Openbaarheid van bestuur in zwijndrecht

Openbaarheid van bestuur in Zwijndrecht

Interne opleiding

dinsdag 4 juni 2013

dinsdag 25 juni 2013

Definitie openbaarheid van bestuur

Openbaarheid van bestuur is het algemeen rechtsbeginsel dat stelt dat

de burger het recht heeft te weten hoe de overheid werkt.

Dit beginsel is intussen in de wetgeving van meerdere landen

uitgewerkt.

Belang van openbaarheid

• Noodzakelijke basis voor inspraak en deelname aan de

besluitvorming

• Controle op de beleidsverantwoordelijken

• Bescherming van de rechten van het individu

Begrippenkader

De verplichting die op de overheid rust om aan het

publiek informatie te verstrekken

Een rechtstoestand waarin informatie of een document

zich bevindt

Soorten openbaarheid

Soort Voorbeeld

Openbaarheid van de zittingen Gemeenteraad

Openbaarheid van procedures Openbaar onderzoek

Openbaarheid van documenten Openbaarheid van bestuur

Openbaarheid als rechtstoestand

Openbaarheid van bestuur is een juridische toestand

waarin een bestuursdocument zich bevindt.

• Openbaarmaking kan uitgesteld worden

• Geheimhouding is een tijdelijke toestand

Toegang voor raadsleden

Gemeenteraad


Geregeld door het gemeentedecreet (art. 30)

§ 1. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

§ 2. De gemeenteraadsleden mogen alle instellingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert.

§ 3. De gemeenteraad bepaalt bij huishoudelijk reglement de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift, en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert.

§ 4. De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek. »;

§ 5. Het inzagerecht en het bezoekrecht van de gemeenteraadsleden, als vermeld in § 1, § 2 en § 3, geldt eveneens voor de autonome gemeentebedrijven van de gemeente.


Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad (art. 8)

1. Recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen.Schending van het beroepsgeheim-> strafrechterlijke vervolging-> aansprakelijkheid

2. Aantal stukken zonder voorafgaande aanvraag tijdens kantooruren

3. Aantal stukken via de gemeentesecretaris

4. Niet van gemeentelijk belang: aan te vragen via gemeentesecretaris– Niet: stukken zonder gemeentelijk belang (vb. bevolkingsregister)– Niet: documenten die niet af zijn

Beslissing binnen 8 dagenInzage moet binnen de week volgend op de kennisname van de beslissing5. Afschrift altijd schriftelijk bij de gemeentesecretaris


OCMW


Geregeld door het OCMW-decreet (art. 30)§ 1. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht van inzage in alle dossiers,

stukken en akten die het bestuur van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn betreffen. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

§ 2. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn mogen alle instellingen en diensten bezoeken die het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn opricht en beheert.

§ 3. De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt bij huishoudelijk reglement de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift, en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn opricht en beheert.

§ 4. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede alle andere personen, die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.

Toegang voor raadsledenHuishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn

Art. 10. - § 1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die

het bestuur van het OCMW betreffen.

• Persoonlijke notities van personeelsleden behoren niet tot de dossiers, stukken en akten van

het bestuur van het OCMW.

• De raadsleden richten hun vraag tot inzage aan de secretaris die uiterlijk binnen de acht dagen

de inzage zal organiseren.

§ 2. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, met uitzondering van de dossiers

die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer een afschrift krijgen van de akten en

stukken betreffende het bestuur van het OCMW.

• De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via de OCMW-

secretaris.

• De gemotiveerde beslissing van de secretaris tot weigering van het verstrekken van een

afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken

raadslid worden meegedeeld.


Huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn

Art. 10. - § 3. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht de instellingen en diensten die het OCMW opricht en beheert, te bezoeken.Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur.

• Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raadsleden passief optreden. Raadsleden hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het OCMW-personeel.

