Organisatie en communicatie

Vapro B, Blok 1

Jurgen Müller

InhoudsopgaveOpdracht 1a: Achtergrond organisatie en communicatie.................................................................4

"Multinational".......................................................................................................................4Doel........................................................................................................................................4Strategie..................................................................................................................................4"dochter van" "ergens"...........................................................................................................5

Opdracht 1b: introductie memo over "dochter van" "ergens" aan nieuwe operators......................6Opdracht 1c: Een samenvatting van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van eigen CAO.................................................................................................................................................7

Primaire arbeidsvoorwaarden......................................................................................................7Salaris.....................................................................................................................................7Vakantiegeld...........................................................................................................................7Vakantie-uren..........................................................................................................................8Bijzonder verlof......................................................................................................................8Feestdagen..............................................................................................................................8Pensioenrechten......................................................................................................................8Reiskostenvergoeding.............................................................................................................8

Secundaire arbeidsvoorwaarden..................................................................................................8Spaarloonregeling...................................................................................................................8Scholing..................................................................................................................................8

Opdracht 1d: Een mondelinge uitleg over de CAO aan nieuwe operator.......................................9Opdracht 2a: De organisatie in schema.........................................................................................10Opdracht 2b: Beschrijf de organigram...........................................................................................12Opdracht 2c: Overlegmomenten en -organen................................................................................13

Ochtendoverleg....................................................................................................................13Opdracht 2d: Organigram eigen afdeling en overleg.....................................................................15

Overleg per shift...................................................................................................................15Werkoverdracht....................................................................................................................15Periodiek overleg..................................................................................................................16Beginnend Centrifugist.........................................................................................................16

Opdracht 2e: Algemene Communicatiemiddelen van het bedrijf..................................................17Opdracht 3a: Goede samenwerking in een team...........................................................................18Opdracht 3b: Bewaken van afspraken en voorschriften................................................................19

Aanspreken................................................................................................................................19Aanpassingen............................................................................................................................19

Lichtere correctie..................................................................................................................19Zwaardere correctie..............................................................................................................20

Opdracht 3c: Eigen werkhouding..................................................................................................21Collega's...............................................................................................................................21Teamleider produktie............................................................................................................21

Verbeteringen............................................................................................................................21Handschrift...........................................................................................................................21Verandering van planning.....................................................................................................21Kortaf....................................................................................................................................22Tijd.......................................................................................................................................22Gedrevenheid........................................................................................................................22

Opdracht 3d: werkcontact met collega's en andere afdelingen......................................................23Opdracht 3e: Individueel optreden................................................................................................25Opdracht 3f: Werkoverleg tussen ploegleiding en centrifugisten..................................................26

Verslag van de behandeling van een agendapunt:................................................................26

1

Discussie:..............................................................................................................................26Opdracht 4a: Geven van instructie.................................................................................................28

Gebruiksaanwijzing..............................................................................................................28Van groot naar klein.............................................................................................................28Instructie...............................................................................................................................28Mensenwerk.........................................................................................................................28

Opdracht 4b: Ontvangen van instructie.........................................................................................29Aanpassing...........................................................................................................................29Leermethode.........................................................................................................................29Omstandigheden...................................................................................................................29Vastleggen............................................................................................................................29Valkuilen...............................................................................................................................29

Opdracht 4c: Onenigheid met een collega.....................................................................................30Boos worden.........................................................................................................................30Onenigheid met collega........................................................................................................30Verschil van inzicht blijft.....................................................................................................30Emotie..................................................................................................................................30Evalueren..............................................................................................................................30

Opdracht 4c: Wat is een goede leider?...........................................................................................32De Vaprotheorie........................................................................................................................32De functie omschrijving zoals in een vacature voor teamleider:..............................................32

De competenties:..................................................................................................................33Eigenschappen:.....................................................................................................................33

Interviews met collega's over leidinggeven..............................................................................33Interview met leidinggevende over leidinggeven.....................................................................34Eigen mening over leidinggeven...............................................................................................35

Opdracht 5a: Communicatie tussen centrifugelokaal en een planning..........................................36Algemeen..............................................................................................................................36Verbeteringen........................................................................................................................36Oplossing..............................................................................................................................36

Opdracht 5b: Communicatieve vaardigheid van de cursist...........................................................37Bronvermelding..................................................................................................................................38

2

Opdracht 1a: Achtergrond organisatie en communicatie

"Multinational"Het bedrijf "dochter van" "ergens" is een onderdeel van "Multinational".

De Nederlandse zuivelindustrie produceert een breed assortiment aan basis-zuivelprodukten, waarvan de belangrijkste kaas, melkpoeder, gecondenseerde melk en boter zijn. Daarnaast worden er consumptiemelkprodukten geproduceerd zoals melk, karnemelk, yoghurt en vla. De concentratiegraad is hoog. Naast een aantal grote spelers met een uitgebreid assortiment is er een groep van kleinere bedrijven die smaller produktenpakket voeren. Ook zeer kleine nichespelers komen voor. Een groot deel van de Nederlandse zuivel wordt in het buitenland afgezet (1.

"Multinational" verwerkt melk tot zuivelprodukten. "Multinational" levert consumentenprodukten als zuiveldranken, baby- & kindervoeding, kaas, boter, room en desserts in een groot aantal Europese landen, in Azië en in Afrika. Ook worden produkten geleverd aan professionele afnemers, zoals room- en boterprodukten aan bakkerijen en horecabedrijven. Daarnaast produceert "Multinational" ingrediënten en halffabrikaten voor producenten van baby- & kindervoeding, de voedingsmiddelenindustrie en de farmaceutische sector wereldwijd (2.

"Multinational" behoort wereldwijd tot de 20 grootste zuivelondernemingen. "Multinational" verwerkt jaarlijks 6 miljard liter melk, heeft in 45 landen vestigingen en biedt ongeveer 19.000 voltijd arbeidsplaatsen (2.

"Multinational" is een naamloze vennootschap, welke helemaal eigendom is van de Zuivelcoöperatie "Multinational" U.A.. De leden van deze coöperatie zijn de melkveehouders.

Doel"Multinational" streeft na enerzijds mensen met natuurlijke zuivelprodukten essentiële voedingsstoffen aan te bieden en anderzijds de meest aantrekkelijke zuivelonderneming te zijn voor de leden-melkveehouders van de coöperatie (2.

StrategieDe groeiende vraag op de wereldmarkt naar gezonde voeding die op duurzame wijze is geproduceerd, biedt "Multinational" kansen. Melk bevat immers essentiële voedingsstoffen als eiwitten, vetten, melksuikers, vitaminen en mineralen.

Om het doel waar te maken heeft "Multinational" voor de periode 2010-2020 de strategie rechtdoor2030 geformuleerd. Sleutelwoorden daarin zijn groei en waardecreatie: groei van de onderneming en het tot maximale waarde brengen van alle door de leden-melkveehouders van de coöperatie geproduceerde melk.

Hiertoe streeft "Multinational" naar realisatie van de volgende doelstellingen in 2020:

• een toename van het aandeel specialiteiten en merkprodukten in het totale verkoopvolume

• een verdere groei van het bedrijfsresultaat

• een substantieel hogere prestatietoeslag en een hogere uitgifte van ledenobligaties voor de leden-melkveehouders

• klimaatneutrale groei, in de gehele keten van koe tot consument (2

3

"dochter van" "ergens""dochter van" "ergens" verwerkt als één van drie bedrijven binnen "Multinational" de biologische en biologisch dynamische melk. "dochter van" "ergens" verwerkt alleen biologische en biologisch dynamische melk tot zuivelprodukten. Van de 56 miljoen liter biologische en biologisch dynamische melk die bij "Multinational" wordt verwerkt (4, , wordt 38 miljoen liter door "dochter van" "ergens" verwerkt, wat ongeveer 24% van het totale aanbod aan biologische melk in Nederland is (3 .

"dochter van" "ergens" produceert naast melk, karnemelk, room, kwark, karnemelk en yoghurt, ook 1800 ton boter. Beide voor zowel consument als grootverbruikers, zoals horeca, bakkerijen en andere industrieën.

