Nieuwe principes van organiserenHuibert de Man, 6 oktober 2014

Strategisch Onderzoek en Advies, Geldrop

Bijdrage aan module 6 Strategisch Programmamanagement

De toekomst volgens Jo Bos…"… wordt duidelijk dat de organisatie van de toekomst gekenmerkt zal worden door andere kwaliteiten dan die, welke in het verleden belangrijk waren. De toekomst is aan de flexibele netwerk-organisaties, gestuurd door waarden, passie, samenwerking, heldere doelen, vertrouwen en verbinding.

Het werken in programma’s (en projecten), sluit daar bij uitstek bij aan. Wij zijn er dan ook van overtuigd, dat voor de organisatie van de toekomst de competenties die samenhangen met (project- en) programmamanagement behoren tot de kritieke succesfactoren."

Relevantie

Programmamanagement nieuwe vorm van organiseren Jo Bos: past in nieuwe organisatievormen

Context: bestaande organisaties, gebaseerd op ‘oude’ principes (bureaucratie, beheersing etc.)

Worsteling van programmamanagers Programmatisch creëren past moeilijk Conflict tussen waarden en principes Moeite met macht, belangen en strategisch gedrag.

Kernvragen

Wat bedoelen we met ‘nieuwe organisatievormen’ Nieuw in vergelijking waarmee? Wat is/was ‘oud organiseren’?

Wat zijn redenen om anders te organiseren? Wat zijn belangrijke kenmerken/principes van nieuw

organiseren? Tot welke vormen leiden die? Hoe komt organisatorische vernieuwing tot stand? Wat

staat haar in de weg?

''Nieuw” in managementboeken

Innovatie 3.0 (Henk Volberda) Organisatorische innovatie (Ard-Pieter de Man) Nieuwerwets Organiseren (Hans de Bruijn) Lean Management, bijv. Lean voor de overheid (Bert Teeuwen) Procesmanagement (Hugo Hendriks) Kwaliteitsmanagement met Six Sigma (diverse boeken) Rijnlands organiseren (Jaap Peters) Batenmanagement (Michiel van der Molen) Netwerkmanagement (Hans de Bruijn)

Elementen van ‘nieuw’

Procesgericht organiseren met teams; ondersteund door ICT Platte organisaties: minder lagen, kleinere eenheden Kostenreductie + flexibiliteit Minder management, minder staf Participatie, zelfsturing, resultaatverantwoordelijkheid Omgevingsgerichtheid: ketens, samenwerking, netwerken,

virtualisering Continue innovatie en verandering.

‘Oud’ = de (machine)bureaucratie

Organisatie ingericht als machine: kunstmatig systeem Voor alles een plaats en alles op zijn plaats Beheersen van onzekerheden door planning en afscherming Grote rol ingenieurs en managers Idealistisch: we kunnen organisatie maken volgens onze ideeën en idealen

Gesloten systeem: buitensluiten omgeving Standaardisatie van werkprocessen

Scheiding tussen planning en uitvoering (denken en doen) Technische opvatting over management

Functionele structuren Afstand van de markt Processen over grenzen van afdelingen heen

Lange hiërarchieën en ontwikkelde interne arbeidsmarkten.

Anders kijken: Morgan (1985)Beeld Wat is de organisatie? Waar gaat management om?

Machine Een soort raderwerk Beheersing

Organisme Een geheel van delen in omgeving

Aanpassing

Brein Een informatiever-werkend systeem

Informatie-verwerking

Politiek systeem Groepen in onderlinge strijd

Mensen op één lijn krijgen

9

Uitdagingen (Child, 2005)

Mondialisering (globalization) Nieuwe technologieën (ICT) Kenniseconomie (en eigenschappen kenniswerker) Extreme concurrentie (hypercompetition) Groeiende nadruk op verantwoording (accountability)

10

Eisen aan organisatie(s)

Mondiale efficiency en lokaal aanpassingsvermogen Continue innovatie (snelheid!) Kennisontwikkeling en –behoud

Werkklimaat voor hoger opgeleiden: intrinsieke motivatie, zingeving

Life-long learning, employability

Concurrentie op kosten én flexibiliteit & innovatie! Transparantie en betrekken stakeholders

Andere beelden!

Omgeving centraal: ‘organisme’ Oog voor spontane processen en zelforganisatie: ‘brein’ Omgaan met machtsproblematiek in en tussen

organisaties: ‘politiek systeem’ Grenzen van beheers- en maakbaarheid verdisconteren Niet over ‘organisaties’ maar over ‘organiseren’ denken Begrip ‘management’ wordt problematisch.

