Circl, Amsterdam25 mei 2018

Materialiteit,

nu en in de

toekomst

Agenda

22

2

3

4

5

1

Nu – wat zien we?

Toekomst – wat gaan we steeds meerzien?

Interactie

Tijdlijn – wat hebben we gezien?

Introductie

Sli.do – resultaten poll

Sustainalize

5

Kort voorstellen

Nick

• Mede-oprichter Sustainalize

• 10+ jaar ervaring in duurzaamheid

• Specialist in strategie &

prestatiemonitoring en rapportage

Nick de Ruiter & Mart van Kuijk

Mart

• Drie jaar werkzaam

bij Sustainalize als

consultant

• Ervaren in integratie

SDG’s, materialiteit

en benchmarks

We ondersteunen organisaties op veel verschillende manieren

Sustainability strategy

Managing&measuring

Reporting

Marketing&communication

Benchmarks & ratings

Impact measurement& valuecreation

Assurance Sustainable procurement

Training&education

Een overzicht van onze referenties

Even opwarmen

Wat is het doel van een materialiteitsanalyse?

Net

ophalen?

Reporting tool?

Strategievorming?

Impact

analyse?

Contact met

stakeholders?

Tijdlijn

Van vroeger tot nu

Tijdlijn

• Vroeger: Saaie jaarverslagen / greenwashing

• 2005: Eerste materialiteitsanalyse: Shell

• 2013: Materialiteitsmatrixen in de boeken (G4)

• 2016: GRI Sustainability Reporting Standards

(SRS)

Vroeger Nu

• 2017: Integrated Thinking als basis voor

materialiteit

GRI vs. IIRC

Definities materialiteit

Materiality: An integrated report

should disclose information about

matters that substantively affect

the organization’s ability to create

value over the short, medium and

long term

Nu

Het proces in drie stappen

Van Long List tot materialiteitsmatrix

Bouwen van Long ListCreëren van Short List aan materiële

onderwerpen

Prioriteren en ranken van materiële

onderwerpen

+/- 300Aantal

onderwerpen 50 25 +/-12

Long List

Op basis van internationale wetgeving, normen en standaarden, peers en media, bouwen we een lange lijst van mogelijke materiële onderwerpen.

Documenten die we gebruiken zijn o.a. :

• Relevante wetgeving, richtlijnen en kaders (SASB, GRI, sectorrichtlijnen, ISO26000, DJSI etc.)

• Media analyse

• (Mega) trends

• Jaarverslagen en materialiteit peers

• Sectorgerelateerde rapporten

Bouwen van Long List

Belangrijk om een zo volledig en uitgebreid mogelijke Long List als uitgangspuntte nemen

*deel Long List financiële organisatie

(totaal 350 onderwerpen)

Tip: Voorkom dat u bepaalde thema's over het

hoofd ziet en identificeer nieuwe onderwerpen

die mogelijk van materieel belang zijn voor de

middellange of lange termijn.

Het proces in drie stappen

Van Long List tot materialiteitsmatrix

Short List

Bouwen van Long ListCreëren van Short List aan materiële

onderwerpen

Prioriteren en ranken van materiële

onderwerpen

+/- 300Aantal

onderwerpen 50 25 +/-12

• Uit de lange lijst identificeren we onderwerpen die het meest aanwezig zijn in de bronnen die we gebruiken

• Meest voorkomende onderwerpen worden vervolgens gecontroleerd en afgestemd op het bedrijf inclusief definities

• Het management heeft onderwerpen en definities gecontroleerd en geverifieerd om organisatie mee te krijgen

De Short List is het startpunt voor de stakeholderconsultatie en het prioriteren van onderwerpen

Short List

Van een lange lijst naar een korte lijst

Doel: Tot een beheersbare lijst komen van mogelijke

materiële onderwerpen die moeten worden beoordeeld.

