Panasonic Energy Europe bespaart twee werkdagen per maand door digitale opvolging facturenConsumer Goods

100en facturen per maand

Internationale organisatiePanasonic Energy Europe installeerde de ScanPRO software van Onea en liet door Onea ook een koppeling maken met het boekhoudpakket van SAP. De onderneming kan nu de inkomende facturen veel efficiënter opvolgen.

“Het niveau van interne controle is behouden maar we sparen minstens twee werkdagen uit per maand.”Kurt De Smet, Group Manager Finance bij Panasonic Energy

Twee werkdagen per maand uitgespaard

“Dankzij de digitalisering en de automatisering werken we nu veel sneller en

flexibeler. Het niveau van interne controle is gelijk gebleven maar we sparen minstens

twee werkdagen uit per maand”, verklaart Kurt De Smet, Group Manager Finance bij

Panasonic Energy. “Met ScanPRO zien we direct waar een factuur zich bevindt en

wie die al heeft goedgekeurd. Zo kunnen we de facturen uit al onze verschillende

Europese verkoopspunten veel efficiënter verwerken. Bovendien hebben we geen

papieren klassement meer. We kunnen elke factuur immers makkelijk terugvinden

in het digitale, perfect legale archief van ScanPRO. De gebruikers van de software

– een achttal medewerkers van de boekhouding – maakten zonder problemen de

overstap naar het nieuwe systeem.”

Het hoofdkantoor van Panasonic Energy Europe staat in voor centrale diensten zoals

de boekhouding, HR en IT. “Zo krijgen we van onze lokale leveranciers uit heel Europa

heel wat facturen, bijvoorbeeld voor marketing- en promotiemateriaal”, legt Kurt De

Smet uit. “We scannen nu al die inkomende facturen in met behulp van ScanPRO.

Daarna worden ze goedgekeurd door de verkoopteams in België en in de andere

landen. Het goedkeuringsproces is dus erg complex. Zonder een geautomatiseerde

workflow zou het bijna onmogelijk zijn om onze cijfers correct af te sluiten en te

rapporteren.”

Nog meer tijdbesparing door geautomatiseerde workflow

Ook de interne aankoopfacturen van de twee batterijfabrieken komen naar de

hoofdvestiging van Panasonic Energy Europe. Kurt De Smet: “We krijgen van

hen zo’n 100 facturen per week, zodat het de moeite loonde om daarvoor een

geautomatiseerde workflow in te stellen. We besparen heel wat tijd, alleen al doordat

we geen enveloppen meer moeten openen en papieren facturen inscannen.”

Onea zorgde voor de link tussen het softwaresysteem van de fabrieken en het

SAP-systeem dat men in de hoofdvestiging gebruikt voor de boekhouding. De

gedigitaliseerde opvolging is volledig in overeenstemming met de richtlijnen voor

interne controle bij Panasonic.

“De betalingsvoorstellen worden gemaakt in de SAP-software”, verduidelijkt

over panasonicPanasonic Energy Europe, onderdeel van de elektronicaproducent Panasonic, verdeelt batte-rijen voor de consumentenmarkt in Europa. De organisatie telt een honderdtal medewerkers, verspreid over heel Europa.

A

one archive

Kurt De Smet. “ScanPRO verzamelt alle facturen die klaar zijn voor

goedkeuring in dezelfde volgorde als waarin de betaling moet

worden uitgevoerd. We ontvangen dan een ‘batch’ van 100 facturen

die we makkelijk kunnen vergelijken met het betalingsvoorstel.

Wanneer we dan goedkeuring geven, gaat het bestand automatisch

naar het systeem voor het uitvoeren van de betaling. De opvolging

kan ook op afstand. Via e-mail kan ik een bericht krijgen wanneer

een bestand klaar staat voor goedkeuring. In de mail kan ik

dubbelklikken op een link en dan zie ik alle facturen in pdf-formaat.”

Vroeger moest Kurt De Smet alle leveranciersfacturen manueel een

voor een bekijken. “Elke maand was er een stapel van honderden

originele facturen. De verwerking was erg tijdrovend. Onze

medewerkers moesten ze ook telkens uit het papieren klassement

halen en daarna weer klasseren.”

Doorlichting van software en procedures

Onea stond ook in voor een doorlichting van Panasonics systeem en

procedures. Kurt De Smet: “Drie mensen van Onea hebben grondig

bekeken hoe we onze facturen inscannen en verwerken. Daarna

hebben ze ook een actieplan opgesteld waardoor onze efficiëntie

op twee maanden tijd is verhoogd. Onea gaf ons een heel objectief

advies over de mogelijke verbeteringen door aanpassingen in

onze manier van werken, van de parameters of van de software.

Zo hebben ze de parameters in ScanPRO aangepast zodat het

systeem nu een leverancier herkent als we die al eens eerder

hebben ingescand. Ook de workflows werden verder verfijnd.

Door de analysemogelijkheden in ScanPRO hebben we niet alleen

een ‘helikopterbeeld’ van alle bewaarde facturen maar kunnen

we ook tot op factuurniveau gaan kijken bij wie een factuur voor

goedkeuring blijft steken. Ook daardoor winnen we tijd.”

Uitzonderlijk vlekkeloos verlopen

Panasonic Energy Europe is erg tevreden over de samenwerking met

Onea, dat de organisatie blijft ondersteunen. “De implementatie is

uitzonderlijk vlekkeloos en snel verlopen”, verklaart Kurt De Smet.

“We zijn zo tevreden over Onea als partner dat we nu bezig zijn

met een volgende project waarbij we ook onze contracten – zo’n

600 per jaar – gaan inscannen en elektronisch doorsturen voor

goedkeuring.”

samenvattingOnea installeerde bij batterijenproducent Panasonic Energy Europe zijn scanningsoftware ScanPRO voor het inscannen van de leveranciersfacturen uit de verschillende Europese vestigingen. Onea creëerde ook een link met het SAP-boek-houdsysteem. Dankzij een geautomatiseerde workflow kan Panasonic Energy bovendien de honderden facturen die het per maand van de twee batterijenfabrieken ontvangt, meteen digitaal verwerken zonder ze eerst in te scannen.

Dankzij de digitalisering kan men de facturen nu veel efficiën-ter goedkeuren en opvolgen, zodat de gebruikers samen twee werkdagen per maand uitsparen. Een papieren klassement is zelfs niet meer nodig, aangezien het archief met de digitale fac-turen in ScanPRO perfect legaal is en makkelijk te doorzoeken.

voordelen• Efficiënter werken• Tijdbesparing• Legaal digitaal archief

“Onea gaf ons een heel objectief advies over de mogelijke verbeteringen

door aanpassingen in onze manier van werken, van de parameters of van

de software.”Kurt De Smet, Group Manager Finance

bij Panasonic Energy

Onea NV - Ottergemsesteenweg Zuid 731 - 9000 Gent, Belgium - t. +32 (0)9 298 04 11 - f. +32 (0)9 395 04 10 - INFO@ONEA.BE