Ondernemingsplan AgODi · 2017. 9. 6. · Ondernemingsplan AgODi 2017 Detailfiches indicatoren ....

Ondernemingsplan AgODi 2017 Detailfiches indicatoren

Ondernemingsplan AgODi 2017

Detailfiches indicatoren

1


Detailfiche

Doelstelling We kennen de werkingsmiddelen en andere toelagen tijdig en correct toe Indicator Aantal tijdige uitbetalingen van werkingsmiddelen en andere toelagen Gegevens: Nummer doelstelling 1.1. Beschrijving indicator De uitbetaling van de toelagen gebeurt tijdig

Definitie van begrippen De uitbetaling van de toelagen gebeurt op de vastgestelde data

Link met SD

Door een tijdige en correcte toekenning van omkadering, werkingsmiddelen en andere toelagen zorgen we ervoor dat de scholen permanent beschikken over de nodige middelen om kwaliteitsvol onderwijs te verstrekken.

Link met instrument(en) Toelagen uitbetalen

Bron gegevens / manier van meten Elektronisch schooldossier en eigen controlebestanden

Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal uitbetalingen die tijdig zijn

gebeurd

Noemer Aantal uitbetalingen die tijdig moeten worden gemaakt

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Op de vastgestelde data (zesmaandelijks/jaarlijks)

Limietdatum gegevens 5de werkdag maand X+1 volgend op betreffende periode

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) A2A (BaO-DKO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) (gewoon en buitengewoon Onderwijs) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon Onderwijs, DKO, CLB, PBD)

Beschrijving parameter: opgelegde norm. tijdigheid van de uitbetaling m.b.t. : werkingstoelage, ICT-toelage, nascholingstoelage, integratietoelage, gewone en bijzondere internaatstoelage, toelage voor anderstalige nieuwkomers, kosten voor kinderen zonder vaste verblijfplaats: Het agentschap berekent, volgens de reglementaire bepalingen, tijdig de verschillende toelagen om ze in betaling te kunnen stellen uiterlijk op de decretaal vastgestelde betaaldata. Het agentschap engageert zich expliciet tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap. In deze procedure behoren de terbeschikkingstelling van de nodige kredieten en de activiteiten van de schoolsoftwareleveranciers, scholen, outsourcer, Departement FB, Rekenhof en de huisbankier niet tot de interne doorlooptijden van AgODi, maar vormen wel de randvoorwaarden.

2


De volgende normen zijn van toepassing:

Het agentschap streeft naar een tijdige uitbetaling van de verschillende toelagen. Het agentschap garandeert dit voor, op jaarbasis, gemiddeld 98% van de volledige, correcte en tijdige dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. Het agentschap streeft ernaar om de ontbrekende dossiers binnen de maand na kennisname uit te betalen. In uitzonderlijke omstandigheden kan deze norm in onderling overleg worden verlaagd bij grondige en/of laattijdige wijzigingen in de regelgeving.

3


Detailfiche

Doelstelling We kennen de werkingsmiddelen en andere toelagen tijdig en correct toe Indicator Aantal correcte uitbetalingen van werkingsmiddelen en andere toelagen Gegevens: Nummer doelstelling 1.1. Beschrijving indicator De uitbetaling van de toelagen gebeurt correct

Definitie van begrippen De uitbetaling van de toelagen gebeurt conform de regelgeving

Link met SD


Link met instrument(en) Toelagen uitbetalen



Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal uitbetalingen die correct zijn

gebeurd

Noemer Aantal uitbetalingen die correct moeten worden gemaakt

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Op de vastgestelde data (zesmaandelijks/jaarlijks)


Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) A2A (BaO-CLB-DKO)


Beschrijving parameter: opgelegde norm. Correctheid van de uitbetaling m.b.t. :

werkingstoelage, ICT-toelage, nascholingstoelage, integratietoelage, gewone en bijzondere internaatstoelage, toelage voor anderstalige nieuwkomers, kosten voor kinderen zonder vaste verblijfplaats: Het agentschap streeft naar een correcte afhandeling van alle dossiers. AgODi garandeert een correcte uitbetaling van werkingsmiddelen en andere toelagen voor 98% van alle dossiers.

4


Detailfiche

Doelstelling We kennen de omkadering tijdig en correct toe Indicator Aantal scholen dat de berekening van de omkadering tijdig ontvangt Gegevens: Nummer doelstelling 1.2.

Beschrijving indicator Aantal tijdige mededelingen van de berekening van de omkadering op 15 juni en/of 25 juni.

Definitie van begrippen De mededeling van omkadering gebeurt ten laatste op de vastgestelde limietdata

Link met SD


Link met instrument(en) Omkadering meedelen



Teller Aantal tijdige mededelingen van de

omkadering

Noemer Aantal mededelingen van de omkadering

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Bij elke mededeling van omkadering




Beschrijving parameter: opgelegde norm. Tijdigheid van de berekening:

Het agentschap berekent de omkadering en deelt deze uiterlijk voor het einde van het schooljaar mee aan de scholen. Het agentschap engageert zich expliciet tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap. In deze procedure behoren de activiteiten van de schoolsoftwareleveranciers, scholen, en outsourcer niet tot de interne doorlooptijden van AgODi, maar zij vormen wel de randvoorwaarden De volgende normen zijn van toepassing: Het agentschap streeft naar een tijdige berekening van de verschillende omkaderingen. Het agentschap garandeert voor de scholen van het basisonderwijs, de instellingen van DKO, de CLB en de PBD dat voor

5


gemiddeld 98% van de volledige correcte en tijdige dossiers die bij het AgODi zijn geregistreerd, uiterlijk op 15 juni de omkadering wordt meegedeeld. Het agentschap garandeert voor de gewone omkadering en de ICT-punten van de scholen van het secundair onderwijs dat voor gemiddeld 98% van de volledige, correcte en tijdige dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd, uiterlijk op 15 juni de omkadering wordt meegedeeld. Voor de andere omkaderingen is deze 25 juni. Op 31 augustus zullen in ieder geval alle omkaderingsberekeningen aan de scholen/centra zijn meegedeeld, met uitzondering van die scholen/centra die 1 oktober als teldatum hebben. In uitzonderlijke omstandigheden kan deze norm in onderling overleg worden verlaagd.

6


Detailfiche

Doelstelling We kennen de omkadering tijdig en correct toe Indicator Aantal scholen dat een correcte berekening van de omkadering ontvangt Gegevens: Nummer indicator 1.2.

Beschrijving indicator Aantal mededelingen van omkadering die een correcte berekening bevatten.

Definitie van begrippen De mededeling van de omkadering conform de regelgeving

Link met SD


Link met instrument(en) Omkadering meedelen



Teller Aantal meegedeelde correcte

berekeningen van omkadering

Noemer Aantal meegedeelde berekeningen van omkadering

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Bij elke mededeling van omkadering



Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) (gewoon en buitengewoon onderwijs) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon onderwijs, DKO, CLB, PBD)

Beschrijving parameter: opgelegde norm. Correctheid van de berekening: Het agentschap streeft naar een correcte afhandeling van de dossiers. AgODi garandeert een correcte berekening van de omkadering voor 98% van alle mededelingen van omkadering aan scholen, centra, instellingen en diensten.

7


Detailfiche

Doelstelling We behandelen de aanvragen tot erkenning, programmatie of herstructureringen van instellingen, vestigingsplaatsen en structuuronderdelen

Indicator De minister bevoegd voor onderwijs ontvangt een advies van AgODi voor die gevallen waar de regelgeving een advies heeft opgelegd

Gegevens: Nummer doelstelling 1.3.

Beschrijving indicator Een advies voor de ingediende programmatieaanvragen voor het daaropvolgende schooljaar aan de minister bevoegd voor Onderwijs bezorgen

Definitie van begrippen Voor een deel van de programmatieaanvragen legt de regelgeving een verplicht advies op door AgODi al dan niet binnen een bepaalde termijn

Link met SD


Link met instrument(en) Wijzigingen van het studieaanbod door scholen opvolgen


Berekeningswijze score Het advies wordt binnen de voorziene termijn aan de minister bevoegd voor onderwijs bezorgd

Teller / noemer (indien breuk) Teller - Noemer -

Opgelegde norm Zie beschrijving

Periodiciteit van de meting / invoer Op de vastgestelde data

Limietdatum gegevens Conform limietdatum aanvragen



8


Beschrijving parameter: opgelegde norm.

Tijdig aanleveren van het advies voor de ingediende programmatieaanvragen: In het kader het decreet basisonderwijs, de Codex Secundair Onderwijs, het Decreet Leren en werken en onderwijsdecreet II moeten schoolbesturen voor hun instellingen aanvragen of meldingen insturen bij AgODi voor programmaties van structuuronderdelen.

Het begrip structuuronderdeel heeft hierbij een ruime betekenis. Dat kan gaan over studierichtingen, opleidingen, types, onderwijsvormen, niveaus, filialen, graden, opties of instrumenten.

Naargelang het geval is er een specifieke indieningsdatum voorzien om dergelijke aanvragen in te sturen. Een deel van de programmatieaanvragen worden door de Vlaamse Regering beslist op advies van AgODi.

Soms legt de regelgeving een limietdatum op waarbinnen AgODi zijn advies moet opleveren.

Het agentschap engageert zich om het advies tijdig aan de minister bevoegd voor Onderwijs te bezorgen.


In de gevallen waarbij de regelgeving een limietdatum heeft voorzien voor het advies zal AgODi uiterlijk op die datum het advies aan de minister bevoegd voor Onderwijs bezorgen. In de gevallen dat de regelgeving geen limietdatum heeft voorzien, streeft AgODi ernaar om binnen de twee maanden na de uiterste indieningsdatum van de aanvragen een advies voor te leggen.

9


Detailfiche

Doelstelling We behandelen de aanvragen tot erkenning, programmatie of herstructureringen van instellingen, vestigingsplaatsen en structuuronderdelen

Indicator Scholen en schoolbesturen ontvangen tijdig een dienstbrief betreffende hun aanvraag of melding van programmatie of erkenning


Beschrijving indicator Scholen en schoolbesturen ontvangen tijdig een bericht betreffende hun programmatieaanvraag of melding

Definitie van begrippen Scholen moeten tijdig uitsluitsel krijgen over de door hen ingediende programmatieaanvragen of meldingen

Link met SD


Link met instrument(en) Wijzigingen van het studieaanbod door scholen opvolgen


Berekeningswijze score De scholen en schoolbesturen ontvangen een bericht over hun ingediende programmatieaanvragen of meldingen

Teller / noemer (indien breuk)

Teller Het aantal verstuurde berichten betreffende programmatieaanvragen of meldingen

Noemer Het aantal ingediende programmatieaanvragen of meldingen


Periodiciteit van de meting / invoer Op de vastgestelde data

Limietdatum gegevens Conform limietdatum aanvragen



10



Tijdig versturen berichten betreffende aanvragen of meldingen voor programmaties: In het kader het decreet basisonderwijs, de Codex Secundair Onderwijs, het Decreet Leren en werken en onderwijsdecreet II moeten schoolbesturen voor hun instellingen aanvragen of meldingen insturen bij AgODi voor programmaties, erkenningen en herstructureringen van instellingen, vestigingsplaatsen, structuuronderdelen. Het begrip structuuronderdeel heeft hierbij een ruime betekenis. Dat kan gaan over studierichtingen, opleidingen, types, onderwijsvormen, niveaus, filialen, graden, opties of instrumenten. Naargelang het geval is er meestal een specifieke indieningsdatum voorzien om dergelijke aanvragen of meldingen in te sturen. In sommige gevallen heeft AgODi een louter gebonden bevoegdheid (enkel nagaan of de voorwaarden zoals voorzien in de regelgeving zijn vervuld). Dat zijn de meldingen. Soms heeft AgODi een adviserende bevoegdheid waarbij een beslissing van de Vlaamse Regering noodzakelijk is. Dat zijn de programmatieaanvragen. Het agentschap engageert zich om de aanvragen en meldingen binnen een zo kort mogelijke periode af te handelen.

De volgende normen zijn van toepassing: De meldingen zullen binnen de 4 weken (na limietdatum voor indienen meldingen) worden verwerkt. Via “Mijn Onderwijs” zullen de betrokken instellingen en schoolbesturen een bericht ontvangen. In de gevallen waar de Vlaamse Regering een beslissing moet nemen, streeft het agentschap ernaar om een bericht binnen de 3 werkdagen na de beslissing via “Mijn Onderwijs” te publiceren voor zover de regelgeving geen andere termijn voorziet (Buo 2 weken).

11


Detailfiche Doelstelling We innen het inschrijvingsgeld van de instellingen van het DKO Indicator Aantal scholen dat tijdig het hoofdbedrag betaalt Gegevens: Nummer doelstelling 1.4.

Beschrijving indicator Het schoolbestuur betaalt tijdig het hoofdbedrag van het inschrijvingsgeld

Definitie van begrippen De betaling gebeurt ten laatste op de vastgestelde limietdatum

Link met SD


Link met instrument(en) Schoolbeheerteam, financiële dienst Bron gegevens / manier van meten Orafin Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller Aantal scholen dat tijdig het hoofdbedrag van het inschrijvingsgeld betaalt

Noemer Aantal scholen dat tijdig het hoofdbedrag van het inschrijvingsgeld moet betalen

Opgelegde norm 98% van de vorderingen zijn geïnd op 1 januari - zie beschrijving

Periodiciteit van de meting / invoer Elke betalingsperiode van 15 november tot 31 december

Limietdatum gegevens 5de werkdag van de maand volgend op de betreffende periode

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (BaO-DKO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon onderwijs, DKO, CLB, PBD)


Op 15 november stort een schoolbestuur het grootste deel van het inschrijvingsgeld van hun (niet-geverifieerd) leerlingenbestand naar een inschrijvingsfonds DKO waaruit het jaar nadien geput wordt om lonen van onderwijspersoneel te betalen. Om begrotingsredenen is het voor de overheid aangewezen om dat hoofdbedrag uiterlijk 1 januari in kas te hebben, vóór afsluiting van het boekjaar. Het agentschap streeft ernaar om 98% van de hoofdbedragen van de schoolbesturen tijdig te innen voor het boekjaar is afgesloten. Daarvoor is het ten dele afhankelijk van externe factoren, zoals een goede werking van de schoolsecretariaten en van de financiële diensten van de schoolbesturen.

12


Detailfiche

Doelstelling We innen het inschrijvingsgeld van de instellingen van het DKO Indicator Aantal scholen dat tijdig een correcte vordering van het saldo krijgt Gegevens: Nummer doelstelling 1.4.

Beschrijving indicator Het agentschap bezorgt tijdig de vorderingsdocumenten voor de inning van het saldo van het inschrijvingsgeld

Definitie van begrippen De bezorging van de vorderingsdocumenten vindt plaats uiterlijk op de vastgestelde limietdatum

Link met SD


Link met instrument(en) Verificatie, financiële dienst Bron gegevens / manier van meten Verificatieverslagen en Orafin Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller

Aantal scholen dat tijdig de vorderingsdocumenten voor het saldo krijgt

Noemer Aantal scholen dat nog een saldo van het inschrijvingsgeld moet betalen

Opgelegde norm 98% van de vorderingen van de saldi zijn bezorgd op 1 maart – zie beschrijving

Periodiciteit van de meting / invoer Elke betalingsperiode van 1 februari tot 1 maart


Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 (BaO-DKO-CLB)



Op 15 november stort een schoolbestuur het grootste deel van het inschrijvingsgeld van hun (niet-geverifieerd) leerlingenbestand naar een inschrijvingsfonds DKO waaruit het jaar nadien geput wordt om lonen van onderwijspersoneel te betalen. Om begrotingsredenen is het voor de overheid aangewezen om dat hoofdbedrag uiterlijk 1 januari in kas te hebben, vóór afsluiting van het boekjaar. Het agentschap streeft ernaar om 98% van de hoofdbedragen van de schoolbesturen tijdig te innen voor het boekjaar is afgesloten. Na afsluiting van de verificatieperiode op 31 januari maakt de verificatie voor elke school een verslag met de afrekening van het inschrijvingsgeld op basis van het geverifieerde leerlingenbestand en publiceert dat verificatieverslag uiterlijk 1 maart op de portaalsite Mijn Onderwijs. Ongeveer de helft van de scholen moet op basis van de afrekeningen nog een klein saldo betalen. Ten laatste op 1 maart bezorgt de financiële dienst van het agentschap aan de betrokken schoolbesturen een correcte vorderingsbrief met een factuur om het saldo van het inschrijvingsgeld te vereffenen. Het agentschap garandeert dat het 98% van de vorderingsdocumenten tijdig aan de schoolbesturen bezorgt.

13


Detailfiche Doelstelling We innen het inschrijvingsgeld van de instellingen van het DKO Indicator Aantal scholen dat tijdig een correcte vordering van het saldo krijgt Gegevens: Nummer doelstelling 1.4.

Beschrijving indicator Het agentschap bezorgt aan de school correcte vorderingsdocumenten voor de inning van het saldo van het inschrijvingsgeld

Definitie van begrippen De vorderingsdocumenten worden opgemaakt op basis van het verificatieverslag met de correcte afrekening van het inschrijvingsgeld

Link met SD


Link met instrument(en) Verificatie, financiële dienst Bron gegevens / manier van meten Verificatieverslagen en Orafin Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller

Aantal scholen dat correcte vorderingsdocumenten voor het saldo krijgt

Noemer Aantal scholen dat nog een saldo van het inschrijvingsgeld moet betalen

Opgelegde norm 98% van de saldi zijn correct berekend -zie beschrijving

Periodiciteit van de meting / invoer Elke betalingsperiode van 1 februari tot 1 maart





Op 15 november stort een schoolbestuur het grootste deel van het inschrijvingsgeld van hun (niet-geverifieerd) leerlingenbestand naar een inschrijvingsfonds DKO waaruit het jaar nadien geput wordt om lonen van onderwijspersoneel te betalen. Om begrotingsredenen is het voor de overheid aangewezen om dat hoofdbedrag uiterlijk 1 januari in kas te hebben, vóór afsluiting van het boekjaar. Het agentschap streeft ernaar om 98% van de hoofdbedragen van de schoolbesturen tijdig te innen voor het boekjaar is afgesloten. Na afsluiting van de verificatieperiode op 31 januari maakt de verificatie voor elke school een verslag met de afrekening van het inschrijvingsgeld op basis van het geverifieerde leerlingenbestand en publiceert dat verificatieverslag uiterlijk 1 maart op de portaalsite Mijn Onderwijs. Ongeveer de helft van de scholen moet op basis van de afrekeningen nog een klein saldo betalen. Ten laatste op 1 maart bezorgt de financiële dienst van het agentschap aan de betrokken schoolbesturen een vorderingsbrief met een factuur om het saldo van het inschrijvingsgeld te vereffenen. Het agentschap garandeert dat 98% van de vorderingsdocumenten correct zijn.

14


Detailfiche

Doelstelling We kennen speciale onderwijsleermiddelen toe voor leerlingen, studenten en cursisten met een handicap

Indicator Aantal beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen aan de scholen, instellingen en centra.

Gegevens: Nummer doelstelling 1.5

Beschrijving indicator De beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen worden tijdig meegedeeld

Definitie van begrippen De beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen gebeurt binnen de 15 werkdagen

Link met SD


Link met instrument(en) Speciale onderwijsleermiddelen toekennen Bron gegevens / manier van meten Digis (digitaal schooldossier) en eigen databanken Berekeningswijze score (T/N)*100


Teller Aantal tijdig meegedeelde beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen

Noemer Aantal meegedeelde beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen


Periodiciteit van de meting / invoer Bij elke mededeling van de beslissing omtrent de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen




Beschrijving parameter: opgelegde norm. Tijdigheid van de behandeling van aanvragen voor speciale onderwijsleermiddelen m.b.t. technische hulpmiddelen en aangepast meubilair, kopieën en aanpassingen van lesmateriaal: Het agentschap behandelt de aanvragen voor toekenning van speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het basis- en secundair onderwijs, studenten hoger onderwijs en cursisten uit het volwassenenonderwijs. Het agentschap engageert zich expliciet tot de hieronder bepaalde norm voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dit impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap.

15


In deze procedure behoren de terbeschikkingstelling van de nodige kredieten en de activiteiten van scholen en outsourcer bijvoorbeeld niet tot de interne doorlooptijden van AgODi, maar vormen wel de randvoorwaarden. De volgende normen zijn van toepassing: Het agentschap streeft naar een tijdige mededeling van de beslissingen m.b.t. de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen, d.i. voor gemiddeld 80% van de volledige en correcte dossiers binnen de 15 werkdagen na de ontvangst.

16


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte opvolging van het administratieve dossier van het personeel

Indicator Aantal tijdig afgehandelde eindeloopbaandossiers en dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen, detacheringen


Beschrijving indicator De eindeloopbaandossiers en dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen en detacheringen van het personeel worden tijdig afgehandeld

Definitie van begrippen

De eindeloopbaandossiers en de dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen en detacheringen die tijdig en correct werden ingediend, worden binnen de opgelegde termijnen afgewerkt

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden, dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken

Link met instrument(en) Personeelsdossiers beheren

Bron gegevens / manier van meten Databank TBS + codering Elektronisch Personeelsdossier, Elektronisch Personeelsdossier, databank detacheringen

Berekeningswijze score T/N*100

Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal tijdig afgewerkte dossiers

Noemer Totaal aantal dossiers die afgewerkt moeten zijn

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Op de vastgestelde tijdstippen

Limietdatum gegevens Vijfde werkdag van de maand volgend op de vastgestelde tijdstippen (X + 1)

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) A2A (BaO-CLB) A2 (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO-DKO) A2 (BaO-CLB) A1 (AOP)


- tijdigheid van afhandeling van dossiers: Het agentschap engageert zich expliciet tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap.

17


De volgende normen zijn van toepassing: Doelstellingsparameter terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen (TBSVP) en bonus De aanvraagdossiers TBSVP en Bonus die op basis van artikel 9 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 februari 2000 uiterlijk drie maanden voor de effectieve ingangsdatum volledig en correct werden ingediend, worden voor de effectieve ingangsdatum van dat stelsel afgehandeld (kennisgeving aan het betrokken personeelslid, vaststelling van het uit te keren wachtgeld) voor zover de pensioendienst voor de overheidssector (PDOS) voor deze datum de effectieve pensioendatum aan het agentschap voor onderwijsdiensten heeft overgemaakt. Het agentschap garandeert op jaarbasis gemiddeld 98% van de volledige, correcte en tijdige dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. AgODi streeft naar een tijdige afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid, tijdigheid en correctheid voldoen. Doelstellingsparameter vaste benoeming De dossiers vaste benoeming voor personeelsleden met recht op een uitgestelde bezoldiging, waarvoor uiterlijk op 30 september van elk schooljaar een volledige en correcte zending via WEB-EDISON (Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en Onderwijs) bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten wordt geregistreerd voor de benoeming met als ingangsdatum 1 juli en uiterlijk op 31 december voor de benoeming met als ingangsdatum 1 oktober, worden vóór de verwerkingsdatum van respectievelijk oktober en januari daaropvolgend afgewerkt.

Het agentschap garandeert op jaarbasis gemiddeld 98% van de volledige, correcte en tijdige dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. AgODi streeft naar een tijdige afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid, tijdigheid en correctheid voldoen. Doelstellingsparameter arbeidsongevallen

De juridische erkenning van alle arbeidsongevallen waarvan aangifte wordt gedaan,

vindt voor 80% van alle aangiften plaats binnen een termijn van 30 werkdagen na de aangifte. Voor alle aangiften waarvan het dossier volledig is, of waarvan het dossier onvolledig is binnen de wil van het slachtoffer – voor een onvolledig dossier wordt het slachtoffer driemaal aangeschreven met het verzoek het dossier te vervolledigen - streeft AgODi ernaar de juridische beslissing te nemen binnen een termijn van 90 werkdagen na de aangifte. Doelstellingsparameter detacheringen

De volledig en correct ingevulde detacheringaanvragen worden verwerkt binnen de 45

kalenderdagen na ontvangst in het agentschap, voor zover de volledige en correcte zending bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten werd geregistreerd. Uiterlijk op de laatste dag van deze termijn wordt het besluit verstuurd. Het agentschap garandeert op jaarbasis gemiddeld 98% van de volledige, en correcte dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd.

18


AgODi streeft naar een tijdige afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid en correctheid voldoen.

19


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte opvolging van het administratieve dossier van het personeel

Indicator Aantal correct afgehandelde eindeloopbaandossiers en dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen, detacheringen


Beschrijving indicator De eindeloopbaandossiers en dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen en detacheringen van het personeel worden correct afgehandeld


De eindeloopbaandossiers en de dossiers m.b.t. vaste benoeming, arbeidsongevallen en detacheringen die tijdig, correct en volledig werden ingediend, worden correct binnen de opgelegde termijnen afgehandeld

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden, dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken

Link met instrument(en) Personeelsdossiers beheren

Bron gegevens / manier van meten

Databank TBSVP, codering Elektronisch Personeelsdossier, Elektronisch Personeelsdossier Het meten gebeurt op basis van een steekproef die opgesteld wordt in overleg met Audit Vlaanderen/of het Rekenhof.


Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal correct afgewerkte dossiers

Noemer Totaal aantal dossiers die correct afgewerkt moeten zijn



Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) A2A (BaO-CLB) A2A (AOP)



- correctheid van afhandeling van dossiers: Het agentschap engageert zich om de kwaliteit van de afhandeling van de dossiers te meten op basis van een steekproef en methodiek van interne controle die wordt opgesteld in overleg met Audit Vlaanderen en/of het Rekenhof.

20



Het agentschap streeft naar een correcte afhandeling van de dossiers. AgODi engageert zich om de huidige norm van dienstverlening te handhaven.

Doelstellingsparameter terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen (TBSVP) en bonus

De aanvraagdossiers TBSVP en Bonus die op basis van artikel 9 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 februari 2000 uiterlijk drie maanden voor de effectieve ingangsdatum volledig en correct werden ingediend, worden voor de effectieve ingangsdatum van dat stelsel correct afgehandeld, voor zover de pensioendienst voor de overheidssector (PDOS) voor deze datum de effectieve pensioendatum aan het agentschap voor onderwijsdiensten heeft overgemaakt. Een dossier is correct als het personeelslid het juiste wachtgeld krijgt uitbetaald. AgODi garandeert voor 98% van alle personeelsdossiers een correct wachtgeld. AgODi streeft naar een correcte afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid en correctheid voldoen. Doelstellingsparameter vaste benoeming Een aanvraag tot vaste benoeming is correct afgehandeld als:

• de voorwaarden betreffende het personeelslid werden nagekeken; • het personeelslid het salaris van een vastbenoemde krijgt.

AgODi garandeert voor 98% van alle personeelsdossiers een correct salaris. AgODi streeft naar een correcte afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid en correctheid voldoen. Doelstellingsparameter arbeidsongevallen en rentedossiers Het agentschap streeft ernaar de arbeidsongevallen af te handelen volgens de reglementaire bepalingen. Om na te gaan of deze doelstelling wordt bereikt wordt een externe controle uitgevoerd betreffende:

- de correctheid van de rentedossiers die wordt gecontroleerd door de administratie van pensioenen;

- de gegrondheid van negatieve juridische beslissingen betreffende de erkenning van een arbeidsongeval, die zal worden gecontroleerd door het Fonds voor Arbeidsongevallen.

Doelstellingsparameter detacheringen Een detacheringaanvraag wordt correct afgehandeld wanneer er een besluit wordt opgemaakt dat in overeenstemming is met het correct en volledig ingevulde aanvraagformulier. De correctheid wordt gemeten op basis van het aantal besluiten waarvan door betrokkene, het schoolbestuur/de inrichtende macht, de instelling of de detacherende organisatie wordt gesignaleerd dat er geen overeenstemming is met de detacheringaanvraag. Een dossier wordt als correct beschouwd als de essentiële voorwaarden waaraan een detachering moet voldoen, zijn vervuld. Het agentschap garandeert op jaarbasis gemiddeld 98% van de volledige en correcte dossiers, die bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. AgODi streeft naar een correcte afhandeling van alle dossiers die aan de gestelde criteria van volledigheid en correctheid voldoen.

21


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte verwerking van het geldelijke dossier van het personeel

Indicator Aantal tijdige uitbetalingen van het salaris op de vaste betaaldatum Gegevens: Nummer doelstelling 2.2. Beschrijving indicator De uitbetaling van het salaris gebeurt tijdig


Het salaris wordt in betaling gesteld op de laatste werkdag van elke maand, aan die personeelsleden van wie het dossier volledig, correct en tijdig (uiterlijk twee werkdagen voor de uiterste verwerkingsdatum) door het Agentschap voor Onderwijsdiensten is geregistreerd.

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden, dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken.

Link met instrument(en) Salarissen uitbetalen

Bron gegevens / manier van meten Elektronisch Personeelsdossier + manuele verwerking



Teller Aantal stamnummers waarvoor tijdig een uitbetaling van het salaris gebeurde op de laatste werkdag van de maand X.

Noemer

Totaal aantal stamnummers waarvoor een uitbetaling van het salaris tijdig moet gebeuren op de laatste werkdag van de maand X

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens Vijfde werkdag volgende maand (X + 1)

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) A2A (BaO-CLB) A2A (AOP)



- tijdigheid van uitbetaling m.b.t. het salaris: Het agentschap stelt het salaris in betaling van de onderwijspersoneelsleden op de laatste werkdag van elke maand. Het agentschap engageert zich expliciet tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat zowel de interne als de externe

22


periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap. 1. Korte situering De activiteiten die binnen AgODi worden ontwikkeld vormen slechts één – weliswaar belangrijke – schakel in het geheel van activiteiten en gedeeltelijk geautomatiseerde processen die samen de loonverwerking vormen. Verder blijkt AgODi rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken te zijn bij (het behouden van) de correcte werking van alle stappen van de loonverwerking, maar voor de uiteindelijke uitbetaling zijn acties nodig van een andere entiteit. 2. De loonverwerking Het begrip “loonverwerking” omvat het geheel van processtappen die moeten doorlopen worden om een correcte en tijdige uitbetaling van het salaris van de personeelsleden verbonden aan de onderwijsinstellingen te kunnen waarborgen. Deze uitbetaling is gebaseerd op een geheel van reglementeringen die de sector grotendeels eigen is en qua complexiteit vergelijkbaar is met de sociale en fiscale wetgeving die door de sociale secretariaten toegepast wordt. In dat proces onderscheiden we vier belangrijke stappen: - de elektronische aanlevering van de gegevens door de schoolsecretariaten en

transfer via Web-Edison naar het EPD; - het beheer van de personeelsgegevens via het elektronisch personeelsdossier; - de salarisberekening; - de naverwerking van het salaris: aanrekening in de begroting en boekhoudkundige

verwerking, uitbetaling via de huisbankier. In dat stappenplan behoren de activiteiten van de schoolsoftwareleveranciers, scholen, inspectie, andere agentschappen van het Ministerie van Onderwijs en Vorming, outsourcerDepartement FB en de huisbankier niet tot de interne doorlooptijden van AgODi .


Het agentschap streeft naar een tijdige uitbetaling van het salaris op de laatste werkdag van elke maand. Het agentschap garandeert op jaarbasis gemiddeld 99,9% van de volledige, correcte en tijdige dossiers, die uiterlijk twee werkdagen voor de uiterste verwerkingsdatum via WEB-EDISON (Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ONderwijs) bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. Voor de overige 0,1% van de betrokken dossiers streeft het Agentschap naar een betaling van het salaris de daarop volgende maand. In uitzonderlijke omstandigheden kan deze norm in onderling overleg worden verlaagd: - indien een groot aantal dossiers (meer dan 20%), pas tijdens de laatste vijf werkdagen voor de uiterste verwerkingsdatum worden geregistreerd, en niet, zoals gebruikelijk, gelijkmatig gespreid over de maand. - bij grondige en/of laattijdige wijzigingen in de regelgeving. Het agentschap rapporteert periodiek over de stand van zaken van deze indicator.

23


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte verwerking van het geldelijke dossier van het personeel

Indicator Aantal correcte uitbetalingen van het salaris op de vaste betaaldatum Gegevens: Nummer indicator 2.2.

Beschrijving indicator De uitbetaling van het salaris gebeurt in overeenstemming met de onderwijs- en aanverwante regelgeving


Op basis van de geldelijke anciënniteit en de salarisschaal gebeurt de uitbetaling van het salaris in overeenstemming met de onderwijs- en aanverwante regelgeving

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden,dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken

Link met instrument(en) Salarissen uitbetalen

Bron gegevens / manier van meten Elektronisch Personeelsdossier + manuele verwerking.



Teller

Aantal stamnummers van de steekproef waarvoor op basis van de gekozen administratieve of geldelijke parameters, de uitbetaling in overeenstemming is met de onderwijs- en aanverwante regelgeving

Noemer

Totaal aantal stamnummers dat werd gecontroleerd op basis van een steekproef en methodiek van interne controle die wordt opgesteld in overleg met Audit Vlaanderen en/of het Rekenhof.

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer jaarlijks Limietdatum gegevens Vijfde werkdag volgend jaar (X + 1)

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) A2A (BaO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO-DKO) A2 (BaO-CLB)


- correctheid van uitbetaling van het salaris:

24


De uitbetaling door het agentschap van het salaris aan de onderwijspersoneelsleden gebeurt correct op vlak van de geldelijke parameters op de laatste werkdag van elke maand. Het agentschap engageert zich expliciet tot de normen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het om de behandeling gaat van volledige en correcte dossiers, die uiterlijk twee werkdagen voor de uiterste verwerkingsdatum door het Agentschap voor Onderwijsdiensten zijn geregistreerd. Dat impliceert dat de behandeling van gegevens binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingsnorm van het agentschap. Het agentschap engageert zich om de kwaliteit van de afhandeling van de dossiers te meten op basis van een steekproef en methodiek van interne controle die wordt opgesteld in overleg met Audit Vlaanderen en/of het Rekenhof.

De volgende normen zijn van toepassing: Het agentschap streeft naar correcte uitbetalingen van het salaris op de laatste werkdag van elke maand en deze af te handelen volgens de reglementaire bepalingen en sociale akkoorden. Om na te gaan of deze doelstelling wordt bereikt, zal jaarlijks, op basis van een steekproef en een methodiek van interne controle die wordt opgesteld in overleg met Audit Vlaanderen en/of het Rekenhof, de conformiteit of rechtmatigheid worden onderzocht van de gekozen administratieve of geldelijke parameters. Het agentschap garandeert dat voor 95% van de in de steekproef opgenomen dossiers, de conformiteit betreffende de gekozen parameters wordt bereikt. Deze norm geldt voor handelingen i.v.m. de gekozen parameters uitgevoerd na 1 januari 2011 met dien verstande dat een afwijking van de geldelijke anciënniteit die geen impact heeft op het salaris voor die maand als correct wordt beschouwd. Het agentschap streeft zowel voor de dossiers met een afwijking als voor de overige 5% naar een correcte uitbetaling van het salaris binnen de daarop volgende drie maanden en uiterlijk binnen de verjaringstermijn. In uitzonderlijke omstandigheden kan deze norm in onderling overleg worden verlaagd bij grondige en/of laattijdige wijzigingen in de regelgeving.

25


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte realisatie van de terugvorderingen en recuperaties van salarissen die worden geprefinancierd (detacheringen met terugbetaling Personeel werkingsbudget PWB)

Indicator Aantal tijdige recuperaties van de prefinanciering Gegevens: Nummer doelstelling 2.3.

Beschrijving indicator De opmaak van de terugvorderingen van de PWB-dossiers en de detacheringen wordt tijdig gerealiseerd


In het kader van PWB betaalt het agentschap personeelsleden van wie de loonkost twee maal per jaar wordt teruggevorderd van het schoolbestuur. Bij de meeste detacheringtypes wordt maandelijks het salaris van de gedetacheerde personeelsleden uitbetaald. Bij een aantal daarvan wordt – na de administratieve afhandeling van het detacheringdossier – de loonkost volgens de vastgestelde kalender teruggevorderd van de organisatie waarbij het betrokken personeelslid is gedetacheerd.

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden, dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken en het aantal terugvorderingen tot een minimum wordt beperkt.

Link met instrument(en) Personeelsdossiers beheren Bron gegevens / manier van meten Interne gegevens Berekeningswijze score T/N*100


Teller

Totaal aantal terugvorderingen die uitgevoerd zijn binnen de afgesproken periode

Noemer Totaal aantal terugvorderingen die uitgevoerd moeten zijn


Periodiciteit van de meting / invoer PWB: tweemaal per jaar Detacheringen: 4 keer per jaar

Limietdatum gegevens

PWB: periode van 1 september tot en met 31 december uiterlijk vóór 31 maart en de periode van 1 januari tot en met 30 juni uiterlijk vóór 31 augustus Detacheringen (lonen): Ten laaste op het einde van de derde maand volgend op het einde van betrokken periode.

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A(SO-DKO) A2A (BaO-CLB)

26




- tijdigheid van afhandeling van dossiers: Het agentschap wil zich expliciet engageren tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap.

De volgende normen zijn van toepassing: Het agentschap streeft naar een tijdige afhandeling van alle terugvorderingen. Voor de PWB-terugvorderingen geeft het agentschap de garantie dat de periode van 1 september tot en met 31 december uiterlijk vóór 31 maart en voor de periode van 1 januari tot en met 30 juni uiterlijk vóór 31 augustus, 98 % van de dossiers worden verwerkt. Voor de detacheringen zullen de terugvorderingen van de lonen uiterlijk op het einde van de derde maand volgend op de betrokken periode worden verwerkt. AgODi garandeert 98% tijdige verwerking van de terugvorderingen. Detacheringdossiers worden maar opgenomen in deze indicator vanaf het ogenblik dat het administratieve luik volledig afgehandeld is, d.w.z. na het verzenden aan alle betrokken partijen van een kopie van het besluit. In uitzonderlijke omstandigheden kan deze norm in onderling overleg worden verlaagd.

27


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte realisatie van de terugvorderingen en recuperaties van salarissen die worden geprefinancierd (detacheringen met terugbetaling Personeel werkingsbudget PWB)

Indicator Aantal correcte recuperaties van de prefinanciering Gegevens: Nummer doelstelling 2.3.

Beschrijving indicator De geprefinancierde salarissen worden correct teruggevorderd


In het kader van PWB betaalt het agentschap personeelsleden van wie de loonkost twee maal per jaar wordt teruggevorderd van het schoolbestuur. Bij de meeste detacheringtypes wordt maandelijks het salaris van de gedetacheerde personeelsleden uitbetaald. Bij een aantal daarvan wordt – na de administratieve afhandeling van het detacheringdossier – de loonkost volgens de vastgestelde kalender teruggevorderd van de organisatie waarbij het betrokken personeelslid is gedetacheerd.

Link met SD

Via een tijdige en correcte salarisverwerking, het efficiënt beheren van personeelsdossiers, een correcte toepassing van de wetgeving en de sectorale akkoorden, dragen we bij tot een algemene tevredenheid bij de personeelsleden in het onderwijs zodat deze zich kunnen toeleggen op hun kerntaken en het aantal terugvorderingen tot een minimum wordt beperkt.

Link met instrument(en) Personeelsdossiers beheren Bron gegevens / manier van meten Interne gegevens Berekeningswijze score T/N*100


Teller

Totaal aantal terugvorderingen die correct zijn binnen de afgesproken periode

Noemer Totaal aantal terugvorderingen die uitgevoerd zijn

Opgelegde norm 95%

Periodiciteit van de meting / invoer PWB: Detacheringen: 4 keer per jaar


PWB: Detacheringen (lonen): Op het einde van de volgende volgende periode is er een realistisch beeld van de correctheid.

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A(SO-DKO) A2A (BaO-CLB)


Beschrijving parameter: opgelegde norm. 28


- correctheid van afhandeling van dossiers:

Het agentschap wil zich expliciet engageren tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap.

De volgende normen zijn van toepassing: Het agentschap streeft naar een correcte afhandeling van alle terugvorderingen. Er wordt gestreefd dat 95% van de opgemaakte terugvorderingen in het kader van terugvorderingen correct zijn.

29


Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een tijdige en correcte aanrekening van de lonen op de onderwijsbegroting

Indicator Aantal tijdige en correcte aanrekeningen Gegevens: Nummer doelstelling 2.4.

Beschrijving indicator De aanrekening van de lonen gebeurt tijdig en correct.

Definitie van begrippen De uitbetaling gebeurt op de laatste werkdag van de maand en de uitbetaalde lonen zijn correct berekend.

Link met SD


Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Eigen bestanden, Orafin Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal uitbetalingen die tijdig en correct zijn gebeurd

Noemer Totaal Aantal uitbetalingen Opgelegde norm 98% Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens Laatste werkdag van de maand

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (AOP)

30


Detailfiche

Doelstelling: We nemen de fiscale en sociale werkgeversverplichtingen op, ondermeer wat betreft de fiscale en sociale aangifte en betalingen en dimona, en dit voor wat betreft de personeelsleden die door O&V gefinancierd of gesubsidieerd worden

Indicator: Aantal keer dat de sociale aangifte gebeurt binnen de wettelijk verplichte termijn

Gegevens:

Nummer doelstelling 2.5.

Beschrijving indicator

Definitie van begrippen De wettelijk verplichte termijn is het einde van de maand volgend op het kwartaal

Link met SD


Link met instrument(en) /

Bron gegevens / manier van meten Notificaties van de aangiften

Berekeningswijze score /

Alarmdrempels meetpunt 1

• Groen X = 1

• Oranje /

• Rood X = 0

Opgelegde norm Absoluut

31


Periodiciteit van de meting / invoer Per trimester

Limietdatum gegevens Ten laatste één week na ieder trimester

Verantwoordelijke rapportering (extern) A1 en A2 (AOP – Cel Wedden)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 en A2 (AOP – Cel Wedden)

32


Detailfiche


Indicator: Aantal keer dat de fiscale aangifte gebeurt binnen de door de FOD Financiën opgelegde termijn

Gegevens:



Definitie van begrippen Wordt gemeten in de maanden februari of maart, juli, oktober en december

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Notificaties van de BOW-aangiften


Alarmdrempels meetpunt

1

• Groen X = 1

• Oranje /

• Rood X = 0

33



Periodiciteit van de meting / invoer Zie betrokken maanden (def. begrippen)

Limietdatum gegevens Ten laatste één week na elke betrokken maand



34


Detailfiche


Indicator: De fiscale werkgeversverplichtingen worden tijdig en correct vervuld

Gegevens:


Beschrijving indicator Aantal keer dat de verzending van de fiscale documenten aan de betrokken personeelsleden gebeurt binnen de wettelijk opgelegde termijn

Definitie van begrippen Te meten in de maanden mei, juli, september en december

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten De verzenddatum



Teller Aantal keer dat de verzending van de fiscale documenten niet gebeurt binnen de wettelijk opgelegde termijn

• Groen: X = 0

• Oranje: /

• Rood: X > 0


Periodiciteit van de meting / invoer Zie betrokken maanden (def. begrippen)

35


Limietdatum gegevens Ten laatste één week na de betrokken maanden



36


Detailfiche Doelstelling We sturen de LOP-deskundigen aan en voorzien in de nodige vorming en overleg

Indicator Er zijn duidelijke communicatielijnen uitgetekend met de LOP-deskundigen en er is een vormingsprogramma uitgewerkt met bijzondere aandacht voor de decretale opdrachten en de beleidsprioriteiten van de minister.

Gegevens: Nummer doelstelling 3.1.1

Beschrijving indicator Zie beschrijving


In een aantal gemeenten en regio’s zijn lokale overlegplatforms (LOP’s) actief. Ze volgen de gelijke onderwijskansen op in de gemeente/regio en ondersteunen daarbij o.m. het inschrijvingsrecht. De LOP-deskundigen ondersteunen de LOP’s op inhoudelijk en organisatorisch vlak.

Link met SD

Via het ondersteunen van het inschrijvingsrecht en faciliteren van gelijke onderwijskansen dragen we bij tot een succesvolle schoolloopbaan van alle leerlingen

Link met instrument(en) SharePoint LOP’s

Bron gegevens / manier van meten -

Berekeningswijze score -


Opgelegde norm

- 8 overlegmomenten met de LOP-deskundigen

- 8 vormingsactiviteiten - 5 elektronische nieuwsbrieven

Periodiciteit van de meting / invoer Per jaar

Limietdatum gegevens -




Er zijn duidelijke communicatielijnen uitgetekend met de LOP-deskundigen: SharePoint en nieuwsbrieven zijn daarvoor belangrijke dragers. 37


Er is een uitvoerig vormingsprogramma uitgewerkt met bijzondere aandacht voor de decretale opdrachten en de beleidsprioriteiten van de minister. Er is regelmatig overleg met de LOP-deskundigen. Op die manier creëren we een gelijkgerichtheid van aanpak en meer professionaliteit. De opgelegde norm van 8 overlegmomenten met de LOP-deskundigen zorgt ervoor dat er tijdens het schooljaar ongeveer maandelijks de nodige afstemming kan gebeuren en ontwikkelingen kunnen worden opgevolgd. De opgelegde norm van 8 vormingsactiviteiten met de LOP-deskundigen zorgt ervoor dat er tijdens het schooljaar ongeveer maandelijks aanbod van een vorming, training of opleiding ingepland is. Meerdere vormingsthema’s kunnen zo aan bod komen. De opgelegde norm van 5 elektronische nieuwsbrieven geeft de gelegenheid om nieuwe items over beleidsontwikkelingen, regelgeving, relevante inhoudelijke thema’s te rubriceren…

38


Detailfiche

Doelstelling We leveren aan de LOP’s gegevens rond gelijke onderwijskansen en ondersteunen hen bij de opmaak van een omgevingsanalyse en verzorgen de monitoring van de LOP-werking

Indicator Er zijn gegevens rond gelijke onderwijskansen aangeleverd waar nodig en mogelijk. De LOP’s worden jaarlijks gemonitord over hun werking



Er zijn gegevens rond gelijke onderwijskansen aangeleverd waar nodig en mogelijk. De gegevens ondersteunen de LOP’s om lokaal tot betere inzichten te komen en vervolgens afspraken te maken. De LOP's worden jaarlijks gemonitord over hun werking. De gegevens uit de monitoring worden o.m. ontsloten via rapporten.


De inhoudelijke werking van de LOP’s steunt sterk op een omgevingsanalyse. De monitors brengen de resultaten van de LOP’s in kaart op diverse domeinen.

Link met SD


Link met instrument(en) Website AgODi, SharePoint, webapplicaties ….

Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi, Discimus, Dataloep,…




Periodiciteit van de meting / invoer Per jaar.

Limietdatum gegevens Zie lager.




LOP-deskundigen hebben via een web-applicatie toegang tot actuele data met betrekking tot:

39


In het Basisonderwijs: - Anderstalige nieuwkomers - Leerlingenstromen - Onderwijslandschap - Overgang van basis naar secundair onderwijs - Schoolse vertraging

In het secundair onderwijs: - Onthaalklas anderstalige nieuwkomers - Leerlingenstromen - Onderwijslandschap - Schoolse vertraging - Problematische afwezigheden - Tucht-meldingen - Schoolveranderingen - Laattijdige inschrijvingen en vroege uitschrijvingen

Een derde webapplicatie gaat dieper in op de relatieve aanwezigheid in de LOP’s en wordt gebruikt om de dubbele contingentering in de LOP’s op een optimale manier te implementeren. Deze applicatie bevat net zoals de overige applicaties zowel actuele als historische data waarbij oog is voor de vergelijkbaarheid van de huidige en de historische indicatoren.

Naast de dynamische omgevingsanalyse via de webapplicaties wordt er een standaardomgevingsanalyse ter beschikking gesteld in pdf-formaat. Deze omvat volgende rubrieken:

- Evoluties van de leerlingenaantallen - Schoolse vertraging - Leerlingenstromen - Leerlingenkenmerken - Onthaalklas anderstalige nieuwkomers - Oriënteringsattesten - Vroegtijdig schoolverlaten

Ook particuliere vragen naar gegevens vanuit de LOP’s worden opgevolgd door een data-analist.

Er wordt gestreefd naar een tijdige aanlevering van de gegevens. De tijdige aanlevering dient daarbij gepaard te gaan met ondersteuning en maatwerk. Jaarlijks evalueert een panel van LOP-deskundigen (usersgroep) beide dimensies en rapporteert daarover (uiterlijk in december).

We streven ernaar dat 80% van de vragen in de monitors van de LOP correct zijn ingevuld tegen 1 november; dit in functie van een snellere opmaak van de rapportering over de LOP-werking.

40


Detailfiche

Doelstelling We voorzien in de nodige ondersteuning van de LOP-voorzitters

Indicator Er is op geregelde tijdstippen overleg met de LOP-voorzitters. De LOP-voorzitters worden ondersteund door het organiseren van studiedagen waar ervaringsuitwisseling centraal staat.



Er is op geregelde tijdstippen overleg met de LOP-voorzitters. De LOP-voorzitters worden ondersteund door het organiseren van studiedagen waar ervaringsuitwisseling centraal staat.


LOP-voorzitter: voorzitter van een lokaal overlegplatform voor gelijke onderwijskansen (aangesteld voor een mandaatperiode van 6 jaar door de minister van onderwijs op voordracht van het LOP). De gemandateerde LOP-voorzitters zijn een afvaardiging van de LOP-voorzitters. Ze vertegenwoordigen de LOP-voorzitters op de overlegmomenten met AgODi …

Link met SD De LOP-voorzitters volgen alle ontwikkelingen rond het inschrijvingsrecht en gelijke onderwijskansen.

