ONDERNEMERS

STEVIGER IN HUN

SCHOENEN LATEN

STAAN BIJ WERKEN

Leidraad voor minder hinder bij (wegen)werken en evenementen

MET STEUN VAN :

Waarom deze leidraad? De gemeente als regisseur

Wanneer starten de werken? Hoe lang gaan ze duren? Wanneer zijn ze klaar? Wat gaan ze juist doen? Hoe blijven we op de hoogte? Zullen mijn klanten nog kunnen parkeren? Kunnen we nog in en uit voor leveringen? Waar kunnen we terecht bij problemen?

ONDERNEMERS EN OPENBARE WERKENHet zijn enkele van de vragen die ondernemers zich meest stellen als ze horen dat er werken op til zijn. Zij maken zich terecht zorgen.

UNIZO-onderzoek* toont aan dat 74% van de ondernemers omzetverlies lijdt bij werken; 65% (vooral zaken in handel en diensten) kent klantenverlies. Ook na de werken is er maar een fractie van de ondernemers die helemaal herstelt of het beter doet dan voor de werken.

De hinder bij openbare werken beperkt zich niet tot de detail-handel alleen. Ook productie-, logistieke en transportbedrij-ven, vrije beroepers en de dienstensector lijden omzetverlies bij werken voor hun deur of in de ruimere omgeving.

Als gemeente staat u het dichtst bij uw burgers en ondernemers. Vaak bent u hun eerste (en enige) aanspreekpunt bij (wegen)werken op uw grondgebied. Hou daarom de touwtjes goed in handen. U heeft een belangrijke rol als regisseur, ongeacht wie bouwheer of uitvoerder is.

WAT EN HOE?Werken uitvoeren zonder hinder is praktisch onmogelijk. Toch zijn er heel wat mogelijkheden om de hinder bij openbare werken draaglijk te houden, ook en zeker voor ondernemers.

UNIZO bouwde een grote kennis op van wat ondernemers verwachten bij (openbare) werken en evenementen en hoe we hier maximaal rekening mee kunnen houden. In deze leidraad delen we graag onze ervaringen:

* 2013, Persoonlijke bevraging van 307 ondernemers die tussen 2010-2013 geconfronteerd werden met openbare werken. Alle resultaten van het onderzoek vindt u op www.unizo.be/minderhinder.

Voor meer (achtergrond)informatie en goeie voorbeel-den verwijzen we naar ons webdossier “Minder hinder bij openbare werken en evenementen” op

WWW.UNIZO.BE/MINDERHINDER

1. BEWAAR HET OVERZICHT OVER ALLE WERKEN

1.1. Maak een overzicht van alle (toekomstige) werken en evenementen.

• Duid hiervoor een verantwoordelijke aan.

• Zorg dat de lijst up-to-date blijft. Organiseer hiervoor eventueel een structureel overleg.

• Verzamel in dit overzicht ook andere werken (bv. op grondgebied van een buurgemeente) die een invloed op uw gemeente (kunnen) hebben.

1.2. Deel de informatie. Stimuleer het gebruik van het GIPOD.

Het GIPOD (Generiek Informatieplatform Openbaar Domein) is de ideale tool voor het oplijsten van alle informatie over werken of manifestaties op het openbaar domein. Oorspronkelijk was het bedoeld om meer afstemming te bekomen tussen nuts- en wegenwerken en evenementen, om werken op omleidingstrajecten te voorkomen en om beter conflicten tussen werken en manifestaties te detecteren. Dankzij de “hinder in kaart”-toepassing op Geopunt (www.geopunt.be/hinder-in-kaart) krijgt iedereen een overzicht van alle geplande en lopende werken, evenementen en andere innames van het openbaar domein, die ingebracht zijn in het GIPOD.

• Breng systematisch alle informatie over werken en evenementen in in de GIPOD- applicatie.

• Stimuleer ook al uw partners, uitvoerders van werken op uw grondgebied, om dit ook te te doen.

• Niet iedereen vindt de weg naar Geopunt. Communiceer daarom ook via één of meer-dere andere kanalen (website, gemeen-teblad, nieuwsbrief) welke werken of evenementen er aan komen of welke studies aan de gang zijn.