Elke overheid een eigen regeling

• Federale wet van 11 april 1994

• Vlaams decreet van 26 maart 2004

• Brusselse ordonnantie van 30 maart 1995

Decreet openbaarheid 26 maart 2004

Geldt onder meer voor• Vlaams Parlement• Diensten en instellingen Vlaamse overheid• Gemeenten, provincies en intergemeentelijke

verenigingen• Vzw’s met meer dan 50 % overheid• OCMW’s• Polderbesturen en kerkfabrieken

Soorten openbaarheid

• Actieve openbaarheidDe overheid neemt het initiatief

• Passieve openbaarheidDe burger neemt het initiatief en vraagt om toegang tot bestuursdocumenten

Actieve openbaarheid

Algemeen principeElke instantie heeft de verplichting de bevolking systematisch, correct, evenwichtig, tijd en op verstaanbare wijze voor te lichten over haar beleid, regelgeving en dienstverlening en over de rechten die de bevolking krijgt door dit decreet.


Gezamenlijk wegwijsbestand• Verplichting voor de Vlaamse overheid• Er wordt een gezamenlijk bestand met wegwijs- en

eerstelijnsinformatie van en over de bestuursinstanties uitgebouwd.

• De wegwijsinfo geeft aan waar men terecht kan voor meer informatie over een onderwerp, behandeling van een probleem of administratieve procedure.


Gezamenlijk wegwijsbestand• Vrij en gratis toegankelijk, zowel digitaal als via de

loketten van de betrokken bestuursinstanties.In afwachting publiceren provincies en gemeenten een document met de beschrijving van de bevoegdheden en de interne organisatie.

• Ter beschikking van ieder die erom vraagt.


Aanstelling van een communicatieambtenaar• De Vlaamse regering stelt een communicatieambtenaar

aan bij elk Vlaams ministerie.• De provincieraad, de gemeenteraad en de raad voor

maatschappelijk welzijn stellen, ieder wat hen betreft, een communicatieambtenaar aan.


Taken van de communicatieambtenaar• Voorbereiding en realisatie van het communicatiebeleid• Stimuleren, coördineren en begeleiden van de

communicatie van hun bestuur• Zij hebben de opdracht de bevolking en specifieke

doelgroepen voor te lichten over het beleid, over specifieke beslissingen die op hen betrekking hebben en over de dienstverlening.


Verplichte vermelding bij briefwisseling• Elke briefwisseling die uitgaat van een bestuursinstantie,

bevat de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van de persoon die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier.

Passieve openbaarheid

• Definities• Basisprincipes en uitzonderingen• Aanvraagprocedure• Beroepsprocedure

Bestuursdocument

• De drager, in welke vorm ook van informatie waarover een instantie beschikt– De drager, niet de informatie op zich– In welke vorm ook, dus papier, maar ook cd, dvd, opnamen …– Waarover een instantie beschikt, dus enkel bestaande

documenten

Basisprincipe

De instantie is verplicht aan ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door

– Er inzage in te verlenen– Er uitleg over te verschaffen– Er een afschrift van te overhandigen

Formele uitzonderingen

De instanties mogen een aanvraag afwijzen• Als de aanvraag kennelijk onredelijk blijkt• Als de aanvraag op te algemene wijze geformuleerd is• Als de aanvraag betrekking heeft op

bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn.

Gedeeltelijke openbaarmaking

Een bestuursdocument wordt gedeeltelijk openbaar

gemaakt als informatie waarop een uitzondering van

toepassing is…of waarvoor de verplichting geldt inzake het

aantonen van het belang… samen met andere informatie in

een bestuursdocument vervat zit, en het mogelijk is om

genoemde informatie te scheiden van de andere

informatie.

Gedeeltelijke openbaarmaking

• De instantie vermeldt uitdrukkelijk in haar beslissing dat een bestuursdocument slechts gedeeltelijk mag openbaar gemaakt worden.

• Ze geeft in de mate van het mogelijke aan op welke plaatsen informatie werd weggelaten en op grond van welke bepaling.

Absolute uitzonderingen(niet voor milieu-informatie)

De instanties wijzen een aanvraag tot openbaarmaking af als ze afbreuk doet aan:

1. Een geheimhoudingsverplichting, vastgesteld in aangelegenheden waarvoor de gemeenschap of het gewest bevoegd is.

2. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt.

