MZ LAB RIJK

De visies30 jongeren, 4 actuele vraagstukken en inventieve oplossingen

In een zaaltje van een ministerie zitten 30 jonge ambtenaren te praten over het belang van medezeggenschap, over het belang van hun stem binnen de organisatie. Deze jongeren werken allemaal bij het Rijk, maar voor verschillende ministeries en uitvoeringsorganisaties. Voor sommige van hen is dit een eerste of zelfs tijdelijke baan, anderen werken al langer. Het gesprek gaat over het imago van de ondernemingsraad en waarom er zo weinig jongeren in de OR zitten. Komt dat omdat het OR werk simpelweg taai en stoffig is of is de OR stoffig omdat er geen nieuw bloed in zit? Uiteindelijk maakt het deze jongeren niets uit. Zij zijn ervan overtuigd dat ze niet langer aan de zijlijn willen staan maar daadwerkelijk een verschil willen maken.

Het MZ LAB Rijk heeft ze deze kans geboden. Opgericht door de jongeren-vakbonden CNV Jongeren en FNV Jong omdat we ervan overtuigd zijn dat het van groot belang is om de medezeggenschap te verjongen en te vernieuwen. Want de ondernemingsraden vergrijzen en de stem van jongeren binnen een or-ganisatie wordt dan niet meer verte-

genwoordigd. Er was dus werk aan de winkel, want de kennis die jongeren over medezeggenschap hadden was niet altijd toereikend en het imago van de OR niet altijd positief. Tijdens de kick-off hebben de deelnemers het belang van goede medezeggenschap leren inzien en zich daarna verdiept in actuele thema’s.

Voor u liggen de adviezen waar de deel-nemers de afgelopen weken hard aan hebben gewerkt. Of u het ermee eens bent of niet, deze adviezen zijn een stap in de goede richting als het gaat om het verjongen en vernieuwen van medezeggenschap bij het Rijk. Want de inspraak en visie van jongeren is essentieel. Maar we zijn nog niet klaar. Hopelijk zullen deze jongeren nog meer leeftijdsgenoten binnen het rijk activeren en blijft het MZ LAB constant in gesprek met werkgevers- en werk-nemersorganisaties om het belang van jongerenparticipatie in de medezeg-genschap te benadrukken.

Met veel dank aan het A+O fonds Rijk, de participerende Rijksorganisaties en natuurlijk alle jonge deelnemers, dit is jullie visie en jullie stem!

Welkom bij het MZ LAB Rijk

Check www.mzlab.nl of stuur een mail naar rijk@mzlab.nl.

Het MZ LAB is een initiatief van de jonge-renbonden de adviezen zijn echter geschre-ven door de deelnemers van het LAB en komen daardoor niet per definitie overeen met standpunten van de betrokken partijen.

Meer weten?

Inleiding

MZ LAB team

Die eerste maanden zijn in een waas voorbij gegaan. Ik pakte alles aan en probeerde zoveel mogelijk initiatief te tonen. De prestatiedrang was enorm hoog en ondanks vallen en opstaan kreeg ik het werk steeds beter onder de knie. Op een dag liep ik op kantoor naar het secretariaat om een afspraak te laten inplannen en las ik op een poster ‘Vergeet niet te zwaaien wanneer je jezelf voorbij loopt’. ‘Grappig’, dacht ik, ‘daar zit best wel wat in’. Deze spreuk bleef in mijn hoofd ronddwalen. Snel genoeg kwam ik er achter dat ik degene was die naar deze tekst moest luiste-ren. Ik wilde alles en dacht dat ik het allemaal aankon; een nieuwe baan, met vrienden op stap, actief bij een politieke partij, veel sporten en familie bezoeken. ‘Potjandorie, het kost toch allemaal veel meer energie dan ik had verwacht’.

Keuzes maken

Vanaf dat moment heb ik besloten om keuzes te maken. Zowel op het werk als privé. Dit betekende uiteraard niet dat ik geen extra taakjes meer kon oppakken, maar dat ik daar wel duide-lijk keuzes in zou maken. Laatst kwam ik de oproep tegen ‘Ben je een jonge medewerker die wil meedenken over de vernieuwingen en veranderingen binnen de Rijksoverheid en je stem laten horen?’ Ja, dacht ik bij mij zelf. ‘Meld je dan aan voor het Medezeggen-schapsLAB’.

In overleg met mijn leidinggevende besloot ik mij snel aan te melden. Toen ik anderen daarover vertelde, kreeg ik als reactie ‘zeg zo’n ondernemingsraad, wat levert dat jou nou op?’ Een inkijkje in het politieke spel tussen achterban en top van een ministerie, een netwerk, vaardigheden en de mogelijkheid om mijn stem te laten horen. Waarop ik dacht: een unieke kans.