4

Opdracht 1b: introductie memo over "dochter van" "ergens" aan nieuwe operators

Het bedrijf "dochter van" is een onderdeel van "Multinational". "dochter van" "ergens" verwerkt als één van drie fabrieken binnen "Multinational" in Nederland de biologische en biologisch-dynamische melk.

"Multinational" behoort wereldwijd tot de vijf grootste zuivelondernemingen en verwerkt jaarlijks wereldwijd 10 miljard liter melk. De eigenaren van "Multinational" zijn uiteindelijk de melkveehouders, welke lid zijn van een organisatie, die alle aandelen van "Multinational" bezit.

"Multinational", en dus ook "dochter van" "ergens" heeft twee doelen; Ten eerste wil het mensen met natuurlijke zuivelprodukten essentiële voedingsstoffen aan bieden. Ten tweede wil het de beste zuivelonderneming te zijn voor de leden-melkveehouders.

"dochter van" verwerkt alleen biologische en biologisch dynamische melk, jaarlijks 38 miljoen liter.

"dochter van" produceert naast melk, karnemelk, room, kwark, karnemelk en yoghurt, ook boter. Beide voor zowel in de winkel; supermarkt en speciaalzaken als voor horeca, bakkerijen en andere industrieën.

5

Opdracht 1c: Een samenvatting van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van eigen CAO.

Er zijn bij "dochter van" "ergens" onder de operators 2 CAO's; de CAO die "Multinational" voor haar eigen medewerkers heeft en de CAO voor Uitzendkrachten.

Voor mij geldt de CAO voor Uitzendkrachten.

Bij de totstandkoming van de CAO voor uitzendkrachten waren de volgende partijen betrokken

Namens de werknemers:

FNV Bondgenoten (Federatie Nederlandse Vakbeweging)

CNV Dienstenbond (Christelijk Nationaal Vakverbond)

De Unie, vakbond voor industrie en dienstverlening

LBV (Landelijke Belangen Vereniging)

Namens de werkgever:

ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen)

Omdat de CAO van Uitzendkrachten zeer uitgebreid is en er per uitzending van een uitzendkracht door de uitzendorganisatie aan een opdrachtgever de voorwaarden sterk variëren, worden alleen de voorwaarden behandeld zoals die bij mij van toepassing zijn. Op dit moment mijn contract is een Fase B Detacheringsovereenkomst Leren en Werken voor de duur van 1 jaar voor minimaal 24 en maximaal 40 uur per week.

Primaire arbeidsvoorwaarden

Deze arbeidsvoorwaarden worden uitgekeerd in geld en komen voor in de vorm van uurloon, doorbetalen loon gedurende vakantie en verlof, pensioenrechten, overwerktoeslagen voor arbeid op ongebruikelijke tijdstippen, toeslagen wegens bijzondere arbeidsomstandigheden, winstuitkeringen, boven wettelijke uitkeringen, wachtgelden en onkostenvergoedingen (5.

SalarisHet salaris is bruto tussen de € 9,33 en € 12,47 per uur met de volgende toeslagen voor overwerk en werk op ongebruikelijke tijdstippen:

– Maandag t/m vrijdag 17:00 – 24:00 34,2%24:00 – 06:30 34,2%

– Vrijdag 24:00 – zaterdag 17:00 &maandag 00:00 – maandag 06:30 45%

– Zaterdag 17:00 – 24:00 90%– Zondag 108%Overwerk: 126,36%

VakantiegeldDe uitzendkracht heeft recht op 8% vakantiegeld van het bruto loon (zonder toeslagen) over de gewerkte dagen, vakantiedagen en feestdagen. Indien de uitzendkracht een aaneengesloten vakantie opneemt van ten minste vijf werkdagen, keert de uitzendonderneming de opgebouwde vakantiegeld eventueel eerder dan de eerste week van juni.

6

Vakantie-urenDe uitzendkracht krijgt 10,39% van het aantal gewerkte uren vakantietijd.

Bijzonder verlofBuiten de vakantie-uren is er een regeling voor bijzonder verlof. Welke geldt bij ondertrouw, gezinsuitbreiding, huwelijk/geregistreerd partnerschap, jubilea van huwelijk of dienstverband, jubilea van huwelijk van groot-, schoon- en ouders (bij 25, 40 en 50 jaar) en overlijden van bepaalde familieleden.

Feestdagende uitzendkracht heeft recht op doorbetaling van het loon op feestdagen waarop wegens die feestdag niet gewerkt wordt . De feestdagen zijn Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, Tweede Pinksterdag, beide kerstdagen, Koninginnedag of daarvoor in de plaats tredende dag, en Bevrijdingsdag in lustrumjaren.

PensioenrechtenEr wordt 5,50% en 19,36% van het bruto uurloon (met uitzondering van overuren, compensatie-uren, reisuren en kostenvergoedingen ) ingehouden aan pensioenpremie. Dat percentage loopt op naarmate de werknemer ouder wordt.

ReiskostenvergoedingEr wordt voor het woon-werk verkeer €0,19 per kilometer vergoed. De vergoede afstand is 2 keer (heen en terug) de afstand tussen het huisadres en de werklokatie voor de dagen dat werknemer op de werklokatie werkt.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Hierbij gaat het bijvoorbeeld om opleidingsfaciliteiten, (spaar)verlofregeling, verzorgen van kinderopvang, auto van de zaak, het bieden van loopbaanbegeleiding en loopbaanmogelijkheden, als ook om de mogelijkheden om het loon anders te ontvangen, bijvoorbeeld wanneer medewerkers deelnemen aan een premiespaarregeling , collectieve ziektekostenverzekering. Doorgaans staat het een medewerker vrij om van deze secundaire arbeidsvoorwaarden gebruik te maken, mogelijk tegen inlevering van loon. Een deel van voorgaande regelingen is als personeelsfaciliteit te bestempelen (5.

SpaarloonregelingDe uitzendonderneming biedt aan uitzendkrachten die werkzaam zijn in fase B de mogelijkheid bieden deel te nemen aan een spaarloonregeling op ondernemingsniveau.

ScholingIn overleg tussen de uitzendkracht en de uitzendonderneming kan een opleiding overeen worden gekomen. Indien de uitzendkracht een langlopende kwalificerende opleiding met goed gevolg heeft afgerond heeft de uitzendkracht recht op een extra loonsverhoging, naast de reguliere voortvloeiende loonsverhoging. De totale beloning is nooit meer dan de maximale beloning van de betreffende functieschaal.

De uitzendonderneming is bevoegd met de uitzendkracht een redelijke terugbetalingsregeling te treffen voor de kosten van de scholing voor het geval de uitzendkracht de opleiding verwijtbaar niet goed afrondt of de uitzendovereenkomst voor het einde van de opleiding door toedoen van de uitzendkracht wordt beëindigd.

7

Opdracht 1d: Een mondelinge uitleg over de CAO aan nieuwe operator

27 maart 2013 door Roel Roosma afgenomen.

8

Opdracht 2a: De organisatie in schema

Het bedrijf "dochter van" is eigendom van "Multinational" Europe BV, welke weer een dochtermaatschappij is van "Multinational" NV is.

De organigram van "dochter van" is als volgt:

De afdelingen Secretariaat, Personeelszaken en Financiën zijn eigenlijk staf-afdelingen onder de directie. De afdelingen SHEQA en Technische Dienst zijn stafdiensten onder de Plantmanager. Stafafdelingen zijn afdelingen die werkzaamheden doen die niet onder één bepaalde afdeling horen. Stafafdelingen ontlasten vaak een leidinggevende. Indien de stafafdelingen worden aangegeven ziet de organigram ziet er als volgt uit:

9

10

Opdracht 2b: Beschrijf de organigram

Onder de directie staan de volgende afdelingen:

• Secretariaat: verzorgt, verwerkt en beheert de algemene administratie.

• Personeelszaken: verzorgt zaken die het personeel aangaan.

• Financiële zaken: verzorgt, verwerkt en beheert geld en de geldstromen en de daarbij behoren administratie.

• Marketing: verzorgt de presentatie van het bedrijf en haar produkten naar de buiten de fabriek toe.

• Commercie: verzorgt de verkoop van de produkten.

• Plant (de fabriek); verzorgt de produktie en fysieke levering van de produkten.