2. STEM WERKEN OP ELKAAR AF

2.1. Geen werken zonder toestemming

Artikel 78 van het Koninklijk besluit houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg van 1 DECEMBER 1975 [BS 09.12.1975] biedt u de mogelijkheid om werken en evenementen zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. Er mag immers slechts verkeerssignalisatie aangebracht worden op uw grondgebied als daartoe toelating is gege-ven door de burgemeester of zijn gemachtigde “zo het een andere openbare weg (dan een autosnelweg) betreft”.

2.2. Hou zeker rekening met:

• Timing. Hinderen twee werken die gelijk-tijdig uitgevoerd worden elkaar of is de impact van twee (of meer) gelijktijdige werken te groot? Reik de vergunningen pas uit wanneer er een voldoende spreiding van de werken is.

• Omleiding en signalisatie. Lopen de omleidingen niet over een andere werf (ook niet in een buurgemeente)? Is er voldoende signalisatie voorzien (indien nodig ook op het grondgebied van de buur)?

• Raamcontract. Stem zeker af met de nuts-maatschappijen die met raamcontracten werken, zodat zij geen “roet in het eten” kunnen gooien. Overweeg of het mogelijk is om zonder raamcontracten te werken. Voorzie dan wel een duidelijke en snelle procedure voor dringende (herstellings-)werkzaamheden.

1. Bewaar het overzicht over alle werken

2. Stem werken op elkaar af

3. Breng partijen samen en overleg

4. Zorg voor goede communicatie en informatie

5. Stel een bereikbaarheidsadviseur aan

DE REGISSEURSROL

INHOUDSTAFEL

MEER INFO EN GOEDE VOORBEELDEN

•De gemeente als regisseur

•Het belang van participatie

•Goed communiceren

•Faseren en signaliseren

•De kracht van het bestek

•Ondernemers extra ondersteunen

•Een bereikbaarheidsadviseur aanstellen

VOOR WIEDeze leidraad richt zich in eerste instantie tot al wie binnen de gemeente betrokken is bij openbare werken. Dit zijn niet alleen de bevoegde schepen en ambtenaren, maar ook de collega’s mobiliteit, communicatie en lokale economie. U als gemeente staat immers het dichtst bij uw ondernemers.

Maar deze leidraad is ook een nuttig instrument voor ingenieurs, werkleiders, aannemers, communicatie-verantwoordelijken, … Kortom, hij is voor al wie van dichtbij of iets verderop te maken heeft met openbare werken.

NOG VRAGEN?Als u nog vragen heeft, kan u ons altijd contacteren:

1. UNIZO ONDERNEMERSVERENIGING 02 21 22 573 of ondernemersvereniging@unizo.be

2. UNIZO ONDERNEMERSLIJN

32

3. BRENG PARTIJEN SAMEN EN OVERLEG

3.1. Overleg binnen de (I)GBC (Inter-Gemeentelijke Begeleidingscommissie)

De GBC is, onder meer, verantwoordelijk voor de begelei-ding van de voorbereiding, de opmaak, de opvolging en de evaluatie van projecten die aansluiten bij het duurza-me lokale mobiliteitsbeleid, meer bepaald bij (een geheel van) maatregelen met betrekking tot de ondersteuning van andere strategische plannen, de verbetering van bestaande infrastructuur, de aanleg van nieuwe infra-structuur, de uitbouw van een kwaliteitsvol openbaar vervoer en bij andere maatregelen die bijdragen tot duurzame mobiliteit.

3.2. (Structureel) overleg met ondernemers(verenigingen)

•Organiseer regelmatig een apart overleg met ondernemers(verenigingen). Dit wordt enorm geapprecieerd. Als u het goed aanpakt, worden ondernemers uw beste draagvlakverwervers.

•Overleg start best zo vlug mogelijk, ideaal aan het begin van het planningsproces. Bespreek zeker voor de opmaak van het bestek:

• Fasering

• Omleiding

• Bereikbaarheidssignalisatie

• Minderhindermaatregelen

• Communicatie

Neem de gemaakte afspraken mee op in het bestek. Zo krijgen zij een dwingend karakter.

