Wat is systeemdenken? Waarom is systeemdenken van cruciaal

belang voor organisaties en ondernemingen?

pagina  � /�1 8

Wat is systeemdenken?

Een systeem is een samenhangend geheel (Van Dale 2008). De systeemtheorie gaat ervan uit dat alle elementen (uit een systeem) met elkaar verbonden zijn en elkaar beïnvloeden. Een bekend voorbeeld daarvan zijn de ecosystemen. Om de delen van een systeem te begrijpen, moet je de totaliteit bekijken.

Je kan het systeemdenken benaderen vanuit twee standpunten. Eerste standpunt: een systeem heeft drie lagen. Van hoogste naar laagste: supersysteem, systeem, subsystemen. Het is zoals bij de matroesjka’s. Het grotere niveau omvat steeds alle kleinere.

pagina  � /�2 8

Tweede standpunt: in een systeem is alles met elkaar verbonden. Geen enkel deel is onafhankelijk. Elk deel beïnvloedt het andere. Elke actie veroorzaakt een reactie. Elk object dat een actie onderneemt, heeft een invloed op een subject. De wijziging in dat subject kan op zich dan weer een invloed hebben op het object dat de actie geïnitieerd heeft of een ander subject.

Deze actie/reactie is niet beperkt tot de 'laag' van het systeem. Acties en reacties verbinden supersysteem, systeem en subsystemen. De ketting kan heel lang zijn. Denk maar aan het wereldrecord omvallende dominosteentjes.

De globale omgeving is het supersysteem en dus het hoogste niveau. Elke organisatie of onderneming is een systeem. Delen binnen de onderneming, zoals teams of afdelingen, vormen de subsystemen. Je kan de wereld als het supersysteem beschouwen als de organisatie internationaal actief is of onderhevig is aan gevolgen vanuit de wereldmarkt. Het supersysteem is dus extern (buiten de sfeer van de onderneming). Het systeem is intern en omvat de totaliteit van de organisatie. Subsystemen zijn delen van de organisatie zoals afdelingen, filialen, enz. Die delen kunnen fysiek gescheiden zijn, onder meer in het geval van zelfstandige medewerkers, onderaannemers, business proces outsourcing enz.

pagina  � /�3 8

Systeemdenken betekent zich er bewust van zijn dat de gevolgen van beslissingen en acties nooit zonder indirecte consequenties blijven. Indirecte consequenties zijn gevolgen voor objecten, die buiten de directe sfeer (ook in tijd en ruimte) liggen waar deze beslissingen of acties genomen werden. Voorbeelden van bijzonder gevoelige objecten zijn mensen, milieu en software. De verbanden zijn complex, soms onzichtbaar, subtiel of onbekend tot er een probleem ontstaat. Ervaring speelt een belangrijke rol bij het ontdekken van deze verbanden. Het probleem benaderen als een proces en voorstellen in een schema of stroomdiagram, is een efficiënte hulp.

Systemen bestaan uit: • Objecten • Subjecten • Acties • Een hiërarchie van:

o Supersyste(e)m(en), o Systemen (als entiteiten binnen het supersysteem) en o Subsystemen (als delen van systemen)

pagina  � /�4 8

Systemen zijn: • gespecialiseerd, • begrensd in ruimte en tijd (de grenzen worden arbitrair vastgelegd door de

persoon die het systeem bestudeert), • op hun beurt verbonden met een wijdere omgeving/universum

Een aantal karakteristieken van systemen: • Systemen bestaan uit processen die 'inputs' veranderen in een 'output' • Systemen 'gebruiken' processen om hun doel te bereiken • Elke input kan voor een ander systeem naar een ander doel leiden • Systemen kunnen open (inputs kunnen van buiten het systeem komen) of

gesloten zijn (inputs van buiten het systeem worden geblokkeerd)

Systeemdenken betekent je ervan bewust zijn dat elke actie die je uitvoert op een subject, een reactie ontketent. Deze reactie beïnvloedt al dan niet andere objecten, inclusief het object dat de (oorspronkelijke) actie uitgevoerd heeft. Systeemdenken leert ons dat je de delen pas kunt begrijpen als je hun relatie met betrekking tot het geheel beschouwt. In complexe systemen kunnen (simpele) gebeurtenissen die gescheiden zijn in tijd en ruimte, elkaar beïnvloeden en catastrofale gevolgen hebben.

pagina  � /�5 8

Waarom is systeemdenken van cruciaal belang voor organisaties en ondernemingen?

De omgeving verandert alsmaar sneller. Ze wordt steeds complexer. Organisaties en ondernemingen worden gedwongen om sneller en frequenter veranderingen door te voeren. Medewerkers die een hele carrière doorlopen hebben binnen dezelfde organisatie, worden schaarser. Managers en directieleden komen en gaan. Het wordt steeds moeilijker om mensen te vinden die een globaal (in)zicht hebben in/op het hele systeem.

Organisaties en ondernemingen zijn ingewikkelde systemen en delen van een ondoorgrondelijk supersysteem. Interveniëren in een organisatie is ingrijpen in een complex systeem. Aan een organisatie sleutelen zonder voldoende inzicht kan ernstige gevolgen hebben. Zo kan je, op het eerste zicht, verantwoorde managementbeslissingen nemen die op korte termijn tot resultaat leiden. Op lange termijn kan je echter door gebrek aan globaal inzicht (veel) meer waarde vernietigen.

pagina  � /�6 8

Het wijzigen van bestaande werkwijzen en structuren binnen organisaties, de zogenaamde 'interventies', kan grote problemen veroorzaken. Zeker als de verandering aangeraden wordt door externe partijen die geen of te weinig inzicht hebben in de totale structuur. Inzicht is niet alleen noodzakelijk in het systeem waar men veranderingen aan wil doorvoeren maar ook in het supersysteem (de markt). De externe omgeving, het supersysteem, is immers de ruimte waar klanten, kansen en meerwaarde te vinden zijn.

Wie zonder inzicht aan het systeem (de organisatie) sleutelt, riskeert klanten, kansen en meerwaarde te vernietigen. Ook al zijn er voordelen en winst op korte termijn in de afdeling waar de veranderingen worden doorgevoerd.

Gebeurtenissen met positieve gevolgen in een deel, kunnen negatieve gevolgen hebben in een ander deel.

Trouwens, in vrijwel geen enkele organisatie kan het management vertellen wie waarde creëert binnen de organisatie, laat staan hoe die waarde gecreëerd wordt.

pagina  � /�7 8

Conclusies:

• de combinatie van systeemdenken en de contingentietheorie maakt dat ondernemen, organisaties en bedrijfsbeheer complexe activiteiten zijn

• kleine gebeurtenissen die gescheiden zijn in ruimte en tijd, kunnen catastrofale gevolgen hebben in complexe systemen

• luister naar de mensen die hun carrière begonnen zijn onderaan de ladder en de hele keten kennen

• zorg ervoor dat mensen die een globaal inzicht opgebouwd hebben door hun beroepservaring, voldoende gehoord worden binnen uw strategische teams

Systeemdenken maakt deel uit van de kwaliteitsmanagement systemen volgens ISO9000

Meer over de auteur:https://be.linkedin.com/pub/cedric-­‐heyndrickx/0/b63/402  

uitgever: Ansel b.v.b.a. Puntweg 17. B9070 Heusden RPR. Gent 0848.741.981 Bank BE87 0016 7983 6094 www.groeimanagement.be

pagina  � /�8 8