Onder de Plant(manager) staan de volgende afdelingen:

• Planning/orderacceptatie/customerservice(Planning) accepteert en verwerkt de opdrachten van klanten, verzorgt de produktieplanning en behandelt de problemen met produkten die klanten hebben.

• Kwalteit/Arbo/Milieu (SHEQA (Safety, Health, Environment, Quality Assurance)); houdt zich bezig met veiligheid en arbeidsomstandigheden van de medewerkers in de fabriek, voedselveiligheid van de produkten (gezondheid), milieu en verzorgt, behoudt en verbetert de kwaliteit van de produkten.

• Koelcel-expeditie(Expeditie): verzorgt de goederenstromen van, naar en binnen de fabriek en verzorgt opslag.

• Technische dienst: verzorgt en verbetert de technische installaties in de fabriek.

• Produktie: verzorgt de produktie.

• Facilitator; verzorgt en begeleidt verbeteringen en aanpassingen in de fabriek om de kwaliteit van produkten te verbeteren en de kosten en leveringstijden (verspillingen) te verkleinen/elimineren, gebaseerd op op de bedrijfsfilosofie “Lean manufacturing”. (Er worden hiervoor meer namen gebruikt zoals “Lean production” en “Toyota Production System”.)

De afdeling waar ik op werk; Centrifugelokaal valt onder Produktie, samen met de Vulafdelingen en de Boterkelder.

11

In het centrifugelokaal wordt de melk die van de boer wordt aangeleverd gecontroleerd en verder verwerkt tot de eindprodukten en room. De eindprodukten worden afgevuld in gebruiksverpakkingen op de vulafdelingen. Room wordt in de boterkelder verwerkt tot boter.

Naast de melk van de boer komen ook retourstromen van de fabriek terug in het centrifugelokaal, zoals boterkarnemelk, snij/aftapmelk en melk voor de veevoerproduktie.

De fabriek heeft de produkten op tijd nodig en moet de retourstromen altijd kunnen retourneren. Daarom is er geregeld kort overleg tussen het centrifugelokaal en de boterkelder of de vulafdelingen.

Opdracht 2c: Overlegmomenten en -organen

OchtendoverlegNaam Overleg

Doel Deelnemers Frequentie

Ochtendoverleg

Produktievoortgang korte tijd (enkele dagen)

• Plantmanager• Manager SHEQA• Hoofd Planning• Hoofd Technische dienst• teamleider produktie

1x per werkdag

Weekoverleg Produktievoortgang langere tijd (enkele weken)

• Plantmanager• Manager SHEQA• Hoofd Planning• Hoofd Technische dienst• teamleider produktie

1x per week

Intern kwaliteitsoverleg

Kwaliteitsmonitoring • Manager SHEQA• Medewerker QC• teamleider produktie

1x per 2 weken

Produktieoverleg

Voortgang zaken produktie

• Plantmanager• teamleider produktie

1x per maand

Bila Voorgang zaken • Plantmanager• met elk van de

Plantteamleden

1x per maand

MT Voortgang Business • Directeur BU 1x per maand

12

Unit • Controller• Manager Marketing• Plantmanager

Divisie SHEQA overleg

Voortgang SHEQA • Plantmanager• Manager SHEQA• Manager SHEQA

Dagvers Benelux

1x per 6 weken

R&D-overleg Voortgang R&D • Plantmanager• Manager SHEQA• Manager SHEQA

Dagvers Benelux• Manager Marketing• Manager R&D

1x per 6 weken

Verklarende woordenlijst

SHEQA– Safety, Health, Environment, Quality Assurance; Veiligheid, Gezondheid, Milieu, Kwaliteit(ver)zekering

QC – Quality Control; Kwaliteit(s)Beheersing

Bila – bilateraal overleg (overleg tussen 2 personen)

BU – Business Unit; Zakelijke Eenheid. Heel "dochter van" in "ergens"

R&D – Research & Development; Onderzoek en ontwikkeling

13

Opdracht 2d: Organigram eigen afdeling en overleg

De laatste organigram van de opdracht “De organisatie in schema” is de organigram van het centrifugelokaal. De Boterkelder en de Vulafdelingen vallen bij deze opdracht buiten beschouwing. Maar dan blijft er van de organigram weinig over. De produktieleiding geeft (naast de Boterkelder en de Vulafdelingen) leiding aan het centrifugelokaal.

Per shift is er één (vervangend) teamleider produktie en meestal één centrifugist. Soms is er een tweede centrifugist aanwezig voor werkzaamheden buiten de reguliere werkzaamheden op de centrifugistenafdeling (bijvoorbeeld schoonmaken of opruimen).

In het centrifugelokaal wordt de melk die van de boer wordt aangeleverd gecontroleerd en verder verwerkt tot de eindprodukten en room. De eindprodukten worden afgevuld in gebruiksverpakkingen op de vulafdelingen. Room wordt in de boterkelder verwerkt tot boter.

Naast de melk van de boer komen ook retourstromen van de fabriek terug in het centrifugelokaal, zoals boterkarnemelk, snij/aftapmelk en melk voor de veevoerproduktie.

De fabriek heeft de produkten op tijd nodig en moet de retourstromen altijd kunnen retourneren. Daarom is er geregeld kort overleg tussen het centrifugelokaal en de boterkelder of de vulafdelingen.

Overleg per shiftDe aansturing door de produktieleiding per shift gebeurt informeel verbaal van de teamleider produktie naar de centrifugist. Dit overleg gaat vooral over de afstemming van het centrifugelokaal met de produktieafdelingen en het lossen en laden van bulkgoederen (tankauto's) bij de melkontvangst.

Zaken die voor iedere centrifugist van belang zijn worden als memo op het prikbord bij het bureau van de centrifugisten gehangen. De centrifugisten tekenen de memo af als zij deze hebben gelezen. Voorbeelden zijn (verandering van) werkvoorschriften/procedures, kwaliteitsbeheersing, administratie, aanpassingen of status van installaties enz.

WerkoverdrachtDe centrifugistenafdeling is vanaf zondagavond kwart voor tien tot zaterdagmiddag twee uur bemand. Een shift duurt 8 uur en een kwartier. Het laatste kwartier van de ene centrifugist overlapt het eerste kwartier van de volgende centrifugist. In dit kwartier wordt het werk overgedragen. Daarnaast ligt er op het bureau van de centrifugisten een schrijfblok, waarin shift overschrijdende zaken/gegevens worden opgeschreven.

14

Periodiek overlegIeder halfjaar is er een overleg met èèn of beide teamleider produktie en de centrifugisten. Tijdens dit overleg kan er worden teruggekeken en vooruitgekeken over het centrifugelokaal. Centrifugisten en produktieleiding kunnen zaken onder de aandacht brengen of bediscussiëren.

Beginnend CentrifugistIk ben lerend/beginnend centrifugist en probeer zoveel mogelijk kennis en ervaring op te doen op de afdeling. Daarom luister en vraag ik voornamelijk tijdens de verschillende overleggen. Ook leg ik geregeld een situatie voor en vraag om een oplossing of een ervaring.

Ik beheers de werkzaamheden net genoeg om de afdeling te beheersen, maar nog niet genoeg om te helpen de afdeling verder te ontwikkelen. Daarnaast kan het zijn dat, als ik me bezig houdt met bijzaken, ik dat bekoop met (tijdelijke) mindere beheersing van de dagelijkse werkzaamheden.

15

Opdracht 2e: Algemene Communicatiemiddelen van het bedrijf

Welke middelen gebruikt het management om de medewerkers te informeren.

– Personeelsblad. Het internationale personeelsblad van Royal "Multinational", Spark, verschijnt in een oplage van 20.000 exemplaren in het Nederlands, Engels en Duits. Er wordt voornamelijk algemene informatie in het personeelsblad gepubliceerd. Daarnaast wordt de betrokkenheid van medewerkers bij het bedrijf verhoogd.

– Schriftelijke mededelingen en nieuwsbrieven op het mededelingenbord in de kantine. Niet iedere medewerker heeft een e-mailadres voor het werk en of maakt gebruik van Intranet. Het publiceren van een mededeling is een relatief kleine handeling met een groot bereik. Indien zeker moet zijn dat alle belanghebbenden het gelezen hebben, dan dient een mededeling te worden afgetekend na lezen.

