oplossingen

brieven en facturen,

digitaliseer uw postU hoeft geen multinational te zijn om een beroep te doen op een optimale dienst voor de digitalisering van uw post. Groot, klein of er ergens tussenin, bpost heeft de perfecte oplossing voor elk bedrijf.

De oplossing van bpost businessDigital Delivery

Uw voordelen> Snel: de post wordt onmiddellijk ingescand. U kunt sneller antwoor-

den op de vragen van uw klanten en/of leveranciers. >Voordelig: er zijn minder tussenkomsten, waardoor u de kosten van

het postbeheer drukt. >Veilig: door het inscannen worden de fouten van een manuele

codering sterk ingeperkt. Gemakkelijke en vereenvoudigde toegang tot documenten.

> elke werknemer krijgt toegang tot alle ingescande gegevens, waardoor u uw klantenservice verbetert.

De prijs Gepersonaliseerde prijs op aanvraag.

Meer wetenSurf naar www.bpost.be/digitaldelivery.

1Hoe werkt het?4 grote stappen:

De post wordt gedigitaliseerd in een formaat dat aan uw wensen beantwoordt.De post wordt naar een server gestuurd, naar een of meerdere werknemers of naar een van uw systemen (SAP,

goed om te weten Digital Delivery biedt ook heel interessante opties: Dankzij de formules op maat kunnen we u een oplossing bieden die aan uw wensen voldoet.U hebt altijd en overal toegang tot al uw post. Deze oplossing is bijvoorbeeld ideaal voor bedrijven die aan telewerken doen.Een nauwkeurige opvolging vermijdt dat er post verloren gaat. Het verdelen van de post verloopt geautomatiseerd, net als

DPN_0111_008_Solutions_NL_WCA.indd 8 7/06/11 17:01

onze oplossingen | 9

Hoe werkt het?5 grote stappen:

-tuur en een gevalideerd gegevensbestand. Deze gegevens

De gegevens kunnen dan gedownload worden in uw ERP-systeem voor uw boekhouding.

U vindt al onze oplossingen terug in onze

catalogus: www.bpost.be/brochures.

goed om te weten

periode.

bestellingen en ontvangstbevestigingen die al in de boek-

optimaliseer het beheer van uw binnenkomende facturen

De oplossing van bpost businessInvoice management

Uw voordelen>Voordelig:

--

>Volledig traceerbaar: een klik op de muis volstaat om toegang te

>Klaar voor de toekomst: bpost kan u helpen om al uw facturen

Meer weten?Surf naar www.exbo.be of bel het nummer 02 201 11 11.

2

DPN_0111_008_Solutions_NL_WCA.indd 9 7/06/11 17:01

10 | b.related

papieren of digitale communicatie

waarom kiezen? alternatief voorhanden. Tel daar - voor de elektronische berichten - de snelheid, de slimme archiverings- en zoek-mogelijkheden, de traceer-baarheid en de mogelijkheid om gemakkelijk resultaten-analyses te maken bij op... en u begrijpt waarom digitale communicatie zo interessant is. Byebye papier?

Strategische zet“De loonberekening is een gevoelig onderwerp”, waar-schuwt Manu Lorant. “Heel wat werknemers willen hun loonbriefje nog steeds op papier krijgen: ze klasseren die docu-menten immers in een map.” Een traditie die op lange termijn zal verwateren? Misschien. Toch heeft papier ook zijn voordelen. “Voor onze externe communi-catiecampagnes is de aankoop-kost van een elektronisch adres bijna even hoog als die van een postadres”, zegt Elise Mertens, marketingmanager van Europ Assistance Belgium. “Wat het reactiepercentage betreft, zien we wel een enorm verschil. Voor een papieren mailing gaan we uit van 1,5 tot 3 % reactie. De elektronische variant blijft hangen op 0,2 %.” De gebruiker

k ranten, boeken, tijd-schriften, verpakkingen, gebruiksaanwijzingen,

bedrijfsrapporten... Waar we ook kijken, is er papier. Nochtans weten we maar al te goed dat we het gebruik ervan moeten inperken, net als de kosten die ermee gepaard gaan. Vele bedrijven hebben dan ook al een aan-gepast en specifiek papierbe-leid uitgewerkt op basis van interne analyses. Zo moedigt Groep S, en meer bepaald de afdeling ‘Sociaal secretariaat’, zijn klanten bijvoorbeeld al jaren aan om over te stappen naar elektronische commu-nicatiemiddelen. “15 à 20 % van onze klanten ontvangen hun loonbriefjes al elektro-nisch”, aldus Manu Lorant, IT-manager. “Daarbij gaat het voornamelijk om grote bedrijven waar het uitdelen van papieren documenten

In het digitale tijdperk mag er geen seconde verloren gaan. Onze communicatiemiddelen veranderen. Ze worden steeds sneller. Zullen ondernemingen hun papieren communicatie vervangen door het elektronische alternatief? We vroegen het aan enkele specialisten ter zake.

