Efficiënt en effectief stagemanagement met OnStage en Microsoft CRM 4.0

Hogeschool van Amsterdam

Programma

• Het probleem (casus: langstudeerders)• De business case • Functionaliteiten en schermen OnStage• De onderzoeks- en selectiefase• Waar werkt de HvA naartoe?• De implementatie van OnStage en MS CRM• Waar staat HvA DEM nu? Lessons Learned• Wat is het vervolg?• Casus: “langstudeerders”• Wat heeft OnStage nog meer te bieden?

Casus: “langstudeerders”

“Het Stuwmeer”: X langstudeerders BI, die alleen hun scriptie nog moeten schrijven

• Hoe kunnen we hen snel aan een passende, goede afstudeeropdracht helpen?

• Ze hebben al een baan. Hoe kunnen we hen terug in de “schoolroutine” krijgen en houden?

• Hoe kunnen we hen monitoren tijdens de sollicitie?• Hoe kunnen we tijdens de afstudeeropdracht tijdig

problemen signaleren en bijsturen?• ...met beperkte beschikbaarheid begeleidingsuren

docenten?

Een student wil de weg weten naar een passende stage.....

...zoek maar op intranet...

...maar de student kan de weg op intranet niet vinden...

..en het loket van de stagecoördinator is gesloten. Morgen weer terug...

Nu nog alle benodigde stage formulieren vinden, invullen en inleveren...

...daar wordt niet alleen de student gallisch van. Hoe lossen we dat op?

Aanleiding 2009 (HvA DEM):

• HvA Domein Economie en Management• +/- 15.000 studenten• 22 voltijd opleidingen, waarvan 5 internationaal• 7 duale opleidingen• DEM verspreid over twee locaties (per sept. 2011

drie) • Twee aparte stagebureau’s voor voltijd nationaal • Twee stagecoördinatoren voor internationaal• Twee stagecoördinatoren voor Johan Cruijf

University en Sportmarketing• Iedere coördinator met eigen administratie en

relaties in het werkveld

Diversiteit aanleidingen voor implemenatie OnStage binnen onderwijs

• Documentatie t.b.v. accreditatie niet compleet• Te weinig (kwalitatief sterk) stageaanbod• Grote groepen studenten lastig te coördineren, veel

papierwerk, geen overzicht en weinig tijd voor persoonlijke aandacht

• Samenwerking met en informatievoorziening voor werkveld kan beter

• Weinig transparantie voor studenten, docenten en externen over stageprocessen

• Uitval studenten tijdens werkperioden• Stagedossiers van studenten en stagecoördinatie lastig

overdraagbaar bij personeelswisseling• Huidig stagesysteem is verouderd en niet webbased• Huidig stagesysteem biedt te weinig ruimte voor

onderwijskundig inzicht of voor de logistieke organisatie• Et cetera

Business Case

• Tevredenheid opleidingsmanagement door vermindering administratieve belasting docenten en onderwijs-administratie en tegelijkertijd ruimte bieden aan opleidingsspecifieke werkprocessen en onderwijskundig inzicht.

• Tevredenheid externe relaties en studenten vergroten door middel van moderne ICT en meer transparantie over kwaliteitseisen, begeleidings- en beoordelingsproces.

• Studenttevredenheid en verminderen uitval door

verbetering van de kwaliteit van het “matchen”

• Accreditaties ondersteunen door één praktijkdossier, in beheer van school, waar alles centraal wordt bijgehouden met monitor op kritieke succes factoren

12

13

BedrijfslevenMaatschappelijke instellingenOverheid

Onderwijs instellingen Studenten

Relatiebeheer

Matching Begeleiding

OnStage: Samen werken aan stages

OnStage is een rolgebaseerde applicatie waarin onderwijsinstellingen, studenten en bedrijven samenwerken met betrekking tot (internationale) stages, afstudeeropdrachten, werkplekken, uitwisselingsprogramma’s...

14

Digitale dossiervorming (met UI voor FB/KU)

15

Portaal externe organisaties/opdrachtgevers

Bedrijven Self Service Vitrine

Bedrijven Self Service Vitrine

Portaal deelnemer (student)

• schermprints

Zoeken stageplaats of afstudeeropdracht

Portaal coördinator

Onderzoek- en selectiefase

• Drie scenario’s door projectgroep onderzocht – Scenario 1.

