ONTSPANNEN WERKEN

MET DIGITALE TOOLS

LEAD ERS ON LINE

IN OPDRACHT VAN

KLAAR OM TE WENDEN?

Heb jij genoeg van die volle agenda? Van de mailbox waaraan maar geen einde lijkt te komen? Van de WhatsAppjes waarop je nog moet reageren, om maar niet te spreken over al die stukken die je moet lezen voor de vergadering van morgen? !

Raak jij overstelpt door de informatiestroom?

LEADERS ONLINE

We geven je tips hoe je slim kunt werken en zo productiever kunt zijn. Neem het heft in eigen hand en zorg dat je zelf weer controle krijgt over je leven. Zo kun je weer relaxed en ontspannen aan de slag en een gelukkig leven leiden.

DAN IS DEZE PRESENTATIE VOOR JOU!

LEADERS ONLINE

Werken in een kantooromgeving is te vergelijken met topsport voor je brein: de hele dag nadenken, schakelen tussen onderwerpen, stukken schrijven, reageren op nieuwe ontwikkelingen en vragen, overleggen en bespreken. Continu gaat je brein maar door met denken en indrukken verwerken. !Wanneer je veel aan je hoofd hebt, is het steeds moeilijker om je te richten op de dingen die er toe doen: op de mensen en de taak op dat moment. Je voelt je gespannen en gehaast. !Soms denk je dat het nog wel even lukt, maar vaak…. maak je toch fouten in die situatie. Even niet opletten, en er gaat iets mis. Je vergist je, bent afgeleid en raakt de controle kwijt. Herken je dat?

DENKEN IS TOPSPORT

LEADERS ONLINE

Net als een topsporter die tussen de trainingen en wedstrijden moet ontspannen, is het voor je brein ook belangrijk om te ont-spannen. Wil jij productief op je werk zijn? Wil je ‘aanwezig’ zijn in het hier en nu, in het moment waar je bent? Wil je meer tijd maken voor de mensen en de dingen waar je van houdt? Wil je ‘nee’ kunnen zeggen tegen de dingen die je afleiden? !Begin dan vandaag met de tips die we je hier geven. Onze focus ligt daarbij op het gebruik maken van de technologische en digitale middelen die er vandaag de dag zijn. Wees niet verbaasd als we ook juist een uitstapje maken: de techniek is een middel, geen doel op zich!

ONTSPANNEN IS NOODZAKELIJK

LEADERS ONLINE

Dit zijn onze tips, blader snel verder om te weten hoe je dat in je eigen werk kunt oppakken.

!

• Take a break! !

• Gebruik de technologie. !

• Ruim je spullen op. !

• Houdt focus, en !

• Wees proactief!ONZE TIPS

LEADERS ONLINE

Soms lijkt het leven wel een horde-wedstrijd: de ene mijlpaal nog niet gevierd, of je rent al weer door, op naar de volgende mijlpaal. Neem een stap achteruit en stap uit de hectiek die je dagelijkse leven beheerst. !Laad je zelf op door volledig afstand te nemen: telefoon even uitzetten, de internetverbinding verbreken en zorg dat je onbereikbaar bent. Ga een weekend weg, bezoek een museum of lees een boek in de zon. Of nog beter: doe even helemaal niets. Laad je zelf weer op en probeer één van onze tips op de volgende sheet.

TIP 1 TAKE A BREAK

LEADERS ONLINE

● Begin de dag ‘unwired’: check je mail en telefoon niet voordat je hebt ontbeten

● Reis eens naar je werk in stilte. Zonder bellen, sms-en of naar de radio te luisteren.

● Probeer eens 5 minuten eerder op je werk te komen en gebruik het moment om de dag te plannen, in plaats van direct in je mail te duiken.

● Vraag je af of het echt nodig is om bereikbaar te zijn tijdens de lunch en lunch eens met de telefoon uit. En nu we het toch over de lunch hebben: wandel eens tijdens het eten van een broodje, in plaats van in de kantine of - vast herkenbaar - achter je bureau!

● Probeer eens te mediteren. Vind je het lastig in je eentje? Volg een klas of download een App.

● Neem regelmatig een kleine pauze. Het totaal maakt het verschil!

!

TAKE A BREAK

LEADERS ONLINE

● Wees baas over je e-mail inbox, in plaats van dat je je inbox jouw leven laat beheersen.

● Wees baas over je reistijd en gebruik video conferencing. laat het laatste nieuws je bezorgen in plaats van kranten en webpagina’s op interessant nieuws te zoeken.

