OP DE RADAR!!!

Informatievoorziening bij de AFM

Presentatie Heterdaadsessie

5 juni 2012

Edwin Driessen en Reny Koedijk

Wat vond de vakjury:

“De winnende organisatie is reeds een aantal jaren bezig en is daardoor verder in zijn ontwikkeling. De AFM onderscheidt zich door een zeer gestructureerde aanpak, waarbij goed aansluiting is gezocht bij ontwikkelingen in de rest van de organisatie, waardoor ook het topmanagement van de organisatie het veranderplan actief ondersteunt”

Winnaar Mailprofsaward 2011

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

Waar liepen we tegenaan?• Functioneel beheer Livelink lag bij Informatisering• Sterke decentrale bevoegdheden; DIV was afhankelijk.• Opnieuw innemen van /zoeken naar onze plek• Weinig zelfvertrouwen en zichtbaarheid• Verleden en eerdere gebeurtenissen• Veredelde postkamer• Gebrek aan opgeleide mensen• Geen kwestie van niet willen maar niet kunnen• Medewerkers AFM (nog) niet voldoende gewend aan digitaal werken.

Wat was de situatie 2-3 jaar geleden?

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

1e stap naar verandering (2009-2010)

Samen, Slimmer, Strakker: Project Dossiervorming

– Volledige dossiers door kaderstellende richtlijnen voor toezichtafdelingen.– Inrichting beheerorganisatie DIV

- Functioneel beheer Livelink- Bewaking implementatie richtlijnen Dossiervorming

– Voldoen aan wet- en regelgeving o.a. - Ontwerp Documentair Structuur Plan (DSP)- Publicatie selectielijsten (rechtsvoorganger STE en AFM)

Team DIV kiest voor meedoen!!

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

1e stap naar verandering (2009-2010)

– AFM-brede uniforme standaard voor digitale en zaaksgewijze dossiervorming- Ontwerp van de Zaaktypecatalogus (ZTC)

– In dienst nemen van capabele medewerkers en dus ook afscheid nemen.

– Functioneel beheer en eigenaarschap DMS

– Externe bronnen

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

Team DIV kiest voor meedoen!!

2e stap naar verandering (2011 - 2012)

• Project Orde in Zaken – Vervolg project Dossiervorming (Grote DIV-deelname)

– Heeft de volgende einddoelen:- Herinrichting van Livelink;- Inzet van SharePoint als werkomgeving;- Inrichting van digitaal archiefbeheer.- Inzet van een documentcreatietool- Inzet van een informatieplattegrond

- Functioneel beheer Produkten en Dienstengids-Herinrichting PDG op het intranet

Meedoen is Veranderen!

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

-Verschuiving van rollen en taken-Minder uitvoering en meer beheer en beleid

bijvoorbeeld beheer van en advies over :-Intranet-Informatieplattegrond-Documentgenerator-Produkten –en dienstengids-Team –en afdelingsite (mysites)-Wiki-Social Media toepassingen-Beheer en archivering-Digitale dossiervorming-Ontsluiting en terugvindbaarheid van informatie-Metadatering-Recordmanagement

Toekomstprognose

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

* Toezicht verandert dus ook de rol van DIV• Duidelijker onderscheid tussen uitvoering en beheer/advies• Van reactief naar actief• Van passief luisteren naar actief luisteren• Van adhoc naar beleid• Van volgend naar sturend• Van taak onvolwassenheid naar taakvolwassenheid• Continue groei van inzet digitale hulpmiddelen• Duidelijke meerwaarde voor AFM

Resultaat

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

Welke ontwikkelingen zien jullie!

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012

VRAGEN?

Presentatie Heterdaadsessie5 juni 2012