• Op basis van hergebruik en doorontwikkeling bestaande zelfbouwsoftware (MS Access)

• CRM-pakket wordt beperkt ingezet, voor relatie-onderhoud.

– Scenario 2• Zoveel mogelijk inzetten van Microsoft CRM 4.0,

voor begeleiding, matching, alumni-beheer.– Scenario 3.

• Op basis “best of breed” ICT-services voor deelterreinen en - processen.

• integratie in de datalaag.

De selectie van OnStage en Xebic Onderwijs

• Functionele en technische fit• Flexibele procesondersteuning • Integreerbaar in SharePoint 2007/2010 en MS

CRM• Lage implementatie- en consultancykosten,

omdat DEM zelf de implementatie kan doen • Goede verhouding prijs/prestatie • Xebic blijft OnStage doorontwikkelen met focus

op gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit.• Xebic: software team met kennis van het

onderwijs en de uitdagingen waar het onderwijs voor staat.

Waar werkt de HvA naartoe?Services Architectuur

24

SISHRM CRM

Onderwijs Instelling

Student WerkgeverDocent TeammanagerRelatie beheerder

Stage buro

OnStagePortal

Applicaties

WS/ESB

Fasering implementatie

1. Pilot met één opleiding2. Processimulaties met studenten, docenten en

staco’s3. Procesconfiguratie per opleiding4. Training kerngebruikers/stagecoördinatoren

(Train-de-trainer)5. Daarna gehele domein live

Waar staan we nu met OnStage bij de HvA?

• Drie stagebureau’s live op de drie locaties HvA DEM

• Voor 13 voltijd opleidingen, inclusief Johan Cruyff University

• en 7 duale opleidingen

• Toegang voor +/- 15.000 studenten

• Meer dan 1000 geregistreerde organisaties met actief opdrachtaanbod

• Meer dan 2000 geregistreerde stages, afstudeeropdrachten en duale werkperioden (ook door studenten aangedragen)

• Gestart met de implementatie bij HvA Domein Gezondheid per september 2011

Wat is het vervolg?

• Integratie met MS CRM als back-end systeem • Implementatie van toegang voor externen • Verdere integratie met SharePoint/ DLWO en

SIS• Implementatie resterende vijf (internationale)

opleidingen HvA DEM• PDCA-cyclus, procesverbetering/optimalisatie

Lessons Learned

• Betrokkenheid management èn gebruikers• Eigenaarschap ondersteunend personeel en

onderwijsinhoudelijk personeel• Implementeer PDCA-cyclus en bepaal gezamenlijk

meetpunten voor evaluatie en procesoptimalisatie• KISS-principe: houd de processen simpel (en

laagdrempelig)• Realiseren van integraties kost altijd meer

(doorloop)tijd dan verwacht• Neem de implementatie van

informatiemanagement/functioneel beheer (operationeel, tactisch en strategisch) mee als deelproject

Casus: “langstudeerders”

De OnStage-oplossing:

Stap 1) configureer de stappen van het sollicitatietraject en het begeleidingsproces en stel het

begeleidingsprofiel voor langstudeerders samenStap 2) bepaal vaste e-mail-notificaties, instructies en

checklists voor de studenten Stap 3) koppel de coördinatorStap 4) bepaal welke studenten in de begeleidingsgroep

horen en koppel hen aan de begeleidingsgroepStap 4) koppel de docent-begeleiders aan de

studentdossiers…

Wat heeft OnStage nog meer te bieden?

• Competentiegericht onderwijs: Leerdoelen o.b.v. kerntaken/werkprocessen/competenties (add on)

• Social Media Integratie (add on)• Uitbreiding functionaliteit relatiebeheer (add on)• Management Rapportage’s (maatwerk) • Student Locator: verblijfsplaats tijdens (buitenland)

stage/minor, (add on)• Study abroad: studie aanbod bij internationale partner-

schools (add on)• Mobiel: Smart Student App en Smart Coach App (als er

een klantopdracht voor is)• Online Evaluaties na stage/afstuderen (in ontwikkeling)

Integratie Social Media

Hogeschool van AmsterdamEric KamsmaInformatievoorziening DEM (iv-dem@hva.nl)

Xebic Onderwijs b.v.Paul Schreuder (pschreuder@xebic.com)www.bpvsoftware.nlwww.xebic.com

+31 (0)318-657755+31 (0)6-53991466