● Ben je actief op verschillende social media? Zet dan een social media management tool in over het overzicht te bewaken. !

Hoe? Dat lees je hierna.

TIP 2 GEBRUIK DE TECHNOLOGIE

LEADERS ONLINE

Ondanks alle social tools die er inmiddels bestaan, gebruiken veel mensen in een zakelijke omgeving nog steeds e-mail als belangrijkste communicatiemiddel. En als ze een mail versturen, dan denken veel mensen: ‘Beter mee verlegen, dan om verlegen’. Met andere woorden: ze sturen berichten naar iedereen die mogelijk ook betrokken is bij het onderwerp. Met als resultaat dat jouw inbox overloopt. !Of je gebruikt je mailbox als takenlijst, kijkt regelmatig en denkt “oh ja, daar moet ik nog op reageren - maar niet nu’. Zo lees je sommige mails soms wel 10 keer zonder er iets mee te doen.

E-MAIL ALS ONRUSTSTOKER

LEADERS ONLINE

Hoe dan wel handig mailen? ● Gebruik een filter die nieuwe e-mailberichten zelf in de juiste folder (of

prullenmand) plaatst;

● Maak afspraken binnen je team wanneer je wel of niet wilt worden geïnformeerd, of beter nog: stap over naar een intern afgeschermd social media platform, zoals Yammer of Speakap en spreek af daar alle interne communicatie te concentreren.

● Train je zelf om niet ieder nieuw e-mailtje te bekijken. Zet de melding uit en check je mail 2 of drie keer per dag. Handel dan ook elk nieuw mailtje direct af: geef antwoord wanneer dat in 2 minuten kan, laat weten wanneer je er wel op reageert wanneer dat niet kan en zet de mail in de map “af te handelen’. Zo voorkom je dat je het een paar keer per dag leest zonder er iets mee te doen.

ONTSPANNEN MAILEN

LEADERS ONLINE

ONLINE OVERLEGGEN

● Gebruik Skype om met meerdere mensen te overleggen, of deel je scherm zonder naast elkaar te hoeven zitten.

!● Er zijn nog verschillende andere manieren om online te

overleggen: • Iphone en Ipad eigenaren kunnen gebruik maken van

Facetime, een manier om met elkaar te bellen met camera.

• Facebook en Google+ bieden ook allebei een optie aan.

● Wil je even meekijken op het scherm van een ander? Dan helpt join.me daar snel bij.

LEADERS ONLINE

Natuurlijk wil je graag op de hoogte blijven van het nieuws. Met de huidige technologie is dat op eenvoudige manier goed te doen, voor alleen die onderwerpen die er voor jou toe doen. Kijk bijvoorbeeld eens naar: ● Feedly: een zogenaamde RSS-reader. Je kunt

je abonneren op de webpagina’s die jij interessant vindt en leest zo iedere keer de nieuwste pagina’s in Feedly.

● Flipboard: jouw persoonlijke tijdschrift. Al het nieuws dat jij interessant vindt op 1 plek om te ontdekken, verzamelen en delen met de mensen die voor jou van belang zijn. Een vergelijkbare App is Zite: op verschillende onderwerpen kun je je abonneren. Sinds begin 2014 zijn de twee bedrijven samengegaan.

LEES HET ACTUELE NIEUWS

LEADERS ONLINE

Wanneer je meerdere social media accounts hebt, bijvoorbeeld op Twitter, Facebook en LinkedIn, dan kan het bijhouden ervan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Een social media management systeem kan je dan helpen. !Tweetdeck is handig wanneer je meerdere twitteraccounts beheert. Heb je ook op andere social media een account? Dan is Hootsuite zeer de moeite waard. Een nieuwe loot aan de stam is Socialsensr. Makkelijk te beheren en te delen met teamgenoten.

SOCIAL MEDIA

LEADERS ONLINE

Papiertjes, stapels post, losse aantekeningen: het leidt af van wat je wilt of moet doen. Maar waar laat je het allemaal? !Kijk eens op je bureau en vraag je af of je alles wat er ligt daadwerkelijk dagelijks nodig hebt. Gooi weg wat er weg kan! !Heb je aantekeningen, papiertjes of bonnen die je wilt bewaren? Neem er een foto van en bewaar het in Evernote: jouw digitale bewaarsysteem. Zo heb je alles altijd bij de hand en kun je het, door in te delen in mappen of tags aan je notities te koppelen, altijd makkelijk en snel terugvinden, !Zorg ervoor dat je het zelfde systeem hanteert als bij je mail: alle nieuwe post en papieren behandel je maar 1 keer.