Maar zo makkelijk blijkt dat nog niet te zijn. Als trainee of flexmedewerker heb je nauwelijks mogelijkheden om onderdeel te zijn van een ondernemingsraad. Wetgeving schrijft namelijk voor dat iedereen die op de verkiezingsdatum een jaar in dienst is (tijdelijk en vaste contracten) of als uitzendkracht 2 jaar werkzaam is bij de organisatie zich verkiesbaar kan stellen. Maar ik ben als trainee niet langer dan een aantal maanden in dienst van een bepaald ministerie. Bovendien wordt roulatie tussen ministeries vooral gestimuleerd. Maar mijn stem en die van een uitzendkracht moeten toch ook gehoord worden? Ik zal eerst mijn traineeship moeten afronden en daarna een jaar in dienst zijn, voordat ik mij kan aanmelden. In dat geval zal ik nog zeker 2,5 jaar moeten wachten. Ik ben toch zeker niet de enige die hier tegenaan loopt?

Ik sta buiten voor het Europees Parlement in Brussel als ik een tele-foontje krijg uit Nederland. ‘Gefeliciteerd, we zouden het erg leuk vin-den als je als Financial Trainee bij ons aan de slag gaat voor de aanko-mende twee jaar’. Wauw, het is gelukt. Een echte baan. Op 1 september zat ik in de trein op weg naar Den Haag vol energie om eens iedereen goed te laten zien wat ik in huis heb. Ik was niet de enige; met mij nog 200 jonge talenten die een bijdrage willen leveren aan een beter Nederland. Wat een gave ervaring om zo met z’n allen aan de slag te gaan.

Vergeet niet te zwaaien wanneer je jezelf voorbij loopt

Column

Flexibele medezeggenschap

Wat zou de OR kunnen doen om flexibele inzet mogelijk te maken? Hoe kunnen meer jonge medewerkers aangetrokken worden? Allereerst zou de ondernemingsraad deelname van mijn leeftijdsgenoten meer kunnen stimuleren. Bijvoorbeeld door de voorwaarden om jezelf verkiesbaar te kunnen stellen flexibel te maken. In het geval van het ministerie van OCW bestaat er nog altijd een verschil tussen medewerkers in vaste dienst en flexibele krachten. De flexibele krachten moeten twee keer zo lang wachten tot ze deel mogen uitmaken van de OR. Sterker nog, na verdere uit-vraag blijkt dat de “wachttijden” binnen de kolommen op dit ministerie onder-ling verschillen. Dit betekent dat als je van kolom wisselt je weer die discussie aan moet gaan. Een andere suggestie is dat flexibele medewerkers elkaar in het termijn aflossen na bijvoorbeeld een jaar. Het voordeel hiervan is dat je met elkaar kunt sparren.

Of überhaupt door de duur van het termijn te verkorten (van 4 naar 2 jaar). Hierdoor wordt de barrière om als flexibele medewerker mee te doen verlaagd.

Uiteraard ligt er ook een verantwoordelijkheid bij de flexibe-le medewerkers zelf. Een startende of flexibele medewerker wil voorkomen dat hij of zij gezien wordt als een hardloper van luie Kees. De drang om zichzelf te willen bewijzen is enorm. Ze willen zich liever focussen op hun werkzaamheden en zien de ondernemingsraad als tijdsverspilling. Mijn oproep aan onder-nemingsraden is daarom: zorg ervoor dat collega’s ook op een laagdrempelige en tijdelijke wijze betrokken kunnen zijn. En tegelijkertijd daag ik alle collega’s met tijdelijk contract uit om die kans te pakken en in gesprek te gaan met de OR. Het is dus niet erg dat je jezelf soms voorbij loopt, maar wees je er zelf wel van bewust. Zoek balans en doe hetgeen wat je echt leuk vind en waar je energie uithaalt.

werkgroep flexibele medezeggenschap

Hoe kunnen we betrokkenheid en inspraak in de medezeggenschap maximaliseren?

We hebben vier redenen geïdentificeerd waarom medezeggenschap aan vernieuwing toe is:

1) De samenstelling van de OR is te homogeen (en het bereik daarmee te klein);

2) Het imago is stoffig en saai, als medewerkers al weten wat een OR doet;

3) De route naar de OR als medewerker of aspirant-lid is onduidelijk;

4) De werkwijze van de OR is rechtlijnig en stram met dezelfde gezichten.