Link met instrument(en) Overlegmomenten, studiedagen …

Bron gegevens / manier van meten -



Opgelegde norm

- 3 overlegmomenten met de gemandateerde LOP-voorzitters

- Minimaal 1 studiedag - Minimaal 3 praktijkvoorbeelden uit de LOP’s

per studiedag Periodiciteit van de meting / invoer Per jaar




41



Er bestaat een lange traditie van overleg met de gemandateerde LOP-voorzitters. De veelgebruikte naam voor dit overleg, nl. ‘het trimestrieel overleg met de gemandateerde LOP-voorzitters’ geeft de intensiteit van dat overleg aan. Die intensiteit (3 x per jaar) sluit aan bij het verwachtingspatroon van de LOP-voorzitters. Zo nodig worden er bijkomende overlegmomenten ingepland. Met minimaal 1 studiedag per jaar engageert AgODi zich alvast één studiedag te organiseren op vraag van de gemandateerde LOP-voorzitters rond een thema dat zij als prioritair vooropstellen. Met de norm van minimaal drie praktijkvoorbeelden uit de LOP’s per studiedag bieden we ruim de kans tot ervaringsuitwisseling en kunnen we enige variatie aanbieden (vb. grootstad vs. andere stad; basis vs. secundair …).

42


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen de correcte implementatie van het inschrijvingsrecht door scholen en externe belanghebbenden te informeren, door de nodige vorming te organiseren en door gegevens op maat van de scholen ter beschikking te stellen.

Indicator

Op vraag van scholen en externe belanghebbenden wordt vorming aangeboden over uiteenlopende aspecten van het inschrijvingsrecht. Op vraag van scholen en externe belanghebbenden worden gegevens over gelijke onderwijskansen aangeleverd.



Op vraag van scholen en externe belanghebbenden wordt vorming aangeboden over uiteenlopende aspecten van het inschrijvingsrecht. Op vraag van scholen en externe belanghebbenden worden gegevens over gelijke onderwijskansen aangeleverd.


Vorming: het betreft zowel opleidingen, trainingen, vormingen, als studiedagen. Gegevens doelen in de eerste plaats op cijfergegevens betreffende relatieve aanwezigheid en de zogenaamde terugzendingen betreffende de zittende leerlingen.

Link met SD

Via het ondersteunen van het inschrijvingsrecht en faciliteren van gelijke onderwijskansen dragen we bij tot een succesvolle schoolloopbaan van alle leerlingen.

Link met instrument(en) Informatieverstrekking; vormingsaanbod

Bron gegevens / manier van meten De evaluaties van vormingsinitiatieven; aanleveren van data op website AgODi en ‘Mijn Onderwijs’


Teller / noemer (indien breuk) Teller Noemer

Opgelegde norm

Minimaal twee vormingsmomenten. De opgelegde norm voor het aanleveren van de cijfergegevens (de zgn. terugzendingen betreffende de zittende leerlingen) ontlenen we aan de decretale bepalingen hieromtrent. Meer specifiek dient de oplevering te gebeuren in de maand december. December is ook de deadline voor het publiceren van relatieve aanwezigheden. Voor ad hoc vragen is er een eerste reactie binnen de 10 werkdagen.

Periodiciteit van de meting / invoer Per jaar Limietdatum gegevens Aanlevering in december


Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) (gewoon en buitengewoon onderwijs) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon

43


onderwijs, DKO, CLB, PBD) Beschrijving parameter: opgelegde norm. AgODi wil naar buiten treden. Naast de individuele dienstverlening zet AgODi vorming op maat op rond inschrijvingsrecht. Dat kan verschillende vormen aannemen: integreren van een vormingsaanbod binnen de opleiding schoolsecretariaten; coproductie van vormingsinitiatieven (vb. met VVSG; met LOP’s; met collega’s van het departement …). Met de opgelegde norm van twee vormingsactiviteiten per jaar wil AgODi voor een duidelijk engagement tekenen. Daarnaast zet AgODi in op het informeren van diverse klanten groepen rond gelijke onderwijskansen. Enerzijds worden gegevens actief op de website of op Mijn Onderwijs geplaatst. De gegevens op de website betreffen de relatieve aanwezigheid per gemeente en per vestigingsplaats. De gegevens op Mijn Onderwijs betreffen de lijst indicatorleerlingen per school. Die lijst wordt ook de terugzending betreffende de zittende leerlingen genoemd. Anderzijds worden ad hoc cijfervragen over GOK behandeld. Deze vragen zijn zeer verscheiden van aard. Vaak gaat het hierbij om verdieping van bestaande cijfers. Heel vaak is vraagverheldering noodzakelijk. De geformuleerde norm betreft daarom de eerste reactie.

44


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen de correcte implementatie van het inschrijvingsrecht door scholen en externe belanghebbenden te informeren, door de nodige vorming te organiseren en door gegevens op maat van de scholen ter beschikking te stellen

Indicator Aantal beantwoorde vragen over het inschrijvingsrecht Gegevens: Nummer doelstelling 3.2.

Beschrijving indicator Aantal beantwoorde vragen over het inschrijvingsrecht


Percentage tijdig beantwoorde schriftelijke vragen: het betreft de mate waarin we erin slagen om de schriftelijke vragen over het inschrijvingsrecht binnen de 14 kalenderdagen te antwoorden

Link met SD


Link met instrument(en) Informatieverstrekking Bron gegevens / manier van meten Schriftelijke nota’s, brieven, mails Berekeningswijze score (T/N)*100

Teller / noemer (indien breuk) Teller

Aantal beantwoorde schriftelijke vragen binnen de 14 kalenderdagen in de beschouwde periode

Noemer Aantal schriftelijke vragen in de betrokken periode

Opgelegde norm 80% van deze schriftelijke vragen worden tijdig beantwoord

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens 5e werkdag jaar X+1



Beschrijving parameter: opgelegde norm. AgODI garandeert binnen de 14 kalenderdagen 80% beantwoording van de schriftelijke vragen over het inschrijvingsrecht. De termijn begint vanaf het moment dat de vraag op de betrokken afdeling wordt geregistreerd. Aantal beantwoorde vragen betreft alleen de schriftelijke vragen over inschrijvingsrecht waarop een antwoord is geformuleerd. We beschikken momenteel niet over een effectief registratiesysteem om ook de telefonische vragen te registreren.

45


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen en voeren twee startbanenprojecten uit: - Scholen voor Jongeren – Jongeren voor Scholen: scholen een extra werkkracht bieden om te werken aan een positief schoolklimaat of aan het onderhoud van de schoolgebouwen - Verkeersveiligheid: steden en gemeenten een extra werkkracht bieden om te werken aan een verkeersveilige schoolomgeving om het school-woonverkeer veiliger te maken

Indicator Correcte toekenning en beheer van de plaatsen Gegevens: Nummer doelstelling 4.1.

Beschrijving indicator Adequate toekenning en verder beheer van plaatsen voor startbaners om een optimale besteding van het budget te bekomen

Definitie van begrippen Een optimale besteding van het budget voor de uitbetaling van de lonen van de startbaners wordt verwezenlijkt door een adequaat beheer van de tewerkstellingsplaatsen.

Link met SD We bevorderen de tewerkstelling van jonge schoolverlaters door hen een baan en een aanvullende opleiding te verschaffen.

Link met instrumenten Jaarrapport Bron gegevens / manier van meten Eigen applicatie Berekeningswijze score Zorgen voor voldoende toegekende plaatsen

Zorgen voor een tijdige en adequate invulling van de beschikbare plaatsen

Teller / Noemer (indien breuk) Teller -

Noemer -

Opgelegde norm - Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens April van het volgende werkjaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO)

46


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen en voeren twee startbanenprojecten uit: - Scholen voor Jongeren – Jongeren voor Scholen: scholen een extra werkkracht bieden om te werken aan een positief schoolklimaat of aan het onderhoud van de schoolgebouwen

Verkeersveiligheid: steden en gemeenten een extra werkkracht bieden om te werken aan een verkeersveilige schoolomgeving om het school-woonverkeer veiliger te maken

Indicator Vormingen voor startbaners en coaches. Gegevens: Nummer doelstelling 4.1.

Beschrijving indicator Op regelmatige basis vorming en vormingsdagen organiseren voor startbaners en coaches die bijdragen tot hun professionalisering

Definitie van begrippen Met behulp van het vormingsbudget draagt het Agentschap bij tot de professionalisering van de startbaners.


Link met instrumenten Jaarrapport Bron gegevens / manier van meten Eigen applicatie Berekeningswijze score Aantal afgelegde evaluatiebezoeken Teller / Noemer (indien breuk)

Teller -

Noemer -

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens April van het volgende werkjaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) Beschrijving parameter: opgelegde norm.

AgODi organiseert een aantal vormingen en vormingsdagen voor startbaners en coaches. Met deze actie beoogt het agentschap bij te dragen aan de professionalisering van de startbaners en coaches.

Onder vorming wordt verstaan: een vooraf afgesproken en goedgekeurd aanbod betreffende een thema dat kan bijdragen tot een verdere professionalisering van de startbaners en/of coaches.

De vormingsdagen zijn momenten waarbij, al dan niet op individuele basis, vorming wordt gegeven door een expert of een organisatie.


47


Het agentschap engageert zich om jaarlijks ten minste 15 vormingen en 30 vormingsdagen te voorzien.

Randvoorwaarden:

Het organiseren van vorming vereist de nodige beschikbare kredieten. Er moeten voldoende kandidaten zich inschrijven voor de vorming om deze effectief ter laten doorgaan.

48


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen en voeren twee startbanenprojecten uit: - Scholen voor Jongeren – Jongeren voor Scholen: scholen een extra werkkracht bieden om te werken aan een positief schoolklimaat of aan het onderhoud van de schoolgebouwen

Verkeersveiligheid: steden en gemeenten een extra werkkracht bieden om te werken aan een verkeersveilige schoolomgeving om het school-woonverkeer veiliger te maken

Indicator Aantal evaluatiebezoeken in scholen Gegevens: Nummer doelstelling 4.1.


Evaluatiebezoeken afleggen bij de tewerkstellingsplaatsen om te waken over het bereiken van de doelstellingen van de startbanenprojecten.

Definitie van begrippen Bij een evaluatiebezoek peilt AgODi zowel bij de coach als bij de startbaner naar de invulling van de tewerkstelling en de begeleiding van de startbaner.


Link met instrumenten Jaarrapport Bron gegevens / manier van meten Eigen applicatie Berekeningswijze score Aantal ingerichte vormingen en vormingsdagen

voor startbaners en coaches Teller / Noemer (indien breuk)

Teller -

Noemer -

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens April van het volgende werkjaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) Beschrijving parameter: opgelegde norm.

AgODi voert evaluatiebezoeken uit bij de tewerkstellingsplaatsen. Tijdens deze evaluatiebezoeken gaat AgODi na op welke manier er invulling wordt gegeven aan de startbanenprojecten en of de tewerkstellingen aansluiten bij de projectdoelstellingen.


Het agentschap engageert zich om jaarlijks ten minste 250 evaluatiebezoeken af te leggen.

49


Detailfiche

Doelstelling We faciliteren de overgang naar het nieuwe systeem van JoJo/VeVe Indicator Faciliteren van de overgang naar het nieuwe systeem van JoJo/VeVe. Gegevens: Nummer doelstelling 4.2.


In 2017 moet er een overgang komen binnen de startbanenprojecten naar een nieuw systeem. AgODi zal de overgang naar dit nieuw systeem faciliteren.

Definitie van begrippen Als gevolg van een regeringsbeslissing in 2016 is wordt het samenwerkingsakkoord van 1 augustus 2002 tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap opgezegd. Als gevolg hiervan zullen de startbanenprojecten moeten worden verdergezet met ongeveer de helft van het budget.


Link met instrumenten Jaarrapport Bron gegevens / manier van meten Eigen applicatie Berekeningswijze score Teller / Noemer (indien breuk)

Teller -

Noemer -

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens April van het volgende werkjaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) Beschrijving parameter

AgODi neemt deel aan alle overlegmomenten met betrekking tot de overgang naar het nieuwe systeem. Daarnaast neemt AgODi de nodige initiatieven om het nemen van de politieke beslissingen te ondersteunen. Ook de praktische uitwerking en de communicatie naar de tewerkstellingsplaatsen zal AgODi verzorgen.

50


Detailfiche Doelstelling We voeren de controle op de inschrijvingen in scholen uit

Indicator De leerplichtigen uit het Vlaams Gewest worden gecontroleerd op de invulling van de leerplicht


Beschrijving indicator Alle leerplichtigen gedomicilieerd in het Vlaams Gewest worden gecontroleerd op de invulling van de leerplicht


Link met SD

Om er naar te streven dat elke leerplichtige leerling voldoet aan de leerplicht en op die manier optimale onderwijskansen krijgt, voeren we een doelgerichte leerplichtcontrole uit en leveren we een actieve bijdrage aan de uitvoering van het actieplan Leerrecht

Link met instrument(en) Controle leerplicht

Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi, gegevens externen (rijksregister, andere instellingen, Franse Gemeenschap, ouders, gemeenten, …)



Aantal leerplichtige leerlingen gedomicilieerd in het Vlaams Gewest die gecontroleerd zijn op de invulling van de leerplicht

Noemer Aantal leerplichtige leerlingen gedomicilieerd in het Vlaams Gewest

Opgelegde norm 98% Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens September volgend schooljaar

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) A2A (Bao-DKO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) A1 (Bao-DKO-CLB)

Randvoorwaarde: de tijdslimieten worden ook door de andere betrokken instanties gerespecteerd.

51


Detailfiche

Doelstelling We voeren de controle op de inschrijvingen in scholen uit

Indicator De leerplichtigen uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden gecontroleerd op de invulling van de leerplicht


Beschrijving indicator Alle leerplichtigen uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden gecontroleerd op de invulling van de leerplicht


Link met SD


Link met instrument(en) Controle leerplicht

Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi, gegevens externen (rijksregister, andere instellingen, Franse Gemeenschap, ouders, gemeenten, …)



Teller

Aantal leerplichtige leerlingen gedomicilieerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die gecontroleerd zijn op de invulling van de leerplicht

Noemer Aantal leerplichtige leerlingen gedomicilieerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Opgelegde norm 98% Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens September volgende schooljaar



Randvoorwaarde: de tijdslimieten worden ook door de andere betrokken instanties gerespecteerd.

52


Detailfiche

Doelstelling We gaan na of de leerlingen in het secundair onderwijs tijdens het schooljaar blijven voldoen aan de leerplicht

Indicator De procedure in-en uitschrijvingen werd gevolgd Gegevens: Nummer doelstelling 5.2.


Alle leerlingen uit het secundair onderwijs die doorheen het schooljaar een uitschrijving laten noteren, worden gecontroleerd of er binnen de 14 kalenderdagen een nieuwe inschrijving is gebeurd.


Link met SD


Link met instrument(en) Controle leerplicht Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi Berekeningswijze score (T/N)*100


Teller

Alle leerlingen uit het secundair onderwijs die doorheen het schooljaar een uitschrijving laten noteren en gecontroleerd zijn

Noemer Alle leerlingen uit het secundair onderwijs die doorheen het schooljaar een uitschrijving laten noteren

Opgelegde norm 98% Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens September volgende schooljaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO)

53


Detailfiche

Doelstelling We controleren en registreren de meldingen van leerlingen die opteren voor huisonderwijs

Indicator Voor alle leerlingen huisonderwijs wordt gecontroleerd of ze aan de formele toelatingsvoorwaarden voldoen

Gegevens: Nummer indicator 5.3.


Alle leerlingen waarvoor een verklaring van huisonderwijs is ingediend, worden gecontroleerd of ze voldoen aan de formele voorwaarden om in te stappen in huisonderwijs


Link met SD


Link met instrument(en) Controle leerplicht Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi en Onderwijsinspectie Berekeningswijze score (T/N)*100


Aantal leerlingen die gecontroleerd zijn op de formele voorwaarden om in aanmerking te komen voor huisonderwijs

Noemer Aantal leerlingen waarvoor een verklaring van huisonderwijs is ingediend

Opgelegde norm 98% Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens September volgende schooljaar



54


Detailfiche

Doelstelling

We voeren in samenwerking met Kind & Gezin en de LOP’s acties uit ten aanzien van niet-ingeschreven kleuters om ouders actief te stimuleren hun kind in te schrijven in het kleuteronderwijs met als doel de leerachterstand op latere leeftijd maximaal te beperken

Indicator We bezorgen een lijst van van niet-ingeschreven kleuters aan Kind en Gezin en de LOP’s


Beschrijving indicator We bezorgen een lijst van van niet-ingeschreven kleuters aan Kind en Gezin en de LOP’s

Definitie van begrippen Jaarlijks wordt er meegewerkt om kleuters die al mogen ingeschreven zijn in een school ook effectief te laten inschrijven

Link met SD Door doelgerichte acties en gegevensverzameling dragen we bij tot de verhoging van de kleuterparticipatie aan onderwijs

Link met instrument(en) Lokale overlegplatforms

Bron gegevens / manier van meten Gegevens Rijksregister, databanken AgODi en gegevens Franse gemeenschap



Opgelegde norm - Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks

Limietdatum gegevens Maart (op voorwaarde dat de gegevens van de Franse gemeenschap tijdig beschikbaar zijn)



Randvoorwaarde: de tijdslimieten worden ook door de andere betrokken instanties gerespecteerd. Beschrijving parameter: opgelegde norm. AgODi werkt samen met Kind en Gezin om zo een maximale instroom van kleuters in het kleuteronderwijs en een regelmatige deelname aan het kleuteronderwijs te bereiken.Tussen het agentschap en Kind & Gezin werd hiervoor een samenwerkingsprotocol afgesloten. Het agentschap engageerde zich in dit samenwerkingsprotocol tot volgende concrete acties: - AgODi maakt een vergelijking tussen het aantal niet-leerplichtige kleuters van 2,5 jaar tot 6 jaar oud,

woonachtig in het Vlaamse Gewest, en het aantal ingeschreven kleuters. Op basis daarvan maakt AgODi een lijst aan van niet-ingeschreven kleuters.

- De lijst van niet-ingeschreven kleuters wordt overgemaakt aan Kind en Gezin.

55


- De lijst van niet-ingeschreven vier- en vijfjarigen (samen met de gedetailleerde informatie ontvangen van Kind en Gezin) wordt overgemaatk aan de LOP-deskundigen voor die regio’s waar er een LOP is.

56


Detailfiche

Doelstelling In het kader van de kleuterparticipatie en de capaciteitsproblematiek in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ondersteunen we het lokaal overlegplatform Brussel Basis via een efficiënte uitwisseling van leerlingengegevens met de Franse Gemeenschap

Indicator Er is een gegevensuitwisseling geweest tussen het LOP Brussel Basis , het agenschap en de Franse gemeenschap



Er is een gegevensuitwisseling geweest tussen het LOP Brussel Basis , het agenschap en de Franse gemeenschap


Brussel kampt met een tekort aan plaatsen in het Nederlandstalig basisonderwijs. Over dat tekort duiken vaak uiteenlopende cijfers op. Eén van de problemen is dat de overheid niet weet of een kind dat nergens een plaats in het Nederlandstalig onderwijs gevonden had, uiteindelijk ingeschreven werd in een Franstalige school.

Link met SD Door doelgerichte acties en gegevensverzameling dragen we bij tot de verhoging van de kleuterparticipatie aan onderwijs

Link met instrument(en) Lokale overlegplatforms

Bron gegevens / manier van meten Centraal aanmeldingsregister LOP Brussel Basis, databank Disimus (Vlaamse gemeenschap) en databank Siel (Franse gemeenschap)



Opgelegde norm - Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks

Limietdatum gegevens Geen limietdatum



Randvoorwaarde: de betrokken partijen (lokaal overlegplatform Brussel Basis en de Franse Gemeenschap) werken loyaal mee aan de gegevensuitwisseling. Beschrijving parameter: opgelegde norm - Het agentschap ontvangt van het lokaal overlegplatform Brussel Basis het bestand van de kinderen die

zich aangemeld hebben voor een Nederlandstalige school uit Brussel, maar die nergens een plaats kregen toegewezen (uittreksel uit het CAR-register).

- Het agentschap bezorgt dit bestand aan de Franse Gemeenschap. De Franse Gemeenschap duidt op deze lijst aan welke kinderen werden ingeschreven in een school die door de Franse Gemeenschap georganiseerd of gesubsidieerd wordt en de Franse Gemeenschap bezorgt dit bestand terug aan AgODi.

- Vervolgens duidt AgODi op deze lijst aan welke kinderen werden ingeschreven in een school die door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierd of gesubsidieerd wordt.

57


- Tenslotte bezorgt het agentschap het verrijkte bestand terug aan het lokaal overlegplatform Brussel Basis.

58


Detailfiche

Doelstelling We voorzien een informatiepunt waar ouders en leerlingen met hun vragen terecht kunnen

Indicator Aantal beantwoorde vragen door het informatiepunt voor ouders en leerlingen Gegevens: Nummer doelstelling 7.1 Beschrijving indicator Aantal beantwoorde vragen


- Aantal beantwoorde vragen telefonische en schriftelijke vragen door het informatiepunt

- Percentage tijdig beantwoorde schriftelijke vragen: de mate waarin het informatiepunt erin slaagt om op door ouders en leerlingen gestelde schriftelijke vragen binnen de 14 kalenderdagen te antwoorden

Link met SD

We fungeren als betrouwbare partner en aanspreekpunt over alle aspecten van onderwijsadministratie. Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders, leerlingen, onderwijspersoneel, lokale besturen en andere belangengroepen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) Informatieverstrekking Bron gegevens / manier van meten Schriftelijke nota’s, brieven, mails Berekeningswijze score (T/N)*100


Aantal beantwoorde schriftelijke vragen binnen de 14 kalenderdagen in de beschouwde periode

Noemer Aantal schriftelijke vragen in de betrokken periode

Opgelegde norm 80% van deze schriftelijke vragen worden tijdig beantwoord

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens 5e werkdag jaar X+1



Beschrijving opgelegde norm AgODI garandeert binnen de 14 kalenderdagen 80% beantwoording van de schriftelijke vragen betreffende de onderwijsmaterie die door de ouders en leerlingen worden gesteld aan het informatiepunt. De termijn begint vanaf het moment dat de vraag op de betrokken afdeling wordt geregistreerd. De telefonische vragen worden onmiddellijk beantwoord. Het resultaat is hier dan automatisch 100% tijdigheid.

59


Aantal beantwoorde vragen betreft het aantal telefonische en schriftelijke vragen betreffende de onderwijsmaterie die door de ouders en leerlingen worden gesteld aan het informatiepunt en waarop een antwoord is geformuleerd.

60


Detailfiche

Doelstelling We voorzien in een informatiepunt waar ouders en leerlingen met hun vragen terecht kunnen

Indicator Er is een evaluatie gebeurd van de huidige werking van het informatiepunt en bijgestuurd waar nodig

Gegevens:

Nummer doelstelling 7.1

Definitie van begrippen Evaluatie informatiepunt voor ouders en leerlingen, op de afdelingen SBDC en SSO

Link met SD


Link met instrument(en)

Bron gegevens / manier van meten Bestaande procedures informatiepunt. Feedback van ouders en leerlingen. Ervaring medewerkers informatiepunt.


Teller / noemer (indien breuk) Teller /

Noemer /

Opgelegde norm Er is een evaluatie uitgevoerd (as is en aanbevelingen to be). Deze evaluatie is voorgelegd aan het cova. Er is bijgestuurd waar nodig, obv de beslissing van het cova.

Periodiciteit van de meting / invoer

Jaarlijks

Limietdatum gegevens Eind 2017

Verantwoordelijke rapportering (extern)

A2A (SO) A2A (BaO-DKO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern)

A1 (SO) (gewoon en buitengewoon onderwijs) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon onderwijs, DKO, CLB, PBD)

61


Detailfiche

Doelstelling We bieden scholen duidelijke informatie over de toe te passen regelgeving via de meest relevante kanalen

Indicator Aantal deelnemers aan de opleidingen en infosessies gericht op de professionalisering van de scholen


Beschrijving indicator Het agentschap biedt scholen duidelijke informatie over de toe te passen regelgeving via onder andere opleidingen en infosessies.

Definitie van begrippen Door het organiseren van opleidingen en infosessies de professionalisering van de scholen stimuleren

Link met SD

We fungeren als betrouwbare partner en aanspreekpunt over alle aspecten van onderwijsadministratie. Via klantgerichte informatieverstrekking dragen we ertoe bij ouders en leerlingen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen.