TIP 3 RUIM JE SPULLEN OP

LEADERS ONLINE

TIP 4 HOUD FOCUS!

Richt je aandacht op één ding: jouw grote uitdaging, je prioriteit, het ding waarmee jij in je werk (of thuis) verschil kunt maken. !Een ding ook dat jou energie geeft, waar je plezier van krijgt en één ding tegelijkertijd.

LEADERS ONLINE

Richt je op de dingen die er voor jou toe doen: jouw ene ding. !Begin de dag met die ene grote klus die voor jou het allerbelangrijkste is en laat je niet afleiden door telefoon of mail. Besteed daaraan iedere dag een dagdeel. Zò schrijf je je eerste boek of beleidsrapport, zo maak je een spetterende speech voor een belangrijke groep luisteraars. In de middag heb je dan tijd voor de andere activiteiten.

DE DINGEN DIE ER TOE DOEN

LEADERS ONLINE

ENERGIE-GEVERS

Let er op dat je dingen blijft

doen die je energie geven.

!Kost je klus jou alleen maar

energie, of levert het je ook

wat op? En hoe zit dat met de

mensen waarmee je

samenwerkt? Geven zij

energie, brengen ze het

beste in je naar boven?

Zo ja: koester het!

!Zo nee…. Pak de bal op en

kijk hoe je de situatie kunt

verbeteren.

LEADERS ONLINE

Focus op een ding en niet meer dan dat. Uiteindelijk blijkt multitasking toch niet zo efficiënt als in eerste instantie gedacht. Je brein moet namelijk snel heen en weer schakelen tussen twee taken. Maar terwijl je denkt handig bezig te zijn kost het schakelen ontzettend veel energie voor je brein. Zo ben je dus uiteindelijk niet efficiënt aan het werk… !Focus je dus op hetgeen je aan het doen bent. Focus je op het gesprek, het schrijven van een mail of je gesprekspartner aan de andere kant van de tafel.

EEN DING TEGELIJK

LEADERS ONLINE

TIP 5 WEES PRO-ACTIEF

Wanneer je het druk hebt en je dagen volgestopt zijn, dan kan je nog wel eens in de valkuil stappen en reactief worden. Je reageert op vragen, probeert je mailbox te legen en vergeet je eigen koers te varen. Wil je weer energie krijgen? !

Neem het roer in eigen hand en wees proactief. ● Kijk waar de ruimte zit en ga ‘schaken’:

bedenk wat de volgende stappen in een proces zijn en bereid je daar op voor.

● Gebruik elke ochtend en avond 5 minuten om te kijken wat er die dag en de dagen erna gaat gebeuren. Wat betekent dat voor jou? Een handige app om daarbij te gebruiken is Any.do: daarmee houdt je overzicht van de klussen die je moet doen.

● Plan je bijeenkomsten: zorg dat je weet wat er is, wanneer en hoe lang het zal duren.

LEADERS ONLINE

Waarom moet een organisatie aandacht besteden social media?

Verschillende ontwikkelingen: • de nieuwe medewerker is niet anders

gewend: de digital natives komen op de arbeidsmarkt;

• arbeidsmarkt wordt steeds krapper door grote pensioengolf en lagere instroom in aantrekkende economie;

• mensen steeds meer zijn gewend aan transparantie en verwachten dat ook van organisaties;

• social media zijn onderdeel van kenniseconomie

21

Schrijf je in op Leaders Radar,

onze gratis nieuwsbrief

Wil jij bijblijven?

Of koop ons boek!

OVER DE SCHRIJVERS

●

Wij merken in de dagelijkse praktijk dat de informatie die op je afkomt overweldigend kan zijn. Onze eigen ervaring geven we graag door! We hebben daarbij gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van anderen, zoals boek van Keller en deze presentatie. Meer tips om makkelijk en eenvoudig je leven te organiseren vind je op lifehacking.nl.

Deze presentatie is geschreven door Lilian Bezemer en Yolanda van Heese, beiden partners met Leaders Online. Met Leaders Online laten zij zien hoe leidinggevenden social media voor hun organisatie kunnen inzetten. Zij leren leiders hoe ze met social media kunnen omgaan en wat ze moeten doen om de komende 20 jaar met plezier en succes te kunnen blijven werken.

LEADERS ONLINE