Jean Moray

vaak moeilijkheden oplevert. Dat is bijvoorbeeld het geval als het personeel verspreid zit over verschillende locaties.” Meer nog dan de ecologische motieven, zijn het hier de praktische voordelen van het digitale formaat die de door-slag hebben gegeven. Wanneer je een document elektronisch verstuurt, hoef je immers niet te weten waar de bestemme-ling zich bevindt. Hij vindt de boodschap - die bijna onmid-dellijk wordt geleverd - sowie-so wanneer hij zich opnieuw aanmeldt: meteen of bij zijn terugkeer uit vakantie. Digi-tale communicatie heeft nog een belangrijke troef: archive-ring. Vroeger klasseerden we dossiers, brieven, contracten en allerhande documenten in een steeds grotere collectie kasten, ringmappen en dozen. Vandaag is er met de harde schijf een uiterst compact

DPN_0111_010_Dossier_NL_WCA.indd 10 7/06/11 17:02

externe communicatie| 11

papieren of digitale communicatie

waarom kiezen? leest vaak enkel de titel van een elektronisch bericht voor hij het genadeloos verwijdert. En die o zo belangrijke informatie die hij had kunnen ontdekken in het bericht zelf of via een uitge-kiende animatie? Ach... pech gehad. Terwijl onze traditionele post die we in de brievenbus krijgen (of het nu reclame is of niet) ons toch aanzet om de enveloppe te openen. Al is het maar om de inhoud ervan (snel) te bekijken. Een speciale papier-soort of een bijgevoegd staaltje volstaat om onze zintuigen extra te prikkelen. Op dat gebied blijft papier heer en meester. “Papier heeft inderdaad meer impact dan elektronische communicatie”, besluit Elise Mertens. Ze voegt er nog aan toe dat voor som-mige documenten het wettelijk verplicht is om de klant een papieren versie op te sturen: het vervaldagbericht van een verzekering of de algemene voorwaarden van een contract, bijvoorbeeld.

Afdrukken of niet: wie beslist? “We gaan ervan uit dat de over-heid in de toekomst niet meer oplegt dat er een papieren do-cument wordt verstuurd

• Een brief genereert inderdaad evenveel CO2-uitstoot als twee e-mails.

• Maar wat commerciële doeltreffend-heid betreft, komt een brief overeen met zeven e-mails.

• bpost zet zich actief in om de ecolo-gische voetafdruk van papier in de pu-blicitaire communicatie te beperken en streeft naar -35% CO2-uitstoot tegen 2012. We hebben trouwens net een prijs van het FSC-label gekregen.

Bron: email carbon meter (bpost en Greenloop).

1 brief = 2 mails

DPN_0111_010_Dossier_NL_WCA.indd 11 7/06/11 14:06

voor een verzekering”, ver-

geldig worden.” Een standpunt dat ook door Groep S wordt ge-deeld. “De werknemer kan er nu

-

-beeld via Certipost”, legt Manu

we zullen al onze documenten in onze elektronische mailboxen ontvangen. De bestemmeling

ze wil afdrukken of niet.” Maar wat voor een bepaald type communicatie geldt, werkt niet

communicatie. Zo beantwoorden reclame en informatie niet aan dezelfde criteria als administra-

afhangen van de grootte of de activiteiten van de onderneming, het soort boodschap, de noden van de gebruiker... Met in het achterhoofd de basisregel van

een maximale impact is het best om de twee benaderingen af te wisselen en te combineren, om zo de troeven van beide com-municatievormen maximaal uit te spelen.

Elektronisch en op papierOp het vlak van commerciële

van elektronische en papieren communicatie haar vruchten af te werpen. Een voorbeeld? Belgique Loisirs laat geen gelegenheid

uit te sturen. Daarnaast is een

12 | b.related

Click & Post* : -

**

-

* -

** -

Meer weten?

-

Meer weten?02 201 11 11

e-Invoicing-

Meer weten?

elektronische mailing een uiterst -

del dat de koper sneller en zelfs meer doet bestellen. Na enkele muisklikken komt de klant/lezer op de bestelpagina terecht waar

door de catalogus bladert. Het voordeel van de papieren versie

catalogus vastnemen, neerleggen,

om na te denken. Maar ook het elektronische alternatief heeft

en extreme vereenvoudiging van de bestelling.

DPN_0111_010_Dossier_NL_WCA.indd 12 7/06/11 14:06

administratie5 miljard euro. Dat bedrag moesten alle Belgische bedrijven in 2008 neertellen om de regelgevingen inzake fiscaliteit, milieu en tewerkstelling na te leven. Gelukkig maken de verschillende overheden in ons land werk van administratieve vereenvoudiging.