4. ZORG VOOR GOEDE COMMUNICATIE EN INFORMATIE

4.1. Hou de communicatie en informatie in eigen handen

• Stel een communicatie- en informatie-verantwoordelijke aan, ook (of zeker) als u zelf geen bouwheer bent. Als gemeente bent u immers het eerste aanspreekpunt voor uw bewoners en ondernemers.

• Tijdig en correct informeren en commu-niceren zal u tijdens de werken veel tijd besparen.

Een bereikbaarheidsadviseur? Lees er meer over op pagina 10.

Kader tijdens het participatietraject duidelijk waarom gekozen werd voor een bepaalde aanpak van de werf.

Hoe goed communiceren? Lees er meer over op pagina 6.

Het belang van participatie

DE MEERWAARDE VAN PARTICIPATIE• De inzichten van bewoners en handelaars/onder-

nemers op de omgeving zijn vaak breder dan die van de gemeente. Zij zijn ervaringsdeskundigen.

• De bijdragen van meerdere partijen stimuleert een bredere visie.

• Participatie creëert een groter draagvlak.

• Een bredere afspiegeling van de bevolking levert een bijdrage.

• Er is meer transparantie.

HOE PARTICIPATIE ORGANISEREN?1. Draaiboek Participatietrajecten

Mobiel 21, een onafhankelijk centrum voor duurzame mobi-liteit, ontwikkelde een stappenplan dat gemeenten begeleidt in hun eigen participatietraject. Het Draaiboek Participatie-trajecten is gratis te downloaden op www.mobiel21.be en www.mobielvlaanderen.be. Het traject doorloopt verschillen-de thema’s, van budget over doelgroepen en evaluatie.

2. De Gemeentelijke Begeleidingscommissie

U kan in het kader van de participatie beslissen om:

• lokale vertegenwoordigers die een belangrijke rol kunnen hebben in de draagvlakverwerving tijdens de besprekingen in de GBC (Gemeente-lijke Begeleidings Commissie) te benoemen als adviserende leden.

• de GBC-vergaderingen open te stellen voor de bevolking of voor bepaalde focusgroepen. De GBC behoudt op die manier haar karakter van overlegforum en faciliteert een lokaal draagvlak voor de voorgenomen projecten.

3. Een klankbordgroep tijdens de werken

Ook tijdens de werken is het nuttig de participatie te onderhouden. Dit kan door het oprichten van een klankbordgroep.

•Samenstelling

• Een kleine groep van bewoners en onderne-mers die in of nabij de werf wonen of werken en een afvaardiging van partners in de werf (gemeente, aannemer …).

• Als het ware ambassadeurs van de werf in hun buurt. Ze verzamelen voor de vergadering de bekommernissen en vragen uit hun deel van de straat en spelen achteraf de informatie terug door. Heel dichtbij en heel direct dus.

4.2. Blijf informeren en communiceren

• Communiceren en informeren stopt niet bij de start van de werken. Zorg gedurende de hele looptijd van de werken voor informatie die up-to-date is.

• Blijf ook na de werken nog geruime tijd commu-niceren. Het duurt een tijdje vooraleer iedereen weet dat de werken afgelopen zijn en de nieuwe situatie een feit is.

5. STEL EEN BEREIKBAARHEIDSADVISEUR AAN

5.1. Eén aanspreekpunt

• Zorg in de aanloop naar en tijdens de werken voor één aanspreekpunt, waar ondernemers 24/24u terecht kunnen met vragen en proble-men, een bereikbaarheidsadviseur.

• Verwijs consequent naar de bereikbaarheids-adviseur. U bespaart er later veel dubbel werk mee.

5.2. Intern of extern?

• Voor werken op gewestwegen, waar veel onder-nemers bij betrokken zijn of die een grote impact hebben op ondernemers, bestaat de mogelijkheid om via AWV (Agentschap Wegen en Verkeer) een bereikbaarheidsadviseur aan te stellen. Bespreek dit zeker.

• U kan ook contact opnemen met UNIZO om de mogelijkheden voor het inzetten van een bereik-baarheidsadviseur te bekijken.

•Informatie uitwisselen en overleggen

• Info over de fasering en planning van de werf.