Beide stappen 1 en 2 legitimeren de keuze van

onderwerpen en worden geanalyseerd in de volgende

stap

Het proces in drie stappen

Van Long List naar materialiteitsmatrix

Materialiteitsmatrix

Bouwen van Long ListCreëren van Short List aan materiële

onderwerpen

Prioriteren en ranken van materiële

onderwerpen

+/- 300Aantal

onderwerpen 50 25 +/-12

Desk research Survey Dialoog

Input voor onderzoek:

• Huidige strategie en waardecreatie

• Meest recente verslag

• Materiële onderwerpen voorgaande jaren

• Verslaggeving van peers

• GRI Standards, Transparantiebenchmark, SDG’s, ISO26000, DJSI

• Trendrapportages (MVO Nederland, World Economic Forum)

• Media-analyse

• Interne documenten (reputatieonderzoek, consumentenonderzoek)

Desk research

Door middel van externe en interne documenten informatie ophalen

Validatie d.m.v. surveys

• Wordt gebruikt om de x-as en y-as te ijken

• Uitsturen van survey om onderwerpen te latenprioriteren

• Resultaten zijn gekwantificeerd en goed te gebruikenvoor een matrix

• Ontvang gegevens van verschillendestakeholdergroepen, waaronder: klanten, medewerkersen aandeelhouders en investeerders

• Krijg inzicht in verschillen tussen stakeholdergroepen

• Gebruik maken van online survey tools, e.g. Qualtrics

Kwantitatieve gegevens verzamelen als input voor de matrix

Tip: Voorkom stakeholder fatique enprobeer effectief stakeholders mee

te nemen

Let ook op verandering x-as met GRI SRS (impact van organisatie op PPP)

Stakeholderdialoog

• Kan gebruikt worden om de y-as en de x-as te ijken

• Verschillende mogelijkheden voor dialoog:

• Stemmen

• Break-out sessies

• Interactieve elementen

• Pre-reads

• Terugkoppelingen

• Etc.

• Stakeholder dialogen worden gefaciliteerd door moderators in de break-out sessies

• Ruimte voor het bespreken van dilemma’s en samen oppakken van acties(stakeholders en organisatie)

• Ook mogelijk als extra check op een survey en voor het bespreken van resultaten

Luisteren naar je stakeholders en de dialoog aangaan

Drie type dialogen:

• Deep-dive

interviews / sessies

• Stemmen voor

materialiteitsanalyse

• Herijken matrix

Matrix en materiële thema’s

• De horizontale as geeft het niveau van impact van de organisatie op ecologische, sociale en economische thema’s

• De verticale as geeft de invloed van de onderwerpen op de beoordelingen en beslissingen van de belanghebbenden weer

Onderwerpen die hoog scoren op beide assen vertegenwoordigen de materiële onderwerpen.

Opvolging in verslag

Matrix en materiële thema’s

Opvolging in verslag en connectie met andere onderdelen

Een aantal voorbeelden

• Alles is belangrijk

• Iets te veel onderwerpen

• Iets te weinigonderwerpen

• Stakeholders zijn het volledig met elkaar eens

Welke valkuilen moeten we voor uitkijken?

Toekomst

Acht elementen die we met jullie willen delen:

Wat zien we gebeuren?

Input strategie Stakeholdermanagement Stakeholdergovernance Board room

Communicatiemiddel Geïntegreerd of MVO? Big Data

en digitaal

Connectiviteit

Sinds 2014 rapporteert Aegon haar materiële thema’s door aan te geven waar ze invloed op hebben en wat ze kunnen beheersen d.m.v. omvang van de bubbels.

Materialiteitsmatrix Aegon

Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix

Sinds 2014 rapporteert Aegon haar materiële thema’s door aan te geven waar ze invloed op hebben en wat ze kunnen beheersen d.m.v. omvang van de bubbels.

Materialiteitsmatrix Aegon

Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix

BAM gebruikt de grootte van de bollen om impact te laten zien:

De puntgrootte vertegenwoordigt de impact van BAM's prestaties op de samenleving (gemanipuleerd voor grafisch reden). Grote puntgrootte reflecteert grote impact op de samenleving

Materialiteitsmatrix BAM

Het toevoegen van extra dimensies aan de materialiteitsmatrix

• KPN rapporteert volgens de GRI Standards

• Organisatie maakt onderscheid tussen "waarde behoudende onderwerpen" en "waarde creërende onderwerpen"

• Ze hebben besloten om de "waarde behoudende onderwerpen" uit de matrix te verwijderen omdat ze deze hoe dan ook zullen rapporteren