Link met instrument(en) Informatieverstrekking Bron gegevens / manier van meten AgODi Berekeningswijze score Aantal aanwezigen en tevredenheidsevaluatie


Opgelegde norm - Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks (X) Limietdatum gegevens 31 december X


A2A (SO-DKO) A2A (SO)scholen A2A (BaO-CLB) A2A (Bao-clb-dko)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO-DKO) A1 (SO) A2 (BaO-CLB) A1 (BAO-CLB - DKO)

Beschrijving parameter: opgelegde norm. De onderwijsregelgeving is een complex gegeven en het agentschap ondervindt dat scholen vragende partij zijn voor opleidingen en infosessies. Door scholen (schoolleiders en schoolsecretariaten) een degelijke opleiding en infosessies aan te bieden, zorgt het agentschap ervoor dat de uitvoering van de onderwijsreglementering een haalbare kaart wordt. Het agentschap maakt gebruik van zoveel mogelijk kanalen om de doelgroep te bereiken: website, schooldirect, lerarendirect, persoonlijke brieven en e-mails, telefoon,… Jaarlijks wordt in kaart gebracht : aantal deelnemers aan ABC-cursussen en thematische cursussen voor scholen van het basisonderwijs en het secundair onderwijs. Voor deze doelgroepen wordt ook gerapporteerd over de evaluatie van de cursusvolgers. 62


Daarnaast wordt ook in kaart gebracht : aantal nieuwe directies en schoolsecretariaatsmedewerkers die deelnamen aan infosessies op eigen vraag of op initiatief van de koepel- en andere organisaties. Als laatste wordt gerapporteerd over het aantal directies dat deelgenomen heeft aan de Ronde van Vlaanderen (wanneer die wordt georganiseerd) , alsook over de evaluatie daarvan door de deelnemers.

63


Detailfiche

Doelstelling We bieden scholen duidelijke informatie over de toe te passen regelgeving via de meeste relevante kanalen

Indicator Er is een evaluatie uitgevoerd van de huidige aanpak van de opleiding schoolsecretariaten

Gegevens:


Definitie van begrippen Evaluatie opleiding schoolsecretariaten

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Ervaring van lesgevers en deelnemers. Feedback via evaluatieformulieren.



Noemer /

Opgelegde norm Er is een evaluatie uitgevoerd (as is en aanbevelingen tob e). Deze evaluatie is voorgelegd aan het cova


Jaarlijks



A2A (SO-DKO) A2A (SO)scholen A2A (BaO-CLB) A2A (Bao-clb-dko)


A2 (SO-DKO) A1 (SO) A2 (BaO-CLB) A1 (BAO-CLB - DKO)

64


Detailfiche

Doelstelling We bieden scholen duidelijke informatie over de toe te passen regelgeving via de meest relevante kanalen

Indicator Er is een AgODi-website met actuele informatie

Gegevens:



Link met SD


Link met instrument(en) AgODi-website

Bron gegevens / manier van meten Informatie op de AgODi-website t.o.v. de actuele regelgeving en procedures

Opgelegde norm De informatie op de AgODi-website is steeds up to date


Jaarlijks


Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi


Communicatieambtenaar AgODi

65


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen maximaal de scholen. Zij kunnen bij ons terecht voor al hun vragen over onderwijsadministratie en electronische gegevensregistratie

Indicator Aantal beantwoorde vragen om informatie Gegevens: Nummer doelstelling 7.3.


Het agentschap ondersteunt maximaal de scholen. Zij kunnen bij het agentschap terecht voor al hun vragen over onderwijsregelgeving. Het agentschap engageert zich om schriftelijke en elektronische vragen van externen tijdig en correct te beantwoorden.


Percentage tijdig beantwoorde vragen. Percentage beantwoorde (door externen gestelde) vragen binnen de 14 kalenderdagen. Het betreft de mate waarin het agentschap erin slaagt om op door externen gestelde vragen binnen de 14 kalenderdagen te beantwoorden.

Link met SD

We fungeren als betrouwbare partner en aanspreekpunt over alle aspecten van de onderwijsadministratie. Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders, leerlingen, onderwijspersoneel, lokale besturen en andere belangengroepen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) Informatieverstrekking


1) Afdelingmails 2) Mails geregistreerd in map “kabinetsmail” 3) Mails via

[email protected]

4) Mails via [email protected] [email protected]

5) Vragen van de Infolijn Onderwijs 6) Vragen geregistreerd in het registratiesysteem 7) Vragen geregistreerd bij de Administrateur-

generaal Berekeningswijze score (T/N)*100


Aantal effectief beantwoorde vragen binnen de 14 kalenderdagen in de beschouwde periode

Noemer Aantal gestelde vragen van dat type in de betrokken periode

Opgelegde norm 80% van externe vragen wordt tijdig beantwoord Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens 31 december (X – 1) 66

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



A2A (SO-DKO) personeel A2A (SO) scholen A2A (BAO-CLB)personeel A2A (BAO-CLB-DKO)scholen A2A (ICT) A2A (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO-DKO) A1 (SO) A2 (BaO-CLB) A1 (BAO-CLB-DKO) A1 (ICT) A1 (AOP)

Beschrijving parameter: opgelegde norm AgODI garandeert binnen de 14 kalenderdagen 80% beantwoording van vragen van externen die de afdeling aanbelangen. Vragen m.b.t. detacheringen zijn hierin niet begrepen. Het agentschap streeft naar een tijdige afhandeling van alle vragen van externen die de afdeling aanbelangen m.u.v. vragen i.v.m. detacheringen. De termijn begint vanaf het moment dat de vraag in de afdeling wordt geregistreerd.

67


Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen maximaal de scholen. Zij kunnen bij ons terecht voor al hun vragen over onderwijsadministratie en electronische gegevensregistratie

Indicator Aantal terechte klachten op basis van het klachtenrapport Gegevens: Nummer indicator 7.3.


Het agentschap ondersteunt maximaal de scholen. Zij kunnen bij het agentschap terecht voor al hun vragen over de onderwijsregelgeving. Het agentschap engageert zich om klachten tijdig af te handelen voor zover deze ontvankelijk zijn op basis van de definities vermeld in het klachtendecreet van 1 juni 2001.


Aantal NIET tijdig behandelde klachten De niet-tijdige afhandeling van een klacht wordt gedefinieerd als niet afgehandeld binnen een termijn van 45 kalenderdagen. De termijn van 45 kalenderdagen is de termijn die wettelijk is voorzien in het klachtendecreet van 1 juni 2001.

Link met SD

Het agentschap fungeert als betrouwbare partner en aanspreekpunt over alle aspecten van de onderwijsadministratie. Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders, leerlingen, onderwijspersoneel, lokale besturen en andere belangengroepen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) Informatieverstrekking Bron gegevens / manier van meten Databank klachtenrecht

Berekeningswijze score Norm – absolute waarde. Aantal NIET tijdig beantwoorde klachten (= niet binnen de 45 dagen)

Opgelegde norm De klachten worden tijdig beantwoord Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens Vijfde werkdag volgende maand (X+1)


A2A (SO-DKO) personeel A2A (SO) scholen A2A (BaO-CLB) personeel A2A (BAP-CMB-DKO) scholen A2A (ICT) A2A (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO-DKO)personeel A1 (SO)scholen A1 (BaO-CLB)personeel A1 (BAO-CLB-DKO)scholen A1 (ICT) A1 (AOP)

68


Beschrijving parameter: opgelegde norm AgODI garandeert binnen de 45 kalenderdagen beantwoording van de geregistreerde en op basis van het klachtendecreet van 1 juni 2001 ontvankelijke klachten. De termijn begint te lopen vanaf het moment dat de klacht in de afdeling wordt geregistreerd.

69


Detailfiche

Doelstelling We bieden de nodige technische ondersteuning aan de scholen

Indicator Aantal beantwoorde vragen omtrent de elektronische communicatie tussen scholen en het agentschap


Beschrijving indicator Tijdig en correct beantwoorden van mails en telefoons van de scholen


De vragen worden beantwoord op basis van opgebouwde interne documentatie en documentatie aangeleverd door de softwareleveranciers

Link met SD

Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders en leerlingen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) Helpdesk en website

Bron gegevens / manier van meten Monitoring van telefoons, mails en hits op de website


Teller / noemer (indien breuk) Teller: Aantal tijdig beantwoorde mails en

telefoons

Noemer Aantal geregistreerde mails en telefoons

Opgelegde norm

80 % van de gestelde vragen worden binnen de drie dagen beantwoord 20 % van de gestelde vragen worden binnen de vijf dagen beantwoord

Periodiciteit van de meting / invoer zesmaandelijks ( 2 X per jaar) Limietdatum gegevens Continu Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (ICT) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 celhoofd externe communicatie

70


Detailfiche

Doelstelling We bieden de nodige technische ondersteuning aan de scholen Indicator Het agentschap heeft de softwareleveranciers tijdig geïnformeerd Gegevens: Nummer doelstelling 7.4.


- attendering aan de softwareleveranciers van wijzigingen op de website

- organisatie van de jaarlijkse informatievergadering

- beantwoorden van vragen

Definitie van begrippen - pro actief meedelen van informatie - ad hoc beantwoorden van vragen

Link met SD

Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders en leerlingen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) Contact tussen AGODI en softwareleveranciers via website, mail, telefoon en informatievergaderingen

Bron gegevens / manier van meten Aantal items die tijdig gecommuniceerd worden via website en informatievergaderingen , aantal tijdig beantwoorde ad hoc vragen



Teller:

- Aantal tijdig gecommuniceerde items op de website - Aantal tijdig beantwoorde ad hoc vragen

Noemer - Aantal geregistreerde items op de website - Aantal geregistreerde ad hoc vragen

Opgelegde norm

- Tijdstip van gecommuniceerde items op de website moet rekening houden met de aanpassingstijd van de schoolsoftwarepakketten - 80 % van de gestelde vragen worden binnen de drie dagen beantwoord - 20 % van de gestelde vragen wordt binnen de vijf dagen beantwoord

Periodiciteit van de meting / invoer Continu

Limietdatum gegevens Tijdstip van in productiestelling, verminderd met de benodigde aanpassingstijd voor de softwarepakketten

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (ICT) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 celhoofd externe communicatie 71


Detailfiche

Doelstelling We blijven op de hoogte van de evolutie van het onderwijsveld

Indicator Er is structureel overleg met de diverse belanghebbenden in het onderwijsveld

Gegevens:


Definitie van begrippen Regelmatig middagoverleg met koepels en vakbonden, per onderwijsniveau

Link met SD

We fungeren als betrouwbare partner en aanspreekpunt over alle aspecten van onderwijsadministratie. Via een klantgerichte informatieverstrekking dragen wij er toe bij ouders en leerlingen te ondersteunen, het beleidsvoerend vermogen van de scholen te versterken en de professionalisering van de schoolleiding te ondersteunen

Link met instrument(en) jaarrapport

Bron gegevens / manier van meten Uitnodigingen en verslagen middagoverleg



Noemer /

Opgelegde norm Regelmatig overleg


Jaarlijks



AG AgODi


A1 (AOP)

A1 (PSK)

72


Detailfiche

Doelstelling We blijven op de hoogte van de evolutie van het onderwijsveld

Indicator Het cova houdt op regelmatige basis zijn wekelijkse vergadering een school en combineert dit met een gesprek met de directie en andere personeelsleden

Gegevens:


Definitie van begrippen Organisatie van het cova in een school 5 maal per kalenderjaar

Link met SD


Link met instrument(en) sharepoint cova

Bron gegevens / manier van meten Agenda cova

Document met voorbereiding en nabespreking per bezoek



Noemer /

Opgelegde norm 5 bezoeken per kalenderjaar


Jaarlijks



AG AgODi


A1 (staf)

73


Detailfiche

Doelstelling We blijven op de hoogte van de evolutie in het onderwijsveld

Indicator Deelname aan colloquia, congressen en schoolbezoeken

Gegevens:



Iedere medewerker van niveau A gaat minstens 5 maal per kalenderjaar op schoolbezoek. Er nemen minstens 10 medewerkers van AgODi per kalenderjaar deel aan colloquia. Er zijn per kalenderjaar minstens 5 buitenlandse contacten door medewerkers van AgODi.

Link met SD


Link met instrument(en) Vormingsplan

Planning en evaluatie individuele medewerkers

Bron gegevens / manier van meten Vlimpers – dienstreizen en inschrijvingen vormingen



Noemer /

Opgelegde norm

- 5 schoolbezoeken/jaar

- 10 deelnames aan colloquia

- 5 buitenlandse contacten


Jaarlijks



A2A (PSK)

A2A (PBC)

A2A (SSO)

A2A (SBDC)

74


A2A (ICT)

A2A (AOP)


75


Detailfiche

Doelstelling We werken samen met de VDAB en Stad Antwerpen aan de werking van het job- en opleidingspunt voor leerkrachten – Onderwijstalent

Indicator: Zie samenwerkingsovereenkomst en jaarlijks actieplan Gegevens: Nummer doelstelling 7.6


1. AgODi ondersteunt het beleid van Onderwijstalent door vertegenwoordiging in het Directiecomité.

2. AgODi ondersteunt de dagelijkse werking van Onderwijstalent door het ter beschikking stellen van personeel voor vragen van burgers

3. AgODi stelt relevante arbeidsmarktinformatie ter beschikking en levert cijfergegevens op lokaal niveau.


Onderwijstalent bestaat uit een Directiecomité dat 2-maandelijks samenkomt om het beleid te bepalen. Dit Directiecomité is samengesteld uit afgevaardigden van de verschillende partnerorganisaties. De dagelijkse werking van Onderwijstalent wordt opgenomen door een team van VDAB consulenten aangevuld met 1 personeelslid van de Stad Antwerpen en 1 deeltijds personeelslid van AgODi. Dit team wordt aangestuurd door een coördinator van de VDAB. Er is een wekelijkse teamvergadering en er wordt een 6-wekelijkse satellietvergadering gehouden. Initiatieven uit het jaaractieplan worden uitgewerkt in specifieke werkgroepen.

Link met SD


Link met instrument(en) Samenwerkingsovereenkomst & Jaarverslag AgODi

Bron gegevens / manier van meten Jaaractieplan, verslagen DC, verslagen teamvergaderingen, Jaarverslag

Berekeningswijze score

- Aanwezigheid DirectieComité - Aanwezigheid Onderwijstalent - Correct en tijdig opvolgen actiepunten verslagen Directiecomité - Informeren van burgers - Beantwoorden van vragen

76



Opgelegde norm

Maximale aanwezigheid Directiecomité Wekelijkse aanwezigheid loket Onderwijstalent Opvolging actiepunten Alle vragen beantwoord of opgevolgd.

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks 2-Maandelijks

Limietdatum gegevens Juni


Verantwoordelijke rapportering (intern) B1 (AOP)

77


Detailfiche Doelstelling We voeren een controle uit op het gebruik van de werkingsmiddelen

Indicator De voorziene controles op het gebruik van de werkingsmiddelen zijn via steekproef uitgevoerd


Beschrijving indicator De voorziene controles op het gebruik van de werkingsmiddelen via steekproef worden uitgevoerd.


Jaarlijks wordt bij een willekeurige steekproef van scholen, centra en instellingen controles uitgeoefend op de aanwending van middelen die scholen, centra en instellingen ontvangen van het agentschap

Link met SD We zien er op een efficiënte wijze op toe dat de scholen de aan hen toegekende middelen correct aanwenden.

Link met instrument(en) Toezicht

Bron gegevens / manier van meten Databanken controles aanwending middelen, gehanteerde steekproef



Teller

Aantal scholen van het gewoon en buitengewoon basis en secundair onderwijs, CLB’s, instellingen DKO, CDV’s en internaten die effectief werden geverifieerd

Noemer

Aantal scholen van het gewoon en buitengewoon basis en secundair onderwijs, CLB’s, instellingen DKO, CDV’s en internaten die effectief moeten worden geverifieerd

Opgelegde norm 100% van de steekproef Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Eind november



78


Detailfiche

Doelstelling We voeren een controle uit op het gebruik van de omkadering

Indicator De voorziene controles via steekproef op het gebruik van de omkadering werden uitgevoerd


Beschrijving indicator De voorziene controles i.v.m. een eventuele overschrijding van de omkadering werden uitgevoerd.

Definitie van begrippen Omkadering omvat zowel de toegekende lestijden, het totaal aantal toegekende punten (BaO) als de globale puntenenveloppe (SO)

Link met SD We zien er op efficiënte wijze op toe dat de scholen de aan hen toegekende middelen correct aanwenden


Bron gegevens / manier van meten Elektronisch Personeelsdossier, mainframe, access-toepassing punten (BaO) en globale puntenenveloppe (SO)



Opgelegde norm Alle voorziene controles zijn uitgevoerd Periodiciteit van de meting / invoer jaarlijks Limietdatum gegevens voor schooljaar X – X+1 : eind kalenderjaar X+1

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) A2A (BaO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO-DKO) A2 (BaO-CLB) Groepschef SSO (BuSO)

Opmerking: De controle van de globale puntenenveloppe SO omvat enkel de controle op de aanwending van de puntenenveloppe van scholengemeenschappen en scholen niet behorend tot een scholengemeenschap (basis- en secundair onderwijs) voor de opdrachten van de titularissen. De controle op de toepassing van de nieuwe reglementering (artikel 6 van het besluit van de Vlaamse Regering houdende diverse personeelsmaatregelen in het onderwijs van 12 juni 2015), die bepaalt dat vanaf 1 september 2015 in het secundair onderwijs punten van vervangingsopdrachten ondersteunend personeel in rekening moeten worden gebracht wanneer de vervanger een hoger diplomaniveau heeft dan de titularis en de vervanger volgens zijn diploma wordt bezoldigd (besparingsmaatregel), kan niet uitgevoerd worden zonder dat hiervoor een bijkomende controletool ontwikkeld wordt. Hiervoor zijn middelen nodig op IP (budget en personeelsinzet).

79

Detailfiche Doelstelling We verifiëren de leerlingengegevens i.f.v. de financieringswet Indicator Aantal geverifieerde scholen m.b.t. de financieringswet Gegevens: Nummer doelstelling 9.1

Beschrijving indicator Volledige en correcte leerlingendatabanken aanmaken


Voor de financieringswet wordt minstens 80% van de scholen van het gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs die gesubsidieerd of gefinancierd wordt door de Vlaamse overheid jaarlijks geverifieerd uiterlijk vóór de vastgestelde data.

Link met SD

We zetten de middelen efficiënt in om leerlingengegevens te verifiëren ifv de financieringswet en om te komen tot een zo volledig en correct mogelijk leerlingenbestand voor de financieringswet.

Link met instrument(en) Controle van de leerlingengegevens

Bron gegevens / manier van meten Databanken inschrijvingen, verificatie, Rijksregister, KSZ



Teller

Aantal scholen van het gewoon en buitengewoon basis en secundair onderwijs die effectief werden geverifieerd

Noemer

Aantal scholen van het gewoon en buitengewoon basis en secundair onderwijs die effectief moeten (kunnen) worden geverifieerd

Opgelegde norm Minstens 80% van de betrokken scholen werd geverifieerd voor de opmaak van de gegevens voor het Rekenhof.

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks

Limietdatum gegevens 15 mei



Beschrijving parameter: opgelegde norm. - De regelgeving voorziet dat alle scholen in bepaalde regio’s moeten worden geverifieerd voor de financieringwet. Dit komt neer op 80% van alle scholen die gesubsidieerd of gefinancierd

80

wordt door de Vlaamse overheid. Het agentschap zorgt dat al deze scholen (100%) geverifieerd worden.

81

Detailfiche

Doelstelling We bezorgen de correcte leerlingencijfers tijdig aan het Rekenhof i.k.v. de financieringswet

Indicator De correcte leerlingencijfers zijn tijdig aan het Rekenhof bezorgd. Gegevens: Nummer doelstelling 9.2

Beschrijving indicator De correcte leerlingencijfers zijn tijdig aan het Rekenhof bezorgd.


AgODi bezorgt tijdig een correct overzicht van de leerplichtige leerlingen uit het lager en secundair onderwijs die op 1 februari ingeschreven zijn in een erkende school die gesubsidieerd of gefinancierd wordt door de Vlaamse overheid.

Link met SD

We zetten de middelen efficiënt in om leerlingengegevens te verifiëren en om te komen tot een zo volledig en correct mogelijk leerlingenbestand voor de financieringswet.

Link met instrument(en) Controle van de leerlingengegevens

Bron gegevens / manier van meten Databanken inschrijvingen (DISCIMUS), verificatie, Rijksregister en KSZ



Opgelegde norm De gegevens zijn uiterlijk 15 mei aan het Rekenhof afgeleverd

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens 5e werkdag X+1 volgend op betreffende periode



Beschrijving parameter: opgelegde norm. AgODi bezorgt jaarlijks en uiterlijk op 15 mei een geverifieerd overzicht van de leerplichtige leerlingen die op de teldatum van 1 februari ingeschreven waren in het lager en secundair onderwijs (zie fiche 9.1). Deze leerlingenaantallen spelen een belangrijke rol bij de verdeling van de middelen tussen de Vlaamse en de Franse Gemeenschap. Samen met het overzicht van leerlingen die meegeteld worden voor de financieringswet, bezorgt AgODi het Rekenhof ook een overzicht van de leerlingen die gebruik maken van concurrentieel vervoer.

De overzichten die aan het Rekenhof overgemaakt worden, zijn conform de richtlijnen die het Rekenhof jaarlijks aan AgODi meedeelt.

82

Detailfiche

Doelstelling Via het ontsluiten van databanken stellen we de gevraagde informatie, voor zover beschikbaar, maximaal ter beschikking

Indicator Aantal tijdig beantwoorde vragen om gegevens Gegevens: Nummer doelstelling 10.1


Het agentschap beheert een grote databank met leerlingen- en personeelsgegevens, die veel interessante vragen kunnen beantwoorden. Het agentschap engageert zich om gegevensvragen van externen tijdig en correct te beantwoorden.


Percentage beantwoorde (door externen gestelde) vragen binnen de 14 kalenderdagen. Binnen deze 14 dagen kan ofwel de vraag beantwoord zijn, ofwel met de vraagsteller een afspraak gemaakt zijn rond de timing van het aanleveren van het uiteindelijke antwoord.

Link met SD We wisselen op een efficiënte manier gegevens over scholen en leerlingen uit tussen scholen en andere entiteiten of organisaties.

Link met instrument(en) Informatieverstrekking


Via verschillende wegen komen er vragen binnen waarvoor de databank moet worden bevraagd en een antwoord op maat moet worden opgemaakt. We denken hierbij aan e-mails van externen aan AgODi, de afdelingen of aan individuele werknemers. Ook als deel van parlementaire vragen of kabinetsnota’s worden nieuwe data ontsloten. Elke externe gegevensvraag wordt geregistreerd in het Access-bestand EVA. Hieruit kunnen we het aantal tijdig beantwoorde vragen afleiden.



Aantal vragen die binnen de 14 kalenderdagen

- ofwel effectief beantwoord zijn - ofwel een antwoord gekregen

hebben met een vooropgestelde timing.

Noemer Aantal gestelde vragen van dat type in de betrokken periode

Opgelegde norm 80% van externe vragen wordt tijdig beantwoord Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens 15 januari X+1 Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO)

83

A2A (BAO-CLB-DKO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO)

A1 (BAO-CLB-DKO) Beschrijving parameter: opgelegde norm Er komen zeer verscheidene vragen om gegevens binnen. Gegevensvragen waarvoor we als antwoord enkel verwijzen naar bestaande gepubliceerde cijfers, nemen we niet op in deze indicator. We beschouwen hierin enkel vragen waarin we op maat van de vraagsteller gegevens ontsluiten. Sommige van deze vragen zijn snel te beantwoorden en sommige vragen veel werk. Het is niet mogelijk om elke vraag inhoudelijk binnen de 14 dagen beantwoord te hebben. We streven er wel naar om elke vraagsteller binnen de 14 dagen ofwel een antwoord te bezorgen, ofwel een haalbaar voorstel te doen rond timing van het effectieve antwoord. De tijd begint te lopen zodra de vraag binnen AgODi aangekomen is.

84

Detailfiche

Doelstelling We wisselen gegevens uit met andere entiteiten en onderzoeken de mogelijkheden om deze dienstverlening uit te breiden

Indicator De gegevensuitwisselingen zijn gebeurd volgens de geldende afspraken met de entiteit in kwestie


Beschrijving indicator De bestaande gegevensuitwisselingen zijn tijdig en correct uitgevoerd, volgens de afspraken met de entiteit in kwestie.


Link met SD

We wisselen op een efficiënte manier gegevens over scholen en leerlingen uit tussen scholen en andere entiteiten of organisaties

Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Aantal tijdig en correct uitgevoerde gegevensuitwisselingen

Aantal afgesproken gegevensuitwisselingen

Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 Verantwoordelijke rapportering (intern) A2

85

Detailfiche

Doelstelling We behandelen de aangiften van arbeidsongevallen van andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid

Indicator Aantal tijdig afgehandelde dossiers arbeidsongevallen van andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid


Beschrijving indicator De dossiers m.b.t. arbeidsongevallen van ambtenaren van andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid worden tijdig afgehandeld

Definitie van begrippen De dossiers m.b.t. arbeidsongevallen die tijdig en correct werden ingediend, worden binnen de opgelegde termijnen afgewerkt

Link met SD We werken samen met andere entiteiten binnen en buiten de Vlaamse overheid en sluiten daartie samenwerkingsovereenkomsten af

Link met instrument(en) Beheer arbeidsongevallendossiers als onderdeel van personeelsdossiers ambtenaren VO

Bron gegevens / manier van meten Databank arbeidsongevallendossiers en Elektronisch Personeelsdossier


Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal tijdig afgewerkte dossiers

Noemer Totaal aantal dossiers die afgewerkt moeten zijn



Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 (AOP) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (AOP) Beschrijving parameter: opgelegde norm.