3. Het geheim van de beraadslagingen van de Vlaamse regering, van de organen van het Vlaams Parlement of aan het bij wet of decreet bepaalde geheim van de beraadslagingen van gemeenten, OCMW’s, provincies …

Absolute uitzonderingen(niet voor milieu-informatie)

De instanties wijzen een aanvraag tot openbaarmaking af voor bestuursdocumenten:

4. Die uitsluitend voor strafvordering of vordering van een administratieve sanctie werden opgesteld.

5. Die uitsluitend voor de mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen werden opgesteld.

6. Met informatie door een derde verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht was en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld (tenzij hij instemt).

Relatieve uitzonderingen(niet voor milieu-informatie)


Ander belang



Economisch, financieel of commercieel belang van

een instantie



Vertrouwelijk karakter internationale

betrekkingen Vlaams Gewest of Gemeenschap



Vertrouwelijk karakter van commerciële en

industriële informatie



Burgerlijke en administratief

rechtsgeding en mogelijkheid eerlijk

proces



Vertrouwelijkheid van handelen voor

handhaving, interne audit, politieke besluitvorming



Openbare orde en veiligheid

Milieu-informatie

• Ruimere openbaarheid -> bescherming van het milieu• Absolute uitzonderingen worden relatieve

uitzonderingen.

Relatieve uitzonderingen milieu-informatie


Bescherming persoonlijke levenssfeer (tenzij

instemming)



Het geheim van de beraadslagingen



Documenten opgesteld voor strafvordering of

administratieve sanctie



Vrijwillig verstrekte vertrouwelijke informatie

(tenzij instemming)



Opgesteld voor tuchtmaatregel, zolang de

mogelijkheid van de tuchtmaatregel bestaat



Vertrouwelijk karakter van internationale betrekkingen



Vrijwaren van een gelegitimeerd economisch

belang (tenzij instemming)



Rechtspleging of de mogelijkheid om een

eerlijk proces te krijgen



Vertrouwelijkheid van het handelen van een milieu-

instantie, indien noodzakelijk voor

handhaving, audit of besluitvorming



Openbare orde en veiligheid

Informatie m.b.t. emissies in het milieu

Uitzonderingen niet van toepassing (dus wel openbaarheid)

1° de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt;

2° het geheim van de beraadslagingen van de Vlaamse regering en van de verantwoordelijke overheden die ervan afhangen, het geheim van de beraadslagingen van de organen van het Vlaams Parlement, evenals het bij wet of decreet bepaalde geheim van de beraadslagingen van de organen van de instanties, genoemd in artikel 4, § 1, 3° tot 10°;

5° de bescherming van de informatie die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt;

7° het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is, met de openbaarheid instemt;

9° de vertrouwelijkheid van het handelen van een milieu-instantie, voor zover die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke besluitvorming;

11° de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft.

Recht op aanvullen/verbeteren

Als iemand vaststelt dat een bestuursdocument onjuiste of onvolledige informatie over hem bevat, kan hij de bevoegde instantie verplichten de informatie te verbeteren of aan te vullen, als hij de nodige bewijsstukken kan voorleggen.

Verbeteren of aanvullen is kosteloos.

Aanvraagprocedure

• Schriftelijkbrief, fax, e-mail, formulier, persoonlijk overhandigd

• Vermeldingen– Aangelegenheid waarover het gaat, indien mogelijk vermelding

van de documenten.– De voorkeur voor de vorm waarin het document wordt

aangeboden– Naam en correspondentieadres van de aanvrager

Aanvraagprocedure

• De aanvrager moet niet meedelen waarvoor hij het document of de informatie wil gebruiken.

• De aanvrager moet geen belang aantonen, tenzij voor informatie van persoonlijke aard.

• Bij informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager aantonen dat hij persoonlijk in zijn rechtssituatie wordt geraakt door de informatie.