• Feedback op het verloop van de werf: waar liggen de knelpunten? Waar hebben we te maken met technische moeilijkheden? …

KADER DE WERKEN!Voor buitenstaanders kan de planning of uitvoering van de werken onlogisch lijken. Dikwijls zijn er technische, financiële en andere redenen die de keuze verantwoorden.

Enkele voorbeelden:

• Riolering kan niet op eender welke manier worden aangelegd. Er moet rekening gehouden worden met de richting van aanleg, de plaats van de collector, …

• Veiligheid is prioritair. De meest efficiënte manier is daarom niet altijd de meest veilige. Schets dus het kader van de veiligheid tijdens het participatietraject. Leg hier een rol weg voor de politie of veiligheidscoördinator.

• Planning in functie van een betere verkeersdoorstroming.

• Visie van het beleid, zoals het doorgedreven rekening houden met handelaars.

• Afstemmen van de werken op andere werven.

— Foto: ©Jef Geldof, www.zozie.be

54

HOE COMMUNICEREN?1. Maak een communicatieplan

• Een communicatieplan doet u op voorhand nadenken en plannen. Improvisatie bij communicatie is uit den boze!

• Een communicatieplan moet steeds flexibel zijn en aangepast worden aan de noden van de werf, de omgeving en de betrokkenen.

2. Een communicatieplan bevat:

• Doelgroepen: breng alle mogelijke doelgroepen van de werf in kaart. Bepaal per doelgroep in welke mate hij door de werken wordt getroffen en stem de verdere communicatie hier op af.

• Boodschap: verwerk alle nuttige informatie in de boodschap. Vermeld duidelijk wanneer een werf start, hoe lang de werken zullen duren en dergelijke meer. Een boodschap over wegenwerken mag weinig tot geen ruimte laten voor interpretatie. Schrijf de boodschap dus vanuit het standpunt van een persoon die de omgeving weinig tot niet kent. Vooraleer de boodschap uit te sturen laat u ze nogmaals controleren door de betrokken partijen om na te gaan of alle informatie correct is.

• Gebuikte media: stem de gebruikte media af op de doelgroep. Vergeet de “nieuwe” media, zoals Facebook of Twitter niet. Zorg voor een goede mix van communicatiemiddelen. Bewonersbrieven alleen komen bijvoorbeeld niet altijd bij de juiste persoon. Kies ook voor een “direct link” door mailadressen van de contactpersonen te verzamelen of een persoonlijk bezoek te brengen.

• Planning: bepaal op voorhand reeds wat wanneer en naar wie er gecommuniceerd zal worden. Hou echter rekening met het dynami-sche van een planning en stem alle communica-tie steeds af op de voortgang van de werf.

3. Een uitgewerkt schema?

WWW.UNIZO.BE/MINDERHINDER

TIJDIG1. Wacht niet tot u het laatste detail kent

• Start communicatie over de werken zo snel mogelijk. Liever een jaar voor de werken al een eerste infomoment, dan een brief in de bus als de werken al bezig zijn!

Goed communiceren

2. Waarom tijdige communicatie belangrijk is voor handelaars en ondernemers

• Investeringen kunnen afstemmen op de werken is een evidentie. Grote werken veroorzaken een niet te negeren verlies aan inkomsten waardoor de last van de investering veel zwaarder uitvalt. Ook mensen die een nieuwe zaak willen starten willen op de hoogte zijn van mogelijke wegenwer-ken en stemmen hun investering hier op af.

• Op basis van de informatie die ondernemers krij-gen over wegenwerken kunnen ze een beslissing nemen over voorraden. In de modesector worden voorraden reeds een jaar op voorhand besteld.

• Ondernemers die werken met personeel of overwegen nieuw personeel aan te nemen doen dit steeds weloverwogen. Alle informatie over mogelijke hinder kan personeelsbeslissingen beïnvloeden.

• Tijdens periodes van hinder worden heel wat ondernemers creatief. Zijn ze tijdig op de hoogte van werken, dan kunnen ze vooraf hun acties goed voorbereiden.

• Handelszaken plannen hun jaarlijks verlof liefst tijdens de zwaarste hinder van de werken.

• …

CORRECTE INFORMATIE 1. Correcte informatie is de sleutel tot succesvolle

communicatie

• Verkeerde informatie tast de geloofwaardigheid van toekomstige berichten aan.