– Personeelsbijeenkomst. Het personeel kan bijeen worden geroepen voor een bijeenkomst waar bijvoorbeeld de bedrijfsleiding iets vertelt. Aan het begin van het nieuwe (boek)jaar wordt er tijdens een personeelsbijeenkomst teruggeblikt op het afgelopen jaar en vooruit gekeken naar het komende jaar.

– Intranet. Gepersonaliseerde website alleen toegankelijk voor de medewerkers, beheerd door het bedrijf. En kan gebruik worden gemaakt van filters en databases, zodat informatie alleen wordt getoond aan belanghebbende. De opleidingen per persoon worden bijgehouden en bijgewerkt. Er kan een eigen virtuele werkplek worden aangemaakt en overal in de organisatie worden opgeroepen en gebruikt. Ook worden er interne vacatures gepubliceerd en kan er ook op het intranet op deze vactures gereageerd.

– Informeel. Een lid van het management kan een persoon of meerdere personen zelf aanspreken. Er kan dan meteen feedback worden gegeven en ook is meteen duidelijk of de boodschap is begrepen. Dit is wel een arbeidsintensieve manier van informeren met een beperkt bereik.

Hoe kunnen medewerker hun vragen en opmerkingen bij het management kwijt

– Ideeënbus. In het bedrijf staat een bus waar medewerker ideeën kunnen deponeren.

– informeel. Een medewerker kan een leidinggevende aanspreken en zijn/haar idee vertellen.

Het is dan wel belangrijk dat het idee wordt begrijpen en de medewerker(s) op de hoogte wordt gehouden van de status van zijn of haar idee. Bij beperkte of geen feedback verdwijnt de stimulans om iets met ideeën te doen.

16

Opdracht 3a: Goede samenwerking in een team

De vier aspecten voor een goede samenwerking in een team zijn:

– een gemeenschappelijk doel;

– een gezamenlijke verantwoordelijkheid;

– een duidelijke taakverdeling;

– een goede communicatie.

Er werken 5 mensen als centrifugist in het centrifugelokaal. Per shift is er meestal één centrifugist. Vanaf zondagavond tot zaterdagmiddag werkt er 24 uur per dag een centrifugist en gaan de (batch)processen door.

Er zijn veel verschillende werkzaamheden en geregeld vinden er meerdere bewerkingen/processen tegelijkertijd plaats. Daarnaast zijn het batchprocessen met aanzienlijke hoeveelheden (duizenden liters per batch), waardoor een onzorgvuldigheid effect kan hebben op een aanzienlijke hoeveelheid.

Hierdoor kan niet iedere operator het werk van een centrifugist doen. Er is is veel waar tegelijkertijd rekening mee gehouden moet worden. Een centrifugist is officieel een procesoperator, het zijn wel allemaal procesoperator die iets meer overzicht en vaardigheden hebben dan operator die geschikt zijn om alleen één produktielijn te bedienen. In het centrifugelokaal kunnen er wel 4 verschillende processen tegelijkertijd plaatsvinden.

Indien de ene centrifugist de andere aflost, is er een kwartier overdracht. Men spreekt elkaar veelvuldig één op één, Hierdoor blijft er weinig onbesproken en komen fouten die men maakt, snel terug bij de betreffende persoon.

Door de complexere werkzaamheden en de hogere eisen aan een centrifugist is een goede samenwerking noodzakelijk. De werkoverdracht ervaar ik als prettig (ik kan nog iets navragen of overleggen) en door de sociale controle die hieruit voortkomt, bevordert het de samenwerking en onderling vertrouwen. De vier aspecten voor een goede samenwerking zijn allemaal voldoende aanwezig.

17

Opdracht 3b: Bewaken van afspraken en voorschriften

Om het functioneren van mensen te kunnen corrigeren zijn er grofweg 4 mogelijkheden. Ik heb zelf de correctie benoemd om ze te kunnen onderscheiden.

Soort correctie Voorbeeld van correctie

Situatie Voorbeeld van situatie

Correctie Mededeling op papier, welke ondertekend moet worden na lezen

(Waarschijnlijk) on-bewust niet navol-gen van afsprak-en/regels/voor-schriften

Niet volledig invullen van administratie

Formele correctie

Brief met uitleg aan huis van de betref-fende werknemer(s)

(Waarschijnlijke) be-wuste niet navolgen van afspraken/re-gels/voorschriften

Niet dragen gebruiken van Persoonlijke beschermingsmiddelen en/of bedrijfskleding.

Officiële waarschuwing

Formele brief aan huis van de betref-fende werknemer(s)

Bewijsbare bewuste overtreding van bedrijfsregels

Eten, drinken of roken in de fabriek.

Onmiddellijk ontslag

Kort gesprek met leidinggevende met niet mis te verstane boodschap

Bewijsbare bewuste overtreding van bedrijfsregels met eventuele grote gevolgen of Nederlandse wet

Diefstal, geweld, beschadigen van produkten, mensen in gevaar brengen

Aanspreken

Deze 4 manieren worden door het management gebruikt om mensen te corrigeren. De meeste tekortkomingen ontstaan door de drukte of de complexiteit van een handeling kan iets worden vergeten. Meestal wordt men dan gewoon aangesproken op de werkvloer door management of door collega's.

Aanpassingen

De correcties en situaties zoals hierboven omschreven zijn niet altijd vast omlijnd. Door omstandigheden kan het management een zwaardere of lichtere correctie toegepassen.

Lichtere correctieIndien een werknemer minder functioneert door persoonlijke omstandigheden. Bijvoorbeeld: overlijden van een naaste, relationele problemen, (bijna) overspannen enz.

18

Indien iemand met zijn sigaret in de mond weer terugkomt van een pauze, dan is het formeel juist om een officiele waarschuwing te geven. Maar indien deze persoon zo is ingenomen door persoonlijke problemen en daardoor verstrooit vergeet zijn sigaret weg te doen, dan is een vriendelijk verzoek om de rookwaar te verwijderen en een goed gesprek met een kop koffie meer op zijn plaats.

Zwaardere correctieIndien iemand meerdere officiële waarschuwingen heeft ontvangen voor dezelfde overtreding, dan kan een bedrijf overgaan naar onmiddellijk ontslag. Bedrijven hebben vaak als regel om na een aantal officiële waarschuwingen iemand te ontslaan. Indien iemand waarschuwingen negeert en met het eten en drinken bij de machines de hygiëne van een fabriek in gevaar brengt, dan kan er ontslag volgen.

Persoonlijk vind ik het niet interessant na hoeveel officiële waarschuwingen binnen welke termijn een bedrijf mijn ontslag overweegt. Ik denk dat ik bij de eerste officiële waarschuwing bij mezelf te rade ga, of ik inderdaad fout was of anders of het bedrijf en ik bij elkaar passen.

19

Opdracht 3c: Eigen werkhouding

Nu voel ik me nog steeds beginnend/lerend centrifugist. Ik ben 9 maanden werkzaam in het centrifugelokaal. Door omstandigheden stond ik veel eerder alleen dan de bedoeling was. Ik leer nog iedere dag, vooral van mijn collega-centrifugisten.

Van tevoren plan ik een hele dienst, indien er iets onverwachts voordoet waarmee de planning op de schop moet, dan voel ik soms beetje paniek.

Collega'sSinds de eerste dag van mijn opleiding hebben zij mij geholpen met uitleg, advies, mij werk uit handen nemen en vooral heel veel geduld. Nog steeds evalueer ik voor mijn dienst en na mijn dienst mijn werkzaamheden met tijdens de werkoverdracht met de andere centrifugist. Daarnaast vraag ik geregeld om advies of hun mening. Ik stel me nog steeds bewust ondergeschikt aan hun op en ik ben ze erg dankbaar voor hun ondersteuning van de afgelopen tijd.

Het enige punt van kritiek, wat ik heb gekregen, is dat mijn handschrift moeilijk leesbaar is. Dat is waar; mijn handschrift is vreselijk.