Onze oplossing put inspiratie uit het concept van jury duty: in de Amerikaanse rechtszaal moet een verdachte gehoord worden door een jury van gelijken die min of meer willekeurig worden geselecteerd. Als iemand wordt opgeroepen plaats te nemen in een jury is dit een burgerplicht die elk lid van de maatschappij moet vervullen. Wij stellen voor om de OR van de toekomst vergelijkbaar in te richten: jORy duty.

De nieuwe OR heeft twee componenten:

1) Een vast bestuur bestaande uit een inspraakcoördinator en een procescoördinator. De inspraakcoördinator behoudt het overzicht van alle onderwerpen, is het aanspreekpunt voor de achterban en leidt het gesprek met het bestuur. De procescoördinator is de baas over het proces, houdt de agenda bij en verzorgt de communicatie. Beide posities zijn verkiesbaar voor één termijn van achttien maanden (een jaar is te kort, twee jaar te lang). Er zijn geen toelatingseisen.

2) De lynchpin van de nieuwe OR is de jury. Voor elk thema dat de OR behandelt wordt een nieuwe groep van zes tot tien leden geselecteerd uit een poule. Deze poule bevat alle medewerkers van de organisatie, ongeacht contractvorm, van de facilitaire dienst tot de directeurs. Deelname is als een burgerplicht: omdat alle medewerkers deel uitmaken van de organisatie is inschrijving in de poule automatisch. De juryselectie gebeurt per loting, mits de jury een goede afspiegeling is van de organisatie, divers is qua achtergrond en zoveel mogelijk directies vertegenwoordigt. De zittingstermijn beslaat de lengte van het onderwerp dat bij de OR ligt: zodra de jury haar besluit aan het bestuur heeft medegedeeld wordt ze ontbonden.

jORy duty

Manifest

1) Themaoverleg het OR-bestuur komt bijeen met de themajury om het onderwerp te bespreken. Het bestuur leidt de discussie en faciliteert het proces maar heeft geen eigen mening: de autoriteit over het onderwerp ligt bij de jury. De jury heeft het recht om experts op te roepen om technische kennis over het vraagstuk te krijgen.

2) Bazenoverleg De coördinatoren schuiven aan bij het bestuur van de organisatie geflankeerd door één vertegenwoordiger per jurythema dat op de agenda staat. In dit overleg delen de juryvoorzitters mee wat hun jury heeft besloten over een onderwerp. De inspraakcoördinator faciliteert het gesprek en biedt zo nodig weerstand aan de bestuurders.

3) Achterbanoverleg Het raadplegen van de achterban moet snel en makkelijk gebeuren. Daarom kunnen jury’s voorlichtingen organiseren waar medewerkers kunnen meepraten over het beslissingsproces en feedback kunnen geven voor het volgende themaoverleg. Omdat medewerkers misschien volgen-de maand zelf in een jury zitten zullen hier veel medewerkers op af komen. Daarnaast komt er een systeem waarmee alle medewerkers snel hun mening kunnen geven over pertinente onderwerpen door middel van de app TindOR, waarop mensen naar links of rechts kunnen swipen voor ‘Eens’ of ‘Oneens’.

Er is geen sprake meer van ‘de’ OR: iedere medewerker is potentieel lid op een willekeurig thema. Iedereen heeft op enig moment meebeslist of zal meebeslissen. Als de OR stoffig, machteloos en ineffectief is, dan zijn we dat nu allemaal. JORy duty zal een baken van vernieuwing zijn in de medezeggenschap.

De OR is dood, leve de OR!

In het nieuwe systeem zijn er drie soorten overleg:

werkgroep nieuwe vormen van medezeggenschap

Binnen de overheid is duurzame inzetbaarheid belangrijk voor zowel de medewerker als de organisatie. Een voortdurend ontwikkelende en veranderende samenleving en een overheid die zich moet kunnen aanpassen aan de samenleving eist ook van de medewerker dat deze kan meegaan in deze snel bewe-gende omgeving. Voor ons genoeg reden om te onderzoeken of wij een oplossing kunnen bedenken om duurzame inzetbaarheid waardevol toe te kunnen passen. Met deze oplossing willen we als medezeggenschap in gesprek gaan met de organisatie en de achterban. Hier staat het gezamenlijk belang en toepasbaarheid centraal, met als doel: duurzaam inzetbare medewerkers. De nieuwsbrief van OR ILT gaf de volgende inspiratie:

Juiste man op Juiste plek 2.0

“Er moet een gezonde balans zijn tussen gezondheid, competenties, waarden en houding.”

“Een Basis van dit huis is de gezondheid van de werk-nemer, waarbij alle psycho-, sociale- en arbeidsfactoren (PSA Factoren) een rol spelen.”