• Deze tweedeling gebruiken ze voor meerdere interne doeleinden

Materialiteitsanalyse KPN

Niet enkel als reporting tool, maar als input voor strategie

• Alles onder de lijn behoeft minder focus

• Alles boven de lijn is een prioriteit voor de CSR strategie

Euroclear - Meenemen van de urgentie om actie te ondernemen

Niet enkel als reporting tool, maar als input voor strategie

• Integratie met materialiteitsanalyse

• Bijdragen aan de ‘license to operate’ en langetermijnagenda

• Managen van risico’s en reputatie

• Beter begrip over complexeoperationele omgevingen

• Inzicht in de urgentie van onderwerpen

• Bijdragen aan het bouwen van op vertrouwen gebaseerdestakeholderrelaties

Waarom belangrijk?

Stakeholdermanagement niet los zien van de materialiteitsanalyse maar juist integreren

• Experts in het veld en uit de sector advies laten geven

• Open discussie over hoe de informatie het bestegepresenteerd kan worden

• Ieder jaar terugkoppeling enverbetering

Stakeholdergovernance

Laat stakeholders meedenken over hoe u de informatie moet presenteren

Stakeholdergovernance

Vertalen van stakeholderbelangen naar positionering

• Materialiteit moet betrouwbaar eningebed zijn zodat het hogermanagement erop kan steunen

• Materialiteit kan gezien worden als de essentie van directeuren, hunfiduciary duty om de organisatie temanagen

• Materialiteit biedt de board eenunieke kans om concreet en duidelijkuit te vragen wat de rol van hunorganisatie is in de maatschappij

• Belangrijk voor het vormen van de lange termijn waardecreatie(Corporate Governance Code)

• Wanneer de board ‘mee is’ en de materialiteit van onderwerpenonderschrijft zal de rest van de organisatie sneller volgen

Waarom is dit belangrijk voor bestuurders?

Materialiteit als input voor de board room

Wat kan er beter?

Materialiteit als communicatiemiddel

• Geen input voor strategie

• Bijsturen niet mogelijk

• Slechts een deel van de managementcyclus

Wat is er fout aan het gebruik van materialiteit als communicatie tool?

Materialiteit als communicatiemiddel

Waarom zouden bedrijven het moeten integreren?

• Benaming in sommige gevallen te veel gerichtop duurzaamheid

• Verlies van geloofwaardigheid binnen de organisatie als de focus op MVO te groot is

• Medewerkers werpen blokkades op

• Evenwicht in thema’s zorgt voor meer begrip organisatie

Het is vaak nog niet geïntegreerd genoeg, teveel MVO

VS

• Holistische beoordeling van de belangrijkste risico's, problemen en kansen

• Afgestemd op de strategische aandachtsgebieden

• Geïntegreerde jaarlijkse oefening om te profiteren van de belangrijkste kansen, evenals identificeren en mitigeren risico’s

Integrated materiality diagram – Annual Report 2017

Hoe hangen duurzaamheids thema’s, risico’s en financiën samen?

• Materialiteit als input gebruikenvoor focus thema’s

• Uitwerken in een scorecard

• Sturen op managementinformatie

• Connectie leggen met andereonderdelen zoals strategie, risico’s en governance

Wessanen – annual report 2017

Gebruiken van resultaat als managementtool - connectiviteit

• ‘Disrupts’ het traditionele materialiteitsproces

• Gebruik is nog in ontwikkeling

• Bruikbaar als toevoeging in huidige analyses

• Gebruik maken van grote hoeveelhedeninformatie zoals:

o Industry / peer benchmarking

o Trendrapporten

o Social media / media

o Wijzigingen in wetgeving en richtlijnen

Materialiteitsanalyse en Big Data

Big Data heeft veel potentie, maar is er nog niet

Voordelen:

• Sneller

• Voorkomt stakeholder fatique

• Continue

• Begint met zelf inzicht geven in huidige situatie

• Continue input van stakeholders

• Constante toets op materiëlethema’s

• Ontvang input van stakeholders die daadwerkelijk geïnteresseerdzijn (positief / negatief)

• Als input voor stakeholder governance

Continuous materiality

Live input van je stakeholders?

Afsluiting – interactie