Aanvraagprocedure

• De aanvraag is gericht aan de instantie die over het bestuursdocument beschikt of het in een archief heeft neergelegd.– Beschikken ≠ auteur van– Archief (bv. Rijksarchief)

• De aanvraag kan ook gericht worden aan de communicatieambtenaar.

• De instantie noteert de aanvraag onmiddellijk in een register, met de datum van ontvangst. Het register is openbaar.

Bevoegdheid

• Wie beslist over de aanvraag• Per instantie bepaalt in het decreet. Meestal de

leidinggevende op administratief niveau:– Vlaamse overheid: bevoegd leidinggevend personeelslid– Gemeenten en OCMW: secretaris– Provincie: griffier

Behandeling

• Termijn:– Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vijftien kalenderdagen.– Als informatie moeilijk te verzamelen is, of moeilijk op

uitzonderingen te onderzoeken, kan termijn verlengd worden tot 30 kalenderdagen.

• Schriftelijk, per fax of per e-mail• Als de aanvraag wordt afgewezen op grond van artikel

11, 2° (document is niet af of onvolledig) vermeldt de beslissing welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het bestuursdocument en de geschatte termijn voor de voltooiing ervan.

Toestemming van derden

Als de openbaarheid wordt afgewezen om een belang van derden te vrijwaren, neemt de instantie contact op met de betrokkenen om toestemming te vragen om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde bestuursdocument.

Uitvoering

• Binnen 30 kalenderdagen na aanvraag (45 bij verlenging)– Afschrift– Inzage– Uitleg

• Inzage op plaats en tijdstip na overleg.• Inzage onder redelijke omstandigheden en met

voldoende tijd.

Kosten

• Inzage en uitleg zijn kosteloos• Afschriften mogen aangerekend worden op basis van

een redelijke kostprijs. Wel kopieerkosten, niet uurloon.• De via deze procedure verkregen bestuursdocumenten

mogen niet voor commerciële doeleinden verspreid of gebruikt worden.

Beroepsprocedure

• Beroep kan na weigering of na verstrijken van termijn.• Schriftelijk binnen 30 kalenderdagen na:

– De dag van het versturen van de beslissing– De dag na het verstrijken van de termijn

Beroepsprocedure

• Gericht aan:Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatieAfdeling openbaarheid van bestuurDepartement Diensten voor het Algemeen RegeringsbeleidBoudewijnlaan 30, bus 201000 Brussel [email protected]

• Beroepsinstantie publiceert jaarverslag met alle beroepen.

• Jaarverslagen en beslissingen zijn online beschikbaarwww.vlaanderen.be/openbaarheid

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Hergebruik overheidsinformatie

• Basis: Europese richtlijn van 17 november 2003• Harmoniseren van nationale voorschriften en praktijken• Invalshoek is economisch

– Toegang tot overheidsinformatie is van belang voor de economische groei en de werkgelegenheid.

– Basis voor informatiediensten met toegevoegde waarde, geproduceerd door ondernemingen.

– Tot stand brengen van interne Europese markt– Ondernemingen beter in staatstellen om de mogelijkheden van

overheidsinformatie te benutten.


Openbare instanties moeten hergebruik niet toestaan, maar als ze het doen gelden minimale Europese regels.

Elke instantie bepaalt autonoom of ze de bestuursdocumenten waarover ze beschikt, vrijgeeft voor hergebruik.

Documenten die een instantie vrijgeeft, kunnen zowel voor commerciële als niet-commerciële doeleinden worden hergebruikt.


• Instanties en bestuursdocumenten gedefinieerd zoals in decreet openbaarheid, maar met talrijke uitzonderingen.– Publieke omroepen– Scholen en universiteiten– Onderzoeksinstellingen– Bibliotheken– Orkesten– Theaters


• Instanties moeten bestuursdocumenten zo veel mogelijk elektronisch ter beschikking stellen.

• De overheid mag een vergoeding vragen voor hergebruik. Zo kan ze een deel van de investeringskosten reduceren.