Dominant toekomstbeeldVan… Naar…

Goal-directed Vision-directedPrice-focussed Value-focussedProduct quality mindset Total quality mindsetProduct driven Customer drivenShareholder focussed Stakeholder focussedFinance oriented Speed orientedEfficient Innovative Hierarchical Flat (samenwerken, vertrouwen)Functional Cross-functionalRigid Flexible Domestic Global Vertically integrated Networked

Blauw is genoemd in visie Jo Bos

Spanningen in toekomstbeeld

Economisch-technische rationaliteit vs zingeving Beheersbaarheid versus leervermogen en ontwikkeling Omgevingsgerichtheid versus behoefte aan veiligheid

en eigen cultuur Afrekencultuur versus vertrouwen Klanten tevredenstellen versus medewerkers koesteren Vereenvoudiging versus omgaan met complexiteit.

Jullie ideaalbeeld…

In vier groepen van 4 of 5 mensen Uitwisselen

Elementen van goed organiseren Waarom juist deze? Verhouding met gangbare praktijk?

Ordenen en vastleggen (flipovervel) Plenaire bespreking

Nieuw organiseren: utopie

Het nieuwe is een perfecte wereld (utopie)

Idealistisch mensbeeld: hete slechte is uitgebannen

Statisch: gewenste eindtoestand

Ontworpen vanuit ideeën

Gesloten: immuun voor externe invloeden

Utopische elementen nieuw organiseren

De utopie Verdrongen werkelijkheidHeldere doelen Ambiguïteit, ruilhandel,

leerprocessenVertrouwen en samenwerking Wantrouwen en conflictOpenheid transparantie Noodzaak geheimhouding en

back-stage gedragIntrinsieke motivatie en passie Rol van dwang, straf en

beloningInspirerende en verbindende leiders

De duistere kant van leiderschap

Flexibiliteit De behoefte aan zekerheidMaakbaarheid Eigen dynamiek van processen

Veranderen: wij-zij perspectief

Wij ZijWillen het goede Willen status-quo handhavenWeten waar het heen gaat Hebben geen helder

toekomstbeeldZijn helder, transparant en eerlijk

Opereren vanuit verborgen agenda’s

Handelen vanuit het algemeen belang

Handelen vanuit deelbelangen

Zijn dus de kracht achter verandering

Vormen de kracht tegen verandering

Gevangen in theories-in-use

Het nieuwe organisatiedenken is vooral ‘espoused theory’ (Argyris) een manier van praten en denken Expliciete denkbeelden Waarvan we vinden dat ze moeten worden toegepast (normatief) Waarvan we willen geloven dat we er zelf naar handelen…

Het oude programma (hiërarchie, beheersing etc.) stuurt ons handelen aan Is snel en efficiënt Verankerd in procedures, managementtechnieken en reflexen Beschermt tegen verrassingen Institutioneel, juridisch verankerd Past bij een aantal primaire drijfveren (macht, eigenbelang)

Hoe beter?

Vermijd utopieën + wij-zij denken Niet optimaliseren maar balanceren (omgaan met spanningen) Gebruik managementhypes als inspiratie, niet als oplossing Begrijp de dynamiek, vecht niet tegen het systeem

Ontwerp en verander geen organisaties, maar organiseer Organiseren is een werkwoord Organisaties zijn geen dingen met eigenschappen Er zijn geen definitieve oplossingen en niemand kan die eigenhandig invoeren

Stel niet als voorwaarde wat uitkomst is Doelen zijn het resultaat van handelen Helderheid begint met ambiguïteit, samenwerking met verschillen

Accepteer macht en belangen als motor van organiseren, ontwikkel uw politieke vaardigheden

En de programmamanager?

De programmamanager draagt bij aan een andere manier van organiseren (netwerk, horizontaal, verbinding, passie, vertrouwen e.d.) door Te begrijpen dat ook het eigen handelen nog steeds door heel

andere organisatieprincipes wordt aangestuurd en tevens door andere drijfveren dan samenwerking en gemeenschappelijke doelen

Te accepteren dat dit zeker voor lijnmanagers en bestuurders geldt En binnen deze context elementen van nieuw organiseren te

bevorderen Daartoe de eigen politieke en sociale vaardigheden te vergroten en

zo de eigen bijdrage op de agenda te krijgen en te houden Zonder het slachtoffer te worden van wij-zij denken en defensieve

patronen.

Een beetje wijsheid tot slot…

“Het is de kracht van wijzen is dat ze niet proberen grootse dingen te doen. Dat maakt hen groot. “ Lao Zi

“Men moet menselijke handelingen niet bespotten, niet betreuren, niet veroordelen, doch begrijpen.” Spinoza

“Act as if what you do makes a difference. It does.” William James

Huibert de Manconsult@huibertdeman.nl