- tijdigheid van afhandeling van dossiers: Het agentschap engageert zich expliciet tot de behandelingstermijnen omschreven in de doelstellingsparameters voor zover het interne doorlooptijden betreft. Dat impliceert dat de periodes binnen de procedure van dossierbehandeling waarop het agentschap geen vat heeft, niet worden beschouwd als een behandelingstermijn van het agentschap.


De juridische erkenning van alle arbeidsongevallen waarvan aangifte wordt gedaan, vindt voor

80 %

86

van alle aangiften plaats binnen een termijn van 10 werkdagen na de aangifte. Voor alle aangiften

waarvan het dossier volledig is, of waarvan het dossier onvolledig is binnen de wil van het slachtoffer

– voor een onvolledig dossier wordt het slachtoffer driemaal aangeschreven met het verzoek het

dossier te vervolledigen - streeft AgODi ernaar de juridische beslissing te nemen binnen een termijn

van 60 werkdagen na de aangifte.

87

Detailfiche

Doelstelling We voeren een aantal talen uit voor het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en School-en Studietoelagen (Ahovoks)

Indicator De taken voor Ahovoks zijn uitgevoerd



De taken die AGODI uitvoert voor het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en School-en Studietoelagen (AHOVOKS) worden verder uitgevoerd zoals tot nu toe het geval was.


Link met SD

We werken samen met andere entiteiten binnen en buiten de Vlaamse overheid en sluiten daartoe samenwerkingsovereenkomsten af



Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) Verantwoordelijke rapportering (intern) Administateur-generaal AGODI

88

Detailfiche

Doelstelling We nemen het secretariaat waar van de Commissie Leerlingenrechten

Indicator De binnengekomen klachten worden opgevolgd door het secretariaat van de Commissie Leerlingenrechten (CLR)


Beschrijving indicator De binnengekomen klachten worden opgevolgd door het secretariaat van de Commissie Leerlingenrechten

Definitie van begrippen De CLR adviseert en oordeelt naar recht op het gebied van het recht op inschrijving

Link met SD We ondersteunen de werking van de verschillende commissies

Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten CLR bestand met beslissingen

Berekeningswijze score De verslagen van de zittingen en beslissingen van de commissie worden tijdig en correct afgehandeld.


Opgelegde norm zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Juni


Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO) A1 (BaO-DKO-CLB)

Beschrijving parameter: opgelegde norm. Tijdigheid en correct afhandelen van verslagen van zittingen en beslissingen van de Commissie inzake Leerlingenrechten. : In het kader van het inschrijvingsrecht kunnen leerlingen en ouders klacht neerleggen bij de CLR wanneer het inschrijvingsrecht niet werd gerespecteerd. Het gaat hierbij steeds om het weigeren tot inschrijving door een school. De CLR is een autonoom orgaan waarvan AgODi het secretariaat ondersteunt. Het agentschap engageert zich expliciet om de CLR maximaal te ondersteunen wat betreft het secretariaatswerk.

De volgende normen zijn van toepassing: Alle klachten die worden aanhangig gemaakt bij de CLR worden behandeld door het secretariaat tijdig en correct conform de richtlijnen in het huishoudelijk reglement van de commissie. Dit gebeurt op aanwijzing van de voorzitter en commissieleden. Het nodige secretariaatswerk zal tijdig en op een correcte wijze worden verricht.

89

Detailfiche Doelstelling We nemen het secretariaat waar van de Commissie Leerlingenrechten

Indicator De binnengekomen aanmeldingsdossiers worden opgevolgd door het secretariaat van de Commissie Leerlingenrechten (CLR)


Beschrijving indicator De binnengekomen aanmeldingsdossiers worden opgevolgd door het secretariaat van de Commissie Leerlingenrechten

Definitie van begrippen De CLR adviseert en oordeelt naar recht op het gebied van het recht op inschrijving



Het agentschap neemt het secretariaat waar van de Commissie Leerlingenrechten en ondersteunt de opvolging van de aanmeldingsdossier conform der richtlijnen in het huishoudelijke reglement van de Commissie

Bron gegevens / manier van meten CLR bestand met beslissingen



Opgelegde norm zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Juni



Beschrijving parameter: opgelegde norm. Tijdigheid en correct afhandelen van verslagen van zittingen en beslissingen van de Commissie inzake Leerlingenrechten. : De commissie is bevoegd voor de goedkeuring van aanmeldingsprocedures. Een aanmeldingsprocedure kan maar worden georganiseerd als ze vooraf ook is voorgelegd aan en goedgekeurd door de commissie. De CLR is een autonoom orgaan waarvan AgODi het secretariaat ondersteunt. Het agentschap engageert zich expliciet om de CLR maximaal te ondersteunen wat betreft het secretariaatswerk.

90

De volgende normen zijn van toepassing: Alle aanmeldingsdossiers die worden aanhangig gemaakt bij de CLR worden door het secretariaat tijdig en correct behandeld conform de richtlijnen in het huishoudelijk reglement van de commissie. Dit gebeurt op aanwijzing van de voorzitter en commissieleden.

91

Detailfiche Doelstelling We nemen het secretariaat waar van de Vlaamse Bemiddelingscommissie

Indicator De binnengekomen vragen tot bemiddeling worden opgevolgd door het secretariaat van Vlaamse Bemiddelingscommissie



De nodige ondersteuning wordt voorzien zodat de Vlaamse Bemiddelingscommissie goed kan functioneren (opvolgen binnengekomen bemiddelingsverzoeken, opstellen van jaarverslag en registratie)


De Vlaamse Bemiddelingscommissie bemiddelt bij onenigheid tussen ouders, school en CLB over het al dan niet afleveren van een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs of over de inhoud van dat verslag


Link met instrument(en) Het agentschap neemt het secretariaat waar van de Vlaamse Bemiddelingscommissie.

Bron gegevens / manier van meten Bestand met bemiddelingsverzoeken (en opvolging)


De verslagen van de zittingen en bemiddelingen van de commissie worden tijdig en correct afgehandeld binnen een redelijke termijn. Er wordt een jaarverslag van de werkzaamheden opgesteld.

Teller / noemer (indien breuk) Teller: - Noemer: -

Opgelegde norm (zie beschrijving) Periodiciteit van de meting / invoer jaarlijks Limietdatum gegevens oktober



Beschrijving parameter: opgelegde norm. Tijdigheid en correct afhandelen van verslagen van zittingen en bemiddelingen: Bij onenigheid over het al dan niet afleveren van een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs door het CLB, kunnen ouders, scholen en CLB’s een verzoek tot bemiddeling indienen bij de Vlaamse Bemiddelingscommissie. De commissie is een autonoom orgaan waarvan AgODi het secretariaat ondersteunt.

92

Het agentschap engageert zich expliciet om de commissie maximaal te ondersteunen voor wat betreft het secretariaatswerk.


Alle verzoeken tot bemiddeling die worden aanhangig gemaakt bij de commissie worden door het secretariaat tijdig en correct behandeld conform de richtlijnen in het werkingsreglement van de commissie. Dit gebeurt op aanwijzing van de voorzitter en commissieleden.

Het agentschap engageert zich om jaarlijks een verslag over de werkzaamheden van het voorafgaande schooljaar op te stellen vóór 1 oktober.

93

Detailfiche Doelstelling We nemen het secretariaat waar van de commissie zorgvuldig bestuur Indicator Het secretariaat van de commissie zorgvuldig bestuur wordt kwaliteitsvol ingevuld Gegevens: Nummer doelstelling 12.3

Beschrijving indicator De binnengekomen vragen en klachten worden opgevolgd door het secretariaat van de commissie

Definitie van begrippen De commissie geeft advies of beslist over respectievelijk een vraag of een klacht die bij haar aanhangig gemaakt wordt



Het agentschap neemt het secretariaat waar van de commissie en volgt het verloop van de ingediende vragen en klachten, rekening houdend met de toepasselijke regelgeving (decreet, besluit en huishoudelijk reglement) op

Bron gegevens / manier van meten Bestand met uitspraken van de commissie

Berekeningswijze score De commissie doet een uitspraak binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen


Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Maart Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 Beschrijving parameter: opgelegde norm. De Commissie doet over de vragen en klachten die bij haar aanhangig gemaakt worden binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen uitspraak De Commissie zorgvuldig bestuur doet uitspraak over vragen en klachten van belanghebbenden m.b.t. materies waarvoor de commissie bevoegd is. De behandeling van de vragen en klachten is aan termijnen gebonden die vastgelegd zijn in het desbetreffend besluit van de Vlaamse regering. De commissie is een orgaan van de Vlaamse gemeenschap die in haar werking autonoom is en die door AgODi ondersteund wordt voor wat betreft het secretariaat. Het agentschap engageert zich expliciet om de commissie maximaal te ondersteunen voor wat betreft het secretariaatswerk.


94

Bij de vragen en klachten die bij de commissie aanhangig worden gemaakt handelt het secretariaat op correcte wijze, rekening houdende met de voorschriften van het toepasselijke besluit van de Vlaamse regering en het huishoudelijk reglement van de commissie en met de aanwijzingen van de voorzitter en de leden van de commissie.

95

Detailfiche Doelstelling We nemen het secretariaat waar van het college van beroep

Indicator Het secretariaat van het college van beroep bevoegd voor evaluaties wordt kwaliteitsvol ingevuld


Beschrijving indicator De binnengekomen beroepen worden opgevolgd door het secretariaat van de bevoegde kamer van het college van beroep


De kamer van het college van beroep beslist over het bij haar aanhangig gemaakte beroep tegen een evaluatie “onvoldoende” (bevestigen of vernietigen van de evaluatie)



Het agentschap neemt het secretariaat waar van de kamers van het college van beroep en volgt het verloop van de ingediende beroepen op, rekening houdend met de toepasselijke regelgeving (decreet, besluit en huishoudelijk reglement)

Bron gegevens / manier van meten Bestand met uitspraken van de kamers

Berekeningswijze score De beslissingen van de kamers worden binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen genomen


Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens maart Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 Beschrijving parameter: opgelegde norm. De beslissingen van de kamers van het college worden binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen genomen De kamers van het college van beroep doen uitspraak over beroepen van personeelsleden uit het onderwijs tegen een ten aanzien van hen uitgesproken evaluatie “onvoldoende”. De behandeling van die beroepen is aan termijnen gebonden die vastgelegd zijn in het desbetreffend besluit van de Vlaamse regering. Het college va beroep is een orgaan van de Vlaamse gemeenschap dat in zijn werking autonoom is en dat door AgODi ondersteund wordt voor wat betreft het secretariaat. Het agentschap engageert zich expliciet om de kamers van het college van beroep maximaal te ondersteunen voor wat betreft het secretariaatswerk.

96

De volgende normen zijn van toepassing: Bij de beroepen die bij de kamers van het college van beroep aanhangig worden gemaakt handelt het secretariaat op correcte wijze, rekening houdende met de voorschriften van het toepasselijke besluit van de Vlaamse regering en het huishoudelijk reglement van de kamers van het college en met de aanwijzingen van de voorzitter en de leden van de kamers.

97

Detailfiche Doelstelling We nemen het secretariaat waar van de drie kamers van beroep bevoegd voor tucht

Indicator Het secretariaat van de kamers van beroep bevoegd voor tucht wordt kwaliteitsvol ingevuld


Beschrijving indicator De binnengekomen beroepen worden opgevolgd door het secretariaat van de bevoegde kamer van beroep


De kamer van beroep beslist over het bij haar aanhangig gemaakte beroep (bevestigen, verminderen of vernietigen van de opgelegde tuchtstraf)



Het agentschap neemt het secretariaat waar van de kamers van beroep en volgt het verloop van de ingediende beroepen op, rekening houdend met de toepasselijke regelgeving (decreet, besluit en huishoudelijk reglement van de kamers)

Bron gegevens / manier van meten Bestand met uitspraken van de kamers

Berekeningswijze score De beslissingen van de kamers worden binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen genomen


Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Maart

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1

Beschrijving parameter: opgelegde norm. De beslissingen van de kamers worden binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen genomen

De kamers van beroep doen uitspraak over beroepen van personeelsleden uit het onderwijs tegen een ten aanzien van hen uitgesproken tuchtstraf. De behandeling van die beroepen is aan termijnen gebonden die vastgelegd zijn in het desbetreffend besluit van de Vlaamse regering. De kamers van beroep zijn organen van de Vlaamse gemeenschap die in hun werking autonoom zijn en die door AgODi ondersteund worden voor wat betreft het secretariaat.

98

Het agentschap engageert zich expliciet om de kamers van beroep maximaal te ondersteunen voor wat betreft het secretariaatswerk.

De volgende normen zijn van toepassing: Bij de beroepen die bij de kamers van beroep aanhangig worden gemaakt handelt het secretariaat op correcte wijze, rekening houdende met de voorschriften van het toepasselijke besluit van de Vlaamse regering en het huishoudelijk reglement van de kamers en met de aanwijzingen van de voorzitter en de leden van de kamers.

99

Detailfiche

Doelstelling We nemen het voorzitterschap op van de Vlaamse Reaffectatiecommissie en verzorgen het secretariaat

Indicator Het voorzitterschap op van de Vlaamse reaffectatiecommissie en het secretariaat worden kwaliteitsvol ingevuld.


Beschrijving indicator Het voorzitterschap en het secretariaat van de Vlaamse reaffectatiecommissie worden kwaliteitsvol ingevuld.

Definitie van begrippen De bevoegdheden van de commissie zijn vastgelegd in het BVR van 29 april 1992


Link met instrument(en)-

Het agentschap neemt het voorzitterschap en het secretariaat waar van de Vlaamse Reaffectatiecommissie op conform de regelgeving voorzien in het BVR van 29 april 1992

Bron gegevens / manier van meten Personeelsdatabank Agodi /typebrievendatabank agodi



Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Juni

Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A PBC

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 AOP


- tijdig afhandelen van dossiers en verslagen van zittingen en beslissingen van de Vlaamse reaffectatiecommissie

De Vlaamse reaffectatiecommissie is bevoegd voor het uitspreken van rea/wtw voor de personeelsleden in TBS zonder reaffectatie /WTW van scholen buiten een scholengemeenschap in het basis- en het secundair onderwijs. Daarnaast is zij bevoegd voor alle gelijkaardige dossiers van het DKO en volwassenenonderwijs. Zij staat ook in voor de behandeling van alle bezwaarschriften tegen de toewijzing van de Vlaamse reaffectatiecommissie. Zij maakt een jaarverslag over de werkzaamheden.

100

Werkzaamheden : - samenstelling reaffectatiecommissie - opmaak vergaderkalender + uitnodigen voor vergaderingen - voorbereiden van de vergaderingen

- onderzoek gegevens personeelsdatabanken - uitwerken voorstellen voor rea/wtw/administratieve ondersteuning - bezorgen voorstellen aan de leden voorafgaand aan de vergadering

- organisatie van de vergaderingen + opmaak verslaggeving - meedelen van de beslissingen aan alle partijen (personeelslid, school van tbsob, school van rea/wtw) - ervoor zorgen dat de beslissingen in de personeelsdossiers worden opgeladen. - beantwoorden van mails en telefoons van scholen en personeelsleden m.b.t. reaffectatie. -organisatie van de evaluatievergadering in december en verslag -jaarlijkse opmaak van het jaarverslag van schooljaar X – 1


Voor alle dossiers zijn de volgende normen van toepassing : - de voorbereidende documenten worden ten laatste de dag voor de vergadering meegedeeld

aan de leden - de beslissingen worden meegedeeld binnen de 2 werkdagen na de dag van de vergadering - verslaggeving volgt binnen de 10 werkdagen na de vergadering - het jaarverslag van schooljaar X wordt ingediend tegen Pasen van het schooljaar X + 1

101

-

Detailfiche

Doelstelling We werken mee aan de beleidsprojecten van de beleidsnota die impact hebben op de domeinen van AgODi

Indicator Deelname aan vergaderingen en voorbereiden van de regelgeving. Gegevens: Nummer doelstelling 13.1


De minister richtte verschillende beleidswerven in. AgODi neemt deel aan de verschillende overleggroepen die raken aan de deskundigheid en de bevoegdheden van AgODi, op uitnodiging.

- Mate van participatie aan de verschillende beleidswerkgroepen door op uitnodiging

- In de mate van aanbod participeert elke AgODi-afdeling aan de overleggroepen.

- In de mate van deskundigheid participeert elke AgODi-medewerker aan de overleggroepen.

Definitie van begrippen AgODi neemt deel door zijn kennis van het dagelijkse onderwijsgebeuren als toetssteen voor (ver)nieuw(end) onderwijsbeleid in te zetten.

Link met SD

Als betrouwbare en samenwerkende partner binnen het beleidsdomein O&V werken we mee aan het tot stand komen en de implementatie van beleidsprojecten en onderwijscao’s

Link met instrument(en) Inhoud adviezen, zelf opmaak nieuwe regelgeving, fiches OD

Bron gegevens / manier van meten Eigen databank (AgODi-adviezen over nieuw beleid, interne verslagen van de overleggroepen,… )

Berekeningswijze score Nvt

Teller / noemer (indien breuk) Teller Nvt Noemer Nvt



Semesterieel (niet alle werven hebben even hoog tempo, laat staan dat het hoog tempo aangehouden wordt over een heel jaar)

Limietdatum gegevens 5 werkdagen na afsluiten semester Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (alle AH’s) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (alle afdelingen) Randvoorwaarden

Het agentschap kan zijn engagement pas waar maken als de verschillende werven en beleidsprojecten effectief een dynamiek kennen die raakt aan de opdracht van AgODi.

102

Wordt AgODi niet betrokken door de trekkers van de werven, dan kan het agentschap geen inbreng leveren. Deelname aan de werven/overleggroepen gebeurt immers op uitnodiging.

103

Detailfiche

Doelstelling We faciliteren en ondersteunen de uitbouw van een informatieveiligheidsbeleid voor de scholen i.s.m. het GO! en de koepels

Indicator De richtlijnen zijn opgesteld. De acties uit het actiplan worden uitgevoerd. Gegevens: Nummer doelstelling 13.2


We faciliteren en ondersteunen de uitbouw van een informatieveiligheidsbeleid voor de scholen, i.s.m. het GO! en de koepels, door het organiseren van overlegvergaderingen samen met VTC.

Definitie van begrippen VTC: Vlaamse Toezichtscommissie

Link met SD


Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Opvolging door werkgroep veiligheid AGODI Berekeningswijze score


Opgelegde norm

Periodiciteit van de meting / invoer Voorjaar 2017: overleg met VTC, vakbonden, Koepels en GO!. AgODi is facilitator.

Limietdatum gegevens 31-12-2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) Administrateur-generaal AGODI Verantwoordelijke rapportering (intern) Administrateur-generaal AGODI

104

Detailfiche

Doelstelling

We volgen de wijzigingen van de federale pensioenregeling op en stemmen de toekenning van de eigen uitstapregelingen daarop af, in nauw overleg met de diensten van de federale pensioendienst.

Indicator De federale pensioenregeling is opgevolgd.



We volgen de wijzigingen van de federale pensioenregeling op via het volgen van infosessiers, uitwisseling en via het volgen van de berichten in de pers. We stemmen de toekenning van de eigen uitstapregelingen daarop af, in nauw overleg met de diensten van de federale pensioendienst, die we betrekken bij de bepaling van de P-datum van alle personeelsleden die een aanvraag tot uitstapregeling indienen.


Link met SD


Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Databank eindeloopbaan voor opname P-data Berekeningswijze score


Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens 31-12-2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A PBC Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 PBC

105

Detailfiche Doelstelling We voeren de goedgekeurde besparingen van 2015 verder uit Indicator De in 2015 genomen besparingen werden verder uitgevoerd Gegevens: Nummer doelstelling 13.4.


In 2015 besliste de Vlaamse regering over enkele besparingsmaatregelen: - Vaste benoeming in wervingsambten op 1 juli

of op 1 oktober i.p.v. op 1 januari; - Geen vervanging mogelijk voor afwezigheden

die aanvangen in een periode van 14 dagen voor een korte vakantie;

- Effectieve aanrekening van de puntenwaarde van de vervanger bij het ondersteunend personeel in het secundair onderwijs;

- Ingeval een LBO medische bijstand stopt vlak voor een korte vakantie en opnieuw start vlak na deze vakantie, dan wordt de tussenliggende vakantieperiode beschouwd als TBS/PA;

- Administratieve kost bij bepaalde detacheringen;

- Compensatie bij verloven wegens opdracht voor een onvolledig schooljaar;


Link met SD




Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens 31 januari X+1 Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 (AOP) Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (AOP) – financiële dienst

106

Detailfiche

Doelstelling We werken mee aan de realisatie van de beleidscyclus via effectenanalyse, jaardoelstellingen, ed

Indicator Aantal tijdige adviezen in het kader van de samenwerkingsovereenkomst met het departement Onderwijs en Vorming



AgODi wordt pro-actief betrokken bij de ontwerpen / het maken van nieuwe wetgeving (incl. becommentariëren van sneuvelteksten) en levert binnen de in de samenwerkingsovereenkomst vastgelegde termijnen haar advies af


De adviezen worden binnen de in het kader van de samenwerkingsovereenkomst vastgelegde termijnen afgeleverd:

- 10 werkdagen indien er voorafgaand al overleg was (bv. via een werkgroep)

- 30 werkdagen indien er voorafgaand geen overleg was

Link met SD

Als betrouwbare en samenwerkende partner binnen het beleidsdomein Onderwijs en Vorming toetst het agentschap beleidsmaatregelen op hun uitvoerbaarheid en formuleert zelf beleidsaanbevelingen om op die manier een bijdrage te leveren tot een kwalitatief onderwijsbeleid en –vernieuwing

Link met instrument(en) Adviezen verlenen Bron gegevens / manier van meten Eigen databank Berekeningswijze score -

Teller / noemer (indien breuk) Teller het aantal tijdig afgeleverde adviezen

Noemer het aantal ontvangen vragen voor advies

Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens 7 dagen na einde maand Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (staf) Beschrijving parameter: opgelegde norm.

Het agentschap werkt met het departement constructief samen bij de operationele beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie. Het agentschap gaat na of voorstellen voor nieuw of gewijzigd beleid of voorstellen betreffende beleidsopvolging, -evaluatie of

107

dataverzameling uitvoerbaar zijn en een operationeel effect (mensen, middelen, ICT, processen...) hebben voor het agentschap of de scholen (administratieve last,…). Het agentschap draagt bij tot de beleidsevaluatie op basis van de monitoring van zijn uitvoerende taken, informatieverzameling uit het onderwijsveld of vastgestelde opportuniteiten in de beleidsuitvoering, en formuleert daartoe beleidsaanbevelingen.

108

Detailfiche

Doelstelling We werken mee aan de realisatie van de beleidscyclus via effectenanalyse, jaardoelstellingen, …

Indicator Tijdige opmaak van een jaarverslag over de werking van AgODi met beleidsaanbevelingen

Gegevens:


Definitie van begrippen Jaarlijks rapport van AgODi

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten jaarrapport



Noemer /

Opgelegde norm

Per kalenderjaar 1 rapport voor AgODi, met als streefdatum 25 mei


Jaarlijks



AG AgODi



109

Detailfiche

Doelstelling We werken mee aan de realisatie van de beleidscyclus via effectenanalyse, jaardoelstellingen, …

Indicator Tijdige opmaak van thematische rapporten, met beleidsaanbevelingen

Gegevens:



Tijdelijke opmaak van de thematische rapporten van AgODi:

- Rapport leerplicht 2014-2015


- LOP 2013-2014

- LOP 2014-2015

- LOP 2015-2016

- Huisonderwijs 2013-2014



- SOL 2015

- SOL 2016

- JoJo/VeVe 2016

- Onthaalonderwijs anderstalige nieuwkomers 2015-2016

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Publicatiedatum rapporten


110


Noemer /

Opgelegde norm


- Rapport leerplicht 2015-2016: mei 2017

- LOP 2013-2014: april 2017

- LOP 2014-2015: april 2017

- LOP 2015-2016: september 2017

- Huisonderwijs 2013-2014: april 2017

- Huisonderwijs 2014-2015: april 2017

- Huisonderwijs 2015-2016: september 2017

- SOL 2015: mei 2017

- SOL 2016: mei 2017

- JoJo/VeVe 2016: september 2017

Onthaalonderwijs anderstalige nieuwkomers 2015-2016: maart 2017


Jaarlijks



AG AgODi



111

Detailfiche

Doelstelling We leveren een relevante bijdrage tot de beleidsevaluatie via het aanleveren van kengetallen en geven hierbij relevante duiding

Indicator Het agentschap volgt de onderwijsarbeidsmarkt op en ondersteunt acties die het lerarentekort helpen oplossen



We leveren een relevante bijdrage tot de beleidsevaluatie via het aanleveren van kengetallen en geven hierbij relevante duiding We ondersteunen netwerkinitiatieven door de eigen expertise ter beschikking te stellen.