• Voorwaarden opleggen kan, bv via licentieovereenkomst• Exclusiviteit niet mogelijk• Procedure zelfde als bij openbaarheid

DE PROCEDUREAanvraag toegang tot bestuursdocumenten

De burger doet een aanvraag

• Via de post• Via de website naar communicatiedienst• Via e-mail

• Telefonisch• Mondeling Schriftelijk laten aanvragen

Beoordeling door communicatiedienst

• Registratie• Is het document in ons bezit?• Welke procedure wordt gebruikt (raadsleden)?• Gelden er uitzonderingen?

– Formele– Absolute– Relatieve

• Gaat het om milieu-informatie?• Moeten we zelf toelatingen vragen?• Bestaat het document in de gevraagde vorm (digitaal)?

-> advies aan gemeentesecretaris

Beslissing en uitvoering

Beslissing gemeentesecretaris

Openbaarheid

Brief/mail met documenten of afspraak inzage

Geen openbaarheid

Brief/mail met gemotiveerde weigering en vermelding

beroepsmogelijkheid

OPENBAAR OF NIET OPENBAAR

Een kleine oefening

Oefening 1Geachte burgemeester

Geachte schepenen

Ik treed op als juridisch raadsman van mijn cliënt, de heer Frans Tappers, Dorpstraat 45 te Aartselaar. De heer Tappers heeft reeds tweemaal deelgenomen aan een aanbestedingsdossier voor de levering van dranken aan de cafetaria van de gemeentelijk sporthal van uw gemeente. Ondanks zijn scherpe prijszetting heeft mijn cliënt telkenmale moeten vernemen dat de opdracht aan een andere leverancier, de bvba T. Ooghangers en Zonen werd gegund, die bovendien de buurman is van de schepen voor Handel en Lokale Economie. Onnodig u te zeggen dat mijn cliënt bepaalde vermoedens heeft over het verloop van deze gunningen.

Omdat de opdracht voor het leveren van dranken aan de cafetaria van het gemeentelijk zwembad binnenkort opnieuw wordt aanbesteed, wens ik in naam van mijn cliënt een afschrift te ontvangen van volgende documenten:

De offertes die de bvba T. Ooghangers sinds 2002 indiende voor de levering van dranken aan de cafetaria's van de sporthal en het zwembad;

De gunningsbesluiten die het college van burgemeester en schepenen nam voor deze overheidsopdrachten;

De adviezen en beoordelingen van de leidende ambtenaar van deze aanbestedingsdossiers.

Ik reken op een correcte, volledige en tijdige uitvoering van deze aanvraag en mij in staat stelt mijn rechten als raadsman uit te oefenen zoals bepaald in het decreet openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004.

Met de meeste hoogachting

Mr L. Astigaard

jurist

Oefening 2

Aan de stedenbouwkundige ambtenaar

Geachte heer

Beste Jan

Kun je mij – liefst vandaag nog – (druk, druk druk) een kopie bezorgen van de plannen van het nieuwe zwembad? Volgens het decreet openbaarheid van bestuur zou dat geen probleem mogen zijn.

Ik bel je straks even.

Beste groeten

Paul Oliticus

gemeenteraadslid

Oefening 3

Beste

Ik wil graag gebruik maken van mijn rechten volgens het decreet openbaarheid van bestuur.

Gelieve mij per kerende de lijst te bezorgen van de onbebouwde percelen in uw gemeente evenals kopies van de stedenbouwkundige vergunningen die sinds 1 januari 2000 werden afgeleverd.

Met vriendelijke groeten

Victor Ervelend

Oefening 4

Beste

Gelieve mij kopies te bezorgen van de bezwaarschriften bij het openbaar onderzoek voor de stedenbouwkundige vergunning voor de verbouwing van de woning met adres Kerkstraat 52.

Ik ontvang ook graag een afschrift van eventuele toekomstige bezwaren bij dit dossier.

Vriendelijke groeten

Bernard Eujegast

Openbaarheid van bestuur in zwijndrecht

Business

Transcript of Openbaarheid van bestuur in zwijndrecht