Digitaliseren @Felixarchief

Filip Boudrez Marie Juliette Marinus

Overzicht

Uitgangspunt

Aanpak

Digitaliseringsflows

Praktijkervaringen

Uitgangspunt

1 archiefinstelling

1 scanstudio

1 digitaal depot

6 digitaliseringsflows: - foto’s: beeldbank

- scanningOnDemand: administratie

- repro: leeszaal

- preserveringsdigitaliseringen: intern

extern

vrijwilligers

volledige integratie

technische kwaliteitsvereisten: - eDAVID-richtlijnen als basis

uittekenen flow: - routing: depot of leeszaal als vertrekpunt; depot als eindpunt

- rollen

- handelingen

meten en registreren

maximale automatisering: MACZ en postProcessing

continue evaluatie en optimalisering

Aanpak

scanningOnDemand

repro

preserveringsdigitalisering

Digitaliseringsflows

scanningOnDemand

auteursrecht?

Repro

Preserveringsdigitaliseringen

oefenen met de toppers in de uitleningen

resultaten bekijken met keyusers

aanpassing werkwijze

vervanging van uitleningen naar keuze

knop aangezet

Voorbereiding: scanstudio

flows bespreken

problemen ivm auteursrecht oplossen

opleiding “helpdesk” voor digitale leeszaal

voor- en nadelen van elke afleverwijze

Voorbereiding: front-office

stadsmedewerkers: - mailing via interne nieuwsbrief

- presentatie voor de informatiebeheerders

- ene formulier afgezet, andere opgezet

burgers: - aankondiging via nieuwsbrief met enkele vb.

Voorbereiding: klanten

De resultaten

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

oktober november december januari februari maart

raadplegingen burgers

raadplegingen stadsdiensten

raadplegingen leeszaal

SoD

- 2715 inventarisnummers bekeken waarvan 74 % maar één keer.

- 80 % van alle digitale raadplegingen is een unieke of dubbele

- 5 % van de SoD-aanvragen wordt nooit bekeken

een grote variëteit

schaduwarchieven

Hoe gebruiken stadsmedewerkers gedigitaliseerde archieven?

met zijn allen rond één plan?

meneer of mevrouw “archief” is niet meer

andere visie dan archiefmedewerkers

Andere manier van werken

- 1239 inventarisnummers waarvan iets meer dan de helft één keer

- 424 nummers afkomstig van SoD uit die periode (dus 34%)

- 54 nummers zorgen voor 27% van de raadplegingen

- nieuw soort klant: de exclusief digitale lezer

- nog geen misbruik ontdekt

een kleinere variëteit

een kleine groep “meest bekeken”

SoD loont

Hoe gebruiken burgers gedigitaliseerde archieven?

Beperk het aantal flows

Digitaliseer eerst je meest geraadpleegde stukken, kies daarna voor je eigen voordeel

SoD: - is ideaal voor kleinere, goed omschreven zaakgebonden dossiers

- is pas rendabel vanaf de tweede raadpleging

Lessons learned