Teamleider produktiePraktische kennis over de werkzaamheden is alleen bekend bij de mensen op de werkvloer. De teamleider produktie weet niet hoe machines bediend moeten worden of hoe lang processen werkelijk duren. Daarom vraagt een teamleider produktie veel informatie voordat deze een beslissing neemt.

Als lerend centrifugist weet niet ik alles en ik vergis me nog geregeld. Hierdoor is mijn informatie niet betrouwbaar genoeg om een teamleider produktie te helpen. Toch ben ik geregeld de enige bron van informatie voor de teamleider produktie. Omdat de handelingen nog geen automatismen zijn, neem ik nog bewust stappen in mijn gedachten om handelingen foutloos uit te voeren. Hierdoor heb ik niet veel ruimte om met een teamleider produktie mee te denken.

Soms ben ik kortaf en beetje bot tegenover een teamleider produktie, omdat ze mij storen in mijn denkproces van stappen in een handeling om foutloos te blijven. En omdat de gevraagde informatie wel erg basaal is en ik vind dat teamleiders produktie dat gewoon moeten weten. Bijvoorbeeld: “Hoe lang duurt het gehele proces van drinkyoghurt maken tot het afvullen?” of “Hoe lang duurt het pasteuriseren van een bepaalde hoeveelheid room inclusief reiniging?”

Verbeteringen

HandschriftDe werkoverdracht kan ik misschien beter intikken op de computer en misschien zelfs printen.

Verandering van planningBij enige paniek gevoelens dwing ik mezelf te beseffen dat ik heb ervaren dat rustig blijven, rustig opnieuw plannen en het rustig werken de beste manier is om het snelste, het beste werk te leveren. Mijn kracht is nooit geweest om heel snel te handelen (dan was ik allang afgewezen). Mijn kracht is slim en doordacht te handelen.

20

KortafSinds enige tijd schrijf ik irritaties thuis op, wat mijn frustraties wegneemt. Het hoopt zich niet meer op. Indien een teamleider produktie zich aandient, kan ik mezelf voorhouden dat kortaf zijn niet helpt. Ook teamleiders produktie doen ook hun best en die ondervinden misschien nog wel meer last van de situatie dan ik.

TijdAutomatismen vragen tijd om in te slijten. Ik merk dat er meer en meer automatismes komen. Mijn hoofd is veel rustiger dan de eerste maanden van zelfstandig werken.

GedrevenheidIk vraag ook soms veel van mezelf. Indien ik bijvoorbeeld de zuurgraad van de drinkyoghurt moet controleren, dan probeer ik meer dingen tegelijk in hetzelfde gebied te doen, zodat ik maar 1 keer hoef te lopen. Bijvoorbeeld:

1. controleren welke yoghurttanks( t37 t/m t43) schoon zijn en dat onthouden.

2. de inlaat op de standaardisatietank controleren en eventueel goed zetten.

3. aanzuurleiding controleren/goed zetten

4. boterkarnemelk controleren op ruimte en geur.

5. tank/machine/leiding op CIP1 aanzetten om te reinigen.

6. vullerij 1 goed zetten om te reinigen of in te draaien

7. drinkyoghurt controleren natuurlijk.

Zeven dingen tegelijk doen komt niet voor, maar vier wel. Als dan iemand mij met een monsterlepel ziet lopen, dan denkt de persoon dat ik alleen maar even een tank ga controleren en spreekt mij aan, terwijl ik een lijstje van 4 punten probeer te onthouden, wat nog geen automatisme is. Dan kan ik kortaf en bot reageren, want ik zie mijn ambitie om 4 dingen bijna tegelijk te doen in het water vallen. Ik kan mezelf dan iets minder serieus nemen.

21

Opdracht 3d: werkcontact met collega's en andere afdelingen

Spinneweb-schema:

– Technische Dienst: reparaties, onderhoud en modificaties.

– Collega's (Centrifugisten): werkoverdracht. Op dit moment vraag ik nog van mijn collega's: hulp, advies of mening over werkzaamheden.

– (assistent) temaleider: Aansturen, corrigeren en aanpassen van voorgenomen werkzaamheden. Motiveren en ondersteunen van de centrifugist.

– Laboranten: Testen, metingen en monsters. Monitoring van kwaliteit en gewenste

22

eigenschappen van produkten.

– Vulafdelingen: (Laatste) afstemming van produkt gereed en aanvang produktie.(Volgorde) van reiniging tanks, toevoerleidingen en machines.

– Botermakerij: (Laatste) afstemming van produkt gereed en aanvang produktie.Reiniging tanks.

– Expeditie: Gereed eindprodukt (CEVA-boxen). Opslag stortmelk/room en BD room.

– Planning: planning

– Produkt laden: Vrachtwagen gereed maken voor laden melk, room, boterkarnemelk of veevoer, documentenstroom, monsters.

– Melkontvangst: Tests, hulp bij lossen melk/room (Bijkoop melk).

23

Opdracht 3e: Individueel optreden

In de opdracht wordt gevraagd om 1 situatie te beschrijven en te evalueren, waarin ik individueel moest optreden toen er zich een storing of een onregelmatigheid voordeed. Omdat een centrifugist altijd alleen op de afdeling staat en onregelmatigheden zich zeker wekelijks plaatsvinden, behandel ik de algemene procedure voor een dergelijke situatie.

Als er storing is:

– Beperk of voorkom de schade aan de machines.

– Beperk of voorkom de schade aan het produkt.

– Probeer het zelf op te lossen. Als dit binnen 10 minuten niet lukt, schakel de Technische Dienst in.

– Indien de Technische Dienst de storing niet binnen 30 minuten heeft opgelost, waarschuw dan de Ploegleiding.

Bij twijfel over de kwaliteit van een produkt of afwijkende waardes, licht de Ploegleiding en eventueel de Kwaliteitsdienst in.

Een beroep doen op de Technische Dienst of de ploegleiding kan altijd. Er hoeft niet gewacht te worden tot er een bepaalde tijd is verstreken. Indien kan worden ingeschat dat de effecten van een bepaalde onregelmatigheid niet te voorkomen zijn, dan kan meteen de Ploegleiding worden ingelicht. Daarmee is de leiding gewaarschuwd en kunnen er meer mensen helpen.

Het kan zijn dat het te lang duurt dat men een andere afdeling inschakelt en/of de ploegleiding te laat inlicht. Ik probeer dat zo min mogelijk te doen. Voorheen was ik weleens laat, maar Ik neig nu soms zelfs naar te vroeg inlichten, wat minder nadelige effecten heeft.

Soms kijk ik met de Technische Dienst mee, zodat ik meer kennis over machines krijg en misschien de volgende keer iets kan voorkomen of zelf oplossen.

24

Opdracht 3f: Werkoverleg tussen ploegleiding en centrifugisten

Verslag van de behandeling van een agendapunt:– Korrelige yoghurt.

Op een gegeven moment was de biologische magere yoghurt en de biologische volle yoghurt korrelig na het aanzuren.

Na enig onderzoek ontdekte men dat waarschijnlijk dat de gebruikte boterkarnemelk zuur was geworden tot het aan het rauwe produkt (produkt voordat het gepasteuriseerd is) werd toegevoegd.

De boterkarnemelk komt van het botermaken, waar de room wordt gescheiden in “vet” (de uiteindelijke boter) en de boterkarnemelk. De boterkarnemelk wordt opgeslagen in een tank in het centrifugelokaal. De boter wordt door warmte en door in de boterkarnemelk aanwezige bacteriën langzaam zuur. Daarom dient de boterkarnemelk na 2 dagen of bij een zuurgraad onder de 6,6 pH gepastueriseerd te worden. Door worden de (meeste) bacteriën gedood.

Tijdens het onderzoek bleek dat er geen duidelijk werkvoorschriften zijn voor de leeftijden van de andere produkten die in de yoghurt worden verwerkt, zoals de ondermelk en de rauwe melk, zoals deze van de boer komt.

Vanaf dit moment wordt de boterkarnemelk gecontroleerd voordat deze wordt gebruikt en wordt de zuurgraad gemeten van het rauwe produkt, voordat het rauwe produkt via de pasteur naar de produktie/fermtatietank gaat.

Daarnaast wordt er gevraagd aan de centrifugisten de werkvoorschriften nog eens door te nemen en wordt hierop strenger gecontroleerd.

Discussie:Het was de opdracht om een discussie tijdens de bijeenkomst te observeren. Er was alleen geen discussie. Voor zover ik me kan herinneren, is er zelden een discussie tijdens werkoverleg of daarbuiten. Dit heeft volgens mij een aantal oorzaken.

– De oude cultuur bij "dochter van" was top-down, oftewel, de baas bedenkt en beslist. Tegenspraak had geen effect. Ondanks dat een andere cultuur nu wordt geïntroduceerd, is het gedrag van medewerkers nog niet helemaal veranderd.

– Er zijn geen gedetailleerde werkvoorschriften. Er is geen goede basis (of nulpunt) waarop een discussie over de werkzaamheden gebaseerd kan worden.

– De (praktische) kennis over de werkzaamheden ligt bijna helemaal bij de operators en de centrifugisten. Leidinggevende kunnen de machines niet of niet volledig zelfstandig bedienen. Een discussie is er weleens tussen operators onderling, maar een discussie over de werkzaamheden tussen een operator en ledinggevende komt zelden voor. Geregeld moet een operator de werking van een machine uitleggen aan een leidinggevende.

Ook staat er per machine 1 operator. Samenwerken hoeft vaak niet, waardoor verschillende werkwijzen naast elkaar kunnen bestaan, zolang er zich geen problemen voordoen.

Tijdens mijn opleiding kwam ik wel dingen tegen waarvan ik vond dat het misschien anders kon. Toen ben ik een gesprek aangegaan met een collega (mijn opleider) om mijn

25

manier voor te leggen. Soms kwam daar een betere manier uit. Die gesprekken waren altijd ontspannen en probleemloos. Ik denk dat als ik op een andere manier die gesprekken was begonnen, dat daar discussies van kwamen. Het is dus ook de manier waarop je een gesprek over een handeling of een probleem doet.

De discussies die ik meemaak of heb, ontstaan door emotie. Indien ik een probleem zie, dan ga ik meestal een gesprek aan met de intentie om samen het probleem op te lossen. En dat is een andere intentie dan waarmee een discussie begint.

26

Opdracht 4a: Geven van instructie

GebruiksaanwijzingBij het geven van een instructie geef ik een gebruiksaanwijzing. Met een gebruiksaanwijzing is er een eenduidige manier van werken. Ook kan de geinstrueerde op een gebruiksaanwijzing terugvallen, zonder daar iemand anders voor nodig te hebben.

Helaas bestaan er bij "dochter van" nauwelijks of geen gebruiksaanwijzingen van apparaten of processen. Een alternatief voor een gebruiksaanwijzing is dat de geinstrueerde alles opschrijft. Maar dan zijn wel meer vaardigheden nodig dan voor het lezen en opvolgen van een gebruiksaanwijzing. Daarnaast schrijft iedere geinstrueerde opnieuw een gebruiksaanwijzing. Deze manier kost het veel tijd en er ontstaan verschillende gebruiksaanwijzingen, waardoor er onduidelijkheid ontstaat.

Van groot naar kleinNaarmate de instructie vordert, wordt er meer 'ingezoomd”van fabriek naar de uiteindelijke handelingen.

Eerst wordt verteld waar de machines staan en welke functie deze hebben. Later wordt er bij de betreffende machine verteld hoe deze werkt en hoe deze wordt bediend.

Bij de machine worden eerst de meest voorkomende handelingen behandeld, natuurlijk hoe de machine te stoppen (gewoon en Nood-stop), daarna volgen de minder vaak voorkomende handelingen. Als laatste het voorkomen of oplossen van storingen, wat het minste voorkomt.

InstructieIndien de verbale instructie is afgelopen, worden de handelingen een aantal keer voorgedaan. Daarna doet de geïnstrueerde de handelingen onder toezicht, waarbij gecorrigeerd kan worden. Dan wordt de gebruiksaanwijzing overhandigd, welke snel wordt doorlopen (om de geïnstrueerde er wegwijs in te maken). De instructeur beoordeelt of de geïnstrueerde zelfstandig kan werken, anders volgen er aanvullende instructie, totdat de geinstrueerde zelfstandig kan werken.

Na iedere stap vraagt de instructeur of de geïnstrueerde het volgt en of er onduidelijkheden of vragen zijn. Ook wordt er verteld wat te doen bij onduidelijkheden of vergeten handelingen tijdens het werk.

MensenwerkNaast de methodes welke zijn vast te leggen, is instrueren ook mensenwerk. Daaronder valt bijvoorbeeld het interpreteren van non-verbale signalen en daar passend op reageren en het creëren van een sfeer en omgeving waarin mensen prettig werken en zich vrij voelen om nog eens iets na te vragen. Hiervoor heeft een instructeur sociale vaardigheden nodig.

27

Opdracht 4b: Ontvangen van instructie

De bijbehorende opdracht wordt op een nog te bepalen tijdstip gedaan.

AanpassingIn plaats van een nieuwe opdracht doen, evalueer ik mijn opleiding tot centrifugist met betrekking tot het eigen maken van de werkzaamheden.

LeermethodeHet liefste leer ik zoals ik dat bij de vorige opdracht heb aangegeven. Van de hele installatie in de fabriek, naar de individuele machines of onderdelen naar de specifieke bediening per onderdeel. Bij het bedienen van een bewerking visualiseer ik wat er in welke volgorde gebeurt, als een logaritme. Van dat logaritme uit redeneer ik wat er wanneer moet gebeuren.

Het voordeel is dat al ik het logaritme van een behandeling beheers, dan ik daar vanuit mijn handelingen heel snel doen en controleren. Ook is het makkelijk in geval van een storing of een onvolkomenheid, omdat ik dan snel tot de oorzaak kom of veel mogelijke oorzaken snel kan uitsluiten.

Het nadeel is dat het lang duurt voordat je het logaritme van een behandeling beheerst. Het alternatief; namelijk het uit het hoofd leren van de volgorde van handelingen, is veel sneller.

OmstandighedenBij aanvang van de opleiding wist ik dat er weinig tijd en gelegenheid zou zijn om de behandeling eigen te maken. Daarom heb ik zo veel mogelijk op geschreven. Zo hoefde ik niet de volgorde van handelen uit mijn hoofd te leren (ik kon ze gewoon lezen) en kon ik zonder machines handelingen oefenen; Ik visualiseerde de handelingen en als ik niet verder kwam, dan wist ik wat ik nog na moest vragen.

VastleggenOm dingen te noteren moest de handeling minimaal twee keer plaatsvinden. één keer op de handelingen op te schrijven en één keer om de aantekeningen te verifiëren. In de praktijk bleek vaak 3 of 4 keer het minimum. De 1e keer bereidde ik voor, de 2 keer noteerde ik en de 3e en 4e keer waren nodig om de aantekeningen te controleren en te vervolmaken. Daarnaast werd ik door verschillende mensen opgeleid en ieder heeft zijn eigen manier van werken, waardoor dit proces soms over moest.

Met de aantekeningen was ik snel in staat om zelfstandig een behandeling te bedienen. Maar ik kon niet alle storingen oplossen. Ik beheerste de logaritme van de behandeling nog niet en ik kende het gedrag van machine niet, als er een bepaalde storing zich voordeed. Vaak bedacht ik mogelijke storingen en legde ze dan voor aan mijn opleider, waarna ik het antwoord weer verwerkte in de aantekeningen.

ValkuilenOp deze manier heb ik de werkzaamheden van Centrifugist me eigen gemaakt. Er zijn wel valkuilen. De eerste is (gebrek aan) discipline. Indien het noteren versloft, dan loop je binnen een dag achter. Daarnaast komen er momenten dat ik neigde naar te denken dat ik genoeg wist. Gelukkig gebeurde er vaak iets onverwachts, waarbij ik een opleider nodig had om het probleem op te lossen. Hierdoor bleef ik scherp op mijn eigen beperkte kennis.