Op basis van cijfers uit de databanken van de VDAB (Vlaanderen) en Actiris (Brussel) wordt maandelijks vraag- en aanbod op de onderwijsarbeidsmarkt vergeleken. Hiervoor worden de cijfers van het aantal niet werkende werkzoekenden en de cijfers van het aantal openstaande vacatures steeds vergeleken met dezelfde periode van het jaar voordien. Deze maandelijkse arbeidsmarktbarometer wordt gepubliceerd op de website van het agentschap en jaarlijks gebundeld in een globaal rapport.

Link met SD


Link met instrument(en) Gegevensbanken van AgODi, Arvastat VDAB, maandelijks aangeleverde bestanden VDAB & Actiris

Bron gegevens / manier van meten Maandelijkse barometer Jaarrapport

Berekeningswijze score Maandelijkse publicatie van de nieuwsbrief op de website


Opgelegde norm Maandelijkse nieuwsbrief Jaarlijks rapport

Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks/Jaarlijks

112


1/ Uiterlijk 20ste van de maand volgend op de maand van rapportering. 2/ Februari van het jaar volgend op het jaar van rapportering

Verantwoordelijke rapportering (extern) B1 (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) B1 (AOP)

113

Detailfiche

Doelstelling We screenen de regelgeving en procedures om de regelgeving te vereenvoudigen, de planlast voor de scholen te verminderen en de afstemming en samenwerking met andere entiteiten en beleidsdomeinen te verhogen

Indicator We herlezen systematisch alle, ook oude, regelgeving na op leesbaarheid en eenduidige interpretatie. Moeilijke passages worden gemeld.



We herlezen systematisch alle, ook oude, regelgeving na op leesbaarheid en eenduidige interpretatie. Moeilijke passages worden gemeld.

Definitie van begrippen Het gaat hierbij om alle regelgeving van toepassing op de doelgroepen van AgODi

Link met SD


Link met instrument(en) Regelgeving onderwijs en vorming. Edulex.

Bron gegevens / manier van meten LENA

Berekeningswijze score Teller / noemer (indien breuk) Teller -

Noemer - Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Jaarbasis



A2A BaO – personeel A2A SO – personeel A2A BaO – scholen A2A SO - personeel


A1 BaO – personeel A1 SO – personeel A1 BaO – scholen A1 SO - personeel

114

Detailfiche

Doelstelling

We nemen de werkgeversverplichting over van scholen. Daarvoor voeren we het project ‘Aangifte Sociaal Risico (ASR)’ uit. Momenteel is dit een taak van de scholen (secretariaat). Zo dragen we bij tot administratieve lastenverlaging voor de scholen (secretariaat)

Indicator Vanaf september 2017 staat Agodi in voor de ASR aangifte – onderdeel deeltijdse werkloosheid in voor personeelsleden die wensen een tegemoetkoming te ontvangen van de RVA via batch.

Gegevens:



Agodi neemt vanaf september 2017 van de individuele scholen de volgende dienstverlening over : ASR – onderdeel deeltijdse werkloosheid. Het gaat concreet over de maandelijkse mededeling van de arbeidsprestaties van deeltijds werkende personeelsleden aan de RVA (scenario 6). Deze mededeling gebeurt via batch voor de personeelsleden die te kennen geven een bijkomende tegemoetkoming van de RVA te wensen. (scenario 3)

Definitie van begrippen ASR : aangifte sociaal risico

Link met SD

We investeren in vernieuwingsprojecten met focus op onze klanten en TARRA en Radicaal digitaal als leitmotiv. We gaan in eerste instantie voor een lastenverlaging voor scholen, onderwijzend personeel, ouders en leerlingen. Daarnaast zorgen we voor een efficiëntieverhoging binnen de organisatie.

Link met instrument(en) Elektronisch personeelsdossier – vss – magda

Bron gegevens / manier van meten Opvolging uitvoering via projectgroep en stuurgroep personeel

Berekeningswijze score Mate van realisatie T/N x 100


Aantal personeelsleden voor wie de ASR aangifte gebeurd is

Noemer Aantal personeelsleden voor wie de

115

ASR-aangifte moet gebeuren

Opgelegde norm De deadline van september 2017 wordt gehaald voor het batchgedeelte.


Op jaarbasis



A2A BAO - CLB personeel

A2A SO - DKO personeel

A2A ICT


A1 BAO –clb (projectleider)

116

Detailfiche

Doelstelling

We zetten volop in op de bedrijfszekerheid van de IT-systemen door het project ‘vernieuwbouw salarissysteem’ verder uit te voeren. We zorgen ervoor dat het onderwijspersoneel de salarisgegevens online kan raadplegen. Daarnaast zorgen we ook voor een nieuwe simulatiemodule salarissen. De scholen zullen een elektronisch overzicht ontvangen van de lonen van hun personeelsleden.

Indicator De website salaris is online Gegevens: Nummer indicator 15.2


De website salaris bevat een overzicht van de netto-bedragen per uitbetaling en een link naar de PDF-salarisbrieven. Detailschermen over de berekening van de salarissen worden ook voorzien, op voorwaarde dat er voldoende budget is. Personeelsleden loggen aan met Web IDM. De website is online in september 2017.

Definitie van begrippen Vernieuwbouw salarissysteem: meerjarig project waarbij het salarissysteem van onderwijs volledig vernieuwd wordt.

Link met SD


Link met instrument(en) VSS (Vernieuwd Salarissysteem) Mijn Onderwijs

Bron gegevens / manier van meten Opvolging via projectgroep en stuurgroep personeel

Berekeningswijze score Mate van realisatie


Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens Eind 2017

Verantwoordelijke rapportering (extern) Senior adviseur ICT

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 Informaticus

117

Detailfiche

Doelstelling We onderzoeken de haalbaarheid van de vervanging van het stamnummer van de personeelsleden door het rijksregisternummer

Indicator Er is een kosten/baten-analyse gemaakt (vervanging stamnummer door rijksregisternummer)



De kosten/batenanalyse bevat een analyse op hoog niveau van de impact van de vervanging van het stamnummer in de externe communicatie door het Rijksregister- en /of BISnummer. Het gaat meer in het bijzonder om de aanpassing van de interfaces met de schoolsoftwarepakketten (de Edison- RL’s), vermits bij de belangrijkste uitgaande interfaces (fiscus, RSZ) de rijksregister- en BISnummers al gebruikt worden. De kosten/batenanalyse geeft een grootte-orde van de IT-investeringen en onderzoekt ook de impact op externe systemen en werkwijzen (de schoolsoftwarepakketten en de administratie in de scholen)


Stamnummer: uniek nummer dat elk personeelslid van het onderwijs krijgt en waar alle personeels- en salarisgegevens aan gekoppeld zijn. Rijksregisternummer: uniek nummer dat elke Belgische burger heeft. BIS-nummer: nummer dat door het Rijksregister wordt toegekend aan niet-Belgen die toch een nummer moeten krijgen voor de sociale zekerheid

Link met SD

We investeren in vernieuwingsprojecten met focus op onze klanten en TARRA en Radicaal digitaal als leitmotiv. We gaan in eerste instantie voor een lastenverlaging voor scholen, onderwijzend personeel, ouders en leerlingen.

118

Daarnaast zorgen we voor een efficiëntieverhoging binnen de organisatie.


VSS (Vernieuwd salarissysteem) EPD (Elektronisch Personeelsdossier) V-EPD (Volledig Elektronisch Personeelsdossier) Datawarehouse onderwijs EDISON Externe schoolsoftwarepakketten







119

Detailfiche

Doelstelling We bouwen Discmus verder uit, om op die wijze verder te werken aan een betrouwbare leerlingendatabank van waaruit maximale gegevensdeling en administratieve lastenverlaging mogelijk is

Indicator

De toelatingsvoorwaarden worden automatisch berekend in Discimus, op basis van de behaalde studiebewijzen en voor het buitengewoon onderwijs ook op basis van Creon. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld aan de school en aan de verificateur. Hiermee ondersteunen we scholen in de correcte toepassing van de toelatingsvoorwaarden.



Discimus uitbreiden zodat er een automatische berekening is van de toelatingsvoorwaarden voor de verificateur en de school zelf. De scholen een rapport studiebewijzen kunnen opvragen en ontvangen op Mijn Onderwijs.


Link met SD


Link met instrument(en) Discimus Creon Externe softwarepakketten

Bron gegevens / manier van meten Opvolging via projectgroep en stuurgroep Discimus

Berekeningswijze score Vooropgestelde deadline van het project is gehaald





120

Detailfiche


Indicator Informatie over tucht bij leerlingen wordt uitgewisseld via Discimus Gegevens: Nummer doelstelling 15.4


Er is vanuit het kinderrechtencommissariaat en het kabinet vraag naar het aantal leerlingen met een preventieve schorsing, tijdelijke uitsluiting of een definitieve uitsluiting. Om deze gegevens op een kwaliteitsvolle manier op te vragen, bouwen we een nieuwe webservice in Discimus. Daardoor kan de webedison-zending afgeschaft worden.


Link met SD


Link met instrument(en) Discimus Creon Externe softwarepakketten




Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens 1/9/2017



121

Detailfiche


Indicator De mogelijkheid is onderzocht om de leerlingengegevens van het DKO te integreren in Discimus. Er is een concrete kostenraming opgesteld.


Beschrijving indicator Opstellen plan van aanpak en kostenraming om cursistengegevens uit te wisselen via web services in DKO.


Link met SD


Link met instrument(en) Discimus

Bron gegevens / manier van meten Opvolging via projectgroep en stuurgroep Discimus.



Opgelegde norm Het plan van aanpak en de kostenraming is beschikbaar

Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens



122

Detailfiche


Indicator Er is een functionele analyse voor de integratie van de leerplichtcontrole in Discimus. De bouw is gestart.



Het kernproces leerplichtcontrole ondersteunen door het maken van een applicatie binnen Discimus met verschillende onderdelen:

- Beheer van de leerlingen die individueel huisonderwijs volgen

- Opladen van de inschrijvingen in andere instellingen (oa collectief huisonderwijs, erkende scholen, …)

- Leerplichtcontrole (controle op inschrijvingen)

- Opvolging van In- en uitschrijvingen

In 2017 wordt hiervoor de functionele analyse gemaakt.


Link met SD


Link met instrument(en) Discimus Applicaties leerplichtcontrole




123

Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens



124

Detailfiche

Doelstelling We werken mee aan de uitbouw van Mijn Onderwijs voor scholen, leerlingen, ouders, personeelsleden, …

Indicator De mogelijkheid is onderzocht om een toepassing te voorzien binnen Mijn Onderwijs waar scholen hun contactgegevens en structuur kunnen nakijken en aanpassen



Onderzoeken of Mijn Onderwijs kan uitgebreid worden zodat scholen zelf hun gegevens kunnen wijzigen in de databanken van AgODi. Dit impliceert ook een onderzoek naar aanpassing aan de centrale toepassingen.


Link met SD


Link met instrument(en) Mijn Onderwijs Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm

Rapport met een onderzoek naar een systeem zodat scholen hun gegevens kunnen wijzigen via Mijn Onderwijs in de centrale databanken van AgODi.




125

Detailfiche


Indicator De mogelijkheid is onderzocht om de CLB’s te laten aansluiten bij Mijn Onderwijs Gegevens: Nummer doelstelling 15.5


CLB’s moeten vertrouwelijke documenten over leerlingen op een beveiligde manier aan scholen kunnen bezorgen. E-mail is hiervoor geen geschikt kanaal. Om te vermijden dat de CLB-sector zelf een nieuwe beveiligde toepassing moet ontwikkelen, zouden ze kunnen aansluiten op Mijn Onderwijs.


Link met SD




Opgelegde norm

Er is een rapport met een onderzoek of Mijn Onderwijs kan aangepast worden zodat dit mogelijk is.




126

Detailfiche


Indicator De uitwisseling van gegevens op schoolniveau met toestemming van de school is gefaciliteerd



Oplossing zoeken voor het bijhouden van de toestemmingen die scholen geven om gegevens te delen en het delen van de gegevens daarop af te stellen.


Link met SD




Opgelegde norm

Werkend systeem voor het bijhouden van de toestemmingen en het delen van gegevens houdt daarmee rekening.




127

Detailfiche


Indicator Personeelsleden kunnen op Mijn Onderwijs op een gebruiksvriendelijke wijze hun gegevens raadplegen



Mijn Onderwijs is momenteel alleen uitgebouwd voor de doelgroep scholen. Met de salariswebsite komt er in september een eerste toepassing beschikbaar voor de doelgroep personeelsleden. Daarnaast ontwikkelt Agodi in samenwerking met het Departement en Ahovoks een traject voor de verdere implementatie van het luik personeelsleden. Dit traject bevat een beeld van het uiteindelijke geheel van informatie en diensten die we aan onderwijspersoneel willen ter beschikking stellen, een aanzet tot IT-architectuur en een meerjarenplanning. Het omvat ook een opzet voor gemeenschappelijke componenten voor alle onderdelen voor personeel (het portaal personeel). Agodi onderzoekt ook de synergie met het burgerloket van Informatie Vlaanderen.


Link met SD


Link met instrument(en) Mijn Onderwijs Bron gegevens / manier van meten Projectrapportering Berekeningswijze score

Opgelegde norm

Er bestaat een document met een planning voor de realisatie van Mijn Onderwijs voor personeelsleden.




128

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een screening en digitalisering van de inkomende papieren formulieren

Indicator De screening van de formulieren is uitgevoerd, de onderliggende prcessen werden kritisch bekeken

Gegevens:

Nummer doelstelling 15.6.1.


Alle formulieren die momenteel gebruikt worden binnen het agentschap worden gescreend, met als doel : afschaffing of integratie in een proces waar mogelijk of omzetting naar digitale formulieren( op basis van kosten/batenanalyse)


Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Formulierenlijst


Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal gescreende formulieren

Noemer Aantal te screenen formulieren

Opgelegde norm 100 %

Periodiciteit van de meting / invoer Halfjaarlijkse rapportering aan COVA

Limietdatum gegevens 5de werkdag na vastgestelde periode


A2A BAO- CLB personeel (coördinatie)

A2A SO-DKO personeel

129

A2A BAO-CLB-DKO scholen

A2A SO scholen

A2A AOP


A1 BAO- CLB personeel (coördinatie)

A1 SO-DKO personeel

A1 BAO-CLB-DKO scholen

A1 SO scholen

A1 AOP

130

Detailfiche


Indicator 20% van het volume aan formulieren wordt afgeschaft of vervangen door webformulieren

Gegevens:


Beschrijving indicator 20% van het totale volume aan formulieren dat binnenkomt bij AgODi wordt afgeschaft of vervangen door webformulieren


Link met SD






Teller Totaal volume aan formulieren dat binnenkomt bij AgODi

Noemer Totaal aantal volume aan formulieren dat is afgeschaft of vervangen door webformulieren

Opgelegde norm 20 %






131


A2A SO scholen

A2A AOP



A1 SO-DKO personeel


A1 SO scholen

A1 AOP

132

Detailfiche


Indicator Er zijn webservices voorzien die integratie van de gegevens op de webformulieren in de mainframe mogelijk maken

Gegevens:



20% van het totale volume aan formulieren dat binnenkomt bij AgODi wordt afgeschaft of vervangen door webformulieren. Voor de webformulieren worden webservices voorzien die de integratie van de gegevens op MF mogelijk maken.


Link met SD






Noemer

Opgelegde norm Er zijn webservices die de integratie van de gegevens van de webformulieren op de MF mogelijk maken






133


A2A SO scholen

A2A AOP



A1 SO-DKO personeel


A1 SO scholen

A1 AOP

134

Detailfiche

Doelstelling Informatie over de diploma’s van leerkrachten wordt maximaal gehaald uit de LED-databank

Indicator De medewerkers van het agentschap kunnen de gegevens in de LED raadplegen en krijgen notificaties bij wijzigingen in deze gegevens



Het agentschap ontvangt momenteel al gegevensstromen vanuit de LED. De gegevens moeten door de medewerkers kunnen geraadpleegd worden, en via de agenda moeten zijn notificaties krijgen van wijzigingen, zodat zij de nodige aanpassingen in het EPD kunnen aanbrengen. De medewerkers moeten ook kunnen aanduiden welke LED-berichten al verwerkt zijn.

Definitie van begrippen LED: leer- en ervaringsbewijzendatabank EPD: Elektronisch Personeelsdossier

Link met SD


Link met instrument(en) LED EPD Agenda EPD




Opgelegde norm De aanpassingen zijn gebeurd en staan in productie tegen december 2017.

Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens Eind 2017



135


Bij een bevraging van de LED krijgen we telkens een volledig overzicht van alle diplomagegevens van een burger. Om dit voor de medewerkers overzichtelijk te houden bieden we hen schermen aan waarop enkel gegevens die zij nog niet behandeld hebben worden getoond. Zo zien zij enkel de gewijzigde gegevens t.o.v. de laatste keer dat zij de

LED-gegevens naar het EPD overgebracht hebben. Op de schermen moeten zij dus kunnen aanduiden welke gegevens zij al behandeld hebben, zodat deze bij een volgende

update kunnen weggefilterd worden. Wanneer in de LED-stroom een actualisatie gebeurt, moet een agendapunt aangemaakt worden in de agenda van het EPD om de

medewerkers er op te wijzen dat er nieuwe informatie is.

136

Detailfiche

Doelstelling Informatie over de diploma’s van leerkrachten wordt maximaal gehaald uit de LED-databank

Indicator Er is een vergelijking gemaakt tussen de gegevens beschikbaar in LED en de gegevens beschikbaar in de personeelsdossiers



Het agentschap ontvangt momenteel al gegevensstromen vanuit de LED. De gegevens moeten door de medewerkers kunnen geraadpleegd worden, en via de agenda moeten zijn notificaties krijgen van wijzigingen, zodat zij de nodige aanpassingen in het EPD kunnen aanbrengen. De medewerkers moeten ook kunnen aanduiden welke LED-berichten al verwerkt zijn. Om dit voor te bereiden moet er voorafgaand een vergelijking gemaakt worden tussen de gegevens in LED en de gegevens in personeelsdossiers.

Definitie van begrippen LED: leer- en ervaringsbewijzendatabank EPD: Elektronisch Personeelsdossier

Link met SD


Link met instrument(en) LED EPD Agenda EPD




Opgelegde norm De vergelijking is gebeurd Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens Eind 2017



137

Detailfiche

Doelstelling Door een gegevensuitwisseling met VDAB te realiseren via het MAGDA-platform kennen we de personeelsleden waarvoor een vermindering patronale bijdrage geldt en kunnen we dit meenemen in de salarisbetaling

Indicator

Het agentschap analyseert de mogelijkheden om reducties op de patronale bijdrage te verkrijgen. In geval hiervoor een voordelige kosten/baten analyse kan voor gemaakt worden, zet het agentschap zoveel mogelijk stappen naar de realisatie: business analyse, it-analyse, contact met VDAB over de gegevensoverdracht, aanvraag van een offerte en implementatie.



Sinds 1 juli 2016 bestaat de mogelijkheid om voor bepaalde personeelsleden een vermindering van de patronale bijdragen aan te geven bij de RSZ. Om te weten welke personeelsleden voor deze vermindering in aanmerking genomen mogen worden moet de ECARO-databank bij de RSZ bevraagd worden. Omdat het over vele dossiers gaat moet hiervoor een batch-gegevensuitwisseling via MAGDA gerealiseerd worden. Als de doelgroep gekend is moet de berekening in het VSS en de aangifte via DMFA aangepast worden. Bij de berekening van de vermindering moet ook nog rekening gehouden worden met bepaalde maximumtermijnen. Om dit alles te realiseren moet nog een volledig traject afgelegd worden van business analyse over functionele analyse tot implementatie.


ECARO: databank van de RSZ waar online en via batch kan opgevraagd worden wie in aanmerking komt voor vermindering patronale bijdrage MAGDA: dienst waarover gegevensuitwisseling tussen de Vlaamse gemeenschap en andere overheden verloopt VSS: vernieuwd salarissysteem DMFA: multifunctionele aangifte RSZ

Link met SD



138







139

Detailfiche

Doelstelling We laten een audit uitvoeren over het Elektronisch Personeelsdossier (EPD). De resultaten van de audit laten ons toe om een langetermijnvisie te ontwikkelen op het EPD

Indicator Er is een audit uitgevoerd van het EPD Gegevens: Nummer doelstelling 15.7.2


Agodi laat een audit van het EPD uitvoeren door een externe partij en voorziet hiervoor het nodige budget. De opdracht wordt zo mogelijk gegeven via een raamcontract binnen de Vlaamse gemeenschap. Indien dit toch via een openbare aanbesteding zou moeten gebeuren kan de opdracht in 2017 niet afgerond zijn.

Definitie van begrippen EPD: Elektronisch personeelsdossier, IT-toepassing gebouwd in 1995 voor het beheer van personeelsdossiers

Link met SD








Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 Hoofdadviseur Beschrijving parameter: opgelegde norm. De audit heeft als doel een langetermijnplanning mogelijk te maken rond het EPD: blijft deze toepassing behouden, wordt ze (al dan niet gedeeltelijk) vernieuwd volgens het principe vernieuwbouw of volledig vervangen?

In de studie maken we samen met een externe partner een SWOT-analyse van de bestaande situatie en bekijken we de verschillende toekomstalternatieven met hun voor- en nadelen.

140

Het is de bedoeling de studie uit te besteden onder het raamcontract van de Vlaamse overheid strategische ICT-consultancy (http://intranet.vonet.be/strategische-ict-consultancy-0). Als de termijnen waarbij dit kan worden uitgegeven het toelaten moet de studie nog in 2017 opgeleverd worden. De doorlooptijd van de studie zelf wordt op 6 tot 9 maanden geschat.

141

http://intranet.vonet.be/strategische-ict-consultancy-0

Detailfiche

Doelstelling We voeren de roadmap DMFA uit waarmee we structurele problemen van DMFA weg kunnen werken

Indicator De roadmap DMFA is uitgevoerd Gegevens: Nummer doelstelling 15.7.3


In 2016 voerde HB een studie uit om de problemen rond de DMFA-module in kaart te brengen. HB leverde uiteindelijk een roadmap op, waarbij zij de verbeteringsmogelijkheden oplijstte, gaande van eenvoudige tot meer structurele ingrepen. De structurele ingrepen vergen een nieuwe ontsluiting van de EPD-dienstonderbrekingsgegevens naar DMFA. De roadmap geeft geen kostenindicator. In eerste fase zal Agodi samen met HB de analyse uitvoeren van deze wijzigingen. Nadien kan de kostprijs voor de implementatie geraamd worden. Indien de kostprijs binnen het voorziene budget valt zal ook de implementatie in 2017 uitgevoerd worden.

Definitie van begrippen DMFA: multifunctionele aangifte RSZ

Link met SD









142

Detailfiche

Doelstelling

We uniformiseren de werkwijze voor het uitwisselen van digitale gegevens met scholen door overal webservices ipv webedison te gebruiken. Webservices zorgen ervoor dat de informatie vanuit de schoolsoftwarepakketten automatisch en veilig naar AgODi wordt opgestuurd. De scholen moeten hierdoor minder manuele tussenstappen doorlopen om gegevens in te sturen. We tillen ook de bedrijfszekerheid van de gegevensoverdracht naar een hoger niveau.

Indicator De WebEdison zendingen zijn vervangen door webservices Gegevens: Nummer indicator 15.7.4


Scholen en softwareleveranciers kunnen, indien zij dat wensen, de records (gegevensbestanden) die ze nu via WebEdison versturen via web services aan Agodi bezorgen.


WebEdison: huidige communicatiesoftware tussen scholen en Agodi Web service: automatische beveiligde gegevensuitwisseling tussen softwarepakketten over internet

Link met SD


Link met instrument(en) WebEdison








143

Agodi ontving op 10/11/2016 een offerte WE15002164 van HB met deze omschrijving: : “Een tactische, pragmatische oplossing om WebEdison onafhankelijk te maken van Java “applet” technologie. Zodat, nadat de browserfabricanten de ondersteuning voor “applets” hebben stopgezet, de continuiteit gegarandeerd blijft. Dit d.m.v. het aanbieden van een web services interface op WebEDISON voor het opladen van Zendingen, het afhalen van Terugzendingen en het opvragen van de status en historiek (logboeklijnen) van beiden.”

De offerte wordt aangeboden voor een bedrag van 111.586,10 EUR incl. BTW. Agodi voorziet dit bedrag op de IT-begroting en bestelt dit van zodra het budget 2017 beschikbaar is. Gezien de doorlooptijd van de offerte 4 maanden bedraagt zal het project normaal in 2017 kunnen beëindigd worden.

144

Detailfiche

Doelstelling

We uniformiseren de werkwijze voor het uitwisselen van digitale gegevens met scholen door overal webservices ipv webedison te gebruiken. Webservices zorgen ervoor dat de informatie vanuit de schoolsoftwarepakketten automatisch en veilig naar AgODi wordt opgestuurd. De scholen moeten hierdoor minder manuele tussenstappen doorlopen om gegevens in te sturen. We tillen ook de bedrijfszekerheid van de gegevensoverdracht naar een hoger niveau.