Dirk Blijweert

T egen 2015 moet de helft van de Europese burgers en ruim 80% van de Europese ondernemingen e-government gebruiken. Enkele doelstellingen van

het e-government action plan houden in dat het de open-bare diensten beter en doeltreffender moet maken. De bevoegde Europese ministers zaten daar twee jaar geleden over samen in het Zweedse Malmö. In een verklaring zeg-den ze werk te willen maken van een meer transparante publieke administratie. e-government kan zo een brug vormen tussen burgers en overheidsdiensten. Dat actieplan moet ervoor zorgen dat burgers makkelijker kunnen wo-nen, werken en leven in alle lidstaten. Voor ondernemers moet het eenvoudiger worden om een zaak op te starten.

Drie dagen om een bedrijf op te richtenIn eigen land heeft de federale overheid de voorbije jaren enkele succesvolle projecten gelanceerd. Anno 2011 duurt het bijvoorbeeld amper drie dagen om een nieuw bedrijf op te starten: ons land is daarmee koploper in Europa. De verdienste komt toe aan eDepot en de oprichting van de ondernemingsloketten, waar iedere beginnende onderne-mer de belangrijkste administratieve formaliteiten kan af-handelen. Voor alle duidelijkheid: eDepot is een eenvoudig en snel hulpmiddel dat de notaris toelaat de formulieren en oprichtingsakten van ondernemingen te ondertekenen en neer te leggen in alle administratieve databanken. Ondernemingen die interesse hebben in een overheidsop-dracht, moeten ook niet langer het RSZ-attest, de jaarrekeningen, de inschrijving als btw-plichtige

Euh... e-government?De veelgebruikte term ‘e-government’ klinkt wel-licht een beetje misleidend. Het gaat niet zozeer om de ‘e’ in e-government, maar om een hedendaagse dienstverlening. Klantvriendelijkheid en administra-tieve vereenvoudiging zijn cruciaal in elk e-govern-mentverhaal. Uiteraard spreekt het voor zich dat de informatie- en communicatietechnologie op dat vlak een hoofdrol spelen.

administratieve vereenvoudiging | 13

met e-government kan het anders

DPN_0111_013_Simpl_NL_WCA.indd 13 7/06/11 14:07

“Ondernemingen kunnen ook beter dan vroeger de status van hun aanvraag opvolgen.”

Béatrice Van Batselaer, commissaris van EASi-Wal

14 | b.related

en het attest van niet-faling toevoegen aan hun kandidatuur. Sinds 2005 worden deze stukken door de aanbestedende overheid elektronisch opgevraagd, wat de ondernemingen jaarlijks 6,6 miljoen euro aan adminis-tratieve lasten doet besparen.

Ook de regio’s pakken vereenvoudiging aanDe Vlaamse regering heeft op 25 juni 2010 het besluit over de beleids- en beheerscyclus voor lokale besturen definitief goedgekeurd. Dat is meteen het startsein voor de invoering van de nieuwe instrumenten voor planning, budgettering, boekhouding en jaarrekening van gemeenten en OCMW’s. De lokale besturen moeten zich dit nieuwe instrumenta-rium eigen maken. Er zal veel meer elektronisch gewerkt worden, maar een van de hamvragen is hoe je kunt omscha-kelen van een papieren naar een elektronische omgeving.

Brugge: 30.000 facturen digitaliserenDe stad Brugge heeft die denkoefening al achter de rug. Schepen van Financiën Boudewijn Laloo wil de volgende jaren de facturatiestroom volledig digitaliseren. Geen eenvoudige taak, want de stad Brugge ontvangt jaarlijks zo’n 30.000 inkomende facturen. Dat proces wordt vanaf 2011 vereenvoudigd en gedigitaliseerd. Boudewijn Laloo verwacht veel van het project: “Het ligt voor de hand dat de inkomende facturatie veel efficiënter zal verlopen. En de betalingstermijn voor de leveranciers zal korter worden. We hebben eerst overwogen om zelf het hele digitalise-ringsproces voor onze rekening te nemen, maar daar zijn we snel van afgestapt. Financiën Brugge wil zich met haar kerntaak bezighouden: de middelen van de stad efficiënt beheren. Uitvoerend werk zoals scannen, nieten en plooien is tijdrovend en dus te mijden. Dankzij bpost worden onze

“Overadministratie en kafka is een grote bron van ergernis voor burgers en bedrijven. Het project administratieve vereen-voudiging stelt zaken binnen onze administratie – letterlijk – in vraag.”