28

Opdracht 4c: Onenigheid met een collega

Boos wordenOneerlijk zijn, beloftes breken zonder reden en zonder respect met mensen omgaan kunnen me boos maken. Soms zet ik dan mijn hakken in het zand, omdat daarmee waarden (van dè “normen en waarden”) worden geraakt, waarvan ik vind dat deze onmisbaar zijn voor een oprecht leven. Dit is bij "dochter van" in de afgelopen drie jaar een aantal keer voorgekomen.

Onenigheid met collegaOver werk ervaar ik zelden onenigheid met een collega. Natuurlijk ook omdat ik net een jaar als Centrifugist werk en daarom nog graag hoor wat een meer ervaren collega vindt; ik leer nog steeds. Ook weet ik dan met een communicatievorm heviger dan een gesprekje de meest praktische oplossing zelden wordt gereikt. Daarnaast neemt een discussie vaak meer tijd in beslag dan er nodig is om het probleem op te lossen.

Verschil van inzicht blijftIndien er verschil van inzicht blijft, dan bepaalt degene die verantwoordelijk is voor dat gedeelte van het proces, wat er gebeurt.

Als er een mogelijk groot (negatief) effect is op de werkzaamheden of op het produkt dan kan de teamleider produktie om bemiddeling worden gevraagd.

Indien het verschil van inzicht geen groot verschil maakt in de werkzaamheden, dan maak ik er geen punt van. Als het dan toch fout gaat, dan hoef je vaak alleen maar zichtbaar een wenkbrauw op te trekken om je mening duidelijk te maken.

EmotieEen vervelend gesprek of ruzie gebeurd als men geëmotioneerd raken.

Dat gebeurd door de volgende zaken:

– Een absoluut oordeel geven

– Een nieuw probleem noemen

– Niet (meer) luisteren

– Persoonlijk worden

– Medestanders zoeken

Zelf houd ik me voor, voordat ik een collega aanspreek dat we beide hetzelfde willen. Zo goed en zo snel en zo veilig mogelijk produceren. Daarmee voorkom ik dat ik storend/bedreigend op een collega overkom (non-verbale onbewuste communicatie).

Daarnaast merk ik van collega's dat ik een van de weinige ben, die veel communiceert tijdens het werk. Hierdoor zijn mensen snel op de hoogte, waardoor problemen minder vaak 'onverwacht' voorkomen. Ook zijn mensen dan sneller gewend dat ik ze aanspreek. Als je mensen alleen aanspreekt bij slecht nieuws, dan verandert automatisch de houding van mensen in verdedigend, zodra je ze aanspreekt en daardoor komt een gesprek moeizamer op gang.

EvaluerenNa het werk fiets ik een halfuur naar huis. Dan bezin of evalueer ik vaak dergelijke

29

situaties. Ik heb naar aanleiding van een dergelijke fietstocht mijn collega weleens mijn excuses aangeboden of mijn mening herzien. Er zit nu eenmaal temperament in me en dat gaat er nooit meer uit.......

30

Opdracht 4c: Wat is een goede leider?

De Vaprotheorie

Leiding geven is het vermogen om mensen te sturen in de richting van een bepaald doel.

De taken van een goede leidinggevende zijn:

• beslissen

• instrueren

• organiseren

• delegeren

• teamvorming scheppen

De vier leiderschapsstijlen zijn

• instruerend

• begeleidend

• ondersteunend

• delegerend

Een goede leider heeft de volgende persoonlijke eigenschappen:

• eerlijk, duidelijk en consequent;

• geloofwaardig en overtuigend

• zelfverzekerd

De sociale eigenschappen van een goede leider zijn:

• duidelijk communiceren

• informeel communiceren

• tactvol optreden

Er is taakgericht leidinggeven en mensgericht leidinggeven. Bij taakgericht leidinggeven ligt het accent op werkmethoden, werkvoorbereidingen en voorschriften. Bij mensgericht leidinggeven ligt het accent op medewerkers en samenwerking.

De functie omschrijving zoals in een vacature voor teamleider:

“Ontdek de dynamische wereld van "Multinational" als Teamleider. Dan ontdek je de uitdaging in het leiden, coördineren en controleren van de werkzaamheden van een team, waarbij je met name toeziet op het naleven van de veiligheidsregels en overige voorschriften. Een ervaren leidinggevende als jij werkt ook enthousiast mee in je eigen team: je zorgt voor het tijdig onderhoud van installaties, je signaleert knelpunten en voert verbeteringen door op gebieden als veiligheid en hygiëne.

Daarnaast neem je proactief deel aan verschillende overlegorganen waarbij je ons verrast met verbeterinitiatieven. Beschik jij over uitstekende communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en een enthousiasmerende werkstijl? Dan ben jij de stimulerende leider waar ons team naar uitkijkt.

In aanvulling op de bovengenoemde ervaring en vaardigheden beschik je ook over:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding in bedrijfskundige richting

• Tenminste 5 jaar ervaring in een produktieomgeving en met leidinggeven

• Ervaring met continuous improvement, ervaring met projectmanagement is een pre ”

31

De competenties:• leiden, coördineren en controleren

• enthousiast meewerken

• zorgen voor tijdig onderhoud

• signaleren knelpunten

• verbeteringen doorvoeren

• proactief aan overleggen deelnemen

• verbeterinitiatieven

Eigenschappen:• uitstekende communicatieve

vaardigheden

• overtuigingskracht

• enthousiasmerende werkstijl

• HBO werk en- denkniveau, opleiding in bedrijfskundige richting

• ervaring met produktie, leidinggeven, continous improvement en project management

Interviews met collega's over leidinggeven

Opvallend tijdens de interviews is dat de geinterviewden geneigd zijn te redeneren vanuit hun onvrede over de dagelijkse leiding (teamleiders produktie). Er zijn grote verschillen tussen de individuele personen. Ik heb geprobeerd om die kritiek om te zetten naar algemene ideeën over leidinggeven.

Er verwacht van een leidinggevende dat

• deze kennis heeft van de werkzaamheden, processen en machines , op een zodanig niveau dat een leidinggevende mee kan praten over de dagelijkse werkzaamheden. Zoals:

◦ Hoeveel tijd er nodig is om een bepaalde hoeveelheid produkt te verwerken

◦ Kennis van wat een machine kan en wat voor beperkingen deze heeft. Bijvoorbeeld als er ontroomt wordt, dan kan er niet gestandaardiseerd worden, indien er een vrachtwagen lost.

◦ Weten welke consequenties bepaalde handelingen hebben. Bijvoorbeeld van alle room die naar de boterverwerking gaat komt ongeveer 60 % terug als Boterkarnemelk, welke verwerkt of afgestoten moet worden.

• Overzicht heet over de werkzaamheden in fabriek en ook bij de afdelingen. Zoals:Bij het berekenen van de verwerkingstijd van een tussenprodukt, ook bekijken of de afdeling die het tussenprodukt verwerkt naar eindprodukt voldoende opslagruimte heeft om het tussenprodukt op te slaan.

• Met mensen kunnen omgaan. Hierbij werden dingen genoemd zoals:

◦ communiceren zonder vooroordeel

◦ situaties of mensen aanvoelen

◦ duidelijk kunnen formuleren

• Adequaat optreden als er zich een probleem voordoet.

32

Interview met leidinggevende over leidinggeven

Interview met Roel Roosma, teamleider bij "Multinational" "dochter van".

Ik heb ervoor gekozen om de vragen open te stellen en proberen in te spelen op de situatie, omdat ik niet het interview wilde beïnvloeden met mijn mening of de kennis uit het boek. Tijdens het interview heb ik puntsgewijs het verhaal genoteerd en als laatste de antwoorden kort in mijn eigen woorden verteld, zodat Roel ze kon corrigeren of bevestigen.Later is de uitgewerkte tekst aan Roel toegestuurd om eventuele aanvullingen of correcties te kunnen geven.