Indicator De aanpassingen aan Discimus zijn gebeurd zodat vanaf 2018-2019 de Edison-zendingen onderwijs aan huis (SO) en Internaten kunnen afgeschaft worden en vervangen door webservices

Gegevens: Nummer indicator 15.7.4

Beschrijving indicator Afschaffen van de zendingen onderwijs een huis en internaten en integratie in DISCIMUS.


WebEdison: huidige communicatiesoftware tussen scholen en Agodi Web service: automatische beveiligde gegevensuitwisseling tussen softwarepakketten over internet

Link met SD


Link met instrument(en) WebEdison Bron gegevens / manier van meten Opvolging via projectgroep en stuurgroep Berekeningswijze score Mate van realisatie


Opgelegde norm

DISCIMUS is aangepast en de zendingen zijn afgeschaft vanaf schooljaar 18-19.

Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens Eind 2017



145

Detailfiche

Doelstelling We nemen het voordeel van alle aard (VAA) op de taksfiches op Indicator VAA is opgenomen op de taksfiches Gegevens: Nummer doelstelling 15.7.5


VAA (Voordelen van aard) moeten aangegeven worden aan de fiscus. Agodi wil het mogelijk maken dat scholen die aan hun personeelsleden dergelijke voordelen verlenen dit via Agodi aan de FOD Financiën via de geëigende kanalen (Belcotax) aangeven. Hiervoor moeten de interfaces met de schoolsoftwarepakketten uitgebreid worden, moeten deze gegevens binnen het EPD opgeslagen worden en moeten ook de uitgaande interfaces DMFA en Belcotax uitgebreid worden. In eerste instantie zal Agodi hiervoor de business analyse en functionele analyse uitvoeren. Afhankelijk van de complexiteit van de aanpassingen kan in 2017 ook nog tot implementatie worden overgegaan, voor zover de voorzien budgetten toereikend zijn.


VAA (Voordelen van alle aard) : bepaalde voordelen buiten het loon die werkgevers aan hun personeelsleden aanbieden, zoals bv. het gebruik van computers, GSM’s, wagens, … De evenredige waarde van deze voordelen moet aan de fiscus en soms ook aan de sociale zekerheid worden aangegeven.

Link met SD


Link met instrument(en) VSS: vernieuwd salarissysteem EPD: elektronisch personeelsdossier





146



Beschrijving parameter: opgelegde norm. De analyse voor de aanpassingen moet nog gebeuren, daardoor is de grootte-orde van de aanpassingen nog een ruwe raming.

147

Detailfiche

Doelstelling

We zetten met het project Digis verdere stappen naar een digitale overheid door het omzetten van papieren schooldossiers naar digitale schooldossiers met uitgebreide beheer-en opvolgingsmogelijkheden voor inkomende en uitgaande documenten

Indicatoren

- De opvolging van schooldossiers in DIGIS is verder uitgebouwd - De link met digitale formulieren wordt onderzocht en waar nodig voorzien - De toegang tot gegevens in Digis houdt rekening met de privacy van

leerkrachten en leerlingen Gegevens: Nummer doelstelling 15.8


Digis groeit verder uit tot het unieke (interne) digitale schooldossier. De toepassing moet flexibeler worden en het 'anders werken' nog beter ondersteunen. We denken dan aan integratie met digitale formulieren, automatisch documenten opladen via dropserver of webservice, aanpassingen aan vereisten MO 2.0, 'dossiers' beter kunnen opvolgen vanop afstand...

Aangezien Digis meer gebruikers kent over verschillende agentschappen, moet het afschermen van persoonsgegevens in de toepassing uitgebouwd worden (vb salarisgegevens leerkrachten, leerlingengegevens).

Definitie van begrippen Digis= digitaal schooldossier

Link met SD


Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Opvolging via projectgroep en stuurgroep Berekeningswijze score Mate van realisatie


Opgelegde norm

148

Digis is uitgebreid met: - Integratie met digitale formulieren,

automatisch documenten opladen via dropserver of webservice

- Aanpassingen aan vereisten MO 2.0 - Dossiers beter kunnen opvolgen vanop

afstand - Het afschermen van persoonsgegevens in

de toepassing Periodiciteit van de meting / invoer Op jaarbasis Limietdatum gegevens Eind 2017



149

Detailfiche

Doelstelling

We zetten stappen naar de digitalisering van de communicatie met de ouders, leerlingen en externe partners. Als pilootproject zorgen we voor een gebruiksvriendelijke en bedrijfszekere opvolging van de Speciale onderwijsleermiddelen

Indicator Er is een systeem ontwikkeld voor de opvolging van SOL Gegevens: Nummer doelstelling 15.9


Bij de opvolging van de Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) komen er veel contacten met leerlingen, scholen en ouders. Deze leerlingen hebben een dossier dat hun hele onderwijsloopbaan verder loopt. Het is belangrijk dat ook vroegere contacten kunnen teruggevonden worden.

Op dit moment loopt dit proces in een access-applicatie. Implementatie van een toepassing die een betere opvolging van de leerlingen ikv SOL ondersteunt.


Link met SD


Link met instrument(en) Toekennen van speciale onderwijsleermiddelen

Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi (Speciale onderwijsleermiddelen)



Opgelegde norm Een werkende toepassing voor de opvolging van leerlingen in SOL

Periodiciteit van de meting / invoer - Limietdatum gegevens - Verantwoordelijke rapportering (extern) Senior adviseur ICT Verantwoordelijke rapportering (intern) Informaticus ICT

150

Detailfiche

Doelstelling We screenen welke toepassingen een noodzaak hebben aan persoonsgegevens en onderzoeken of de applicaties kunnen aangepast worden

Indicator Het onderzoek is gebeurd en we weten of het zinvol is om hierin te investeren Gegevens: Nummer doelstelling 15.10


De mainframe-toepassingen die omkadering en toelagen berekenen, maken allemaal gebruik van leerlingengegevens. Misschien is het mogelijk om die enkel te laten berekenen op leerlingenaantallen. Het zou dan mogelijk zijn om stukken af te zonderen waarin geen persoonsgegevens meer voorkomen. Deze mogen op een andere (goedkopere) manier beveiligd worden. Dit zou dus in de toekomst geld kunnen besparen. Dit moet verder onderzocht worden.


Link met SD


Link met instrument(en) Toepassingen AgODi I&L Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score -


Opgelegde norm

Opstellen van een rapport waarin de opsplitsing van toepassingen met en toepassingen zonder persoonsgegevens onderzocht is en plan van aanpak voor verdere stappen.


151

Detailfiche

Doelstelling Voor de toekenning van de speciale onderwijsleermiddelen onderzoeken we hoe er meer kennisdeling, gegevensuitwisseling en afstemming kan zijn met het VAPH

Indicator

We verkennen de mogelijkheden van een samenwerkingsprotocol met het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) waarin afspraken worden opgenomen over de deling van expertise met haar kenniscentrum Hulpmiddelen(KOC) en over gegevensuitwisseling


Beschrijving indicator Er wordt een betere samenwerking en afstemming met het VAPH nagestreefd inzake hulpmiddelenbeleid


Voor de toekenning van speciale onderwijsleermiddelen onderzoeken we of we een samenwerkingsprotocol kunnen afsluiten met het VAPH inzake gegevensuitwisseling en kennisdeling

Link met SD


Link met instrument(en) Toekennen van speciale onderwijsleermiddelen

Bron gegevens / manier van meten Databanken AgODi (Speciale onderwijsleermiddelen) en VAPH



Opgelegde norm Zie beschrijving Periodiciteit van de meting / invoer - Limietdatum gegevens - Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (BaO-DKO-CLB)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (BaO-DKO-CLB) (gewoon en buitengewoon Onderwijs, DKO, CLB, PBD)

Beschrijving parameter: opgelegde norm. Het agentschap neemt het initiatief om rond de toekenning van hulpmiddelen een betere samenwerking en afstemming te bekomen met het VAPH. We verkennen de mogelijkheden van een samenwerkingsprotocol met het VAPH waarin afspraken worden opgenomen over de deling van expertise met haar Kenniscentrum Hulpmiddelen (KOC) en over gegevensuitwisseling: - Deling van expertise van het KOC met AgODi: naar analogie met de kennisdeling opgenomen

in de samenwerkingsovereenkomst tussen het VAPH en de VDAB

152

- Gegevensuitwisseling: welke gegevens van personen bevinden zich al bij de Vlaamse overheid en moeten niet dubbel opgevraagd worden.

Het agentschap analyseert welke mogelijke belemmeringen of bezwaren bestaan tegen de opmaak van een samenwerkingsprotocol en probeert die maximaal weg te werken. Om deze indicator te behalen, blijft het agentschap afhankelijk van de bereidheid tot medewerking en samenwerking vanuit het VAPH. Dit geldt als belangrijke randvoorwaarde voor het behalen van de indicator.

153

Detailfiche

Doelstelling We automatiseren de terugvorderingen en recuperaties van geprefinancierde salarissen

Indicator De berekening van de terug te vorderen geprefinancierde salarissen verloopt automatisch



De berekening van de terug te vorderen geprefinancierde salarissen verloopt geautomatiseerd via het VSS. De TVO-module wordt vervangen door de toepassing ‘schuldenbeheer’ in VSS.


Link met SD

We investeren in vernieuwingsprojecten met focus op onze klanten en TARRA en Radicaal Digitaal als leitmotiv. We gaan in eerste instantie voor lastenverlaging voor scholen, onderwijzend personeel, ouders en leerlingen. Daarnaast zorgen we voor een efficiëntieverhoging binnen de organisatie.



Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO-DKO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO-DKO) Bijlage: ProjectInitiatieDocument (PID) op https://1f3c.vo.proximuscloudsharepoint.be/management/_layouts/15/start.aspx#/Organisatiebeheersing/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fmanagement%2FOrganisatiebeheersing%2FOndernemingsplan%2FOP%5F2016%2Fprojecten%5FOP16%2FPIDs%5FProjecten%5FOP16&FolderCTID=0x0120008615CEE061C3384C8B6A9C696A89BB0C&View=%7BC8A47D54%2DE984%2D427E%2DBAE0%2DA9432A71787F%7D.

154

Detailfiche Doelstelling We streven naar een volledige automatisering van alle betalingen

Indicator Voor een aantal kleinere betalingen is de haalbaarheid van automatisering onderzocht


Beschrijving indicator De betalingen worden geautomatiseerd. Dit voorkomt veel manueel werk en vermindert de kans op fouten.


Link met SD

We investeren in vernieuwingsprocessen met het oog op onze klanten en Tarra en Radicaal digitaal als leidraad. We gaan in eerste instantie voor een lastenverlaging voor onze klanten, maar we zorgen ook voor een efficiëntieverhoging binnen de organisatie.

Link met instrument(en) Bron gegevens / manier van meten Eigen bestanden, Orafin, mainframe Berekeningswijze score


Opgelegde norm In 2017 onderzoeken we de haalbaarheid van automatisering.


Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (AOP)

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (AOP)

Beschrijving parameter: De haalbaarheid zal voor volgende toelagen onderzocht worden:

1) DKO: werkingsmiddelen en nascholing. 2) Toelage voor bedrijfsrevisoren. 3) Bestaanszekerheidsvergoeding voor busbegeleiding. 4) Dotaties voor de scholengroepen van het GO!

Uitvoering: randvoorwaarde budget op IP2017 instellingen en leerlingen.

155

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een bedrijfszekere toepassing voor de berekening van het aantal uren anderstalige nieuwkomers in het SO

Indicator De huidige Access-applicatie is vervangen door een meer bedrijfszekere toepassing Gegevens: Nummer doelstelling 15.12.3


De toepassing :

• OKAN: automatische berekening van het aantal uren AN in het secundair onderwijs

Vervangen door bedrijfszeker toepassing.


Link met SD


Link met instrument(en) Access-applicatie okan SO Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score -


Opgelegde norm Er is een bedrijfszekere toepassing voor de berekening van het aantal uren AN in het SO


156

Detailfiche

Doelstelling We onderzoeken of een omzetting van de CREON-databank naar UNIX financieel voordelig is

Indicator Er is een raming van de kosten om CREON om te zetten naar UNIX en een raming van de exploitatiekosten na de omzetting



De exploitatiekosten van de databank CREON zijn heel hoog (100.000 euro per jaar). Door deze databank en toepassing om te zetten naar UNIX, kunnen we hierop besparen. We gaan onderzoeken hoeveel dit zou kosten en wat de nieuwe exploitatiekosten zouden zijn. Pas daarna kunnen we oordelen op welke termijn we dit kunnen terugverdienen.


Link met SD


Link met instrument(en) Databank CREON Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score -


Opgelegde norm De business case is opgesteld Periodiciteit van de meting / invoer - Limietdatum gegevens - Verantwoordelijke rapportering (extern) Senior adviseur ICT Verantwoordelijke rapportering (intern) Informaticus ICT

157

Detailfiche

Doelstelling We starten een aantal IT-projecten, ter uitvoering van het beslist beleid, op voorwaarde van voldoende budget

Indicator De beleidsuitvoering is gerealiseerd Gegevens: Nummer doelstelling 15.13

Beschrijving indicator Om beslist beleid uit te voeren dienen telkens de nodige ICT-aanpassingen te gebeuren


Link met SD


Link met instrument(en) Beleid Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score -


Opgelegde norm De IT is aangepast zodat het beslist beleid kan uitgevoerd worden


158

Detailfiche

Doelstelling We werken verder mee aan de projecten i.k.v. het datawarehouse door het opnemen van de rol van projectleider en door het ter beschikking stellen van inhoudelijke expertise

Indicatoren Agodi werkt mee aan de projecten i.k.v. datawarehouse

Gegevens:

Nummer doelstelling 16.1.1


Agodi werkt mee aan de diverse onderdelen van het datawarehouse Onderwijs en Vorming voor de eigen bevoegdheden :

-DWH afwezigheden

-DWH …

-DWH kleuterparticipatie

-DWH personeel

Definitie van begrippen DWH:

Link met SD

Als betrouwbare en samenwerkende partner binnen het beleidsdomein O&V werkt AgODi aan de uitbouw van een kenniscentrum om op die manier een bijdrage te leveren aan kwaliteitsvol onderwijs

Link met instrument(en) Datawarehouse (programma van bevraging)


Berekeningswijze score Mate van afhandeling van actielijst


Noemer

Opgelegde norm






159


A2A SO scholen

A2A AOP

A2A ICT



A1 SO-DKO personeel


A1 SO scholen

A1 AOP

A1 ICT

160

Detailfiche

Doelstelling Bij het verstrekken van data aan andere entiteiten en externen zorgt AgODi voor de ‘pseudonimisering’ van de gegevens

Indicatoren

- De gegevens worden gepseudonimiseerd doorgegeven aan de andere entiteiten en externen

- Waar het gebruik van persoonsgegevens door de andere entiteiten noodzakelijk is, is een machtiging gegeven door het VTC. In afwachting van een machtiging voor het VTC is een verklaring op eer ingediend door de andere entiteiten mbt het gebruik van persoonsgegevens

Gegevens:



Als eigenaar van de onderwijsdatabanken heeft AgODi de verantwoordelijkheid om toe te zien op de correcte toepassing van de wet op de privacy. Om die reden moeten gepseudonimiseerde gegevens gebruikt worden binnen datawarehouse en andere toepassingen van de andere entiteiten en externen. AgODi is verantwoordelijk voor deze pseudonimisering. Waar persoonsgegevens wel noodzakelijk zijn voor de andere entiteiten, moet er een machtiging zijn van het VTC.


Link met SD

Als betrouwbare en samenwerkende partner binnen het beleidsdomein O&V werkt AgODi aan de uitbouw van een kenniscentrum om op die manier een bijdrage te leveren aan kwaliteitsvol onderwijs





Noemer

Opgelegde norm



161


AG AgODi


Adviseur gegevensbeheer AgODi

A2A ICT

162

Detailfiche Doelstelling We meten de klantentevredenheid d.mv. een klantentevredenheidsonderzoek Indicator Het klantentevredenheidsonderzoek werd uitgevoerd Gegevens: Nummer indicator 17.1


Tevredenheid over de geboden dienstverlening meten bij directies, secretariaatsmedewerkers en personeelsleden en de evolutie van de resultaten nagaan ten opzichte van het vorige klantentevredenheidsonderzoek van 2012


Link met SD

Via een modern en adequaat personeels- en ICT-beleid en een innovatieve werking streeft het agentschap er naar verder uit te groeien tot een dynamische, toekomstgericht en lerende organisatie.


Raamcontract AgO, personeelsbestanden, instrumentarium voor veldwerk en analyse van marktonderzoeksbureau, rapport klantentevredenheidsonderzoek 2012

Bron gegevens / manier van meten Meting en rapportering via een extern marktonderzoeksbureau



Opgelegde norm De effectieve bevraging van de klanten is opgestart

Periodiciteit van de meting / invoer eenmalig

Limietdatum gegevens Verantwoordelijke rapportering (extern)

Verantwoordelijke rapportering (intern) Randvoorwaarde: er is voldoende budget om een kwaliteitsvol studierapport te bestellen.

163

Detailfiche

Doelstelling Via een adequaat competentiemanagement en verplichte vorming willen we de nodige competenties van het personeel verder ontwikkelen

Indicatoren - Het vormingsplan 2017 is uitgevoerd - De personeelsleden van AGODI hebben de nodige competenties verworven



De personeelsleden van AGODI nemen deel aan de vormingsactiviteiten die worden aangeboden volgens het vormingsplan om hun competenties i.v.m. minstens hun kerntaken op peil te houden én te verbeteren.


Het operationeel vormingsplan vloeit voort uit de tweejarige strategische vormingsdoelstellingen en verenigt de gevalideerde bottom-up vormingsbehoeften met de organisatorische vormingsnoden. Het wordt opgesteld tegen het begin van het kalenderjaar en bevat leeractiviteiten i.v.m. dienstverlening, innovatie, management en beleid. Het plan voorziet een mix van functiespecifieke en breed-vormende opleidingen, die worden gecommuniceerd naar de medewerkers. De werkgroep vorming staat in voor de organisatie van de activiteiten.

Link met SD


Link met instrument(en) Vlimpers Talent Leren, strategisch vormingsplan 2017-2018, operationeel vormingsplan 2017, vormingskalender, intranet AGODI, website AGO

Bron gegevens / manier van meten Vlimpers Talent Leren, PLOEG-prestatiedocumenten, vormingsrapport



Aantal personeelsleden dat aan minstens 1 werkgerelateerde vormingsactiviteit deelnam

Noemer Aantal personeelsleden van AGODI Opgelegde norm 100%


Limietdatum gegevens Eind eerste maand volgend op het einde van het kalenderjaar

164


Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO- DKO)

165

Detailfiche

Doelstelling We stimuleren onze personeelsleden om deel te nemen aan (internationale) onderwijskundige evenementen en uitwisselingen

Indicator Aantal personeelsleden dat deelgenomen heeft aan (internationale) onderwijskundige evenementen en uitwisselingen



Het is belangrijk dat de personeelsleden voeling houden met de ontwikkelingen en de praktijk in het onderwijsveld via externe opleidingen en contacten.


Onder onderwijskundige evenementen wordt verstaan studiedagen, seminaries, colloquia etc. over onderwijs. Uitwisselingen kunnen in de vorm van wisselleren met een school of een andere organisatie uit het onderwijsveld of de onderwijsadministratie.

Link met SD


Link met instrument(en) Vlimpers Talent Leren, vormingsplan 2017, intranet AGODI

Bron gegevens / manier van meten Vlimpers Talent Leren, PLOEG-prestatiedocumenten, vormingsrapport



Aantal personeelsleden dat deelgenomen heeft aan (internationale) onderwijskundige evenementen en uitwisselingen

Noemer - Opgelegde norm -


Limietdatum gegevens Eind eerste maand volgend op het einde van het kalenderjaar


Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 (SO- DKO)

166

Detailfiche

Doelstelling We stellen een actieplan op n.a.v. de resultaten van de personeelspeiling 2016 en voeren de acties uit

Indicator - Er is een actieplan opgesteld - De uitvoering van de in het actieplan opgenomen acties is opgestart

Gegevens:


Definitie van begrippen In 2016 werd een personeelspeiling uitgevoerd binnen AgODi. Nav de resultaten van deze personeelspeiling wordt een actieplan opgesteld.

Link met instrument(en) Resultaten personeelspeiling 2016

Bron gegevens / manier van meten Resultaten personeelspeiling 2016



Noemer /

Opgelegde norm

Er is een actieplan opgesteld, voorgelegd aan het cova en goedgekeurd. Er is een prioritering aangeduid in de acties, voor de acties zijn trekkers aangeduid. De uitvoering van het actieplan is opgestart.


- Actieplan personeelspeiling 2016: voorstel op cova 8/3

- Voorstelling resultaten personeelspeiling 2016 en actieplan op personeelsvergadering 21/3

- Uitvoeren actieplan vanaf 8/3



AG AgODi


A2 HRM (staf)

167

Detailfiche

Doelstelling Als pilootproject voeren we een procesevaluatie uit van het proces arbeidsongevallen. Op basis van deze evaluatie wordt er een actieplan uitgewerkt, waarin o.a. de verdere digitalisering vervat zit

Indicator De procesevaluatie van het proces Arbeidsongevallen is uitgevoerd en een actieplan is uitgewerkt

Gegevens:



De evaluatie van het proces ‘administratieve afhandeling van arbeidsongevallen’ (AO) heeft tot doel het in kaart brengen van de huidige organisatie van de cel AO en het huidige verloop van het proces AO. Daarnaast wil deze evaluatie nagaan welke aspecten van het proces & de organisatie geoptimaliseerd kunnen worden, teneinde dit proces meer kwaliteitsvol (= efficiënter en effectiever) te laten verlopen


Link met SD

Via een modern en adequaat personeels-en ICT-beleid en een innovatieve werking streeft het agentschap er naar verder uit te groeien tot een dynamische, toekomstgerichte en lerende organisatie

Link met instrument(en) auditmethodologie

Bron gegevens / manier van meten Opvolging uitvoering actieplan doorheen het jaar via het COVA

Berekeningswijze score Mate van realisatie acties uit het actieplan.

Opgelegde norm Het door het COVA te bepalen actieplan is uitgevoerd.


Procesevaluatie: februari 2017 Realisatie actieplan: halfjaarlijks aan COVA



AG AgODi


A2M staf

168

Detailfiche

Doelstelling We onderzoeken actief de verschillende mogelijkheden van extra financiering voor projecten

Indicator Bedrag aan externe financiering dat is gevonden

Gegevens:


Definitie van begrippen Naast de beleidskredieten en ICT-kredieten zoeken we andere financieringsbronnen voor de projecten, bv. Radicaal Digitaal

Link met SD


Link met instrument(en) Projectdocumenten

Begroting

Bron gegevens / manier van meten Projectbudgetten



Noemer /

Opgelegde norm Bepaald bedrag aan extra financiering


Jaarlijks



A2A ICT


A1 ICT

169

Detailfiche

Doelstelling We sluiten voor een aantal dienstverleningspakketten aan bij het Facilitair Bedrijf

Indicator Voor een aantal dienstverleningspakketten is een overeenkomst afgesloten met HFB

Gegevens:



AgODi sluit voor een aantal dienstverleningspakketten aan bij HFB. Het gaat om dienstverlening die vroeger door de MOD werd opgenomen: aankopen, buitenlandse dienstreizen, afvoer van materiaal, verhuizingen, evenementen

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Transitiedocument afname DVP HFB



Noemer /

Opgelegde norm Definitief transitiedocument afname DVP HFB


Jaarlijks

Limietdatum gegevens 1/3/2017


AG AgODI


A2 organisatie - staf

170

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een efficiënte vergadercultuur

Indicator Het aantal vergaderingen is verminderd en zijn korter en efficiënter

Gegevens:


Definitie van begrippen Een vergadering is elk ingepland overlegmoment met minstens 3 personen

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Agenda medewerkers AgODi



Noemer /

Opgelegde norm


Jaarlijks



AG AgODi


171

Detailfiche

Doelstelling We onderzoeken of we de hosting van de mainframetoepassingen kunnen optimaliseren met oog op kostenbesparing

Indicator Het onderzoek is uitgevoerd en er is een plan van aanpak om te optimaliseren

Gegevens:


Definitie van begrippen De exploitatie kost van de mainframe is heel hoog. Door een aantal acties uit te voeren, kunnen we die verlagen.

Link met SD


Link met instrument(en) Mainframetoepassingen




Noemer

Opgelegde norm Er is een onderzoek uitgevoerd en een plan van aanpak opgesteld


Jaarlijks



Senior adviseur ICT


Informaticus ICT

172

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een informatiebeheersplan, zowel voor het papieren als het digitale archief

Indicator Er is een informatiebeheersplan opgesteld voor het agentschap en eerste acties zijn uitgevoerd

Gegevens:



Een informatiebeheersplan is een overzicht van alle informatieobjecten (documenten, dossiers, ed) die binnen een organisatie worden gecreëerd of ontvangen. Per informatieobject worden de beheersregels bepaald.