“Daarbij spelen gegevens onder het ziekteverzuim en PSA factoren, die vaak bepalend zijn voor zowel de oorzaak als de oplossing, een cruciale rol.”

Ontwikkelplan

Werkgeluk

De OR is er om te zorgen dat er met zo veel mogelijk perspectieven en belangen rekening wordt gehouden, zodat er uiteindelijk een weloverwogen besluit kan worden genomen. Binnen onze oplossingsrichting nemen we de belangen van de organisatie mee door het concept: de juiste man op de juiste plek. Hierin krijg je als organisatie het meeste rendement op je medewerkers. Aan de andere kant hebben we het personele perspectief. De medewerkers krijgen door deze methode inzicht in hun kwaliteiten en zullen aangesloten blijven op hun functie. Hierdoor creëer je baangarantie. Daarnaast willen we de medewerkers extra motiveren door een beloning te geven indien iemand helemaal aansluit op het functieprofiel. Een mate van werkgeluk. Keerzijde kan zijn dat mensen het gevoel krijgen dat ze moeten ontwikkelen en indien ze niet voldoen worden ontslagen. Wat we hiermee willen creëren is dat mensen blijven aansluiten op het functieprofiel en anders begeleid worden in het vinden van een aansluitende functie op hun kwaliteiten.

Dichter bij elkaar

Rol van de OR is om de belangen van organisaties en belangen voor de medewerkers duidelijk te communiceren naar beide partijen. Met deze vorm van medezeggenschap kan men werknemer en organisatie dichter bij elkaar brengen en belangen van beide partijen voortdurend in de gaten blijven houden zodat verhoudingen niet verstoord raken. Maar ook kan men invloed uitoefenen door beide partijen en hun belangen bij het werken naar deze duurzame inzetbaarheid in het daglicht te zetten. Zo zal men over en weer een dusdanige omgeving creëren dat voor beide partijen hun doelen te verwezenlijken wordt.

Oplossingsrichting

Uiteindelijk gaat het om de “vraag” vanuit de organisatie aan te laten sluiten op het “aanbod”. Oplossingsrichtingen zitten in ontwikkeling op de volgende 5 factoren: werkomgeving; sociale omgeving; kennis en vaardigheden; persoonlijkheid en gezondheid. Vraag daarbij is op welke manier deze 5 oplossingsrichtingen bijdragen aan het constant blijven aansluiten van de vraag op het aanbod. Het meeste rendement zit hem naar ons idee in de inhoud en eisen van een functie en de koppeling met de kennis en vaardigheden van een medewerker (functie vs kennis en vaardigheden). Bij deze richting hoort ook een noot inzake het selectieproces dat eventueel rigoureus verandert. Het is van belang om al bij de startfase de juiste medewerker aan de organisatie te verbinden. Een randvoorwaarde hiervoor is het opstellen van een specifieke functiebeschrij-ving, hierin is de beschrijving van de bedrijfscultuur/ - waarden ook beschreven.

afwezig (1) studie benodigd (2) aanwezig (3)

competentie 1 1

competentie 2 2

competentie 3 3

Model

De functie is een dynamisch proces en zal iedere 2 a 3 jaar opnieuw beoordeeld worden. Ieder jaar maakt de organisatie een confrontatie tussen de gewenste competenties voor de functie en de competenties die de werknemer bezit en welke in de toekomst noodzakelijk zijn. Indien deze niet stroken dient een werknemer zicht te ontwikkelen (het liefst on the job). Het tijdspad is een voorbeeld en zal afhankelijk zijn van de functie en bedrijfscultuur. De eerste 2 jaar moet de medewerker 100% blijven aansluiten op de functie zoals die nu is. Na 5 jaar moet de werknemer 80% of meer van de toekomstige competenties bezitten. Indien het gat groter in plaats van kleiner wordt, moet gesteld worden dat een werknemer voor het einde van het 7e jaar of weer voldoet aan de 100% of anders wellicht een andere functie moet zoeken waar zijn competenties wel op zijn plek zijn. Waar het verhaal zich weer opnieuw gaat afspelen.

Puntensysteem

De competenties worden gescoord via de volgende matrix. De nummers staan voor de score die een competentie krijgt indien competentie 1 aanwezig is dan krijgt deze competentie 3 punten. Zodoende kan je een som maken of iemand voldoet of niet.

15 punten is 100% 12 punten is 80% 1 mag dan afwezig zijn en 1 mag nog ontwikkeld worden of is in ontwikkeling.