• Communiceer ook als het fout loopt. Er zal dan meer begrip voor zijn, dan als u niet communiceert.

Faseren en signaliseren

FASERING1. Denk na over een goede fasering

Hoe kan een fasering de werken positief beïnvloeden en een optimale werfsituatie creëren? Denk na over:

• Technische overwegingen: blijft het technisch mogelijk om de werken uit te voeren na het invoeren van een fasering?

• Bereikbaarheid ondernemers: in welke mate kan de bereikbaarheid van de ondernemers gegarandeerd of verbeterd worden door een fasering? Het instellen van een fasering kan gebeuren op basis van de ligging van handels-zaken of ondernemers (bijvoorbeeld door de grens tussen twee fases in het midden van een brede oprit te leggen, zodat er steeds via één kant toegang mogelijk is). Kan er gewerkt worden met kortere fases? Of is er de mogelijk-heid elke kant van de straat afzonderlijk aan te pakken per rijrichting? Overweeg elk scenario op haalbaarheid en meerwaarde.

• Meerwaarde: het invoeren van een fasering vormt niet altijd een meerwaarde. De duur van de werken kan kan hierdoor gevoelig stijgen, waardoor de korte pijn zonder fasering beter kan zijn. Niet faseren om te faseren dus, maar enkel faseren om te verbeteren.

• Verkeer: wat zijn de gevolgen voor het verkeer bij het invoeren van een fasering? Wat is de hinder van de fasering voor de omwonenden? Het invoeren van een andere fasering kan het sluipverkeer verminderen of juist doen toenemen.

2. Overleg over de fasering met ondernemers

• Een fasering kan op het eerste zicht goed en logisch lijken, maar voor ondernemers heel wat problemen veroorzaken. Overleg met onderne-mers en diensten. Ze hebben dagelijks zicht op de situatie ter plaatse en kunnen noodzakelijke informatie bezorgen.

OMLEIDINGSSIGNALISATIE1. Hou het doel van omleidingssignalisatie

in het achterhoofd

• Omleidingssignalisatie heeft als belangrijkste doel om mensen die niet in de buurt van de werken moeten zijn, duidelijk te begeleiden op de route met de minste hinder.

2. Hou bij het uitwerken van een omleidingsroute rekening met :

• Ga er steeds vanuit dat de personen die een omleiding nodig hebben de situatie en omge-ving niet kennen.

• Wees volledig en consequent. Plaats bij elke splitsing borden en zorg voor een dekking van het omleidingsparcours vanaf elk punt waar men op de omleiding terecht kan komen. Gebruik dezelfde borden voor het ganse parcours.

• Zet de borden op een goed zichtbare plaats.

• Rij de route regelmatig of laat ze testen door iemand die de omgeving niet kent.

• Leid ook niet verder om dan strikt noodzakelijk.

“ Correct” betekent niet dat er geen wijzigingen meer kunnen komen.

• Vermeld duidelijk dat er nog wijzigingen kunnen gebeuren.

Voorbeeld: De fasering zoals ze nu bekend is, is onder voorbehoud. De aannemer heeft nog de mogelijkheid een ander voorstel te doen.

• Ook wanneer beslissingen op zich laten wachten kan er al gecommuniceerd worden. Zeg bij voor-keur dat er nog geen beslissing gevallen is, want foutieve geruchten doen meer kwaad dan goed.

76

BESTEMMINGSSIGNALISATIE1. Hou het doel van bestemmingssignalisatie

in het achterhoofd

Bestemmingssignalisatie heeft als belangrijkste doel mensen die in de werfzone of in de buurt van de werken moeten zijn duidelijk te begeleiden naar hun bestemming.

2. Werk een duidelijk bestemmingssignalisatieplan uit op basis van een analyse per fase.

Er is geen eenduidige manier die overal werkt, maar bekijk per werf of per fase:

• Duidelijkheid: geef weer wie op welke manier bereikbaar is. Laat geen ruimte voor interpreta-tie bij het volgen van de wegwijzers.

• Situatiegericht en maatwerk: analyseer elke situatie grondig. Werk op maat. Is het mogelijk of nuttig om bewegwijzering naar een indivi-duele ondernemer te plaatsen? Zijn er teveel ondernemers voor individuele bewegwijzering, benoem ze dan op basis van een duidelijk herkenningspunt.

Bijvoorbeeld: Wel: Handelaars omgeving ZIEKENHUIS, volg …Niet: Handelaars fase 2, volg …

• Meer dan enkel op en vlakbij de werf: Ook ondernemers op een omleidingsroute worden getroffen door de werken. Zorg ook voor goede signalisatie naar die handelaars en ondernemers. Geef bij aanduidingen van het afsluiten van, bijvoorbeeld, een doortocht aan hoe ver men nog kan rijden en tot waar de handelaars bereikbaar zijn. Anders zal het verkeer zich afgeschrikt voelen en niet doorrijden tot handelaars die nochtans perfect bereikbaar zijn.

• Aangeven van parkings: geef aan waar geparkeerd kan worden tijdens de werken. Is er een kortparkeerzone vlakbij de werf of een alternatieve parking? Signaliseren!

HET AFDWINGBARE KARAKTER• Het bestek is meer dan een technische en juridische

beschrijving van de werken. De grote kracht van een bestek is dat het een middel is om maatregelen voor minder hinder ook echt af te dwingen.

• Al wat in het bestek bepaald is, zal later geen aanlei-ding geven tot (financiële) discussies.

ZEKER OPNEMEN IN HET BESTEKHet Standaardbestek 250 (of typebestek 250) voor de wegenbouw bevat standaardeisen voor het opstellen van bestekken voor werken in verband met wegenbouw, riole-ringen en groenaanleg. In dit bestek zijn al een groot aantal minderhindermaatregelen opgenomen.

Extra suggesties:

• Verkies een uitvoeringstermijn in kalenderdagen boven werkdagen. Bij het werken in kalenderdagen hoeft men geen rekening te houden met weerver-letdagen. Weer of geen weer, de aannemer dient de werken klaar te hebben tegen een vastgelegde dag. Het werken in kalenderdagen maakt het mogelijk een correcte einddatum te communiceren. Dit is heel wat duidelijker naar ondernemers toe, die zo hun werking beter kunnen plannen.

• Leg een termijn op voor de verschillende fases binnen de werf. Zo kan u zeker bepalen dat niet aan fase 2 mag begonnen worden voor fase1 volledig af is. Of dat, als met fase 2 niet kan begonnen worden voor 1 oktober, de aannemer moet wachten tot 1 februari. Dit is zeker belangrijk bij bijvoorbeeld riole-ringswerken: u vermijdt dat heel uw handelscen-trum “openligt” en dat terwijl de aannemer niet kan werken omwille van weersomstandigheden.

• Neem uw eigen voorstel van fasering op in het bestek. Let wel, leg enkel een fasering op indien dit een meerwaarde vormt voor de bereikbaarheid en het de uitvoeringstermijn niet nodeloos rekt. Heeft de aannemer een beter voorstel voor een fasering? Aanpassen kan altijd!

• Neem ook een post rond bestemmingssignalisatie op in het bestek. Zo is er later geen discussie over de financiering ervan.

• Als u in het kader van de werken communicatie-inspanningen verwacht van de aannemer (bv. het opstellen en verspreiden van bewonersbrieven), vermeld die dan zeer duidelijk.

• Noteer ook alle andere inspanningen die u van de aannemer verwacht. Moet de werfzone of de aanrijroute naar de opslagruimte iedere dag geborsteld worden? Is er een locatie waar zeker geen werfmateriaal mag opgeslagen worden? Op voorhand meegeven!

De kracht van het bestek Ondernemers extra

ondersteunen

EEN EXTRA (FINANCIEEL) DUWTJE IN DE RUG• Werk mee op organisatorisch en/of financieel

vlak aan commerciële acties. Organiseer samen met de handelaars(vereniging) een actie om de klanten ondanks de werken toch naar de gemeente te krijgen.

• Steun de ondernemers niet enkel bij aanvang van de werken, maar hou de steun vol voor de hele duur van de werken. Hoe langer de werken duren, hoe moeilijker het wordt voor ondernemers om op een positieve manier te blijven omgaan met de werken.

• Zorg regelmatig voor animatie op de werf.

• Sluit de werken af met een feestelijke opening, zodat er ruime aandacht gaat naar het terug volledig bereikbaar zijn van de handelaars en ondernemers.

STIMULEER ONDERNEMERS OM NIET BIJ DE PAKKEN TE BLIJVEN ZITTEN

• Stimuleer ondernemers om zelf reclame te maken of te communiceren rond de werken naar hun klanten. Een vrijstelling van belastingen op drukwerk of reclame is hier een middel voor.

• Stel omleidingsplannen digitaal beschikbaar, zodat ook handelaars en ondernemers deze kunnen gebruiken in de communicatie naar hun klanten en leveranciers.

• Ondernemers kunnen beroep doen op een aantal steunmaatregelen tijdens de werken. Informeer hen hierover via verschillende kana-len of help bij het invullen van de nodige formu-lieren. Hou bij het invullen van de hinderattes-ten dan weer rekening met de brede impact van wegenwerken.

UNIZO heeft een folder over steunmaatregelen voor individuele ondernemers.

•Verspreid deze folder!

• Leg ook een link naar de digitale versie van de folder (via www.unizo.be/minderhinder) Zo bent u zeker dat u altijd de juiste informatie verspreidt.

Als ondernemer steviger in uw schoenen stAAn bij wegenwerken.

Met deze maatregelen bent u de werken altijd een stapje voor.

98

INTERN OF EXTERN?• Iemand met voeling en

begrip voor ondernemers(belangen).

Een bereikbaarheidsadviseur heeft voeling met de leefwereld en begrip voor de drijfveren van ondernemers. Hij is bereid om “altijd” klaar te staan voor ondernemers. Dringende problemen moeten ook na 17 uur of in het weekend opgelost worden. Deze taak kan zowel door mensen binnen de gemeente als door externen uitgevoerd worden.

• Iemand met voldoende tijd om de taak uit te voeren.

“Minder hinder bij openbare werken” vraagt een behoorlijke tijdsinspanning. Ervaring leert dat, in de loop van de werken, gemiddeld twee volledige werkdagen per maand (met een “continue” bereikbaarheid) moet voorzien worden. Bij de opstart van de werken, bij fasewissels en bij problemen, moet deze tijd minstens verdubbeld worden.

• Voor werken op gewestwegen, waar veel ondernemers bij betrokken zijn of die een grote impact hebben op ondernemers, bestaat de mogelijkheid om via AWV (Agentschap Wegen en Verkeer) een bereikbaarheidsadviseur aan te stellen. Bespreek dit zeker.

• U kan ook contact opnemen met UNIZO om de mogelijkheden voor het inzetten van een externe bereikbaarheidsadviseur te bekijken. Een bereikbaarheidsadviseur op afroep of naargelang de noden? Het kan!

Een bereikbaarheidsadviseur aanstellen

WAAROM EEN BEREIKBAARHEIDSADVISEUR (VOOR ONDERNEMERS)?

• “Minder hinder bij openbare werken” houdt anno 2014 veel meer in dan zorgen voor wat minderhindersteenslag. Ondernemers hebben heel wat terechte verzuchtingen als er werken op til of aan de gang zijn. Een ondernemersvriendelijke gemeente, overheid, maar ook studiebureau’s, uitvoerders van werken hebben extra oog voor ondernemers die getroffen worden door werken.

• “Minder hinder bij openbare werken” vergt een continue inspanning, van in de planningsfase tot na de afloop van de werken.

• Ondernemers hebben meer en andere vragen en noden dan burgers. Het is nuttig om iemand te hebben die de werken door de ogen van de ondernemer bekijkt, of continu alert blijft voor de ondernemersbelangen.

• Anticiperen is positief. Branden blussen is energie verspillen.

• Waarom tien mensen aan het werk zetten voor één en dezelfde vraag als 1 persoon (of team) het antwoord al kent, of weet bij wie hij best terecht kan?

WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE TAKEN VAN EEN BEREIKBAARHEIDSADVISEUR?• Een brugfunctie.

De bereikbaarheidsadviseur is een spilfiguur tussen bouwheer, studiebureau, uitvoerders en alle andere actoren bij een werf enerzijds, tussen ondernemers (en bewoners) anderzijds.

• Een (uniek) aanspreekpunt

Zowel in de planningsfase, maar vooral ook tijdens de uitvoering van de werken, is de bereikbaarheidsadviseur het (eerste) aanspreekpunt voor ondernemers (en burgers) die vragen hebben of meer informatie willen over de werken.

• Een adviseur

De bereikbaarheidsadviseur heeft geen beslissingsbevoegdheid. Hij is een waardevol adviseur. Die taak kan optimaal ingevuld worden wanneer de bereikbaarheidsadviseur al in vroeg stadium betrokken wordt in het project:

• Medewerking aan de analyse van of onderzoek naar mogelijke knelpunten.

• Advies over onder andere fasering, signalisatie, ...

• Advies over communicatie…

• Zorg ervoor dat alle interne en externe partners op de hoogte zijn van het inzetten van de bereikbaarheidsadviseur, van zijn taken, zijn rol én zijn meerwaarde.

• Een bemiddelaar

Het is onmogelijk om tijdens werken “voor iedereen goed te doen”. Praten helpt. De bereikbaarheidsadviseur kan:

• Standpunten en maatregelen van bouwheren en uitvoerders kaderen, uitleggen, dikwijls zelfs verdedigen.

• Terechte vragen/problemen van ondernemers snel en accuraat beantwoorden of oplossen (of verduidelijken waarom een voorgestelde oplossing niet haalbaar is).

• Ook tussen projectactoren onderling bemiddelen of mee zoeken naar geschikte oplossingen.

• Een “gezicht”, een luisterend oor

Weten bij wie men terecht kan met vragen en problemen. Iemand om stoom bij af te laten, of iemand die even tijd kan maken om te luisteren naar problemen. Ervaring leert dat een “gezicht”, een luisterend oor, wonderen kunnen doen. Een grote tijdsbesparing ook voor diegenen die met de (technische) uitvoering van de werken bezig zijn.

• Een lage drempel

Voor sommige ondernemers is contact opnemen met “het gemeentebestuur” een stap te ver. “Een mens van vlees en bloed” verlaagt de drempel merkelijk.

• Een communicator

De bereikbaarheidsadviseur is van dichtbij betrokken bij de werken en de werfvergaderingen, hij beschikt over de laatste informatie. De bereikbaarheidsadviseur kan zelf instaan voor de communicatie over de werken, of de communicatieverantwoordelijke ondersteunen.

1110

V.U.: U

NIZO

Ondernem

ersvereniging vzw, Jan B

oulogne, Willebroekkaai 37, 1000 B

russel

Bereikbaarheid als troef van het kernwinkelgebied

Deze leidraad ‘Minder hinder bij openbare werken en evenementen’,

het bijhorende dossier op www.unizo.be/minderhinder en de folder

over de wettelijke steunmaatregelen, kwamen tot stand naar aanleiding

van het project ‘Bereikbaarheid als troef van het kernwinkelgebied’

binnen het actieplan Ondernemingsvriendelijke gemeente.

Het project ‘Bereikbaarheid als troef van het kernwinkelgebied’ omvat

ook een onderzoek naar de objectieve en subjectieve bereikbaarheid

van een handelskern, en geeft een mogelijk antwoord op de vraag

hoe we van bereikbaarheid een troef kunnen maken voor onze

handelskernen. Meer info: www.unizo.be/bereikbaarheid.

Dit dossier is het sluitstuk van het project. Voor UNIZO blijft ‘Minder

hinder bij openbare werken en evenementen’ echter hoog op de

agenda staan en een blijvend aandachtspunt. Aarzel niet ons te

contacteren als we kunnen helpen bij het verminderen van hinder

bij openbare werken en evenementen voor ondernemers.

Nog vragen? De UNIZO-Ondernemerslijn is steeds bereikbaar, voor grote en kleine vragen (0800 20 750).

Deze leidraad is een uitgave van UNIZO-Ondernemersvereniging vzw Willebroekkaai 37, 1000 Brussel

Verantwoordelijke uitgever Jan Boulogne, Directeur

Redactie Els Cools

Met medewerking van Jochen Goekint, Cedric Labeau, Johan Van Loon, Mia Vancompernolle

Datum publicatie 4 december 2014

IN SAMENWERK ING MET:

UNIZO-PARTNERS IN ONDERNEMEN