Wat zijn de belangrijkste taken van een leidinggevende?Er is directief leidinggeven en niet-directief. Directief is dat iemand wordt verteld wat deze moet doen. Met niet-directief wordt bedoeld het mee laten denken bij een situatie en daarbij mensen zelf een oplossing zoeken.Belangrijk is het om te stijlen van leidinggeven af te wisselen. Zo vragen verschillende situaties en verschillende personen om verschillende manieren van aanspreken. Waarbij het ook belangrijk is dat de boodschap duidelijk is en deze goed begrepen wordt.Een leidinggevende is onderdeel van een team of een afdeling, waarbij deze geen bedieningskennis heeft, maar wel het proces en de knelpunten kent en begrijpt.Het leidinggeven is meer het op termijn bepalen waar de dagelijkse werkzaamheden naar moeten leiden en het managen is het bewaken van de dagelijkse werkzaamheden. Als vergelijking kan het leidinggeven gezien worden als het bepalen van een route en het managen als het werkelijke besturen/rijden van de auto.

Wat moet een leidinggevende kunnen, welke vaardigheden moet een ledinggevens bezitten?

• communicatieve vaardigheden. Een boodschap duidelijk en helder kunnen overbrengen.

• sociale vaardigheid. Mensen kunnen aanvoelen en op de juiste manier kunnen aansturen.

• slagvaardig. Geen problemen uit de weg gaan.• daadkracht. Snel en goed uitvoeren van werkzaamheden/plannen.• geduld hebben. In een organisatie gaan dingen soms minder snel dan mensen

willen• niet druk maken over dingen waar je geen invloed op hebt.• prioriteiten stellen. Snel kunnen beoordelen welke dingen belangrijk zijn en welke

minder belangrijk zijn.• Analyseren. Een situatie snel kunnen doorgronden.

33

Eigen mening over leidinggeven

Een goede leider heeft de volgende persoonlijke eigenschappen:

• eerlijk, duidelijk en consequent;

• geloofwaardig en overtuigend

• zelfverzekerd

Een goede leider beschikt over:

• Kennis van processen, werkzaamheden en voorschriften: Een leider moet weten wat er gebeurt en waar mensen over spreken. Omdat er weinig tijd is om te besluiten moet een leider voldoende kennis hebben om snel een besluit te kunnen nemen. Uitgebreid informatie verzamelen voordat er ad hoc een besluit wordt genomen is niet mogelijk.

• Professioneel en menselijk omgaan met mensen. Een leider moet zorgen dat mensen met de juiste instelling de juiste handelingen doen. Mensen zijn geen eenvoudige machine, die ieder op dezelfde manier aan te sturen zijn. Een leider moet mensen kunnen inschatten en op de juiste manier mensen aansturen. Hiervoor zijn goede (zo niet, uitstekende) communicatieve vaardigheden, mensenkennis, overtuigingskracht en dergelijke onmisbaar.

• Signaleren van problemen of zelfs problemen voorkomen. Naast voldoende kennis van processen, werkzaamheden, voorschriften, mensen en organisatie moet een leider ook deze kennis kunnen gebruiken om onderlinge verbanden te zien en daarmee ook knelpunten kunnen signaleren, het liefste voordat deze problemen veroorzaken.

• Initiatief. Een leider zonder initiatief is geen leider.

• Creativiteit. Om problemen te voorkomen of te omzeilen is soms creativiteit nodig. Soms geeft een gewone manier van werken of communiceren het beste resultaat. Soms vraagt een oplossing om te denken buiten de normale denkpatronen.

• Meerdere jaren ervaring met leidinggeven. Een onmisbaar deel van leidinggeven is mensenwerk. Er is geen betere opleiding dan praktijkervaring voor 'mensenwerk'. Daarom is ervaring in een eerdere (lagere) functie belangrijk.

• Volwassenheid of natuurlijk overwicht. Een leider is een persoon, die stevig in zijn schoenen staat en al enigszins gepokt en gemazeld is door het leven. Mensen moeten opdrachten van een leider accepteren, en daarvoor is natuurlijk overwicht door de persoon die een leider is noodzakelijk. Daarnaast, als de problemen op de werkvloer door de leider als de grootste problemen van zijn leven wordt ervaren, dan houdt deze zijn functie niet lang vol.

34

Opdracht 5a: Communicatie tussen centrifugelokaal en een planning

AlgemeenPlanning/orderacceptatie(planning) accepteert en verwerkt de opdrachten van klanten. Waaruit de produktieplanning voort komt. De produktieplanning bepaalt welke hoeveelheden van ieder (tussen) produkt, wanneer, op welke plaats gereed moet zijn. Het centrifugelokaal verzorgt de produkten die de vulafdelingen en boterkelder verwerken. De eindprodukten vervaardigd op de vulafdelingen en boterkelder moeten op tijd op de expeditie zijn om op tijd bij de klant te worden afgeleverd.

Sinds enkele maanden is er nieuwe planner, die luistert en duidelijke uitleg bij zijn werk. Daarnaast past hij opgedane kennis meteen toe. De door hem aangepaste produktielijst is een goede verbetering. In het centrifugelokaal is men erg blij met deze planner. De planning in vergelijking met de periode voor zijn komst is veel beter.

De produktielijst wordt aan het einde van de middag bij het centrifugelokaal gebracht. Soms geeft de planner een toelichting, rechtstreeks of via de teamleider produktie, aan de centrifugist. De centrifugist belt soms ook met de planning voor uitleg of extra informatie.

Voor de meer praktische dingen (bijvoorbeeld welke tank of in een alternatieve volgorde) overlegt de centrfugist met de teamleider produktie en sporadisch met de operator, die het produkt afvult.

VerbeteringenEr is geen formele communicatie over de roomplanning. De wensen voor de BD room staan worden in de agenda geschreven of er komen mensen langs “zo snel mogelijk room willen hebben”. Roomleveringen worden mondeling doorgegeven, waarbij hoeveelheden meestal onbekend zijn of soms komt er onaangekondigd een vrachtwagen met room.

OplossingEen periodieke roomplanning op papier(dagelijks of wekelijks) met:

• De roomleveringen; Datum en tijd(vak), hoeveelheid.

• Wanneer, welke hoeveelheid,welke room in een tank wordt verwacht

• Een mogelijkheid om bevindingen, aanpassingen over roomverwerking/levering terug te geven aan de planning.

Met een vastgelegde roomplanning staat:

• Is er duidelijkheid. Er worden misverstanden en verrassingen voorkomen. Het kan worden teruggelezen.

• Kan de room sneller worden verwerkt. Centrifugelokaal en de boterkelder kunnen machines klaarzetten om de room te verwerken, zodra deze beschikbaar is.

• Kunnen problemen of knelpunten van te voren worden gesignaleerd. Er kan vantevoren worden gekeken of machines/tanks.leidingen beschikbaar zijn.

• Worden problemen sneller zichtbaar, omdat de eindtijden zijn vastgelegd en kan er snel worden aangepast of ingegrepen.

35

Opdracht 5b: Communicatieve vaardigheid van de cursist

De onderstaande tabel is samen met Roel Roosma besproken en ingevuld.

Commicatieve vaardigheid 5 4 3 2 1 verbeterpunten

Samenwerken, werken in een team

x

Vragen stellen x

Luisteren x

Initiatief nemen x

Grenzen stellen(nee durven zeggen)

x Blijf rustig, voorkom primaire reactie en zeg rustig, beredeneerd, nee.

Overtuigen met argumenten(bijvoorbeeld in discussie)

x

Omgaan met meningsverschillen

x

Omgaan met kritiek(kritiek ontvangen)

x Aanvaard kritiek. Maak duidelijk dat je open staat voor kritiek op het moment zelf.

Kritiek geven x Wees bewust van je doel en stem daar je houding en je manier van communiceren op af.

Collega's motiveren x

Uitleg geven x

Instructie geven x

Schriftelijke informatie lezen en begrijpen

x

Schriftelijke informatie geven x

5 = goed

4 = ruim voldoende

3 = voldoende

2 = matig

1 = onvoldoende

36

Bronvermelding(1 informatie branche beschrijving ABN-AMRO 2012

(2 jaarverslag "Multinational" 2011

(3 beknopt marktoverzicht voor biologische zuivel in Vlaanderen en Europa, Bioforum Vlaanderen, Oktober 2011

(4 Informatie "dochter van"

(5 www.arbeidsrechter.nl

Het artikel is geschreven door Jurgen Müller. Jurgen komt al sinds 2000 in Ghana en heeft sinds 2007 een webwinkel met kralen uit Afrika | zonnig gekleurde kralen en verkoopt glaskralen en armbanden.

37