Boudewijn Laloo, schepen van Financiën, stad Brugge

DPN_0111_013_Simpl_NL_WCA.indd 14 7/06/11 14:07

administratieve vereenvoudiging | 15

facturen professioneel gescand en gearchiveerd. De verwer-king gebeurt dagelijks, voor 11 u. Als dit facturatieproject positief verloopt, dan kan later alle briefwisseling van de stad elektronisch aangeleverd en gearchiveerd worden.”

Nieuwsbrief met alle Waalse overheidsopdrachten“Ensemble, simplifions.” Dat is het motto van EAsi-Wal, het commissariaat van het Waalse Gewest dat e-govern-ment wil bevorderen. Een van de projecten is de website http://marchespublics.wallonie.be. Geïnteresseerde bedrij-ven kunnen daar alle lopende overheidsopdrachten van het Waalse Gewest consulteren. Het volstaat ook om in te tekenen op een nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe aanbiedingen. Bovendien kunnen ondernemin-gen hun offerte elektronisch indienen. Ook het Agence Wallonne à l’Exportation et aux Investissements étrangers, kortweg AWEX, heeft enkele vereenvoudigingen door-gevoerd. Waalse bedrijven kunnen makkelijker subsidies aanvragen en krijgen sneller antwoord: 26 dagen, een vijfde minder t.o.v. vroeger. Ondernemingen kunnen ook beter de status van hun aanvraag opvolgen. Volgens Béatrice Van Batselaer, commissaris van EASi-Wal, zijn er een heleboel formulieren sterk vereenvoudigd. “Veel documenten kun-nen vandaag al elektronisch ondertekend worden. Maar toch merk ik dat ondernemingen er niet warm voor lopen. Er is dus zeker nog werk aan de winkel.”

Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 11 acties voor minder rompslomp25% minder administratieve rompslomp in het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest tegen 2012. Om die ambitieuze doelstelling te realiseren zet Brussel in op maar liefst 11 projecten. Dit zijn de belangrijkste:• Het aantal aangetekende zendingen moet fel verminde-

ren. In de plaats daarvan wordt er gewerkt met e-mail.• Eén Brusselse centrale databank gaat alle nuttige gege-

vens van het gewest verzamelen. De informatie die een bedrijf aan bijvoorbeeld Actiris of het BIM bezorgt, wordt centraal opgeslagen.

• De steunmaatregelen voor ondernemingen worden onder handen genomen. De procedures worden eenvoudiger, de behandelingstermijnen korter.

Wordt België een paperless society?Ondanks alle mooie realisaties blijven er genoeg aan-dachtspunten over. De federale overheid heeft verschil-lende projecten op de studietafel liggen. Sommige hebben belangrijke gevolgen voor ondernemingen.1. Papierloos kantoor voor ondernemingenNu al moeten bedrijven verplicht een elektronische aan-

gifte doen van de btw en de bedrijfsvoorheffing en verder moeten ze ook hun jaarrekening elektronisch neerleggen. De federale overheid denkt ook aan elektronische loonbrie-ven, elektronische arbeidsovereenkomsten, elektronische archivering en de elektronische aangetekende zending. 2. Elektronische facturatieSinds 2004 is het in België mogelijk om elektronisch te factureren. Maar vandaag wordt amper 1 procent van alle facturen elektronisch verzonden. Volgens de Belgian Task Force E-invoicing laten we daarmee een besparingspoten-tieel van 3,5 miljard euro links liggen. De Dienst Adminis-tratieve Vereenvoudiging wil alle knelpunten oplijsten en verbetervoorstellen maken. 3. De verdere uitbouw van authentieke bronnen Naast het Rijksregister en de Kruispuntbank voor Onderne-mingen krijgen we straks de Kruispuntbank voor Voer-tuigen, de Kruispuntbank voor Rijbewijzen, een Centraal Register voor Huwelijksovereenkomsten en de Notariële Aktenbank.4. De volledige toepassing van het ‘Only Once’-principe De overheden worden verplicht onderling alle beschikbare informatie uit te wisselen.

Samengevat kunnen we stellen dat de administratieve lasten, tussen 2002 en 2008, met de helft verminderden. Niettemin blijft er nog een lange weg te gaan…

• Digital Delivery* : wij behandelen al uw post (loonfiches, facturen…) in alle vertrouwelijkheid en bezorgen ze rechtstreeks in gedigitaliseerde vorm via de computer van uw werknemer of de server van uw bedrijf, aan het begin van de werkdag. * Digital Delivery is een oplossing van eXbo, filiaal van bpost.

Meer weten? www.exbo.be of 02 201 11 11.

• Invoice management of het optimaliseren van het dagelijks beheer van uw inkomende facturen dankzij de digitalisering. Ontdek alle voordelen van deze oplossing op pagina 9.Meer weten? www.exbo.be of 02 201 11 11.

Wat bpost business u aanbiedt …

DPN_0111_013_Simpl_NL_WCA.indd 15 7/06/11 17:04