Link met SD



Bron gegevens / manier van meten Informatiebeheersplan



Noemer /

Opgelegde norm

- Door de werkgroep informatiebeheer AgODi wordt een voorstel van informatiebeheersplan opgemaakt

- Het informatieplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het cova

- Er is een goedgekeurd informatiebeheersplan


Jaarlijks

Limietdatum gegevens September 2017: voorstel naar het cova

173


AG AgODi


A2 organisatie (staf)

174

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor intern informatieveiligheidsplan

Indicator Er is een informatieveiligheidsplan opgesteld

Gegevens:



AgODi verzamelt heel wat gegevens over leerlingen, scholen en onderwijspersoneel. De opslag en de verwerking van deze gegevens gebeurt vooral met geautomatiseerde ICT-toepassingen. Er wordt een plan uitgewerkt met een gestructureerde aanpak voor de informatieveiligheid.

Link met SD


Link met instrument(en) Informatieveiligheidsbeleid beleidsdomein




Noemer /

Opgelegde norm

- Er wordt een voorstel van informatieveiligheidsplan uitgewerkt

- Het informatieveiligheidsplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het cova


Jaarlijks



AG AgODi


A2 gegevensbeheer (staf)

175

Detailfiche

Doelstelling We verbeteren de bedrijfszekerheid en bescherming van privacy-gevoelige gegevens in de Access-toepassingen

Indicator

- Er is een checklist van voorwaarden waaraan bedrijfskritische of privacy-gevoelige access-toepassingen moeten voldoen

- Er is een inventaris van bedrijfskritische toepassingen en een planning om deze aan de nodige standaarden te laten voldoen

Gegevens:



Link met instrument(en) Access-toepassingen die gebruikt worden binnen AgODi

Wet op de privacy

Link met SD





Noemer /

Opgelegde norm

- Opstellen van checklist van voorwaarden waaraan bedrijfskritische of privacygevoelige Access-toepassingen moeten voldoen

- Maken van inventaris van alle Access-toepassingen met bedrijfskritische of privacy-gevoelige gegevens

- Planning om de bedrijfskritische of privacy-gevoelige toepassingen te laten voldoen aan checklist


Jaarlijks


176


A2A ICT

A2A SSO

A2A SBDC


A1 ICT

A1 SSO

A1 SBDC

177

Detailfiche

Doelstelling We voeren het actieplan uit (zowel intern als extern, zie 13.2) dat gemaakt werd n.a.v. het auditrapport over de externe communicatie van operationele gegevens tussen AgODi en de scholen en centra

Indicator Het actieplan is uitgevoerd

Gegevens:




Link met SD





Noemer /

Opgelegde norm


Jaarlijks



Senior adviseur ICT


Hoofdadviseur ICT

178

Detailfiche

Doelstelling We bereiden de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het agentschap voor

Indicatoren

- Er is een adviseur gegevensbeheer aangesteld die ook de rol van Data Protection Officer opneemt

- Wanneer we gegevens doorgeven aan anderen, zorgen we ervoor dat de privacy gewaarborgd is

- Het stappenplan van de privacycomissie ter voorbereiding van de implementatie van AVG wordt uitgevoerd.


Beschrijving indicator De AGV is op 24 mei 2016 in werking getreden. Bedrijven en organisaties krijgen tot 25 mei 2018 de tijd om zich aan de nieuwe regelgeving aan te passen.

Definitie van begrippen Zie de AGV: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&rid=1

Link met SD



Stappenplan privacycommissie ter voorbereiding van de implementatie van de AGV: https://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/STAPPENPLAN%20NL%20-%20V2.pdf

Bron gegevens / manier van meten Aanstelling data protection officer Opvolging uitvoering stappenplan

Berekeningswijze score Mate van realisatie vooruitgang in stappenplan.


Opgelegde norm Er is een adviseur gegevensbeheer aangesteld die de rol van data protection officer opneemt De implementatie van de AGV is gerealiseerd.


Limietdatum gegevens 25 mei 2018

Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi

Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 gegevensbeheer (staf)

179

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&rid=1

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&rid=1

https://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/STAPPENPLAN%20NL%20-%20V2.pdf



Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor een IT-meerjarenplan

Indicator Het IT-meerjarenplan is opgesteld Gegevens: Nummer indicator 17.6


Er is een strategisch IT-meerjarenplan opgesteld, waarin rekening gehouden wordt met de nodige input uit de audit van het EPD. Het meerjarenplan beschrijft de strategische visie, de technolgiegiestrategie, de veiligheidsstrategie… maar geeft nog geen oplijsting van de uit te voeren projecten.


Link met SD

Via een modern en adequaat personeels- en ICT-beleid en een innovatieve werking streeft het agentschap er naar verder uit te groeien tot een dynamische, toekomstgerichte en lerende organisatie


Bron gegevens / manier van meten Voorbereiden via projectgroep - goedkeuring door COVA



Opgelegde norm Periodiciteit van de meting / invoer Eenmalig Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) A2 Verantwoordelijke rapportering (intern) A2

180

Detailfiche

Doelstelling We zorgen voor de bedrijfscontinuïteit van onze systemen

Indicator We conformeren ons aan de policy van de Vlaamse Gemeenschap op gebied van data-opslag, o.m. door een migratie van de DIGIS- en DISCIMUS-databanken naar VPC



De doelarchitectuur van HBplus voor grote toepassingen is VPC. DISCIMUS en DIGIS draaien op servers die niet meer uitgebreid worden. Een verhuis naar VPC is aangewezen.


Link met SD




Opgelegde norm DIGIS en DISCIMUS zijn verhuisd naar VPC en zijn performant en bedrijfszeker beschikbaar.

Periodiciteit van de meting / invoer Eenmalig Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) Senior adviseur ICT Verantwoordelijke rapportering (intern) Informaticus ICT

181

Detailfiche

Doelstelling We organiseren ons optimaal i.f.v. de renovatie van het Consciencegebouw

Indicator

- AgODi werkt actief mee in de taskforce en de verschillende werkgroepen - Er is overleg met HFB waar nodig - De verhuis is goed verlopen, de klanten hebben er geen nadeel van

ondervonden Gegevens: Nummer doelstelling 17.8


Tot februari 2018 wordt het Consciencegebouw gerenoveerd. Tussentijds zijn er een aantal verhuisbewegingen noodzakelijk. Daarbij moet de dienstverlening blijven doorlopen. Ook moeten de nodige beslissingen over de intekening van de werkvloer na de renovatie worden genomen.


Link met SD


Link met instrument(en) Masterplanning renovatie Consciencegebouw HFB Verslagen taskforce renovatie HC

Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm De verhuis is goed verlopen, de klanten hebben er geen nadeel van ondervonden.

Periodiciteit van de meting / invoer Maandelijks Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 organisatie (staf)

182

Detailfiche

Doelstelling In het kader van de nieuwe huisvesting evalueren we ons PTOW-beleid en sturen bij waar nodig

Indicator Er is een geactualiseerd PTOW-beleid Gegevens: Nummer doelstelling 17.9


De voorziene werkplekken in het gerenoveerde Consciencegebouw zijn gebaseerd op PTOW en desksharing: er worden nog voor 80% van de gecorrigeerde VTE’s werkplekken voorzien. Daarom moet het huidig PTOW-beleid worden geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.


Link met SD


Link met instrument(en) Huidig PTOW-beleid Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm Geactualiseerd PTOW-beleid


Jaarlijks Het PTOW-beleid wordt besproken op het cova van 6/3. Een geactualiseerd PTOW-beleid wordt voorgesteld op de personeelsvergadering van 21/3.

Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern)

183

Detailfiche

Doelstelling We bereiden de verhuis van het personeelsarchief naar het depot van Vilvoorde voor

Indicatoren - Er is een verhuisplanning opgesteld - De eerste voorbereidende acties zijn uitgevoerd



Momenteel staat er nog zo’n 9 km aan personeelsdossiers in de kelder van het consciencegebouw. T.g.v. de renovatie van het gebouw moeten die overgebracht worden naar het depot van Vilvoorde. Dat kan vanaf 2018, wanneer het depot voldoende is uitgebreid. Deze verhuis moet voorbereid worden.


Link met SD




Opgelegde norm Er is een verhuisplanning, de eerste acties zijn opgestart

Periodiciteit van de meting / invoer Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern)

184

Detailfiche

Doelstelling We voeren het actieplan Mobiliteit en het actieplan Gedrag uit

Indicatoren De nodige acties uit de actieplannen zijn uitgevoerd

Gegevens: Nummer doelstelling 17.11 en 17.12


In kader van het klimaatactieplan van de VO zijn er een aantal actieplannen opgestart. Het actieplan Mobiliteit en het actieplan Gedrag zijn ook voor AgODi van toepassing


Link met SD


Link met instrument(en) Actieplannen gedrag en mobiliteit Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm De nodige acties zijn uitgevoerd Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 organisatie (staf)

185

Detailfiche

Doelstelling We voeren een zelfevaluatie uit van enkele thema’s uit de leidraad: organisatiestructuur, facility management en HRM

Indicatoren De zelfevaluatie is besproken op het cova. Waar nodig is een stappenplan uitgewerkt



Om de maturiteit van de organisatie na te gaan en maatregelen te nemen om deze te verhogen voert AgODi ieder jaar een aantal zelfevaluaties uit obv de thema’s uit de leidraad organisatiebeheersing van de VO


Link met SD


Link met instrument(en) Leidraad organisatiebeheersing VO Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm De zelfevaluaties zijn gemaakt, besproken op cova. Stappenplannen zijn opgemaakt



- 30/9/2017: de zelfevaluaties zijn besproken en goedgekeurd door het cova

- 30/11/2017: de nodige stappenplannen zijn opgesteld

Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern) A2 organisatie (staf)

186

Detailfiche

Doelstelling We zetten verdere stappen mbt risicomanagement: het project rond salarisbetaling wordt afgewerkt

Indicatoren De risico’s van het proces salarisbetaling zijn in kaart gebracht en geprioriteerd. De beheersmatregelen zijn geëvalueerd.



De verschillende risico’s van de salarisbetaling zijn in kaart gebracht. Per risico is aangegeven wat de kans en impact is. Per risico zijn ook de beheersmaatregelen in kaart gebracht.


Link met SD


Link met instrument(en) Proces salarisbetaling Bron gegevens / manier van meten Berekeningswijze score


Opgelegde norm De risicoanalyse van het proces salarisbetaling is afgewerkt

Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens Eind 2017 Verantwoordelijke rapportering (extern) AG AgODi Verantwoordelijke rapportering (intern) A2A SO - DKO

187

Detailfiche

Doelstelling We voeren een analyse uit van het kwaliteitsmanagement binnen het agentschap

Indicator Het systeem van kwaliteitsmanagement van AgODi is geanalyseerd.

Gegevens:


Beschrijving indicator Het in kaart brengen en analyseren van het geheel van het gehanteerde kwaliteitsinstrumentarium binnen AgODi.


Link met SD AgODi onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen

Link met instrument(en) Geheel van instrumentarium organisatiebeheersing AgODi

Bron gegevens / manier van meten Inventariseren en analyseren kwaliteitsinstrumentarium AgODi

Berekeningswijze score Mate van adequaatheid analyse


Noemer

Opgelegde norm De analyse van het kwaliteitsmanagement van AgODi is afgerond.




AG AgODi


A2M staf

188

Detailfiche

Doelstelling We evalueren het intern controlesysteem, o.m. vanuit het oogpunt van fraude en belangenvermenging

Indicator Het interne controlesysteem is geëvalueerd

Gegevens:



Binnen de globale aanpak van het risicomanagement van AgODi wordt voor kritieke functies een geheel van beheersmaatregelen uitgewerkt die fraude en belangenvermenging maximaal inperken.


Link met SD We ondernemen acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen


Bron gegevens / manier van meten Aantal fraudegevallen

Aantal incidenten rond belangenvermenging

Berekeningswijze score Mate van aanwezigheid beheersmaatregelen tegen fraude en belangenvermenging.


Noemer

Opgelegde norm Afgestemde beheersmaatregelen tegen fraude en belangenvermenging zijn uitgewerkt.


Halfjaarlijkse rapportering aan COVA



AG AgODi


A2M Staf

189

Detailfiche

Doelstelling Er wordt een actieplan uitgewerkt n.a.v. de audit risicomanagement door Audit Vlaanderen

Indicator Het actieplan is opgemaakt en besproken op de cova

Gegevens:


Beschrijving indicator In 2017 wordt het definitieve auditrapport risicomanagement opgeleverd door Audit Vlaanderen. Nav de aanbevelingen opgenomen in dit rapport wordt er een actieplan opgemaakt.


Link met SD We ondernemen acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen

Link met instrument(en) Auditrapport maturiteit risicomanagement




Noemer

Opgelegde norm


20/3: exitmeeting audit Vlaanderen

3 / 4: deadline managementreactie

30/6: actieplan is opgesteld

30/9: actieplan is besproken en goedgekeurd door de cova



AG AgODi


A2M Staf

A2 organisatie (staf)

190

Detailfiche

Doelstelling We besteden speciale aandacht aan de kansengroepen bij wervings- en selectieprocedures

Indicator Het aandeel van personen met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap in de totale instroom

Gegevens:


Beschrijving indicator Personen met een migratieachtergrond: 10% van de instroom in 2017. Personen met een arbeidshandicap: 3% van de instroom in 2017.

Link met SD We doen maximale inspanningen om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen


Bron gegevens / manier van meten Aantal externe wervingen

Berekeningswijze score - personen met een migratieachtergrond: 10% van de instroom in 20171 - personen met een arbeidshandicap: 3% van de instroom in 2017


Noemer

Opgelegde norm


Jaarlijks



AG AgODi


Personeelsdirecteur AgODi

1 Randvoorwaarde: de dienst Diversiteitsbeleid zorgt voor de rapportering over de instroom. In het kader van de privacy wordt eventuele migratieachtergrond niet meer bevraagd. Via de rijksregisternummers komt de dienst aan anonieme en geautomatiseerde cijfers.

191

Detailfiche

Doelstelling Bij nieuwe externe wervingen zullen specifieke wervingskanalen gebruikt worden zoals een mailinglijst van diversiteitsorganisaties

Indicator Het aandeel externe vacatures dat via specifieke wervingskanalen bekend gemaakt wordt

Gegevens:


Beschrijving indicator Minimum 90% van de externe vacatures wordt via specifieke wervingskanalen bekend gemaakt





Berekeningswijze score Het aandeel externe vacatures dat via specifieke wervingskanalen bekend gemaakt wordt

Teller / noemer (indien breuk) Teller Aantal externe vacatures dat via specifieke

wervingskanalen bekend gemaakt wordt

Noemer Totaal aantal externe vacatures

Opgelegde norm 90%


Jaarlijks



AG AgODi



192

Detailfiche

Doelstelling We besteden speciale aandacht aan neutrale en toegankelijke vacatureberichten

Indicator Het aandeel vacatureberichten met specifieke aandacht voor diversiteit

Gegevens:


Beschrijving indicator Het aandeel vacatureberichten met specifieke aandacht voor diversiteit bedraagt minimum 90%





Berekeningswijze score Het aandeel vacatureberichten externe wervingen met specifieke aandacht voor diversiteit t.o.v. totaal aantal externe wervingen


Teller Aantal vacatureberichten externe wervingen met specifieke aandacht voor diversiteit

Noemer Totaal aantal vacatureberichten externe wervingen

Opgelegde norm 90%


Jaarlijks



AG AgODi



193

Detailfiche

Doelstelling

We geven personen met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap de kans om - een stage in het kader van hun schoolopleiding bij de entiteit op te nemen - een vakantiejob bij de entiteit op te nemen

Indicator Het aandeel stages van leerlingen en vakantiejobs aangeboden aan personen met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap

Gegevens:


Beschrijving indicator Het aandeel stages en vakantiejobs door personen met een migratieachtergrond bedraagt 10%, met een arbeidshandicap 3%




Bron gegevens / manier van meten Aandeel in het aantal stages en vakantiejobs

Berekeningswijze score - personen met een migratieachtergrond: 10% van de aangeboden stages en vakantiejobs in 20172 - personen met een arbeidshandicap: 3% van de aangeboden stages en vakantiejobs in 2017


Invulling stages en vakantiejobs door personen met migratieachtergrond of arbeidshandicap

Noemer Totaal aantal stages en vakantiejobs

Opgelegde norm

Periodiciteit van de meting / Jaarlijks

2 Randvoorwaarde: de dienst Diversiteitsbeleid zorgt voor de rapportering over de instroom. In het kader van de privacy wordt eventuele migratieachtergrond niet meer bevraagd. Via de rijksregisternummers komt de dienst aan anonieme en geautomatiseerde cijfers.

194

invoer



AG AgODi



195

Detailfiche

Doelstelling Alle relevante informatie aangereikt door de dienst Diversiteitsbeleid wordt verspreid via het meest geschikte attenderingskanaal

Indicator Relevante informatie is doorgegeven via het meest geschikte kanaal

Gegevens:


Beschrijving indicator Alle relevante informatie aangereikt door de dienst Diversiteitsbeleid wordt verspreid via AgODi-intranet en/of persoonlijk gepromoot door de diversiteitsambtenaar


Link met SD AgODi communiceert over diversiteit en sensibiliseert zijn personeelsleden


Bron gegevens / manier van meten Aantal attenderingen



Noemer

Opgelegde norm Minstens één tussen elke bijeenkomst Commissie Diversiteit Vlaamse overheid


Jaarlijks



AG AgODi


Diversiteitsambtenaar AgODi

196

Detailfiche

Doelstelling De diversiteitsambtenaar van AgODi rapporteert regelmatig op het cova en doet concrete voorstellen

Indicator Rapporteringen aan het cova

Gegevens:

Nummer indicator 22.3.2





Bron gegevens / manier van meten COVA-verslagen



Noemer

Opgelegde norm 4 rapporteringsmomenten


Jaarlijks



AG AgODi



197

Detailfiche

Doelstelling We bieden de nodige vorming aan voor personeelsleden rond het thema diversiteit

Indicator Aantal vormingen rond diversiteit

Gegevens:


Beschrijving indicator Vormingen rond diversiteit of gerelateerde thema’s (bv. anti-discriminatie)




Bron gegevens / manier van meten Vanuit het agentschap werd deelgenomen aan vormingen rond diversiteit of gerelateerde thema’s



Noemer

Opgelegde norm


Jaarlijks



AG AgODi


Diversiteitsambtenaar AgODi, i.s.m. verantwoordelijke vorming

198

Detailfiche

Doelstelling We nemen deel aan studiedagen en infosessies van de dienst Diversiteitsbeleid

Indicator Aantal gevolgde studiedagen en infosessies

Gegevens:






Bron gegevens / manier van meten Aanwezigheid op studiedagen en infosessies van de dienst Diversiteitsbeleid

Berekeningswijze score Aanwezigheid AgODi op studiedagen en infosessies van de dienst Diversiteitsbeleid


Noemer

Opgelegde norm Er is steeds minstens iemand aanwezig, die nadien rapporteert aan de diversiteitsambtenaar


Jaarlijks



AG AgODi



199

Detailfiche

Doelstelling We ondersteunen via het JoJo/VeVe project de tewerkstelling van laaggeschoolde jongeren in scholen. Jongeren met een migratie- en/of kansarme achtergrond behoren tot de prioritaire doelgroep van deze projecten

Indicator Aantal tewerkgestelde jongeren Gegevens: Nummer doelstelling 22.4.

Beschrijving indicator Aantal tewerkgestelde jongeren binnen het JoJo/VeVe-project

Definitie van begrippen Link met SD We doen maximale inspanningen om het

aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen

Link met instrumenten Jaarrapport Bron gegevens / manier van meten Eigen applicatie Berekeningswijze score Zorgen voor voldoende toegekende plaatsen

aan jongeren die behoren tot de prioritaire doelgroep

Teller / Noemer (indien breuk) Teller -

Noemer -

Opgelegde norm - Periodiciteit van de meting / invoer Jaarlijks Limietdatum gegevens April van het volgende werkjaar Verantwoordelijke rapportering (extern) A2A (SO) Verantwoordelijke rapportering (intern) A1 (SO)

200

Detailfiche

Doelstelling Met de werking van de lokale overlegplatforms zetten we op een structurele wijze in op het betrekken van onderwijsverstrekkers en andere stakeholders bij de ontwikkeling van en stimuleren van meer gelijke onderwijskansen

Indicator Aantal niet-onderwijspartners die lid zijn van en participeren aan de LOP’s

Gegevens:


Beschrijving indicator Aantal niet-onderwijspartners die lid zijn van en participeren aan de LOP’s


Niet-onderwijspartners zijn alle leden van de LOP’s die niet behoren tot de onderwijsverstrekkers. De onderwijsverstrekkers zijn schooldirecties, schoolbesturen, CLB-directies en CLB-besturen. De niet-onderwijspartners zijn vertegenwoordigers van de ouderverenigingen, vakbonden, leerlingenraden, verenigingen waar armen het woord nemen, erkende organisaties van etnisch-culturele minderheden, onderwijsopbouwwerk, integratiesector, onthaalbureau, socio-economische of socio-culturele organisaties, lokale besturen.

Link met SD We doen maximale inspanningen om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen.

Link met instrument(en) LOP-monitors

Bron gegevens / manier van meten LOP-monitors


Teller / noemer (indien breuk) Teller -

201

Noemer -

Opgelegde norm

Minimaal 3 keer per jaar komt het thema participatie van niet-onderwijspartners aan bod in de contactmomenten met LOP-deskundigen (werkbezoeken, deskundigenoverleg met externe sprekers, studiedagen …)





Beschrijving parameter: opgelegde norm

Met de opgelegde norm van drie keer per jaar het thema ‘participatie van niet-onderwijspartners’ aan bod te laten komen in de contactmomenten met de LOP-deskundigen, kiezen we ervoor om het thema regelmatig in de aandacht te brengen. We opteren hierbij voor verschillende werkvormen.

− Met werkbezoeken denken we o.m. aan het bezoeken van verenigingen waar armen het woord nemen of zelforganisaties bezoeken, of een bezoek aan het minderhedenforum, het netwerk tegen armoede of het Agentschap Integratie en Inburgering.

− Naast werkbezoeken kunnen er ook sprekers uitgenodigd worden op het deskundigenoverleg. Voorbeelden zijn medewerkers van samenlevingsopbouw, begeleiders diversiteit …

− Ook door uitdrukkelijk sprekers en begeleiders van werkwinkels uit deze organisaties te betrekken bij de organisatie van studiedagen (zie detailfiche 22.5.2), zetten we hierop in.

202

Detailfiche

Doelstelling Met de werking van de lokale overlegplatforms zetten we op een structurele wijze in op het betrekken van onderwijsverstrekkers en andere stakeholders bij de ontwikkeling van en stimuleren van meer gelijke onderwijskansen

Indicator Vanuit de LOP-werking worden activiteiten georganiseerd in het kader van omgaan met diversiteit die ook open worden gesteld voor andere personeelsleden van het agentschap.

Gegevens:



Vanuit de LOP-werking worden activiteiten georganiseerd in het kader van omgaan met diversiteit die ook open worden gesteld voor andere personeelsleden van het agentschap.

Definitie van begrippen Met activiteiten gaat het o.m. om studiedagen, seminaries, auteurslezingen …

Link met SD We doen maximale inspanningen om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen.

Link met instrument(en) Intranet (vormingskalender; strategisch en operationeel vormingsplan …); Vlimpers Talent Leren; website AgODi …

Bron gegevens / manier van meten Vormingskalender; strategisch en operationeel vormingsplan; Vlimpers Talent Leren …


Teller / noemer (indien breuk) Teller -

203

Noemer -

Opgelegde norm 2 activiteiten





Beschrijving parameter: opgelegde norm

Met de opgelegde norm van 2 activiteiten per jaar is er duidelijke ambitie om, waar mogelijk, activiteiten voor de LOP-deskundigen rond diversiteit, open te trekken naar een breder publiek van medewerkers van AgODi. De activiteiten kunnen divers van aard zijn: bijvoorbeeld een grote studiedag rond diversiteit voor een ruim publiek van deelnemers met een aanbod aan werkwinkels en schoolbezoeken; of een auteurslezing waarin het thema diversiteit aandacht krijgt

204

Detailfiche

Doelstelling AgODi voert de acties van het actieplan n.a.v. de risicoanalyse psychosociaal welzijn verder uit

Indicator Acties zijn uitgevoerd

Gegevens:




Link met SD AgODi engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen





Noemer

Opgelegde norm Er zijn acties uitgewerkt.


Jaarlijks



AG AgODi


HRBP AgODi

205

Detailfiche

Doelstelling In het kader van de verlenging van de loopbaanduur werkt AgODi een leeftijdsbewust personeelsbeleid uit

Indicator Een leeftijdsbewust personeelsbeleid is uitgewerkt

Gegevens:

Nummer indicator 23.2



Link met SD AgODi engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen





Noemer

Opgelegde norm Er zijn maatregelen uitgewerkt


Jaarlijks



AG AgODi


HRBP AgODi

206

Ondernemingsplan AgODi · 2017. 9. 6. · Ondernemingsplan AgODi 2017 Detailfiches indicatoren ....

Documents

Transcript of Ondernemingsplan AgODi · 2017. 9. 6. · Ondernemingsplan AgODi 2017 Detailfiches indicatoren ....