Ontwikkelplan

De middelen die beschikbaar gemaakt zullen worden om deze competenties te toetsen is de zogeheten ontwikkelplan van de medewerker. Een ontwikkelplan zal opgesteld worden door de medewerker om te bespreken tijdens het personeelsgesprek. Hierbij kunnen er afspraken gemaakt worden met betrekking tot het realiseren van dit plan. Zo kan men denken aan opleidingen, meeloopdagen, stages en andere zaken die ingezet kunnen worden. De medezeggenschap kan hierin ook invloed uitoefenen. Zowel een leidinggevende als de medewerker kan gewezen worden naar de afspraken die onderling gemaakt zijn. Ook wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen bij deze afspraken onderling.

Een dergelijk ontwikkelplan kan in sommige situaties verplicht gemaakt worden. Zowel ter bescherming van de medewerker als de organisatie. Als een bepaalde situatie dusdanige meetmethode vereist dan is een verplichting als deze op goede gronden gebaseerd is.

werkgroep duurzame inzetbaarheid

1. Laat jongeren kort en thematisch meedoen

Jongeren zitten in het spitsuur van hun leven; ze willen carrière maken, een gezin stichten en genoeg tijd over hebben voor leuke dingen. Jongeren willen wel maar zien medezeggenschap als iets wat je ‘erbij’ doet, naast je volle werkagenda dus. Daarom willen we flexibele medezeg-genschap! Geen structurele inzet maar meedenken wanneer de planning dit toelaat. Laat jongeren per vraagstuk actief deelnemen. De leden van de OR nemen hierin de regie en bewaken het overzicht.

2. Zorg voor medestanders (olievlek effect)

Alleen kunnen we het niet, samen met een collega die in dezelfde levensfase zit maak je jezelf sterker (of krachtiger). De vertegenwoordiging moet een afspiegeling zijn van de organisatie juist omdat dan de belangen van de achterban goed vertegenwoordigd kunnen worden. En daarom is het belangrijk dat jongeren gezamenlijk bijdragen aan de medezeggenschap. We hebben elkaar nodig om dat te realiseren.

3. Maak een buddy systeem

Door rechtstreeks aan een OR lid gekoppeld te worden, raken we bekend met de OR, zien we de mogelijkheden die medezeggenschap biedt en waarom medezeggenschap van belang is. De betrokkenheid wordt vergroot en we zien de mogelijkheid om interesses aan te geven, mee te denken en mogelijkheden te benoemen!

Dit kan op verschillende manieren. Een ervaren OR lid koppel je aan een nieuwe medewerker, of door er bijvoor-beeld voor te zorgen dat medezeggen-schap deel uitmaakt van een Traineeship, een introductiedag voor nieuwe medewerkers etc..

MZ LAB Rijk, een broedplaats voor jongeren om de medezeggenschap in het Rijk te vernieuwen en te verjongen! Onder deze jongeren kwam al snel de constatering dat ze de OR helemaal niet goed kennen en ook onvoldoende inzicht hebben in de werkzaamheden van de OR. Dit maakt dat jongeren binnen de huidige structuur en vergrijsde cultuur onvoldoende mogelijkheden bij zichzelf zien om de OR (leden) te bereiken of zelfs deel te nemen. Laten we dus de verschillen-de generaties maar eens gaan verbinden, zowel binnen de OR als ook Rijksbreed: Jong+Oud(er)=goud(er)! En hoe doe je dit volgens ons?!

5 dingen die je moet doen om de

medezeggenschap te verjongen

Actielijst

4. Organiseer evenementen

Sexy. Iets waar we niet meteen aan denken bij medezeggenschap in overheidsland. Dit komt o.a. door het wat ‘suffe’ imago. Om dit imago te doorbreken komen wij met het volgend idee: Organiseer evenementen waarbij ervaren OR leden worden gemixt met jongeren om zo kennis met elkaar te maken, ervaringen te delen en jongeren te motiveren om zich te verdiepen en deel te nemen aan de medezeggenschap.

5. Vorm een (Rijksbreed) OR platform!

Ook hier geldt: zorg voor verbinding! Heeft de OR een bepaald vraagstuk waar ze niet uitkomt?! Dan zou het handig zijn om te kijken hoe een andere OR binnen het Rijk met een soortgelijk vraagstuk omgaat! Daarom pleiten wij voor een (digitaal) OR platform. Het wordt hierdoor mak-kelijker om kennis en ervaring te delen. Jongeren staan aan het begin van hun carrière en ze steken hun handen uit de mouw voor netwerk building, laat het OR platform daar nou automatisch ook geschikt voor zijn!

werkgroep jong + oud = goud!

www.mzlab.nl

Tijd voor vernieuwing in de medezeggenschap! 

Mede mogelijk gemaakt door: